MØTEINNKALLING. Kommunestyret SAKSLISTE. Folkets spørretime Spørsmål til ordføreren må leveres skriftlig innen tirsdag 14. november 2017.

Transkript

1 MØTEINNKALLING Kommunestyret Sted Rakkestad kommune, Kommunestyresalen Dato Tid 18:30 SAKSLISTE Folkets spørretime Spørsmål til ordføreren må leveres skriftlig innen tirsdag 14. november Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 39/17 17/2967 PROSJEKT - OS SKOLE /17 17/2892 ØKONOMISK RAPPORT PR DRIFT 41/17 17/2893 ØKONOMISK RAPPORT PR INVESTERINGER 42/17 17/2872 OPPFØLGING AV POLITISKE VEDTAK - STATUS Eventuelt forfall meldes til Servicekontoret tlf Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Kommunestyre overføres direkte på rakkestad.kommunetv.no. Rakkestad, 9. november 2017 Ellen Solbrække (s) Ordfører

2 PROSJEKT - OS SKOLE 2017 Saksbehandler Alf Thode Skog Arkiv 614 Arkivsaksnr. 17/2967 Saksnr. Utvalg Møtedato 39/17 Kommunestyret Rådmannens forslag til vedtak Rakkestad kommunestyre vedtar å bygge ut Os skole for kr i som det framgår av revidert tiltak og budsjett og som er i samsvar med byggekomiteens tilrådninger. Prosjektet er finansiert med kr i budsjett 2017 og kr i budsjett 2018 og økonomiplan (kostnadsramme for investeringen fastsatt av kommunestyret i sak nr. 30/16). De resterende kr dekkes innen vedtatt investeringsramme for Rakkestad kommune når kommunestyret fastsetter budsjett 2019 og økonomiplan i Vedlegg 1. Anbudsprotokoll, datert Tegninger, planer og fasader, tegn nr. A20-1, A Innstilling på valg av entreprenør. Bakgrunn Rakkestad kommune har i dag tre relativt moderne skoler Kirkeng skole, Bergenhus skole og Rakkestad ungdomsskole. Os skole er langt unna den samme bygningsmessige standard. I ca. tre år har Rakkestad kommune forberedt et rehabiliterings- og utbyggingstiltak på Os skole. Et utbyggingsprosjekt ble presentert for kommunestyret Det var omfattende og på det nærmeste klart for anbudskonkurranse. Innholdet var: - Et nytt bygg på kvadratmeter erstatter «bygningen fra 1964». - Rehabilitering av «bygget fra 1984». Rådmannen konkluderte med at dette prosjektet ville bli langt dyrere enn det som var forutsatt i budsjett og økonomiplan og anbefalte overfor kommunestyret at prosjektgruppen og byggekomiteen skulle gå gjennom det på nytt med sikte på å redusere omfang og dermed kostnader. I bunnen for gjennomgangen ligger at Os skole bygges opp til en moderne og fullverdig to parallell barneskole. Rakkestad kommunestyre vedtok i sak nr. 30/ : Side 2 av 10

3 Sak 39/17 1. Rakkestad kommunestyre ber byggekomiteen, den administrative prosjektorganisasjonen og de engasjerte arkitekter og konsulenter om å gjøre en ny prosjektering av Os skole-utbyggingen. 2. Prosjekteringen skal omfatte undervisningsbygg for trinn. 3. De økonomiske rammene settes til 50 millioner kroner. 4. Leder av byggekomiteen tiltrer prosjektgruppen i arbeidet med Os skole. I budsjett 2017 og økonomiplan ble rammen for utbygging av Os skole, undervisningsbygget, fastsatt til 50 millioner kroner. Leder av byggekomiteen tiltrådte prosjektgruppen i det videre arbeidet. Samtidig ble det satt i verk en prosess med å tegne om skolen til et undervisningsbygg for årstrinn. Det medførte større planmessige endringer for anlegget. De nye tegningene for skolen var ferdige tidlig i juni Det ble jobbet parallellt med beskrivelser for de ulike fagområder samt konkurransegrunlaget for utlysing på «Doffin». Konkurransegrunnlaget var utlyst på «Doffin» med frist for å levere tilbud lang frist grunnet fellesferie i byggebransjen. Konkurransegrunnalget ble utformet med to alternative løsninger for andre etasje. Alternativ 1 Ventilasjonsrom og lager - takvinduer montert. Alternativ 2 Inneholder andre etasje ferdig innredet lærerarbeidsplasser, møterom, garderober og spiserom. Dette alternativet er en valgfri opsjon for kommunen. Det reviderte skolebygget har et hovedareal i første etasje på kvadratmeter og en delvis utgravd underetasje på 700 kvadratmeter. I underetasjen er planlagt rom for skolefritidsordning, tegning, form og farge, garderober og tekniske rom. Første etasje inneholder åtte klasserom for 1 4. trinn og grupperom, garderober og toaletter. Grunnet ønske om saltak på bygget, blir det, som for Kirkeng skole, store disponible arealer i andre etasje (860 kvadratmeter). Ventilasjonsrom og lager er plassert i denne etasjen. Øvrige arealer i andre etasje kan disponeres til lærerarbeidsplasser m.m. Det er ikke medtatt noen arbeider eller kostnader i det eksisterende «1984 bygget». Byggeprosjektet Arkitekt for prosjektet har vært Østre Linje Arkitekter AS, Askim. Rådgiverteam for de tekniske fagområder er ingeniørfirmaet Rambøll AS. For å imøtekomme ønsker fra det lokale næringsliv ble konkurransegrunnlaget oppdelt i alternative deltilbud slik at det var mulig å gi tilbud på et eller flere av alternativene: Totalentreprise Fullt ferdig anlegg med samme ansvarlige entreprenør på alle fagområder. Delte entrepriser innen fagområdene, bygg elektro VVS. Side 3 av 10

4 Sak 39/17 Tilbudsfasen Rakkestad kommune mottok tre tilbud på totalentreprise og tre tilbud på delentrepriser innen fristen. De ble gjennomgått uten at det ble funnet feil eller mangler i tilbudene. Tilbyderne ble innkalt til dialogmøte/forhandlingsmøter. Disse møtene ble gjennomført i uke nr. 36/17. Det ble gitt mulighet for tilbyderne til å inngi revidert tilbud på hele prosjektet eller delfagene med ny felles frist. Entreprenør Boger Bygg AS, Rakkestad, hadde lavest pris etter revidert tilbud. Prosjektleder utarbeidet innstilling på valg av entreprenør, jfr vedlegg. Entreprenør Boger Bygg, Rakkestad, ble innstilt til oppdraget med å bygge Os skole med forbehold om endelig politisk godkjenning av prosjektet. Etter forskrift om offentlige anskaffelser skal tilbyderne gis klagefrist, jf I innstillingen ble presisert: Vi gjør oppmerksom på at dette er en innstilling og at Rakkestad Kommune ikke kan inngå kontrakt med entreprenør eller foreta bestilling av oppdraget før klagefristen er utløpt. Oppdragsgiver har heller ikke forpliktet seg på noen måte før endelig kontrakt er signert av partene. Oppstart av byggeprosjektet er avhengig av endelig politisk godkjenning. Likelydende melding ble sendt samtlige tilbydere. Tildelingskriterier fremkommer i konkurransegrunnlaget pkt 5. Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som har lavest totalpris. Endelig innstilling på valg av entreprenør besluttes etter at eventuelle dialogmøter er avsluttet. Det ble ikke mottatt klager på innstillingen og prosjektet er dermed igangsatt. Byggekomiteen behandlet saken i møte 27. oktober d.å. og anbefalte at Os skole blir realisert i samsvar med det prosjekt som nå er utviklet og prissatt. Rådmannen ble bedt om å fremme saken fra byggekomiteen og til kommunestyret. Side 4 av 10

5 Sak 39/17 Økonomi Økonomisk ramme inklusive merverdiavgift: Prosjektet Investeringer Totalentreprise, kr Arkitekt og Rådgivere, « Prosjektledelse, « Gebyrer, « Inventar, « IT - Fiber til Os skole, « Utomhusanlegg - diverse, « Ny Trafo, « Finansielle utgifter, « Modulbygg, « SD-anlegg - styring, « Uforutsette kostnader, « Sum, kr Tillegg opsjon på andre etasje i «1964 bygget» kr inklusive merverdiavgift. Totalentreprisen omfatter alle byggfag herunder detaljprosjektering, riving, grunnarbeider, ventilasjon, elektro, varmeanlegg, sanitær, lyd og lys og faste innredninger. Os skole kan bli realisert innenfor en total kostnadsramme på kr inklusive merverdiavgift. Rådmannen vurderer at kostnadene er noe lavere 6 8 millioner kroner enn i det tiltak som var lagt fram for et år siden. Det er fortsatt 9 11 millioner kroner over den ramme kommunestyret satte i Rådmannens vurderinger Rådmannen viser til beskrivelse og gjennomgang av prosjektet foran i saksframlegget. Ytterligere enkeltheter går fram av vedleggene til saken. Rakkestad kommune kan med unntak av «1984 bygget», realisere et nytt bygg årstrinn kvadratmeter ved Os skole for kr (kr pr. kvadratmeter). For ytterligere kr til sammen kr kan andre etasje inneholdende lærerarbeidsplasser, møterom, garderober og spiserom 860 kvadratmeter ferdigstilles. Det er en opsjon for Rakkestad kommune. Den framstår svært prisgunstig (kr pr. kvadratmeter). Os skole er med et slikt investeringsomfang ferdig rehabilitert med unntak av «1984 bygget» som huser årstrinn ved skolen og noen fellesfunksjoner. Summene er inklusive merverdiavgift. Side 5 av 10

6 Sak 39/17 Nevnte «1984 bygget» er på ca. 750 kvadratmeter som etter hvert blir et rehabiliteringstiltak forhåpentlig i en noe lavere økonomisk skala enn det det er snakk om i dag. Det står ikke på investeringsprogrammet i øyeblikket. Rådmannen oppfatter enhetsprisene i prosjektet som markedsriktige og som sådan gunstige for tiltakshaver/kommunen. Det indikerer at det blir vanskelig og nærmest umulig å gjennomføre investeringen i den størrelsesorden det er snakk om rimeligere enn de summene som nå er oppnådd. Rakkestad kommune står derfor overfor et valg om å sette tiltaket på vent, senke ambisjonene for rehabiliteringene og påkostningene til et lavere nivå eller å realisere utbyggingen som den nå er. Selv om det er økonomisk krevende med slike investeringer som 2018 nå tegner å bli, mener rådmannen etter totalvurderinger at Os skole bør bygges ut i det omfang som tilrådd av byggekomiteen. Bygningsmassen er gammel, slitt, lite funksjonell og har langt dårligere standard (inneklima, garderober, toaletter m.m.) enn andre skolelokaler i kommunen. Med de ambisjoner og målsettinger som er for standard i Rakkestadskolen, henger Os skole etter de øvrige skolene og står definitivt for tur til å bli rehabilitert og påkostet. Fysisk sett er dette anlegget ikke på samme nivå som de andre skolene i kommunen. Over tid er det neppe bærekraftig og akseptabelt av kommunen og i omgivelsene ikke å sette inn tiltak som utredet. Det Rådmannen går inn for å bygge ut Os skole i som anbefalt av byggekomiteen. Rakkestad kommune får en vanskelig økonomi i jf. budsjett og økonomiplanen og etter isolerte økonomiske betraktninger kunne Os skole vært utsatt i tid inntil at budsjettmessig balanse er gjenoppbygget og trygget. Rådmannen går likevel etter en avveining av økonomiske og andre momenter inn for å gjennomføre prosjektet til samlede kostnader på kr i Det er like fullt riktig å påpeke at det kommer til å gjøre den økonomiske snuoperasjon eller hestekur mer utfordrende. I budsjett 2017 og økonomiplan og budsjett 2018 og økonomiplan (rådmannens forslag) er kr av tiltaket finansiert. Rådmannen går inn for at de resterende kr finansieres innen fastsatt investeringsramme når budsjett 2019 og økonomiplan vedtas om ca. et år. Prosjektet avsluttes som tidligere nevnt i saksframlegget først henimot sommeren Side 6 av 10

7 ØKONOMISK RAPPORT PR DRIFT Saksbehandler Alf Thode Skog Arkiv 153 Arkivsaksnr. 17/2892 Saksnr. Utvalg Møtedato 71/17 Formannskapet /17 Kommunestyret Rådmannens forslag til vedtak Rakkestad kommunestyre vedtar «Økonomisk rapport pr Drift». Behandling i Formannskapet den sak 71/17 Behandling Rådmannens forslag enstemmig vedtatt. Formannskapets innstilling til Kommunestyre Rakkestad kommunestyre vedtar «Økonomisk rapport pr Drift». Vedlegg 1. Økonomisk rapport pr Drift. Bakgrunn Det vises til vedlagt «Økonomisk rapport pr Drift». Side 7 av 10

8 ØKONOMISK RAPPORT PR INVESTERINGER Saksbehandler Alf Thode Skog Arkiv 153 Arkivsaksnr. 17/2893 Saksnr. Utvalg Møtedato 72/17 Formannskapet /17 Kommunestyret Rådmannens forslag til vedtak Rakkestad kommunestyre vedtar «Økonomisk rapport pr Investeringer». Behandling i Formannskapet den sak 72/17 Behandling Rådmannens forslag enstemmig vedtatt. Formannskapets innstilling til Kommunestyre Rakkestad kommunestyre vedtar «Økonomisk rapport pr Investeringer». Vedlegg 1. Økonomisk rapport pr Investeringer. Bakgrunn Det vises til «Økonomisk rapport pr Investeringer». Side 8 av 10

9 Sak 42/17 OPPFØLGING AV POLITISKE VEDTAK - STATUS Saksbehandler May-Britt Lunde Nordli Arkiv 033 Arkivsaksnr. 17/2872 Saksnr. Utvalg Møtedato 76/17 Formannskapet /17 Kommunestyret Rådmannens forslag til vedtak 1. Kommunestyret tar status i politiske vedtak behandlet av kommunestyret i perioden til orientering. 2. Det utarbeides rutiner for tilsvarende rapportering også til formannskap og utvalg. Behandling i Formannskapet den sak 76/17 Behandling Rådmannens forslag enstemmig vedtatt. Formannskapets innstilling til Kommunestyre 1. Kommunestyret tar status i politiske vedtak behandlet av kommunestyret i perioden til orientering. 2. Det utarbeides rutiner for tilsvarende rapportering også til formannskap og utvalg. Vedlegg 1. Statusrapport Oppfølging politiske vedtak behandlet i kommunestyret Bakgrunn Med bakgrunn i forvaltningsrevisjonsrapport «Oppfølging av politiske vedtak generelt, og spesielt innen teknisk», fattet kommunestyret følgende vedtak i sak 73/15 pkt. 2 a). Kommunen skal utarbeide en rutine/eventuelt ta i bruk alternativet i saksbehandlingsprogrammet, som omhandler oppfølging. Dette for å sikre politiske utvalg tilbakemelding fra administrative enheter når det gjelder status i saker/vedtak. Herunder også hvordan tilbakemelding skal gis om et vedtak ikke lar seg gjennomføre. Kommunestyret får forelagt en oversikt henholdsvis før 1. mars og før 1. oktober på hvilken status vedtatte politiske saker har. Sakene ønskes kategorisert i 3 kategorier: Side 9 av 10

10 Sak 42/17 - Saker som ikke er påbegynt. - Saker som er under arbeid. - Saker som er fullført. Vedtaket inneholder flere punkter, men status i disse er til oppfølging av revisjon og blir lagt frem som egen sak. Andre faktaopplysninger Løsning i kommunens sak- og arkivsystem kan benyttes for å ta ut rapport over saker behandlet i politisk organer. Her kan status påføres både automatisk og manuelt samt utfyllende kommentarer kan legges til under «merknader» ved behov. Administrasjonens vurdering Rapport for kommunestyret som viser saker som har vært behandlet følger vedlagt. Det kan tas ut rapport for hvert enkelt politisk organ - utvalg, formannskap, kommunestyre. Første rapportering er begrenset til å gjelde for kommunestyrets behandlinger i perioden (Pr startet ny arkivperiode med fullelektronisk arkiv). Dersom rapporteringsformen oppfattes som formålstjenelig foreslås det å utarbeide rutiner som også omfatter formannskap og utvalg. Rapporteringstidspunkt er før 1. mars og før 1. oktober. Side 10 av 10