STJØRDAL KOMMUNE Arkiv: 211 Arkivsaksnr: 2008/4266-1 Saksbehandler: Anne Røddesnes Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Formannskapet Kommunestyret SLUTTREGNSKAP - INVESTERINGSPROSJEKTER BYGG Rådmannens forslag til innstilling: 1. Kommunestyret godkjenner de framlagte sluttregnskap slik de fremgår i tabell pkt II i sammendrag for følgende prosjekter: Brannsikring skolebygg (ansvarsnummer 422962) Halsen u-skole rehabilitering (ansvarsnummer 422967) Elvran skole (ansvarsnummer 422970) Halsen barneskole paviljonger (ansvarsnummer 422972) Hegra barne- og ungdomsskole (ansvarsnummer 422978) Midlertidige barnehager (ansvarsnummer 422995) Storkjøkken Sutterøy (ansvarsnummer 423928) Distriktsmedisinsk senter (ansvarsnummer 423931) Brannsikring omsorgsbygg (ansvarsnummer 423923) Utskifting PCB-holdige armaturer (ansvarsnummer 420911) Brannsikring bibliotek/kino (ansvarsnummer 424918) 2. Kommunestyret godkjenner at avviket kr 4.977.210,- finansieres slik det fremgår av pkt III i sammendrag med bruk av: statstilskudd kr 558.600,-, rammelånsbevilgning barnehager 2006 kr 120.380,-, ekstraordinære vedlikeholdsmidler kr 200.953,-, ubundne investeringsfond kr 1.573.344,- og ubrukte lånemidler kr 3.729.414,-. Netto overskudd for disse 11 prosjektene kr 1.205.481,- tilbakeføres ubrukte lånemidler og brukes til finansiering av andre prosjekt. Sammendrag: I. Innledning Rådmannen ved Etat Teknisk Drift legger frem sluttregnskap for 11 investeringsprosjekter som er ferdigstilt i 2006-2007. Totalt bevilget beløp til prosjektene er 127,4 mill. kr, mens prosjektregnskapene avsluttes med en total prosjektkostnad på 132,4 mill. kr. Dvs et negativt avvik på 5 mill.kr som hovedsakelig skyldes etableringen av storkjøkkenet på Sutterøy, uforesatte kostnader ved
rehabiliteringen av Halsen u-skole, samt ikke forutsatt kjøp av inventar og takreparasjoner ved Distriktsmedisinsk senter. Viser til redegjørelse for hvert enkelt prosjekt under saksopplysninger. II. Økonomisk oversikt Prosjekt Regnskap Budsjett Avvik 422962 Brannsikring skolebygg 1 360 543 1 400 000 39 457 422967 Halsen u-skole rehabilitering ** 58 819 562 56 000 000 (2 819 562) 422970 Elvran skole 30 574 858 31 530 000 955 142 422972 Halsen barneskole paviljonger 13 639 507 13 500 000 (139 507) 422978 Hegra barne- og ungdomsskole 700 953 500 000 (200 953) 422995 Midlertidlige barnehager 678 980 - (678 980) 423928 Storkjøkken Sutterøy * 11 588 911 9 500 000 (2 088 911) 423923 Brannsikring omsorgsbygg 1 473 102 1 500 000 26 898 423931 Distriktsmedisinsk senter 11 837 010 11 500 000 (337 010) 420911 Utskifting PCB holdige armaturer 1 700 345 1 790 000 89 655 424918 Brannsikring bibliotek/kino 23 439 200 000 176 561 Totalt 132 397 210 127 420 000 (4 977 210) *I budsjettet er det kalkulert kjøp av kommunal tomt til kr 950.000,-, men dette er ikke regnskapsført. **Innkalkulert kapitalkostnad/byggelånsrente kr 750.000,- i budsjettet, men dette er ikke regnskapsført. III. Finansiering Totalt avvik (4 977 210) Statstilskudd midlertidlige barnehager 558 600 Rammelånbevilgning til barnehager 2006 120 380 Invest.budsj ekstraordinære vedl.h midler 06/07 200 953 Bruk av ubundne investeringsfond (kapitalfond 2006) 1 573 344 Bruk av ubrukte lånemidler (note 14 i årsregn. 2007) 3 729 414 Ubrukte midler tilbakeføres ubrukte lånemidler -1 205 481 Sum 0 Saksopplysninger I henhold til økonomireglementets pkt 6.5 skal prosjektregnskapene avsluttes snarest mulig etter at bygget/anlegget er ferdigstilt og overtatt, eller senest 6 måneder fra det tidspunkt garantitiden utløper. Dog skal regnskapet avlegges senest ett og et halvt år etter at prosjektet er ferdigstilt. Det fremlegges nå sluttregnskap for 11 investeringsprosjekter hvor Etat Teknisk Drift har hatt ansvaret (vært byggherre) for realiseringen av prosjektene, og som er ferdigstilt i 2006 og 2007. Sluttregnskap for kommunaltekniske prosjekter ferdigstilt i samme periode rapporteres i forbindelse med den årlige prioriteringen av budsjettmidler til vei f.sak 120/08 den 12.06.08, vann- k.sak 73/08 og avløpsanlegg k.sak 74/08 den 19.06.08.
Bygg for Etat Oppvekst og kultur Brannsikring skolebygg (ansvarsnummer 422962) Vedtatt kostnadsramme 1,4 mill av investeringsbudsjett 2003, jfr. K.sak 105/02 den 12.12.02 Arbeidet med brannsikring av skolebygg er gjennomført i henhold til pålegg etter branntilsyn. Prosjektregnskapet viser en kostnad på kr 1.360.543,- som gir et positivt avvik på kr 39.457,- Halsen u-skole rehabilitering (ansvarsnummer 422967) Vedtatt kostnadsramme 56 mill kr jfr. K.sak 44/06 den 16.05.06. Prosjektet omfattet fullstendig rehabilitering av eksisterende bygg foruten et tilbygg, og ble gjennomført som bygningsmessig hovedentreprise med tekniske del-entrepriser. Skolen ble overlevert i september 2006. Ettårsbefaring er foretatt, og det meste av reklamasjonsarbeider utført. Eventuelle ytterligere reklamasjonsarbeider vil bli fulgt opp inntil garantiperioden utløper høsten 2009. Prosjektregnskapet viser en kostnad på kr 58.819.562,- som gir et negativt avvik på kr 2.819.562,-. Avviket skyldes større uforesatte utgifter knyttet til rehabiliteringen enn først antatt, noe det ble grundig redegjort for i forbindelse med tertialrapport 3-2006. Kostnaden på 58,819 mill kr for 4568 m² gir en pris på kr 12.876,- pr m² som er tilnærmet halv pris for en ny skole. Det ble i forbindelse med behandling av årsregnskapet 2007 (k.sak 33/08) vedtatt å dekke overforbruk kr 2.782.988,- ved bruk av ledige lånemidler, slik at det er kr 36.574,- som ikke er finansiert. Elvran skole (ansvarsnummer 422970) Vedtatt kostnadsramme 31,53 mill kr jfr. K.sak 97/06 den 12.10.06. Ny flott skole ble tatt i bruk 1. Juni 2007 etter en god fremdrift i prosjektet. Bygget har vannbåren varmeanlegg med energibrønner, og det er mottatt kr 36.800,- i tilskudd fra Enova til dette. Rådmannen er svært skuffet over det lave tilskuddsbeløp Enova har gitt, da det er betydelig lavere enn hva som var forventet. 1 års befaring er gjennomført i juni 2008. Den reelle kostnad for nyskolen er lavere i og med at prosjektregnskapet inkluderer relativt store kostnader knyttet til arbeid vedrørende forutsatt rehabilitering av gammelskolen, som det ble gått bort i fra. Prosjektregnskapet viser en kostnad på kr 30.574.858,- som gir et positivt avvik på kr 955.142,- Halsen barneskole paviljonger (ansvarsnummer 422972) Vedtatt kostnadsramme 13,5 mill kr jfr. K.sak 21/06 den 02.02.06. Renoveringsprosjektet har vært gjennomført som en totalentreprise og ble overlevert desember 2006. Ettårsbefaring er gjennomført i februar 2008. Prosjektregnskapet viser en kostnad på kr 13.639.507,- som gir et negativt avvik på kr 139.507,- Det ble i forbindelse med behandling av årsregnskapet 2007(k.sak 33/08) vedtatt å dekke kr 113.976,- ved bruk av ledige lånemidler, slik at det er kr 25.531,- som ikke er finansiert. Hegra barne- og ungdomsskole ombygging (ansvarsnummer 422978) Vedtatt kostnadsramme 0,5 mill kr jfr vedtak i Nemnda for bygg og eiendom sak 37/07 den 11.06.07. Ominnredning av lærerarbeidsplasser er utført. Arbeidet ble mer omfattende enn hva man hadde beregnet pga betongskjæring og innleie av elektriker. Prosjektet viser en kostnad på kr 700.953,- som gir et negativt avvik på kr 200.953,-. Dette ble rapportert ved behandlingen av tertialrapport 3/2007 for byggeprosjekt. Finansieringen gjøres ved bruk av investeringsbudsjettets ekstraordinære vedlikeholdsmidler 2006 og 2007.
Midlertidige barnehager (ansvarsnummer 422995) Dette prosjektet skulle finansieres av statlig tilskudd. Prosjektet viser en kostnad på kr 678.980,- og det er mottatt kr 558.600,- i statstilskudd som gir et negativt avvik på kr 120.380,-. Dette dekkes ved bruk av rammelånsbevilgning 2006 til barnehager. Tilpasningen for de midlertidige barnehagene ble mere arbeid enn forventet, bl.a utbedring av det elektriske anlegget ved Ljosheim. Dette ble rapportert ved behandlingen av tertialrapport 3/2007 for byggeprosjekt. Bygg for Etat Omsorg Storkjøkken Sutterøy (ansvarsnummer 423928) Vedtatt kostnadsramme 9,5 mill kr jfr. K.sak 21/06 den 02.02.06. Dette prosjektet ble vesentlig dyrere enn hva som ble forventet i utgangspunktet. Dette skyldes bl.a at det ikke ble foretatt en grundig og mer omfattende kvalitetskontroll av brakkeriggen på Tangen før beslutning om at den skulle brukes til nytt kommunalt storkjøkken ble gjort. Ved implementering ble det raskt klart at det meste av utstyret som fulgte med, både ventilasjon og kjøkken, enten måtte skiftes ut i sin helhet eller gjennomgås omfattende utbedringer. Også etter overtakelsen tilkom flere til dels vesentlige utgifter til reparasjoner og innkjøp av utstyr til kjølerom og fryserom, samt avtrekk fra vakumpakkeanlegg og tørrlager. Prosjektregnskapet viser en kostnad på kr 11.588.911,- som gir et negativt avvik på kr 2.088 911,-. Det ble i forbindelse med behandling av årsregnskapet 2006 (k.sak 25/07) vedtatt å dekke kr 1.573.344,- ved bruk av ubundne investeringsfond, og ved behandling av årsregnskapet 2007 (k.sak 33/08) vedtatt å dekke 503.580,- ved bruk av ledige lånemidler. Det er derfor kr 11.987,- som ikke er finansiert. Budsjettert tomtekostnad på kr 950.000,- er ikke belastet i regnskapet. Overskridelsene er for øvrig redegjort i Etat Teknisk Drift s tertialrapporter siden overtakelsen sommeren 2006. Brannsikring omsorgsbygg (ansvarsnummer 423923) Vedtatt kostnadsramme 1,5 mill av investeringsbudsjett 2003, jfr. K.sak 105/02 den 12.12.02 Arbeidet med brannsikring av omsorgsbygg er gjennomført i henhold til pålegg etter branntilsyn. Prosjektregnskapet viser en kostnad på kr 1.473.102,- som gir et positivt avvik på kr 26.898,- Distriktsmedisinsk senter (ansvarsnummer 423931) Vedtatt kostnadsramme 11,5 mill kr jfr. K.sak 58/06 den 22.06.06. Arbeidet med etablering av Distriktsmedisinsk senter startet i november 2006 og ble overlevert i mars 2007 etter noen hektiske uker med høy byggeaktivitet og flere utfordringer. I tillegg til opprinnelig planlagte arbeider, ble det gjennomført større utbedringsarbeider på taket innenfor avsatt ramme. Etat Omsorg var tydelig på at det ikke skulle innarbeides kostnader til inventar i budsjettet, da det var forutsatt å bruke brukt inventar. Derfor var løst og fast inventar ikke innkalkulert i budsjettet. Det ble i rådmannens ledermøte besluttet å anskaffe inventar som er belastet prosjektet og som gir overskridelse. Det er anskaffet inventar for 0,9 mill kr, så byggeprosjektet har egentlig et positivt avvik på over 1,0 mill. kr når det hensyntas kjøp av inventar og takreparasjon som ikke var forutsatt. Prosjektregnskapet viser en kostnad på kr 11.837.010,- som gir et negativt avvik på kr 337.010,- Det ble i forbindelse med behandling av årsregnskapet 2007(k.sak 33/08) vedtatt å dekke kr 328.870,- ved bruk av ledige lånemidler, slik at det er kr 8.140,- som ikke er finansiert.
Andre investeringer Utskifting av PCB holdige armaturer (ansvarsnummer 420911) Vedtatt kostnadsramme 1,79 mill kr jfr. vedtak i Nemnda for bygg og eiendom sak 46/04 og 47/04 den 29.11.04, sak 29/05 og 30/05 den 07.11.05 og sak 28/06 den 23.10.06. PCB-holdige kondensatorer skulle vært faset ut 01.01.05, jfr forskrift om begrensning i bruk av helse og miljøfarlige kjemikalier og andre produkter (produktforskriften) 3-1. Produktforskriften ble endret 01.12.04, slik at fristen for utfasing av PCB-holdige kondensatorer ble utsatt til 01.01.08. Arbeidene er avsluttet og prosjektregnskapet viser en kostnad på kr 1.700.345,- som gir et positivt avvik på kr 89.655,-. Brannsikring bibliotek/kino (ansvarsnummer 424918) Vedtatt kostnadsramme 0,2 mill av investeringsbudsjett 2003, jfr. K.sak 105/02 den 12.12.02 Arbeidet med brannsikring av bibliotek/kino er gjennomført i henhold til pålegg etter branntilsyn. Prosjektregnskapet viser en kostnad på kr 23.439,- som gir et positivt avvik på kr 176.561,-. Dette skyldes at mye av arbeidet er utført i egen regi og ført i driftsregnskapet. Vurdering Rådmannen legger frem sluttregnskap for prosjekter hvor total bevilget ramme var satt til kr. 127.420.000,-, mens prosjektkostnaden er blitt kr 132.397.210,-. Det vil si at sluttregnskapene for de 11 prosjektene som inngår i denne rapporten har et negativt avvik på kr 4.977.210,-. Avviket skyldes hovedsakelig etableringen av Storkjøkkenet, uforesatte kostnader ved Halsen u- skole og ikke forutsatt innkjøp av inventar og takreparasjon ved Distriktsmedisinsk senter. Dette er det redegjort for under hvert enkelt prosjekt. Mye av avviket er allerede dekket opp i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet 2007 (K.sak 33/08) ved bruk av ledige lånemidler. Rådmannen mener at prosjektene er gjennomført og styrt økonomisk på en god måte og til en fullt ut akseptabel kostnad, selv om tre av prosjektene fikk en del uforesatte utgifter i forbindelse med renoveringsarbeidet. Prosjektene er gjennomført i en periode med meget høyt aktivitetsnivå i byggebransjen. Kostnadsavvikene i denne rapporten er tidligere rapportert i tertialrapporter samt for Storkjøkkenet og Halsen u-skole er det lagt frem saker for kommunestyret. Administrasjonen mener at økonomireglementets rapporteringsplikt er overholdt. Det anbefales at sluttregnskapene godkjennes som fremlagt.