VEDLEGG TIL DRØFTINGSNOTAT PROSEDYRE ARBEIDSMILJØUTVALG 1. Prosedyrens hensikt Beskrive ansvar og oppgaver for arbeidsmiljøutvalgene (AMU) i henhold til lovens krav og kommunens interesse. 2. Målgruppe og ansvar Rådmannen i Sandefjord kommune har ansvar for at AMU fungerer etter lovverket og at AMU medlemmer har nødvendig opplæring. Det er en målsetting at AMU med underutvalg fungerer som sentrale utvalg i HMS-arbeidet. Leder i AMU har ansvar for innkalling til og gjennomføring av AMU møtene. AMU medlemmer har ansvar for å bidra til at rutinen blir fulgt. 3. Organisering, valg, sammensetning og opplæring AMU struktur i Sandefjord kommune Sentralt AMU (SAMU) overordnet AMU for hele Sandefjord kommune Kommunalområde AMU (KAMU) ett AMU for hvert kommunalområde KAMU for kommunalområde helse, sosial og omsorg. KAMU for kommunalområde oppvekst og kunnskap. KAMU for kommunalområde næringsutvikling og eiendom. KAMU for kommunalområde kultur, friluftsliv, by- og stedsutvikling. KAMU for kommunalområde miljø og plansaker Innen kommunalområdene kan det enkelte steder være aktuelt å opprette lokale HMS utvalg (HMSU) som underutvalg av KAMU. Sammensetning Arbeidsgiverside og arbeidstakerside skal hver ha 4 representanter i utvalget med stemmerett. Nye medlemmer i AMUene velges/utpekes før årets første AMU-møte. Arbeidsgiverrepresentanter: Rådmann skal være en av representantene i SAMU. Kommunalsjef skal være en av representantene i KAMU for sitt kommunalområde. Øvrige tre representanter til hvert av AMUene utpekes av arbeidsgiver. Arbeidstakerrepresentanter: Sentralt hovedverneombud (SHVO) skal være en av representantene i SAMU. Kommunalområdets hovedverneombud (KHVO) skal være en av representantene i KAMU. Øvrige tre representanter utpekes av arbeidstakerorganisasjonene etter bestemmelsene i Hovedavtalen Del B 6 og forskrift om organisering, ledelse og medvirkning 3-10.
Andre medlemmer: Representant fra HR- og organisasjonsavdelingen deltar i SAMU og KAMU, og deltagelsen er uten stemmerett. I SAMU har representanten sekretærfunksjon. Representant fra kommunens bedriftshelsetjeneste er medlem i SAMU og KAMUer uten stemmerett. Alle AMU-medlemmer skal ha stedfortreder, og disse utpekes/velges på samme måte som faste AMU-medlemmer. Medlemmer i AMU velges for to år om gangen. Dersom et utvalgsmedlem slutter i virksomheten, trer stedfortreder inn for resten av valgperioden. Leder i AMU velges for ett år om gangen, vekselsvis av arbeidsgiverens og arbeidstakernes representanter. Valget gjøres før årets første AMU møte. Lederen velges blant medlemmene i AMU og av representantene for den parten som skal ha lederen i kommende periode. Den parten som har lederen, velger nestleder for samme periode. AMU kan innkalle andre personer til å delta på møtene etter behov. Disse vil da ikke ha stemmerett. Alle medlemmer og stedfortredere i AMU skal ha opplæring (grunnkurs i arbeidsmiljø). Som hovedregel bør ikke opplæringen være eldre enn ti år. 4. AMUs oppgaver Arbeidsmiljøutvalgene skal virke for gjennomføring av et fullt forsvarlig arbeidsmiljø i virksomheten. Utvalget skal delta i planleggingen av verne- og miljøarbeidet, og nøye følge utviklingen i spørsmål som angår arbeidstakernes sikkerhet, helse og velferd. SAMU fastsetter arbeidsoppgaver og beslutningsmyndighet for KAMU, jfr. bestemmelser i forskrift om organisering, ledelse og medvirkning 3-14. For øvrig gjelder forskriftenes regler om arbeidsmiljøutvalg også for KAMU. Følgende fordeling av arbeidsoppgaver foreslås for SAMU og KAMU. Der det opprettes lokale HMS-utvalg som underutvalg av KAMU, er det KAMU som fastsetter arbeidsoppgaver og beslutningsmyndighet for dette utvalget. SAMUs oppgaver: Samordne HMS-arbeidet i Sandefjord kommune og legge føringer for arbeidet i KAMUene. Opprette underutvalg som skal behandle særskilte områder som IA-arbeid og AKAN arbeid. Underutvalgene er rådgivende for arbeidsmiljøutvalget. SAMU kan likevel vedta at de enkelte underutvalg skal ha en viss avgjørelsesmyndighet. Underutvalgene utarbeider forslag til IA-handlingsplan og AKAN handlingsplan som fremlegges SAMU, og orienterer for øvrig om aktivitet innen feltene, f.eks. analyse av sykefraværet og antall akansaker Behandle spørsmål om bedriftshelsetjeneste og den interne vernetjenesten for kommunen. Delta i å utarbeide overordnet handlingsplan/årshjul for HMS-arbeidet. Behandle overordnede planer av vesentlig betydning for arbeidsmiljøet, for eksempel rasjonalisering, arbeidsprosesser og forebyggende vernetiltak. Behandle spørsmål om opplæring og arbeide for at de ansatte får innsikt i arbeidsmiljøspørsmål og søke deres medvirkning i verne- og miljøarbeidet. Behandle etablering og vedlikehold av virksomhetens systematiske HMS-arbeid (internkontroll). Utarbeide årsrapport til administrasjonsutvalget og arbeidstakernes organisasjoner. Årsrapporten skal inneholde fakta om utvalget og hovedpunkter i arbeidet. 2
Utarbeide årshjul for både SAMU og KAMU. Følgende aktiviteter kan være aktuelle for både SAMU og KAMU: o Behandle overordnet HMS årshjul/handlingsplan o Behandle AKAN årsberetning og AKAN-handlingsplan o Behandle IA mål- og handlingsplan. o Behandle BHT-handlingsplan o SAMU: Behandle årsberetning fra SHVO. KAMU: behandler årsberetning fra KHVO. o Behandle rapport om resultat og oppfølging av medarbeiderundersøkelsen o Behandle rapportering av aktivitet i HMS-årshjul/HMS-plan (dette kan være gjennomføringsgrad av vernerunder, medarbeidersamtaler, risikovurderinger m.m.) o Behandle årlig HMS-internkontrollrapport o Behandle årsrapport fra KAMU, og utarbeide årsrapport med fakta om utvalget og hovedpunkter i arbeidet til administrasjonsutvalget og arbeidstakernes organisasjoner. KAMUs oppgaver Inndele kommunalområdet i verneområder. Delta i å utarbeide handlingsplan/årshjul for HMS-arbeidet i kommunalområdet, basert på overordnet handlingsplan fra SAMU. Behandling av bygningsmessige arbeider og andre planer som kan få vesentlig betydning for arbeidsmiljøet. Behandle helse- og velferdsmessige spørsmål knyttet til arbeidstidsordninger. Gjennomgå rapporter om yrkessykdommer, arbeidsulykker, tilløp til ulykker. Det skal søkes å finne årsaker og se til at arbeidsgiver iverksetter tiltak som hindrer gjentakelse. Utarbeide årsrapport til SAMU, med fakta om utvalget og hovedpunkter i arbeidet. Følge opp tildelt årshjul fra SAMU med behandling av saker gjennom året i hht dette. Tilføye oppgaver i årshjulet som KAMU ser behov for, samt tildele evt. lokalt HMS utvalg årshjul/oppgaver. Oversikten over oppgavene til SAMU og KAMU er ikke uttømmende, men er basert på oppgavene beskrevet i Arbeidstilsynets publikasjon «383 Medvirkning og vernetjenesten» som omhandler oppgaver for AMU både nedfelt i AML og forskrift om organisering, ledelse og medvirkning. 5. Saksbehandling i AMU Alle arbeidstakere kan henvende seg til AMU (SAMU eller KAMU) og be dem ta opp saker. AMU tar ellers opp spørsmål etter oppgavene beskrevet i arbeidsmiljøloven og forskriftene for øvrig, på eget initiativ eller etter innspill fra vernetjenesten. Det skal gjennomføres fire møter i året for hvert utvalg. SAMU utarbeider årshjul for utvalgene på årets siste møte, med perioder for gjennomføring av møter i SAMU og KAMU. SAMU legger føringer for HMS-arbeidet, og har møter før KAMU. På årets første møte settes møteplan med datoer for hele året. Leder i utvalget leder møtene og har ansvar for agenda/sakslisten. Ved stemmelikhet har lederen dobbeltstemme. Representant fra HR og organisasjonsavdelingen er sekretær for SAMU, og bistår SAMU lederen med forberedelse av saker i AMU-årshjul og uthenting av statistikk over nøkkeltall. I KAMU utføres dette innenfor eget kommunalområde. De administrative oppgavene fordeles på følgende måte: 3
AMU-leder sender varsel om AMU til medlemmer og stedfortredere senest tre uker før møtet, med frist for innsending av saker til agendaen. AMU-leder sender agenda til medlemmer og stedfortredere senest en uke før møtet. Sammen med agenda sendes saksdokumenter og referat fra forrige møte. Til SAMU sendes også referat fra siste møte i de ulike KAMUene. Til KAMU sendes siste referat fra SAMU. Sekretær skriver referat og sender dette til medlemmer og stedfortredere på høring senest en uke etter møtet, med en ukes frist for tilbakemelding. Det skal fremgå tydelig i referatet hva som er konklusjonen, hvem som har ansvar for oppfølging og frist for gjennomføring. Sekretær lagrer referat i AMU-mappe på et fellesområdet, slik at disse er tilgjengelig for alle ansatte. AMU leder utarbeider forslag til årsrapport før årets første AMU-møte. Medlemmene i AMU har taushetsplikt om personlige forhold og opplysninger som kan utnyttes av andre til næringsvirksomhet (forretningshemmeligheter). Taushetsplikten gjelder ikke når det er gitt samtykke eller når det er nødvendig for å informere berørte arbeidstakere om ulykkes- eller helsefare. AMU skal først og fremst fungere som et rådgivende organ overfor arbeidsgiveren i de saker som fremlegges i utvalget. At AMU skal «behandle», innebærer at det skal være en løpende dialog mellom arbeidsmiljøutvalget og arbeidsgiveren. Arbeidsgiveren pålegges en plikt til å fremlegge visse saker for arbeidsmiljøutvalget, og arbeidsmiljøutvalget har til gjengjeld en korresponderende plikt til å behandle sakene det får forelagt, så fremt de ligger innenfor arbeidsmiljøutvalgets ansvarsfelt, dvs. så lenge saken dreier seg om de ansattes helse, miljø eller sikkerhet. Arbeidsmiljøutvalget kan fatte vedtak i arbeidsmiljøspørsmål når det gjelder «konkrete tiltak til utbedring av arbeidsmiljøet», og når det gjelder gjennomføring av arbeidsmiljøundersøkelser «for å klarlegge om det foreligger helsefare». For å kunne fatte vedtak i disse spørsmålene må utvalget finne det «påkrevet for å verne arbeidstakernes liv eller helse» og vedtaket må ligge «innenfor rammen av bestemmelsene gitt i AML med tilhørende forskrifter». Vedtaket skal være basert på en forsvarlig saksbehandling, og det skal ha et saklig formål og ikke virke urimelig, og dessuten må det kunne kreves at det er proporsjonalitet mellom mål og middel. 6. Agenda i SAMU og KAMU Leder i SAMU utarbeider agenda for AMU-møtet i samarbeid med representant fra HR og organisasjonsavdelingen, på bakgrunn av innkomne saker. Leder i KAMU har ansvar for å utarbeide agenda for KAMU. Dette brukes som utgangspunkt for agendaen: 1. Godkjenning av agenda, referat fra forrige møte og referat fra SAMU/KAMU. 2. Oppfølging av nøkkeltall a. Sykefravær b. Yrkessykdommer og skader, ulykker, nestenulykker/hendelser, HMS-avvik c. Overtid, turnover 3. Status HMS-plan/årshjul og mål/strategi 4. Bedriftshelsetjenesten; status handlingsplan og rapporter 5. Planer med betydning for arbeidsmiljøet. Informasjon fra arbeidsgiver og arbeidstakerne. 6. Innkomne saker 7. Vedlegg (foreløpig ikke utarbeidet) MAL for innkalling og agenda 4
MAL for referat 8. Eksterne referanser Orientering om medvirkning og vernetjenesten: http://www.arbeidstilsynet.no/binfil/download2.php?tid=77736 5