Konkurransegrunnlag for for kjøp av Verktøy for avvikshåndtering For levering til Miljødirektoratet Saksnummer: 2014/6623 1
1 OPPDRAGET OG ADMINISTRATIVE BESTEMMELSER... 3 1.1 Om Oppdragsgiver... 3 1.2 Oppdragsgivers kontaktperson... 3 1.3 Anskaffelsen gjelder... 3 1.4 Tidsplan... 4 2 KRAV TIL LEVERANDØRENE... 4 2.1 Kvalifikasjonskrav... 4 2.2 Krav til dokumentasjon... 4 2.3 HMS-egenerklæring... 4 3 KRAV TIL YTELSEN OG TILDELINGSKRITERIER... 5 3.1 Kravsspesifikasjon/leveransebeskrivelse... 5 3.1.1 Generelt om leveransen... 5 3.1.2 Gjennomførings- og leveringstidspunkt... 5 3.1.3 Kontrakt... 5 3.2 Tildelingskriterier... 5 4 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN... 6 4.1 Anskaffelsesprosedyre... 6 4.2 Krav til tilbudet og innleveringssted... 6 4.3 Tilbudsfrist... 6 4.4 Vedståelsesfrist... 7 4.5 Tildeling av kontrakt og begrunnelse... 7 5 VEDLEGG... 7 2
1 Oppdraget og administrative bestemmelser Miljødirektoratet inviterer til konkurranse om anskaffelse av verktøy for avvikshåndtering. 1.1 Om Oppdragsgiver Miljødirektoratet er et direktorat under Klima- og miljødepartementet med ca. 700 ansatte i Trondheim og Oslo. Statens naturoppsyn er en del av direktoratet med over 60 lokalkontor. Miljødirektoratet har sentrale oppgaver og ansvar i arbeidet med å redusere klimagassutslipp, forvalte norsk natur og hindre forurensning. Våre viktigste funksjoner er å overvåke miljøtilstanden og formidle informasjon, være myndighetsutøver, styre og veilede regionalt og kommunalt nivå, samarbeide med berørte sektormyndigheter, være faglig rådgiver og bidra i internasjonalt miljøarbeid. For mer informasjon, se miljødirektoratet.no. 1.2 Oppdragsgivers kontaktperson Navn : Morten Mørch Telefon : 916 72 501 E-postadresse : morten.morch@miljodir.no Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver enn nevnte kontaktperson. 1.3 Anskaffelsen gjelder Miljødirektoratet skal anskaffe et verktøy til intern bruk innen avviks- og hendelseshåndtering. Behovet er knyttet til krav og forventninger om: systematisk avvikshåndtering og kontinuerlig forbedring i tråd med kvalitetsstyring i henhold til ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 og ISO 27001:2013 - gjelder avvik på prosesser, systemer, produkter, skade på materiell osv. - gjelder også forbedringsforslag uten direkte opphav i et avvik systematisk håndtering av uønskede hendelser, ulykker og nestenulykker innen HMS. systematisk håndtering av sikkerhetstruende hendelser innen sikkerhetsstyring. Miljødirektoratet ønsker å ha en ordinær tilnærming til avvikshåndtering, og ønsker standard programvare uten behov for omfattende tilpasninger og med et enkelt brukergrensesnitt. 3
Tilbudet skal foruten avvikssystemet omfatte bistand til installasjon, opplæring samt support over en periode på minst 4 år. Miljødirektoratet legger iht. ovenstående til grunn at anskaffelsens verdi inkludert support i 4 år ikke vil overstige kr 500 000 eks mva. 1.4 Tidsplan Planlagt uke Aktivitet 24 Invitasjonen sendt til tilbydere/konkurranse ble kunngjort 31 Tilbudsfrist fredag 1. august, kl. 14.00 32 Eventuelle forhandlinger 33 Tilbudsevaluering og valg av tilbud 34 Kontraktsinngåelse 34 Oppstart av kontrakt 2 Krav til leverandørene 2.1 Kvalifikasjonskrav Krav til leverandøren: Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatte- og merverdiavgiftsinnbetaling. Leverandøren skal ha erfaring fra minimum 3 tilsvarende leveranser i løpet av de 3 siste årene. 2.2 Krav til dokumentasjon Tilbudet skal inneholde: Skatteattest for merverdiavgift fra skattefogden og skatteattest for skatt utstedt av kemner/kommunekasserer, ikke eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen. Beskrivelse av leverandørens 3 mest relevante oppdrag i løpet av de siste 3 årene. Beskrivelsen må inkludere angivelse av oppdragets verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon og e-post.) Referanser vil kunne bli kontaktet ved behov for klargjøring av oppdragets relevans. Det er likevel slik at det er leverandørens ansvar å dokumentere relevans gjennom beskrivelsen. 2.3 HMS-egenerklæring Den tilbyder som får tildelt kontrakten forplikter seg til å undertegne en HMS-egenerklæring senest ved kontraktsinngåelse. 4
3 Krav til ytelsen og tildelingskriterier 3.1 Kravsspesifikasjon/leveransebeskrivelse 3.1.1 Generelt om leveransen Det vises til kravspesifikasjonen i kontraktens bilag 1 for nærmere beskrivelse av skalkrav(s), viktige-krav(v), og bør-krav(b). Mangel av oppfyllelse av et skal-krav vil medføre avvisning. 3.1.2 Gjennomførings- og leveringstidspunkt Avvikssystemet bør kunne være i drift innen fire uker etter kontraktsinngåelse. 3.1.3 Kontrakt Avtaleforholdet vil bli regulert av vedlagte kontraktsvilkår, Statens standardavtale(ssa-k lille) med bilag. 3.2 Tildelingskriterier Tildeling av kontrakt skal skje på basis av hvilket tilbud som er det mest økonomisk fordelaktige ut ifra følgende kriterier: KRITERIUM Kvalitet i tilbudt løsning VEKT VURDERINGSTEMA 0.5 Vurderingen baseres på utfylt kravspesifikasjon (inklusive vedlegg) i kontraktens bilag 2, hvor følgende tema vil bli evaluert: - Tekniske egenskaper, jmf pkt 2.1 - Administratorfunksjonalitet, jmf pkt 2.2 - Generelle funksjonelle egenskaper, jmf pkt 2.3 - Funksjonalitet for registrering, jmf pkt 2.4 - Funksjonalitet for saksbehandling, jmf pkt 2.5 - Funksjonalitet for oppfølging, jmf pkt 2.6 Samlet kostnad 0.25 Vurderingen baseres på sammenstilling av priser for anskaffelse av lisenser, installasjon og opplæring, samt support i fire år. Utfylt prisskjema i kontraktens bilag 7. Leveransekvalitet 0.25 Vurderingen baseres på utfylt kravspesifikasjon(inklusive vedlegg) i kontraktens bilag 2, hvor følgende tema vil bli vurdert i uprioritert rekkefølge: - Opplæring, jmf pkt 2.7 - Leveranseplan, jmf pkt 3.1 - Test og godkjenning, jmf pkt 3.2 - Tilbudt kompetanse, jmf pkt 3.3 - Support, jmf pkt 3.4 5
Ved evaluering av kvalitet legges leverandørenes oppfyllelse og besvarelse av krav i kravspesifikasjonen til grunn. Skal-krav(S) er minstekrav og må være oppfylt. Meroppfyllelse av skal-krav vil bli honorert. Viktige krav(v) vil bli tillagt høy betydning, mens bør-krav(b) vil bli tillagt mindre betydning under evalueringen. 4 Regler for gjennomføring av konkurransen 4.1 Anskaffelsesprosedyre Konkurransen reguleres av lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Denne anskaffelsens anslåtte verdi er under den nasjonale terskelverdi på kr 500 000 ekskl. mva. Konkurransen er kunngjort i DOFFIN (Database for offentlige innkjøp) som en forenklet kunngjøring. Konkurransen gjennomføres etter forskriftens alminnelige bestemmelser (del I) og de bestemmelsene som følger av dette konkurransegrunnlag. Leverandøren oppfordres til å gi sitt beste tilbud. Dersom det foreligger tilstrekkelig antall gyldige tilbud ved frist for innlevering, kan det bli aktuelt å gjennomføre forhandlinger med maksimalt tre leverandører før endelig tildeling av kontrakt. Rangering av tilbudene før forhandlinger vil bli basert på kriteriene i punkt 3.2. 4.2 Krav til tilbudet og innleveringssted Tilbudet skal leveres på norsk og i lukket og merket forsendelse. Tilbudet skal merkes «Anbudskonkurranse tilbud på verktøy for avvikshåndtering» Ved innlevering skal det følge med et tilbudsbrev (følgebrev) som skal være datert og signert av bemyndiget person hvor det skal tydelig fremgå: Virksomhetens navn Adresse Organisasjonsnummer Kontaktperson med e-postadresse og telefonnummer Eventuelle forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet. Tilbudet skal leveres til: Navn: Miljødirektoratet Adresse: Postboks 5672 Sluppen, 7485 Trondheim Att: Morten Mørch Det er ikke tillatt å levere tilbud pr e-post. 4.3 Tilbudsfrist Tilbudsfrist er satt til 1. august 2014, kl. 14.00. Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen. For sent innlevert tilbud vil bli avvist. Dette gjelder også om forsinkelsen skyldes tredjepart (posten, budfirma, etc.). 6
4.4 Vedståelsesfrist Leverandørene er bundet av tilbudet til 1. oktober 2014, kl. 12.00. 4.5 Tildeling av kontrakt og begrunnelse Gjenværende leverandører som har deltatt i konkurransen vil få en skriftlig tilbakemelding om hvem oppdragsgiver vil inngå kontrakt med og begrunnelse for valget. 5 Vedlegg Vedlegg 1: Bilag til kontrakt med kravspesifikasjon og prisskjema Vedlegg 2: Generelle kontraktsvilkår Vedlegg 3: HMS - egenerklæringsskjema 7