Ark.: Lnr.: 1876/08 Arkivsaksnr.: 08/364 Saksbehandler: Brit-Olli Nordtømme STYRINGSDIALOGEN - BRUKERRÅD PG DIALOGMØTE Vedlegg: Andre saksdokumenter (ikke utsendt): SAMMENDRAG: På bakgrunn av erfaringer med at brukerrådene ikke har fungert tilfredsstillende i Gausdal kommune, foreslås at brukerrådene reorganiseres slik at de utelukkende består av brukerrepresentanter. For å ivareta dialogen mellom enhetsleder, brukere, ansatte og folkevalgte, opprettes et nytt forum med benevnelsen dialogmøte. Kommunestyret velger 3 representanter til enhetenes dialogmøter. Det etableres brukerråd og dialogmøte for hver enhet. SAKSOPPLYSNINGER: Bakgrunn Kommunestyret vedtok 13.12.2007 Handlingsprogrammet 2008-2011 hvor det blant annet står: Brukerrådene er sammensatt av brukerrepresentanter, ansatte, tillitsvalgte og politikere. Ut fra erfaring med at brukerrådene ikke har fungert tilfredsstillende, er det vedtatt å foreta en revidering og reorganisering av brukerrådene. Nærmere retningslinjer for organisering, funksjon og rolle vil fremmes i løpet av januar/februar 2008. Dagens styringssystem og styringsdialog Gausdal kommune har siden 2003 endret sin styringsform. Fra tidligere å ha hatt hovedfokus på budsjett- og regelstyring, ble oppmerksomheten endret til å ha økt fokus på produktivitet, effektivitet og tjenestekvalitet. Dialog ble valgt som arbeidsform, - en metode som i økende grad benyttes av kommuner med henblikk på utvikling av kommunale tjenester. Den læring som skjer i dialogen gir folkevalgte viktig kunnskap om, og innsikt i hvordan de kommunale tjenestene fungerer. Kommunen har vedtatt å styre på et overordnet nivå. Kommunestyrets hovedmål for kommunen er beskrevet i et overordna styringskort, og balansert målstyring (BMS) er valgt som styringsverktøy. Dette er valgt for å kunne måle flere typer resultater, - økonomiske, kvalitative og kvantitative mål og resultater. Jf. Handlingsprogrammet 2008-2011. For å sikre at informasjon, resultater og dialog- og medvirkningsprosesser blir koblet til mål og budsjett på strategisk riktige tidspunkter, benytter kommunen et årshjul som fastsetter noen prinsipper for styring, og om når ulike oppgaver og prosesser skal gjennomføres.
Hensikten med styringsdialogen er at politikere og ledere får bedre innsikt i og kunnskap om brukernes syn på tjenestetilbudene, og at medarbeidere og tillitsvalgte gis anledning til å gi uttrykk for sine forventninger og hvordan de opplever situasjonen. Denne tilbakemeldingen er viktig for å videreutvikle tilbudene og tjenestekvaliteten. Dialogen blir derfor et sentralt element i den politiske styringen, og i samhandlingen mellom kommunen og lokalsamfunnet. Kommunens mål er å utvikle tjenestene i samspill med brukerne, og sikre at brukernes og innbyggernes behov står i fokus. Brukermedvirkning er også sentralt i forbindelse med balansert målstyring der målet er å flytte fokuset fra kun økonomiske resultater, til også å fokusere på kvaliteten i tjenesteproduksjonen. Styringsdialogen skal være preget av at alle parter som deltar opplever en likeverdig og maktfri samtale om dagens og framtidas tjenestetilbud. Ofte skjer en slik samtale på grunnlag av resultater fra bruker- og medarbeiderundersøkelser, KOSTRA-data og fysiske og økonomiske rammefaktorer. Medbestemmelsen kan skje i ulike fora som styrer, råd og utvalg. På grunnlag av en god og åpen dialog i kommunen vil dette danne grunnlag for innhold i de ulike styringsdokumentene. Kommunestyrevedtak 2003 Kommunestyret vedtok 25.03.2003 at det i tillegg til brukerundersøkelser skulle opprettes brukerråd. Brukerrådene på enhetene skulle være et sentralt element i styringsdialogen, og hensikten var å få enda tydeligere signaler fra brukerne om på hvilke områder tjenesten burde forbedres, og på hvilke områder det fungerte bra. Dette for å komme i en tettere dialog direkte med brukerne. Følgende brukerråd ble vedtatt opprettet: Alle skoler og barnehager, Forsettunet ett brukerråd, Follebutunet ett brukerråd, Bjørkvin og Flatland ett brukerråd hver, Rehabilitering, Kulturskolen, Voksenopplæringen og Sosiale tjenester to brukerråd, det ene for GAVO. Brukerrådene er knyttet til de tjenesteytende virksomhetene og organet er sammensatt av brukerrepresentanter, enhetsleder, politikere og ansatte/tillitsvalgt. Brukerrådene på enhetene skal være et sentralt element i styringsdialogen der hensikten er å få tydelige signaler fra brukerne om på hvilke områder tjenesten bør forbedres, og på hvilke områder det fungerer bra, - og gjennom det å signalisere en ønsket utvikling av tjenesten. Brukerrådene skal ha minst ett møte pr. år. Brukerråd mars - mai I forbindelse med dialogstyringen er det i kommunens årshjul lagt inn at hver enhet skal gjennomføre et brukerrådsmøte i perioden mars mai. Dette møtet skal ha følgende innhold: Informasjon om dagens prioriteringer og foregående års resultater Oppsummering av brukerundersøkelser Gi innspill til framtidige prioriteringer og satsingsområder Utvikling av kvaliteten på tjenestene Innspill om viktig verdier i virksomheten
Ikke personal- og klientsaker Brukerrådene trådte i kraft 01.04.2004. I tillegg ble følgende samarbeidsråd ble vedtatt opprettet: Barn og familie har samarbeidsråd med representanter fra for eksempel for barnevern, PPT, barnehage og skole, Sosialtjenesten har samarbeidsråd med representanter fra a-etat og trygdekontor og Landbruk har samarbeidsråd der blant annet alle tre kommunene er representert Samarbeidsråd brukes i de sammenhenger der enhetene er avhengig av samarbeid med andre enheter som kan ha meninger/oppfatninger om hvordan tjenesten blir utført. Noen av de samme problemstillingene som tas opp i brukerrådene tas også opp i samarbeidsrådene. Samarbeidsrådene trenger ikke komme i tillegg til allerede eksisterende samarbeidsfora som kretsteam, koordineringsmøter etc.. Samarbeidsrådene trådte i kraft 01.04.2004. VURDERING: Ordningen med brukerråd slik de ble vedtatt i 2003 har ikke fungert tilfredsstillende. Det har derfor vært behov for ny gjennomgang av prinsipper for brukerråd, og en klarere beskrivelse av roller, myndighet og oppgaver. Mange kommuner benytter i dag dialogstyring som prinsipp, og beskriver de mest sentrale dialogarenaene å være: Brukerråd ved hver enhet som består av brukerrepresentanter, og enhetsleder deltar og fungerer som sekretær. Detter brukerrepresentantenes forum. Dialogmøte ved hver enhet i perioden april/mai. Der deltar representantene i brukerrådet, enhetsleder, folkevalgte og ansatte/tillitsvalgt. Enhetsleder er ansvarlig for dialogmøtet. Dialogseminar holdes etter at dialogmøtene er gjennomført, og er kommunestyrets dialogforum. Der deltar kommunestyrets medlemmer, rådmann/kommunalsjefer, enhetsledere, hovedtillitsvalgte og evt representanter fra andre råd/utvalg. Brukerråd Gausdal kommune har også disse tre dialogfora, men når det gjelder brukerrådene så er de en blanding av både brukerråd og dialogmøte. Ut fra det politiske vedtaket i 2003 skal både folkevalgte og ansatte delta i de løpende brukerrådene på enhetene. Dette bryter med prinsipper for brukerråd der formålet er å styrke innflytelse og medvirkning for de som er brukere av tjenesten, eller for deres pårørende, når det gjelder prioriteringer og løpende drift. Deltakelse fra folkevalgte og ansatte kan legge bånd på hva brukerrådsrepresentantene vil uttale seg om, og vil på den måten ikke være det korrigerende og samarbeidende rådsorganet som enhetsleder bør ha for å utvikle en bedre og riktigere tjeneste. I 2003 ble det vedtatt at det skulle gjennomføres minst ett brukerråd i året. I Handlingsprogrammet 2008-2011, overordna styringskort, vedtok kommunestyret 13.12.2007 at det skulle gjennomføres brukerråd 4 ganger årlig. Erfaringer fra andre kommuner er at dersom innflytelse og medvirkning skal oppleves reell for brukerne, bør det legges opp til 3 4 møter årlig, hvorav ett av de fire brukerrådene kan erstattes med et
dialogmøte. Siden årshjulet legger opp til tertialvise rapporteringer vil det være mest naturlig at det gjennomføres tre brukerrådsmøter årlig. Ut fra kommunestyrets vedtak i 2003 skal det etableres brukerråd ved de såkalte tjenesteytende virksomhetene som skole, barnehage, pleie- og omsorg etc., mens enheter som eiendom, teknisk, plan m.fl. omfattes ikke av denne bestemmelsen. Det er noe ulik praksis på dette området i kommunene, men mange kommuner har vedtatt at det skal være brukerråd ved alle enheter. Det er like viktig at enheter som hovedsakelig yter interne tjenester også bør ha brukerråd. Dialogmøte Dersom dialogen mellom de ulike aktører skal ivaretas må det finnes dialogarenaer. Det er viktig at det tilrettelegges og organiseres slik at brukerrepresentantene får møte folkevalgte og ansatte. Dette har mange kommuner i dag løst ved at enhetene oppretter et forum som har benevnelsen dialogmøte. På dialogmøtet deltar brukerrådsrepresentantene, enhetsleder, tillitsvalgte og kommunestyrerepresentanter. Enhetsleder er ansvarlig for planlegging og gjennomføring av dialogmøtet. Dialogmøtene gir møtedeltakerne kunnskap og informasjon om enheten og tjenestekvaliteten, og bidrar til økt forståelse for de utfordringer den enkelte enhet har. Dialogseminar Dialogseminar er de folkevalgtes arena og gjennomføres en gang i året. Foruten ordfører og kommunestyrets representanter deltar rådmann, kommunalsjefer, enhetsledere og valgte representanter for råd/utvalg i Gausdal kommune. I henhold til kommunens årshjul skal dialogseminaret gjennomføres i juni måned, slik at overordna styringskort og økonomiske rammer for påfølgende år er klart tidlig på høsten. De prinsipper og den struktur som kommunen har utviklet for dialogseminaret synes å være tilfredsstillende og trenger av den grunn ingen revidering eller reorganisering. REORGANISERING AV STYRINGSDIALOGEN, - BRUKERRÅD OG DIALOGMØTE På grunnlag av ovennevnte beskrivelse av mål og hensikt med dialog og brukerinnflytelse foreslås det at Gausdal kommune reorganiserer brukerråd og etablerer dialogmøte. Kommuner vi har vært i kontakt med har gode erfaringer med å tydeliggjøre brukerrådene som rene brukerråd, slik at dialogen mellom brukere, folkevalgte, tillitsvalgte og enhetsleder organiseres som egne dialogmøter 1 gang årlig. Etablering av retningslinjer og prinsipper for brukerråd og dialogmøte er viktig for at disse skal fungere i henhold til mål og hensikt. I tilegg til bestemmelse om hvem skal være deltakere, er det viktig å beskrivelse av formål, myndighet, roller og oppgaver for b åde brukerråd og dialogmøte. 1. BRUKERRÅD
Det skal etableres et brukerråd ved hver enhet. Formål Formålet med brukerrådet er å styrke innflytelse og medvirkning for de som er brukere av tjenesten, eller for deres pårørende. I barnehager og skoler vil det være foreldre/foresatte og barn, i omsorgen for eldre vil det være brukerne av tjenestene og/eller pårørende. Utvikling av kvalitet i tjenestene er et viktig formål med brukerrådet. Et annet er å styrke tillit og dialog mellom tjenesten, brukere/pårørende og folkevalgte. Medlemmer Brukerrådene bør ha 5-7 medlemmer. De kan velges på brukermøter, som er et møte hvor alle brukere og pårørende er invitert til å delta for å velge brukerråd, eller det pekes ut medlemmer uten et slikt brukermøte. Det er viktig å få et mest mulig representativt brukerråd. Enhetsleder har ansvar for at det blir etablert brukerråd ved sin enhet. Myndighet Brukerrådet er et rådgivende organ. Rådet har ikke formell myndighet til å fatte beslutning som overstyrer enhetslederen. Brukerrådenes viktigste funksjon er å være medspiller og korrektiv for å utvikle den enkelte enhet. Brukerrådet skal på vegne av brukerne formidle forventninger, ønsker og ideer knyttet til tjenestens kvalitet og omfang. Det vil i denne sammenhengen være viktig å ha fokus på: Utvikling av kvaliteten på tjenesten Innspill om viktige verdier i virksomheten Se realistiske muligheter ut fra gårdagens resultater, dagens tilbud og prioriteringer for morgendagen. Ikke personal- og klientsaker Roller For at et brukerråd skal fungere i henhold til intensjonen er det viktig at det er klarhet i rollene: Brukerrepresentantene, - de er brukerrådets medlemmer. De er de sentrale aktørene som det skal lyttes til, - de skal oppleve å bli hørt. Brukerrådet skal ledes av en brukerrepresentant, og han/hun skal sette dagsorden på brukerrådets møter. Enhetsleder er sekretær, skal svare på spørsmål, gjøre rede for resultater/prioriteringer og være en aktiv lytter, være en støttespiller til brukerrådets leder og delta på alle brukerrådsmøtene. Skal ikke være en hovedperson som dominerer møtet. Oppgaver Dersom brukermedvirkning skal oppleves reell for tjenestemottakerne, er det viktig at det legges opp til minst tre møter i brukerrådet i løpet av året. I henhold til aktiviteter i kommunens styringshjul vil det være naturlig at brukerråd avvikles i følgende tidsrom: 1. April/mai, - Med bakgrunn i fjorårets resultater (årsmelding), status budsjett/regnskap og status prestasjonsplan for enheten kommer rådet med innspill til videre drift av enheten inneværende år.
Dette møtet kan også utvides til å være et dialogmøte, og i den sammenheng komme med innspill og prioriterte tilrådinger til kommunestyrets dialogseminar i juni (ønsker og forslag for neste budsjettår). 2. September/oktober, - Ut fra føringer i overordna styringskort og enhetens budsjettramme, kommer rådet med innspill til prioriteringer på enhetsnivå. Blir orientert om status for 2. tertial. Blir orientert om enhetens utfordringer og kommer med innspill til prioriteringer med utgangspunkt i overordna styringskort for kommende år. 3. Desember/januar, - Orientering om endelig budsjett. Presentasjon av og dialog knyttet til enhetens prestasjonsplan. Orientering om status for 3. tertial, - årets måloppnåelse og foreløpige regnskapstall vedr foregående år. 2. DIALOGMØTE Ved hver enhet skal det gjennomføres et dialogmøte i april/mai, - i forkant av dialogseminaret. Formål Formålet med disse møtene er å bringe synspunkter fra brukerrådene, enhetene og tillitsvalgte til folkevalgte og politiske organer, som grunnlag for prioriteringer i neste års budsjett og økonomiplan. Resultatene og innspill fra dialogmøtet inngår i kommunens plan- og budsjettarbeidet. Deltakere På dialogmøtet på enhetene deltar: Enhetsleder Plasstillitsvalgt 3 folkevalgte (representanter fra kommunestyret) Brukerrådets medlemmer Dette betyr at dialogmøtet blir en arena hvor brukerrepresentanter, folkevalgte, enhetsleder og tillitsvalgte møtes til dialog. Denne deltakelsen vil gi godt innblikk i den enkelte enhet. I Gausdal kommune vil det bli 2-3 dialogmøter for hvert kommunestyremedlem, og det viktig at de folkevalgte blir deltakere på ulike enheter. Myndighet Dialogmøtet er et rådgivende organ som kan komme med innspill til kommunestyrets dialogseminar etter vedtatte retningslinjer Roller Deltakerne vil inneha ulike roller, og det er viktig at den enkelte deltaker er seg dette bevisst. De ulike rollene beskrives slik: Brukerrepresentantene, - de er brukerrådets medlemmer, og de sentrale aktørene som det skal lyttes til, - de skal oppleve å bli hørt.
Leder av dialogmøtet er fortrinnsvis leder i brukerrådet, - alternativt enhetsleder Enhetsleder skal i samarbeid med leder i brukerrådet planlegge og framskaffe informasjon om enheten med utgangspunkt i fjorårets måloppnåelse, økonomi, medarbeider- og brukerundersøkelser og resultater 1. tertial. Enhetsleder skal svare på spørsmål, gjøre rede for resultater/prioriteringer og være en aktiv lytter. Skal sørge for at det blir skrevet referat. Sekretæren refererer dialogen, innspill og forslag til prioriteringer. Egen referatmal benyttes, og referatet sendes til nærmeste overordnede. Plasstillitsvalgt skal gjøre rede for resultater fra medarbeiderundersøkelsen og medarbeidernes situasjon. For øvrig være en aktiv lytter og svare på spørsmål. Kommunestyrets medlemmer deltar på dialogmøtet i de enhetene de er tildelt. Deres rolle er å være en aktiv lytter og stille spørsmål. Oppgaver og retningslinjer Dialogen og drøftingene baseres på tema på bakgrunn av blant annet fjorårets resultater fra brukerundersøkelsene, medarbeiderundersøkelsene, årsmelding og budsjett. Sammen blir det viktig å få fram styrker og svakheter ved dagens virksomhet. På dialogmøtet blir det viktig å ha fokus på følgende: Drøfte resultatene enheten oppnådde foregående år Drøfte hvordan disse resultatene kan brukes til forbedringer inneværende og neste år Få innsikt i enhetens tjenester og virksomhet for øvrig, - og utvikle gjensidig tillit og respekt Gi tilrådinger om mål og prioriteringer for enheten, og innspill til dialogseminaret når det gjelder kommunenivået Retningslinjer for gjennomføring av dialogmøtet: Deltakerne har før møtet fått innkalling og relevant informasjon om enheten. Møtet har en tidsramme på maks. 2 timer. Møtet ledes av enhetsleder Enhetsleder orienterer om virksomheten og oppnådde resultater siste budsjettår relatert til budsjettet/målene i styringskortet. Videre de utfordringer virksomheten har framover. Plasstillitsvalgt orienterer om medarbeidernes situasjon. Leder av brukerråd orienterer om brukernes erfaringer med enheten og tjenestetilbudet Dialog omkring de aktuelle utfordringer for virksomheten og kommunen. Dialog om hvilke områder/tiltak som bør prioriteres i den videre utvikling og drift av virksomheten Oppsummering og prioritering av forslag til dialogseminaret Det skal skrives møtereferat fra dialogmøtene etter en standardisert referatmal. Referat fra møtet sendes til ordfører, og de blir grunnlagsdokumenter for politiske drøftinger og prioriteringer på kommunestyrets dialogseminar i juni. Innspillene fra alle brukerrådene presenteres på dialogseminaret i juni, og sammen med annen informasjon danner dette grunnlag for prioriteringer for neste år. Forslagene til dialogseminaret i juni må være konkrete og håndgripelige. Egen mal for oppsummering/referat fra dialogmøtet benyttes.
Administrasjonen foreslår at det gjøres følgende vedtak: Styringsdialogen i Gausdal kommune reorganiseres i tråd med saksutredningens beskrivelse av deltakere, formål, roller, myndighet og oppgaver slik: Det etableres ett brukerråd for hver enhet Det skal gjennomføres 3 brukerråd årlig Brukerrådene er sammensatt av brukerrepresentanter Det etableres ett dialogmøte ved hver enhet, og dialogmøtet gjennomføres i april/mai måned Dialogmøtet består av brukerrådsrepresentantene, enhetsleder, tillitsvalgte og 3 kommunestyrerepresentanter Ordfører i samråd med gruppelederne foretar en fordeling av kommunestyrets medlemmer til de enkelte enheter Ny ordning med brukerråd og dialogmøte gjøres gjeldende fra 01.04.08 Dialogseminaret gjennomføres etter samme opplegg og mal som tidligere Styringsdialogen, som består av brukerråd, dialogmøte og dialogseminar evalueres i løpet av 1. kvartal 2010 Administrasjonen utarbeider en håndbok om styringsdialogen, der blant annet nye prinsipper og beskrivelser av brukerråd og dialogmøte tas inn. Håndboka sendes enhetene og kommunestyrets medlemmer innen 15.04.08