1. Formål: Finne riktig vare og riktig leverandør. Følge regelverket for offentlige anskaffelser. Følge interne regler for anskaffelser og attestasjon (etiske retningslinjer og retningslinjer for anskaffelser og attestasjon ved ). Sørge for riktig kontering og anleggs- og utstyrsregistrering. 2. Målgruppe: Ansatte, rekvirenter, innkjøpere og BDM-er på alle enheter. 3. Hyppighet: Etter behov. 4. Rutineansvarlig: 5. Risikoforhold: Uklar dokumentasjon av behov kan resultere i feil innkjøp (feil vare/tjeneste og/eller feil pris). Dårlig oversikt over tilbydere kan resultere i feil innkjøp (feil kvalitet, feil leverandør og/eller feil pris). Bestillinger foretas uten budsjettdekning. kan opptre i strid med regelverket for offentlige anskaffelser. Feil kontering. Manglende sporbarhet mellom bestilling og faktura. 6. Kommentar: 7. Gjennomføring: Rutinen gjennomføres når enhetene skal foreta kjøp og betaling av varer og tjenester igjennom bestillingssystemet. Side 1
Utførende Steg Oppgave/Aktivitet Referanse 1. Definere og melde innkjøpsbehov Ansatt /Behovs- haver Ansatte definerer innkjøpsbehovet ved å fylle ut E-rekvisisjon med nødvendig informasjon, der dette er en innført rutine på enheten. Obligatoriske felt SKAL fylles ut, de øvrige kun ved behov. Bestillingsinformasjonen skal være konkret, hvis mulig med angivelse av artikkelnummer/artikkelbeskrivelse samt med definisjon av mengde/antall. Når skjemaet er ferdig utfylt, sendes denne til rekvirent. Der rutine for E- rekvisisjon ikke er en innarbeidet rutine, sendes behovet på annen måte. Subjectfeltet i e-posten bør alltid inneholde stedkode + hva bestillingen gjelder, eksempelvis 120100 Blomster til Peder Ås. Rekvirent 2. Motta og kontrollere skjema Ved mottak av skjema, kontrollerer rekvirenten følgende: at alle obligatoriske felt er utfylt at behovet er tilstrekkelig konkretisert Eventuelle feil og avvik vurderes og korrigeres. Rekvirent 3. Innhente informasjon om priser m.m. Ved kjøp over NOK 100 000 eks mva, eller at det ikke foreligger en rammeavtale skal anskaffelsesrådgiver kontaktes for gjennomføring av en anskaffelsessprosess. Ved kjøp under NOK 100 000 eks mva, eller innenfor rammeavtale skal rekvirent innhente tilstrekkelig informasjon til å kunne velge riktig vare/tjeneste og riktig leverandør. I prosessen frem mot å velge en vare eller tjeneste gjelder et vesentlighetsprinsipp; dvs at arbeidet med å søke etter varen/tjenesten må sees i forhold til anskaffelsens størrelse. En eller flere av følgende aktiviteter er aktuelle: Sende prisforespørsel til aktuelle leverandører Søke i katalog Søke på nettet Kontakte selger/leverandør(er) Søke i tidligere handlekurver Side 2
Rekvirent 4. Motta tilbud og velge leverandør Når rekvirenten mottar tilbud fra aktuelle leverandører, kan leverandør velges på bakgrunn av bl. a følgende kriterier: Pris Kvalitet Leveringstid Rekvirent 5. Opprette rekvisisjon BDM 6. Godkjenne rekvisisjon Etter at gjennomført kontroll og leverandør samt vare(r)/tjeneste(r) er valgt, oppretter rekvirenten rekvisisjonen i bestillingssystemet. Rekvisisjonen sendes til BDM for godkjenning. Personer med rettigheter til å godkjenne rekvisisjoner på behovshavers enhet, mottar rekvisisjonen til godkjenning i bestillingssystemet. Rekvisisjonen gjennomgås og blir enten godkjent eller forkastet. Ved kontroll og godkjenning skal BDM påse følgende: at disposisjonen er i overensstemmelse med gjeldende lover og regler at det er budsjettmessig dekning for anskaffelsen at anskaffelsen er økonomisk forsvarlig at kontering er gyldig og korrekt Når rekvisisjonen er godkjent, sendes den Innkjøper for bestilling. Innkjøper 7. Kontrollere og sende bestilling Innkjøpskonsulenten kvalitetssikrer bestillingen ved å: Sikre bruk av gyldig avtale og priser Sørge for at konkurranseutsetting og dokumentasjon på dette foreligger Kontrollere konteringsinformasjonen, da særlig arten i kontostrengen Sørge for at produktinformasjon, antall og pris er i henhold til tilbud Ansatt 8. Mottak av varen Når den ansatte mottar bestilt vare/tjeneste, skal han/hun sjekke at det som mottas er i henhold til bestilling (type vare, kvalitet, antall m.m.). Det sjekkes om varen/tjenesten er uskadet og at antall kolli stemmer med bestillingen. Den ansatte sender e-post for utført kontroll til rekvirent. Side 3
Rekvirent 9. Varemottak i bestillingssystemet - attestasjon Rekvirenten sjekker at det foreligger tilstrekkelig dokumentasjon på at varemottaker har utført kontroll ved mottak av varen, i henhold til punkt 8. Hvis det ikke foreligger dokumentasjon på at varemottaker har utført denne kontrollen, må varemottakeren kontaktes og nødvendig dokumentasjon fremskaffes. Finnes nødvendig dokumentasjon på utført kontroll, kan varemottak registreres. Varemottak må ikke registreres i bestillingssystemet før innkjøper eller rekvirent er trygg på at tilstrekkelig kontroll er utført. Hvis beløpet på bestillingen stemmer med fakturabeløpet vil fakturaen automatisk gå til betaling. Avviks- behandler 10. Manuell avviksbehandling av faktura Ved avvik mellom bestilling og faktura, vil avviksbehandler for bestillingen få fakturaen til manuell avviksbehandling. Manuell avviksbehandling av fakturaen er nødvendig: ved anleggs- eller utsytyrsregistrering hvis bestillingen er lukket uten at alle varer er mottatt ved delmottak hvor ikke alle varer mottas innen 15 dager dersom det er angitt kostnadsplitt Side 4
Fra behov til betaling Leverandør Motta og besvare henvendelse fra rekvirent Motta bestilling Vareleveranse Faktura Behovshaver/ ansatt Definere og melde innkjøpsbehov (erekvisisjon) Mottak av varen (varsle om varemottak) Rekvirent / Økonomikonsulent Motta e-rekvisisjon Innhente informasjon om priser, m.m. Motta tilbud og velge leverandør Opprette rekvisisjon Registrere varemottak (attestasjon) Manuell avviksbehandling av faktura BDM Godkjenne rekvisisjon Innkjøpskonsulent Kontrollere og sende bestilling Systemer og dokumenter E-rekvisisjon Ticket i RTQ Opprette data Oppdater Ticket i RTQ Opprette data i IP / Oppdatere data i Side 5