Innbydelse til åpen anbudskonkurranse Vintervedlikehold (Snøbrøyting/høvling/strøing/stiming/Isgrøfting / slamsuging) 2013 2017(2018) Opsjoner: Nedsetting av brøytestikk Renhold/kosting av veger og plasser Kontrakt for 4 år + opsjon 1 år
INNHOLDSFORTEGNELSE: INNBYDELSE...4 1 INNBYDELSE...4 2 LEVERANSENS OMFANG...4 3 PRISANGIVELSER...4 4 OPPSIGELSE...4 KONKURRANSEGRUNNLAGET...5 5 KONKURRANSEGRUNNLAGET EKSEMPLARER...5 6 KONTRAKT, AVTALENS LENGDE OG KRAV TIL DOKUMENTASJON...5 7 KONTRAKTSBESTEMMELSER...5 8 ORGANISASJONSFORM...5 9 KONTRAKTS KOSTNADER...5 KVALIFIKASJONSKRAV...5 10 GENERELT OM KVALIFIKASJONSKRAV...5 11 SKATTEATTEST MVA OG HMS-ATTEST...5 12 LEVERANDØRERS TEKNISKE KVALIFIKASJONER...6 13 FØLGENDE SKJEMA/ DOKUMENTER SKAL LEVERES MED TILBUDET I FØLGENDE REKKEFØLGE:...6 TILBUDET...6 14 VEDSTÅELSESFRIST OG SPRÅK...7 15 INNLEVERING OG INNLEVERINGSSTED...7 16 INNLEVERINGSFRIST...7 17 FORBEHOLD...7 18 TILBUDSÅPNING...7 TILBUDSBESTEMMELSER...7 19 ALMINNELIGE PRINSIPPER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN...7 20 OFFENTLIG INNSYN...7 21 HABILITET...8 22 LØNNS- OG ARBEIDSVILKÅR I TJENESTE- OG BYGG OG ANLEGGSKONTRAKTER. FORSKRIFT MOT SOSIAL DUMPING...8 23 TILBUD PÅ DELER AV OPPDRAGET...8 24 SUPPLERING AV KONKURRANSEGRUNNLAGET...8 AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN...8 25 AVLYSNING AV KONKURRANSEN...8 26 TILDELINGSKRITERIER...8 KVALITET: HERUNDER EGNET UTSTYR OG BEMANNING FOR DE AKTUELLE STREKNINGER DET LEGGES INN TILBUD PÅ. VEDLEGG 5 MÅ FYLLES UT....9
VEDLEGG 1 AVTALEDOKUMENT FOR KONTRAKT. VEDLEGG 2 TILBUDSBREV VEDLEGG 3 KRAVSPESIFIKASJON VEDLEGG 4 PRISSKJEMA VEDLEGG 5 OVERSIKT OVER REDSKAP/ UTSTYR VEDLEGG 6 AMINISTRATIVE BESTEMMELSER VEDLEGG 7 HMS-ERKLÆRING
Innbydelse 1 Innbydelse Balsfjord kommune heretter kalt oppdragsgiver / kommunen, innbyr til åpen anbudskonkurranse i forbindelse med vintervedlikehold. Anskaffelsen er omfattet av Lov og forskrift om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69. Ajourført med endringer, senest ved lov 11. mai 2012 nr. 25. Oppdragsgivers representant Navn: Hans Hugo Henriksen Postadresse: Balsfjord kommune, Rådhusgt, 9050 Storsteinnes Telefon: 77 72 20 27/ 977 30 740 E-post hhh@balsfjord.kommune.no Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan det skriftlig bes om tilleggsopplysninger hos oppdragsgivers representant. Frist for innsigelser på konkurransegrunnlaget og/eller spørsmål kan stilles til kontaktperson innen 26. juli 2013. Svar vil bli gitt samlet til samtlige interessenter og levert via DOFFIN. 2 Leveransens omfang Vintervedlikehold (snøbrøyting/høvling/strøing/stiming/isgrøfting/slamsuging) av kommunale veier, gang/sykkelveier og plasser tilhørende Balsfjord kommune, heretter betegnet oppdragsgiver. Opsjoner: Nedsetting av brøytestikk Renhold/kosting av veger og plasser Balsfjord kommune forbeholder seg retten til å kontrollere at oppdraget er utført som avtalt i kontraktsperioden. Etter endt sesong vil Balsfjord kommune evaluere alle leverandørene for å fange opp eventuelle avvik med oppdragene. Evalueringene vil skje i nært samarbeid med leverandør, brukere og oppdragsgiver. Beskrivelse, se Kravspesifikasjon, vedlegg 3. 3 Prisangivelser Prisene skal oppgis i nettopriser per rode/pr år eksklusiv merverdiavgift. Alle kostnader som er nødvendig for en komplett tjeneste skal være medtatt, dvs. alle andre avgifter, ekspedisjons- og faktureringsgebyr. Priser skal oppgis i den rekkefølge og den enhet det er forespurt på. Alle priser skal oppgis i norske kroner eksklusiv merverdiavgift. Prisene anses som faste i hele kontraktsperioden. Eventuelle prisjusteringer kan skje per 1.1. hvert år, må dokumenteres og godkjennes av Balsfjord kommune og meddeles innen 15. november året før. Prisjustering skal ikke overstige konsumprisindeksen. Første prisjustering kan skje fom 1.1.-2015. 4 Oppsigelse Oppdragsgiver kan si opp avtalen ved vesentlig mislighold av avtalen eller ved politisk endring av retningslinjene for vegvedlikehold, eller evt. politisk vedtatt av- eller tilgang av vegstrekninger. Kontrakten kan da heves med øyeblikkelig virkning. Oppsigelsen skal være skriftlig. Som vesentlig mislighold regnes blant annet: Leverandøren fakturerer til andre priser enn avtalt, betalingsbetingelser ikke overholdes, flere leveringsforsinkelser, kvaliteten på utført arbeid er ikke i samsvar med kontrakten. Ved første gangs mislighold fås en advarsel, ved
neste mislighold vil kontrakten sies opp. Med leveringsforsinkelser menes for eksempel ikke utført arbeid innen oppgitte tidsfrister, se vedlegg 3, kravspesifikasjon. KONKURRANSEGRUNNLAGET 5 Konkurransegrunnlaget Oppdragsgiver har utarbeidet konkurransegrunnlag som leverandør må ha for å kunne levere korrekt tilbud. Dette er lagt ut på www.doffin.no og lastes ned derfra. Oppdragsgiver vil benytte www.doffin.no for å administrere konkurransen frem til innlevering av tilbud. Dette kan for eksempel gjelde korrigering av utlysningen og/eller konkurransegrunnlaget, herunder endring av tilbudsfrist, og svar på spørsmål fra leverandørene. Leverandører som selv laster ned konkurransegrunnlaget fra www.doffin.no, vil automatisk bli varslet om tilleggsinformasjon som legges ut av oppdragsgiver. Leverandører som henter konkurransegrunnlaget fra andre kilder enn www.doffin.no, er selv ansvarlig for å skaffe seg tilgang til denne tilleggsinformasjonen. 6 Kontrakt, avtalens lengde og krav til dokumentasjon Det skal inngås avtale med Leverandører på 4 år + opsjon på 1 år. Kontrakten gjelder fra 1/10-2013. 7 Kontraktsbestemmelser For oppdraget gjelder kontraktsvilkårene som angitt i vedlagte kontraktsforslag. 8 Organisasjonsform Endringer som for øvrig kan ha betydning for kontrakten, for eksempel leverandørens organisasjonsform, overdragelse av virksomheten og lignende, skal meddeles oppdragsgiver snarest. Kontraktspartner kan ikke overdra sine rettigheter og forpliktelser uten godkjennelse av oppdragsgiver. 9 Kontrakts kostnader Balsfjord kommune vil ikke refundere eventuelle utlegg som leverandører måtte ha i forbindelse med utarbeidelse av tilbudet/ deltakelse i konkurransen. KVALIFIKASJONSKRAV 10 Generelt om kvalifikasjonskrav Oppdragsgiver stiller krav til leverandørene. Det stilles krav til leverandørers tekniske kvalifikasjoner, samt juridisk, finansielle og økonomiske stilling. Leverandørenes kvalifikasjoner vil bli vurdert ut fra innlevert dokumentasjon. Etter kvalifikasjonen vil tilbudene til de som har oppfylt kvalifikasjonskravene bli evaluert. Kravene skal sikre at leverandørene er egnet til å kunne oppfylle kontraktsforpliktelsene. Omfanget av de krav som stilles skal stå i forhold til den ytelse som skal leveres. Oppdragsgiver skal ta hensyn til leverandørens berettigede interesser når det gjelder beskyttelse av tekniske og forretningsmessige hemmeligheter vedrørende deres foretak. 11 Skatteattest mva og hms-attest Oppdragsgiver har følgende krav til leverandør i henhold til regelverk: Det skal leveres to attester utstedt av henholdsvis kemner/kommunekasserer og skattefogden i Norge, og tilsvarende i det landet hvor anbyder er etablert, som bekreftelse på at anbyder har oppfylt
sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og avgifter i henhold til lovbestemmelsene. Følgende etat utsteder for følgende type/avgift/skatt og HMS. Utstedes av Type skatt/mva/hms Kemner/kommunekasserer Egen skatt Forskuddstrekk Påleggstrekk Arbeidsgiveravgift Renter Skatt Nord Merverdiavgift Renter Representant for de ansatte og daglig leder Hms-attest, se vedlegg 7 HMS- og skatteattestene skal foreligge innen tilbudsfristens utløp. Skatteattestene skal ikke være eldre enn 6 måneder, regnet fra anbudsfristen. Manglende skatteattester er avisningsgrunn, jfr. Forskrift om offentlige anskaffelser. Oppdragsgiver har plikt til å avvise leverandører som ikke har sendt inn skatteattester og HMS egenerklæring innen de angitte frister og de leverandører som ikke oppfyller de kvalifikasjonskrav oppdragsgiver har krevd. 12 Leverandørers tekniske kvalifikasjoner Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon - bevis for at de stilte krav er oppfylt Leverandører og dennes underleverandører må ha kompetanse og god gjennomføringsevne innen de fagområder som leveransen krever. Generell oversikt over foretakets totale bemanning Referanse Generell beskrivelse av utstyr, maskinpark eller annet utstyr. 13 Følgende skjema/ dokumenter skal leveres med tilbudet i følgende rekkefølge: Tilbyders Vedleggsnr: 1 Forpliktende tilbudsbrev, vedlegg 2 2 Prisskjema, vedlegg 4 3 Dokumentasjon på kvalifikasjoner 4 Skatteattester (2 stk) 5 HMS-erklæring, se vedlegg 7 6 Firmaattest
TILBUDET 14 Vedståelsesfrist og språk Leverandøren er forpliktet til å opprettholde sitt tilbud 30 dager regnet fra innleveringsfristen. Tilbudet skal leveres på norsk. 15 Innlevering og innleveringssted Tilbudet skal innleveres datert og underskrevet i lukket konvolutt merket Vintervedlikehold, Balsfjord til: Balsfjord kommune Servicetorget Rådhuset 9050 Storsteinnes 16 Innleveringsfrist Tilbudet skal være oppdragsgiver ihende innen 5.08.2013 kl.12.00. Det er ikke adgang til å oversende tilbud ved elektronisk post eller pr telefaks. Som en del av tilbudet skal det medfølge et underskrevet forpliktende tilbudsbrev. Tilbudet er levert i tide dersom det er kommet frem til innleveringsstedet før tilbudsfristens utløp. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 17 Forbehold Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold mot konkurransegrunnlaget (forbehold mot grunnleggende elementer). Tilbud som inneholder slike vesentlige forbehold vil bli avvist. Leverandøren skal prise eventuelle forbehold slik at tilbudene allikevel kan evalueres og sammenliknes uten ekstra kontakt med tilbyder. Tilbud som inneholder forbehold eller andre forhold som medfører at tilbudet ikke lar seg sammenligne med øvrige tilbud, vil bli avvist. Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontrakts bestemmelser. Det er ikke anledning til å gi alternative tilbud. 18 Tilbudsåpning Rettidig levert tilbud åpnes av 2 tjenestemenn i Balsfjord rådhus, 5.08.2013 kl 13.00. Leverandører vil ikke ha anledning til å overvære tilbudsåpning. Avviste og forkastede tilbud vil ikke bli returnert. Tilbudsbestemmelser 19 Alminnelige prinsipper for gjennomføring av konkurransen Oppdragsgiver skal gjennomføre konkurransen på forsvarlig måte med lik behandling av leverandørene og for øvrig i samsvar med god konkurranseskikk. 20 Offentlig innsyn Lov 2006-05-19 nr.16: Lov om rett til innsyn i dokument i offentlig verksemd (offentliglova) med forskrift til offentleglova (offentlegforskrifta).
Dokumentasjon i forbindelse med offentlige anskaffelser er omfattet av offentlighetsloven. Visse opplysninger kan unntas fra offentlig innsyn, bl. a. forretningshemmeligheter. I henhold til ny offentlighetslov vil anbudsprotokollen og innkommende tilbud være skjermet for innsyn frem til leverandøren er valgt, ref. paragraf 23. tredje ledd. 21 Habilitet Ved behandling av saker som omfattes av denne forskrift gjelder reglene om habilitet i forvaltningsloven 6 til 10 og kommuneloven 40 nr. 3. 22 Lønns- og arbeidsvilkår i tjeneste- og bygg og anleggskontrakter. Forskrift mot sosial dumping I forskriften opereres det med normalt lønnsnivå, og det betyr at de samlede lønns- og arbeidsvilkår skal holdes på et normalt nivå for sammenliknbart arbeid i vedkommende bransje og geografisk område. Det er i utgangspunkt minstelønnsbestemmelsene i den aktuelle tariffavtalen som er normgivende. Dette gjelder for alle ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten. Leverandøren skal på anmodning legge frem dokumentasjon om lønns- og arbeidsvilkårene til de ansatte. På samme måte skal leverandøren sikre dokumentasjon fra sine underleverandører. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å gjennomføre nødvendige sanksjoner, derfor leverandøren eller eventuelle underleverandører ikke etterlever kontrakts klausulen om lønns- og arbeidsvilkår. 23 Tilbud på deler av oppdraget Det er anledning til å gi tilbud på utvalgte roder, eller kun på opsjoner. 24 Supplering av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å supplere og foreta endringer i konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige. Rettelser, suppleringer eller endringer sendes umiddelbart samtlige som har mottatt konkurransegrunnlaget. Opplysninger som oppdragsgiver gir på forespørsel fra en av leverandørene vil bli meddelt alle. Dersom rettelse, supplering eller endring som nevnt i 1. ledd kommer så sent at det er vanskelig for leverandørene å ta hensyn til det i tilbudet, fastsettes en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. Samtlige leverandører vil bli varslet om forlengelsen. AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN 25 Avlysning av konkurransen Forutsatt at det foreligger saklig grunn, kan oppdragsgiver avlyse konkurransen med øyeblikkelig virkning. Ved avlysning etter denne bestemmelse vil oppdragsgiver straks varsle alle leverandører som har mottatt konkurransegrunnlaget og innen rimelig tid begrunne hvorfor konkurransen avlyses. 26 Tildelingskriterier Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som har det økonomisk mest fordelaktige tilbudet, som vist i tabellen nedenfor: Tilbudene vil bli evaluert med GRIP evalueringsverktøy med en skala fra 1-5. Tildelingskriterium Vekting % Pris 80 %
Kvalitet, herunder egnethet, 20 % utstyr, kjøretøy og mannskap for oppdraget Sum 100 % Pris blir evaluert etter prisskjema. Pris vil bli vurdert per rode, ikke samlet for alle rodene i hele kommunen. KVALITET: HERUNDER EGNET UTSTYR OG BEMANNING FOR DE AKTUELLE STREKNINGER DET LEGGES INN TILBUD PÅ. VEDLEGG 5 MÅ FYLLES UT.