Møteinnkalling for Formannskapet

Transkript

1 Side 1 av 8 Lardal kommune Møteinnkalling for Formannskapet Møtedato: Møtested: Kommunestyresalen Møtetid: Kl. 15:00 Forfall meldes til servicetorget, tlf.: Varamedlemmer møter bare etter nærmere innkalling. Saksliste: Sak nr. Sakstittel 027/13 Utbygging/renovering av barneskolen Svarstad, Liv Grinde ordfører

2 Side 2 av 8 Lardal kommune Saksbehandler: Hans - Petter Wallin Telefon: Stab- og støttefunksjon JournalpostID: 13/3549 Utbygging/renovering av barneskolen Utvalg Møtedato Saksnummer Formannskapet /13 Rådmannens innstilling 1. Reviderte planer for utbygging av nye lokaler på Lardal barneskole, inklusive tribuneløsning, godkjennes. 2. Samlet kostnadsramme for hele prosjekt 2000, Utbygging skolelokaler, samf.avd.gymsal, økes fra kr ,- til kr ,-. 3. Låneopptaket for 2013 økes med kr ,-. 4. Følgende budsjettjusteringer foretas : Investering: Drift: Konto Ansvar Tjeneste Prosjekt Beløp Kommentar Nybygg Mva.invest Bruk av lån prosjekt 2000 (kto og økt låneopptak 2013) Bruk av fond prosjekt 2000 (kto , , ) Bruk av inv.fond prosjekt 2000 (kto ) Overføring fra drift prosjekt 2000 (mva.komp inv) Konto Ansvar Tjeneste Prosjekt Beløp Kommentar Økt mva.komp fra investering Overføring til investering, prosjekt Økonomiske konsekvenser av økt låneopptak (renter/avdrag) og forvaltning, drift og vedlikeholdskostnader innarbeides i økonomiplan Henvisninger: a) KS-097/07 Budsjett 2008 og økonomiplan b) KS-92/08 Budsjett 2009 og økonomiplan c) KS-34/08 Forprosjekt idrettshall/flerbrukshall/skolelokale - organisering og mandat for arbeidet d) KS-007/09 Rapport forprosjekt idrettshall/flerbrukshall/skolelokaler e) KS 84/09 Budsjett 2010 og økonomiplan f) KS-031/10 Utbygging av skolelokaler og flerbrukshall g) Utbygging av skolelokaler og flerbrukshall. Rapport til kommunestyret. Dato h) KS-062/10 Revidering av prosjekt flerbrukshall i) KS 66/10 Budsjett 2011 og økonomiplan

3 Side 3 av 8 j) KS-012/11 Utbygging av barneskolen k) KS 78/11 3. kvartalsrapport 2011 l) KS 79/11 Budsjett 2012 og økonomiplan m) KS 26/13 1. kvartalsrapport 2013 n) Notat til kommunestyret Utbygging/renovering av barneskolen, innhold og kostnadsoverslag. Saken gjelder: Gjenstående del av investeringsprosjekt Utbygging av skolelokaler inkl samfunnsavdeling/gymsal tilbygg/ombygging på barneskolen er ferdig prosjektert og kalkulert. Prosjektet, slik det foreligger, viser seg å være betydelig mer kostbart enn investeringsrammen avsatt i budsjett Det er behov for en gjennomgang av prosjektet. Dersom prosjektet skal videreføres må rammen og budsjettet reguleres. Faktaopplysninger: Lardal barneskole ble bygget i ca og ble ombygget i 1983 og Lardal kommune har siden leid lokaler til klasserom og grupperom i Naumabygget. Totalt 307 m2 fordelt på 2 klasserom, 2 grupperom, garderobe/inngang og toaletter. Barneskolen har i dag 210 elever fordelt på 7 trinn, totalt 12 klasser. En klasse på 3. og 6. trinn, 1., 2., 4., 5., og 7. er delt. Neste år blir det 190 elever med 1 klasse på 1., 4. og 7. trinn. 11 klasser. Prognosen ligger på 11 klasser også for 14/15. Bakgrunn: Skolenes fremtidige behov for lokaler har vært en sak som har pågått over mange år. I 2006 vedtok kommunestyret i møte den å nedsette en komite for å utrede skolenes framtidige behov for lokaler og utrede behovet for utvidelse av gymnastikksalen ved ungdomsskolen. Komiteen leverte sin innstilling med oversikt over behov for lokaler til skole og samfunnsavdeling fremover. Til grunn for behovene lå krav til nye lokaliteter i ny læreplan, krav til lærerarbeidsplasser, en viss befolkningsøkning, elevprognoser framover og krav til fysisk og psykisk innemiljø. Utdrag fra sak 033/07 Skolenes og samfunnsavdelingens fremtidige behov: Barneskolen Behov Utvikle samfunnsavdelingen Kommentar Ombyggig og tilrettelegging for kulturarena for skole og ellers 5 nye klasserom Omfatter både omdisponering av eksisterende areal og påbygg. Behovet satt opp med utgangspunkt i at avslutter leie. Ønsker 14 klasserom totalt på skolen. 2 rom pr. trinn. 6-8 nye grupperom Jfr. Behov for mindre grupper og deling av klasser etter ny lærerplan. Et av rommene til musikk. Større rom for kunst/håndverk m/lager Rom til mediatek/ bibliotek Ønsker bedre plass Vil samle arealet på et eget rom bruker i dag et klasserom

4 Side 4 av 8 Personalavdelingen trenger bedre garderober/ toalett + større kjøkken og bedre arbeidsplasser SFO garderobe, toalett og pauserom Ekstra møterom Finnes arealkrav for arbeidsplasser for pedagoger som ikke er oppfylt. Dårlig garderobe, lite kjøkken og behov for oppussing. Ønsker egen personalavd. for SFO bruker i dag felles personalavdeling. Har kun et møterom på skolen Samlet prosjektkostnad for prosjekt 2000, Utbygging skolelokaler, samf.avd. gymsal Prosjektet har bestått av 3 ulike delprosjekter, henholdsvis flerbrukshall, utbygging ungdomsskolen og barneskolen. Tiltaket er i dag samlet budsjettert til 27,25 mill kr. Det har underveis fra 2008 vært fremmet ulike saker som gjelder kostnadsrammen for de ulike prosjektene. Av disse sakene har det kun vært en forhøyelse av kostnadsrammen, jfr sak 62/10, med 1 mill kr. Behandlingene vedr rammer til og med 2012 har vært: Ksak Sak Beløp Finansiering 92/08 Budsjett Bruk av fond /09 Budsjett Overføring fra drift Bruk av lån , 31, 62 /10 Revidering av prosjekt flerbrukshall Bruk av lån /10 Budsjett Bruk av lån /11 3 kvart.rapp Bruk av lån /11 Budsjett Bruk av lån I budsjettet 2013 (Ksak 104/12) er det lagt inn en kostnad på 5.51 mill kr. Dette er en rebudsjettering basert på forventet akkumulert forbruk på prosjektet i 2012, med fradrag av total bevillgning (27,25 mill kr). Budsjett 2013 er derfor ikke en tilleggsbevilgning, men en del av totalbevilgningen på 27,25 mill kr. Nedenfor er angitt noen av de saker som berører delområde barneskolen i prosjektet. Kommunestyret fattet i sak 012/11 følgende vedtak: 1. Arbeidet med prosjektere omfanget for utbyggingen av barneskolen påbegynnes med sikte på at utbyggingen skal være ferdig til skolestart høsten Den økonomiske rammen for prosjektet skal holdes innenfor 9,1 mill kr inkl mva kroner, jfr. kommunestyresak 031/10 som viser barneskolens ramme av den opprinnelige rammen på 26 mill kr for de tre prosjektene flerbrukshall, ungdomsskole og barneskole. 3. Den endelige omfanget av utbyggingen skal baseres på det mest gunstige økonomiske løsningen hvor både ombygging, nybygging og leie vurderes. 4. Endelig anbefaling mht arealer, romløsning, framdrift og investering og driftskostnader legges fram for kommunestyret til beslutning så snart forprosjektet er avsluttet, senest i kommunestyremøtet den Rådmannen gis fullmakt til å forhandle leieavtale av skolelokaler for de arealene som kommunen leier i dag. En eventuell leieavtale legges fram til politisk behandling før endelig godkjenning. Vurderinger:

5 Side 5 av 8 Arbeidet med prosjektering av omfanget for utbygging av barneskolen har tatt noe mer tid enn tidligere forutsatt, men er nå som siste del av prosjekt utbygging av skolelokaler inkl samfunnsavdeling/gymsal, ferdig prosjektert og kalkulert med planlagt ferdigstillelsesdato Leieavtalen En av utfordringene skolen har er å tilrettelegge for at undervisningstiden blir utnyttet maksimalt, da er det en klar fordel at alle klasser og lærere er i ett bygg og at man har minst mulig forflytning i løpet av dagen. Ett bygg gir langt bedre forutsetninger for en god skolevandring (ledelsen mer til stede i undervisningen). Sammenhengen mellom elevers resultater og ledelsens tilstedeværelse er godt dokumentert. Årlig leie for lokalene i Naumabygget er kr ,-/år. Leien er innarbeidet i budsjett for 2013 med 12 måneder og videre i økonomiplan til Leieavtalen er sagt opp fra Det skal avholdes en befaring i juni/juli når lokalene er fraflyttet. Lokalene skal i henhold til leiekontrakt overlates i den stand de var ved innflytting, og det kan derfor komme noe utgifter til dette. Antall klasserom og elevtall Skolen er nå prosjektert for å kunne være en 2-parallell skole. Dette er i tråd med kommunens mål om økt befolkning. Det er noe varierende grad av størrelse på rommene, noe som gir god fleksibilitet når det ikke er 14 klasser. Barneskolen har i dag et stort behov for flere rom for å kunne drive en variert undervisning der den enkelte elev kan møtes med god tilpasning. Prognosene tilsier at elevtallet vil ligge rundt 185 elever de neste årene. Dette tilsier et klasseantall på mellom 10 og 12 klasser. Per i dag (uten Nauma) er det 11 klasserom. 2 av disse er lite egnet til undervisning pga liten størrelse og tilknytning til mediatek som også brukes som musikkrom (mye støy). Det er nå prosjektert 14 klasserom, og musikkrom uten tilknytning til andre rom. 11 av disse rommene vil ha en god størrelse. Dette vil gi langt større pedagogisk fleksibilitet i arbeidet med å flytte fokus fra spesialundervisning til tilpasset opplæring. Kunst og håndverksavdelingen er i dag for liten og gjør det vanskelig å møte kravene i læreplanen. Det er også mangel på avtrekk og sikkerhet rundt maskiner. Dette blir ivaretatt i prosjektet. Musikkrommet er tiltenkt en større rolle. Ønske om tribune gir mulighet for å kunne drive bl.a. med instrumentundervisning der alle barn er sikret å se læreren. Hensikten er å få et rom der fremføring og presentasjon er i fokus. Rommet vil også gi mulighet for å kunne samle skolen og flere klasser rask uten rigging til fremvisning og forestillinger. I dag brukes mye av undervisningstiden til å rigge rom for dette. Rommet gir også mulighet til å effektivisere ressurser når det er hensiktmessig å samle trinn til felles undervisning. Musikkrommet vil også kunne være et sentralt rom for kulturskolen, korps og andre aktiviteter der Huldrehallen blir litt for stor. SFO SFO-basen er i dag alt for liten til å håndtere det antall barn som til enhver tid er til stede. I dag samles barn til mat og aktivitet. Dette er også prognosen for årene som kommer. SFOpersonalet mangler garderobeplass og møte-/pauserom. I prosjektet gis SFO langt større plass og separate rom for mat, aktivitet, garderobe og personal. Det er lagt inn bedre garderobeplass til de minste barna, samt grovgarderobe. I vinterhalvåret vil dette sikre langt bedre HMS for både barn og voksne. Personal Personalet har i dag for liten plass til sine arbeidsplasser. Flere av rommene er ombygde og omdisponerte lager og møterom. Det er uegnet møterom og garderobe. Personalet mangler også dusj. I prosjektet gis personalet langt større plass som tilfredsstiller HMS-krav. Plass og arbeidsro er vektlagt. Det er også lagt større vekt på å kunne ta i mot gjester på en bedre måte. Lærerne

6 Side 6 av 8 møter i økende grad krav til kreativitet, dokumentasjon og planlegging, og gode arbeidsplasser er viktig i forhold til sykdomsforebygging, rekruttering og å beholde våre ansatte. Andre momenter Dagens og fremtidens skole møter statig nye krav både til pedagogiske løsninger og infrastruktur. Det er viktig at barna møter skolen som en moderne arena der de kjenner seg igjen i den utviklingen som skjer i samfunnet forøvrig. Prosjektet tar også høyde for at infrastrukturen kan håndtere dagens og fremtidens krav til digitale verktøy. Driftsutgifter Økningen i driftsutgifter ved utbygging/renovering som foreslått vil bli svært lite. Beregninger foretatt med Enovas beregningsmodell og i henhold til de nye tekniske forskriftene TEK 10 for skolebygg viser følgende kostnader: Oppvarming, lys, teknisk utstyr og ventilasjon kr inkl mva. Til grunn for beregningen ligger 0,85 kr/kwt. Den lave kostnaden skyldes at tekniske løsninger og ventilasjon vil bli oppført med blant annet omluft. Utgifter til renhold, vaktmester og strøm vil bli overført fra Naumabygget til barneskolen, og vurderes å dekke de behov utvidelse av areal vil medføre. Vedlikeholdet vil bli veldig lite de første 10 årene da bygget vil bli oppført med materialvalg som krever lite eller ikke noe vedlikehold. Fasaden vil bli forblendet med stein, vinduer i aluminium og vedlikeholdsfrie materialer innvendig. Framdrift Anbudsdokumenter bearbeides og legges ut på Doffin i august/september. Kontraktstildeling september Oppstart grunnarbeider oktober Ferdigstillelse medio august Finansiering Samlet prosjektkostnad var satt til 27,25 mill kr. Nytt estimat, knyttet til delområde Barneskolen, er 13,861 mill kr. Medgått samlet på prosjektet pr 17/6-13 er 23,123 mill kr. Stipulert kostnadsramme totalt blir da 36,984 mill kr. Det vil si merkostnad på 9,734 mill kr. i forhold til opprinnelig kostnadsramme. Rådmannen foreslår at kostnadsrammen settes til 36,984 mill kr. I det investeringsprosjektet ikke skal budsjetteres årsuavhengig, er finansieringsbehovet for 2013 beregnet til 14,218 mill kr. Allerede opptatte lån på prosjektet (ubrukte lånemidler) 6,484 mill kr. pr 31/ Kommunen mottok tilskudd, Spillemidler, på 2 mill kr i Disse var ikke budsjettert og medførte at bruken av lån i 2012 ble tilsvarende lavere. I første kvartalsrapport 2013 er tilsvarende tilskudd for 2013 budsjettjustert. Nye kostnadsberegning budsjett ,00 Mottatt tilskudd 2013, spillemidler ,00 Bruk av lån, budsjett 2013 (etter 1. kvartalsrapp) ,00 Nytt finan.behov ,00 Forslag finansiering : Bruk av gjenstående lånemidler på prosjektet ,36 Bruk av fond ,31 Mva.komp 100% overføring fra drift ,27 Bruk av lån - Økt låneopptak ,00

7 Side 7 av 8 I finansieringen foreslås omdisponering av 4 fond. Disse er: Konto Tekst Beløp , Kjærratunet ,33 Ubrukt fra Disp.f. ekstraord Trygdebolig/ungd.sk vedlikeh ,00 Ubrukt fra Dispfond Kapitalslit brannbil ,00 Ubrukt fra 2010, ny faktureringsrutine Avsluttede prosjekter ,98 De økte rente og avdragskostnadene for nytt låneopptak vil beløpe seg til 0,215 mill kr i år 1 under forutsetning av 4% rente, 40 års avdragstid. Disse merkostnadene dekkes inn ved at leieutgiftene ved leie av Naumabygget har opphørt fra 1/8-2013, men midlene ligger fremdeles i budsjettrammen. Rente og avdragskostnadene vil dekkes av reduserte leieutgifter. Det forutsettes at det økte låneopptaket skjer sent i 2013, slik at utgiftene først påløper fra Rådmann vil innarbeide endrede kostnader i budsjett og økonomiplan Rådmannen foreslår følgende budsjettjustering for 2013: Investering: Konto Ansvar Tjeneste Prosjekt Beløp Kommentar Nybygg Mva.invest Bruk av lån prosjekt 2000 (kto og økt låneopptak 2013) Bruk av fond prosjekt 2000 (kto , , ) Bruk av inv.fond prosjekt 2000 (kto ) Overføring fra drift prosjekt 2000 (mva.komp inv) Drift: Konto Ansvar Tjeneste Prosjekt Beløp Kommentar Økt mva.komp fra investering Overføring til investering, prosjekt 2000 Alternativer Tribuneformede sitteplasser i musikkrom kan vurderes tatt ut av prosjektet, men vil da begrense de mulighetene skolen ønsker å få ut av musikkrommet. Kostnadsmessig vil det gi en innsparing i størrelsesorden ca. kr ,-. Det er pr dags dato ikke utarbeidet alternative planløsninger. Forslag til planløsning som fremlagt er utarbeidet etter en prosess med involvering og medvirkning av ansatte. Dersom det skal utarbeides alternative planløsninger vil det være nødvendig å starte en ny prosess. Rådmann anbefaler at prosjektet videreføres i henhold til vedlagte skisser. Forslag til utbygging og renovering vil gi gode muligheter for pedagogisk mangfold, vil kunne håndtere økt elevmasse og 2- parallell i framtida, vil gi gode lokaler for SFO, og vil gi gode arbeidsplasser og bedre arbeidsmiljø for både elever og ansatte.

8 Side 1 av 8 Side 1 av8