Musea i Sogn og Fjordane Styremøte

Transkript

1 Musea i Sogn og Fjordane Styremøte Dato: Torsdag Tid: Kl. 13:00 Stad: Eikaasgalleriet SFKM, Jølster MØTEBOK Frå styret møtte: Frå adm. møtte: Harry Mowatt, Hallvard S. Oppedal, Olin J. Henden, Anna Jorunn Avdem, Laura Kvamme, Siv Rimmen og Arild Hartmann Eriksen. Direktør Anne-Marie Førde og administrasjonssjef Inge Bent Arnestad. SAKLISTE: 40/2011: Godkjenning av innkalling og sakliste 41/2011: Godkjenning av møtereferat frå styremøtet /2011: Orienteringar 43/2011: Leigeavtale nybygg Norsk Reiselivsmuseum 44/2011: Inntak museumseining / Opplevingssenter - Måløyraidsenteret 45/2011: Mandat i samband med konsolideringsavtale med Norsk Kvernsteinsenter 46/2011: Ymse SAK 40/2011: GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE Innkalling og sakliste vert godkjent Innkalling og sakliste vert godkjent SAK 41/2011: GODKJENNING AV MØTEREFERAT FRÅ STYREMØTET Protokoll frå styremøtet vert godkjent Protokoll frå styremøtet vert godkjent 1

2 SAK 42/2011: ORIENTERINGAR FRÅ ADMINISTRASJONEN Rekeskap pr HMS/internkontroll Personalstatus Status sjukmelding direktør Samarbeid mellom MiSF og vertskommunane Orienteringane vert tatt til vitande SAK 43/2011: LEIGEAVTALE NYBYGG NORSK REISELIVSMUSEUM Saksansvarleg: Inge Bent Arnestad Saksutgreiing: MiSF har motteke utkast til leigeavtale for Norsk Reiselivsmuseum frå Statsbygg. Utkastet er basert på tidlegare saksdokument og korrespondanse mellom KUD, Statsbygg og Norsk Reiselivsmuseum/De Heibergske Samlinger Sogn Folkemuseum. /. Vedlegg: Leigeavtale nybygg Norsk Reiselivsmuseum (vil bli ettersendt) Styret for MiSF vedtek framlagt leigeavtale for nybygg til Norsk Reiselivsmuseum i Balestrand med Statsbygg v/ Statsbygg Vest. Endeleg leigeavtale er ikkje framlagt og saka vert utsett. 44/2011: INNTAK NY MUSEUMSEINING / OPPLEVELSESSENTER - MÅLØYRAIDSENTERET Saksansvarleg: Inge Bent Arnestad Saksutgreiing: MiSF har motteke førespurnad dagsett frå Sogn og Fjordane fylkeskommune, kulturavdelinga om synspunkt på søknad om fylkeskommunalt investerings- og driftstilskot til nytt opplevingssenter frå Stiftelsen Måløyraidsenteret. Stiftelsen Måløyraidsenteret har ved fleire tidlegare høver invitert MiSF til møte for å presentere prosjektet. Dei har bedt om skrifteleg uttale frå MiSF om sine vurderingar, viser til to brev frå direktør Anne-Marie Førde. I samband med handsaming av konsolideringsprosess med Norsk Kvernsteinsenter i sak 49/2010 og sak 07/2011, har styret drøfta generell praksis i samband framtidige søknader om inntak av nye einingar. 2

3 Vedtak i sak 04/2011 konkluderer med at styret sluttar seg i prinsippet til framdriftsplan som er skissert i saksutgreiing og at inntak av nye einingar kan «tidlegast skje i samband med søknad om midlar i statsbudsjettet for 2013». /. Vedlegg: 1) Brev dagsett frå Sogn og Fjordane Fylkeskommune. 2) Notat dagsett frå kulturavdelinga ved fylkesdirektøren til hovudutvalet for kultur. 3) Søknad dagsett frå Stiftelsen Måløyraidsenteret til SFFK vedlagt informasjon om prosjektet. 4) Brev dagsett frå MiSF til Stiftelsen Måløyraidsenteret. 5) Brev dagsett frå MiSF til Stiftelsen Måløyraidsenteret. 6) Utdrag av saksutgreiing med vedtak styresak 07/2011 7) Saksutgreiing med vedtak styresak 49/2010 8) Brev dagsett frå MiSF til Norsk Kvernsteinsenter Styret for MiSF er i utgangspunktet positive til etablering av opplevingssenter dersom Stiftingen Måløyraidsenteret får tilført tilstrekkeleg med friske og varige driftsmidlar. Styret for MiSF står fast på vedtak i sak 07/2011 om at inntak av nye einingar i prinsippet tidlegast kan skje i samband med søknad om midlar i statsbudsjettet for 2013». Styret for MiSF er i utgangspunktet positive til etablering av opplevingssenter dersom Stiftingen Måløyraidsenteret får tilført tilstrekkeleg med friske og varige driftsmidlar. Styret for MiSF står fast på vedtak i sak 07/2011 om at inntak av nye einingar i prinsippet tidlegast kan skje i samband med søknad om midlar i statsbudsjettet for 2013». 45/2011: MANDAT I SAMBAND MED KONSOLIDERINGSAVTALE MED NORSK KVERNSTEINSERTER Saksansvarleg: Inge Bent Arnestad Saksutgreiing: Syner til styresaker 07/2011, 20/2011, 27/2011 samt godkjent intensjonsavtale Utkast til intensjonsavtale vart drøfta av styret i sak 20/2011, med følgjande utdrag frå tidlegare styreleiar si vurdering i samband med saksutgreiing; «Det er grunn til å peike på at det i ein framtidig konsolideringsavtale og truleg i intensjonsavtalen vil vere utfordrande å finne gode løysingar på ein del element. Kvernsteinsenteret hevdar med stor styrke at dei må vere eigen avdeling og ikkje kan leggast under eksisterande avdelingar. Eg har signalisert at dette er eit brot på tidlegare praksis, og at det truleg ikkje vil vere vårt utgangspunkt.» Styret vedtok at punktet om at Norsk Kvernsteinseter (NK) skulle inngå som eiga avdeling under MiSF skulle strykast, og erstattast med korleis NK kan plasserast som eiga avdeling i organisasjonen. På møte vart godkjent intensjonsavtale lagt fram for styret. 3

4 Avdelingsdirektørane drøfta i leiarmøte den styresak 07/2011, der styret gav styreleiar fullmakt til å innleie drøftingar om intensjonsavtale med NK. Leiargruppa var samde med styrevedtaket, og presiserte at det var viktig med ein grundig prosess i samband med vurdering av nye einingar. Leiargruppa meinte at dagens struktur med fem hovudavdelingar burde ligge fast. Strategiplan definerer mål og tiltak rundt utviking av organisasjonen. Delmål fire opnar for opptak av nye einingar i organisasjonen, og tiltak definerer at det må utarbeidast klåre vilkår for opptak, primært knytte til økonomi og fagleg kvalitet. Sogn og Fjordane fylkeskommune (SFFK) er tredje part i den godkjente intensjonsavtala mellom MiSF og NK. SFFK har, i den grad partane ikkje oppnår semje om ny konsolideringsavtale, ynskje om at MiSF skal ta inn KS som eiga avdeling. Iht. intensjonsavtala skal MiSF legge til grunn ei museumsfagleg vurdering, overta driftsansvaret for NK, herunder arbeidsgjevaransvar for tilsette, samt drifta av NK, inkludert auka administrasjonskostnader ved MiSF, og skal vere fullfinansiert gjennom auka tilskot. Partane skal i det vidare arbeidet med utforming av konsolideringsavtale legge vekt på å avklare og finne gode løysingar på sikring av tilstrekkeleg fagleg handlingsrom, roller og fullmakter, samt kva vedtektsendringar som må gjerast. Styret i MiSF må avklare kva mandat forhandlingsutvalet skal ha i samband med ny konsolideringsavtale med NK. Avklaring på korleis NK eventuelt kan bli innplassert i MiSF vil vere ei prinsipiell viktig sak for styret å ta stilling til. /. Vedlegg: Intensjonsavtale dagsett Styreleiar sitt framlegg til vedtak: Styret gjev forhandlingsutvalet fullmakt til å forhandle og inngå avtale om å konsolidere Norsk Kvernsteinsenter inn i Musea i Sogn og Fjordane. Styret går primært inn for at Norsk Kvernsteinsenter blir tilslutta ei av dei noverande avdelingar, men kan og akseptere at Norsk Kvernsteinsenter blir eiga avdeling. Anna J Avdem sitt framlegg til vedtak: Styret sitt mandat til MiSF sine representantar i forhandlingsutvalet er basert på følgjande dokument: 1. Strategiplan , der det under mål og tiltak for organisasjonen m.a. heiter: - Opne for opptak av nye einingar i organisasjonen. - Utarbeide klåre vilkår for opptak, primært knytte til økonomi og fagleg kvalitet. 2. Vedtak i sak 20/2011: Godkjenning av intensjonsavtale mellom Musea i Sogn og Fjordane, Norsk Kvernsteinsenter og Sogn og Fjordane Fylkeskommune. Styret godkjende då den framforhandla intensjonsavtalen med følgjande endringar: - Styret kan ikkje godkjenne kulepunkt 3 i framlegg til intensjonsavtale og krev at det vert teke ut. I dette punktet heitte det at: Ved konsolidering skal NK inngå som eiga avdeling under MiSF. - Nytt kulepunkt blir lagt til siste del av avtalen: I arbeidet med å utforme den endelege konsolideringsavtalen vil partane legge vekt på å finne gode løysingar for korleis Norsk Kvernsteinsenter skal innplasserast i organisasjonen MiSF. 4

5 3. Underskriven intensjonsavtale av , med tidlegare styreleiar Arne Kyrkjebø si stemmeforklaring, i e-post av Kyrkjebø forklarte der til styret og administrasjonen for MiSF korleis han og dei andre underskrivarane kom fram til og tolka følgjande punkt i avtalen: I arbeidet med å utforme den endelege konsolideringsavtalen vil partane legge vekt på å avklare og finne gode løysingar for korleis NK kan innplasserast som eiga avdeling i organisasjonen MiSF. Kyrkjebø slo der fast at alle som var med i møtet vil bekrefte at organisasjonsforma ikkje er fastlagd i denne avtalen. Desse vedtaka legg bindande føringar for mandatet til MiSF sine representantar i forhandlingsutvalet. Hovudutfordringar blir å forhandla fram - klåre økonomiske vilkår for opptak av NK i MiSF - klåre faglege vilkår for opptak av NK i MiSF - avdelingstilknyting i organisasjonen. Styret sitt utgangspunkt er at NK skal gå inn under ei av dei eksisterande avdelingane i MiSF. Styret sitt mandat til MiSF sine representantar i forhandlingsutvalet er basert på følgjande dokument: 1. Strategiplan , der det under mål og tiltak for organisasjonen m.a. heiter: - Opne for opptak av nye einingar i organisasjonen. - Utarbeide klåre vilkår for opptak, primært knytte til økonomi og fagleg kvalitet. 2. Vedtak i sak 20/2011: Godkjenning av intensjonsavtale mellom Musea i Sogn og Fjordane, Norsk Kvernsteinsenter og Sogn og Fjordane Fylkeskommune. Styret godkjende då den framforhandla intensjonsavtalen med følgjande endringar: - Styret kan ikkje godkjenne kulepunkt 3 i framlegg til intensjonsavtale og krev at det vert teke ut. I dette punktet heitte det at: Ved konsolidering skal NK inngå som eiga avdeling under MiSF. - Nytt kulepunkt blir lagt til siste del av avtalen: I arbeidet med å utforme den endelege konsolideringsavtalen vil partane legge vekt på å finne gode løysingar for korleis Norsk Kvernsteinsenter skal innplasserast i organisasjonen MiSF. 3. Underskriven intensjonsavtale av , med tidlegare styreleiar Arne Kyrkjebø si stemmeforklaring, i e-post av Kyrkjebø forklarte der til styret og administrasjonen for MiSF korleis han og dei andre underskrivarane kom fram til og tolka følgjande punkt i avtalen: I arbeidet med å utforme den endelege konsolideringsavtalen vil partane legge vekt på å avklare og finne gode løysingar for korleis NK kan innplasserast som eiga avdeling i organisasjonen MiSF. Kyrkjebø slo der fast at alle som var med i møtet vil bekrefte at organisasjonsforma ikkje er fastlagd i denne avtalen. 5

6 Desse vedtaka legg bindande føringar for mandatet til MiSF sine representantar i forhandlingsutvalet. Hovudutfordringar blir å forhandla fram - klåre økonomiske vilkår for opptak av NK i MiSF - klåre faglege vilkår for opptak av NK i MiSF - avdelingstilknyting i organisasjonen. Styret sitt utgangspunkt er at NK skal gå inn under ei av dei eksisterande avdelingane i MiSF. Vedteke mot 2 røyster SAK 46/2011: YMSE Harry Mowatt styreleiar Laura Kvamme Hallvard S. Oppedal Olin Johanne Henden Arild Hartmann Eriksen Anna Jorunn Avdem Siv Rimmen 6