SAKSFREMLEGG Saksnr.: 13/4110-1 Arkiv: 033 &20 Sakbeh.: Bjørn-Atle Hansen Sakstittel: ORGANISERING NORDLYSBADET ALTA KF Planlagt behandling: Formannskapet Kommunestyret Administrasjonens innstilling: Kommunestyret oppløser Nordlysbadet Alta KF gjeldende fra 31.12.2013. Nordlysbadet blir en del av den kommunale organisasjonen, og underlegges organisatorisk Oppvekst og kulturtjenestene Saksutredning: Bakgrunn: Under Kommunestyrets behandling av K-sak 1/13 Administrativ organisering, vedtok Kommunestyret følgende: Vurdere kommunale foretak som AS eller som en del av den kommunale organiseringen Høring/merknader: Styret i Nordlysbadet Alta KF behandlet i sak 12/2013 spørsmålet om fremtidig organisering av Nordlysbadet, og vedtok følgende: Styret slutter seg til daglig leder sine foreløpige vurderinger av fordeler og ulemper ved dagens organisering. Styret er av den oppfatning av at dagens modell med KF er mest hensiktsmessig. Styret ber om å få rådmannens vurdering til uttalelse før saken fremmes for Kommunestyret Økonomiske konsekvenser:
I forhold til dagens organisering som KF er Alta kommune tungt inne i driften av Nordlysbadet Alta KF. Selskapet har behov for et årlig tilskudd fra Alta kommune på 9 10 mill. Tilskuddsbehovet er avhengig av antall besøkende og nivået på husleiekravet fra eiendomsselskapet. Ved overgang til å bli en ordinær kommunal virksomhet vil driftskostnadene bli omtrent som i dag, bortsett fra at kjøp av tjenester fra Alta kommune vil bortfalle. I tillegg vil kommunen spare styrerhonorarer. I 2013 er det budsjettert med kr 65.000,- i styrehonorar. Alta kommune har fakturert Nordlysbadet Alta KF for utførte tjenester av regnskap, lønn og budsjett på 0,2 mill pr år. Prisen har ikke vært indeksregulert siden oppstarten. Høsten 2012 ble det foretatt en gjennomgang av ressursbruken for å ivareta lønn, regnskap og div. rapporteringskrav. For å utføre alle de nødvendige tjenestene vil det medgå ca en 80% stilling. Den prisen som Nordlysbadet har betalt hittil, dekker ikke kostnadene for de tjenestene som utføres av lønns- og regnskapsavdelingen. Alta kommune har meldt til styret at det vil komme en prisøkning. Ny avtale er foreløpig ikke inngått. Nordlysbadet er ikke en egen juridisk enhet, men det foreligger likevel et krav om eget selvstendig regnskap iht. regnskapsforskriftene. Alle funksjoner er i dag manuelle, dvs alle typer bilag produseres manuelt, og registreres manuelt inn i regnskapet. Hittil er det ikke investert i moduler i økonomisystemet for firma Nordlysbadet, slik at de kan få elektronisk faktura, tilgang til ehandel, statens krav til levering og mottak av EHF-faktura, til webløsninger for utfakturering, for fraværsregistrering, månedsrapporteringer osv. Statens krav til elektroniske tjenester gjelder også for KF ene, da de juridisk er underlagt kommunen. Skal Nordlysbadet fortsatt være organisert som et KF vil det måtte komme engangskostnader for å tilrettelegge økonomisystemet, i tillegg til de ordinære driftskostnadene. Størrelsen på disse engangskostnadene vil fort beløpe seg til ca kr 200.000,-. Ved å være organisert som en virksomhet i kommunen, vil Nordlysbadet automatisk få full tilgang til alle disse funksjonene, uten at det påløper ekstra kostnader. For 2013 er det budsjettert med kr 300 000,- for ovennevnte tjenester. Det er signalisert fra kommunen at direkte kostnader vil beløpe seg til ca kr 400 000,- Faktiske revisjonskostnader i 2012 var på kr 31 000,-. Mest sannsynlig vil også disse kostnadene bli prisjustert. Det å få effektivisert også disse tjenestene, vil medføre at indirekte kostnader, sett i forhold til at ressurser kan frigis fra unødvendig manuelt arbeid til viktigere oppgaver også for de ansatte i badet. Etter rådmannens vurdering er den økonomiske situasjonen for Nordlysbadet den største utfordringen. Det er derfor viktig at kostnader, som ikke vil medføre redusert tilbud som for eksempel reduksjon av åpningstider og lignende, vurderes kuttet. Dersom Nordlysbadet blir en del av den kommunale organisasjonen, vil dette medføre at direkte kostnader på ca 0,5 mill bortfaller.
Vurdering: Daglig leder i Nordlysbadet Alta AS har gitt en skriftlig tilbakemelding til rådmannen vedrørende fremtidig organisering. Denne tilbakemeldingen er behandlet av styret, jfr vedtak i sak 12/2013. Rådmannen velger i det følgende å gjengi hovedelementene i tilbakemeldingen: I sak 1/2013 vedtok Kommunestyre at rådmannen skulle fremme sak for kommunestyret der en skulle vurdere kommunale foretak enten organisatorisk som AS eller som en virksomhet i den kommunale organisasjonen. Rådmannen har bedt om innspill fra Nordlysbadet på ovennevnte. Utgangspunktet for driften av Nordlysbadet bør være: Mest mulig effektiv og rasjonell drift Sikrer sikkerhet for gjestene Ivaretar bygg og utstyr Ivaretar de ansatte på en trygg og god måte Utvikle drifta/anskaffe attraksjoner som kan bidra til et høyt og stabilt besøk med god økonomi Kortest mulig beslutningsvei Driften av Nordlysbadet har vært organisert som et kommunalt foretak med eget styre direkte underlagt Kommunestyret. Driften skal skje i h.h.t vedtektene Kommunestyret har vedtatt. Den daglige driften har vært ledet av daglig leder som rapporterer direkte til styret gjennom månedlige styremøter. Følgende anses som fordeler ved dagens organisering: Styret er tett på daglig leder Kort vei for beslutninger fattes og iverksettes Styret er tett på driften og kan bidra overfor daglig leder med innspill Kort beslutningsvei til kommunestyrets endelige vedtak Ulemper med dagens organisering: Rådmannen har ikke styringsmuligheter annet ved å gi vedtak utsettende virkning om han ønsker saken fremmet for Kommunestyret. Dog skal det sies at Nordlysbadets ledelse har hatt ett godt samarbeid med rådmannen og hans stab. KFet må betale for kommunale tjenester som andre sektorer ikke må betale for. Organisering som et AS synes ikke å være hensiktsmessig. All den tid driften av Nordlysbadet ikke vil kunne gå med overskudd med den husleie som løper, er det uhensiktsmessig å organisere driften som et AS. I tillegg vil dette kunne få betydning for allerede fradragsført mva ifm. oppføringen av Nordlysbadet. Da er det kun alternativet som en virksomhet underlagt et av tjenesteområdene i kommunen som er et reelt alternativ.
Fordeler/ulemper ved å være organisert som en virksomhet i kommunen: Ulemper: Lengre beslutningsvei fra daglig leder til Kommunestyret. Om Nordlysbadet blir en virksomhet underlagt et tjenesteområde så vil det bli lengre beslutningsvei til endelig vedtak er fattet. Økt byråkrati om en kommunalleder skal være overordnet daglig leder, og deretter rådmannen. Fordeler: Besparelse økonomisk da styrehonorar og kjøp av tjenester bortfaller Tilgang til alle kommunale støttefunksjoner uten å måtte avklare dette på forhånd i hvert tilfelle. Uansett om en velger denne organiseringen så må virksomhetene ha klart definerte oppgaver, ressursrammer og fullmakter og må tilføres nødvendige ressurser, støttefunksjoner og kompetanse på alle nivåer. Det finnes således både fordeler og ulemper uansett organisering. Hva man vurderer som viktigst blir utslagsgivende for hva man velger. Rådmannens vurderinger: Begrunnelsen for at Nordlysbadet Alta KF ble opprettet var ønsket om å få til en så effektiv og profesjonell drift som overhode mulig. Formålet med KF et er svømmeopplæring, mosjon, rekreasjon og rehabilitering. Nordlysbadet sitt hovedformål er videre drift av leide lokaler i Nordlysbadet AS. Foretaket har herunder ansvar for utleie, salg, vedlikehold, tilsyn samt badevaktoppgaver. Etter rådmannens vurdering er badeanlegget drevet på en tilfredsstillende måte frem til i dag. Daglig leder og styret har hatt fokus på effektiv drift, og har siden starten tatt ned bl.a. lønnskostnadene betydelig. Det vil alltid være en avveining mellom bemanning og sikkerhet. At det skal være trygt for brukerne å oppholde seg i Nordlysbadet, prioriteres over alt annet. Inntektssiden og tilskuddsbehovet er helt avhengig av antall brukere og innretningen av brukere. Rådmannen er usikker i forhold til hva som vil være den beste driftsformen for Nordlysbadet i fremtiden. Ved overgang til å bli en kommunal virksomhet vil det medføre en besparelse på ca 0,5 mill. Nordlysbadet vil da få full tilgang til alle kommunale tjenester, og daglig leder kan bruke mer tid på selve kjernedriften. Utfordringen som rådmannen ser kan bli spørsmålet om badet som en kommunal virksomhet vil få samme fokus og oppfølging. I dag er det styret i Nordlysbadet som er delegert myndighet til å følge opp driften jfr. vedtektene. Som kommunal virksomhet vil det være Hovedutvalget for Oppvekst og kultur. Alle ansatte i foretaket er kommunale tjenestemenn og ansatt i Alta kommune. En endring av organisasjonsform vil derfor ikke ha noen konsekvenser for de ansatte. Kommunestyret har myndighet til både å opprette og avvikle kommunale foretak.
Etter en totalvurdering av fordeler og ulemper med dagens driftsform, har rådmannen landet på at driften av Nordlysbadet for fremtiden bør bli en kommunal virksomhet underlagt Oppvekst og kulturtjenestene. Alta, 6. mai 2013 Bjørn-Atle Hansen Rådmann