Vikna kommune Arkiv: Saksmappe: Saksbehandler: Hans Petter Hansvik Dato: 221014 Sak nr. Kontrollutvalget 12/2014 Anskaffelse av revisjonstjeneste til Vikna kommune for perioden 1.1. 2015 31. 12. 2017, med mulighet til forlengelse i inntil 3 år Vedlagte Dokumenter: Konkurransegrunnlag Tilbud fra Deloitte (utrykket) Tilbud fra BDO Nordaudit (utrykket) Anbudene er sendt elektronisk til medlemmene Bakgrunn: I henhold til Kontrollutvalgsforskriften 4 skal kontrollutvalget føre tilsyn med den kommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret, herunder påse at kommunen har en forvarlig revisjonsordning. Vikna kommune har siden 2006 kjøpt revisjonstjeneste etter at oppdraget er utlyst som åpen anbudskonkurranse. Tidligere utførte interkommunalt revisjonsselskap, KomRev Trøndelag IKS, revisjon for kommunen. Gjeldende avtale om revisjonstjeneste med BDO AS går ut pr. 31.12. 2014. Anskaffelse av revisjonstjeneste for ny periode, 1.1. 2015 31.12. 2017 med mulighet til forlengelse for inntil 3 år er utlyst med tilbudsfrist 15.10. 2014. Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr. 402. Anskaffelsen foretas etter en åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og del III (for anskaffelser med verdi over EØSterskelverdi). Anskaffelsen omfatter: Regnskapsrevisjon, herunder Vikna havnevesen, Rørvik Havn KF og Kystmuseet i Nord- Trøndelag Woxengs Samlingers Eiendom Vikna KF (kommunalt eiendomsselskap), Vikna kommunale Boligutleie KF og Vikna kirkelige fellesråd. Forvaltningsrevisjon i henhold til kontrollutvalgets plan og bestilling. Kontrollutvalget behandlet konkurransegrunnlaget i møte den 23. juni 2014 og anbudskonkurransen er utlyst i Doffin og TED med kunngjøring 23.9. 2014. Ved anbudsfristens utløp den 15.10. forelå to tilbud: Tilbud fra Deloitte AS Tilbud fra BDO AS Anbudsåpning ble foretatt den 16. 10. Begge tilbud oppfyller formelle krav og dokumentasjonskrav i henhold konkurransegrunnlaget og anskaffelsesforskriften.
Vurdering: Vurdering av tilbudene er gjort ut fra de kvalifikasjonskrav som er stilt i konkurransegrunnlaget. Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav Deloitte AS BDO AS Det kreves relevant erfaring fra tilsvarende oppdrag Leverandøren skal ha gjennomføringsevne og kapasitet. Bemanningen for dette oppdraget skal ha den nødvendige kompetanse for å gjennomføre oppdraget. Det kreves et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem for ytelsene som skal leveres. Leverandøren skal ha god tilgjengelighet og yte god service Regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon for 26 kommuner og en fylkeskommune. Sekretariat for kontrollutvalg i 4 kommuner. Referanser til en rekke internrevisjonsprosjekter, evalueringsoppdrag, og andre oppdrag med rådgiving, prosessveiledning og granskinger for kommuner og fylkeskommunale og statlige etater og tiltak og KS. Revisjonsteam (kjerneteam) er bygd opp med medarbeidere ved kontorene i Midt- Norge (Trondheim og Steinkjer) og i Bergen. Regnskapsrevisjon: Harald Halvorsen, oppdragsansvarlig Hilde Modell Strand Ine Rørstrand Gustavsen Forvaltningsrevisjon: Stein Ove Songstad, oppdragsansvarlig Birte Bjørkelo Line M. Johansen Dokumentert bred relevant kompetanse i CV i anbudsdokumentet Oppdragsansvarlig for regnskapsrevisjon er statsautorisert revisor med bred erfaring. Han er oppdragsansvarlig for regnskapsrevisjon i Hadsel kommune. Øvrige medarbeidere i kjerneteamet er statsautorisert revisor og revisjonsutdanning fra høgskole og relevant erfaring. Oppdragsansvarlig for forvaltningsrevisjon er jurist med master i ledelse med lang erfaring fra offentlig sektor, bl.a. i Riskrevisjonen og med oppdrag for Kommunaldepartementet m.h.t. utarbeidelse av Kontrollutvalgshåndboka. Øvrige medarbeidere har samfunnsfaglige mastergrader og relevant erfaring Tildresstillende dokumentert. Regnskapsrevisjon vil bli betjent fra kontor i Steinkjer og Trondheim mens kjerneteam for forvaltningsrevisjon er lokalisert i Bergen Tilfredsstillende beskrivelse av rutiner for samarbeid, kommunikasjon og rapportering Regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon for 8 kommuner, herunder Vikna kommune for perioden 1.1. 2006 31.12. 2014. Rådgivingsoppdrag til kommuner, fylkeskommuner og statlige foretak. Revisjonsteam (kjerneteam) er bygd opp med medarbeidere ved kontoret i Namsos: Håkon Romuld, oppdragsansvarlig Astrid Kjølstad Thore-Jørgen Gustavsen Kjerneteamet har tilgang på spisskompetanse på relevante områder (IT-revisjon, merverdiavgift, skatt, selskapsrett, kommunalrett m.v.) innenfor selskapet Dokumentert bred relevant kompetanse i CV i anbudsdokumentet Oppdragsansvarlig er statsautorisert revisor med bred erfaring fra offentlig og privat sektor. Øvrige medarbeidere i kjerneteamet er høgskoleutdannet revisor og siviløkonom, begge med relevant erfaring. Samtlige inngår i revisjonsteamet for Vikna kommune i dag. Tilfredsstillende dokumentert Oppdraget vil i bli betjent fra Namsoskontoret. Tilfredsstillende beskrivelse av rutiner for samarbeid, kommunikasjon og rapportering
Vurdering /rangering av tilbudene er så foretatt etter kriterier og vekting som også fremgår av konkurransegrunnlaget. Kriterium Poengskala Vekting Maksimum score Oppdragsforståelse 0-5 35 175 Pris 0-5 35 175 Leveringssikkerhet 0-5 20 100 Service og tilgjengelighet 0-5 10 50 Deloitte AS har gitt tilbud om følgende priser på tjenestene:
BDO AS har tilbud om følgende priser på tjenestene: Ved sammenstilling av tilbudene er det gjort forutsetninger om omfang av forvaltningsrevisjon og andre tjenester (attestasjoner, momsoppgjør m.v.) til samlet 250 timer i året. Årets forvaltningsrevisjon er alene beregnet til 175 timer. For regnskapsrevisjon gjelder fastpris. Beregning av total pris for tjenestene Deloitte AS BDO AS Anslag timeforbruk Timepris Totalt Anslag timeforbruk Timepris Totalt Regnskapsrevisjon 135000 200000 Forvaltningsrevisjon 150 1200 180000 150 950 142500 Reiser og møtedeltakelse 40 750 30000 20 500 10000 12 950 11400 Andre tjenester 100 1200 120000 100 950 95000 Totalpris tjenester 465000 458900
Vurdering av tilbud i henhold til kriterier og vekting i konkurransegrunnlaget Pris: Gir i tilbudet en god presentasjon av planlegging, gjennomføring og kvalitetssikring av revisjonsoppdraget både m.h.t. regnskap- og forvaltningsrevisjon. Har et lavt anslag for timeforbruk for regnskapstjenester (180 timer) tatt i betraktning av leveransens omfang Gir en meget lav fastpris på regnskapsrevisjon basert på lavt timeforbruk (180 timer) og beregnet timepris (kr. 750). Relativt høg timepris på forvaltningsrevisjon og andre revisjonstjenester slik at totale kostnader vil avhenge av omfang. Totale kostnader vil bli litt høyere enn BDO, forskjellen er svært liten. 140 Gir i tilbudet en god presentasjon av planlegging, gjennomføring og kvalitetssikring av revisjonsoppdraget både m.h.t. regnskap- og forvaltningsrevisjon. God forståelse av oppdraget gjennom utførelse av tjenestene i 9 år. Realistisk anslag for timeforbruk for regnskapstjenester (230 timer). 140 Gir en noe høyere fastpris på regnskapsrevisjon basert på et realistisk timeanslag (230 timer) og beregnet timepris (kr. 870). En timepris på forvaltningsrevisjon og andre tjenester som er betydelig lavere enn Deloitte gir med kjente forutsetninger for omfang laveste totalpris, men forskjellen er svært liten Kriterium Deloitte Score BDO Noraudit Score Oppdragsforståelse 175 Leveringssikkerhet Vurdert som god 80 God 80 Serviceog Vurdert som god 40 God 40 tilgjengelighet Total score 400 470 Når en har gitt Deloitte AS lavere score enn BDO AS på oppdragsforståelse skyldes dette to forhold: Timeanslaget på regnskapsrevisjon som oppfattes som meget lavt, særlig tatt i betraktning av at anbyder ikke er kjent med organisasjonen. BDO AS har et fortrinn med god kunnskap om organisasjonen Når det gjelder pris kommer begge anbydere ut nokså likt og totalprisen vil avhenge av omfang av forvaltningsrevisjon og andre tjenester, men med de forutsetninger som er tatt kommer BDO AS best ut og gis derfor bedre score. I henhold til FOA 22-2 skal tildeling skje enten på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige eller utelukkende ut fra hvilket tilbud som har den laveste prisen. I dette tilfelle har en i konkurransegrunnlaget også tatt inn og vektet andre kriterier enn pris som på kortere eller lengre sikt kan påvirke hva som er økonomisk mest fordelaktig for kommunen. 175
Saksbehandlers forslag til vedtak: Kontrollutvalget rår til slikt vedtak av kommunestyret: Vikna kommunestyre vedtar å inngå avtale med BDO AS om kjøp av revisjonstjenester for perioden 1.1. 2015 31.12. 2017 i henhold til tilbud datert 13.10. 2014. Vedtak