TILBUDSINNBYDELSE PÅ LEVERANSE BRANNBIL TIL SORTLAND KOMMUNE

Transkript

1 TILBUDSINNBYDELSE PÅ LEVERANSE AV BRANNBIL TIL SORTLAND KOMMUNE

2 1 Vilkår Generelle vilkår Generelt Utlysningen Kontraktsdokumentene Avtalens gyldighet Transport av avtalen Tvister Spesielle vilkår Leveransens omfang Leveringstid og forsinkelser Leveringsvilkår Betalingsvilkår Garantier Serviceavtale og serviceberedskap Dagbot ved driftsstans Statens vegvesen Tilbudet Språk Underskrift Innlevering og frist Åpning av tilbudene Vedståelsesfrist / gyldighet Leverandøropplysninger Utvelgelse av tilbud og ikke antatte tilbud Byggemøter Forbehold Pris og prisgaranti Kriterier for valg av tilbud Opplæring Håndbøker Dokumentasjon Innbytte eksisterende bil... 7

3 1 Vilkår Tilbudet skal baseres på nedenfor nevnte vilkår: 1.1 Generelle vilkår Generelt Tilbudet skal gis på grunnlag av beskrivelser og bestemmelser gitt i dette dokument og teknisk kravspesifikasjon. Tilbudet skal omfatte alle leveranser som må forbindes til å gi et komplet totalprodukt. Tilbudskonkurransen arrangeres som åpen anbudskonkurranse Utlysningen Utlysningen skjer i EØS-markedet og kunngjøres i DOFFIN og TED Kontraktsdokumentene Inneholder kontraktsdokumentene bestemmelser som strider mot hverandre, skal dokumentene rangeres i denne rekkefølge: a) Sortland kommunes konkurransegrunnlag b) Leverandørens tilbud c) Signert kontrakt Partenes rettigheter og plikter bestemmes i sin helhet av norsk rett. Kontraktsdokumenter skal være på norsk. Norsk skal være dokumentspråket for alle drifts- og serviceavtaler knyttet til kontrakten. All kommunikasjon mellom aktuelle leverandører skal foregå på norsk eller annet skandinavisk språk Avtalens gyldighet Avtalen er gyldig når den er underskrevet av begge partenes representanter. De som underskriver avtalen skal ha fullmakt til å representere hver sin part Transport av avtalen Ingen av partene kan overføre noen del av sine rettigheter eller plikter til en tredje part, uten den andre parts skriftlige samtykke Tvister Norsk lov vil gjelde for kontrakten og for tvister som har sitt utspring i partenes rettigheter og plikter i tilknytning til kontrakten. Dersom det oppstår en tvist skal denne søkes løst ved forhandlinger. Fører ikke dette frem innen 90 dager etter at partene ved rekommandert brev har bedt om forhandlinger, skal tvisten løses ved voldgift i henhold til tvistelover kapittel 32. Alle avvik / endringer fra avtale må for å være gyldige foreligge i skriftlig form. At en tvist er brakt til avgjørelse ved voldgift, fritar ikke partene fra å oppfylle sin forpliktelser i henhold til kontrakten.

4 1.2 Spesielle vilkår Leveransens omfang Leveransen skal omfatte 1 stk. komplett brannbil levert ferdig registrert og i utrykningsklar tilstand i henhold til spesifikasjoner og funksjonskrav som angitt i Teknisk kravspesifikasjon av brann- og redningsbil til Sortland kommune Leveringstid og forsinkelser Leveringstiden bør ikke overstige 12 måneder fra kontrakt er inngått og bør være så kort som mulig. Dersom leverandør forstår eller har grunn til å anta at leveransen vil bli forsinket, plikter han å meddele kjøperen dette skriftlig og med forslag om ny leveringsdato. Ved forsinkelse som ikke skyldes force majeur og hvor leverandøren ikke har tatt forbehold om leveringstiden, Skal leverandøren akseptere å betale Sortland kommune en mulkt ved forsinket levering som settes til 1,5% av den totale kontraktssum pr. påbegynt kalenderuke, maksimalt 15% av kontraktssummen Leveringsvilkår Leveringsbetingelser er fritt levert Sortland, inklusive mva. toll, importavgifter, registreringsomkostninger, full drivstofftank, vrakpant og gjeldende avgifter Betalingsvilkår Sortland kommune har følgende betalingsvilkår: - pr. 30 dager etter godkjent levering av komplett bil på Sortland. - faktureringsgebyr godtas ikke Garantier Leveransen i sin helhet skal være i samsvar med de krav til egenskaper som er beskrevet i konkurransegrunnlaget. Leveransen skal garanteres mot feil og mangler i minimum 36 måneder, regnet fra den dato Sortland kommune har overtatt og akseptert leveransen. Tilbudet skal inneholde garanti for levering av reservedeler / tilgjengelighet i produktets levetid, minimum 15 år. Denne forpliktelse må følge firmaet ved eventuell overtagelse av ny eier eller fusjon med et annet / andre selskap(er) Serviceavtale og serviceberedskap Serviceavtale med varighet på minimum 3 år skal være inkludert i tilbudet. Tilbyder spesifiserer innholdet i serviceavtalen. Tilbyder beskriver sin beredskap i forhold til framskaffing av deler og utføring av større og mindre reparasjoner / utskiftinger. Det skal angis leveringstider for deler og reparasjonsarbeider. Det skal angis hvor (geografisk) reparasjoner og service gjennomføres. Evt. annen informasjon av betydning for vurdering av servicenivå og beredskap skal beskrives i tilbudet Dagbot ved driftsstans Ved driftsstans hvor tidsrammer angitt under forrige punkt ikke kan overholdes, betaler leverandøren en dagsbot på kr ,- pr. påbegynt døgn til Sortland kommune.

5 1.2.8 Statens vegvesen Brannbilen skal før levering tilfredsstille de norske kjøretøyforskriftene og være registrert hos Statens vegvesen. 2 Tilbudet 2.1 Språk Språket i tilbudet skal være norsk. 2.2 Underskrift Tilbudet skal være underskrevet av en person som har fullmakt til å forplikte leverandøren. Ved elektronisk levering av tilbud vises det til lov av 15.juni 2001 nr. 81 om elektronisk signatur. Tilbudet skal inneholde tilbudssum, leveringstider og eventuelle forbehold. Forbehold skal spesifiseres i tilbudsbrevet og være gitt i en slik form at de økonomiske konsekvenser kan vurderes ved tilbudsbedømmelsen. Forbehold og anmerkninger som tilbyder gjør uten å omtale disse skriftlig ansees som ugyldige. 2.3 Innlevering og frist Senest innen kl 1200 må tilbudet være innkommet til Sortland kommune. Tilbudet kan leveres: - skriftlig, i to eksemplarer, datert og lagt i lukket konvolutt. - som e-post - på lagringsmedium; minnestikke, CD /DVD Skriftlige tilbud merkes utenpå konvolutten med: Tilbud pr. e-post merkes tilsvarende i emnefeltet. Tilbud brannbil 2012 I tilbud pr lagringsmedium skal mediet navngis: Postadresse: Pb 117, 8401 Sortland E-postadresse: postmottak@sortland.kommune.no Kontaktperson: Eirik Nielsen, tlf / Tilbudet er rettidig avgitt dersom det er kommet til innleveringsstedet innen tilbudsfristens utløp. Bekreftelse på rettidig levert tilbud gis av Sortland kommune v. dokumentsenteret. Det er tilbyders ansvar å innhente slik bekreftelse. For sent mottatte tilbud vil bli avvist og returnert. Dersom en tilbyder ber om utvidet frist for innlevering av tilbud vil dette bli vurdert og besluttet iht. gjeldende regler i FOA, av Sortland kommune. Beskjed om ny frist formidles til samtlige deltakere i konkurransen.

6 2.4 Åpning av tilbudene Åpning av tilbudene vil finne sted kl Tilbudsåpningen vil være lukket. Tilbydere gis ikke anledning til å være med på tilbudsåpningen. Tilbud som ikke er i samsvar med kravene i tilbudsgrunnlaget vil bli forkastet. Oppdragsgiver forbeholder seg rett til å anta eller forkaste samtlige tilbud, forlenge tilbudsfristen ved behov og å be om mer informasjon for evaluering av tilbudene hvilket kan medføre ny utlysning. 2.5 Vedståelsesfrist / gyldighet Tilbudene forutsettes vedstått i 90 dager regnet fra tilbudsfristens utløp. 2.6 Leverandøropplysninger Tilbudet skal inneholde opplysninger om tilbyder, produsent(er) og underleverandører som spesifisert: - Attester som bekrefter at tilbyder har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av merverdiavgift og skatt iht. FOA 8-7. Attester skal ikke være eldre enn 6 mnd. - HMS-egenerklæring iht. FOA Gyldig firmaattest. - Foretakets årsregnskap eller utdrag fra dette som viser resultatregnskap og balanse for de tre siste virksomhetsår. - Erklæring om foretakets totale omsetning de siste tre regnskapsår for det produkt kontrakten omhandler. - Liste over de viktigste leveranser de siste tre år, herunder leveransenes verdi, leveringstidspunkt og mottakere. - Redegjørelse vedrørende foretakets kvalitetssikringssystem. 2.7 Utvelgelse av tilbud og ikke antatte tilbud Sortland kommunes beslutning om hvem som tildeles kontrakt vil bli skriftlig meddelt alle deltakerne i konkurransen i rimelig tid før kontrakt inngås. Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for valget og gi 14 dagers frist for leverandører til å klage over beslutningen. Tilbyder utformer kontraktsforslag etter tildeling av oppdraget. Planlagt dato for kontraktstildeling er innen 60 dager etter tilbudsfrist. 2.8 Byggemøter Ved kontraktsinngåelse vil det bli arrangert byggemøte mellom oppdragsgiver og leverandør. Det skal også avholdes et byggemøte senere i byggeprosessen. Sentralt i dette møte skal være plassering av eksisterende og nytt utstyr på bilen. Byggemøtene skal være inkludert i pristilbudet. 2.9 Forbehold Sortland kommune forbeholder seg retten til å forkaste samtlige tilbud samt å avlyse konkurransen fullstendig dersom det foreligger saklig grunn.

7 2.10 Pris og prisgaranti Alle større elementer som inngår i tilbudet skal spesifiseres og prises, både for standard og tilleggsutstyr for å gjøre det enklere for oppdragsgiver å vurdere tilbudet eller ta ut utstyr. Alle priser skal oppgis i norske kroner og være eks. mva. Endringer av prisen som følge av forskjellige valutakurser på anbuds- og importtidspunktet skal skje fullt ut i følge kursendringen dersom denne er +/- 2% eller mer. Som importtidspunkt regnes i denne forbindelse fortollingsdatoen. Andre årsaker til prisendringer godtas ikke. Dersom priser oppgis for flere alternativer, må dette spesifiseres entydig, helst på eget skjema, slik at totalkostnaden for et komplett kjøretøy fremkommer. 3 Kriterier for valg av tilbud Nedenfor nevnte kriterier legges til grunn for valg av tilbud: Pris og levetidskostnader 40% Funksjonalitet og service 60% Det vil bla. bli vektlagt pris på komplett bil, pris på enkeltkomponenter (følgende pkt. i teknisk kravspesifikasjon: samt 11.9), service- og vedlikeholdskostnader. Likeledes vil det bli lagt vekt på serviceberedskap, funksjonalitet og brukervennlighet i kabin og påbygg, plassutnyttelse, plassering av utstyr i skap og rom, opplæringsprogram, program for daglig, ukentlig og månedlig vedlikehold, med mer. 4 Opplæring Opplæring skal skje ved overlevering hos kjøper. Det skal gis opplæring til 12 personer. Opplæringen skal omfatte daglig drift, daglig vedlikehold og enkel feilsøking både av chassis, påbygg og alt fastmontert utstyr. Opplæring på chassis skal gjennomføres av instruktør fra chassisleverandør. Opplæringen skal beskrives i tilbudet og det skal angis hvor lang tid denne vil ta. Opplæringen skal være inkludert og synliggjort i pristilbudet. 4.1 Håndbøker Leveransen skal inkludere komplett brukerhåndbok på norsk. Brukerhåndboken skal inneholde detaljerte brukerveiledninger og hoveddata / spesifikasjoner for alt utstyr leveransen omfatter. 4.2 Dokumentasjon Tilbudet må inneholde tegninger, brosjyremateriell, materiellbeskrivelse og annen dokumentasjon som gir fullstendig og detaljerte opplysninger om det som er med i tilbudet. Tegninger av chassis og påbygg skal være målsatt. Tegning av påbygg skal i tillegg vise utforming / plass i redskapsrom slik at det er mulig for Sortland kommune å vurdere plasseringsmulighet for løst utstyr. Dokumentasjon skal være på norsk. 5 Innbytte eksisterende bil Sortland kommune har pr. i dag en Mercedes 1985 mod. hovedbil. Bilens slukkevannspumpe er defekt. For øvrig er bilen i god stand alderen tatt i betraktning. Kabin med seks sitteplasser. Ikke setebelter. Registrert som motorredskap. Det er ønskelig at leverandør av ny bil kjøper / tar i innbytte eksisterende bil. Evt. løsninger og verdi beskrives som et selvstendig prosjekt.