Årsplanlegging med folkevalgte Økonomiplanen og årsmeldingen Bjørn Arthur Brox, Agenda Kaupang AS
Problemstilling: Hvordan lage gode styringsdokumenter i kommunen? Hva er målet med dokumentene? Hva er virkemidlene? Spalten i Kommunal Rapport 2001-2013 «Budsjett-testen» høst/vinter «Årsmeldingstesten» vår/sommer 429 kommuner med samme oppgaver
Styringsproblemet Må være profesjonelle Må dokumentere resultater Risiko: Oppgavene forsvinner? Administrasjonen må ta ansvar Hvordan få med politikerne? Økonomiplan: avtale med politikerne om hva adm. skal utrette Årsmelding: klarte vi det? Nei eller ja.
Krav til dokumentene: Økonomisk kontroll: Ikke bruke mer enn du har Målstyring: Få noe igjen for pengene Enkelhet: Vanlige folk skal bruke dokumentene
Økonomisk kontroll Sunn økonomi Netto driftsresultat over 3% Netto lånegjeld under 50% Disposisjonsfond 10% Vurdere risiko og risikoevne Langsiktig planlegging 4 år Befolkningsprognoser Effektiv drift Sammenligne enhetskostnader
Målstyring Konkrete mål (hvor vil vi?) Tjenestekvalitet (karakterer, saksbehandlingstid, vannkvalitet) Gjennomføre prosjekter (tid, kostnad, kvalitet) Politiske/viktige mål Langsiktige mål Resultater (Hvor er vi?)
Enkelhet Ikke mer enn 50 sider? Ikke fremmedord og fagspråk Tjenester, ikke driftsenheter Skal ha styringsverdi Alternative løsninger
Karakter til kommunene Økonomisk kontroll 4 Målstyring 2 Enkelhet 2 Samlet vurdering 3 De største kommunene er flinkest Flinke: Nedre Eiker, Asker, Bærum
Problem 1: Politikerne mangler Administrasjonen finner på målene selv Planene blir for detaljerte Må jobbe med mål i kommunestyret? Må skille mellom politiske mål og administrative tiltak for å nå målene Må legge til rette for politisk styring Utredninger Alternative løsninger
Problem 2: Ettnivå-kommunen Myndighet er delegert til enhetslederne Rådmannen tar finansene Egne mål for hver enhet Ser ikke skogen for bare trær (grunnskolen) Må jobbe med tjenestene Må skjule enhetene for politikerne Må bruke Kostrafunksjonene
Problem 3: Kortsiktig Stor vekt på årsbudsjettet Kopierer årsbudsjett til økonomiplan Dropp årsbudsjettet Legg vekten på det 4.året Mål for alle årene
Økonomiplan Bærum 2012-2015
Budsjett 2012-2015 Måsøy
Problem 4: Ingen klar status Vet ikke hvor vi er Lite vekt på resultater Slurvete årsmelding Ingen sammenligning med andre kommuner Bruk Kostratallene Bruk nasjonale prøver Lær av nabokommuner, delta i nettverk
Eksempel: Klar status i Sortland
Eksempel Kostra-sammenligning
Problem 5: Uklare mål Tomme slagord «lykkelige barn» Fromme ønsker «best i landet» Uforpliktende for administrasjonen Må være konkrete Må proritere
Mål for grunnskolen-larvik
Problem 7: Ingen mål Økonomiplanen dreier seg bare om budsjettet Forteller om tjenestene uten å stille krav uten å fortelle om resultater Vanlig i krisekommuner
Problem 8: Lite sammenheng Kommunestyret: Kommuneplanen Rådmannen: BMS Etatene: Statlige krav til tjenestene Målene kolliderer og spriker Må prioritere/redusere antall mål Må sørge for å nå målene
Sørreisa ÅM 12, ØP13-16 Grei økonomistyring Ingen målstyring Kort
Sørreisa, Økon. kontroll Økonomisk kontroll, krav Netto driftsresultat >3% Netto lånegjeld <50% ÅM 12 HP 2013-16 s 7 3,5 %, 8,6 mill kr, mål 4 % S 7: langsiktig gjeld 99 % S 4 «ikke overskudd/buffer» s 29: Netto dr res 13-16= 5,1 mill=2 %, S 15 MVA-komp feil? S 13 Status 98%, ikke budsjettert utvikling. Kostra sier 90% Dispfond >10% S 8: 7 mill Kostra; 3% Ingen beregning Risikovurdering Rentesikring Ikke behandlet. Investere lite? Langsiktighet 4 år Ingen. År 2-4 er kopi av år 1 Nøkkeltall presenteres Netto dr.res, netto gjeld, finansutg, likv. Gjeld % og finansutgifter % Tall for andre kommuner Effektivitet S 8 «effektiv struktur» Ingen Konserntall Ingen, Ingen
Sørreisa, lavt kostnadsnivå
Sørreisa, ingen målstyring Tema ØP 2013-16 ÅM 12 Mål? S 3: 8 temaer i kommuneplanen Konkrete mål Sykefravær 8,7% Ingen andre konkrete mål S 23«styrke leseferdigheter» S 13 levere regnskap 15.2. Store mål Ingen konkrete «fremtidige utfordringer» Langsiktige mål 4 år Klar status Ingen konkrete S 7 «gode skoler» Ingen Hvor gode er skolene? Ingen konkrete S 2 «har gjort jobben» S 19: «som planlagt» s 20 ikke gjennomført tilsyn S 26 ingen avvik BPA S 30 utlån 3,2 bok /innb S 13 Sykefravær 6,7% S 16 «oppløftende 5.kl»
Sørreisa, enkelhet Tema ÅM 12 HP2013-16 Tjenesteorientert 5 rammeområder OK 6 rammeområder OK Enkelt språk Greit språk. Fint med bilder (uklare) Greit språk. Enkelt budsjett Styringsinformasjon Ingen sammenligning med andre kommuner. Ingen Kostratall Vanskelig når målene mangler Ikke for lang Kort melding 33 sider. Kort 31 sider Alternative løsninger Ingen valgmuligheter
Folketallet
Nordreisa ÅM 2012- ØP 2013 Økonomisk kontroll: Uklar Målstyring: Flott utvikling Enkelhet: Eksperimentell
Nordreisa, Økon. kontroll 2013 Økonomisk kontroll, krav Netto driftsresultat >3% ÅM 12 HP 2013-16 Ikke nevnt. Kostra: 3,1% Resultat 5-10 mill kr Netto lånegjeld <50% Disposisjonsfond >5% «Lånegjeld 461 mill kr, halvparten selvfin» Kostra sier 87% Kr 0 Kostra sier minus 1% Ikke budsjettert Ikke budsjettert Risikovurdering Ingen Renterisiko, 140 mill fastrente Langsiktighet Uklart Nøkkeltall finans Ingen Ingen Effektivitet Ingen. Kostra sier dyre elever Mange nøkkeltall Kostra Blir de brukt i budsjettet?
Nordreisa, revolusjon målstyring Tema ÅM 12 HP 13-16 Mål? S 7 Uklare mål, noen få 125 mål, for mange? Konkrete mål S 11 Sykefravær 8 % S 11 «øke pensjonsalderen» 125 mål Store mål Læringsutbytte? Mange kvalitetsmål: skole, barnevern, vann, brann Langsiktige mål 4 år Klar status S 6 Viktige Kostratall s.11 sykefravær 10,8% Nasjonale prøver? Ingen Ingen status for måltallene Urealistiske mål: Nasj prøver nr 350 Barnevern 45% fristbrudd Mange Kostratall, løst koplet til målene.
Resultater nasjonale prøver: ikke OK Nr 350 siste 5 år Nr 346 siste år 2012 Trinn 5 Kommune Nordreisa Gje nnomsnitt a v MN-snitt Kolonne e tike tte r Rade tike tte r 2008 2009 2010 2011 T ota lsum Sørkjosen skole Nordreisa 1,8 1,8 Storslett skole Nordreisa 1,7 1,8 1,6 1,9 1,7 Rotsundelv barne- og ungdomsskole Nordreisa 1,5 1,5 T ota lsum 1,7 1,8 1,6 1,9 1,7
Nordreisa, enkelhet Tema ÅM 12 HP2013-16 Tjenesteorientert Enkelt språk Styringsinformasjon Lite. Mest vekt på driftsenhetene Ikke greit. Hver enhetsleder har skrevet sitt stykke Ikke bra. S For mye detaljer. For mye sutring. Overordnet analyse mangler. Meget tjenesteorientert For vanskelige figurer, bare tabeller. Ingen tekst! Nøkkeltall Kostra Sammenligning med andre Tiltak i budsjettet Ikke for lang For lang 80 sider Ca 50? Ingen sidetall Alternative løsninger Ingen alternative løsninger, men tiltak kan tas bort.