VEDLEGG - 3. KVARTALSRAPPORT 2012 DRIFTSENHETENE Grimstad kommune 0
1. Innholdsfortegnelse 1. Innholdsfortegnelse... 1 2. Enhet: HR-avdelingen... 3 3. Enhet: Økonomiavdelingen... 5 4. Enhet: Adm- og kommunikasjonsavdelingen... 6 5. Enhet: Sosial- og barnevernstjenesten... 8 6. Enhet: NAV Grimstad... 10 7. Enhet: Boveiledertjenesten... 12 8. Enhet: Helsetjenesten... 14 9. Enhet: Hjemmetjenesten... 17 10. Enhet: Hjemmetjenesten Berge Gård... 20 11. Enhet: Frivolltun... 22 12. Enhet: Feviktun... 24 13. Enhet: Bestillerenheten og ISF... 26 14. Enhet: Kjøkkentjenesten... 28 15. Enhet: Kulturtjenesten... 29 16. Enhet: Bibliotek... 31 17. Enhet: Kvalifiseringstjenesten... 33 18. Enhet: Veilednings- og utviklingstjenesten... 35 19. Enhet: Eide barnehage... 38 20. Enhet: Tønnevoldskogen barnehage... 40 21. Enhet: Storgaten barnehage... 42 22. Enhet: Hausland barnehage... 44 23. Enhet: Grimstad barnehage... 46 24. Enhet: Fevik skole... 48 25. Enhet: Holviga skole... 50 26. Enhet: Landvik skole... 52 27. Enhet: Eide skole... 54 28. Enhet: Grimstad ungdomsskole... 56 29. Enhet: Fjære ungdomsskole... 58 30. Enhet: Fjære barneskole... 60 31. Enhet: Frivoll skole... 62 1
32. Enhet: Jappa skole... 64 33. Enhet: Langemyr skole... 67 34. Enhet: Plan, miljø og landbruk... 69 35. Enhet: Byggesak... 71 36. Enhet: Oppmåling... 73 37. Enhet: Bygg- og eiendomstjenesten... 74 38. Enhet: Brann- og feiertjenesten... 76 39. Enhet: Kommunaltekniske tjenester... 77 40. Enhet: Grimstad Havn... 79 41. Enhet: Vann-, avløps- og renovasjonstjenester... 80 42. Enhet: Feiertjenesten... 81 2
2. Enhet: HR-avdelingen Enhetsleder: Alf Stensli Tall i tusen Resultat hittil i år per 3. kvartal Års kroner 2012 2011 Budsjett avvik % budsjett Netto lønn 9 854 6 085 9 958 104 1 13 662 Inntekter -2 113 27-2 202-89 4-3 392 Andre utgifter 829 856 810-20 -2 931 Netto utgift 8 570 6 968 8 565-5 0 11 201 Personaldata Resultat hittil i år per 3. kvartal Faste årsverk 10,0 8,3 1,7 20 Brutto årsverk 28,8 30,9-2,1-7 Nærværs- % 94,1 96,0-1,9 - Kommentarer: Resultatet for 3. kvartal synes å være i tråd med budsjett. Samtidig må det bemerkes at det er et merforbruk av lønn for HR-avdelingen, som skyldes de forhold som er gjort rede for i tidligere kvartalsrapporter, vedrørende nytilsettinger på lønningskontoret og prosjekter vedrørende innføring av nye systemer og rutiner. Årsaken til at HR-avdelingen likevel har et brukbart resultat for 3. kvartal er et mindreforbruk av bedriftshelsetjenester i forhold til budsjett. Dette mindreforbruket skyldes i all vesentlighet at det tar tid å starte opp forebyggende og utviklende systematisk HMS-arbeid i henhold til AMU sin vedtatte satsning. Forskjellen i antall årsverk skyldes at vi nå har ett årsverk mer på lønningskontoret, etter politisk vedtak i 2011, og retur av langtidssykemeldte. Endringer i brutto årsverk skyldes svingninger i antall lærlinger. Sykefraværet er stabilt lavt, og i løpet av 3. kvartal er det ingen langtidssykemeldte medarbeidere i HR-avdelingen. Den negative utviklingen i tall skyldes hovedsakelig sykefravær på lærlinger. Lærlinger følges like tett opp som andre medarbeidere fra de enhetsledere de er i læretid hos. Det er et generelt trekk at lærlinger har mer korttidsfravær enn andre arbeidstakere, samtidig leies det ikke inn vikar ved lærlingers sykdom. På driftssiden er det svært knappe rammer og mange oppgaver. Det drives stramt. Tiltak: HR-avdelingen er involvert i et stort antall prosjekter, spesielt felles IKT-prosjekter. Refusjonsmodulen i Agresso lønn og personal er i god drift, den krever mer tid enn tidligere, men effekten er en meget god kvalitet på arbeidet. Midlertidig ansettelse i 50 prosent stilling på lønningskontoret avsluttes ved utgangen av året. Resultat- og måloppnåelse: HR-avdelingen har svært mange oppgaver knyttet til drift, slik at det er problematisk å sette av nok tid til arbeid med utvikling gjennom ulike prosjekter og planer. HR-avdelingen arbeider for å frigjøre tid til utvikling, prosjekter og planer. 3
nr Målsetninger for budsjett 2012 Beskrivelse av tiltak Status 1 Iverksette utviklingsprogram basert på visjon og verdier. Programskisse er under arbeid. Utviklingsprogram vil starte når ny 2 Gjennomgang av enhetsledernes og fagledernes ansvar, oppgaver og avlønning. rådmann er på plass Ikke iverksatt enda. 3 Implementere kompetanseplan. Arbeid startet med innledende møter for å finne standpunkt da det er mye som er gjort i de to største sektorene 4 Revidere Lønnspolitisk plan og Arbeidsgiverstrategi. Lønnspolitisk plan er ferdig. Arbeidsgiverstrategi er ikke. 5 Innføre selvbetjeningsløsning. Dette er innført i henhold til plan. 6 Oppfølging av alle enhetsledere hvert kvartal på HR-tall. 7 Utbetale korrekt lønn den 12. hver måned, og utføre et fullstendig refusjonsarbeid. 8 Forberede og gjennomføre lønnsforhandlinger. Oppfølging skjer helt i hht plan. Innholdet er under utvikling. Øk- og HRrådgiverne går sammen i Helse- og sosialsektoren. Lønningskontoret utfører sitt arbeid i tråd med rutiner og retningslinjer. Kompetanseutvikling skjer ihht plan. Arbeid i henhold til plan. Streikeberedskap gjennomgått. 4
3. Enhet: Økonomiavdelingen Økonomisjef: Helge Moen Tall i tusen Resultat hittil i år per 3. kvartal Års kroner 2012 2011 Budsjett avvik % budsjett Netto lønn 9 379 8 658 10 340 961 9 14 167 Inntekter -998-1 171-837 161-19 -3 501 Andre utgifter 2 477 2 348 1 471-1 006-68 2 056 Netto utgift 10 858 9 835 10 974 116 1 12 722 Personaldata Resultat hittil i år per 3. kvartal Faste årsverk 21,9 19,5 2,4 12 Brutto årsverk 22,6 21,0 1,6 8 Nærværs- % 93,9 94,6-0,7 - Kommentarer: Netto utgifter i økonomiavdelingen øker med 1,1 mill kroner til 10,9 mill kroner fra 3. kvartal 2011 til 2012. Denne økningen i hovedsak innenfor lønnsområdet og knyttes til økning i antall stillinger. Økning i antall årsverk er 1,6 for denne perioden. I 2011 var det vakante eller ubesatt stilling som nå er til personell i, økonomirådgiver. Dette sammen med en overføring av oppgaver innenfor fakturering, forklarer denne økningen. Det er fortsatt mer enn en vakant stilling i økonomiavdelingen. Det vurderes løpende forsvarligheten i å tilsette i disse stillingene. Avdelingen drives i henhold til budsjett per 3. kvartal. Sykefraværet er 6,1% per 3. kvartal, dette har økt i forhold til samme periode i fjor. Fraværet har vært knyttet til langtidsfravær for enkelte ansatte som er fulgt opp i henhold til kommunens rutiner. Per 3. kvartal har avdelingen kontroll over langtidsfraværet slik at frværet vil falle i periodene som kommer. Tiltak: Økonomiavdelingen drives nøkternt. Det brukers ikke overtid og det tas ikke inn vikarer ved fravær. Når det gjelder kompetanseutvikling vil dette bli satset på mer framover. Det vil også bli brukt midler i løpet av 4. kvartal til møbler og utstyr til avdelingen. Dette gjøres innenfor vedtatt budsjettramme. nr Målsetninger for budsjett 2012 Beskrivelse av tiltak Status 1 Overta ansvar for kommunens virksomhetsstyring Økonomiavdelingen overtok ansvaret for styringssystemet SAS, 1. jan. Systemet er avviklet. Det benyttes manuelle rutiner 2 Dokumentere rutiner og økonomiprosesser Deler av virksomheter er prosessmodellert og dokumentert 3 Alle sektorer og enheter skal delta i driftsoppfølgingssamtaler med sin leder Alle sektorer deltar i oppfølgingssamtaler. Systemet implementeres for enhetene. 4 Etablere et digitalt budsjettverktøy. Budsjettverktøyet er testet og implementert. Full bruk i budsjettarbeidet for 2013 5
4. Enhet: Adm- og kommunikasjonsavdelingen Enhetsleder: Ragnhild Sigurdsøn Tall i tusen Resultat hittil i år per 3. kvartal Års kroner 2012 2011 Budsjett avvik % budsjett Netto lønn 6 325 3 576 6 454 130 2 8 724 Inntekter -666-478 -230 436-190 -763 Andre utgifter 2 103 1 501 1 298-805 -62 1 730 Netto utgift 7 761 4 600 7 522-240 -3 9 691 Personaldata Resultat hittil i år per 3. kvartal Faste årsverk 14,1 8,2 5,4 66 Brutto årsverk 15,8 9,9 5,9 60 Nærværs- % 94,2 94,8-0,6 - Informasjons- og serviceavdelingen (ISA) og rådmannens stab ble slått sammen fra 1. januar 2012. Den nye støtteavdelingen har fått benevnelsen Administrasjons- og kommunikasjonsavdelingen (AKA). Dokumentsenteret har p.t. en fast stillingsressurs på 410 %, informasjons- og kommunikasjonsteamet har 355 %, politisk sekretariat har 245 %, rådgivere 300 % og kommunikasjonssjef 100 %; - total fast stillingsramme for AKA er p.t. 1410 %. Ny kommunikasjonssjef startet i jobben 4. juni. Overordnet planlegging (kommuneplan, temaplaner, utrednings- og analysearbeid, bruker- og innbyggerundersøkelser) er overført til Sektor for samfunn og miljø (tidl. Teknisk sektor). Tiltak: Foruten daglig drift er ny kommunal Facebookside er lansert og tatt i bruk. Dessuten jobbes det kontinuerlig med andre tiltak for å bedre informasjonsservicen i kommunen. Medarbeidere deltar i prosjekter og interkommunalt samarbeid/nettverk. Det jobber også kontinuerlig med å forbedre informasjonen på kommunens nettsider. Frem til 3. kvartal har vi hatt ca 200.000 besøk på innbyggerportalen, noe som tilsvarer besøket for hele 2012. Mulighetene for å gi direkte tilgang til off. dokumenter fra postlistene (inkl. ROS-analyse) er det blitt jobbet en del med, samt ny arkivplan. For at de ansatte i avdelingen skulle sitte mest mulig samlet, er det gjennomført flytting av avdelingen til østfløy, 1. etasje Kommentarer: Halvårsregnskapet viser at avdelingen drives i henhold til budsjett. Når det gjelder inntekts- og utgiftssiden er administrativ praksis slik at AKA betaler fakturaer på kontormateriell, annonser, telefonbruk, abonnementer/lisenser m.m. Hvert halvår blir diverse felles innkjøpskostnader fordelt på sektorer og enheter - og internfakturert, noe av denne fordelingen har ikke kommet med i oversikten, og vil bedre avdelingens resultat med ca 80.000kr. I tillegg mangler ca 50.000 kr i tilskudd for lærling som blir utbetalt som en engangsutbetaling i slutten av året. Et overforbruk på andre utgifter skyldes i hovedsak av telefonkostnader og andre kostnader som avdelingen dekker for hele rådhuset. Antall årsverk er økt grunnet sammenslåing av ISA og rådmannens stab Sykefraværet er relativt lavt; - 5,8 %. Nr Målsetninger for budsjett 2012 Beskrivelse av tiltak Status 1 Fått etablert avdelingen Avdelingen skal ha bistått tjenesteenhetene og rådmannens ledergruppe i å få utført sine kjerneoppgaver. 6
Fått oversikt over avdelingens tjenestespekter, tydeliggjort innsatsområder, foretatt personaldisponering og spesialisering, utarbeidet jobbkrav, fått koordinert virksomheten, foretatt tilpasninger, klargjort arbeidsprosesser, rutiner og standarder både internt i avdelingen og i forhold til hele kommuneorganisasjonen. 2 Gjort kommunen enda lettere tilgjengelig Fått vedtatt og iverksatt kommunens informasjonsog kommunikasjonsstrategi. Publikum skal kunne ha nådd kommunen via Innbyggerportalen, ved besøk/fremmøte, telefonkontakt, papirpost og epost Kommunal facebookside med veggtjeneste. 3 Støttet de folkevalgte i deres arbeid Digitalisering og automatisering skal være prioritert. Ivaretatt og videreutviklet digitale tjenester med sikte på døgnåpen forvaltning og dialog med innbyggerne. Fulgt opp bruker- og innbyggerhenvendelser. Merinnsyn skal være praktisert. Ivaretatt en aktiv kommunikasjons- og informasjonsstrategi - åpen kommune med innbyggernes tillit. Bidratt til en mer aktiv informasjonstankegang i hele kommuneorganisasjonen. Alle tjenesteenheter skal ha oppdaterte tjenestebeskrivelser. Gjennomført tiltak og holdningsskapende arbeid i forhold til informasjons- og tjenesteservice. Ivaretatt informasjonssikkerheten. Ivaretatt saksbehandling/forvaltning og fremlagt grunnlag for gode beslutninger i styrer, råd og utvalg. Ha fulgt opp/gjennomført politiske vedtak. Ha lagt til rette for dialog mellom folkevalgte, administrasjon og publikum på nettet. Synliggjort politikerne på nett. Hatt fokus på omdømmebygging. 4 Ivaretatt god kvalitet på administrasjon Ha ivaretatt systemer som sikrer god kvalitet på administrasjon og oppfølging av politisk og kommunal virksomhet. Forvaltet lov- og regelverk som regulerer kommunens virksomhet. Ivaretatt kommunale, fylkeskommunale og statlige krav og forventninger 7
5. Enhet: Sosial- og barnevernstjenesten Enhetsleder: Vidar Gabrielsen Tall i tusen Resultat hittil i år per 3. kvartal Års kroner 2012 2011 Budsjett avvik % budsjett Netto lønn 28 992 23 153 35 500 5 508 16 43 016 Inntekter -15 548-8 858-16 354-806 5-24 261 Andre utgifter 20 093 16 099 16 868-3 224-19 21 200 Netto utgift 33 537 30 394 35 015 1 478 4 39 955 Personaldata Resultat hittil i år per 3. kvartal Faste årsverk 41,2 27,7 13,5 49 Brutto årsverk 53,4 41,1 12,3 30 Nærværs- % 97,3 96,4 0,9 - Aktivitetsdata Resultat hittil i år per 3. kvartal Barnevern Antall tiltak 190 167 23 14 Omsorgsovert. 3 1 2 200 Antall i FH 41 34 7 21 Kommentarer: Lønn viser et samlet mindreforbruk på 5,7 mill. Vi er budsjettjustert med et beløp på 4,8 mill, som gjelder introduksjonsstønad. Dette er en feil vi har påpekt lenge. Vi har videre over tid holdt flere stillinger vakant. Budsjettet er også styrket i forhold til lønn til de som jobber med rus. Dette er periodisert flatt over hele året, mens utgiftene kommer nå i siste halvår. Dette gir bedre tall enn de reelle. Driftsmidler viser merforbruk på kr 360.000,-, og skyldes mest økte kostnader i barnevernet. Kjøp av tjenester viser samlet sett et merforbruk på i underkant av 4 mill. Dette i hovedsak økte utgifter til en ressurskrevende bruker, som delvis dekkes inn gjennom økt refusjon, men også fordi barnevernet har kjøpt tjenester utover det budsjettet gir rom for. Inntekter: Budsjettet viser at vi forventer totale inntekter på 16,9 mill., mens inntektene i regnskapet til nå er på 15,3 mill. Her ligger en feil, gjennom at vi har fått en budsjettinntekt på ca 4,8 mill vedr introduksjonsstønad, som ikke gjelder oss. Dette er med på å øke forventet inntekt.. Vi vil, spesielt i barnevernet kunne få en sprekk på inntektssiden. Budsjettreguleringer og periodiseringer viser feil både på fellesområdet og i barnevernet, og gir oss derfor ikke et tilstrekkelig nyansert bilde. Inntektene i barnevernet til nå 1,8 mill, mens vi skal ha inn 5,2 mill i løpet av året. Bare her ligger det an til en mindreinntekt på 2,8 mill. Videre vil inntektene knyttet til en ressurskrevende bruker gi oss negative tall. Etter innslagspunktet for egenandel på kr 960.000,- må kommunen dekke 20 % av kostnadene. Dette fører til merutgift i år på kr 370.000,-, pluss at vi har kjente ekstrautgifter som enda ikke er fakturert. Enslige mindreårige er et nullregnskap, så dette blir ikke spesielt kommentert. Bunnlinjen viser pr. 30. september, et mindreforbruk på 1,5 mill. En budsjettregulering i barnevernet, og en på fellesområdet gjør at periodiseringen av inntekter ikke er presis nok. Ut fra en samlet vurdering er en noe usikker om det kan bli et merforbruk ved årets slutt. Merutgiftene i Jobbsentralen skal være under kontroll, gjennom at det nå sendes ut refusjonskrav på lønn for flere ansatte. Det står også kr. 310.000,- på bundet fond som skal overføres jobbsentralen. 8
Faste årsverk har økt med 10,7 stillinger. Barnevernet har etablert og bemannet 2 boliger til disse, med 12,6 stillinger. Ca 2 stillinger holdes vakant. Nærværsprosenten har gått noe ned, men er fortsatt innenfor det vi har satt som en akseptabel nærværsprosent. Merk at dette er tall vedr. 1. kvartal. Tiltak: Etter tilsyn fra fylkesmannen, er det satt inn en person med sikte på å lukke avvik, samtidig som alle andre involverte i dette også arbeider med det samme. Kvalitetsforbedring kan skje gjennom en mer presis periodisering av budsjettet. Tiltak for å komme i økonomisk balanse må diskuteres, men det er nå allerede ansatt personer i vakante stillinger, noe som gjør det vanskelig å kutte i stillinger. Resultat- og måloppnåelse: nr Målsetninger for budsjett 2012 Beskrivelse av tiltak Status 1 Opprettholde fokus på å få folk i arbeid og utdanning gjennom kvalifiseringsprogrammet Jobbsentralen har dette som sitt hovedfokus og lykkes innen for de bemanningsrammene de har. 2 Større grad av differensiert boligtilbud, følge Boligsosial handlingsplan. 3 Styrke det forebyggende arbeidet i barnevernet ved økt fokus på tidlig innsats. Bruke ressurser gjennom nye stillinger. 4 Større sirkulasjon når det gjelder beboerne i midlertidige boliger ved å bruke miljøtjenesten mer målrettet mot dette. Det er fortsatt store utfordringer med gruppen av bostedsløse med rus og/eller psykiske lidelser. Kommunen hadde søkt om 3-4 nye stillinger fra den statlige satsningen på barnevernet, men fikk 1,5 stilling. Det har derfor ikke vært mulig å øke fokuset på tidlig innsats i den grad vi hadde planlagt. Sommeren 2011 ble to boliger omdisponert til midlertidige boliger. Det er fortsatt mangel på permanente boliger. Miljøtjenesten er nå tilført kr. 650.000,- til nye stillinger. En ny medarbeider er på plass, og to andre er på vei inn. 5 Etablere Familiens hus Barnevernet har fått avklart sin rolle i Familiens hus og er klar til å bli en samarbeidspartner og å være representert i huset innenfor gitte rammer når tiltaket iverksettes. 9
6. Enhet: NAV Grimstad Enhetsleder: Finn B. Henningsen Tall i tusen Resultat hittil i år per 3. kvartal Års kroner 2012 2011 Budsjett avvik % budsjett Netto lønn 11 131 11 530 13 627 2 496 18 18 798 Inntekter -10 892-11 443-11 060-168 2-14 746 Andre utgifter 16 111 17 995 14 869-1 242-8 19 642 Netto utgift 16 350 18 081 17 437 1 087 6 23 694 Personaldata Resultat hittil i år per 3. kvartal Faste årsverk 7,8 8,0-0,2-3 Brutto årsverk 8,8 9,7-0,9-9 Nærværs- % 92,8 94,8-2,0 - Aktivitetsdata Resultat hittil i år per 3. kvartal Antall brukere Innkomne 1 285 1 606-321 -20 Behandlede 1 229 1 605-376 -23 Ferdig behand 1 220 1 604-384 -24 Ventetid aktive 40 32 8 25 Ventetid ferdige 15 21-6 -28 Kommentarer Totale utgifter inneholder lønn, inkl. lønn til personer som er i kvalifiseringsprogrammet, sosialhjelp, utgifter til brukere som har omsorgstilbud i påvente av institusjonsplass og institusjonsopphold. Bakgrunnen for at dette føres på Nav Grimstad sosial er at saksbehandling og utbetaling skjer i fagprogrammet Velferd. Utgiftene til sosialhjelp viser et underforbruk på kr 1.087.000,- i 3.kv. 2012. Resultatet er meget bra. Når vi sammenligner utgifter til økonomisk sosialhjelp må vi både ta hensyn til utgifter til økonomisk sosialhjelp, lønnsutgifter til kvalifiseringsprogrammet og introduksjonsprogrammet. Til informasjon har vi 30 brukere i kvalifiseringsprogrammet per 30.9.12, en økning med fire brukere sammenlignet med status i 2.kv 2012. Sykefraværet per 30.9.12 er 7,72%. Vi har hatt en medarbeider med langtidsfravær i 2. kv 2012 (helt og senere delvis sykmeldt), men medarbeider er friskmeldt 25.6.12 og har sagt opp sin stilling ved NAV Grimstad fra medio august 12. I ledig stilling er en medarbeider omplassert fra rådhuset til NAV Grimstad fra 1.9.12. Utover nevnte langtidsfravær har vi kun hatt korttidsfravær. NAV Grimstad har høy produksjon på økonomisk sosialhjelp og svært få vedtak med saksbehandlingstid over fire uker. De sakene som blir liggende utover ordinær behandlingstid er det noe spesielt med. Det er da gjerne behov for å innhente nye opplysninger i saken, møter med eksterne aktører, klagesaker etc. NAV Grimstad har 7,8 faste årsverk, og her er det ingen endring. Tiltak Vi ser kontinuerlig på produksjonen i forhold til hvor det er mulig å kunne spare inn i sosialutgiftene. Vi har meget strenge vurderinger i forhold til dekning av strøm, husleie, lagerleie og sosiale utgifter generelt. Vi har utarbeidet prosjektet «Ressursstyring NAV Grimstad 2011» som er et godt grunnlag for videre praksis ved NAV Grimstad. Det er blant annet innført arbeidsplikt for alle brukere på økonomisk sosialhjelp i arbeidsfør alder der hvor helse ikke er til hinder. Jobbsentralen er vår viktigste 10
samarbeidspartner for å innfri arbeidsplikten. Vi opplever nå at Jobbsentralen er en «knapphetsgode» i den forstand at det ikke er kapasitet for nye sosialbrukere med arbeidsplikt og det medfører ventetid. Resultat- og måloppnåelse: nr Målsetninger for budsjett 2012 Beskrivelse av tiltak Status 1 Alle arbeidssøkende brukere som trenger bistand for å komme i jobb skal få tilbud om veiledning og vurdert arbeidsrettede tiltak. Brukere utprøves i ulike tiltak som Jobbsentralen, Pøbelprosjektet «Klart du kan» samt andre hensiktsmessige arbeidsrettede tiltak 2 Bedre levekårene for de vanskeligst stilte brukere Vi har i dag ca 30 langtidsbrukere av økonomisk sosialhjelp i kvalifiseringsprogrammet. Disse brukerne har vi tett og god oppfølging på. 3 Godt arbeidsmiljø Vi skal være åpen og ærlig med hverandre både i forhold til ris og ros på tvers av avdelingene. Vi har innført faste fagmøter for å ivareta felles faglig forståelse i utøvelsen. Det er opprettet egen kulturgruppe for å fremme og iverksette ulike tiltak for å ivareta et godt arbeidsmiljø. 11
7. Enhet: Boveiledertjenesten Enhetsleder: Signe Ann Jørgensen Enhetsleder: Signe Ann Jørgensen Tall i tusen Resultat hittil i år per 3. kvartal Års kroner 2012 2011 Budsjett avvik % budsjett Netto lønn 47 036 42 726 43 958-3 078-7 59 978 Inntekter -266-912 -120 146-122 -18 860 Andre utgifter 14 838 15 356 16 199 1 361 8 18 581 Netto utgift 61 608 57 170 60 036-1 571-3 59 699 Personaldata Resultat hittil i år per 3. kvartal Faste årsverk 76,6 68,3 8,3 12 Brutto årsverk 110,7 104,3 6,4 6 Nærværs- % 91,5 92,2-0,7 - Aktivitetsdata Resultat hittil i år per 3. kvartal Brukere: Ant. under 16 år 22 23-1 4 Ant. over 16 år 67 61 6 10 Aktivitetstallene er de samme som i 2. kvartal og er de tallene som ble rapportert til staten pr 01.01.2012 Kommentarer: I rapporteringen for 2. kvartal varslet enheten et grovt anslag på underdekning i budsjettet på 4-4,5 mill. Forklaringene på dette ble også gitt i 2. kvartal. Det har vært noen endringer i 3. kvartal og som vil fortsette ut året og som kan bidra til et mer positivt resultat. Men mye vil avgjøres av hvordan inntekten for ressurskrevende tjenester slår ut. Det er samtidig fortsatt stor aktivitetsøkning på noen områder, og det er varslet, gjennom søknader om tjenester og varsel fra habiliteringstjenesten, av nye saker vil komme. Grimstad er en vekstkommune og også familier med funksjonshemmede barn flytter til kommunen. Aktiviteten i Boveiledertjenesten er ikke lett å styre. Tjenesten utføres etter vedtak som igjen er begrunnet i brukerbehov. Dette behovet har vært sterkt økende i Grimstad de siste årene. Enkeltbrukere kan utløse til dels stort bemanningsbehov. Staten finansierer deler av utgiftene ved særlig ressurskrevende tjenester. Denne finansieringen beregnes på grunnlag av faktisk medgåtte ressurser direkte mot bruker og kan ikke fastsettes før etter at regnskapet for året er klart. Sykefraværet er fortsatt lavt, men vi har den siste måneden opplevd en økning i fraværet og ser at målet om max 8% kan bli vanskelig å oppnå. Til opplysning så var sykefraværet i 2003 på 13% og i 2011 på 11% så enheten har uansett et svært godt resultat så langt i år. Det siste kvartalet har vært krevende med ferieavvikling og samtidig etablering av Landviktun og ytterligere et nytt mindre tiltak, samt flytting av et tiltak fra Berge gård til Holvika. Ca 20 personer har fått nytt arbeidssted med ny leder. Ca 80 personer har fått nye turnuser. Ledige stillinger måtte besettes og med det behov for opplæring. Men igjen er det bare å si at ansatte i boveiledertjenesten er fantastiske medarbeidere. Noe knirk har det selvfølgelig vært, men folk er positive og får ting på plass med godt humør! Enheten har hatt et utmerket samarbeid med tillitsvalgte i disse prosessene. Og brukerne er godt fornøyd! Landviktun er godt i drift. 3 av beboerne har ikke flyttet inn på full tid enda. 12
Tiltak: Alle mulige tiltak for å redusere utgiftsnivå er og blir iverksatt. Enheten har nedbemannet der det er mulig, det tas ikke inn vikar der det er mulig, effektive turnuser, f. eks lange vakter, og fortsatt lavt sykefravær. Gjennomgang av Boveiledertjenesten både tidligere og nå av Rune Devold as, viser at Boveiledertjenesten har effektive tjenester og god produktivitet i tjenestene. Resultat- og måloppnåelse: nr Målsetninger for budsjett 2012 Beskrivelse av tiltak Status 1 Alle voksne utviklingshemmede har en dagaktivitet en eller flere dager i uka Dette er i stor grad gjennomført i 3. kvartal, selv om enkelte nok ikke har fått like mye aktivitet som ønsket. 2 Bidra til at brukerne får et så høyt/godt funksjonsnivå som mulig Kompetansen i BVT fordeler seg slik: Miljøterapeuter: 38% Fagarbeidere: 37% Assistenter: 25% Enheten har god fagkompetanse og turnuser som gir stabilitet og kontinuitet. Vi har mange stabile dyktige medarbeidere. Dette er viktige komponenter for å bidra til at bruker får et best mulig funksjonsnivå 3 Lavest mulig sykefravær- max 8% Enheten satte seg et ambisiøst mål. Målrettet arbeid over lang tid gir resultater. Resultat pr 3. kvartal: 8,5 % 4 Etablere bolig for 6 personer på Landvik. Boligen er ferdig. Beboerne har flytta inn og boligen er i full drift. 5 Øke gjennomsnittlig stillingsstørrelse mål 70% ( nåverdi -58%) Enheten jobber målbevisst mot målet og er i fokus ved alle nyansettelser. Gjennomsnittlig stillingsstørrelse er nå 62%. 13
8. Enhet: Helsetjenesten Enhetsleder: Bente Somdal Tall i tusen Resultat hittil i år per 3. kvartal Års kroner 2012 2011 Budsjett avvik % budsjett Netto lønn 18 715 18 185 19 571 857 4 26 794 Inntekter -3 264-4 054-3 220 44-1 -5 451 Andre utgifter 17 336 12 521 16 058-1 278-8 19 957 Netto utgift 32 786 26 651 32 410-376 -1 41 300 Personaldata Resultat hittil i år per 3. kvartal Faste årsverk 40,7 39,0 1,7 4 Brutto årsverk 45,7 46,0-0,3-1 Nærværs- % 97,0 93,3 3,7 - Aktivitetsdata Resultat hittil i år per 3. kvartal Psykisk helse 3379 4194-815 -19 Legesenteret 4975 4964 11 0 Helsestasjon 9323 10445-1122 -10,7 Fysioterapi 2226 2191 35 1,6 Ergoterapi 404 360 44 12 Fam.senteret 354 367-13 -3,5 Helsetjenesten består av Helsesøster- og jordmortjenesten, Fysio- og ergoterapitjenesten, Familiesenteret, Seksjon for psykisk helse, Brannstasjonen legesenter, kommuneoverlegen, allmennlegetjenesten, miljørettet helsevern og folkehelsearbeid. Enheten har fokus på helsefremmende, forebyggende og rehabiliterende arbeid til hele kommunens befolkning. Kommentarer: Enheten har mindreforbruk på lønn. Stillingen for fagleder psykisk helse ble holdt vakant fra 1. januar til 19.september. I tillegg har det vært langtidssykemeldinger i enheten og det har blitt leid inn vikar kun i deler av stillingene. Økte utgifter er bl.a. juridisk bistand til beboere ved asylmottaket. Mottaket ble lagt ned 15. juni og det var behov for økt bistand spesielt i siste perioden før nedleggelsen. De største merkostnadene utover budsjett er til legevakt og fastlegetilskuddet. Samlet er utgiften til disse to postene etter 3. kvartal 1,1 mill. mer enn budsjettert. Enheten har ingen mulighet for å påvirke disse utgiftene. Faste årsverk viser en økning. Budsjettvedtaket tilførte enheten 40 % fast stilling for jordmor og 50 % fast stilling for ergoterapeut i 2012. Feilregistrering av ett årsverk som midlertidig stilling (tilsynslege) i 2011, er rettet opp til fast stilling. Kommunestyret vedtok 20 % stilling til forebyggende arbeid innen barn og overvekt og 20 % økning i stilling for helsesøster på Dahlske, fra 16. april. Ansettelser er gjennomført. Brutto årsverk er omtrent som i 2011. Det har vært to svangerskapspermisjoner, samt vikarer ved studiepermisjon og sykdom. Nærvær på 97 % er svært gledelig. Sykefraværet i 2011 og så langt i 2012 er knyttet til få personer og gjelder planlagte operasjoner eller sykemelding med til dels alvorlig sykdom. En person er tilbake i arbeid, men i redusert stilling. Det jobbes systematisk med nærværet i enheten og samarbeidet med NAV er godt. 14
Aktivitetsdataene beskriver noe av aktiviteten i enheten. Nedgang i tildelte timer for psykisk helsearbeid forklares med omdisponering av stillingsressurs til skolehelsetjenesten og økt fokus på barn, ungdom og familier. Dette er tjenester uten vedtak, tidlig innsats. Det har også vært en langtidssykemelding og redusert aktivitet i tjenesten av den grunn. Det har dessverre vært noen alvorlige hendelser i kommunen. Dette har medført stor deltagelse fra ansatte i psykisk helse i oppfølging av flere personer med nærhet til hendelsene. Vedtak må da vente. Aktiviteten på helsestasjonen viser en nedgang på ca. 10 % sammenliknet med 2011. Hovedårsaken er reduksjon i aktiviteten på Vaksinasjonskontoret (reisevaksiner). Frigjort stillingsressurs er satt inn i skolehelsetjenesten. Det er oppgaver som ikke registreres som konsultasjoner foreløpig. I tillegg har det vært en sykemelding som gjør at det er forsinkelser i førskolekonsultasjonene. Det vil bli hentet inn igjen i løpet av 4. kvartal. Asylmottaket ble nedlagt i juni og 30 % stilling for helsesøster ble borte, det er også årsak til nedgang i antall konsultasjoner.aktiviteten i fysioterapitjenesten er som i 2011. Ergoterapitjenesten har økt aktivitet først og fremst fordi tjenesten fikk økt stillingsressurs i 2012. Antall konsultasjoner på Familiesenteret er omtrent som i 2011. Aktivitetsdataene for alle tjenestene unntatt psykisk helse (tildelte timer) sier ingenting om varighet på konsultasjonene og kompleksiteten i sakene. Det er flere komplisert saker som er tidkrevende. Brannstasjonen legesenter har aktivitet på samme nivå som i 2011. Varigheten på konsultasjonen fremgår heller ikke her. Arbeidsbelastningen i enheten er jevnt stor. Tiltak: Det arbeides fortsatt med internkontroll og prosedyrer i enheten. Det tas sikte på at rutiner og prosedyrer er gjennomgått i alle tjenestene i løpet av året. I budsjettet for 2012 mangler enheten ca. 1 mill. på årsbasis. Det er etterslep frem til 2010 da enheten i årene før ikke fikk kompensert økte utgifter til legevaktsamarbeidet og ikke fikk tilført midlene kommunen har fått til fastlegetilskuddet. Etterslep på legevakt er ca 0,6 mill. og fastlegetilskuddet er i underkant av 0,5 mill. Enheten må hente inn dette fra tjenestene og aktiviteter i løpet av året for å gå i balanse. Enheten kan av denne grunn få et mindre merforbruk i 2012, men målet er fortsatt at resultatet skal være i balanse. Faglederstilling psykisk helse ble holdt vakant til 19.september. I tillegg holdes andre stillinger vakante i perioder for å spare. Dette medfører redusert tjenestetilbud i til brukerne og økt arbeidsbelastning for enkelte ansatte i perioder. Arbeidet med innføring av modell for Familiens hus er sentralt i enheten. Lederteamet er på plass og modellen iverksettes gradvis. Det arbeides med oppstart av SMIL (styrket mestring i livet) gruppe i samarbeid med lærings- og mestringssenteret. Det er gruppetilbud til barn av psykisk syke foreldre og foreldre med rusmisbruk. Kvellomodellen har også hatt fokus i 3. kvartal og tjenestene forbereder seg til å iverksette modellen. Det er fortsatt fokus på dreining av psykisk helsetjenester mot forebyggende og helsefremmende arbeid. Devoldrapporten støtter denne strategien. Hverdagsrehabilitering og Tidlig innsats er for tiden hovedarbeidsområdene innen tjenestene. Resultat- og måloppnåelse: nr Målsetninger for budsjett 2012 Beskrivelse av tiltak Status 1 Kartlegge helsetilstanden i befolkningen Fra nasjonale myndigheter er det stadig tilgang på nye tall som kommunene kan nyttegjøre seg Opplæring i tallanalyse i november Lokale analyser fra fastleger og tjenester er ikke påbegynt. Internt arbeid i kommunen påbegynt 2 Økt deltakelse i Frisklivssentralen (FLS) gjennom utvikling av flere gruppetilbud, spesielt innen fysisk aktivitet Kjøpt sirkeltreningsutstyr til FLS Overvektsgruppe barn - rekruttering av brukere Styrketreningsgruppe opprettes Brukerstyrte grupper jobbes med planlegges nye tilbud i samarbeid med studenter som skal ha praksis knyttet til fritid og aktiviteter 15
3 Sikre fastlegetilbud til befolkningen Ny legehjemmel ved Brannstasjonen legesenter iverksatt 4 Innføre modell for Familiens hus Implementering av modellen er påbegynt, lederteam etablert Arbeides med samarbeidsarenaer (bl.a. tiltak), inngang til tjenestene og felles kompetanseutvikling Kurs i taushetsplikt i Familiens hus, i desember 5 Kontinuerlig å arbeide for å sikre Rorevannet som drikkevannskilde 6 Opprette Familien hus, samlokalisering av de aktuelle tjenestene (helhetlig tjenestetilbud) 7 Bedre implementering av forebyggende programmer til barn, unge og familier for å kunne bidra til å styrke foreldre/foresatte i omsorgsrollen. Fokus på barn som bekymrer 8 Styrke forebyggende og rehabiliterende arbeid til hjemmeboende eldre for å følge opp iverksettelse av Samhandlingsreformen 9 Styrke arbeidet med tidlig innsats til barn, unge og familier Kommuneoverlegen har jevnlig kontakt med Mattilsynet. Ta initiativ til å utarbeide rutiner for å sikre medvirkning fra kommuneoverlegen i alle saker som gjelder Rorevannet. Lokalisering foreslått på Dømmesmoen. Det arbeides med mulige romløsninger. Finansiering ikke på plass Samarbeid vedr opplæring og veiledning ICDP var avtalt med tre barnehager, i september. En barnehage deltok. Arbeider videre for å få med flere barnehager Sette opp faste kurs ICDP og PMTO vår og høst Søkt Fylkesmannen om midler til koordinator, avslag på søknad Hjemmerehabiliteringsprosj. i gang Kartlegging av rehabiliteringsbehov utarbeides Påbegynt utarbeidelse av Plan for fysioterapi og ergoterapi i samarbeid med fysioterapeuter i privat praksis Arbeides med å styrke rehabteamet Undervisning for hjemmetjenesten innen rehabilitering er utarbeidet og skal iverksettes Tjenester styrket i budsjettvedtaket Evaluere samarbeid med ABUP EPDS (oppfølging deprimerte mødre) innført, evalueres SMIL-gruppe forberedes. Opplæring av gruppeledere i november Kvellomodellen opplæring pågår Arbeid med å se tilbud i sammenheng tverrfaglig 16
9. Enhet: Hjemmetjenesten Enhetsleder: Kari-Anne Johnsen Tall i tusen Resultat hittil i år per 3. kvartal Års kroner 2012 2011 Budsjett avvik % budsjett Netto lønn 31 274 30 720 30 745-530 -2 41 964 Inntekter -1 235-171 0 1 235-0 Andre utgifter 5 519 5 081 2 639-2 880-109 3 519 Netto utgift 35 558 35 630 33 384-2 174-7 45 483 Personaldata Resultat hittil i år per 3. kvartal Faste årsverk 51,6 61,5-9,9-16 Brutto årsverk 83,2 87,7-4,5-6 Nærværs- % 92,8 89,6 3,2 - Aktivitetsdata Resultat hittil i år per 3. kvartal Hjemmetj. Brukerrettet tid 43 504 40 289 3 215 8 Antall brukere 391 376 15 4 Hjemmetjenesten på Fevik HBT og Frivoll ute driver fortsatt nøkternt. Fra januar 2012 har det vært overtidstopp, innleiestopp og innkjøpsstopp. Enheten består nå fra 1. februar av: 4 hjemmesykepleiegrupper, hjemmehjelpere, brukerstyrte personlige assistenter og ressurskrevende brukere med en til en bemanning i leilighet. På Frivoll ute ble det fra februar av et mindre forbruk på 1,6 årsverk sykepleiere, da en ressurskrevende bruker flyttet ut av kommunen. Grunnet drifttilpasninger ble det fra 15. februar fra Fevik HBT omplassert 2 årsverk og fra Frivoll ute ble det omplassert 3,85 årsverk. Dette har da vært vakante stillinger besatt fram til 1.06.12. Da ny turnus ikke har vært klar til bruk før i 2.kvartal den 02.04.12. Det har på noen av gruppene vært forsøkt innsparing på vakter ved å unngå innleie i disse vakante stillingene, men det har vært vanskelig, da de har vært en del av grunnbemanningen. Flest vakter er spart inn ved sykdom, ferie, avspasering og permisjoner, samt det er brukt lærlinger og praksiskandidater fra Nav i noen ledige vakter innenfor den prosent som de kan brukes alene på vakter uten veileder. Fevik HBT og Frivoll ute har i 3.kvartal satt i verk ½ årsplaner med internundervisning og møteaktivitet. Det er fra 01.01.2012 blitt redusert med 2 årsverk ledere i hjemmetjenesten. Pr.3 kvartal er ikke medarbeidersamtaler gjennomført grunnet for lav lederkapasitet. Kommentarer: Andre utgifter skyldes en ressurskrevende bruker som nå siden august 2010 har vært plassert i Vestfold. Totalt gir denne bruker en utgift på 3.kvartal på ca. 2,6 mill. kr. Dette er utgifter som det ikke er lagt inn midler på i budsjett for 2012 og ei heller i forutgående år. Det er ingen salgsinntekter i hjemmetjenesten, kun praktisk bistand gis mot betaling, men inntektene føres ikke inn i hjemmetjenestens regnskap, ei heller i budsjett. Det er kun refusjonsinntekter som er i regnskap og som også er ført i budsjett. Fra HELFO kom den største Multidose refusjon i 2.kvartal og ressurskrevende bruker refusjon vil først komme i 4.kvartal. Hvis en ser bort fra bruker i Vestfold og medfølgende førte utgifter på Frivoll, har Frivoll og Fevik et mer forbruk totalt ca. 900.000,-kr. Merforbruk skyldes hovedsakelig lønnsutgifter til innleide årsverk 17
av vikarer på grunn av aktivitetsøkningen på hittil 8 % i år. Det er på Fevik gruppe 1 et merforbruk på lønn på ca.640.000,- kr. Det er heller ikke full dekning i budsjett 2012 for lønn til brukerstyrte personlige assistenter på Frivoll og Fevik. Pr. 3.kvartal mangler det så langt ca.400.000,- kr til Brukerstyrte assistenter. Men gruppe 3 og 4 på Frivoll har til nå et mindre forbruk på ca. 700.000,- kr. Det har vært mange nye vikarer inne fra februar, ettersom de faste i 5,85 årsverk ble omplassert bort fra enheten da. Nye vikarer har medført utgifter til opplæring og bilskader har økt også i 3. kvartal. Belastningen med færre faste, mange nye vikarer og like mange som før driftstilpasning av elever, studenter, lærlinger og praksiskandidater fra NAV, har medført at det ikke har vært mange nok faste kontaktpersoner etter 15. februar til de som trenger veiledere. Aktivitetstallene har også økt med 8 % i forhold til 2011, da spesielt på gruppe 1 Fevik og gruppe 3 Frivoll, samt at det har blitt behov for 70 % stilling ekstra på hjemmehjelpsoppdrag på Frivoll på grunn av økning i tjenesteoppdrag. Ledelsen har også innført nytt turnussystem på data og nytt avlønnssystem på data. Men likevel er fraværstallene bedret i 2012 i forhold til 2011. Totalt er reduksjonen på 3,2 % pr. 3.kvartal. Det høyeste korttidsfraværet er det hjemmesykepleie gruppene som har. Minst på hjemmehjelp og personlige assistenter. Det er kun 3 langtidssykemeldte pr.3.kvartal. Det er jevnlig kontakt med de sykemeldte, oppfølgingssamtaler gjøres og dialogplassen benyttes. Årsak til nedgang i faste årsverk på 9,9 skyldes at det i drifttilpasningsprosessen ble omplassert 5,85 faste årsverk pr. 15. februar, samt det er tatt vekk 1,6 årsverk sykepleiere pr.6 februar grunnet ressurskrevende bruker flyttet ut av kommunen. Det ble fjernet 2 årsverk ledere pr.1. januar 2012. Det er også andre vakante faste stillinger grunnet oppsigelser. Disse holdes nå vakante på grunn av arbeid med ny turnus som skal bli klar til 2013. En ansatt har også permisjon uten lønn. Brutto nedgangen på årsverk på 4,5 årsverk skyldes at enheten har klart å spare innleie i vakter innimellom på de gruppene som ikke har hatt den største volumøkningen i brukertid. Tiltak i hjemmesykepleiegruppen fra januar med innleiestopp, overtidsstopp og innkjøpsstopp gjør at merforbruket likevel holdes lavere i 3.kvartal, enn hva det kunne ha vært uten. Det er fortsatt for lite i lønnsbudsjetter til brukerstyrte personlige assistenter, lønn til hjemmesykepleien, lønn hjemmehjelp, noe som gjør at det kommer fram et merforbruk, men dette merforbruket er reelt større enn hva som kommer fram, da enheten har klart å ta innpå lønnsutgifter. Dette innebærer hard drift av ansatte, da tjenesten har hatt volumøkning, enheten har hatt reduksjon av antall faste ansatte, ansatte har hatt turnusendring, innført nye datasystemer for drift og har hatt for lite ledere, men likevel har fravær blitt redusert. Resultat- og måloppnåelse: nr Målsetninger for budsjett 2012 Beskrivelse av tiltak Status 1 Fortsette å holde et lavt sykefravær Medarbeiderperspektiv. Nærvær på 90 %. Til tross av drifttilpasninger og volumøkning, har enheten bedre nærværstall i 2012 i forhold til 2011. Fevik er veldig stabile, mens Frivoll har et forbedret nærvær på over 4 %. Totalt ligger fraværet på 7,2 %, en veldig forbedring skjer her fra kvartal til kvartal i 2012!! Enheten er godt innefor målsetningen om 10 % fravær. 2 Fortsette å ha god rekruttering God søknad på vakante stillinger og god tilgang på nye vikarer. Har nå besatt alle vakante stillinger. 3 Fortsette å ha kompetansehevende tiltak Kompetanseheving innenfor forflytning, førstehjelp, Gerica, Qm+. Ansatte har nå i 3.kvartal fått tilbud om faglig oppdatering gjennom intern opplæringsplan og FOU. 18
Implementere opplæringspakke for nytilsatte. Etisk kompetanseheving. 4 Fortsette å ha økonomisk balanse Ha nøktern drift med overtidsstopp, innkjøpsstopp og forsiktig vikar innleie Økonomiperspektivet God økonomistyring. Budsjettbalanse ved årets slutt 5 Prosesser, rutiner og verktøy Innføring av TRS Innføring i PDA (personlig digital assistent) 6 Fokus på brukermedvirkning Brukerundersøkelse Ha helse og omsorgstjenester med en helse- fremmende, forebyggende og rehabiliterende profil. 7 Innføre et nytt trivselstiltak for ansatte som har en helseforebyggende profil. Medarbeidersamtale Enheten har kun merutgifter på lønn til hjemmetjenesten og brukerstyrte personlige assistenter. Når budsjett for 2013 blir riktig i forhold til grunnbemanning, vil dette merforbruket gå i balanse. Frivoll har ikke budsjettmidler for ressurskrevende bruker som det leies plass til i Vestfold. Utgifter her er derfor et merforbruk. Refusjon for ressurskrevende bruker i Ranvigveien, kommer i 4. kvartal. Alle 4 hjemmetjenestegrupper har nå tatt i bruk PDA. Men på grunn av tekniske problemer som er landsdekkende, er PDA satt på vent igjen. Ledelsen har ført inn RS system for turnus på data og hadde første prøvekjøring av lønn i mai 2012. Det er fokus på brukere. Lederne har nå laget intern opplæringsplan for de ansatte for kompetanseheving og kvalitetsfremmende tiltak. Brukerundersøkelse ønskes det skal bli i 1.kvartal 2013. Fevik har en ansatt som er i sin fritid instruktør for styrketrening og tar avbrekk i arbeidshverdagen med aktivitet 1-2 ganger i uken, 15 minutter på dagtid. Frivoll har enda ikke noe på gang, men har planer. Medarbeidersamtaler har ledelsen ikke hatt tid til å prioritere i løpet av 3.kvartal 19