45. Styreperioden 2012-2014 Protokoll fra styremøte nr. 9/2012-2014 mandag 20.06.2013 kl 17:00 på Hove Leirsenter, Tromøy. Tilstede var: Kirsten Borge Gunnar Høygilt Tonje Berger Ausland Julie Sundsdal Nærdal Siri Marie Gundersen Roy Tømte Svein Lien Forfall: Anne Blakstad Trond Kristensen Styreleder Varamedlem Org.sjef Nestleder Følgende sakliste foreligger (Saksnr = saksnr for styreperiode 2012-2014, sakstype: A=Beslutningssak, B=orienteringssak) 81. B Omvisning på idrettsleiren og leirmiddag sammen med leirledelsen og deltakerne 82. A Innkalling og referat fra sist møte 83. B Referat og orienteringssaker 84. A Regnskap pr 30.05.2013 85. A Arbeid med politisk påvirkning mot valget 86. A Særkretstilskudd 2014 87. A Kretstinget våren 2014. Sted og tid 88. A Godkjenning av avtale med Idrettsfinans AS 89. A Beslutte tildeling av støtte til klubber/kretser etter søknader pr 1. juni 90. A Oppfølging av handlingsplan 2012-2014 91. A Representasjonsoppgaver 92. A/B Eventuelt
46 S i d e Sak 95 (B): Omvisning på idrettsleiren Styret takker leiren v/karete for flott omvisning og middag Sak 96 (A): Innkallingen og referatet fra sist møte Innkallingen til møte nr 9-2012-2014 og referatet fra møte nr 8 godkjent. Innkallingspapirene blir heretter scannet som ett enkelt-dokument sammen med alle vedlegg, og levert på mail som PDFdokument. Sak 97 (B) Referat og orienteringssaker 47/13 14.05: Styremøte og eiermøte i Atletica. Svein 48/13 15.05: Besøk på Sør Amfi av Kulturminister Hadja Tajik. Svein 49/13 21.05: Møte med Evje & Hornnes Kommune og repr fra idretten i kommunen 50/13 24.05: Siste møtet i utvalget vedr ny regionplan for fysisk aktivitet, idrett og friluftsliv. Svein 51/13 28.05: Styremøte i Atletica. Svein 52/13 01.06: Agder og Rogaland Skikrets ting på Hovden. Tonje representerte kretsen 53/13 03.06: Anleggsbefaring av NFIF på Lunderød Stadion. Svein 54/13 04.06: Møte med kontrollkomiteen i AAIK. Kirsten + Svein 55/13 05.06-06.06: Saksbehandler- og utdanningsseminar i Molde. Stein + Svein 56/13 13.06: Veiledersamling for veiledere i Aust- og Vest-Agder. Stein (arrangør), Julie, Gunnar og Svein 57/13 14.06: Personalfest sammen med Idrettsfinans. 58/13 17.06: Møte med A-Agder fylkeskommune vedr friidrettshallen i Grimstad. Svein sammen med Sørild og Ugland Eiendom AS 59/13 17.06: Styremøte Atletica. Svein 60/13 1 klubbesøk. Stein 61/13 Status AS 365 62/13 Status ApD 63/13 Status KIA 64/13 Status friidrettshall Grimstad 65/13 Postliste Vedlegg 97-1
47 S i d e Referatsakene 47/13 til 65/13 tas til orientering. Sak 98 (A) Regnskapsoversikt og balanse pr 30.05.2013 Vedlagt følger regnskapsoversikt og balanse pr. 30.05.2013 Av vedlagte regnskap fremkommer et driftsresultat før ekstraordinære poster (inklusive finans) på pluss kr 1 626 534, mot budsjett på kr 978 917 Resultat i 2012: minus kr 150 116. Hovedårsaken til det store avviket er tidligere innbetaling av tilskudd enn beregnet og senere utbetaling av særkretstilskuddene. Avvikene i detalj kommenteres i møtet. Vedlegg 98-1 Vedlegg 98-2 Vedlegg 98-3 Regnskap og balanse pr 30.05.2013 tas til etterretning Sak 99 (A) Arbeid med politisk påvirkning mot valget Det er viktig at alle idrettskretsene har en god plan på hvordan vi arbeider med idrettspolitiske saker frem mot valget i september. Vi deltar med ungdomsgruppe på Hove fredag 9. august og lørdag 10. august i sentrum. Arendals Turnforening blir med oss med airtrack-aktivitet. Lørdag 25. august er aktivitetsdag for hele norsk idrett. Vi satser på en aktivitetsdag i Arendal sentrum med våre aktuelle stortingsrepresentanter. Org.sjef tilskriver representantene ift å stille opp den dagen. Andre ativiteter for å få oppmerksomhet: Trial-oppvisning m.m, profilerte lokale utøvere, AAIK styret, idrettsledere. Org.sjef lager aktivitetsplan av de aktivitetene som ble vedtatt på møtet Sak 100 (A) Særkretstilskudd 2014 Svein har sendt ut anmodning til alle kretser om å melde tilbake i skjema hvordan tildeling av særkretstilskudd praktiseres ellers i landet. Vi har fått svar fra drøyt halvparten av kretsene, og vi ligger på en utbetaling til særkretsene på ca gjennomsnittet av disse. I møtet fremlegges rapportene fra de ulike kretsene, og styret diskuterer evt endringer ift dagens ordning. Det bør kanskje innkalles til et møte med alle særkretser/regioner der dette temaet debatteres, og hvor likheten mellom idrettskretsene tas opp. Saken behandles videre i august-møtet, hvor vi får presentasjon fra A-Agder Bedriftsidrettskrets v/arild Larsen. Hvis mulig arrangeres det et møte med særkretser/regioner i forkant av neste styremøte, slik at disse også er hørt før beslutning tas. I tillegg tar org.sjef møte med org.sjefene i Vest-Agder og Rogaland for å diskutere gode ordninger for fremtiden.
48 S i d e Sak 101 (A) Idrettskretstinget 2014 Beslutning vedr sted og tid for idrettskretstinget må skje snart, slik at vi kan tilskrive og forespør aktuell vertskommune. Idrettskretstinget søkes avholdt 26. april 2014 i Lillesand kommune. Org.sjef tilskriver kommunens ordfører mtp vertskapsrollen til kommunen. Tinget arrangeres etter samme mønster som i 2012. Sak 102 (A) Godkjenning av avtale med Idrettsfinans AS Det er fremforhandlet et avtaleforslag mellom AAIK og Idrettsfinans AS som omhandler dekning av kostnader som Idrettsfinans påtar seg ved å behandle alle henvendelser om anleggsspørsmål i kretsen. Avtalen bygger på et tidligere vedtak om å betale inn kr 50 000 inkl mva pr år for denne tjenesten. Nytt forslag regulerer beløpet mot bruk av tid og kostnader Vedlegg 102-1 Avtalen godkjennes, og org.sjef signerer på vegne av AAIK Sak 103 (A) Beslutte tildeling av støtte til klubber/kretser etter søknader pr 1. juni 1. juni var frist for å søke om talent- og toppidrettsmidler og kompetansemidler. Org.sjef har behandlet søknadene, og foreslår fordeling av midlene, totalt kr 137 500. Vedlegg 103-1 Vedlegg 103-2 Forslått tildeling fra org.sjef effektueres etter samme kriterier og krav som ved tildelingen pr 1. desember 2012 Sak 104 (A): Oppfølging av Handlingsplanen/Aktivitetsplan Adm har oppdatert Aktivitetsplanen pr 13. juni. Adm har tanker om å arrangere en kompetansehelg i november 2013 (og årlig dersom det blir godt mottatt). Vi opplever å få liten oppslutning på våre kurs, og har erfaring med at andre kretser har suksess med å arrangere konsentrert kursvirksomhet over en helg der man arrangerer mange kurs parallelt, og deltakerne kan plukke ut de kursene/foredragene som er mest nyttige og verdifulle. Adm
49 S i d e ønsker dette tiltaket diskutert i styret, og ønsker deltakelse i prosjektgruppen fra medlemmer av styret og evt andre kompetente og interesserte. Vedlegg 104-1 Orienteringen vedr oppfølging av handlingsplanen tas til etterretning. Adm. arbeider videre med «Kompetansehelg AAIK». Aktuelle trekkplaster: Marit Breivik, Kjetil Grindheim, Jacob i turnforeningen, idrettspresidenten, evt generalsekretæren Sak 105 (A) Representasjonsoppgaver Åpning av kunstgressbanen i Valle 8. sep kl 11:30 Ingen så seg i stand til å representere i Valle Sak 106 (A/B) Eventuelt 106-1 Støtteerklæring til Idrettsstyret/leder NIF ifm Troms IK sitt utspill mht motstand mot OL 2022 Vi lar saken ligge uten henvendelse til idrettsstyret. Begrunnelse: Ro i saken er det beste. 106-2 Gjesteplassgaranti til elever som søker til VGS utenfor Aust-Agder. 3 utøvere fra Grimstad og Arendal har søkt AAFK om garanti for støtte til å gå på KKG idrett/fotball og svømming. Dette for å få det best mulige tilbudet innen sine idretter. Dette har kretsen støttet, men de har fått avslag fra AAFK. Gunnar og Svein har jobbet for å få omgjort vedtaket, men ikke nådd frem for disse tre utøverne. Imidlertid er det satt i gang en god prosess der ledelsen i AAKF har som mål å få til en god ordnien med VAFK fra og med neste skoleår Adm følger med i saken, og påvirker til gode løsninger etter beste evne 106-3 Forespørsel vedr interesse fra klubbene om regnskapstjenester.
50 S i d e Vi har hatt ute forespørsel til klubbene vedr tilbud om regnskapstjenester. Vi har fått ca 8-10 positive henvendelser som kan føre til avtaler, noe som vi er godt fornøyde med, og som gjør at vi arbeider videre med saken. Adm legger frem saken til beslutning i styremøtet 26. august Kirsten Borge Leder Trond Kristensen Nestleder