Samling for fylkeskommunale kontrollutvalg Vårsøg Hotell, Surnadal, 5. september 2012 Berit Brendskag Lied regionvegsjef
Forvaltningsreformen - tilbakeblikk 1990 tallet ble det konstatert økende demokratisk underskudd på regionalt og lokalt nivå Makt (oppgaver og midler) fra staten til regionalt folkevalgt nivå Beslutninger som innebærer skjønn og prioritering fra administrative til politiske organer Sams vegadministrasjon videreføres Organisasjonsmessige tilpasninger i Statens vegvesen for å være godt rustet
Sams vegadministrasjon Bistå fylkeskommunen med faglig underlag i arbeidet med fylkesvegnettet slik som f.eks. fylkesvegplan, strategiplan, økonomiplan, budsjett etc. Forestå operativ oppfølging av fylkesvegnettet (planlegging, utbygging, drift, beredskap, vedlikehold, forvaltning og grunnerverv mv. ) underordnet og basert på nødvendige fullmakter fra fylkeskommunen. Bistå med nødvendig underlag for fylkeskommunens styring og rapportering Bistå fylkeskommunene med administrative støttefunksjoner/- systemer, informasjon og kundebehandling knyttet til fylkesveg Bistå fylkeskommunene med å samordne tiltak og oppgaver knyttet til riks-, fylkes- og kommunal veg
Brukerundersøkelse 2011 Generelt får Statens vegvesen gode tilbakemeldinger på oppgavegjennomføring (ELM 18.20-11) Forbedringsområder innenfor: Planleggingskapasitet Effektivisering av planprosesser Utarbeiding av kostnadsoverslag Strengere krav til plangrunnlag Bedre identifisering av usikkerhet Byggherrekapasitet Ulike kontraktstrategier
Samferdselskollegiet Synspunkter fra samferdselskollegiet våren 2012 på sams vegadministrasjon: Manglende gjennomføringsevne Mindreforbruk på fylkeskommunale prosjekter (samt statlige prosjekter) er for stort Synspunkter på rapporter og rapportering Mindre opptatt av drift/vedlikehold/forvaltning enn investering Kontaktutvalget har vedtatt å opprette en arbeidsgruppe med oppgave å evaluere styringssystemet for fylkesvegoppgaver 3 representanter fra fylkeskommunene 3 representanter fra Statens vegvesen Leder - Fylkesrådmann Odd Inge Mjøen Sør-Trøndelag
Styrende dokumenter
Avtaleverk Flerårig rammeavtale som regulerer samhandlingsprosedyrene mellom fylkeskommunene og Statens vegvesen inkl. nødvendig fullmakts struktur: Rammebetingelser Prosedyrer for samhandling Prosedyrer for rapportering Prosedyrer for avviks- og endringsbehandling Avklare fullmakter Årlig leveranseavtale (tildelingsbrev) som inkluderer: Oppdrags- og ressursfordeling Spesifisert investerings- og drifts-/vedlikeholdsbudsjett Spesifisert handlingsprogram Avtalene skal sikre at Statens vegvesen utfører de oppgaver som fylkeskommunene forventer, og at en har en felles forståelse av oppgaver og samhandling
Målsetting for Statens vegvesen Å bidra til at Sams vegadministrasjon er en god løsning for fylkeskommunene Gode styringslinjer mot fylkeskommunene fordrer: Klart definerte mål Klare ansvarsforhold / fullmakter Definerte økonomiske rammer Klare retningslinjer styring og rapportering
Status avtaleverk Region midt 2012 Møre og Romsdal: 3 delt avtale: Rammeavtale, leveranseavtale og tildelingsbrev Rammeavtale og leveranseavtale fra 2010 Revisjon av leveranseavtale har pågått over lang tid og er ikke ferdigstilt Tildelingsbrev for 2012 datert 29.02.2012 konkludert Plan- og byggeprogram fylkesvegar 2012 13 som inkluderer oppstart og ferdigstillelsesdato prosjekter Sør-Trøndelag: 2 delt avtale i hovedsak basert på arbeidsgruppeforslag Rammeavtale fra 2010 skal revideres Leveranseavtale for 2012 klar til signering Nord Trøndelag: 2 delt avtale i hovedsak basert på arbeidsgruppeforslag Rammeavtale fra 2010 Leveranseavtale (inkl. plan- og byggeprogram) for 2012 signert februar 2012
Erfaringer med rammeavtaler Fortsatt behov for klargjøring av fullmakter og ansvar på en del områder eksempelvis: Erstatningssaker Anmeldelser Saker håndteres i da etter «gammel vane» og sak for sak Vi ønsker klarere kjøreregler på samhandling/fullmakter/avvik enn hva avtalene tar høyde for i dag
Leveranseavtalen Vegvesenet bruker leveranseavtalen til å planlegge sin virksomhet i budsjettåret: Drift/vedlikehold Investering Planlegging Bistand i utarbeidelse av planer/utredninger Oppfølging (rapportering/møter/tilbakemeldinger) For at Statens vegvesen skal kunne levere må avtalen være på plass når budsjettåret begynner.
Erfaringer med leveranseavtaler For sen ferdigstillelse Uklart hva som skal utføres og hvilke midler vi har til rådighet. Leveranseavtale gjelder til utgangen av året. Da må ny leveranseavtale være klar til å «ta over» Behandlingen av mer-/mindreforbruk Ikke avklart når vi går inn i budsjettåret om mer-/ mindreforbruk skal overføres Må avklares i rammeavtale hvordan en skal forholde seg til dette. Det kan synes som om det er Statens vegvesen som er mest interessert i å få ferdigstilt avtalene, ikke fylkeskommunene.
Erfaringer med leveranseavtaler Ikke alltid samsvar mellom leveranseavtale og rammeavtale Ulike rapporteringsdatoer Behandlingen av mer-/mindreforbruk Leveranseavtalen blir ikke fulgt av fylkeskommunene Endring av rapporteringshyppighet Endring av rapporteringstidspunkt Endring i rapporteringsmaler (Endring av tildeling) Endret tildeling gjennom året blir ikke alltid formalisert som endring i leveranseavtalene
Hovedutfordringer for Statens vegvesen Gjennomføringsevne på programområdene/mindre prosjekter Prosjektet ikke «modent» nok når det kommer til bevilgning Prosjektene ikke klart nok definert Kostnadsoverskridelser
Forutsetninger for å bedre gjennomføringsevnen Bestillinger fra fylkeskommunene må være formalisert og oppgaver/ansvar tydelig definert Leveranseavtaler på plass tidlig i budsjettåret Alle tiltak må være gjennomarbeidet og godt beskrevet i tidlig fase Planstatus må være avklart i god tid før budsjettåret Bedre kvalitetssikring av kostnadsoverslag
Igangsatte tiltak for å bedre gjennomføringsevnen Prosjektorganisering av fylkeskommunale tiltak pakker/strekningsvis tilpasning Innføring av prosjektark Bedre konkretisering av prosjekt i tidlig fase Bedre kvalitetssikring av kostnadsoverslag Mer realistiske anslag Bedre kvalitet i tallmaterialet Etablering av «prisgruppe» for mindre prosjekter
Igangsatte tiltak for å bedre gjennomføringsevnen Systematiske risikovurderinger på mulige risikoelement Krav om godkjent reguleringsplan i god tid før budsjettåret starter Oppbygging av planreserve Lederfokus Systematisk kompetansekartlegging og rekrutteringsanalyser Bruk av revisjoner for å avdekke forbedringsområder
Bedre prosesser Dialog og samhandling i det daglige fungerer godt, men vi har en veg å gå på det formelle plan Mer langsiktighet, mindre ad hoc Kjente, forutsigbare og åpne prosesser God involvering av alle aktuelle (fag)miljøer så tidlig som mulig for å framskaffe godt beslutningsgrunnlag: Internt: Avdelinger, seksjoner, koordinatorer Eksternt: Brukere, beboere, kommune, fylkeskommune, fylkesmann
Kvalitetssystemet Sentrale element for å bli bedre: Involvering Dokumentasjon Kvalitetssystemet er en samling kjøreregler for hvordan de ulike prosessene i Statens vegvesen skal skje, bl.a.: Hva skal gjøres når? Hvem skal gjøre hva? Hva slags dokument (dokumentasjon) skal produseres? Kvalitetssystemet skal bli brukt av alle
Avslutningsvis Samhandling mellom fylkeskommunene og Statens vegvesen er berørt i flere rapporter noen funn/anbefalinger: Bestillerollen er sentral både mht. prioritering av oppgaver og for å tydeliggjøre de tjenester som Statens vegvesen skal levere Viktig å definere behovet for informasjon fra Statens vegvesen Det er behov for klarere fullmakter, ansvar og avvikshåndtering på en del områder Praksis samsvarer ikke alltid med det som er tatt inn i rammeog leveranseavtalene indikerer behov for justeringer av avtalene
«Sammen blir vi gode» Takk for oppmerksomheten!