Referat fra møte 11.02.04 Til : Styringsgruppa for sykefraværsprosjektet Fra : Lill-Ann K. Knutsen Kopi : Saksnr./Arkivkode Sted Dato 03/07937-461 DRAMMEN 11.02.2004 REFERAT FRA MØTE I STYRINGSGRUPPA FOR SYKEFRAVÆRSPROSJEKTET 11.02.04 Tilstede: Forfall: Nils Fr. Wisløff, Kari Høyer, Tove Wangensten, Trond Julin, Arild Eek, Ulf Wold-Larsen, Karianne Husemoen (Akademikerne), Frank Buringrud (KFO/YS-K), Marit Ustad (Utdanningsforbundet/UHO), Elisabeth Arntsen (Fagforbundet/LOK), Svein Sunne (Hovedverneombud), Lill-Ann Kulberg Knutsen (prosjektleder). Gro Prøis (Norsk sykepleierforbund), Grete Bjørang (prosjektrådgiver) Organisasjonsrepresentantene hadde noen kommentarer til referatet fra styringsgruppas møte 14.01.04. Notat ble lest opp og styringsgruppa bestemte at notatet skulle vedlegges referatet fra dagens møte. (vedlegg 1) Sak 1. Godkjente rutiner for oppfølging av sykefravær Arbeidsmiljøutvalget (AMU) godkjente 05.02.04 rutiner for "Oppfølging av sykefravær". AMU fattet vedtak om at ansatte skulle inviteres til møte med sin leder, ikke innkalles. Styringsgruppa fikk rutinene til orientering. Nye rutiner for sykefraværsoppfølging medfører behov for revisjon av "Ansettelsesog arbeidsreglement for Drammen kommune" 8 "Fravær fra arbeidet". Det vil bli lagt fram sak til administrasjonsutvalget. HMS håndboken vil også bli revidert i forhold til nye rutiner. Sak 2. Plan for opplæring av ledere Virksomhetsledere vil få opplæring i oppfølging av sykefravær 13.02.04. Plan for opplæring av øvrige ledere og informasjon til hovedtillitsvalgte/hovedverneombud, ble delt ut til orientering. Opplæringen/informasjonen vil foregår på følgende datoer: 11.03, 15.03, 22.03 og 29.03.04. Oversikten vil bli sendt ut til virksomhetslederne til orientering. Lederne innkalles til opplæring på aktuelle datoer. Sak 3. Sykefravær som utgiftspost Økonomitjenesten hadde laget et notat til styringsgruppa i forhold til beregning av kostnader ved sykefravær. Trond Julin og Karianne Husemoen orienterte. Notatet ligger som vedlegg til referatet. (vedlegg 2) Eventuelt: Det ble stilt spørsmål fra hovedverneombudet om nye rutiner for oppfølging av sykefravær også vil gjelde for de kommunale foretakene.
Kommunale foretak må evt. vedta nye rutiner i eget Arbeidsmiljøutvalg. Lederne for Drammen Eiendom og Drammen drift er invitert til å delta på ledersamlingen 12.02 og 13.02, og vil der få den samme opplæringen som virksomhetslederne. Det vil bli sendt et brev til de to foretakene hvor de blir oppfordret til å ta i bruk nye rutiner for oppfølging av sykefravær. Virksomheter som er et IKS vil få rutinene til orientering. Vedlegg 1: Innspill til Sykefraværsprosjektet TIL: Styringsgruppen for sykefraværsprosjektet FRA: Organisasjonsrepresentantene DATO: 11. februar 2004 SAK: Kommentarer til Styringsgruppens møtet 14/1-04 Vi viser til referat fra Styringsgruppens møte 14/1-04. Referatets form og innhold er begrenset, og baseres på møtets agenda. Viktige signaler og konkrete innspill som kom fram i Styringsgruppens møte er ikke synliggjort i referatet, og dermed heller ikke gjort kjent for medarbeidere som leser referatet på "Hanan". Vi ønsker derfor å presisere våre innspill og holdninger til Sykefraværsprosjektet. Sykefraværet i Drammen kommune er høyere enn akseptabelt nivå. Målsettingen om at nivået skal reduseres er viktig. Arbeidstakerorganisasjonene støtter at fokuset rettes mot virksomhetenes sykefravær og reduksjon av dette. Sykefraværsprosjektet ved Styringsgruppen har gjennom sine to møter skissert nye rutiner, samt presisert oppfølgingsrutinene i IA-avtalen. Arbeidstakerorganisasjonene ser det som positivt at arbeidsgiver går aktivt inn i oppfølgingen av sykefraværet. System, rutiner og retningslinjer vil gi en forutsigbar og rettferdig hverdag. Arbeidstakerorganisasjonene vil presisere at vi stiller oss bak opplegget rundt sykefraværsoppfølgingen. Systemet må bygge på tillit- og et gjennomgående positivt menneskesyn. Mistenkeliggjøring av sykefravær er ingen god innfallsvinkel. Sykefraværsprosjektet må ikke signalisere at sykefraværsprosenten i Drammen kommune skal reduseres til et akseptabelt nivå, ved å mistenkeliggjøre og avdekke falske egenmeldinger og sykemeldinger. I de miljøene vi er representert, er våre medlemmer preget av bekymring og vilje til allikevel å få utført oppgaver ved sykefravær, og holdningen om uriktig bruk av egenmelding/sykemelding er uvirkelig. Vi mener videre at det må utvises varsomhet ved eventuelle inndraginger av egenmeldingsmuligheten. Videre må kontakt mellom den enkelte virksomhetsleder og sykemeldende lege skje i samråd og i forståelse med den enkelte arbeidstaker. Dette er to eksempler hvor klokskap og omtenksomhet bør prege dialogen. Rutinene og retningslinjene fordrer store krav til Drammen kommunes virksomhetsledere. Rådmannens stab Side 2 av 5
Vi ser at Sykefraværsprosjektets rutiner og retningslinjer vil gi dialog og god kommunikasjon rundt sykefravær. Denne kommunikasjonen vil igjen avdekke ulike årsaker til sykefraværet. Disse årsakene må håndteres. Vi må være åpne for de reelle årsakene, og ha en bredde i tilnærmingen for å avdekke disse. Videre framdrift for å bekjempe sykefraværet i Drammen kommune må altså være å ta tak i de faktiske årsakene. Vi må da rette fokuset mot årsakene, for så å gi medisin i forhold til diagnose. Vedlegg 2. NOTAT TIL: Styringsgruppen for sykefraværsprosjektet FRA: Økonomi og finans DATO: 3. februar 2004
SAK: Beregning av kostnader ved sykefravær Vi viser til referat fra Styringsgruppens møte 14/1-04; sak 5 "Sykefravær som utgiftspost." Fra www.nho.no siteres: "Sykefraværet koster næringslivet og samfunnet store summer. Kostnadene til sykepenger er beregnet til mellom 40 og 45 milliarder kroner årlig. Halvparten av disse sykepenge-kostnadene faller direkte på bedriftene. I tillegg kommer ekstra kostnader til produksjonstap og omstillingskostnader ved fravær." En konkret beregning av sykefraværskostnadene til Drammen kommune er en kompleks og omfattende problemstilling. Med referanse til folder oversendt (og vedlagt) fra Trygdeetatens arbeidslivssenter i Buskerud; "Hva koster sykefraværet egentlig?", benytter vi nevnte modell til å beregne total kostnad pr. time ved korttidssykefravær. Modellen som benyttes i denne beregningen baseres på mange forutsetninger. Disse forutsetningene knytter stor grad av usikkerhet til resultatene. Følgende forutsetninger er lagt til grunn: o Beregningen gjelder korttidssykefravær/fravær i arbeidsgiverperioden o Arbeidsgiverperioden er 16 dager o Gjennomsnittlig lønn settes til 125 kroner pr. time. (125 kr pr. time er gjennomsnittlig lønn innenfor Pleie og omsorg) o Det er ikke tatt hensyn til permisjoner o Feriepengesatsen er 12,0 % o Arbeidsgiveravgiften er 14,1 % o Begrepet merkostnader og driftskonstnader omfatter administrasjon, kontorservice, lokaler og rengjøring, samt merkostnader som ekstratilrettelegging, kvalitetssvikt, kompetansetap mm. o Tilleggskostnader, drifts- og merkostnader, i denne beregningen er anslått til 50%. Dette anslaget avhenger av mange faktorer som gjør at det kan være både lavere og høyere.(!) Vi velger her allikevel å bruke 50 %. Kroner pr. time Kommentarer Lønn for arbeidet tid, gjennomsnitt 125,0 Lønnskostnader for ikke arbeidet tid Lønn under sykdom, arbeidsgiverperioden 8,3 16 dager=120 timer, 125*120/1800 Bevegelige helligdager 2,1 4 dager i 2003=30 timer, 125*30/1800 Ordinære feriepenger 15,0 12% av 125,- Feriepenger av sykelønn og bev.helligdager 1,3 12% av 8,3+2,1 Arbeidsgiveravgift 21,4 14,1% av 151,7 Totale lønnskontnader pr. time 173,1 Driftskostnader og merkostnader 86,5 "+ 50% " Totale kostnader pr. time 259,6 (Arbeidstid pr. år = 1950t 120t 30t = 1800 t)
Beregningen over viser at sykefraværskostnaden pr. ansatt/time kan settes til 259,6 kr ved fravær i arbeidsgiverperioden. Dette resultatet fremkommer etter en "enkel" modell for beregning av sykefravær og kostnader. Konkrete analyser for en gitt periode og personalmessige vurderinger inngår ikke i denne vurderingen. Resultatet må brukes med forsiktighet av bl.a nevnte årsaker.