Saksframlegg Arkivnr. 614 Saksnr. 2010/2464-1 Utvalg Utvalgssak Møtedato Samarbeidsstyret for GSK 1/10 08.10.2010 Formannskapet 49/10 25.10.2010 Kommunestyret 59/10 25.10.2010 Kommunestyret Saksbehandler: Stein Roar Strand Gauldal Skole og Kultursenter. Eiendomsdrift. Årsbudsjett 2010 og 2011. Dokumenter i saken: 1 S Gauldal Skole og Kultursenter. Eiendomsdrift. Årsbudsjett 2011. 2 N Referat vaktmestermøte nr.1. Eiendom og kommunalteknikk 3 U Oversendelse av vedtak Samarbeidsstyret GSK Sør-Trøndelag fylkeskommune Vedlegg 1 Konsekvensjusteringsbudsjett - Støren ungdomsskole Saksopplysninger Gauldal Skole og Kultursenter ble tatt i bruk den 1 august 2010. Sør-Trøndelag fylkeskommune og Midtre Gauldal kommune har inngått en sameieavtale og en forvaltningsavtale. Sameieavtalens 4 beskriver eierandel for sameiet med 51% til Midtre Gauldal kommune og 49% til Sør-Trøndelag fylkeskommune. Forvaltningsavtalen bestemmer at eiendomsdriften, energi, renhold, drifts og vedlikeholdsoppgaver skal etableres i Midtre Gauldal kommune. Partene skal årlig skyte inn en sum til drift som skal stå i forhold til deltakernes eierandeler. Det er valgt et samarbeidsstyre som er gitt oppgaver igjennom bestemmelser i forvaltningsavtalen. Samarbeidsstyret skal bla legge fram forslag til årsbudsjett og økonomiplan. I dette saksframlegget legges det fram budsjettforslag for 2011, og i innstilling også forslag til driftsinnskudd for inneværende år.
Vedlagte budsjettforslag er foreløpig utformet som et utgiftsbudsjett. Det forutsettes tilskudd fra fylkeskommunen 49 % og fra kommunen 51%. Det er foreløpig ikke lagt inn andre inntekter fra utleie, billettinntekter etc i vedlagte budsjettforslag. Budsjettforslaget er utarbeidet i kommunens nye budsjettprogram Arena. Tidligere budsjett for Støren ungdomsskole er brukt som mal, når endelig budsjett er vedtatt vil det bli utarbeidet et mer fullstendig budsjettdokument med eget ansvar for GSK. I vedlagte oppsett er det tekst og siste kolonne som samarbeidsstyret oppfordres til å vurdere. Kommentarer til budsjettposter vises sist i dokumentet. Vurdering Bygget er nytt og det er derfor del en utgiftsposter som er vanskelig å anslå. Kommentarer til enkelte budsjettposter. Personellkostnader. Fast lønn og sosiale utgifter er fastsatt ut fra eksisterende lønnsbudsjett. En er noe usikker på i hvor stor grad det vil bli behov for renhold og vaktmestertjenester på kveld og helg. Dersom dette blir omfattende må en vurdere å sette opp en fast turnus. I dette forslaget er det lagt inn kr. 250.000,- til overtid i forbindelse med arrangement på kveld og helg, samt overtid for snørydding utenom ordinær arbeidstid. Etter overføring av ansatte fra fylkeskommunen er bemanningen pr. dato 5 renholdere og 3 vaktmestere. I tillegg er det lagt inn ca 20% stilling som daglig leder. Dette er en funksjon som nå dekkes innefor eksisterende bemanning på kommunens enhet for Eiendom og kommunalteknikk. Størrelsen på ressurs for daglig leder vurderes årlig. Andre lønnsposter. Budsjettert med vedtatte styrehonorar og utgifter til møtegodgjøring etc. Andre driftsutgifter. Det er gjort et anslag, ut fra erfaringstall, på kostnader til innkjøp av pairvarer, renholdsartikler, drivstoff til kjøretøy og plenmaskiner, arbeidstøy etc. Energi. I budsjettforslaget, post 118010.222 Strøm. Anslaget er basert på 100 kwh pr. m2 pr. år og en energipris på kr. 1,25 pr. Kwh. Avtale om levering av fjernvarme, bioenergi fra Støren Biovarme AS er inngått. Ledningsnettet for fjernvarmeanlegget er under utbygging. Oppvarming av Gauldal Skole og Kultursenter vil, når anlegget idriftsettes, bli basert på biovarme, til avtalte priser. Forsikring. Bygget er fullforsikret i henhold til kommunens forsikringsavtale. Budsjettpostens størrelse er pris innhentet fra forsikringsselskapet.
Kjøp leasing. Gauldal videregående skole har leaset en traktor. Denne leasingsavtalen foreslås overført til GSK sameiet. Traktoren skal benyttes til brøyting, vedlikeholdsarbeider, transport, etc. Vedlikeholdsposter. Vi har et helt nytt bygg, det vil medføre at vedlikeholdskostnadene de første årene vil kunne holdes på et lavt nivå, men det vil være viktig å få mulighet til avsetting til vedlikeholdsfond slik at større vedlikeholdsoppgaver som senere vil kunne oppstå kan gjennomføres uten ekstrabevilgninger fra eierne. Husleier. Det er noen faste leietakere som har flyttet inn i bygget. Det vil være riktig å vurdere om disse skal betale husleie. De aktuelle leietakerne kan være: Gauldal Ressurs.? Så vidt vites er ikke dette en del av Gauldal Videregående skole, men et tiltak som drives og betales ved kursavgift til deltakerne på de forskjellige kurs. Frivillighetssentralen?, Voksenopplæringen? Drives delvis med tilskudd fra staten. Folkebiblioteket? Kommersiell kantinedrift? Hvordan skal eventuelle husleiesatser beregnes? Årlig driftskostnad, ut fra budsjettforslaget, ligger opp mot kr. 700,- pr. m2. Dette er i tråd med erfaringstall fra andre skolebygg. Utgifter til renter og avdrag kommer i tillegg. Full kostnadsdekning for leietakere vil gi en forholdsvis høy husleie. Utleie av møterom. Det bør fastsettes betalingssatser for hel eller delvis kostnadsdekning for utleie til eksterne. For lokale lag og foreninger bør ikke denne prisen bli satt høyere enn at huset bli brukt og bli det samlingsstedet som en håper på. En må finne fram til en kostnadsfordeling mellom kommune og fylkeskommune slik at en unngår at fylkeskommunen indirekte gir støtte til lag og foreninger i Midtre Gauldal kommune ut over det som gis i andre kommuner i fylket. Større anskaffelser/investeringer. Avhengig av hvordan driften organiseres vil det oppstå behov for anskaffelser som ikke er dekket og innkjøp gjennom byggeprosjektet. Gauldal Videregående skole har oversendt en fortegnelse over utstyr som de ønsker skal overtas av sameiet. Det foreslås at sameiet overtar: traktor med utstyr, håndverktøy og plenklippere. Leasingkostnad inntatt i driftsbudsjettet. Snøfres, sandspreder, traktorskuffer, plenklipper, håndverktøy er verdsatt til kr. 110.000,-
Avfallskomprimator 20 m3 (fornuftig for å få ned volumet på papp og papiravfalle) prissatt til kr. 100.000,- Det foreslås at sameiet ikke overtar: Busser. Det er i driftsbudsjettforslaget lagt inn kostnader til drift av bussene, vedlikehold, drivstoff, forsikring. Det forusettes at en får på plass en avtale med GVS for utleie av sjåfører, og dekning av driftsutgifter. Overtakelse av kjøretøyene vil medføre utgifter til omregistrering. Når behovet for utskifting av kjøretøyene kommer må en gjøre en endelig vurdering på om GSKS skal ha ansvar for innkjøp og drift av busser som benyttes til transport av elever fra GVS. Renholdsmaskiner. Det er gjennom byggeprosjektet anskaffet nødvendig renholdsutstyr. Økonomiske konsekvenser Investeringer. Ut fra overstående må det opprettes et investeringsbudsjett på Kr. 210.000,- for overtakelse av utstyr fra GVS til GSKS. Investeringsbehov ut over dette har en ikke registrert. Eventuelle framtidige behov vil en få oversikt over etter at en har fått driftserfaringer og eventuelle utvidelses/ombyggingsbehov som vil bli innmeldt fra virksomhetene. For overtakelse av nevnte utstyr bør en henstille til eierne om at dette kan tas over byggeregnskapet. Forslaget til driftsbudsjett viser en netto driftskostnad for 2011 på kr. 7.073.075,-. Midtre Gauldal kommune sin andel (51%) tilsvarer: Kr. 3.607.268,- Sør-Trøndelag fylkeskommune sin andel (49 %) tilsvarer: Kr. 3.465.807,- Driftsbudsjettet for 5 måneder i 2010 (august til og med desember) beregnes ved at 2011 budsjettet divideres på 12 måneder og ganges med 5 måneder. Dette gir en netto driftsutgift i 2010 på kr. 2.947.115,- Midtre Gauldal kommune sin andel (51 %) i 2010 tilsvarer: Kr. 1.503.029,- Sør-Trøndelag fylkeskommune sin andel (49 %)i 2010 tilsvarer: Kr. 1.444.086,- Inntekter. En må komme tilbake til eventuelle husleieinntekter, møteromsinntekter og andel av billettinntekter når dette er drøftet i samarbeidsstyret og med leietakere. Husleieinntekter vil styres av markedet og det kan bli vanskelig å oppnå full kostnadsdekning. Framlagte forslag til driftsbudsjett betyr en årlig utgift pr. m2 på ca kr. 700,-. Kapitalutgifter vil avhenge av lånebeløp, lånetype, avdragstid og rentesats. Rådmannens innstilling: 1. Vedlagte forslag til driftsbudsjett for GSKS i 2011, netto utgiftsbudsjett på kr. 7.073.075,-, vedtas som styret i GSKS sitt forslag til Sør-Trøndelag fylke og Midtre Gauldal kommune.
2. For driftsåret 2010, aug.-des., bes Midtre Gauldal kommune om å bevilge kr. 1.503.029,- til GSKS. Sør-Trøndelag fylkeskommune bes om å bevilge kr. 1.444.086,- til GSKS som sin andel av driftskostnader for 2010. 3. Overtakelse av utstyr ca kr. 210.000,- bes belastet byggeprosjektet etter avtalt fordelingsnøkkel. Rådmannens kommentarer pr 15.11.10: Kostnadsfordelingen mellom Sør-Trøndelag fylkeskommune og Midtre Gauldal kommune er bestemt i vedtatte avtaler. Driftsbudsjettet er satt opp i samråd med fylkeskommunen og ligger på nivå med det som er normalt for slike bygg. Inntekter. Budsjettet er foreløpig satt opp som et utgiftsbudsjett. Dette er fordi en så langt ikke har oversikt over hva som kan påregnes av utleieinntekter, billettinntekter, utleie av møterom etc. En vil trenge 2011 for å få god nok oversikt over slike inntekter og hvordan disse skal fordeles mellom eiendomsdrift og virksomhetsdrift. Driftsinntekter vil redusere behovet for øking av netto driftsramme. Årsbudsjett 2011. Nødvendig økning av rammen til Eiendom og kommunalteknikk for å dekke utgiftene er, med fratrekk for det som allerede ligger inne for drift av ungdomskolen, kr. 2.162.383,-.. Dette må innarbeides i økonomiplanen for 2011 og dekkes inn ved bruk av frie midler. Tilleggsbevilgning 2010. Bygget ble tatt i bruk den 1 august i år. Tidligere fylkeskommunalt ansatt driftspersonell og renholdere er etter vedtatte avtaler overført til kommunen og lønnes av kommunen. Nødvendig tilleggsbevilgning for 2010 er beregnet til kr. 764.746,-. Beløpet framkommer etter at det som gjenstår av 2010 bevilgningen til ungdomsskolen er fratrukket. Rådmannen trenger noe lengre tid for å finne forslag til inndekning på årets budsjett, inndekningsforslag vil bli framlagt i møtet