Informasjons- og forhandlingsmøte 24. november 2016 Prosjektledelse i SAS og hovedtillitsvalgte i Stokke, Andebu og Sandefjord
Agenda 24.11.2016 Velkommen Innledning Prosjektleder Gudrun Haabeth Grindaker og organisasjon og HR sjef Magne K. Eckhoff Informasjon 1. Informasjon om utlån biler og maskiner til ansatte 2. Informasjon om styringsdokument HMS arbeidsmiljø 3. Informasjon om rutine for oppfølging sykefravær Forhandling Arbeidsreglement
Informasjon om utlån biler og utstyr Problemstilling drøftet i PLG Skal det gis adgang til utlån av BMU til ansatte i den nye kommunen? Hvilke begrensinger på utlån skal i tilfelle gjelde? Beslutning tatt av prosjektleder Utlånsordning av biler, maskiner og utstyr til ansatte skal ikke etableres i Sandefjord kommune
Informasjon om internkontroll HMS Arbeidsmiljø
HMS Arbeidsmiljø (plassering) Rådmann Kvalitetssystem Mål for internkontroll: 1. Kostnadseffektiv drift 2. Pålitelig regnskapsrapportering 3. Overholde lover og regler virksomhetsstyring personalforvaltning og arbeidsgiver området IKT Økonomi og finansforvaltning dokumentstyring Delprosjekt Organisasjon og HR utarbeider strategi for Arbeidsgiverpolitikk og HMS Arbeidsmiljø HMS forskriften 1 2 3 4 5 6 7 8 Arbeidsmiljøloven Lov om elektriske anlegg og elektrisk utstyr Brann og eksplosjonsvernloven Forurensningsloven Sivilbeskyttelsesloven Genteknologiloven Strålevernloven Produktkontrolloven HMS Arbeidsmiljø HMS Elektriske anlegg HMS Brann HMS ytre miljø HMS Beredskap HMS Genteknologi HMS Strålevern HMS produksjon Styringsdokument Krav i lov og forskrift Ansvar,Mål Plan, Dokumentasjon Opplæring HMS på disse områdene må ivaretas i organisasjonen i henhold til lov og avtaleverk Sentrale rutiner for utøvelse av arbeidsmiljøarbeid iht lov og forskrift AMU, vernetjeneste, samarbeid BHT, IA avtale, kartlegging, risikovurdering, medarbeiderundersøkelse, oppfølging syke, gravide, AKAN, konflikthåndtering, vold og trusler, stoffkartotek osv
HMS Arbeidsmiljø rutiner/prosedyrer Organisering av arbeidsmiljøutvalg AMU Organisering av vernetjenesten Prosedyre for samarbeid bedriftshelsetjeneste Plan for helseovervåking av lovpålagte grupper Samarbeid med NAV Prosedyre kartlegging av arbeidsmiljø vernerunde og risikovurdering Medarbeiderundersøkelse 10-faktor - gjennomføring og oppfølging Plan for lovpålagt opplæring HMS Rutine for oppfølging av sykefravær Rutine for oppfølging av gravide medarbeidere Rutine for oppfølging av arbeidsmiljø med høyt sykefravær Rutine for konflikthåndtering Rutine for håndtering av vold og trusler Retningslinje AKAN Prosedyre stoffkartotek Essenticon Retningslinje dataarbeidsbrille Retningslinje oppfølging av stikkskader
Skape helsefremmende arbeidsplasser Grunnlag for helsefremmende arbeidssituasjon Sikre forsvarlig arbeidsmiljø Krav i AML og forskriftene Krav til fysisk og ergonomisk arbeidsmiljø Krav til kjemisk og biologisk arbeidsmiljø Krav til organisatorisk og psykososialt arbeidsmiljø
HMS arbeidsmiljø
Kontinuerlig forbedringsarbeid For å sikre et systematisk forbedringsarbeid foreslås HMSarbeidet delt inn i fire faser (pukkhjulet) Bidrar til samsvar mellom det dokumenterte HMS-arbeidet og praksis Det faktiske arbeidet på de ulike arbeidsplassene, danner grunnlagsmateriale for korreksjon av planer, rutiner og prosedyrer Planlegge Korrigere Utøve Kontrollere
Informasjon om rutine oppfølging sykefravær
Rutine oppfølging sykefravær Rutinen gjelder oppfølging av medarbeidere uansett om medarbeider er helt eller delvis sykemeldt. Oppfølging strekker seg utover 12 måneders fravær, og det er en forventning at leders oppfølgingsansvar pågår så lenge medarbeideren har en arbeidsavtale. Forslag: det utarbeides «Rutine for oppfølging av avdelinger med høyt sykefravær» «Etablering og rutine for sentralt tilretteleggingsutvalg (underutvalg av AMU)»
TIDSLINJE OPPFØLGING SYKEFRAVÆR Visuell fremstilling av lokal rutine tilhørende Sandefjord kommunes personalhåndbok Se detaljert rutine og veiledning for oppfølging av sykefravær i kvalitetssystemet Første sykefraværsdag Tidlig oppfølging fra leder Telefonkontakt første dag HR tidlig inn ved behov evt. kontakt Nav/lege/BHT Tiltak for tilrettelegging i egen avd. MAKSDATO 0 1 2 3 6 9 11 12 14 18 23 24 mnd. Oppfølgingsmøte 4 uker. Leder innkaller ansatt Dialogmøte1 Innen 7 uker Leder innkaller ansatt. HR kan delta Oppfølgingsmøte 12 uker. Leder innkaller ansatt Dialogmøte 2 6 mnd. Nav innkaller leder, ansatt, lege, HR, evt. BHT. Tiltak og tilrettelegging i egen enhet? Plan for videre oppfølging Leder dokumenterer all oppfølging Organisasjon og HR bistår Oppfølgingsmøte 9 mnd. Leder innkaller ansatt, Nav, HR, lege. Avklare veien videre. Brev med informasjon fra Lønn sendes til ansatt Maksdato samtale 12 mnd. Leder innkaller ansatt, Avklarer veien videre. Lønn stoppes ved 12 mnd. fravær Oppfølgingsmøte 14 mnd. Leder innkaller til møte og dokumenterer all oppfølging og evt. andre tiltak. Nav og HR evt. lege møter. Arbeidstrening eller andre tiltak? Ansatt må medvirke. Prognose for å komme tilbake helt eller delvis? Oppfølgingsmøte 18 mnd. Leder innkaller til møte. Nav og HR evt. lege møter. Evaluerer tiltak. Avklarer videre oppfølging. Avklaringsmøte 23 mnd. Leder kaller inn til møte Lege, Nav, HR Avklare ansettelsesforhold på bakgrunn av oppfølging og medvirkning siste 24 mnd. Se på dokumentasjon og prognose for å komme helt eller delvis tilbake?
Forslag om tilretteleggingsutvalg Dersom det etter systematisk tilrettelegging og utprøving på eget arbeidssted ikke lykkes å få medarbeider tilbake til egen stilling grunnet medisinske forhold, kan omplassering i eget kommunalområde vurderes, og kommunalsjef koblers inn i saken. I tilfeller der tilrettelegging i kommunalområdet ikke lar seg gjøre, og der alle muligheter i eget kommunalområde er prøvd ut, kan kommunalsjef melde saken til et sentralt tilretteleggingsutvalg. Oppfølging og dokumentasjon i saken vil da vurderes av utvalget.
Arbeidsreglement Forhandling 24. november 2016
Arbeidsreglement Skal gi forutsigbarhet og hindre urimelige ordensregler, ensidig fastsatt av arbeidsgiver Regulerer bl.a. følgende forhold: arbeidsavtale, prøvetid, oppsigelse, lege-/politiattest, arbeidstid, bedriftshelsetjeneste, fravær, utbetaling/forskudd lønn, orden, røyking, spill, rusmidler etc. Kan brukes i dialogen mellom medarbeider og leder Reglementets innhold skal avtales skriftlig mellom arbeidsgiver og arbeidstakerorganisasjonene
Arbeidsreglement Dialog og forhandling om innholdet i arbeidsreglementet