FORVALTNINGSREFORMEN FORMULAR TIL RAMME- OG LEVERANSEAVTALE - LEVERANSEAVTALE 2010

Transkript

1 Saknr. 2295/08 Ark.nr Saksbehandler: Per Olav Bakken FORVALTNINGSREFORMEN FORMULAR TIL RAMME- OG LEVERANSEAVTALE - Fylkesrådets innstilling til vedtak: Fylkesrådet vedtar forslag til avtaleformular for rammeavtale og leveranseavtale mellom Hedmark fylkeskommune og Statens vegvesen Region øst om forvaltningen av fylkeskommunens vegansvar. Fylkesrådet vedtar leveranseavtale Trykte vedlegg: - Rammeavtale mellom Hedmark fylkeskommune og Statens vegvesen Region Øst datert Leveranseavtale 2010 mellom Hedmark fylkeskommune og Statens vegvesen Region Øst Hamar, Aasa Gjestvang Fungerende fylkesrådsleder

2 FYLKESRÅDETS VURDERING OG KONKLUSJON: FORVALTNINGSREFORMEN FORMULAR TIL RAMME- OG LEVERANSEAVTALE Fylkesrådet mener at foreslåtte avtaleformular med rammeavtale og leveranseavtale mellom Hedmark fylkeskommune og Statens vegvesen Region øst er hensiktsmessig for å synliggjøre den enkeltes ansvars- og arbeidsområde i forbindelse med overføring av vegansvar fra staten til fylkeskommunen. Leveranseavtale 2010 er utfylt på grunnlag av fylkestinges vedtatte budsjett 2010 og handlingsprogram , sak 75/09 og 82/09. Fylkesrådets vedtakskompetanse Fylkesrådets vedtakskompetanse er hjemlet i delegert forvaltningsmyndighet gitt i FT-sak 22/08.

3 S A K S U T R E D N I N G: FORVALTNINGSREFORMEN FORMULAR TIL RAMME- OG LEVERANSEAVTALE Innledning I møte orienterte fylkesrådet fylkestinget om forvaltningsreformen som trer i kraft fra 1 januar Fylkestinget vil få framlagt egen sak om hele reformen i dets møte i februar I nevnte fylkestingsmøte behandlet fylkestinget i sak 75/09 Fylkesvegenes handlingsprogram I saksframlegget ble det innledningsvis gitt orientering om overføring av vegansvar fra staten til fylkeskommunen og en viser til dette. I løpet av høsten 2009 har det pågått en prosess mellom partene om utforming av avtaleformular som skal nyttes for å regulere ansvars- og arbeidsdeling mellom Statens vegvesen Region øst og Hedmark fylkeskommune. Utredning Gjennom arbeid i en egen kontaktgruppe med ledelsen i Statens vegvesen (SVV) og fylkesrådmannskollegiet i KS er det lagt et godt grunnlag for å sikre en smidig overføring av det nye vegansvaret. Det er blant annet framlagt et forslag til en mal for hvordan avtaleverket mellom SVV og fylkeskommunene kan utformes. I Hedmark har det i løpet av høsten, som nevnt, foregått en løpende dialog mellom politisk og administrativ ledelse i Hedmark fylkeskommune og Statens vegvesen Region Øst (SVRØ) for å utvikle styringssystemer og samhandlingsformer i forbindelse med overtakelsen av de nye oppgavene. Det ble etablert to arbeidsgrupper som har arbeidet med utforming av ramme- og leveranseavtaler. Disse avtalene skal omhandle rapporteringsrutiner på økonomi og aktivitet, oppgavefordeling og fullmakter.. Forslaget til rammeavtale og leveranseavtale Vedlagte formular er forslag til rammeavtale som er forutsatt lagt til grunn for samarbeidet mellom Hedmark fylkeskommune og Statens vegvesen Region øst om fylkeskommunens vegansvar. I tillegg til den flerårige rammeavtalen skal det også utarbeides en årlig leveranseavtale, som skal inneholde oversikt over de ressurser som stilles til rådighet og hvilke tiltak/prosjekter som skal gjennomføres de enkelte år. Leveranseavtalen er et administrativt dokument som følger opp de politiske vedtak som nedfelles i handlingsprogrammet. Leveranseavtalen for det første året skal foreligge i løpet av januar Rammeavtalens formål er å definere partenes rolle og forpliktelser sikre et positivt og konstruktivt samarbeid mellom HFK og SVRØ Avtalen gir en beskrivelse av ansvarsforhold og hvilke oppgaver som tilligger partene. HFK er ansvarlig for å sikre at verdiene og funksjonene som ligger i fylkesvegnettet forvaltes i tråd med overordnet mål. HFK har også ansvar for å initiere administrative og politiske prosesser og

4 utarbeide og vedta ulike plandokumenter. SVRØ har ansvar for å forvaltning, utbygging, vedlikehold og drift av fylkesvegnettet innenfor rammer fastsatt av HFK. Saksbehandlingen skal være basert på sams vegadministrasjon (jfr. pkt. 5.1). De skal delta i og være veg- og trafikkfaglig initiativtaker i administrative og politiske prosesser. Rammeavtalen fastlegger ansvaret for finansieringen og gir oversikt over hvilke fullmakter som er gitt SVRØ til å styre innenfor rammen gitt i den årlige leveranseavtalen. Avtalen omhandler også krav til oppfølging og rapporteringsrutiner. Hovedprinsippet her er at det legges om til samme rapporteringsordning som fylkeskommunens øvrige virksomheter. Rammeavtalen skal gjelde til den erstattes av en ny avtale, men det forutsettes en årlig evaluering. Leveranseavtalen skal inneholde en oversikt over ressursene som er stilt til rådighet og hvilke tiltak/prosjekter som skal gjennomføres det enkelte år. Oppgavene skal gjennomføres i henhold til vedtatte styringsdokumenter gjeldende for det aktuelle året. Det skal gis en relativt detaljert oversikt over økonomiske rammer med fordeling som samsvarer med funksjonsfordelingen i handlingsprogrammet for fylkesveger. Når det gjelder styringsdialog og rapportering vises det til rammeavtalen, og som nevnt legges det ikke opp til andre rapporteringsrutiner enn for den øvrige virksomheten i fylkeskommunen. I avtalen er det et eget punkt om håndtering av avvik som kan oppstå i forhold til framdrift, kostnad eller kvalitet. Leveranseavtalen er ettårig og utarbeides etter fylkestingets behandling av handlingsprogram og budsjett. Myndighet og ansvar vedrørende oppfølging og gjennomføring av beslutninger. Det forutsettes at fylkesrådet inngår avtale med Statens vegvesen Region øst om myndighet og ansvar for oppfølging og gjennomføring av beslutninger vedrørende fylkeskommunens vegansvar. Avtalen vil omfatte bl a: Delegering etter vegloven Eiendomsforvaltning mv Saker om skadeserstatning, avskriving av krav og prosessfullmakt Andre fullmakter Fylkesrådets drøfting Som nevnt bygger forslaget til ramme- og leveranseavtale på det arbeidet som er gjort sentralt og som i prosesss er tilpasset lokalt. Fylkesrådet anser at det avtaleverk som nå foreligger vil være et godt rammeverktøy for samarbeidet mellom HFK og SVRØ. Fylkesrådet mener at det særlig i løpet av det første året vil være viktig å høste erfaringer med hvordan avtaleverket fungerer, slik at hensiktsmessige endringer/justeringer kan skje så tidlig som mulig. Det nevnes dessuten at det vil bli utarbeidet et årshjul hvor alle aktuelle møtedatoer mellom de forskjellige aktører framgår.

5