Saksframlegg Ark.: 614 Lnr.: 3330/16 Arkivsaksnr.: 15/694-33 Saksbehandler: Kjell Skarstad VEDR. UTBYGGING FJERDUM SKOLE Vedlegg: 1. Tegninger av barneskolen som viser a. Planløsning slik den forelå i anbudsutsendelsen. b. Utomhusanlegg som viser trafikkarealer med parkering, slik det forelå i anbudsutsendelsen. 2. Tegninger som viser planløsning for midlertidige lokaler ved Engjom skule. SAMMENDRAG: Det er gjennomført konkurranse knyttet til utbygging av Fjerdum skole, der to tilbud ble levert innen fristens utløp. Ett av tilbudene viste seg å være mangelfullt, og måtte av den grunn avvises. Det andre tilbudet medførte totalt sett et høyere investeringsbehov enn vedtatt kostnadsramme. Som følge av dette, og med bakgrunn i manglende konkurranse, ble konkurransen avlyst. Kommunestyrets forutsetning, med formannskapets presisering, knyttet til «mest mulig bruk av tre» ser ut til å ha hatt en begrensende innvirkning på antall tilbydere i konkurransen. Det virker også som om entreprenørene som har rettet forespørsler vedrørende konkurransen anser en så vesentlig bruk av tre for å være kostnadsdrivende for dette prosjektet. For øvrig ser det ut til at opprinnelig fastsatt kostnadsramme er for lav uavhengig av forutsetningen om «mest mulig bruk av tre». Administrasjonen foreslår at kommunestyret modererer forutsetningen om bruk av tre og trematerialer i konkurransen. I tillegg bes det om en økning av kostnadsrammen til 119 mill. kr inkl. mva. Kommunestyret vil før sommeren 2016 få seg forelagt en sak knyttet til barnehagestruktur. I den forbindelse foreslås det å legge inn en opsjon i konkurransen knyttet til barnehagelokaler ved Fjerdum barnehage for å kunne omfatte også lokaler for barna ved dagens Myra barnehage. Samdrift av Fjerdum skole og Engjom skule iverksettes som forutsatt fra 01.08.2016.
SAKSOPPLYSNINGER: På det tidspunkt saklisten til kommunestyrets møte ble sendt ut, ble det vurdert at saksframlegget til kommunestyret ville inneholde opplysninger som var unntatt offentlighet. Lovhenvisningen var Offentleglova 23 og 13. Det er nå klart at de saksopplysningene som skal inntas i saken ikke er av samme karakter som det vi først forutså, og hele saksframlegget er dermed offentlig. VEDTAK I KOMMUNESTYRE OG FORMANNSKAP Kommunestyremøte 25.06.2015 Kommunestyret fattet følgende vedtak i forbindelse med planlegging av utbygging/ombygging av Fjerdum skole, sak 44/15: 1. Fjerdum skole bygges ut for å ivareta elever som per i dag tilhører Fjerdum og Engjom skolekrets. 2. Kommunestyret gir sin tilslutning til at hovedprosjektet for alternativ B igangsettes, med følgende endring: 1923-bygget rives og denne delen av bygningsmassen erstattes med nybygg. Dette medfører merkostnad på 7 mill som foreslås dekket med økt bruk av fond. 3. Det vedtas en kostnadsramme på kr 98,9 mill med slik finansering Andel momskomp: 19,7 mill Andel bruk av fond (likviditet) 20,6 mill Andel bruk av lån 58,6 mill Økte utgifter til skoleskyss og midlertidige lokaler i byggeperioden må innarbeides i driftsbudsjettet i økonomiplanen for årene 2016 og 2017. 4. Plantegninger for bygg og uteområde legges frem for formannskapet for godkjenning før konkurransegrunnlaget sendes ut. 5. Kommunestyret gir sin tilslutning til at nye Fjerdum skole blir oppført ved mest mulig bruk av tre og trematerialer. 6. Engjom skule legges ut for salg på det åpne markedet. Formannskapsmøte 24.11.2015 Plantegningene for bygg og uteområder ble presentert og godkjent for utsendelse. Formannskapsmøte 16.02.2016 I dette møtet ble det foretatt en nærmere orientering og drøfting med formannskapet for å få en avklaring på hvordan kommunestyrets vedtak om «mest mulig bruk av tre og trematerialer» skulle tolkes. Dette for å kunne stille krav til bruk av tre og trematerialer i konkurransegrunnlaget i tråd med kommunestyrets intensjoner. Det ble enighet om følgende hovedprinsipp: Bærende trekonstruksjoner over dekkenivå for kjeller/underetasje.
Etasjeskiller mellom 1. og 2. etasje i personalavdelingen, og over 1. etasje for del som dimensjoneres for evt. senere påbygg. Bindingsverk beskrevet i tre. Takkonstruksjoner. Fasader hvor hovedandelen er beskrevet med bruk av kledning i tre. Innvendige veggkledninger er beskrevet med noe bruk av brannimpregnerte finerplater. Saltak tekkes med ru takstein evt. Tretak valgfritt fra entreprenør. GJENNOMFØRTE ANBUDSKONKURRANSER Gjennomført konkurranse for midlertidige lokaler Engjom skule Anbudskonkurransen for midlertidige skolelokaler Engjom skule ble lagt ut på DOFFIN januar 2016, med frist for å levere tilbud 19.02.2016. Det ble en god konkurranse på anskaffelsen av midlertidige lokaler ettersom det kom inn fem tilbud på forskjellige forslag til løsninger. Løsningen ble tilbudt innenfor vedtatt budsjettramme for lokalene, med opsjon på utvidet leieperiode etter 1.1.2018. Valgt løsning inneholder 7 klasserom over 2 plan med tilhørende grupperom og toaletter. Ved en eventuell utvidelse av leieperioden etter 1.1.2018 med inntil f.eks. 6 mnd. vil budsjettrammen for midlertidige lokaler fortsatt være tilstrekkelig. Utbygging/ombygging av Fjerdum skole Anbudskonkurransen for utbygging/ombygging av Fjerdum skole ble lagt ut på DOFFIN/TED 25.02.2016, med frist for å levere tilbud 12.04.2016. Etter gjennomført anbudsbefaring 07.03.2016 ble fristen for innlevering av tilbud utvidet til 19.04.2016. Det ble innlevert to tilbud i konkurransen. Ett av tilbudene inneholdt forbehold og tilfredsstilte heller ikke krav i konkurransegrunnlaget, og tilbudet måtte derfor avvises. Det andre tilbudet medførte totalt sett et høyere investeringsbehov enn vedtatt kostnadsramme. Følgende framgår av konkurransegrunnlaget: Det gjøres særskilt oppmerksom på at byggherren har en investeringsramme for prosjektet, jf. punkt 0.3.0, og at konkurransen vil bli avlyst dersom tilbudene viser at det ikke vil bli mulig å holde seg innenfor denne rammen. Det tas videre forbehold om endelig godkjenning i kommunestyret for igangsetting. Som følge av dette og med bakgrunn i manglende konkurranse, ble konkurransen avlyst. Årsaker til at så få entreprenører la inn tilbud er, ut ifra de opplysninger administrasjonen har, knyttet til to forhold: Forutsetningen om bruk av tre i bærekonstruksjoner har blant annet vært en utfordring på grunn av store dimensjoner av eksempelvis bjelkelag.
Kostnadsrammen som kommunestyret vedtok gjenspeilet ikke i stor nok grad kommunestyrets forutsetning om «mest mulig bruk av tre». Konkurransen vil raskt kunne gjennomføres på nytt ved mindre justering av innholdet i konkurransegrunnlaget. Videre vil en gjennomføring av en ny konkurranse gi en mulighet til å ta inn en opsjon i konkurransegrunnlaget for å løse det bygningsmessige behovet i tilknytning til en eventuell endring av barnehagestrukturen. Det burde være mulig å gjennomføre en ny konkurranse før fellesferien medio juli 2016. Administrasjonen har ikke anledning til å offentliggjøre inngitte priser på de to mottatte tilbudene. Dette fordi ett av tilbudene er avvist og konkurransen deretter ble avlyst. Det er viktig at disse opplysningene ikke offentliggjøres, da det vil være hemmende både for kommunen og for de som har inngitt pris. I tillegg til manglende konkurranse i gjennomføringen av anbudskonkurransen er det, ut ifra det vi kjenner til i dag, sannsynlig at tolkningen av «mest mulig bruk av tre» har vært en kostnadsdriver for prosjektet. Administrasjonen ser det som lite realistisk å opprettholde krav om tilsvarende omfang av bruken av tre i en ny anbudskonkurranse. Ut fra dagens kjennskap og oversikt over kostnader må investeringsrammen økes selv om det lempes på kravene til bruken av tre. Dette begrunnes med at det har kommet inn avklaringer og løsninger i prosjektet undervegs som har medført økte kostnader i forhold til: Økte fundamenteringskostnader og grunnarbeider som følge av en eldre fylling som ligger på tomta mot ballplassen. Automatisk slukkeanlegg er valgt for hele bygningsmassen og vurdert som den hensiktsmessige løsningen i prosjektet. Ombygging av det eksisterende 1980-bygget har blitt noe mer omfattende som følge av at gymsal vanskelig kan beholdes, behov for tekniske føringsveger og plassering av 3 stk. ventilasjonsanlegg er planlagt i loftsrom. Dette krever fjerning av takkonstruksjonen og en ny oppbygging med vegger, dekker og ny takkonstruksjon over den eksisterende gymsalen. Trafo med høyspenttrase må flyttes i sin helhet, og omfang større enn først antatt. Dimensjonering av konstruksjoner med mulighet for senere påbygg med en etasje for bygg mellom barnehagen og eksisterende 1980-tallsdel er medtatt i konkurransen. Tekniske rom for ventilasjon og varmesentral har økt noe i areal i forhold til opprinnelig tegningsgrunnlag. Prisstigning over 1 år. Arealer i underetasje som gir en framtidig utvidelsesmulighet med 3 klasserom. I tillegg til økte arealer i tilknytning til fellesarealer og toalettløsninger, ble disse arealene inntatt som ferdig isolert i konkurransegrunnlaget. De var også dimensjonert og forberedt med ventilasjon, tekniske løsninger, elektrisk anlegg med en høy ferdigstillelsesgrad.
Selv om det er flere årsaker til de økte kostnadene, så er de forholdene som er tatt inn over antatt å være de mest vesentlige. Ny barnehagestruktur Kommunestyret vil før sommeren 2016 få seg forelagt en egen sak knyttet til barnehagestruktur. Ett av alternativene der vil være å legge ned nåværende Myra barnehage og overføre driften til Fjerdum barnehage (jfr. Strategiplanen for 2016-2019). Det vil kunne være hensiktsmessig å ta i bruk lokalen i underetasjen på den nye skolen til barnehagedrift. Disse lokalene vil eventuelt på et senere tidspunkt enkelt kunne gjøres om til skolelokaler. Den gamle rektorboligen ved Fjerdum skole kan vurderes revet når arealene i underetasjen ved den nye skolen eventuelt tas i bruk til barnehageformål. Dette avhenger av vurdering knyttet til framtidig kapasitetsbehov, og vil bli nærmere beskrevet i sak om barnehagestruktur. Ved gjennomføring av en ny konkurranse vil det etter administrasjonens vurdering være hensiktsmessig samtidig å ta med det bygningsmessige behovet i tilknytning til en eventuell endring av barnehagestrukturen som en opsjon. Det samme gjelder riving av den gamle rektorboligen. Dette vil åpne opp for flere mulige løsninger knyttet til sak om barnehagestruktur. Dersom kommunestyret i sak knyttet til barnehagestruktur velger å løse ut disse opsjonene, vil det bli vesentlig rimeligere enn om dette skal gjøres som en separat prosess senere. Utarbeidet underlag må fortsatt bearbeides noe av brukergruppen, men utkast til løsning er allerede utarbeidet og skissert. Utkastet inneholder følgende elementer; 1. Sammenbygging av barnehage og skole med tilknytning til underetasje på skolen inkl. heisadkomst. 2. Ominnredning av underetasje i eksisterende barnehagedel. 3. Endret innredningsløsning for underetasjen i nybygg skole til barnehageformål, hvor det per nå er lagt inn utvidelsesareal for 3 klasserom i konkurransegrunnlaget. 4. Rivning av tidligere rektorbolig på Fjerdum, som i dag inneholder lokaler for utebarnehagen. ØKONOMISK VURDERING Kommunen har knyttet til seg arkitekt og konsulenter til å bistå med blant annet tallgrunnlag for fastsetting av kostnadsramme i prosjektet. Som det framgår av saksutredningen har det vært en del momenter som har medført høyere kostnader enn det som var forutsatt i kommunestyrets vedtak ved fastsetting av kostnadsrammen på 98,9 mill. kr. Selv om bruken av tre tones betydelig ned i konkurransegrunnlaget, vil det etter administrasjonens syn ikke være mulig å gjennomføre prosjektet innenfor den opprinnelig fastsatte kostnadsrammen.
Administrasjonen mener dermed at kostnadsrammen på prosjektet må økes. Etter en totalvurdering foreslås en ramme på 119 mill. kr. En økning av kostnadsrammen fra opprinnelig 98,9 mill. kr innebærer økte utgifter til renter og avdrag for å betjene økt låneopptak. Administrasjonen ser likevel ikke at det finnes noe reelt alternativ til å gjennomføre denne investeringen, idet dette strukturgrepet er avgjørende for å få redusert nivået på framtidige driftsutgifter. De driftsmessige konsekvensene av å øke kostnadsrammen på prosjektet er som følger: Tall i mill. kr Opprinnelig Ny kostnadsramme ramme Brutto inv. Ramme 98,9 119,0 Finansiering: Momskompensasjon 19,7 23,0 Bruk av fond 20,6 20,6 Bruk av lån 58,6 75,4 Økt driftsutgift i år 5 1,1 Økt driftsutgift i år 10 1,0 Økt driftsutgift i år 15 0,9 De økte utgiftene er i forhold til opprinnelig vedtatt kostnadsramme, og knytter seg til renter og avdrag som følge av økt låneopptak. Det er benyttet 4 % rente i beregningen. Dagens rentenivå er under halvparten av dette, men en har valgt å benytte samme rentenivå som i sak til kommunestyret i juni 2015. SAMDRIFT ENGJOM/FJERDUM FRA HØSTEN 2016 Anbudskonkurranse knyttet til leie av midlertidige lokaler er gjennomført og tilbyder er valgt. Selv om oppstart og ferdigstillelse av prosjektet skulle bli litt forsinket, er det særdeles viktig at driften ved de to skolene slås sammen med virkning fra skolestart 2016. Det har våren 2016 blitt gjennomført en svært ressurskrevende prosess knyttet til planlegging og organisering av samdrift mellom skolene Engjom og Fjerdum, samt nedbemanning som følge av denne. Dette inkluderer blant annet et betydelig antall samtaler med ansatte for å oppfylle kravene i arbeidsmiljøloven 15,1. Det er også gjort et omfattende arbeid og fattet beslutning knyttet til omlegging av skoleskyss med virkning fra skoleåret 2016/2017, som også involverer flere kommuner. Ansatte, elever og foreldre ved begge skolene har startet opp med å forberede seg til en ny skolehverdag med samdrift fra skolestart høsten 2016. En samdrift av skolene må skje med virkning fra nytt skoleår, da det er lite hensiktsmessig å gjøre en slik sammenslåing midt i et skoleår.
Administrasjonen anbefaler at Engjom og Fjerdum skoler slås sammen fra skolestart høsten 2016, og at bestilling av midlertidige lokaler ved Engjom skule iverksettes umiddelbart. KONKLUSJON Administrasjon anbefaler å gjennomføre en ny konkurranse med tilpasning av allerede utarbeidet konkurransegrunnlag. Administrasjonen anbefaler kommunestyret å justere forutsetningene om bruk av tre og trematerialer i prosjektet. Krav om bruk av tre og trematerialer anbefales begrenset til bruk av tre i fasader og innslag av tre innvendig. For å kunne ivareta muligheter knyttet til framtidig barnehagestruktur, anbefaler administrasjonen at det inntas en opsjon knyttet til ferdigstillelse av areal i underetasjen ved nye Fjerdum skole som eventuelt kan benyttes til barnehagedrift. Det anbefales også at det legges inn en opsjon på sammenbygging av barnehage og skole, samt riving av den gamle rektorboligen på Fjerdum. Kommunestyret får seg forelagt en sak knyttet til barnehagestruktur før sommeren 2016. Som følge av at nåværende kostnadsramme anses å være for lav i forhold til omfanget på prosjektet, anbefaler administrasjonen at den økes til 119 mill. kr inkl. mva. Administrasjonen anbefaler at Engjom og Fjerdum skoler slås sammen fra skolestart høsten 2016, og at bestilling av midlertidige lokaler ved Engjom skule iverksettes umiddelbart. Rådmannen foreslår at det gjøres følgende innstilling: 1. Det gjennomføres ny konkurranse om utbygging/ombygging av Fjerdum skole. 2. Krav om bruk av tre begrenses til bruk av tre i fasader og innslag av tre innvendig. 3. Kostnadsrammen for prosjektet økes til 119 mill. kr inkl. mva. 4. Finansiering er 23 mill. kr momskompensasjon, 20,6 mill. kr bruk av fond og 75,4 mill. kr bruk av lån. 5. I konkurransegrunnlaget legges det inn opsjoner knyttet til eventuell endret barnehagestruktur. Opsjonene gjelder for: a. Innredning av nåværende lokaler til barnehagedrift. b. Ferdigstillelse/innredning av underetasje på nytt skolebygg til mulig barnehagedrift, samt sammenbygging av skole- og barnehagelokaler. c. Riving av tidligere rektorbolig ved Fjerdum skole, som i dag inneholder lokaler for utebarnehagen. 6. Engjom skule og Fjerdum skole slås sammen fra skolestart høsten 2016. Bestilling av midlertidige lokaler ved Engjom skule iverksettes umiddelbart.