09/1180-48 032 Lederavtale 2013 mellom rådmannen og ass.rådmann/kommunalsjef/enhetsleder På lag mot felles mål
Innledning Formålet med lederavtalen er en gjensidig klargjøring av mål og de forventinger som rådmann og leder har til hverandre. Styring og ledelse i Hemne kommune skal bygge på de føringene som er gitt i styrende dokumenter, styringskort og virksomhetsplan for den enkelte enhet. Lederavtalen skal supplere og konkretisere de føringene som er gitt. Med bakgrunn i nevnte styrende dokumenter og inngått lederavtale, har leder ansvar for å inngå avtaler/utarbeide handlingsplaner for perioden med sine medarbeidere. Hensikten med dette, er bl.a. å avklare hva den enkelte kan bidra med for å nå felles mål. Lederavtalen revideres årlig. Lederavtalen skal være et grunnlag for dialog omkring mål og resultatoppnåelse. Resultatmålene i styringskortet inngår i lederavtalen. Lederavtalen er et supplement til arbeidsavtalen. Del 1 - Generelle føringer for ledelse i Hemne kommune 1.1 Overordnede styrende dokumenter Styring og ledelse i Hemne kommune skal ta utgangspunkt i overordnede planer, politiske vedtak og administrative føringer, herunder: Kommuneplan Handlingsplan Fag- og temaplaner /strategidokument Politiske vedtak Virksomheten skal styres innenfor rammen av: Årsbudsjett Gjeldende lov- og avtaleverk Lokalt vedtatte retningslinjer Delegasjonsreglement og delegasjonsskriv Oppdrag fra rådmannen
1.2 Kommuneplanens visjon Hemne skal være en trygg og god kommune å bo i. Gjennom respekt for miljø og aktiv kultur- og næringssatsing, stimuleres det til nyskaping, mangfold og livsutfoldelse. (Vedtatt i KS-sak nr.3/02) 1.3 Kommuneplanens hovedmål Hemne kommune har utdypet innholdet i begrepene som inngår i visjonen og fastsetter følgende hovedmål i et 12 års perspektiv: Med en trygg og god kommune mener vi: I et samfunn i endring, skal Hemne kommune tilby trygge, forutsigbare og gode levevilkår for innbyggere i alle aldre. Grunnleggende behov skal dekkes. Kommunale tjenester av høy kvalitet, skal leveres til riktig pris. Holdningsskapende og forebyggende arbeid skal ha prioritet. Det skal legges til rette for inkludering og etablering av gode sosiale nettverk og møteplasser. I et levende lokaldemokrati, skal innbyggerne føle at de har reell innflytelse. Med respekt for miljø mener vi: Samfunnsutviklingen skal sikre livskvalitet og livsgrunnlag både i dag og for kommende generasjoner. Det skal etterstrebes at aktivitetene i lokalsamfunnet vårt, skal skje innenfor naturens bæreevne både lokalt og globalt, slik at ressursforbruket og miljøbelastningen reduseres. Naturen skal forvaltes slik at arter som finnes naturlig, sikres i levedyktige bestander. Variasjonen i vilt-, natur- og landskapstyper, skal opprettholdes. Med aktiv kultursatsing mener vi: Kultur skal brukes som en skapende kraft i lokalsamfunnet. Det skal legges til rette for et mangfold av kulturaktiviteter som stimulerer til deltakelse og kreativitet, som skaper identitet og tilhørighet og som beriker innbyggernes hverdag. Både det tradisjonelle og det nyskapende kulturuttrykket skal ha gode levevilkår. Med aktiv næringssatsing mener vi: Hemne skal ha et mangfoldig og livskraftig næringsliv kjennetegnet av høy konkurranse- kraft, lønnsomhet og soliditet. Hemne kommune skal være pådriver for å sikre best mulige rammebetingelser for lokalt næringsliv. Hemne kommune skal bidra til å øke antall nyetableringer, styrke eksisterende næringsliv og til å øke rekrutteringen av arbeidskraft og spisskompetanse tilpasset bedriftenes behov. Med nyskaping, mangfold og livsutfoldelse mener vi: I Hemne, skal fantasien og skapergleden ha fritt spillerom i et raust samfunn. Det er på arenaer der ulike mennesker møtes, at nye ideer fødes, får utvikle seg og blomstre. Det skal være tillatt å lykkes og tillatt å mislykkes. Det viktigste er å prøve. I Hemne, får du alltid en ny sjanse!
1.4 Lederplattform Lederplattformen beskriver grunnlaget for god ledelse i Hemne kommune og representerer et felles ståsted, utviklet av lederne i felleskap. VISJON FOR LEDERPLATTFORMEN: På lag mot felles mål! VERDIER OG ATFERD: Brukerorientering Vi legger til rette for et godt møte Vi behandler bruker med respekt Vi avklarer forventninger Vi vil lytte til og følge opp brukers opplevelse av tjenestene. Vi styrer mest mulig av ressursene mot bruker Åpen og tillitskapende Vi vil være tydelige Vi vil være ærlige Vi vil gi våre medarbeidere tillit og ansvar Vi vil sette oss inn i våre medarbeideres arbeidssituasjon og avklare forventninger Vi vil dele informasjon Vi vil ta ansvar Vi vil være lojale til beslutninger Vi vil være inkluderende og støttende Vi vil gi og ta direkte tilbakemeldinger Vi vil arbeide for et godt arbeidsmiljø Mål og resultatorientert Vi vil ha tydelige mål Vi vil etablere mål gjennom å involvere berørte interessenter Vi vil ta ansvar for resultatene Vi vil evaluere resultater og iverksette tiltak Vi vil kommunisere mål og resultater innad i organisasjonen Utviklingsorientert Vi vil ta i bruk ny teknologi Vi vil være kreative Vi vil skaffe oss ny kompetanse Vi vil være åpne for nye løsninger Vi vil endre oss i takt med krav / behov i samfunnet Vi vil tørre å satse og ha trygget til å feile Vi vil være miljøbevisste Vi vil være en lærende organisasjon Vi vil være endrings- og omstillingsdyktige
1.5 Forhold mellom enhetsleder og rådmann Enhetsleders forventninger til rådmann Rådmannen er nærmeste overordnet overfor enhetsledere med lederavtale. Enhetsleder rapporterer direkte til rådmannen. Det er en vesentlig arbeidsoppgave for rådmannen å være en aktiv støtte for sine ledere i gjennomføringen av deres lederjobb. Rådmannen skal være lojal overfor sine egne ledere. Hvis rådmannen ikke finner en enhetsleders resultatoppnåelse og/eller lederadferd tilfredsstillende skal rådmannen først ta dette opp med vedkommende før rådmannen evt. går videre med saken. Jfr pkt 2.3. Enhetsleder skal også kunne gå til rådmannen for å rådføre seg/samtale om forhold som ikke bare gjelder lederfunksjonen. Rådmannens forventninger til enhetsleder Enhetsleder skal være lojal ovenfor rådmannen. Enhetsleder aksepterer at rådmannens funksjon er å gjøre vurderinger ut fra et helhetsperspektiv. Enhetsleder aksepterer at rådmannen alene representerer og står ansvarlig for hele administrasjonen i forhold til de politiske styringsorganene. 1.6 Prosedyrer for drøfting og oppfølging av manglende samsvar mellom forventninger/krav og oppnådde resultater Dersom en situasjon med manglende resultatoppnåelse oppstår, skal drøfting av dette skje i to faser. Fase 1 Enhetsleder blir gjort oppmerksom på rådmannens vurdering Enhetsleder får anledning til å legge fram sin vurdering av situasjonen Det avtales en konkret plan for utvikling av forbedringsområdene Det iverksettes månedlige oppfølgingssamtaler mellom rådmannen og enhetslederen med mulighet for bistand av enhetsleders egen organisasjon eller annen fullmektig. Fase 2 Dersom fase 1 ikke fører til at enhetsleders resultater blir tilfredsstillende gjelder bestemmelsene i Arbeidsmiljøloven kap.15. Enhetsleder kan ikke stilles til ansvar for manglende resultater som objektivt sett ligger utenfor hennes/hans ansvars- og myndighetsområde. 1.7 Retrettstilling Dersom spesielle forhold tilsier det, kan rådmann og enhetsleder ha en dialog om evt. retrettstilling.
Del 2 Arbeidsområder og utviklingsmål Rådmannen i Hemne har som ambisjon at administrasjonen skal strekke seg etter idealkommunen beskrevet i «Kommunekompasset» 2011: «En effektiv, utviklingsorientert, lærende og politisk målstyrt kommune». Vi ønsker at vi skal bli identifisert med følgende kjennetegn: At vi jobber systematisk og planmessig At vi vektlegger resultater og effektivitet At vi er åpne og brukerorienterte At vi kontinuerlig evaluerer våre tiltak og resultater At vi evner å lære av vår evalueringspraksis For å strekke oss etter ambisjonene, legger vi en utviklingsstrategi som peker ut de områdene vi skal jobbe med i neste 4-årsperide. Som utgangspunkt for utviklingsstrategien og som å kontroll på at vi er på rett kurs kjøres «Kommunekompasset» tidlig i hver ny kommunestyreperiode. 2.1 Styringskort Hemne kommune har valgt å ha et særlig fokus på følgende områder for å nå overordnede mål: Miljø Økonomi Brukere Interne prosesser Ansatte For hvert av fokusområdene, er det fastlagt kriterier som er avgjørende for å lykkes i å nå målene (suksessfaktorer). Hver suksessfaktor har indikatorer som det skal måles på. Enhetsleder har ansvar for å gjennomføre avtalte bruker- og medarbeiderundersøkelser og registreringer som framgår av styringskortet. Sammen med ansatte i egen enhet, skal enhetsleder foreta egenvurdering av sentrale tema under fokusområdet Interne prosesser. Resultatene i styringskortet skal gi enhetsleder og rådmann god styringsinformasjon som så skal danne grunnlag for nye oppdrag, læring og forbedring. (Enhetens styringskort følger som vedlegg). 2.2 Andre generelle føringer Økonomisk tilpasning Det forventes at samtlige enhetsledere tar ansvar for at drifta i egen enhet holdes innenfor tildelte rammer. Lokalt medbestemmelsesapparat Enhetslederne må arbeide aktivt med å involvere ansatte, tillitsvalgte og verneombud i et lokalt medbestemmelsesapparat.
Felles utviklingsmål Det forventes at enhetsleder bidrar aktivt i kommunens felles utviklingsprosjekter og til å nå felles utviklingsmål. Forventingene til den enkelte konkretiseres gjennom nærmere avtaler i ledermøter og prosjektbeskrivelser. 2.3 Fellesprosjekt for 2013 Styring og ledelse Rådmann og enhetsleder setter i fellesskap mål for 2013 for resultatindikatorene i BMS Enhetsleder skal arbeide aktivt og målrettet for å nå vedtatte mål for enheten samt enhetens og leders egne målsettinger. Det skal fokuseres på god økonomistyring. Enhetsleder skal engasjere seg i LEAN som er oppfølging av utviklingsstrategien «Effektive sammen». Enhetsleder skal engasjere seg i utviklingsstrategien «Ny organisasjonspolitikk». Informasjon Kommunen reviderer og oppdaterer hjemmesida med ny teknologi som gjør det mulig å ha dialog med innbyggerne og der innbyggerne med sikker pålogging kan få tilgang til alle tjenester som det er mulig å legge på nett. Arbeidet er startet opp i 2012 og videreføres i 2013. Enhetslederne informerer om brukerundersøkelser, resultat av brukerundersøkelser og handlingsplan knyttet til disse i løpet av 2013. Arbeidet samordnes av rådmann. Service Utviklingsstrategien «Service og brukerorientering» operasjonaliseres og felles tiltak iverksettes innen 2015. Omdømmebygging Enhetslederne har ansvar for å bidra positivt til kommunens omdømmebygging. Alle enheter skal sørge for en presentasjon av sin virksomhet aktiv informasjon i lokalpresse / eget informasjonsblad og på kommunens nettsider minimum en gang i året. Kommuneplanprosessen Enhetslederne skal delta aktivt i prosessen rundt revisjon av kommuneplan der de kan bidra med sine kunnskaper og sin rolle. Mestring er gjennomgående tema i samfunnsdelen og alle må bidra. Utsjekkes gjennomført Kvalitetssikringssystemet er innført pr. 01.06.12 og skal følges opp aktivt. Herunder melding om avvik. Enhetsleder skal sørge for at det gjennomføres utviklingssamtaler med alle medarbeidere for å involvere og forplikte i forhold til målene i henhold til mal. Dette skal være gjennomført innen 31.12.2011
Tiltaksmodulen i WisWeb skal tas i bruk av alle enheter. Dette skal være gjennomført innen 31.12. 2012. Evaluering av drift og måloppnåelse skal skje i dialog med medarbeidere og brukere. Prosessen skal være implementert innen 31.12.2011 Det skal utvikles prosedyrer på kritiske områder for det aktuelle tjenesteområdet. Frist 01.06.12. Prosedyrene skal legges inn i kommunens kvalitetssystem på WisWeb. Frist 01.06.12 Prosedyrene skal bygge på en ROS-analyse. Fellesprosjekt til juni 2013 for hele organisasjonen. Dette innebærer at alle enheter skal ha tatt i bruk Wis Kvalitet innen 01.06.12. Styringskortet for enheten skal følges opp aktivt. Tjenesterapporter og rapport arbeidsgiverområdet skal erstatte årsrapport. Dette skal være på plass i 2012. Tjenestebeskrivelsen for aktuelle tjenester på Internett skal oppdateres og bringes opp til nivå «serviceerklæring». Rådmannen utarbeider kravspesifikasjon Frist for oppdatering er 31.12.2012 Fellesprosjektene sjekkes ut i ledersamtalen. For de lederne som ikke har nådd målsettingene pr. 31.12.2012, flyttes målene over til den individuelle delen av avtalen 2.4 Utviklingsmål for tjenesteområdet/enheten Se vedlegg årsbudsjettmål.
2.5 Oppdrag fra rådmannen Kontinuerlig kvalitetsforbedring Kvalitet i utføring og overlevering av tjenester kan oppsummeres slik: Innholdet i tjenesten + Vilkår tjenesten gis på: tilgjengelighet regularitet kontinuitet forutsigbarhet punktlighet fleksibilitet Måten tjenesten overleveres på (servicen): + = Kontakt, dialog, samhandling Total kvalitet Her synliggjøres viktige mål for den enkelte enhet med utgangspunkt i virksomhetsplan og resultater i styringskortet. 2.6 Personlig lederskap (unntatt off.) Her beskrives leders egne mål i utøvelsen av lederrollen og utfordringer i forhold til lederkriteriene. Andre aktuelle tema: Kompetanseutvikling/seniortiltak/lønnsutvikling Del 3. Gjensidig oppfølging og rapportering Det skal rapporteres på utviklingsmål i Handlingsplan gjennom fastsatte rapporteringsrutiner og årsmelding. Andre utviklingsmål følges opp gjensidig gjennom ledermøter og samtaler gjennom året, og gjennom oppdatering av enhetens styringskort med eventuelle kommentarer fra begge parter. Begge parter har et ansvar for å be om justering av lederavtalen ved behov. Det skal gis en årlig tilbakemelding på oppnådde resultater i forhold til lederavtalen og andre relevante forhold i den årlige utviklingssamtalen. Lederavtalen revideres årlig etter gjennomført utviklingssamtale. Kyrksæterøra /dato.. Torger Aarvaag rådmann. ass.rådmann/kommunalsjef/enhetsleder Vedlegg: Enhetens årsbudsjett Årshjulet