NAMSSKOGAN KOMMUNE Kontrollutvalget Møteinnkalling TID: 27.11.2006 kl 09.00 STED: Kommunestyresalen Namsskogan kommunehus Faste medlemmer er med dette kalt inn til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til kontrollsekretær. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Møtet holdes for lukkede dører jfr. Kommunelovens 77 pkt 8. SAKLISTE: Sak nr. Sakstittel 013/06 Forvaltningsrevisjonsrapport IKT Indre Namdal IKS 014/06 Orienteringssak: Regelverk for tildeling av næringstilskudd 015/06 Selskapskontrollrapport: Namsskogan Industribygg AS 016/06 Oppsigelse av avtale med KomSek Trøndelag IKS 017/06 Referatsaker Eventuelt Namsskogan, 22.11.2006 Jon- Bjarne Johansen (sign) leder Per Morten Bjørgum kontrollsekretær Dir.tlf. 74 31 21 44 /470 28 400 per.morten.bjorgum@komsek.no Kopi: -KomRev Trøndelag IKS -Ordfører (e-post) -Rådmann (e-post)
SAK 013/06 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT IKT INDRE NAMDAL IKS Saksgang: Møtedato: Saksbehandler: Saksnr.: Arkiv: Namsskogan kontrollutvalg 27.11.06 Per Morten Bjørgum 013/06 Namsskogan 06 Saksbehandlers forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget vedtar forvaltningsrevisjonsrapport 1740-1/2006: IKT Indre Namdal IKS: Oppnåelse av selskapets målsetninger, beslutningsrutiner og ansvarsfordeling. 2. Rapporten oversendes kommunestyret til orientering. Vedlegg (sendes ut kun til utvalgets faste medlemmer): 1. Forvaltningsrevisjonsrapport 1740-1/2006: IKT Indre Namdal IKS: Oppnåelse av selskapets målsetninger, beslutningsrutiner og ansvarsfordeling Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Ingen Saksopplysninger: I tråd med bestilling gitt i plan for forvaltningsrevisjon for Namsskogan kommune, er det gjennomført forvaltningsrevisjon av selskapet IKT Indre Namdal IKS. I rapporten er det spesielt sett på oppnåelsen av selskapets målsetninger gitt ved etableringen, hvilke beslutningsrutiner som gjelder og ansvarsfordelingen mellom selskapet og kommunene. Rapporten er utarbeidet av kommunens revisor, KomRev Trøndelag IKS ved revisorene Tone Røttesmo og Carl Anders Sjøli, i perioden juni til oktober 2006. Siden selskapet IKT Indre Namdal IKS er eid av de seks kommunene i Indre Namdal, og har relativt like kundeforhold til disse, er prosjektet kjørt som et fellesprosjekt. Formålet med rapporten og de aktuelle problemstillinger framgår av rapportens side 4. Rapporten har vært på høring til kommunen v/rådmann. Styret v/styreleder har og hatt mulighet til å uttale seg til rapporten. Konklusjon fra utfører (rapportens side 15): KomRev mener at IKT Indre Namdal i stor grad har imøtekommet de målsetningene som ble utarbeidet ved oppstarten. Dette er synliggjort gjennom oppnåelse av stordriftsfordeler, bedre IKT- tjenester og en betydelig utvikling innenfor området siden selskapet ble stiftet Eierkommunene har i stor grad fått nødvendig innflytelse på de beslutningsprosesser som er gjennomført i IKT Indre Namdal IKS. Det er imidlertid for tidlig å vurdere hvordan en styresammensetning med tre medlemmer vil fungere. Det er uansett viktig at en har et bevisst forhold til informasjonsflyt for å opprettholde kommunenes nødvendige innflytelse i beslutningssituasjoner som vedrører IKT Indre namdal IKS
Siden selskapets drift i stor grad har vært prosjektstyrt, er ansvarsfordelingen mellom kommunene og selskapet tilfredsstillende regulert i prosjektplaner. Med utgangspunkt i at arbeidsoppgavene har vært dynamiske, ser KomRev det som en fordel at ansvarsfordelingen ikke har vært for rigid Anbefalinger fra utfører (rapportens side 15): Kommunene kan vurdere å selv foreta en evaluering av IKT Indre Namdal IKS Videreutvikling av strategiske målsetninger vil være til hjelp for planlegging i et langsiktig perspektiv Det kan vurderes om selskapets årsberetning/regnskap samt møteprotokoller fra representantskapsmøtene skal legges fram for formannskap/kommunestyre til orientering Saksbehandlers vurderinger: Vurdering av rapporten i forhold til bestillingen: Saksbehandler mener rapporten imøtekommer den bestillingen som ble gjort gjennom vedtatt plan for forvaltningsrevisjon. Saksbehandlers anbefalinger: Saksbehandler slutter seg i hovedsak til de anbefalinger som gis fra KomRev. Rapporten har ikke gått inn på kostnadsspørsmål, kostnadsfordeling mellom kommunene og kostnader sett i forhold til mottatte tjenester. Slike forhold var heller ikke med i bestillingen, men vil være svært aktuelle i kommunenes egen evaluering av selskapet og de tjenester som mottas. Saksbehandler mener årsberetning, regnskap og representantskapets møteprotokoll absolutt bør legges fram for kommunestyret til orientering. Dersom kommunestyret har delegert forvaltning av kommunens eierinteresser i selskaper mv. til formannskapet, er formannskapet rett adresse. Slik framleggelse kan gjerne skje gjennom en årlig eierskapsmelding til kommunestyret der alle kommunens engasjementer i selskaper mv rapporteres i ett felles saksframlegg/melding. En slik melding bør i tillegg til kort omtale av selskapenes drift i foregående år, også si noe om kommunens formål med eierskapet, eierandel, balanseført verdi og hvem som forvalter det kommunale eierskapet i det enkelte selskap. I tillegg skal kontrollutvalget og kommunens revisor varsles og har rett til å være tilstede på generalforsamling/representantskapsmøter i heleide selskaper, jfr kommunelovens 80, 3.ledd.
SAK 014/06 ORIENTERINGSSAK: REGELVERK FOR TILDELING AV NÆRINGSTILSKUDD Saksgang: Møtedato: Saksbehandler: Saksnr.: Arkiv: Namsskogan kontrollutvalg 27.11.06 Per Morten Bjørgum 014/06 Namsskogan 06 Saksbehandlers forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar orienteringen til etterretning. Vedlegg : 1. Regelverk for tildeling av næringstilskudd i Namsskogan kommune (utsendt tidligere) Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Saksopplysninger: Kontrollutvalget ba i forrige møte om en sak ang. regelverket for tildeling av næringstilskudd og da spesielt tildeling av tilskudd til allerede igangsatte tiltak. Gjeldende regelverk ble utsendt sammen med møteprotokollen for forrige møte (hefte). Som det framgår av regelverket er det for tildeling av tilskudd til ordinær næringsvirksomhet ikke noen regel mot tildeling til allerede igangsatte prosjekt. Derimot finnes det en slik regel i retningslinjene for tildeling av tilskudd til landbruket. Saksbehandlers vurdering: Regelverket for tildeling av generelle næringstilskudd i Namsskogan kommune er lite detaljert, og legger opp til utstrakt bruk av skjønn fra sak til sak. Det gjelder også forholdet om hvorvidt prosjektet er igangsatt eller ikke. Som det framgår er det kun i mindre saker at administrasjonen er gitt fullmakt til administrativ behandling, de aller fleste saker behandles av formannskapet som fondsstyre. Andre tilskuddsytere som Innovasjon Norge og det regionale næringsfondet for Indre Namdal har som prinsipp at det normalt ikke ytes tilskudd til allerede igangsatte prosjekter. Dette kan etter en individuell vurdering fravikes. Hvilke retningslinjer som skal gjelde for tildeling av næringstilskudd i Namsskogan kommune er en politisk sak som kommunestyret og formannskapet i egenskap av fondsstyre har ansvaret for. Det vil være en fordel om det framgår klart og tydelig i søknad og saksframlegg i de tilfellene det søkes om og gis tilskudd til igangsatte prosjekter. Dette for å unngå senere spørsmål.
SAK 015/06 SELSKAPSKONTROLL NAMSSKOGAN INDUSTRIBYGG AS Saksgang: Møtedato: Saksbehandler: Saksnr.: Arkiv: Namsskogan kontrollutvalg 27.11.06 Per Morten Bjørgum 015/06 Namsskogan 06 Saksbehandlers forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget tar rapporten Selskapskontroll Namsskogan Industribygg AS til etterretning og slutter seg til rapportens konklusjoner 2. Kontrollutvalget anbefaler på generell basis at formannskapet utgjør generalforsamlingen i heleide kommunale aksjeselskaper 3. Rapporten oversendes kommunestyret med følgende innstilling: I. Kommunestyret tar rapporten Selskapskontroll Namsskogan Industribygg AS til etterretning II. Rådmannen bes utrede alternative organiseringsformer for selskapet med formål mindre driftstilskuddsbehov, herunder ren kommunal drift av eiendomsmassen III. Generalforsamlingen anmodes om å utarbeide instruks for styret og sørge for at styret utarbeider instruks for daglig leder i selskapet IV. Kommunestyret mener det bør gjennomføres en evaluering av styret og daglig ledelse i selskapet V. Kommunestyret mener det må utarbeides standard leiekontrakt og kriterier for tildeling av leiekontrakter med subsidiert leie Vedlegg : 2. Rapport: Namsskogan Industribygg AS: Selskapskontroll Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Ingen Saksopplysninger: Gjennom plan for selskapskontroll vedtatt av kontrollutvalget sak 17/2005 og av kommunestyret sak 86/2005, er det prioritert selskapskontroll i Namsskogan Industribygg as i 2006. Planen forutsetter at selskapskontrollen gjennomføres som forvaltningsrevisjon. Fra Plan for selskapskontroll siteres: Formålet med selskapskontrollen er å kontrollere om den som utøver kommunens eierinteresser utøver den myndigheten i tråd med den aktuelle virksomhetsloven, og tar vare på kommunens eierinteresser i tråd med kommunes vedtak og forutsetninger vedrørende forvaltningen av eierinteressene. Videre heter det om selskapskontroll i form av forvaltningsrevisjon: Forvaltningsrevisjon utføres gjennom systematiske undersøkelser av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkning. En forvaltningsrevisjon skal gi relevant informasjon til kommunestyret om iverksetting og virkninger av offentlige tiltak, som ledd i kommunestyrets kontroll med forvaltninga. Den skal gi kommunestyret et bedre grunnlag til å fatte vedtak, eventuelt endre eller evaluere tidligere
vedtak, og dermed medvirke til en bedre og mer effektiv forvaltning. Effektivitet i forvaltningen omfatter både god måloppnåelse og at målene blir nådd med best mulig ressursbruk. Selskapskontrollen er utført av KomRev Trøndelag IKS, heretter kalt KomRev. KomRev har utarbeidet følgende problemstillinger for kontrollen: Har Namsskogan Industribygg AS imøtekommet den intensjonen som er satt for selskapet? Hvordan har den økonomiske utviklingen i selskapet vært for perioden 2000-2005 (kommunale tilskudd/inntekter/kostnader)? Er det etablert tilstrekkelige rutiner for kommunikasjon mellom Namsskogan Industribygg AS og kommunen/kommunestyret? Er det utarbeidet skriftlige instrukser for styret, daglig leder og kommunens representant? Har selskapets eier evaluert styret/daglig ledelse? Er selskapet organisert hensiktsmessig i forhold til den daglige driften? Når det gjelder metode mv i prosjektet, henvises til rapporten. KomRev har konkludert med følgende: 1. Namsskogan Industribygg AS har imøtekommet sin intensjon som eiendomsaktør ved å tilby foretak i Namsskogan kommune lokaler til lav husleie. Selskapet har vært et sentralt element i at flere bedrifter er etablert og har ekspandert sin virksomhet i kommunen 2. På bakgrunn av politisk ønske om å redusere kommunale tilskudd ned mot et nullnivå, ser KomRev to alternativer hvis selskapet skal driftes forsvarlig med lavere tilskudd enn det selskapet får i dag: a. Re-forhandling/oppsigelse av nåværende leiekontrakter med det henblikk å inngå nye kontrakter med høyere utleiepris b. Namsskogan Industribygg AS opphører, mens industribyggene overføres og driftes gjennom den ordinære kommunale driften. En slik løsning vil sannsynligvis redusere administrative kostnader betydelig 3. Kommunikasjonen mellom Namsskogan Industribygg As og Namsskogan kommune ser ut til å være tilfredsstillende. Det må imidlertid stilles spørsmålstegn hvordan styret i selskapet og Myrvold Regnskapskontor AS som innehar daglig ledelse, kunne inngå avtale med Namsskogan kommune angående tilsyn og vedlikehold av bygninger uten at denne parten ble informert/gav sitt samtykke til avtalen 4. Ingen skriftlige instrukser er utarbeidet for styret, daglig leder og kommunens representant. Styret og daglig ledelse er ikke evaluert av selskapets eier Namsskogan kommune. KomRev mener en evaluering burde vært gjennomført 5. Tatt i betraktning av at selskapet i dag kun drifter to industribygg, er det lite trolig at Namsskogan Industribygg AS er organisert mest mulig kostnadseffektivt som et eget aksjeselskap. Som det framgår av rapporten kan det være et alternativ at bygningene driftes gjennom Namsskogan kommunes egen administrasjon Saksbehandlers vurderinger: Vurdering av rapporten i forhold til bestillingen: Saksbehandler mener rapporten totalt sett imøtekommer den bestillingen som ble gjort gjennom vedtatt plan for selskapskontroll. Om rapportens innhold og utførers konklusjoner: Saksbehandler slutter seg i hovedsak til KomRevs konklusjoner. Forholdet mellom selskapet v/styret og kommunen som eier
Kommunestyret og formannskapet har ved flere anledninger presisert at selskapet skal arbeide i retning av behov for mindre driftstilskudd. Hvorvidt disse klare føringene fra eier er formelt formildet styret som et pålegg fra generalforsamlingen, framgår ikke av rapporten. Både av rapporten og høringsuttaleser fra ordfører og fra styret i selskapet, framgår det at det er uformell kontakt av et visst omfang mellom styret/daglig leder/ordfører/næringskonsulent. Det er viktig at det framgår klart og tydelig hvem som er eiers representant i forhold til selskapet, og at kontakt mellom eier og selskapet går fra generalforsamlingen til styret og kun det. Siden virksomheten er organisert som et aksjeselskap, er det sentralt at formalitetene og kommandolinjene er tydelige. Rapporten viser etter saksbehandlers oppfatning at det er behov for å utarbeide skriftlige instrukser for styret, daglig leder og kommunens representant (generalforsamlingen). Dette er spesielt nødvendig siden selskapet har et vedtektsfestet samfunnsformål, og ikke kun skal driftes etter bedriftsøkonomiske prinsipper. Videre vil det være riktig å gjennomføre en evaluering av styret og daglig ledelse i selskapet. Dette på bakgrunn av de spørsmål som stilles til styret og daglig ledelse sine disposisjoner de seinere åra, men også som et ledd i den ordinære eierskapsforvaltningen til kommunen. Generalforsamlingen Ordfører utgjør alene generalforsamlingen i selskapet. Det er ikke uvanlig at det er tilfellet i heleide kommunale selskaper, men det kan være riktig å vurdere om formannskapet generelt bør være generalforsamling i heleide selskaper. Generalforsamlingen er eneste arena der eier møter selskapet og kan gi direkte innspill til drifta. Dette vil være et stort ansvar, spesielt i tilfeller der generalforsamlingen kan måtte gjennomføre tiltak som skifte av styre eller andre avgjørende grep. Selv om formannskapet blir orientert er det ene og alene ordførers ansvar slik situasjonen er i dag. Dersom formannskapet utgjorde generalforsamlingen, ville også den politiske sammensetningen gjøre at generalforsamlingen lettere fanget opp politiske signaler fra kommunestyret. Hensiktsmessig organisering av drifta i Namsskogan Industribygg AS Sett i lys av kommunestyrets ønske om lavest mulig behov for driftstilskudd til selskapet, vil det være riktig å vurdere om dagens organisasjonsform er den mest kostnadseffektive i dagens situasjon. Som rapporten viser er selskapets drift, antall bygninger å forvalte mv, vesentlig redusert siden 2000, uten at kostnadene til administrasjon er redusert overhodet. Selve organisasjonsformen aksjeselskap medfører kostnader til pliktig revisjon mv, og når det i tillegg leies både daglig ledelse og regnskapsføring, påløper kostnader. Namsskogan Industribygg AS har i dag 100 % utleie på sine lokaler. Likevel er selskapet avhengig av driftstilskudd fra Namsskogan kommune i størrelsesorden 300.000 per år. Det er ikke rom for avsetning til framtidige vedlikeholdsutgifter, og en må anta at kommunen som eier av selskapet vil få regningen den dagen bygningene trenger vedlikehold. En organisering der aksjeselskapet avvikles og forvaltningen av industribyggene legges inn i ordinær kommunal virksomhet medfører at driften av bygningene og dermed denne delen av kommunens næringspolitikk, kommer inn under politisk kontroll.
Forvaltningen av selskapet Av rapporten framgår det at forvaltningen av verdiene i selskapet har vært kritikkverdig. Dette framgår tydeligst ved inngåelsen av leiekontrakter som er klart til ugunst for selskapet, og da spesielt leiekontrakten som er inngått uten tidsbegrensning. Også det faktum at leiekontraktene er inngått med maks regulering av husleie på 50-60 % av konsumprisindeksen må anses kritikkverdig. Etter hvert som tida går, vil disse kontraktene bli stadig mer gunstige for leietakerne og stadig mindre gunstig for selskapet. Gapet mellom selskapets utgifter og inntekter vil gå i gal retning i forhold til de føringer eier v/kommunestyret har gitt, bla i sine vedtak av 14.02.02 og 12.09.02. Saksbehandler slutter seg til anbefalingen fra KomRev om at selskapet bør vurdere å si opp samtlige leiekontrakter med formål reforhandling av leie. Det gjelder også den tidligere omtalte uoppsigelige leiekontrakten. Kriterier for tildeling av leiekontrakter og fastsettelse av leie Det bør utarbeides kriterier for tildeling av leiekontrakter og fastsettelse av leie. Rapporten viser at det per i dag er stor variasjon i hvilke kontrakter som er inngått, deres varighet og prisen som betales per kvm. Standard leiekontrakt som selvfølgelig skal være oppsigelig også fra utleiers side, bør utarbeides og tas i bruk. Pris per kvm leieareal bør i utgangspunktet være lik for alle leietakere, i hvert fall i samme bygning. I tråd med selskapets formål skal det tilbys rimelige lokaler i forbindelse med etableringer. Dette har medført betydelig subsidiert husleie for leietakerne, for enkelte over mange år. I kriterier for tildeling og standard leiekontrakt bør det vurderes å legge inn en tidsbegrensning på slik subsidiering, og at leien etter noen år økes. En slik tilnærmingsmåte vil gi et fortsatt behov for driftstilskudd fra kommunen, men da kun tilsvarende den subsidiering som er gitt enkeltbedrifter. Konklusjon og tilrådning Selskapskontroll ble innført som et nytt arbeidsområde for kontrollutvalgene ved endringen av kommuneloven i 2004. Framlagte selskapskontrollrapport viser tydelig at det er behov for slik kontroll. Kontrollutvalgets rolle i denne sammenhengen er å gi kommunestyret en tilrådning i forhold til hvordan forvaltningen av kommunens eierinteresser i selskaper best kan ivaretas. I lys av rapporten framstår følgende spørsmål som sentrale: Hvorvidt dagens organisasjonsform av Namsskogan Industribygg er optimal i forhold til ønsket om redusert driftstilskuddsbehov Hvorvidt det bør utarbeides skriftlige instrukser for styret, daglig leder og kommunens eierrepresentant Hvorvidt generalforsamlingen i selskapet bør være formannskapet i stedet for ordfører alene Hvorvidt det bør iverksettes en evaluering av styret og daglig ledelse i selskapet I forhold til organisasjonsformen synes det klart at alternativ organisasjonsform, gjerne der utleie av de to industribyggene inngår som del i kommunens ordinære drift, bør vurderes. Det er behov for skriftlig styreinstruks og instruks for daglig leder. Dette siden selskapet er pålagt et samfunnsansvar ut over bedriftsøkonomiske kriterier. Hvorvidt det er behov for instruks for generalforsamlingen er mer usikkert.
Saksbehandler mener på generelt grunnlag at formannskapet bør være generalforsamling i alle heleide kommunale aksjeselskaper. Dette ut fra en vurdering om at formannskapet er det organ som er best egnet til å ivareta kommunestyrets føringer som eierrepresentant. Dersom selskapet skal videreføres som aksjeselskap, er det naturlig å gjennomføre en evaluering av styret og daglig ledelse. Dette bør gjennomføres rutinemessig etter initiativ fra generalforsamlingen.
SAK 016/06 OPPSIGELSE AV AVTALE MED KOMSEK TRØNDELAG IKS Saksgang: Møtedato: Saksbehandler: Saksnr.: Arkiv: Namsskogan kontrollutvalg 27.11.06 Per Morten Bjørgum 016/06 Namsskogan 06 Namsskogan kommunestyre Saksbehandlers forslag til vedtak: Saken legges fram uten forslag til vedtak. Vedlegg : 1. Kommunestyresak 2. Konsept etablering av KomSek Trøndelag IKS 3. Forskrift om kontrollutvalg 20 med departementets kommentarer Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): 1. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner med kommentarer 2. Brev fra kontrollutvalget til ordfører: Anmodning om å utsette sak Saksopplysninger: Til kommunestyrets møte ble det fremmet sak med tittel Oppsigelse- avtale med KomSek Trøndelag IKS. Saken munner ut i et forslag til vedtak som lyder: Namsskogan kommune sier opp sin deltakelse i KomSek Trøndelag IKS med virkning f.o.m 01.01.08. Kommunen ønsker å vurdere ulike alternativ for kjøp av sekretariatsfunksjon for kontrollutvalget. Etter at sekretariatet og utvalgsleder ble oppmerksom på saken, ble det sendt et brev til kommunestyret v/ordfører der en ba om at saken ble utsatt til kontrollutvalget hadde hatt mulighet til å uttale seg. Kommunestyret tok dette til følge. Namsskogan kommune har i likhet med de øvrige av KomSek Trøndelag IKS sine kunder inngått avtale om kjøp av sekretariatstjenester i årene 2005-2007. Etter dette er avtalen oppsigelig med ett års varsel. Bakgrunn for etableringen av KomSek Trøndelag IKS Gjennom endringene i kommuneloven ble både kommunens administrasjon og kommunens revisor utelukket fra å være sekretariat for kontrollutvalget. Fra Ot.prp nr 70 (2002-2003) siteres: Sekretariatet kan imidlertid ikke være en del av kommunens administrasjon- ettersom kontrollutvalget skal føre tilsyn og kontroll med administrasjonen. Departementet er også blitt stående ved at det ikke skal være adgang til å la kommunens revisor utøve sekretariatsfunksjonen- enten kommunen har egen kommunerevisjon, deltar i et interkommunalt samarbeid om revisjon, eller setter oppdraget ut til et revisjonsfirma. Departementet har ved denne vurderingen lagt betydelig vekt på de prinsipielle betenkeligheter ved en slik ordning, Kontrollutvalget skal utøve en tilsynsfunksjon overfor revisjonen, og skal følge opp at kommunen får de revisjonstjenester den har bestilt. Dette tilsier en viss avstand og uavhengighet i forhold til revisjonen. Dersom revisjonen skulle kunne vøre sekretariat ville dette kunne innebære en svekkelse av denne funksjonen.
De prinsipielle sider ved dette må etter departementets vurdering være overordnet de praktiske utfordringer som særlig småkommunene vil kunne oppleve ved å måtte etablere et sekretariat uavhengig av revisjonen. Som på andre områder vil interkommunalt samarbeid her kunne være en god løsning. KomSek Trøndelag IKS ble etablert 01.07.04 med 21 kommuner samt Nord- Trøndelag fylkeskommune som eiere. Basis for etableringen var prospekt utarbeidet av KS Nord- Trøndelag, på bakgrunn av endringene i kommuneloven ang. kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. Prospektet for KomSek Trøndelag IKS (og tilsvarende for KomRev Trøndelag IKS) ble utarbeidet av en arbeidsgruppe bestående av: Bjørn Skjelstad fylkesleder KS Ola Stene, rådmann Levanger kommune Sissel Mikalsen, revisjonssjef Ytre Namdal revisjonsdistrikt Tove Melgård revisjonssjef Søndre Innherred revisjonsdistrikt Fordeling av andeler og kostnader Ved etableringen av KomSek Trøndelag IKS ble kommunene delt i 4 grupper: Andelskapital Eierandel Beregnet Stillingsandel timebehov Gruppe 1 (under 2000 innb) 8.000 2 200 15 % Gruppe 2 (2000-5000 innb) 12.000 3 270 20 % Gruppe 3 (5.000-10.000 innb) 16.000 4 335 25 % Gruppe 4 (over 10.000 innb) 20.000 5 405 30 % Nord- Trøndelag fylkeskommune 40.000 10 1-2 årsverk Om bemanningsbehov og beregnet timebehov sies det i KS- prospektet: Etter dagens ordning bruker revisjonsdistriktene mellom 150 til 300 timer pr kommune pr år til sekretariatsfunksjonen. Timeforbruket varierer etter størrelsen på kommunen og aktiviteten i kontrollutvalget. Som sekretær for kontrollutvalget har revisor imidlertid kunne bruke den kunnskap han/hun har til kommunen og gjeldende regelverk gjennom sin funksjon som revisor. Nå må det nye sekretariatet sørge for å ha den nødvendige innsikt både i kommunen og det regelverk som gjelder. Når kontrollutvalget i tillegg får utvidede oppgaver, medfører det økt ressursbruk for sekretariatet. Som det framgår er timeforbruket økt med 50 timer (25 %) for de minste kommunene som følge av nyordningen og de nye oppgavene som tillegges kontrollutvalget. For å anslå bemanningsbehovet i det nye selskapet, la prospektet til grunn at kommunene ble delt inn i 4 grupper som vist, og dette ble benyttet som grunnlag for bemanningsbehovet. Et årsverk ble satt til 1350 timer, resterende del av årsverket (ca 300 timer) antas å gå med til reisetid, faglig oppdatering, felles planlegging og administrasjon av IKS- et. Ut fra dette ble bemanningsbehovet i prospektet for alle fylkets 24 kommuner anslått til 5 årsverk, pluss 1-2 årsverk for fylkeskommunen. Selskapet har i dag 5,5 årsverk til sammen for 21 kommuner og fylkeskommunen. På bakgrunn av et bemanningsbehov på 5 årsverk (fylkeskommunen holdt utenfor), en kostnad per årsverk på kr 500.000 samt den forutsetning at lønnskostnader utgjorde 80 % av selskapets utgifter, ble driftsutgiftene i 2004 fordelt slik: Kommuner i gruppe 1: kr 94 700 Kommuner i gruppe 2: kr 126 300 Kommuner i gruppe 3: kr 157 850 Kommuner i gruppe 4: kr 189 400
Siden oppstarten er denne beregnede kostnaden lagt til grunn, kun justert for alminnelig prisstigning jfr den kommunale deflator. Selskapets budsjett og økonomiplan legger grunnlaget for selskapets drift og hvor store kostnader som utlignes på kommunene. Budsjett og økonomiplan vedtas av representantskapet. Kostnadsutviklingen for sekretariatstjenestene før og etter reformen: Dersom en sammenligner kostnadene til revisjon og sekretariat totalt sett før og etter reformen i 2004, framstår følgende: Namsskogan 2004 2005 2006 2004 vs 2007 2007 Økning i % Revisjon 222096 200000 203000 209000 Sekretariat 97500 100200 103707 Sum Namsskogan 222096 297500 303200 312707 90611 28,98 For Namsskogans del betales det altså kr 90.611 (tilsvarer 28,98%) mer for revisjon og sekretariat i 2007 enn i 2004. Den generelle prisstigningen i perioden er beregnet til 9,5% jfr den kommunale deflator. Reell kostnadsauke for Namsskogan i perioden er dermed 19,48 %. Følgende er styrende for sekretariatets virksomhet: Kommunelovens kapittel 12 ( 76-80) Forskrift om kontrollutvalg Selskapsavtale Samarbeidsavtale Prospekt Arbeidsoppgaver/ansvarsfordeling og rutiner for samhandling mellom sekretariatet og revisjonen Kontrollutvalgets arbeid og aktivitet Sekretariatets arbeidsoppgaver og ansvarsområder er bla: Møtevirksomhet kontrollutvalget (saksutredning, møteinnkalling, møteprotokoll og utsending) Være oppdatert på hva som foregår i kommunene (NY!) Følge med på hva som foregår i kommunestyret/formannskap/utvalg(ny!) Være oppdatert på hva som foregår på tilsyn og kontrollsektoren(ny!) Overordna analyse og Plan for forvaltningsrevisjon(ny!) Plan for selskapskontroll(ny!) Gjennomføring av selskapskontroll (eierskapskontroll) (NY!) Økonomi- og budsjettarbeid for kontrollutvalget Følge opp kontrollutvalgets vedtak Tilsyn med administrasjonen Følge opp og ha tilsyn med revisjonen, samt bistå kontrollutvalget i bestillerrollen overfor revisjonen(ny!) Kontrollutvalget har fått en mer aktiv rolle(ny!) Fokus på tilsyn og kontrollarbeid på bakgrunn av mislighetssaker Nye oppgaver etter reformen i 2004 er markert. Saksbehandlers vurderinger: Saken legges fram uten vurderinger fra sekretariatet
SAK 017/06 REFERATER Saksgang: Møtedato: Saksbehandler: Saksnr.: Arkiv: Namsskogan kontrollutvalg 27.11.06 Per Morten Bjørgum 017/06 Namsskogan 06 Saksbehandlers forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar referatene til etterretning. Vedlegg : 1. Protokoll fra representantskapsmøte i KomSek Trøndelag IKS Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Saksopplysninger: