Hvordan lage et suksessprosjekt Prosjekter i drift, 18 november 2013 Timm Sanders Director Consulting CGI Group Inc.
Hvem er jeg? CGI Norway, Director Consulting EVRY Consulting, Vice President, Governance & Services EDB Consulting Group, Senior Vice President, Unit Project Management Avenir, Unit Manager, Project management Aker University Hospital, Project director Intentia Norway, Vice Precident, Services Cap Gemini, Unit Manager, Project management Jobbet prosjektrelatert siden 1990, og spesifikt med prosjektledelse og ledelse av prosjektledere i en rekke store IT-selskaper. Utdannelse innen økonomi, markedsføring, it og ledelse ++
Hvem er CGI Americas Europe Asia Pacific Middle East and Africa 72000 medarbeidere 400 kontorer 40 land 10 000 kunder globalt 9,2 på kundetilfredshet 9,4 på spørsmål om å anbefale oss videre 95 % av alle prosjekter leveres til avtalt tid og pris 85 % av alle medarbeidere er deleiere
Innledning Et prosjekt kan defineres som en serie med aktiviteter, med et klart definert mål og eksakte avgrensede rammer i forhold til tid, økonomi og ressursbruk. Det er mange måter å gjennomføre en beslutning på (les prosjekt), men overordnet kan vi si et det er et forløp som består av oppstart, gjennomføring og avslutning. System Prosjekt
Mål-, hva ønsker vi å få til? Kunne ta vare på og å gjennomføre den gode ide.
Hvorfor ha et system, les metode? Du skal kunne fokusere på din ide Du skal kunne fokusere på gjennomføring Du skal kunne fokusere på ledelse Du skal kunne fokusere på resultater Du skal ikke bruke unødvendig tid på finne ut av prosess (metode og dokumenter)
Prosjektdefinisjon Et prosjekt kan defineres som en serie med aktiviteter, med et klart definert mål og eksakte avgrensede rammer i forhold til tid, økonomi og ressursbruk Leverandører Prosjekt gruppe Styrings gruppe Prosjekt leder Interessenter Referanse gruppe Organisasjon
Prosjektforløpet og metodikk (fossefall) Viktige beslutningspunkter Oppstart Gjennomføring Avslutning Forløp Ide Forslag Mandat Direktiv Prosjekt Prosjekt Evaluering og videreføring Maler Prosjektforslag/mandat Statusrapport Prosjektdirektiv Møtereferat Verktøyboks Estimering Milepæler Budsjett Leveranser Kommunikasjonsplan Risikoanalyse Endringsanmodning Kvalitetsoppfølging Overlevering Sluttrapport Prosjektevaluering Selvevaluering Ressurskontrakt Gevinstrealisering Veiledning Arkivoppsett Fasiliteringsverktøy Gevinstrealisering Lønnsomhetsberegning Kontrollpunkt Rapporteringsplan Styringsrapport Synliggjøre resultater Risikoanalyse
Prosjektbeskrivelse Et prosjekt bør ha følgende informasjon som et minimumskrav Prosjektnavn : Det unike navnet til prosjektet Prosjekteier : Øverste ansvarlige oppdragsgiver Styringsgruppeleder : Leder for styringsgruppen Prosjektleder : Operativ ansvarlig for at prosjektet når sine mål Bakgrunn : Kort beskrivelse av bakgrunnen for prosjektet Visjon : Overordnet målsetting for prosjektet Resultat mål : Det konkrete, fysiske resultatet som prosjektet skal oppnå Effektmål : Det langsiktige målet av prosjektet Omfang (org/res/lev.) : Sier noe om hvem/hva som blir påvirket av prosjektet Tilhørighet : Tilhørighet eller avhengighetsforhold til andre prosjekter Rammebetingelser : Sier noe om hvem/hva som er styrende og begrensende for prosjektet Varighet : Prosjektets lengde (fra til dato) Økonomi : Prosjektets budsjett
Oppstart - I Ha mål som stemmer overens med overordnet mål og visjon (ref. Nasjonalbiblioteket, Kulturrådet, fritt ord etc). Kvantifiser Definer milepæler og delmål Ha klare ide om resultatet, om hva du ønsker ut av prosjektet på kort og lang sikt (tenk resultat og effektmål). Hvem er kunden, mottager av det dere skal få til. Hva vil dere få til? Avklar og definer hvem som skal gjøre hva -> ansvarliggjøring Kostnader i tid og penger Sett ansvar, hvem er ansvarlig for hva! Klargjøre risiko og suksess kriterier På plass kontrakten/prosjektmandatet!
Oppstart - II Ha mål- og resultatbevissthet tenk gevinster Tenk SMARTE mål. Dette betyr at målene skal være: Spesifikke, Målbare, Aksepterte, Realistiske, Tidsavgrensede og Engasjerende. Det er viktig at det hele tiden er en sterk bevissthet på å oppnå kontinuerlige resultater Interessentanalyse, kartlegg hvem (eller hva) som hindrer/hjelper deg mot målet Bruk sjekkliste
Gjennomføring Fokus på gjennomføring av avtalte aktiviteter, måle fremgang og beregne videre arbeid. Ha et godt men enkelt metodeverk i bunnen (se modell) Forventningsavklaringer, hele tiden.. Ha kontroll på endringshåndtering Dokumenter resultater og synliggjør dem
Avslutning Få godkjennelse fra «eier» om at resultatet er nådd. Viktig å få avsluttet og overlevert leveransen til «kunde» -> videre forvaltning Lage en sluttrapport, denne rapporten summerer opp hva vi har lært
Prosjekt - "ledelse" Hva kjenner tegner mennesket som skal lede (egenskaper)? Ha tid til å lede og gjennomføre Motivere Se Høre Involvere Engasjere og ha tro Våge å si i fra, våge å stole på andre, våge å rose, våge å utfordre, våge å dele og involvere, våge å gjøre feil, våge å be om hjelp
Ledelse Våge å si i fra Våge å stole på andre Våge å rose Våge å utfordre Våge å dele og involvere Våge å gjøre feil Våge å be om hjelp
Our commitment to you We approach every engagement with one objective in mind: to help clients succeed