TILBUDSINNBYDELSE PÅ LEVERANSE AV BEDRIFTSHELSETJENESTE TIL ASKER OG BÆRUM BRANNVESEN IKS

1 TILBUDSINNBYDELSE PÅ LEVERANSE AV BEDRIFTSHELSETJENESTE TIL ASKER OG BÆRUM BRANNVESEN IKS

2 Innhold ASKER OG BÆRUM BRANNVESEN IKS side 4 TILBUD BEDRIFTSHELSETJENESTE.side 4 A- VILKÅR side 4 A.1 - Generelle vilkår...side 4 A.2 Utlysningen...side 5 A.3 Kontraktsvilkår side 5 A.4 Kontraktsdokumentene side 5 A.5 Avtalens gyldighet side 5 A.6 Transport av avtalen.. side 5 A.7 Tvister side 5 B- TILBUDET.side 6 B.1 Språket i tilbudet..side 6 B.2 Merking av tilbud..side 6 B.3 Innlevering...side 6 B.4 Åpning av tilbudene.side 6 B.5 Vedståelsesfrist/gyldighet side 7 B.6 Leverandøropplysninger side 7 B.7 Utvelgelse av tilbud og ikke antatte tilbud..side 7 B.8 Priser og prisgaranti..side 7 C- UTVELGESESKRITERIER.side 7 D- KONTRAKTSTILDELING OG KONTRAKT.side 8 E-KLAGE PÅ VEDTAK side 8

3 KRAVSSPESIFIKASJON...9 1.0 Generelt om anskaffelsen.... 9 1.1 Årlig helsekontroll av røyk- og kjemikaliedykkere og andre ansatte.....9 1.2 Representasjon i arbeidsmiljøutvalg (AMU).....9 1.3 Systematisk HMS-arbeid og yrkeshygieniske målinger 9 1.4 Arbeidshelse/ergonomi 10 1.5 Psykososialt arbeidsmiljø 10 1.6 Vaksinasjonsprogram 10 1.7 Skader og skadeforebyggende tiltak...10 1.8 Lokaler 10 1.9 Bistand i forbindelse med sykefravær. 10 1.10 AKAN.11 1.11 Bistand etter akutte arbeidsrelaterte hendelser 11 1.12 Arbeidsmiljøundersøkelser 11 1.13 Kurs/kompetansehevende tiltak 11 1.14 Tilleggstjenester 11 1.15 Administrasjon og oppfølging.11 2.0 Tilbuds- og leveringsbetingelser....12

4 ASKER OG BÆRUM BRANNVESEN IKS Asker og Bærum brannvesen IKS (ABBV) ble etablert i 1999 etter sammenslåing mellom Asker brannvesen og Bærum brannvesen. I dag er ABBV et interkommunalt selskap med 4 brannstasjoner og i underkant av 150 ansatte. Beredskapsavdelingen er den største avdelingen, hvor nærmere 100 personer tjenestegjør. Alle i beredskapsavdelingen må hvert år gjennomføre helsekontroll og flere fysiske tester, samt pliktige øvelser. I tillegg er det flere personer fra andre avdelinger som tjenestegjør i beredskapsavdelingen/utrykningsstyrken i sommerferieperioden og som må gjennomføre helsekontroll hvert år. TILBUD BEDRIFTSHELSETJENESTE Vår avtale med bedriftshelseleverandør utløper i 2016. Asker og Bærum brannvesen IKS, heretter kalt (ABBV, innhenter med dette tilbud på bedriftshelsetjeneste for tre år, med mulighet for forlengelse for ytterligere to år (1 år + 1 år). Anskaffelsen/kontrakten gjennomføres som åpen anbudskonkurranse i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16.7.1999, med tilhørende endringer og forskrifter om offentlige anskaffelser med ikrafttredelse 1.1.2007. Ny bedriftshelseleverandør vil utføre helsekontroller og arbeids-ekg, samt andre bedriftshelsetjenester fra høsten 2016. Anskaffelsen/kontrakten skjer ved åpen anbudskonkurranse. Etter at tilbudene har kommet inn vil det bli vurdert om leverandørene tilfredsstiller kvalifiseringskriteriene i konkurransegrunnlaget. De leverandørene som ikke tilfredsstiller kvalifiseringskriteriene kommer ikke videre i konkurransen. Det blir deretter foretatt en evaluering av tilbudene fra de leverandørene som blir kvalifisert. Det vil bli gjennomført samtaler/møter med de leverandørene som anses kvalifisert for å avklare eventuelle uklarheter, samt for at tilbyderne og ABBV skal få presentert seg. A - VILKÅR Tilbudet baseres på nedenfor nevnte vilkår: A.1 - Generelle vilkår Tilbudet gis på grunnlag av beskrivelser og bestemmelser gitt i dette dokument. Tilbudet skal omfatte alle leveranser som må forbindes til å gi et komplett totalprodukt. Tilbudskonkurransen er åpen. Omkostninger som tilbyderen pådrar seg ved utarbeidelsen av tilbudet vil ikke bli refundert av oppdragsgiver. Dette gjelder også kostnader pådratt ved demonstrasjoner, tester eller lignende.

5 A.2 - Utlysingen Utlysingen skjer i EØS-markedet og blir kunngjort i EUs TED database, DOFFIN. www.doffin.no. A.3 - Kontraktsvilkår Asker og Bærum brannvesens alminnelige kontraktsvilkår. A.4 - Kontraktsdokumentene Inneholder kontraktsdokumentene bestemmelser som strider mot hverandre, skal dokumentene gjelde i denne rekkefølge: 1. Kontrakten 2. Tilbudet og senere korrespondanse 3. Tilbudsinnbydelsen Partenes rettigheter og plikter bestemmes i sin helhet av norsk rett. Kontraktsdokumenter skal være på norsk. Norsk skal være dokumentspråket for alle avtaler knyttet til kontrakten. All kommunikasjon mellom aktuelle leverandører og eventuelle underleverandører skal foregå på norsk. A.5 - Avtalens gyldighet Avtalen er gyldig når den er underskrevet av begge parters representanter. De som underskriver avtalen skal ha fullmakt til å representere hver sin part. Avtalen vil ha en varighet på tre år, hvor ABBV har mulighet til å forlenge avtalen med inntil to år (1 år + 1 år). A.6 - Transport av avtalen Ingen av partene kan overføre noen del av sine rettigheter eller plikter til en tredje part, uten den andre parts skriftlige samtykke. A.7 - Tvister Norsk lov vil gjelde for kontrakten og for tvister som har sitt utspring i partenes rettigheter og plikter i tilknytning til kontrakten. Dersom det oppstår en tvist skal denne søkes løst ved forhandlinger. Fører ikke forhandlingene frem innen 90 dager etter at partene ved rekommandert brev har bedt om forhandlinger, skal tvisten løses etter lov om mekling og rettergang i sivile tvister (tvisteloven) av 17.06.2005. Alle avvik/endringer fra avtalen må, for å være gyldige, foreligge i skriftlig form. At en tvist er brakt til avgjørelse etter tvistemålsloven, fritar ikke partene fra å oppfylle sine forpliktelser i henhold til kontrakten.

6 B - TILBUDET B.1 - Språket i tilbudet Tilbudet skal være på norsk. B.2 - Merking av tilbud Tilbudet skal være underskrevet av en person i tilbyders firma som har fullmakt til å representere dette. Forpliktende tilbudsbrev skal medfølge. Brevet skal inneholde tilbudssummer og eventuelle forbehold. Forbehold skal spesifiseres i tilbudsbrevet og være gitt i en slik form at de økonomiske konsekvenser kan vurderes ved tilbudsbedømmelsen. Tilbudet skal være datert og legges i nøytral, lukket konvolutt som tydelig merkes: TILBUD BEDRIFTSHELSETJENESTE ASKER OG BÆRUM BRANNVESEN B.3 - Innlevering Senest innen onsdag 4. mai 2016, kl. 12:00 må tilbudet være innkommet til Asker og Bærum brannvesen IKS Postadresse: Asker og Bærum brannvesen IKS Postboks 353 1372 Asker Kontaktperson 1: Adresse: Sverre Junker Gamle Ringeriksvei 42, 1356 Bekkestua Telefon: 0047 66 76 43 03 e-post: sverre.junker@asker.kommune.no For sent mottatte tilbud vil ikke bli vurdert. Tilbud kan avvises hvis det ikke inneholder alle de opplysninger som er nødvendige for bedømmelse av tilbudet. Tilbudet er rettidig avgitt dersom det er kommet til innleveringsstedet innen tilbudsfristens utløp. Tilbudet leveres i 1 eksemplarer på papir og elektronisk på minnebrikke. B.4 - Åpning av tilbudene Åpning vil finne sted onsdag 4. mai 2016, kl. 14:00 ved Asker og Bærum brannvesen, Asker brannstasjon. Tilbudsåpningen vil være lukket. Kun Asker og Bærum brannvesens utpekte representanter har anledning til å være med på tilbudsåpningen.

7 B.5 - Vedståelsesfrist/gyldighet Tilbudene forutsettes vedstått i 60 dager regnet fra tilbudsfristens utløp. B.6 - Leverandøropplysninger Tilbudet skal inneholde opplysninger om tilbyder og underleverandører. B.7 - Utvelgelse av tilbud og ikke antatte tilbud ABBV forbeholder seg retten til å anta hele eller deler av innkommende tilbud eller til å forkaste samtlige tilbud. ABBV har likeledes fri adgang til å foreta justeringer i leveringsomfanget eller forskyve leveringstidspunktet i samråd med valgt leverandør og dennes eventuelle underleverandør(er). Avtalen er sluttet når særskilt avtaledokument er opprettet av begge parter. Når et tilbud er antatt, opphører de øvrige tilbudene å være bindene. Ikke antatte tilbud vil bli oppbevart som saksdokumenter i ABBVs arkiv. ABBV vil underrette de øvrige tilbyderne om hvilket tilbud som er valgt. B.8 - Priser og prisgaranti Prisene som oppgis skal være oppdaterte og justerte per tilbudsdato, samt reflektere hele bedriftshelseperioden. Dersom priser oppgis for flere alternativer, må dette spesifiseres entydig. Prisene skal i prinsippet være faste fra avtaledato og for kontraktsperioden. Prisstigning som ikke skyldes leverandøren og som kan dokumenteres, skal dokumenteres skriftlig, og kan ikke settes i kraft før denne er godkjent av representant fra ABBV. Nødvendig emballasje skal inngå i den tilbudte pris. Ingen form for gebyrer eller noen annen form for tilleggsbetingelser aksepteres. C - UTVELGELSESKRITERIER Nedenfor nevnte utvelgelseskriterier vil bli lagt til grunn ved valg av tilbud: Tildelingskriterier Bedriftshelsetilbudet med sted(er) for gjennomføring, beskrivelse av bedriftshelsekontrollen, tidsperiode for gjennomføring av helsekontroller, system for timepåminnelser, administrasjon, helsevurderingsbrev til ansatt etter gjennomført helsekontroll, tilbudets omfang, mulige tilleggstjenester og kompetanse som tilbyder har. Leverandøromdømme og eventuelle tidligere erfaringer. Tilbakemeldinger Vekt 45 % 25 %

8 fra referanser. Pris og leveringsbetingelser 30 % Ut fra nevnte kriterier vil det fra ABBVs synspunkt mest fordelaktige tilbudet bli valgt. Kriteriene er ikke satt opp i prioritert rekkefølge. ABBV forholder seg retten til fritt å kunne kontakte og benytte referanser som vedrører tilsvarende leveranser. D KONTRAKTSSTILDELING OG KONTRAKT Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt vil bli skriftlig meddelt alle deltakerne i konkurransen i rimelig tid før kontrakt inngås. Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for valget og gi 14 dagers frist for leverandører til å klage over beslutningen. Planlagt dato for kontraktstildeling er innen 60 dager etter tilbudsfrist. E KLAGE PÅ VEDTAK Klage på vedtak kan fremmes for styret til Asker og Bærum brannvesen IKS.

9 KRAVSPESIFIKASJON 1.0 Generelt om anskaffelsen ABBV skal inngå ny avtale for kjøp av bedriftshelsetjenester. Oppdragsgiver ønsker å inngå avtale med en leverandør samlet for ABBV, og åpner ikke for tilbud på deler av oppdraget. Tilbyder kan basere seg på underleverandører, for å gi et komplett tilbud. Det presiseres at bedriftshelseleverandøren, eller underleverandør må være godkjent av Arbeidstilsynet, slik at bedriftshelsetjenesten tilfredsstiller de krav som er satt og som oppdragsgiver må innfri. Leverandøren forplikter seg til å yte tjenestene i samsvar med de til enhver tid gjeldende lover, forskrifter og regler på området. Arbeidet skal være av forebyggende art med fokus på arbeidsmiljø, helse og sikkerhet. Oppdragsgiver er IA bedrift. 1.1 Årlig helsekontroll av røyk- og kjemikaliedykkere og andre ansatte Alle ansatte i ABBV gis tilbud om årlig helsekontroll, men det er ca. 110 personer som er pliktige til å gjennomføre årlig helsekontroll. Helsekontrollen gjennomføres etter «Veiledning og fysisk test for røyk- og kjemikaliedykkere», samt i henhold til tilleggsundersøkelser som oppdragsgiver har vedtatt. Tilbyder kan legge til grunn at 125 personer skal gjennomføre årlig helsekontroll hvert år. I tillegg kan tilbyder legge til grunn at 50 av de 125 personene også skal gjennomføre arbeidstest på ergometersykkel, med måling av EKG hvert år. Nyansatte skal også gjennomføre helsekontroll og arbeidstest på ergometersykkel med måling av EKG, før tiltredelse. Tilbyder kan legge til grunn at det vil være 3-5 nyansatte per år. Oppdragsgiver ønsker at helsekontrollene gjennomføres over en relativt kort periode (4-6 uker), hvor det forutsettes at de som skal gjennomføre arbeidstest med belastningsprøve kan gjøre dette samme dag og før, eller rett etter gjennomført helsekontroll. Oppdragsgiver ønsker at de som tildeles time for helsekontroll mottar varsel per «SMS» på mobiltelefon dagen før helsekontrollen. 1.2 Representasjon i arbeidsmiljøutvalg (AMU) Bedriftshelsetjenesten er representert i oppdragsgivers Arbeidsmiljøutvalg (AMU). Tilbyder kan legge til grunn at det avholdes 6 måneder per år. Hvert møte har en varighet på ca. 3 timer. 1.3 Systematisk HMS-arbeid og yrkeshygieniske målinger Det kan også være aktuelt at bedriftshelsetjenesten blir involvert i systematisk HMS-arbeid, yrkeshygieniske målinger. Tilbyder anmodes om å gi beskrivelse av hvilken kompetanse de har på nevnte fagområder.

10 1.4 Arbeidshelse/ergonomi Leverandøren skal ved forespørsel, bistå med å gjennomføre arbeidsplassvurderinger og gi opplæring/veiledning som kan være forebyggende og gi bedre arbeidshelse. Tilbyder anmodes om å gi en beskrivelse av hvilken kompetanse de har på nevnte fagområder. 1.5 Psykososialt arbeidsmiljø Leverandøren kan ved forespørsel bli anmodet om å bistå oppdragsgiver med å opprettholde best mulig arbeidsmiljø. Det kan være aktuelt med bistand i saker som kan relatere seg til konflikthåndtering mellom grupper av ansatte, enkeltansatte og øvrig personale, mobbing eller andre forhold som kan forringe et godt arbeidsmiljø for alle ansatte. Tilbyder anmodes om å gi en beskrivelse av hvilken kompetanse de har på nevnte fagområder. 1.6 Vaksinasjonsprogram Bedriftshelseleverandøren må kunne utføre vaksinasjon av oppdragsgivers ansatte. Tilbyder kan legge til grunn at 5 personer vaksineres årlig. Oppdragsgivers ansatte tilbys hepatitt B vaksine, som dekker både Hepatitt A og B. De tilbys også vaksine som beskytter mot kikhoste, difteri, polio og stivkrampe. Bedriftshelseleverandøren skal registrere i SYSVAK, de som har mottatt vaksine. Tilbyder bes om å spesifisere prisen per vaksinasjon. 1.7 Skader og skadeforebyggende tiltak ABBV ønsker at bedriftshelseleverandør har treningsfasiliteter, kompetanse og kapasitet til å gi fysisk og helsemessig oppfølging til ABBVs ansatte som har behov for veiledning og opptrening etter skader eller for å innfri fastsatte fysiske krav. Tilbyder bes om å spesifisere timepris for de ulike faggruppene som f.eks. lege, fysioterapeut, treningsveileder, kostholdsveileder med videre. 1.8 Lokaler Leverandør skal i tilbudet gi beskrivelse av hvilke lokaler som de ved kontraktsinngåelse vil benytte ved gjennomføring av helseundersøkelsene. 1.9 Bistand i forbindelse med sykefravær Leverandøren skal ved behov bistå med faglige råd i forholdet mellom helse og arbeid, ha fokus på forebyggende sykefraværsarbeid. Leverandøren kan bli involvert i dialogmøter med sykmeldte. Leverandøren kan bli involvert med å finne og utarbeide gode løsninger for å få

11 den ansatte tilbake til arbeidet, samt bistå med å forhindre lengre fravær enn det som er nødvendig. 1.10 AKAN Bedriftshelseleverandør eller underleverandør må ha kompetanse i forhold til AKAN saker og bistå ABBV med råd i enkeltsaker angående rus, oppfølging og utarbeidelse av AKAN avtaler. 1.11 Bistand etter akutte arbeidsrelaterte hendelser Leverandøren må kunne bistå med, eller henvise til relevant kompetanse etter akutte arbeidsrelaterte hendelser. Leverandøren vil kunne bli engasjert som samarbeidspartner ved oppfølging av traumatiske hendelser og skade på mannskap. Videre ønskes det at leverandøren kan henvise til psykologfaglig kompetanse innen defusing/debrifing ved traumatiske hendelser og skader, eller til annen relevant fagkompetanse etter slike hendelser. 1.12 Arbeidsmiljøundersøkelser Leverandøren kan bli involvert med rådgivning i forbindelse med gjennomføring og oppfølging arbeidsmiljøundersøkelser. 1.13 Kurs/kompetansehevende tiltak Leverandøren kan på forespørsel, bli bedt om å bistå med anbefaling om kurs og opplæring innen ulike tema som arbeidsmiljø, AKAN, fysisk trening, skadeforebyggende trening, kostog livsstilsveiledning, kurs for verneombud med videre. 1.14 Tilleggstjenester ABBV ønsker at bedriftshelseleverandør kan tilby måling av maksimalt oksygenopptak (Vo 2 maks). Vi ønsker også at bedriftshelseleverandør kan gjennomføre laktat-test for å gi indikasjon på anaerob terskel under fysisk trening. Per i dag er dette noe ansatte selv må bekoste. Vi ønsker pris oppgitt for Vo 2 maks måling og for laktat-test. 1.15 Administrasjon og oppfølging Planer, årsrapporter og meldinger skal leveres iht. 5 i Forskrift om arbeidsgivers bruk av godkjent bedriftshelsetjeneste og om godkjenning av bedriftshelsetjeneste. Videre skal det rapporteres løpende etter gjennomført arbeid og kostnaden skal være inkludert i tilbudet. Rapportene skal gjenspeile oppdragets kompleksitet og inneholde; Problemstilling Resultat/funn hva som er gjort

12 Sammendrag oppsummering Konklusjon med tiltak (prioritert og kostnadsestimert) Rapporteringen skal vise gjennomført aktivitet, forbrukt tid og kostnad 2. Tilbuds- og leveringsbetingelser Tilbudet må være spesifisert som følger: - Pris per person for årlig helsekontroll (grunnlag ca. 125 personer per år). Prisen skal inkludere blodprøver, helsevurderingsbrev til alle som har vært til kontroll etc. - SMS varsling dagen før til de som skal til helsekontroll - Pris per person for arbeidstest på ergometersykkel med måling av EKG. Prisen skal inkludere lege/kardiologvurdering av utført arbeidstest. - Årlig pris for å være ABBVs bedriftshelseleverandør - Timepris for bedriftshelsetjenestens representant i AMU møter - Timepris for bedriftshelsetjenestens representant i AKAN saker - Timepris for oppfølging av personer med kostholdsveiledning - Timepris for utarbeidelse av treningsprogram, veiledning og oppfølging av personer som trenger dette for å innfri fysiske krav i funksjon som røykdykker eller annen tjeneste med fysiske krav - Timepris for utarbeidelse av treningsprogram, veiledning og oppfølging av ansatte med fysiske skader - Pris per person for hepatitt vaksine. - Pris per person for vaksine som beskytter mot kikhoste, difteri, polio og stivkrampe - Timepris for systematisk HMS-arbeid, yrkeshygieniske målinger, arbeidshelse/ergonomi og psykososialt arbeidsmiljø. - Timepris for bistand fra ulike yrkesgrupper som lege, psykolog, psykiater, kostholdsveileder, fysioterapeut med videre - Pris for måling av maksimalt oksygenopptak (Vo 2 maks) - Pris for utførelse av laktat-test Prisene som spesifiseres skal inkludere administrasjon, materiell og merverdiavgift. Reisekostnader, reisetid og andre kostnader skal også oppgis, for tilfeller hvor det vil være aktuelt at representant(er) fra bedriftshelseleverandør reiser til ABBVs lokasjoner. Eventuelle spørsmål kan rettes til: Sverre N. Junker avdelingssjef beredskap Asker og Bærum brannvesen IKS Telefon: 66 76 43 03