IK system for Fredikstad Seafood

Transkript

1 IK system for Fredikstad Seafood Versjon: 15. april, 2015 Om etableringsforskrift 6.0 Krav om IKT kontroll er hjemlet i 6.0.Her stilles det også krav om et internkontrollsystem som sannsynliggjør at krav til smittehygienisk velferdssystem og velferdsmessig drift, herunder risikobasert helsekontroll, opprettholdelse av god vannkvalitet og journalføring kan etterleves. Et internkontrollsystem fører til at en må operere med systemer for rapportering, oppfølging og kontroll av driften. Implementering i drift skal ha en høyt prioritet fra ledelsens og de ansattes side for tilsikre god risikostyring. I denne sammenheng vil opplæring og bruk av produksjons- og kvalitetssystem være sentralt. Oppdrett av stor laks på land og spesielt i brakkvann er en relativt ny produksjonsform både nasjonalt og internasjonalt Fredrikstad Seafood har derfor inngått et samarbeid med forskningpartnere blant annet NIVA og Norges miljø- og biovitenskapelige universitet. Basert på dagens kunnskapsstatus om produksjon av matfisk er sikring av god vannkvalitet, god fiskevelferd og HMS høye prioriteter. Dette arbeidsheftet er laget som en plan for Fredrikstad Seafood AS. Arbeidsheftet beskriver første utkast til et oversiktlig internkontrollsystem. SYSTEMARISK IK AKVAKULTURARBEID. LUKKET RAS ANLEGG IK- Akvakulturforskriftens krav og innhold Fastsatt 19.mars 2004, ikrafttredelse Sikre systematisk gjennomføring av tiltak for å oppfylle akvakulturloven 1 i IK HMS formålsparagrafen: Gjennom krav om systematisk gjennomføring av tiltak, skal denne forskrift fremme et forbedringsarbeid i virksomheten innen Arbeidsmiljø og sikkerhet Forebygging av helseskade eller miljøforstyrrelser fra produkter eller forbrukertjenester Vern av det ytre miljø mot forurensning og en bedre behandling av avfall Slik at målene i helse-, miljø-, og sikkerhetslovgivningen oppnås. 1

2 Aktuelle lover og forskrifter mht. IK, AKV, og IK HMS Formålet er at alle ansatte skal vite hvor de finner lover og forskrifter for akvakultur. Det skal oppbevares en lett tilgjengelig system som inneholder de viktigste lover og forskrifter. Viktige lover og forskrifter i systemet er minimum: 2 Akvakulturloven Loven om matproduksjon og mattrygghet mv. (Matloven) Dyrevelferdsloven Forskrift om drift av akvakulturanlegg (driftsforskriften Forskrift om bekjempelse av lus i akvakulturanlegg Forskrift om tillatelse til akvakultur for laks, ørret og regnbueørret Forskrift om krav til teknisk standard for anlegg som nyttes i oppdrettsvirksomhet (NYTEK) Forskrift om omsetting av akvakulturdyr og produkter av akvakulturdyr, forebygging og bekjempelse av smittsomme sykdommer hos akvatiske dyr Forskrift om internkontroll for å oppfylle akvakulturlovgivningen Forskrift om systematisk helse-, miljø og sikkerhetsarbeid i virksomheten (internkontrollforskriften) 1 IK skal sikre en systematisk gjennomføring av tiltak for å oppfylle akvakulturlovgivningen. Etablere et verktøy for å sikre samfunnets krav til: Miljømessig bærekraft Dyrehelse Dyrevelferd Bidra til lønnsom og bærekraftig akvakulturnæring på lang sikt ved å arbeide systematisk med disse kravene 4 Plikt til internkontroll. Daglig leder skal sørge for at det innføres og utøves internkontroll i virksomheten, Og at dette gjøres i samarbeid med arbeidstakere Hva legges i dette kravet? Virksomhetens øverste ledelse har ansvaret men de ansatte skal delta i utforming og utøvelse Internkontroll skal være innført med mål, risikovurdering, prosedyrer, etc. Internkontroll skal utøves: Prosedyrer skal følges og avvik skal loggføres, kort sagt skal selskapet gjøre det som er beskrevet ledd punkt b. Virksomheten skal sørge for at arbeidstakerne har tilstrekkelig kunnskaper og ferdigheter i virksomhetens internkontroll. Det betyr: Kjenne til internkontrollen som gjelder for virksomheten.

3 Kunne utføre oppgaver i hht gjelden prosedyre Kunne bruke gjeldende kvalitetssystem, sjekklister etc. Være kjent med beredskapsplanen Generell kunnskap om internkontrollforskriften. 5, 2. ledd punkt c Virksomheten skal fastsette mål for internkontrollarbeidet Målene må dokumenteres skriftlig. Hva legges i dette kravet? Viktig å definere hva som er hensikten dvs. hva en vil oppnå. Forbedringsverktøy Målene skal være formet slik at der er: Spesifikke Målbare Aktuelle Realistiske noe å strekke seg etter. Tidssatte frist for å nå målet skal være innfridd Etterprøvbare kontrollere at målet er nådd Internkontrollsystemet skal være et forbedringsverktøy. Gode mål driver arbeidet fremover. Målene må følges opp aktivt og evalueres Konkrete mål for vannkvalitet, påvirkning på omliggende miljø, fiskehelse og fiskevelferd Risikokartlegging blir brukt for å prioritere resultat og mer sette konkret modellmål 5, 2. ledd punkt d Det er et krav at virksomheten skal ha oversikt over organisasjon, herunder ansvar, oppgaver og myndighet med etterlevelse i akvakulturlovgivningen er fordelt i virksomheten. Alt må dokumenteres skriftlig. Spørsmålet er hvem skal gjøre hva? Organisasjonsplan Roller, ansvar, oppgaver og myndighet 5; 2. ledd punkt f Krav Virksomheten skal iverksette rutiner for å avdekke, rette opp å avdekke, rette opp og forebygge overtredelser av krav fastsatt i eller i medhold av akvakulturlovgivningen. Aktivitetene skal loggføres. Når noe går i stykker eller noen gjør en feil pga misforståelse eller manglende kunnskap skal avviksbehandling iverksettes. Avviksbehandling består av: 3

4 Registrere avvik «brannslukking»,, begrense skader, sikre produksjonen Fjerne årsaken til avvik med korrigerende tiltak Gjennomgå og analysere avvik fot å avdekke trender eller et mønster i avviket Kravet i punkt f er at virksomheten skal utvikle en prosedyre for avviksbehandling. Denne skal følges. Dette gjelder også avvik og hvordan en tar lærdom av feil. En kan summere på følgende måte: Avvik/forbedringssystemene er hjertet i et IK- system Det er stor forskjell på å «brannslukke» og forbedre Det er mest effektivt å bruke de ansatte til å finne avvik og feil. Samt komme med forbedringsforslag Det er viktig å ha fokus på kontinuerlige forbedringer. 4

5 Selskapets IK system Selskapet ønsker å vektlegge utvikling av IK systemet med involvering av sentrale ansatte. Selskapet vil derfor forta detaljert utforming når sentrale ansatte er på plass i løpet av byggeperioden til anlegget. Dokumentering av IK rutinene vil gjennomføres av utvalgte ansatte fra produksjon og administrasjonen i denne perioden. Alle ansatte i selskapet skal gjennomgå opplæring i IK systemet og rutinene før selskapet går i drift. Likeledes skal det være rutiner og krav om at nyansatte skal gjennomgå opplæring i bruk og etterlevelse av selskapets IK rutiner. Rammeverk for utforming av IK dokumentasjon og implementering i system er som følger: Fredrikstad*Seafoods*IK*plan De*ulike*IK*komponenter*skal*i*god*tid*for*selskapet*går*i*drift*være*fult*dokumentert*i*selskapets*kvalitetssystem*;*INPUT*PROCESS. Daglig*leder*har*ansvar*for*at*systemet*til*en*hver*tid*er*oppdatert,*at*ansatte*er*kjent*med*innholdet*i*systemet*og*at*IK*rutiner*settes*i*drift. Dok*nr Beskrivelse Versjon IK HMS Godkjent Dato 1 Administrasjon-av-IK-rutiner Dokumentoversikt Registreringer 2 Organisasjon Organisasjonskart*og*roller Stillingsbeskrivelser*alle*ansatte Telefon*og*kontaktliste Beredskapslister 3 Kontroller,-avviksbehandling-og-loggføring Rutine*for*kontroller*på*anlegget Rutine*for*avviksbehandling Rutine*for*forebyggende*tiltak Rutine*for*hygenisk*standard*i*produksjon*og*slakteri Rutine*for*analyse*og*behandling*av*logg/avvik Rutine*for*ukentlig*risikoanalyse Månedlig*revisjon*av*drift 4 Personell,-kompetanseutvikling-og-sykefravær Personalhåndbok Arbeidsavtale*mal Kompetansemål*og*;program*for*ulike*roller Personaltilfredshetsundersøkelser Medarbeidersamtaler 5 Lover-og-forskrifter Oppdaterte*lover*og*forskrifter Henvisning*til*konkrete*driftsprosesser*i*selskapet Opplæring/kommunikasjon*for*lovendringer 6 Selskapsplaner-og-rapporter Årlig*og*månedlig*handlingsplan Beredskapsplan*ved*dødelighet*og*sykdom Beredskapsplan*ved*røming Beredskapsplan*ved*teknisk*svikt Beredskapsplan*ved*større*avvik*i*inntaksvann Varslings;*og*kontaktliste*ved*beredskap 5

6 7 Ledelse Målbilde(og(strategi Ledelsens(ansvar(og(oppgaver Ekstern(rapportering 8 Innkjøp.og.mottak Mottak(av(smolt Mottak(av(fiskefôr Mottak,(larging(og(bruk(av(kjemikalier 9 Salg.og.utsendelse.av.produkt Salg(av(fisk Slakt,(pakking(og(lasting(av(fisk Sporbarhet( 10 Røkting Daglig(og(ukentlige(kontroll Logging(av(dødfisk(og(ensilering Logging(av(kjemikalieforbruk Logging(av(vannverdier(og(tester 11 Fiskehelse Daglig(overvåking(av(fisk,(sykdomstegn,(vannkvalitet 12 Teknisk.vedlikehold Rutine(for(test(av(alarmsystem Rutine(for(test(av(beredskapssystemer((eks.(aggregater) Kontroll(og(kalibrering(av(fôrsystemer Rutine(for(teknisk(vedlikehold(og(service Selskapets kvalitetssystem INPUT PROCESS vil i praksis også fungere som IK system. Systemet har sin styrke i at alle produksjonsprosesser kan legges opp i systemet og rutiner, mål, beredskap og ansvar kan knyttes til hver enkelt prosess. Rapportering ifm. IK plan, tiltak og forbedringsmuligheter skal være tema på månedlige leder- og ansatte møter. Selskapet skal arbeide for kontinuerlig forbedring og risikostyring. Daglig leder er ansvarlig for selskapets IK plan og system. Disse skal være fult implementert og det skal være gitt nødvendig opplæring før selskapet går i drift med fisk i anlegget. 6