REISEREGNINGSMODUL BRUKERVEILEDNING Visma Travel Expense
BAKGRUNN På grunn av store endringer i våre systemer levert av Visma Unique må vi i gang med en ny reiseregningsmodul da den gamle ikke oppfyller de tekniske krav som de nye løsningene krever. Den nye reiseregningsmodulen heter Visma Travel Expense. Dette er en web basert løsning slik at du nå kan skrive reiseregning fra hvor som helst bare du har tilgang til internett. Visma Travel er en moderne reiseregningsmodul som ivaretar reglene som ligger i Statens reiseregulativ innland og utland. Du som reiser trenger ikke lenger å tenke på satser for kost, km godtgjørelse, trekk måltid osv. I dette systemet er det nok at du setter opp riktig tidspunkt for avreise og hjemkomst, setter en hake i måltid som er servert og systemet vil beregne riktig kost på bakgrunn av dine datoer og klokkeslett. Alle vil få tilsendt et brukernavn og passord fra Visma Travel. Modulen nås fra vår intranettside i tillegg til at den nås utenfra på følgende adresse: https://travel.myvisma.no/visma/logon?language=no Vår Firmaid er AR664.
Litt om systemet Visma Travel Expense håndterer Statens Reiseregulativ, og dette blir fortløpende vedlikeholdt ved regelendringer. Det betyr at programmet alltid er oppdatert i henhold til norsk lov og gjeldende regelverk. For å benytte programmet trenger du en nettleser, e-post og mulighet til å lese pdf-filer. Alt du trenger å fylle ut er hvor reisen gikk, hvor lenge du var der og hvilke utlegg du hadde, resten styres av Travel. Visma Travel Expense tillater elektronisk attestering og godkjenning. Etter dagens regelverk skal reiseregningen skrives ut og underskrives, alle bilag skal legges ved reiseregningen som sendes til den som skal attestere regningen. Etter attestajon og godkjenning skal underskrevet reiseregning med originale underbilag sendes til Økonomiseksjonen, Lønnsgruppa på vanlig måte.
Endre Passord Etter at du har mottatt et velkomstbrev fra Visma Travel Expense som inneholder Firma-id, brukernavn og passord. bør du endre ditt tildelte passord ved førstegangs innlogging. Dette finner du under menypunktet Endre passord. Krav til nytt passord er at det må være på minst 6 tegn og skal bestå av både tall og bokstaver. Spesialtegn godtas ikke. Firma-id eller brukernavn kan heller ikke benyttes som passord. Passordet kan selvfølgelig endres når man måtte ønske. Vær også oppmerksom på at det på innloggingsiden er et valg for Glemt passord, hvor du legger inn firma-id og brukernavn, hvis passordet er glemt. Mail sendes da til mailadressen med et nytt passord som er generert opp av systemet. REGISTRERING Det er en god hjelpfunksjon i valget veiledning Det er fire ulike registreringsmåter i Travel: Reise, Kjørebok, Utgiftsrefusjon og Dagdiett. Reise Ved føring av en vanlig reiseregning, velger du Reise fra menyen Registrering. På side 1 må Egen referanse, Formål, Sted, Avreise og Hjemkomst fylles ut. Dersom reisen er i utlandet, må du sette Nei til reise kun i Norge og legge inn Tilbake i Norge med dato og klokkeslett.
Det er viktig at datoer og tider fylles ut rett, slik at beregning av dietter og nattillegg blir utført korrekt av systemet. Det er også mulig å overstyre reisens kostnadsbærer/avdeling som reiseregningen skal belastes.
Side 2 er reisens innhold. Reisens innhold består av kjøring(godtgjørelse for bruk av eget kjøretøy), reiseutgifter(alle andre reiserelaterte utgifter), andre utgifter (ikke reiserelaterte utgifter), forskudd (utbetalt fra arbeidsgiver). Hvilke haker du setter på, avgjør hvilke bilder som kommer frem under registreringen. Neste valget fra side 2, f.eks. Kjøring. Her velger du aktuell Bilagstype fra nedtrekk. Alle felt med stjerne må fylles ut. Etter at alt er fylt ut trykk på knappen registrer og linjen legger seg ned og du kan eventuelt legge til ny bilagstype Dersom du benytter piltaster over eller under registreringsbildet, vil du komme til neste side for registrering av neste del av reisen.
Neste bilde her vil være kost og losji. Alle felt med stjerne må fylles ut. NB!! På grunn av reglene for momskompensasjon skal kostnaden for selve overnattingen (med lav mva sats) fylles ut her. Måltid på hotellet (for eksempel frokost) må føres under andre utgifter da det ikke gis momskompensasjon for dette.
Trykke på neste og bildet for måltidsfradrag kommer opp. Her skal du huke av for måltid som er servert/inngår i programmet. Trykk neste og du ser en oversikt over kostberegningen med fradrag av måltid. Systemet passer på at riktige satser blir brukt.
For døgn der alle tre måltider er dekt vil det i stedet for kostgodtgjørelse bli beregnet adminstrativ forpleining (bruspenger) automatisk. Du trenger ikke lenger passe på dette. Ved utenlandsreiser vil du også få en mulighet for å velge valuta. Her vil valutakursen som gjelder på reisedagen brukes. Du ser valutakursen nederst i bildet i tillegg til beløpet i norske kroner.
Når reisen er ferdig registrert, kommer du til en Avregningsside. Her vil du se hva som er godtgjørelser, utlegg, forskudd og tilgode, dvs en oversikt over hva som er registrert. Du vil også få informasjon om hvem som kan attestere aktuell reise. Hvis reisen er ferdig registrert og ser ok ut her, kan du velge å legge den rett til attestering før lagring. Hvis ikke kan du gå tilbake for å endre, for deretter å lagre. For å se alle registrerte transaksjoner, kan du velge Detaljer. Når du er ferdig trykker du knappen fullfør.
Etter at en reisen er ferdig registrert, vil denne ligge under Reiseoversikt. Her kan du endre reisene dine, og endre status på dem til Attester, slik at attestator for reisen vil få den opp under attestator-rutinen. Du vil også kunne se hvor langt en reise har kommet, om den ligger I arbeid, Til attestering, Til godkjenning eller som Godkjent. Når reisen er godkjent, vil den kunne utbetales på neste lønnskjøring.
For å endre status sett hake på den aktuelle reisen og trykk på knappen Endre status. Når reisen er sendt til attestering, skal reisen skrives ut og leveres attestator med underbilag fra reisen, i underskrevet stand. For å skrive ut må du sette hake på den aktuelle reisen og trykk på knappen skriv ut. Kjørebok Kjørebok er en enkel registrering av bilgodtgjørelse og andre kjøretillegg. Det er også mulighet for å registrere mindre reiseutgifter som bompenger og parkering. Bilagstypene under Bilagsgruppene Kjøring og Reiseutgifter kan hentes opp her.
Utgiftsrefusjon Dersom bruker skal ha refundert utlegg som ikke er direkte knyttet mot en reise, kan alternativet Utgiftsrefusjon benyttes. Eksempelsvis kjøp av rekvisita, utlegg ved presentasjoner osv. Bilagstypene under Bilagsgruppen Andre utgifter er valgene her.
Dagdiett Nyhet til versjon 4.32 av Visma Travel Expense er Dagdiett. Ansatte/brukere som er mye på reisefot, kan her registrere dagsdietter for en lengre periode, istedenfor å føre en komplett reiseregning pr. dag. Etter å ha registrert inn reise-perioden, kan bruker gå inn daglig å føre dagsdiett med eventuelle måltidsfradrag, uten å måtte gå gjennom veiviseren daglig. I tillegg til dagsdietter, kan man velge mellom bilagstypene i bilagsgruppene Kjøring og Reiseutgifter i denne rutinen. Attestere Alle brukere som er satt til brukergruppe Attestere vil få opp menypunktet Oppgaver Attestere. Her vil en attestator til en hver tid kunne gå inn og attestere tilgjengelige reiser. For å se på reiseregningen må du merke regningen og velg skriv ut. I fanen historikk vil du som attesterer kunne se reiseregninger som du har behandlet. Det genereres mail to ganger pr. uke om at det ligger reiser til attestering, dersom dette ikke er gjort. Huk av reiseregningen som skal attesteres, eventuelt Merk alle og trykk på knappen Attester, vil alle merkede reiser sendes til godkjenning. Attestator kan også velge Endre Status tilbake til I arbeid. Reisen blir da sendt tilbake til den som har registrert denne, med en mail om underkjent reise. Attestator kan da velge å legge inn en utfyllende beskrivelse av hvorfor reisen er underkjent.
Godkjenne Alle brukere som er i brukergruppen Godkjenne vil få opp menypunktet Oppgaver Godkjenne. En godkjenner vil til en hver tid kunne godkjenne reiser som ligger til godkjenning. Godkjenner huker av for de reisene som skal godkjennes, og må velge år og kjørenummer for godkjenningen. Deretter følger et bekreft-bilde for at den endelige godkjenningen skal finne sted. En godkjent reise kan ikke oppheves eller endres. En reise til godkjenning kan derimot settes tilbake til attestering, dersom godkjenner finner noe feil på denne. Etter at godkjenning av reisene har funnet sted, vil reisene ligge klar for å overføres til Visma Lønn/Visma Unique Ansatt for utbetaling.