Innhold 1 Innledning. s. 2 2 Systemdel.s. 3 2.1 Mål for Handlingsprogram for HMS s. 3 2.2 Organisering/ansvarsplassering s. 3 2.3 Dokumentasjonskrav. s. 4 2.4 HMS-aktivitet.. s. 5 2.4.1 Generelt s. 5 2.4.2 Løpende HMS-arbeid...s. 6 2.4.2.1 Prosedyrer for å sikre risikofylte forhold.. s. 6 2.4.2.2 Løpende avviksregistrering og utbedring ved enheten s. 6 2.4.3 Periodisk HMS-arbeid s. 7 2.4.3.1 Vernerunde.s. 7 2.4.3.2 Fellesmøter.s. 7 2.4.3.3 Avviksrapportering, inkl rapportering av kritikkverdige forhold s. 7 2.4.3.4 Tiltaksplan...s. 7 2.5. Oversikt over HMS-vedlegg..s. 8 Hvordan finne HMS-vedlegg i Intranettet s.8 Hvordan finne lover og forskrifter på Internett.s.8 1
Handlingsprogram for helse, miljø og sikkerhet (HMS) i Overhalla kommune 1. Innledning Meningen med dette handlingsprogrammet er å ha et enkelt og praktisk verktøy til å drive forbedringsarbeid med god avkastning for helse, miljø og sikkerhet (HMS) og som ivaretar kravene til internkontroll HMS. Kravene til internkontroll HMS står i Forskrift om systematisk helse-, miljø og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften). (Hjemmelslover til forskriften er Arbeidsmiljøloven, Forurensningsloven, Brannog eksplosjonslovgivningen, Produktkontrolloven, Sivilforsvarsloven, Lov om elektriske anlegg og elektrisk utstyr og Genteknologiloven, Strålevernloven.) Internkontrollforskriften stiller krav til kommunens/enhetenes: a) Aktiviteter for HMS se pkt. 2.4 og b) Dokumentasjon se pkt. 2.3 Handlingsprogram for HMS består av 3 deler: A. Systemdel (jf. pkt. 2). B. Felles tiltaksplan for kommunen (jf. pkt. 2.4) C. Enhetsdokumentasjon (prosedyrer, tiltaksplan på enhetsnivå m.v. jf. pkt 2.) Det forutsettes at enhetsdokumentasjon foreligger ved hver enkelt enhet. 2
2. Systemdel 2.1 Mål 1. skape et godt arbeidsmiljø som bidrar til trivsel, motivasjon, kreativitet og effektivitet 2. sikre arbeidsplassene slik at en unngår yrkesskader, ulykker, nestenulykker, brann 3. forebygge helseskade og miljøforstyrrelser i forhold til brukere av kommunal tjenester 4. verne det ytre miljø mot forurensing og en bedre behandling av avfall 2.2 Organisering / ansvarsplassering: Kommunen er administrativt organisert etter 2-nivåmodell med enhetsledere (d.v.s. styrere, rektorer m.v.) som er direkte underlagt rådmannen. Å ivareta HMS er en sentral del av ledelsesansvaret på alle nivå. Samtidig gis enhetsledere et hovedansvar for HMS i den daglige tjenesten dvs. opplæring, kartlegging, og at registrerte avvik blir varslet fra eller utbedret. Kommunen har Arbeidsmiljøutvalg (AMU) og har for tiden 12 verneområder med verneombud (se HMS-vedlegg nr. 2) og er tilsluttet bedriftshelsetjeneste (BHT). Administrativ org. Vernetjeneste Beriftshelsetjeneste Rådmannen aml 2-1 AMU jf. aml 7-2 Hoververneombud 6-1 Enhetsledereaml 2-1 Verneombud jf.aml 6-2 Underutvalg til AMU: AKAN BHT aml 3-3 3
2.3 Dokumentasjonskrav Internkontrollforskriften innebærer at dokumentasjon og aktiviteter kan tilpasses/forenkles etter virksomhetens behov. Internkontrollforskriften 5 sier følgende: Internkontroll innebærer at virksomheten skal: Dokumentasjon 1 Sørge for at de lover og forskrifter i HMS-lovgivningen som gjelder for virksomheten er tilgjengelig, og ha oversikt over de krav som er av særlig viktighet for virksomheten 2 Sørge for at arbeidstakerne har tilstrekkelig kunnskaper og ferdigheter i det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet, herunder informasjon om endringer 3 Sørge for at arbeidstakerne medvirker slik at samlet kunnskap og erfaring utnyttes 4 Fastsette mål for helse, miljø og sikkerhet Må dokumenteres 5 Ha oversikt over virksomhetens organisasjon, herunder hvordan ansvar, oppgaver og myndighet for arbeidet med helse, miljø og sikkerhet er fordelt Må dokumenteres 6 Kartlegge farer og problemer og på denne bakgrunn vurdere risiko, samt utarbeide tilhørende planer og tiltak for å redusere risikoforholdene 7 Iverksette rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelser av krav fastsatt i eller i medhold av helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen 8 Foreta systematisk overvåkning og gjennomgang av internkontrollen for å sikre at den fungerer som forutsatt Må dokumenteres Må dokumenteres Må dokumenteres Ansvarlig for oppfølging av pkt. 1, 2 og 3: Enhetsleder Vedr. pkt. 1: Bruk gjerne Internett/Lovdata som har oppdaterte versjoner (se under pkt. 2.5). Vedr. pkt. 2: Arbeidsgiver har i.h.t. aml. 14 samtidig et overordnet ansvar for opplæring. HMS er også et tema under introduksjon av nytilsatte. Ansvarlig for oppfølging av pkt. 4, 5, 6, 7 og 8: Rådmann og enhetsleder Dokumentasjonskravet dekkes i sin helhet av Handlingsprogram for HMS. (Se innledning s. 1 hva Handlingsprogram for HMS omfatter) Hvordan de respektive enheter/arbeidsplasser så samlet organiserer HMS-dokumentasjonen, er i prinsippet opp til ledere selv i samråd med verneombud, arbeidstakere etc. Det som skal eller bør foreligge i papirversjoner samles tilgjengelig i ringperm eller lignende. Følgende finnes elektronisk (se for søking under pkt 2.5): a) Systemdel (intranett Retningslinjer Overhalla) b) Felles tiltaksplan (internett, kommunens hjemmeside) se Miljøstyringssystem, Planer og utredninger: Vedlikeholds-, investerings-, og HMS-plan c) HMS-vedlegg (dvs. felles rutiner/prosedyrer) (intranett Retningsliner Overhalla eller Skjema Overhalla). 4
2.4 HMS-aktivitet: 2.4.1 Generelt: HMS-arbeidet i kommunen skal foregå mest mulig løpende, for å løse avvik m.v. etter hvert som de dukker opp, men foregår også periodisk med en samlet gjennomgang av arbeidsmiljøet m.v. for kommunen en gang hvert år. En generell forutsetning er at de ulike ansvarshavende leder, verneombud, hver enkelt arbeidstaker m.v. kjenner og utøver sitt ansvar og sine oppgaver på HMS-området slik det står nedfelt i lover, forskrifter m.v. (om opplæring se ovenfor pkt. 2.3) Viktige metodeverktøy i kartlegging og planlegging vil generelt være: a) Ulike typer møter (personalmøter/avd.møter, møter m/tillitsvalgte og verneombud, ledermøter etc) b) Medarbeidersamtaler (gjennomføres årlig jf. egne retningslinjer) c) Vernerunder (se pkt. 2.4.2.1) d) Andre verktøy (Bedriftshelsetjenesten, spørreskjema m.v.) e) Generelt om psykososiale forhold: Psykososiale forhold kan kreve spesiell håndtering med ovennevnte metodeverktøy både mht kartlegging, håndtering og dokumentasjon. Enhetsleder avgjør normalt hvilke metodeverktøy som skal brukes, i samråd med verneombud, tillitsvalget m.v.. 5
2.4.2 Løpende HMS-arbeid: 2.4.2.1 Prosedyrer Det skal foreligge e prosedyrer for å sikre risikofylte arbeidsoperasjoner m.v. på den enkelte arbeidsplass. Skriftlige prosedyrer må utarbeides/etableres, revideres og oppheves etter behov. Prosedyrer oppbevares på arbeidsplass/enhet. Ansvarlig: Enhetsleder Veiledende mal for prosedyrer: I Formål: Her beskrives hva som er formålet med prosedyren II Ansvar: Hvem som har ansvar for prosedyren og aktiviteten IV Beskrivelse: Beskrivelse av hvordan aktiviteten gjennomføres V Avvik: Hva som skal gjøres når noe går galt i henhold til prosedyren VI Referanse: Hvilke lover/forskrifter/egne krav ligger til grunn for prosedyren 2.4.2.2 Løpende avviksregistrering og utbedring: Feil og mangler dukker opp i løpet av året. Disse må håndteres mest mulig løpende og på en systematisk måte. Det må være et tilgjengelig og enkelt dokumentasjonssystem for dette på arbeidsplassen. Dette kan være en form for HMS-journal med følgende innhold (se HMS-vedlegg nr. 4): (Form/innhold kan ellers tilpasses etter det som er hensiktsmessig for arbeidsplassen) Registreringstidspunkt Beskrivelse av avvik Beskrivelse av tiltak Hvem som er ansvarlig Tidsfrist Ansvarlig: Enhetsleder 2.4.2.3 Avviksrapportering (se pkt. 2.4.3.3) 6
2.4.3 Periodisk HMS-arbeid Nedenstående framgangsmåte er veiledende - dvs. enhetsleder i samarbeid med verneombud m.v. tilpasser metodikk etter behov/situasjon i enheten. Alle ansatte skal dog involveres underveis jf. Internkontrollforskriften 5: 2.4.3.1 Steg 1: Vernerunde En vernerunde skal gjennomføres i februar/mars hvert år. På forhånd skal en sjekkliste (eller et spørreskjema) utdeles på arbeidsplassen slik at alle på forhånd blir oppfordret til å tenke gjennom spørsmål om HMS. Deltakere på vernerunde: a) Leder, b) Verneombud/pluss evt. annen ansatt c) Vaktmester/representant fra teknisk d) BHT (etter behov/avtale) Ved mindre avdelinger kan vernerunden tilpasses ved at personalet samles, sammen med leder og verneombud m.v., og i plenum tar opp mulige feil, mangler og forbedringer på arbeidsplassen. (Enhetsleder i samarbeid med verneombud etc. avgjør opplegget vernerunden). Rådmannen sender i januar hvert år ut en kjøreplan for hele prosessen om rullering med tidsfrister og sjekkliste eller lignende. 2.4.3.2 Steg 2: Fellesmøter De mulige feil, mangler og forbedringer som er blitt kartlagt ved vernerunden skal diskuteres i fellesskap på arbeidsplassen (om ikke personvern tilsier annet), samtidig med forslag til løsninger, prioriteringer, og hva som skal rapporteres videre. 2.4.3.3 Steg 3: Avviksrapportering Registrerte avvik som ikke kan løses på arbeidsplass-/enhetsnivå, skal rapporteres til rådmannen. Rapportering skjer i Intranettet i Avviks- og forbedringssystem. Følgende skal dog alltid rapporteres videre: Avvik etter ISO 14001 jf. Prosedyre (ISO 14001) 4.5.3. Avvik som innebærer umiddelbart fare for liv eller helse Ansvarlig for rapportering: Enhetsleder. Rapportering av kritikkverdige forhold: Kritikkverdige forhold rapporteres til enhetsleder eller rådmannen (jf. aml. 3-6 og Overhalla kommunes etiske retningslinjer pkt. 1). Hvis den som skal rapportere, ønsker det, kan dette skje gjennom tillitsvalgt. 2.4.3.4 Steg 4: Tiltaksplan Det lages en felles tiltaksplan for kommunen som inkluderer avvik/forslag til tiltak som rapporteres fra enhet til rådmannen. Tiltaksplanen rulleres hvert år. Ansvarlig: Rådmannen/Arbeidsmiljøutvalget 7
Det lages en tiltaksplan på enhetsnivå for avvik/tiltak som håndteres ved enheten og som ikke skal rapporteres videre. Tiltaksplanen rulleres hvert år etter årlig vernerunde og som hovedregel innen 1. mai. Ansvarlig: Enhetsleder Tiltaksplaner vil normalt omfatte følgende punkter: Beskrivelse av avvik/forbedringspunkt Beskrivelse av tiltak Hvem som er ansvarlig Tidsfrist 2.5 HMS-vedlegg (finnes oppdatert i Intranettet under Kvalitetshåndboka/Personal) HMS-vedlegg nr. 1: Felles tiltaksplan (Vedlikeholds-, investerings,- og HMS-plan) HMS-vedlegg nr. 2: Oversikt over Verneombud/verneområder og arbeidsmiljøutvalg HMS-vedlegg nr. 4: HMS-journal på enhet: Løpende avviksreg. og utbedring på enheten HMS-vedlegg nr. 5: Rutiner og veiledning for oppfølging av sykemeldte HMS-vedlegg nr. 6: Regler i forbindelse med barn/barnepassers sykdom HMS-vedlegg nr. 7: Regler i forbindelse med egenmeldinger IA-virksomheter HMS-vedlegg nr. 8: Prosedyre for behandling av attføringssaker HMS-vedlegg nr. 9: Rutiner i forbindelse med uførepensjonering m.v. HMS-vedlegg nr. 10:Meldingsrutiner ved skader og dødsfall Hvordan finne HMS-vedlegg i Intranettet? Steg for steg: 1. Finn Web-siden for Intranett Overhalla kommune 2. Klikk på link Retningslinjer Overhalla eller Skjema Overhalla (noen vedlegg er en Retningslinje mens andre er et Skjema) Hvordan finne aktuelle lover og forskrifter m.v. i Internettet? Steg for steg: 1. Koble deg opp til Internett 2. Skriv og søk med søkeord Lovdata 3. Klikk på Kronologisk eller Alfabetisk for å få fram oversikt over lover, forskrifter m.v. Hvordan finne aktuell lovforarbeider? 1. Koble deg opp til Internett 2. Skriv og søk med søkeord Regjeringen.no Sist oppdatert august 2011 8