RAMMEAVTALE MELLOM NORD-TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE STATENS VEGVESEN REGION MIDT

Transkript

1 Arkivsak-dok 13/ RAMMEAVTALE MELLOM NORD-TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE OG STATENS VEGVESEN REGION MIDT Avtalen fastsetter rammebetingelser og retningslinjer for samarbeidet mellom partene i forbindelse med planlegging, gjennomføring av investeringsprosjekter, forvaltning, drift og vedlikehold av fylkesveger

2 1 PARTENE Partene i denne avtalen er Nord-Trøndelag fylkeskommune (NTFK) og Statens vegvesen region midt (SVV). 2 SAMARBEID OM FYLKESVEGER Samarbeidet mellom NTFK og SVV om fylkesveger reguleres gjennom en rammeavtale og årlige leveranseavtaler. Leveranseavtalen spesifiserer partenes forpliktelser omkring leveranser og økonomiske forhold det enkelte år. Begge parter har ansvar for gjensidig informasjon og samarbeid knyttet til forhold som har betydning for fylkesvegene, og som ikke er direkte regulert i denne avtalen. Det legges opp til fortløpende samhandling mellom NTFK og SVV med møter tilpasset nødvendig behov. Planlagte møter framgår av leveranseavtalen. 3 FORMÅL Formålet med rammeavtalen er å: definere partenes rolle og forpliktelser i forbindelse med avtaleforholdet sikre et positivt og konstruktivt samarbeid mellom NTFK og SVV. Partene skal med utgangspunkt i regionale utfordringer og strategier bidra til en positiv utvikling i regionen. Partene vil styrke den samlede innsats for å oppnå ei behovsretta utvikling av infrastruktur gjennom samarbeid og felles innsats. 4 ANSVARSFORHOLD Fylkeskommunen har et ledende strategisk ansvar for den regionale utviklingen. Denne rollen vil fylkeskommunene blant annet utøve gjennom drift av forpliktende regionale partnerskap med fokusering på strategiske og langsiktige oppgaver. Samarbeidet skal skje innenfor fylkeskommunens strategiske og regionalpolitiske ansvar og vegvesenets spisskompetanse innenfor vegsektoren. Det langsiktige perspektivet ivaretas innenfor rammen av arbeidet med Nasjonal Transportplan, Regional planstrategi og Regional plan. Gjennomføringen av dette arbeidet skal organiseres på en måte som gir gode muligheter for gjensidig informasjon og meningsutveksling tilpasset framdriften i arbeidet. Det utarbeides oppgave- og ansvarsfordeling mellom NTFK og SVV innenfor avgrensede områder (en oppgavefordeling er illustrert i vedlegg 1). Begge parter har ansvar for gjensidig informasjon og samarbeid knyttet til forhold som har betydning for fylkesvegene, og som ikke er direkte regulert i denne avtalen. Statens vegvesen er tillagt sektoransvar innenfor en rekke felt.

3 4.1 NTFK Nord-Trøndelag fylkeskommune (NTFK) er eier av fylkesvegene. Som eier og regional utviklingsaktør har NTFK ansvar for å: Sikre at verdiene og funksjonene som ligger i fylkesvegnettet forvaltes i tråd med nasjonale og regionale mål. NTFK skal initiere og koordinere administrative og politiske prosesser, utarbeide oppdragsnotat med overordnede prioriteringer og rammer, behandle forslag fra SVV administrativt og fatte politiske vedtak om Regional planstrategi, Regional plan og budsjett for fylkesveger. Beslutte oppfølging av handlingsprogram for fylkesveger, budsjett og leveranseavtale, på bakgrunn av rapportering og forslag til tiltak fra SVV Behandle avvik fra Statens vegvesens vegnormaler av vesentlig betydning for fylkesvegene. Prosedyre for å behandle avvik følger etablert rutine. Godkjenne kontraktsstrategi forut for konkurranseutsetting av driftskontrakter og fylkesvegferger. Godkjenne økonomiske rammer for nye driftskontrakter Vedta retningslinjer for byggegrenser og avkjørsler Ta stilling til nye, eller vesentlige endringer i, retningslinjer/veiledere for riksvegnettet som kan ha relevans for fylkesvegnettet Informere SVV om forhold som er av betydning for SVV s utøvelse av sitt ansvar slik det er definert i punkt SVV Statens vegvesen har ansvar for forvaltning, utbygging, vedlikehold og drift av fylkesveg-nettet innenfor rammer fastsatt av NTFK. SVV skal bare drive fullført saksbehandling der det er nevnt spesielt i denne avtalen. SVV har ansvar for å: Foreta saksbehandling basert på sams vegadministrasjon Delta i og være veg- og trafikkfaglig initiativtaker i administrative og politiske prosesser, utrede og utarbeide forslag, innenfor prioriteringer og rammer gitt av NTFK i fylkesvegplan, handlingsprogram og budsjett for fylkesvegene. Rapportere om gjennomføring av handlingsprogram, budsjett og leveranseavtaler til NTFK Planlegge og gjennomføre utbyggingsprosjekter, innenfor rammer gitt i handlingsprogram, budsjett og leveranseavtale Planlegge og gjennomføre drift og vedlikehold av fylkesvegene innenfor rammer gitt i handlingsprogram, budsjett og leveranseavtale Utarbeide forslag til retningslinjer for byggegrenser og avkjørsler langs fylkesvegene Etter avtale gjennomføre fullført saksbehandling på: o Omklassifisering av veger, inkl. gang- og sykkelveger og veglys o Underinstans klagebehandling av enkeltvedtak o Konkrete veg- og trafikksaker som skal behandles politisk Informere NTFK om vesentlige endringer i retningslinjer/veiledere for riksvegnettet som kan ha relevans for fylkesvegnettet Gi NTFK løpende informasjon om forhold som er av betydning for deres utøvelse av sitt ansvar, slik det er definert i punkt 4.1 Delta i dialogarbeidet med regionråd og kommuner Delta ved fylkesting og andre politiske utvalg etter behov

4 Ivareta sekretariatsfunksjonen for fylkets trafikksikkerhetsutvalg (FTU) 5 KOMMUNIKASJON OG BEREDSKAP/KRISEHÅNDTERING 5.1 Forutsetninger for kommunikasjon Kommunikasjon om vegsektoren skal oppleves enhetlig og samordnet for brukerne, til tross for at det er to vegeiere. Statens vegvesen Region midt skal samtidig bidra til at Nord-Trøndelag fylkeskommune fremstår som en sterkere regional utviklingsaktør og synliggjøre Nord-Trøndelag fylkeskommune som vegeier for fylkesvegene. Sams vegadministrasjon betyr at Statens vegvesen skal bistå med faglig grunnlag, operativ oppfølging og støttefunksjoner. Kommunikasjon er en slik støttefunksjon. Retningslinjer for kommunikasjon er vist i vedlegg Forutsetninger for beredskap/krisehåndtering For beredskap/krisehåndtering av hendelser på fylkesveg eller anlegg på fylkesveg brukes Statens vegvesen Region midt sitt eksisterende beredskapssystem. Nord- Trøndelag fylkeskommune skal involveres i endringsprosesser av beredskapssystemet og godkjenne eventuelle endringer som berør fylkeskommunen. Retningslinjer for beredskap/krise-håndtering er vist i vedlegg 3. 6 FINANSIERING 6.1 Sams vegadministrasjon Sams vegadministrasjon finansieres av staten og omfatter: Praktisk håndtering av byggegrenser, avkjørsler, skilt og trafikkregulering Registreringer i nasjonale databaser Vegtrafikksentralene Innsamling og håndtering av data fra faste installasjoner på riks- og fylkesveger Byggherrefunksjonen for drift og vedlikehold, inkludert beredskap Administrasjon av fylkesvegferger etter avtale Overordnet planlegging og ledelse (eksklusive prosjektrettet planlegging) 6.2 Finansiering av drift og vedlikehold SVV sine ytelser knyttet til deltakelse i plan- og budsjettprosesser, utredninger, forvaltning og faglig bistand for øvrig finansieres gjennom sams vegadministrasjon (se pkt 6.1). Eventuelle ytelser som går ut over oppgaver som inngår i sams vegadministrasjon, dekkes av Nord-Trøndelag fylkeskommune. Dette inkluderer: Drift og vedlikehold Ferjedrift Avtalt delfinansiering av større utredninger 6.3 Finansiering av investeringer Investeringer i fylkevegnettet finansieres av Nord-Trøndelag fylkeskommune. Bevilgningene til enkelt-prosjekter inngår i de årlige budsjettene. Dette inkluderer

5 også kostnader til planlegging hjemlet i plan- og bygningsloven, prosjektering og byggherrekostnader. Eventuelt mindre- eller merforbruk i forhold til rammene skal normalt overføres til etter-følgende år. 6.4 Finansiering av uforutsette utbedringer etter skred og flom Staten finansierer noen forebyggende tiltak, og krever i hvert enkelt tilfelle at kommunen/grunnerne dekker 20%. Kommunene på sin side søker bla vegansvarlig om å delta i spleiselag for fordeling av egenandel. Kontoen flom og ras kan benyttes i tilfeller som er godkjent av NTFK. Fylkestinget har i Budsjett 2013 styrket rammen med avsetning til fond for å dekke ekstraordinære utgifter til skred og flom. Hovedformålet med fondet er å sikre en buffer for skredutbedring. Så lenge det er dekning for en uforutsett utbedring, kan disponeringen betraktes som varig. I tilfeller der større veganlegg, bruer eller andre større tekniske innretninger må utbedres, vil det som regel ikke være dekning for hele utbedringskostnaden. I slike tilfeller vil disponeringen ha status som foreløpig, og det krever prosess for å gjenopprette budsjettbalanse. Når det har oppstått vesentlig utbedringsbehov, skal hele situasjonen analyseres med tanke på kortsiktig eller varig ombudsjettering. SVV skal fremme forslag til tiltak som kan utgå innen drift, vedlikehold og investering, og som i sum har samme økonomisk omfang som utbedringskostnaden. Prosessen skal følge samme prosedyre som oppretting av generelle avvik. De tiltakene som blir berørt av slik nedbudsjettering, vil i utgangpunktet framstå som en redusert ambisjon i fylkesvegplanen for gjeldende periode. 6.5 Generelle regler Ytelser og bevilgning defineres i de årlige leveranseavtalene. Bevilgede midler utbetales etter rekvisisjon fra SVV på en slik måte at likviditeten tilsvarer framdriften både innenfor drift og vedlikehold og investeringer. Vesentlige avvik fra leveranseavtalen rapporteres umiddelbart til Nord-Trøndelag fylkeskommune. Eventuelt mindre- eller merforbruk i forhold til rammene, skal normalt overføres til etterfølgende år. 7 ØKONOMISKE FULLMAKTER 7.1 Drift og vedlikehold Økonomiske fullmakter innenfor drift, vedlikehold og investeringer framgår av leveranseavtalen. Av hensyn til effektiv utnyttelse av ressursene utarbeides en fullmaktstruktur som definerer SVV sine muligheter til omdisponering innenfor tildelt ramme, som for eksempel Varige omdisponeringer mellom bevilgningskoder/programområder/prosjekt Midlertidige omdisponeringer fra en bevilgningskode/ programområde/prosjekt til en annen, da mot tilbakeføring i handlingsplanperioden.

6 7.2 Andre fullmakter Det gjennomføres en vurdering av fullmakter som er hensiktsmessige for å oppnå en rasjonell og effektiv forvaltning av fylkesvegene. I utgangspunktet legges følgende fullmakter til grunn: lyse ut og inngå avtale med entreprenør ved kontraktarbeid knyttet til anlegg, drift og vedlikehold, regnskapsføring ved salg og utleie av eiendom m.m. (på investeringsprosjekt) regnskapsføring av inntekter som ikke er knyttet til eiendom (salg av utskifta utstyr, dagmulkt ved entrepriser osv) Endring av fullmakter legges fram som egen sak for Fylkestinget og/eller innarbeides ved revisjon av rammeavtalen. 8 OPPFØLGING 8.1 Styringsdialog SVV skal utarbeide årsrapport for foregående år i henhold til NTFK sine tidsplaner for årsrapportering. Rapporten skal baseres på mal vedlagt leveranseavtalen. Årsrapporten skal gjennomgås på første oppfølgingsmøte etter levering. 8.2 Halvårsrapportering Rapporteringsfrekvens til øverste politiske nivå er på 2 ganger pr. år, jfr vedlegg 2 Styrings- og dialoghjul. Det vil si driftsrapport til fylkestinget pr og 30.09, evt endringer av datoene vist i leverenseavtale. I tillegg rapporteres det i forhold til året som helhet i forbindelse med årsregnskapet. Det er fyldige rapporter som antyder økonomisk årsprognose både for drift og investering, samt bakgrunn for et evnt mereller mindreforbruk på prosjektnivå. Disse rapportene legges med i sin helhet som vedlegg til driftsrapportene, samtidig som man trekker ut essensen i selve saksforelegget. SVV skal i hver halvårsrapport rapportere: Grunnlag (rammer) Status (ressursforbruk og resultatoppnåelse) Prognose på forbruk for året Avvik fra plan (+ eller -), samt forklaring og konsekvens Rapporten skal inkludere utvidet beskrivelse av omfang og resultat av kontrollvirksomheten innenfor drift og vedlikehold Anbefalte prioriteringer og tiltak for videre framdrift og/eller neste periode, konsekvens Halvårlig rapportering følges opp med en tilbakemelding fra Nord-Trøndelag fylkeskommune, med nødvendige avklaringer om oppfølging. 8.3 Månedlig økonomisk rapportering

7 Statens vegvesen leverer rapport om økonomisk status månedlig og senest innen 15. i påfølgende måned. 8.4 Oppfølgingsmøter og styringsdialog Begge parter har rett til å be om møter om forhold hvor dette anses som påkrevd. Nord-Trøndelag fylkeskommune skal varsles snarest dersom: En eller flere av de leveransene som framgår av denne avtalen ikke kan følges SVV gjennom budsjettåret oppdager forhold ved leveranseavtalen som gir uønskede effekter mht. optimal ressursbruk Det avholdes månedlige kontaktmøter mellom NTFK og SVV. Halvårsrapporten skal følges opp i første møte etter politisk behandling av rapporten. Månedlig statusrapportering gjennomføres muntlig av avdelingsdirektør for Nord- Trøndelag fylkesenhet i Statens vegvesen. Regionvegsjef deltar på første kontaktmøte etter at halvårsrapport er framlagt Det forutsettes at NTFK holdes orientert om status i planarbeider, investeringsprosjekter, fergedrift og status for drift og vedlikehold som en del av driftsrapporteringen. 8.6 Avvikshåndtering Dersom det i løpet av avtaleperioden oppstår avvik i forhold til framdrift, kostnad eller kvalitet eller er fare for at ramme- eller leveranseavtalen ikke vil bli oppfylt på ett eller flere viktige punkter, skal det umiddelbart rapporteres til fylkeskommunen. I rapporten skal det foreslås tiltak for å korrigere situasjonen. Dersom det i løpet av avtaleperioden oppstår behov for å vurdere fravikelse av krav i gjeldende vegnormaler skal SVV utrede og forberede sak som legges fram for fylkeskommunen til avgjørelse. Av hensyn til effektiv gjennomføring av investeringsprosjektene kan midlertidig omdisponering mellom hovedområder i budsjettåret gjennomføres i forbindelse med halvårsrapporteringen. 9 ENDRINGER I AVTALEN Hver av partene har anledning til å ta initiativ til endringer i foreliggende avtale. Det legges til grunn at rammeavtalen videreutvikles i et samspill mellom partene. 10 VARIGHET Rammeavtalen erstatter tilsvarende avtale inngått , og er gjeldende til den erstattes av en ny avtale. Avtalen vurderes/evalueres årlig.

8 11 UNDERSKRIFT Denne avtale er utstedt i to eksemplarer, hvorav partene beholder hvert sitt. Sted : Dato: Sted: Dato:... Nord-Trøndelag fylkeskommune... Statens vegvesen Region midt Vedlegg 1: Illustrativ oppgave- og ansvarsmatrise Vedlegg 2: Styrings og dialoghjul Vedlegg 3: Retningslinjer kommunikasjon og beredskap/krisehåndtering