Varamedlemmer møter etter nærmere avtale/i tråd med tidligere praksis.sakliste med saksdokumenter sendes også ordfører og rådmann.

Transkript

1 NAMSSKOGAN KOMMUNE Kontrollutvalget Møteinnkalling TID: kl STED: Kommunestyresalen Faste medlemmer er med dette kalt inn til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til kontrollsekretær. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale/i tråd med tidligere praksis.sakliste med saksdokumenter sendes også ordfører og rådmann. Møtet holdes for lukkede dører jfr. Kommunelovens 77 pkt 8. SAKLISTE: Sak nr. Sakstittel 001/05 GODKJENNING AV MØTEINNKALLING OG SAKLISTE 002/05 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FORRIGE MØTE 003/05 KONTROLLUTVALGETS ÅRSMELDING /05 MØTEPLAN /05 VIRKSOMHETSPLAN /05 REFERATER/EVENTUELT -Kontrollutvalgets budsjett Kort orientering om årsregnskapet 2005 v/komrev Trøndelag IKS Kontrollsekretær har forberedt en kort orientering om selskapet KomSek Trøndelag IKS, organiseringen av sekretariatsfunksjonen mv. som kan tas ved møtets åpning om utvalget ønsker det. Grong, Jon Bjarne Johansen (sign) leder Per Morten Bjørgum kontrollsekretær Dir.tlf / SIDE 1 AV 1

2 SAK 001/05 GODKJENNING AV MØTEINNKALLING OG SAKLISTE Saksgang: Møtedato: Saksbehandler: Saksnr.: Arkiv: Namsskogan kontrollutvalg Per Morten Bjørgum 001/05 N 05 Saksbehandlers forslag til vedtak: Møteinnkalling og sakliste godkjennes. Vedlegg: Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Saksopplysninger: Vurdering: SIDE 2 AV 2

3 SAK 002/05 GODKJENNING AV MØTEBOK Saksgang: Møtedato: Saksbehandler: Saksnr.: Arkiv: Namsskogan kontrollutvalg Per Morten Bjørgum 002/05 N 05 Saksbehandlers forslag til vedtak: Møtebok fra møte godkjennes Vedlegg: Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): 1. Møtebok utsendt tidligere. Saksopplysninger: Vurdering: SIDE 3 AV 3

4 SAK 003/05 KONTROLLUTVALGETS ÅRSMELDING 2004 Saksgang: Møtedato: Saksbehandler: Saksnr.: Arkiv: Namsskogan kontrollutvalg Per Morten Bjørgum 003/05 N 05 Saksbehandlers forslag til vedtak: Kontrollutvalgets årsmelding for 2004 vedtas. Vedlegg: 1. Forslag til kontrollutvalgets årsmelding for 2004 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Saksopplysninger: Kontrollsekretær har på bakgrunn av møteprotokoller og i samråd med oppdragsansvarlig revisor utarbeidet forslag til årsmelding for Vurdering: SIDE 4 AV 4

5 NAMSSKOGAN KOMMUNE Kontrollutvalget KONTROLLUTVALGETS ÅRSMELDING 2004 Oppnevning/medlemmer: Etter kommunestyrevalget høsten 2003 ble det valgt følgende utvalg: Jon Bjarne Johansen leder, Gunnleif Moen nestleder og Inger Johanne Bjørhusdal. Varamedlemmer: Tor Bjørhusdal, Åge Torseth og Kjellrun R. Nordtømme. Skolering: Kontrollutvalget startet en opplæringsrunde ang. nye forskrifter for kontrollutvalg i siste møte. Av hensyn til et visst faglig ajourhold er det abonnert på bladet «Kommunerevisoren» som er et fagtidsskrift for kommunal revisjon og kontrollutvalg. Sekretariat: I henhold til forskriftenes 3 nr. 7 har kommunerevisjonen stått for saksutredning og sekretærhjelp. Per er sekretariat for kontrollutvalget overført selskapet KomSek Trøndelag IKS, dette i tråd med forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner ledd. Møtevirksomhet. Det er i året holdt 5 møter og behandlet i alt 17 vedtakssaker. I tillegg er framlagt og drøftet/tatt til orientering i alt 13 referatsaker. Ordfører og rådmann har fått tilsendt innkalling og saksdokumenter. Ordfører har ikke møtt i kontrollutvalgets møter i Rådmannen har etter invitasjon gitt følgende orienteringer: 05.03: Orientering om diverse forhold, bla økonomi og organisering 14.05: Orientering ang. referatsak R4/ : Orientering om ansvarsområde oppvekst og utdanning I tillegg har følgende etter invitasjon gitt orienteringer: 05.03: Kommunekasser Maifrid A. Bekkevold om skatteregnskapet 13.09: Helse- og sosialsjef Jorun H. Brøndbo om helse- og sosialetaten Kommunekasser var tilstede under behandlingen av årsregnskapet (sak 11/04). Jon Bjarne Johansen deltok på informasjonsmøte ang. forslag til nye forskrifter for revisjon og kontrollutvalg. Møtet fant sted i Trondheim. Saker som er behandlet: Saksnr Tittel Vedtak 1/2004 Godkjenning av møtebok Godkjent 2/2004 Skatteregnskapet 2003 Innstilling til KS: Godkjennes med kommentar 3/2004 Kontrollutvalgets årsmelding for 2003 Årsmelding vedtatt 4/2004 Kontrollutvalgets virksomhetsplan 2004/05 Forslag utarbeides til neste møte SIDE 5 AV 5

6 05/2004 Høringsuttalelse ny forskrift om kontrollutv Innstilling til KS 06/2004 Lønnsrutiner i Namsskogan kommune- rapport Rapport tas til etterretning 07/2004 Godkjenning av møtebok Godkjent 08/2004 Deltakelse i KomRev og KomSek Innstilling til KS 09/2004 Kontrollutvalgets virksomhetsplan 2004/05 Virksomhetsplan vedtatt 10/2004 Godkjenning av møtebok Godkjent 11/2004 Årsregnskap 2003 m/revisjonsberetning Innstilling til KS: Fastsettes 12/2004 Kommunens årsberetning 2003 Uttalelse vedtatt 13/2004 Godkjenning av møtebok Godkjent 14/2004 Skatteregnskapet 1. halvår 2004 Innstilling KS: Godkjennes 15/2004 Godkjenning av møtebok Godkjent 16/2004 Forvaltningsrevisjonsrapport Funksjon 120 Innstilling til KS: Tas til orientering med kommentar 17/2004 Forv.rev.rapport: Gjennomgang av vedtak Til KS som orienteringssak Godkjenning av møtebok Godkjent Referatsaker: Saksnr Tittel R1/2004 Vedr. kommunal lønn under sykdom R2/2004 Årsmelding regnskapskontrollørordningen i Indre Namdal R3/2004 Oppmodning om forvaltningsrevisjon R4/2004 Oppmodning om forvaltningsrevisjon R05/2004 Rundskriv H-08/04 fra KRD R06/2004 Oppmodning om forvaltningsrevisjon R07/2004 Informasjon vedr. KomSek Trøndelag IKS R08/2004 Overgangen til KomRev Trøndelag IKS R09/2004 Diverse spørsmål til rådmannen fra kontrollutvalget R10/2004 Kontrollutvalg for alkoholomsetning R11/2004 Informasjon om oppdragsansvarlig revisor og kontaktperson R12/2004 Budsjettforslag for kontrollutvalget 2005 R13/2004 Kommunens andel av driftsutgiftene til KomRev Trøndelag IKS Slutning. Arbeidsformen i utvalget har i 2004 stort sett vært som i foregående år. Det er kontrollutvalgets oppfatning at de saker som har blitt reist overfor administrasjonen i 2004 har blitt besvart innen rimelig tid. Namsskogan, den. Inger Johanne Bjørhusdal (s) Jon Bjarne Johansen (s) Tor Bjørhusdal (s) sekretær SIDE 6 AV 6

7 SAK 004/05 MØTEPLAN FOR KONTROLLUTVALGET 2005 Saksgang: Møtedato: Saksbehandler: Saksnr.: Arkiv: Namsskogan kontrollutvalg Per Morten Bjørgum 004/05 N 05 Saksbehandlers forslag til vedtak: Forslag til møteplan vedtas. Møtetidspunkt settes til kl Vedlegg: 1. Forslag til møteplan for kontrollutvalgene tilhørende avdeling Grong Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Saksopplysninger: Siden sekretariatsfunksjonen for kontrollutvalgene nå skal løses av en person, anses det nødvendig å legge en møteplan for kontrollutvalgene. Dette gir en større forutsigbarhet for KomSek Trøndelag IKS, for utvalgsmedlemmene og kommunene. Forslag til møteplan er utarbeidet med bakgrunn i tidligere praksis mht. møtedag og tidspunkt. I tillegg er det forsøkt tatt hensyn til møteplan for øvrige politiske møter i kommunen. Utvalgsmøtene er forsøkt spredt litt mer enn det som har vært tilfelle hittil. Fra KomSek Trøndelag IKS sin side er det ønskelig med flest mulig kontrollutvalgsmøter på dagtid, mellom anna ut fra et ressurssynspunkt. Det henstilles derfor til de kontrollutvalg som har hatt møter på kveldstid å vurdere om dagmøter kan være aktuelt. Vurdering: SIDE 7 AV 7

8 Forslag til møteplan for kontrollutvalgene 2005 Kommune Tid Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sept Okt Nov Des Grong Høylandet Lierne Namsskogan Overhalla (20.) Røyrvik Snåsa Behandling av årsregnskap 2004 er understreket Ved behandling av negativ revisjonsberetning årsregnskap i april/mai- møtene må det påregnes nytt møte for behandling av årsregnskapet i løpet av juni. SIDE 8 AV 8

9 SAK 005/05 VIRKSOMHETSPLAN 2005 Saksgang: Møtedato: Saksbehandler: Saksnr.: Arkiv: Namsskogan kontrollutvalg Per Morten Bjørgum 005/05 N 05 Saksbehandlers forslag til vedtak: Virksomhetsplan for 2005 fastsettes. Vedlegg: Forslag til virksomhetsplan for 2005 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Saksopplysninger: På bakgrunn av tidligere års virksomhetsplaner er slik plan utarbeidet for Vurdering: SIDE 9 AV 9

10 Kontrollutvalgets virksomhetsplan 2005 Generelt: Kontrollutvalgets virksomhet baserer seg på Lov om kommuner og fylkeskommuner av , Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner av Årsplan 2005: Feb/mar: Kontrollutvalgets årsmelding for 2004 Skatteregnskapet for 2004 med restansesituasjon April/mai: Årsregnskapet for 2004 Kommunens årsberetning for 2004 Overordnet analyse- igangsettingsvedtak August: Kontrollutvalgets budsjettforslag 2005 Oktober: Nov/des: Forvaltningsrevisjonsrapporter Overordnet analyse- Prioriteringer Plan for forvaltningsrevisjon- arbeid Plan for forvaltningsrevisjon- vedtak SIDE 10 AV 10