Strategi for Langtidfrisk i Notodden kommune 2012
Utarbeidet av Tove-Merethe Birkelund Dato Godkjent av Dato 2
Forord Notodden kommune hadde et nærvær på 88,9 % i 2009, det vil si en fraværsprosent på 11,1 %. I 2010 var samlet nærværsprosent i kommunen på 90,3. Selv om nærværet øker, er det et potensiale for ytterligere økning. Notodden kommune har besluttet å bli en langtidsfrisk organisasjon. Organisasjonen legger metodikken i langtidsfrisk til grunn for sitt arbeid, for å nå målene om økt nærvær og bedre arbeidsmiljø. Det er ansatt en koordinator for langtidsfrisk, og det er opplært 10 prosessveiledere. Metoden langtidsfrisk kjennestegnes ved at oppmerksomheten flyttes fra sykdom og sykefravær til helse og nærvær. Langtidsfrisk mobiliserer ledere, medarbeidere og bedriftshelsetjenesten i et samarbeid for å fremme helse, effektivitet og lønnsomhet. Det er bestemt at dette ikke skal være et prosjekt men, en varig satsing som skal gi en endring i organisasjonens kultur. For å bli en langtidsfrisk organisasjon kreves det full tilslutning og forankring hos politiske og administrativ ledelse og hos tillitsvalgte. Det legges stor vekt på informasjon om tiltakene og involvering av alle interessenter. Noen av tiltakene kan settes i verk raskt mens andre tiltak ennå ikke er definert, men vil komme som en følge av gjennomførte tiltak, møter evalueringer og målinger som gir videre fremdrift. Langtidsfrisk prosesser skal implementeres fra 2012 hvor effektene av tiltakene evalueres etter hvert ved hjelp av fastsatte måleindikatorer. Det vil også bli evaluert via arbeidsgruppe, styringsgruppe og administrasjonsutvalget Strategiplanen vil derfor evalueres og endres noe underveis. Notodden kommune er en stor organisasjon med 1200 ansatte (ca 900 årsverk), hvilket medfører at oppstart av prosessen med innføring av langtidsfrisk vanskelig lar seg gjøre i hele organisasjonen samtidig. Det vil imidlertid tilstrebes en høy progresjon for å involvere hele organisasjonen så raskt som mulig. Antall prosesser utvides og formes underveis for å sikre bred involvering og medvirkning. Foreløpig plan for fremdrift vil komme i en handlingsplan. 3
4
1 Forankring Arbeidet er forankret både politisk og administrativt, gjennom vedtak i AMU, administrasjonsutvalget og kommunestyret. Arbeidet er også forankret i arbeidsmiljøloven 1-1 hvor det pålegger arbeidsgiver et ansvar å sikrer et arbeidsmiljø som gir grunnlag for en helsefremmende og meningsfylt arbeidssituasjon Kommunestyrevedtak av 02.03.11, arkivnummer 11/107 1. Notodden kommune skal bli en langtidsfrisk organisasjon. 2. Notodden kommune skal innen fem år ha økt andelen langtidsfriske medarbeidere og ha økt nærværet til et nivå som er bedre enn gjennomsnittet for kommunene i Norge. 3. Det ansettes en koordinator for langtidsfriskarbeidet som rapporterer til rådmannen. 4. Administrasjonsutvalget skal løpende følge med utviklingen i arbeidet. 5
2 Notodden kommune visjon, verdier og mål Notoddens visjon - attraktiv for folk og næring. Verdier Notodden kommune: Våre verdier Notodden kommune skal preges av verdiene åpenhet, raushet og respekt. Notodden kommune bygger sin arbeidsgiverpolitikk på et positivt menneskesyn. Samhandling skal preges av dialog og gjensidig tillit og lojalitet. Medarbeiderne har medbestemmelse på sin egen arbeidssituasjon via sine tillitsvalgte. Ansvar og oppgavefordeling mellom politikere, ledere og øvrige ansatte skal være tydelig Arbeidsgiverpolitikk i Notodden kommune: Definisjon: Med arbeidsgiverpolitikk mener Notodden kommune de verdier, mål og virkemidler som kommunen i egenskap av arbeidsgiver uttrykker i samhandling med medarbeiderne for å realisere de mål som er satt for kommunal virksomhet. Mål Notodden kommunes arbeidsgiverpolitikk skal bidra til å realisere de målene som er satt for kommunen ved å styrke og utløse det menneskelige potensialet som finnes i organisasjonen. Arbeidsgiverpolitikken har som mål å gjøre kommunen til en attraktiv arbeidsgiver som klarer å rekruttere, utvikle og beholde medarbeidere som trives med å løse kommunens utfordringer og oppgaver. 6
3 Hva mener vi med langtidsfrisk Visjon langtidsfrisk - Når vi har det som best. I langtidsfrisk vrir vi fokuset fra oppfølging av syke og fokus på sykefravær til en mer helsefremmende tankegang, hvor det jobbes med organisasjonsutvikling og arbeidsmiljøutvikling ut i fra et fremmende perspektiv. Det er i hovedsak fire fremtredende helsefaktorer som fremmer helse og effektivitet: Rådgivende/fremmende ledelse handler om å gi mennesker gode forutsetninger for å gjøre en god jobb. Det betinger en god dialog mellom leder og ansatt som bidrar til både støtte og utfordring. Gjennom medvirkning og delegering utvikles medarbeidere, og avgjørelser kan bli tatt på det nivået de hører hjemme. Der detaljene er kjent og kompetansen er størst. Medarbeiderskap Grunnlegende forutsetninger for lederskap er medarbeiderskap. Lederskap og medarbeiderskap er gjensidig avhengi av hverandre. Uten lederskap kan det ikke utvikles medarbeiderskap. Uten medarbeiderskap kan det ikke utvikles lederskap Hvis de som arbeider i organisasjonen er ansatte eller motarbeidere, fungerer det ikke. Man må arbeide med for å nå tilstanden der ting fungerer optimalt. De ansatte må ikke bare være selvgående. De må også medvirke være medarbeidere. En viktig egenskap ved gode medarbeidere og ledere er at de ser, aksepterer og ivaretar sitt eget,personlige ansvar. Man har ansvar for seg selv og for andre. Bevisst organisasjon med tydelige mål er også noe som preger et miljø som skaper mange langtidsfriske. Det handler det om å ha mål både for arbeidsmiljø kvalitet og effektivitet. Mål er viktig i all type arbeid, mål gir retning, motivasjon og grunnlag for evaluering og tilbakemelding. Men mål må diskuteres og kommuniseres til alle i organisasjonen dersom de skal virke styrende. Det må jobbes aktivt for å få fram felles bilder på hva målet er, og hva ønsket fremtid betyr. Mål som den enkelte kan identifisere seg med, skaper mening og sammenheng i det man gjør i forhold til resten av virksomheten. Det kreative miljøet. Det krever en dyrking og aksept av mangfold på arbeidsplassen. Det må være høyt under taket, og det må være lov til å gjøre feil. En arbeidstaker skal også kjenne at «jeg er verdifull for den jeg er, og ikke bare for det jeg gjør. åpenhet i arbeidsmiljøet er et siste viktig forhold og kjennetegnes ved at det er høyt under taket, at en kan si hva en mener. Kommunikasjon fokuserer på ønsket tilstand,når vi har det som best. Konflikter blir løst 7
på et tidlig stadium, og vi evner å ta ut læring. Både kreativitet og åpenhet betinger trygghet. Målgruppen er alle ansatte i Notodden kommune 8
4 Effektmål Når vi har det som best Effektmål beskriver hva organisasjonen vil kunne oppnå med tiltakene, prosessene og handlingsplanene. Effektmålene ses i sammenheng med strategiplanen og kommunens verdier og mål. Effektmålene er satt inn i en langtidsfrisk filosofi - Når har vi det som best: Er det økt nærvær i Notodden kommune Har vi en høy andel langtidsfriske Vil vi og kan vi komme på jobb med den arbeidsevnen vi har. Har vi identifisert og utviklet nærværsfaktorene. Har toppledelsen, virksomhetsledere og ansatte i nøkkelfunksjoner økt kompetanse og økt fokus på helsefremmende arbeidsmiljø i planlegging og daglig drift. Har alle ansatte tatt ansvar for egen helse og bidrar til et godt psykososialt arbeidsmiljø. Har vi utarbeidet tett samarbeid med legene i å finne alternativer til sykemelding. Bruker vi fremmende og konstruktivt tilnærming ved organisasjonens utvikling og ledelse Alle ledd i organisasjonen har et bevisst forhold til effekten av et helsefremmende arbeidsmiljø Har vi fokus på helhetligtenkning og arbeid mot felles mål Har vi et kreativt miljø og åpent arbeidsklima Er det trivsel og arbeidsglede i Notodden kommune Er det er økt trivsel og arbeidsglede for lederne i Notodden kommune ved at de får et konkret lederverktøy Er det medarbeiderskap - tar ansvar for egen arbeidsdag og eget liv Jobber alle ledere, tillitsvalgte og medarbeidere arbeider etter prinsippene i langtidsfrisk Har vi felles verdier Har vi utviklet gode tiltak slik at den enkelte har det som best i sin arbeidsdag. Er det balanse mellom helse, kvalitet og effektivitet Finnes det tydelige mål for alle Er det økt helse, lønnsomhet og effektivitet Har vi bedret vår kommunikasjon. Har alle fått den informasjon de trenger for å utføre en god jobb. 9
10
5 Strategisk arbeid Hva er dermed nødvendig å gjøre? Strategien trekker opp perspektiver for en ønsket langsiktig utvikling av langtidsfrisk. Utgangspunkt for strategien er kommunenes visjoner, verdier og mål. Med strategiske fokus -områder menes prioriterte satsningsområder og som har til hensikt å sikre oppnåelse av langtidsfrisk sine effektmål. 1. Kompetanse og kulturbygging Et viktig fundament for kommunen er å få til en felles kompetanse- og kulturbygging. En bør ha fokus på å utvikle og forbedre arbeidsmetodikk basert på en felles faglig plattform som vil gi gode løsninger. En må også jobbe for at en bruker og sprer det fremmende prinsippet ut i hele organisasjonen. En bevisstgjøring av felles mål og verdier skal tydeliggjøres i hele organisasjonen. Det er viktig å ha mål som den enkelte kan identifisere seg med. Dette skaper mening og sammenheng i det man gjør i forhold til resten av virksomheten. Videre er det viktig å skape en fellesskapskultur for at - kommunen det er du og jeg. Det bør prioriteres å settes av tid og ressurser til kompetanse - og kulturbygging. Bevisstgjøring på mål og visjoner i organisasjonen Utvikle en fellesskapskultur og arbeidsglede Langtidsfrisk legges til grunn i alt oppfølgings og forebyggende arbeid. Løsningsfokus på lavest mulig nivå Langtidsfriskprosesser i alle enheter Opplæring av alle ledere. Utvikle gode informasjonsarenaer Kompetanse hevende tiltak i forhold til helsefremmende arbeidsmiljø 2. Relasjonsstrategi Det vil bli viktig å etablere samarbeidsformer og gode samhandlingsmønstre slik at en sikrer en felles forståelse for hverandre. Dette vil sikre oss i arbeidet 11
om å kunne finne den beste løsningen for den enkelte medarbeider, arbeidsgiver og samarbeidspartnere. Samtidig må organisasjonen tydeliggjøre for alle direkte involverte interessenter at man bruker det fremmende prinsippet i utvikling av organisasjonen, arbeidsplassen og i møte med mennesker. Løsningsfokus på lavest mulig nivå Utvikle samarbeid med NAV, BHT og fastlegene. Forankring hos alle direkte involverte interessenter. 3. Organisasjons strategi For å kunne nå effektmålene må det være et felles eierskap både politisk, i ledelsen og hos alle medarbeiderne. Organisasjonsstrategi dreier seg først og fremst om å gjøre de rette tingene. En viktig oppgave blir å implementere langtidsfriskfilosofien i hele organisasjonen. Det er da viktig at ledere og leder grupper hele tiden har fokus på at planer og avtalte tiltak må gjennomføres og følges opp. Det er viktig at en gjennomfører tiltak og lignende. Følger vi ikke opp dette kan organisasjonen miste verdifull tillit til egne prosesser og ledere. En vellykket implementering forutsetter at alle kjenner tilstrekkelig til strategien og ser sammenhengen mellom det man selv gjør og skal bidra til og se helheten. Det gjør det lettere å jobbe effektivt og målrettet og er avgjørende for å kunne løfte i flokk og arbeide mot felles overordne effektmål. Det er viktig at toppledelsen kommuniserer visjonen, og gir det praktisk innhold gjennom sine handlinger i det daglige virke. Toppleder gruppen er ansvarlig for implementering Prosesslederne utgjør arbeidsgruppe Administrasjonsutvalget holdes informert Det lages en overordnet handlingsplan Alle virksomheter lager handlingsplaner Ledere blir gitt gode forutsetninger for å lykkes Implementering av langtidsfrisk i alle virksomheter Bred forankring i organisasjonen Bevisstgjøring på mål og visjoner i organisasjonen 12
13