STYRINGSGRUPPAS FORSLAG TIL SAKSUTREDNING OVERFOR TIL KOMMUNESTYRENE BEHANDLET I STYRINGSGRUPPA 18.1.2013 Revidert 21.2.2013: Fjernet feil formuleringer i forhold til bemanning av DDV Strategi, jfr. Styringsgruppas vedtak 27. desember 2012 i sak DDV-27/201 (vedtakets pkt. 1): Tallfestingen av bemanningen i DDV Strategi og DDV Drift til hhv 2,0 og 28,5 årsverk erstattes med formuleringen «Den samlede bemanningen i DDV Drift og DDV Strategi forutsettes å være innenfor rammen av dagens totale bemanning av IKT-Driften i DDV-kommunene (ca. 30,5 årsverk).» Revidert 1.3.2013: Styringsgruppa bestemte i møte 1.3 at forslaget til saksutredning for sak til kommunestyrene blir revidert med 2 nye avsnitt: Avsnittet «Kommuner som ikke blir med over i Nye DDV» Avsnittet «Et fagfelt i stadig endring (om «skytjenester» ) Revidert 13.3.2013: Som ett av vedleggene til saken var det planlagt å ta med Fagforbundets innspill til organiseringen. Dette var uteglemt, men er nå tatt med som vedlegg 5 til saken. - - - * - - - Saksutredning for kommunestyresak vedr. ekommunestrategi-prosjektet Felles del lik for alle kommunestyrer: Vedlegg 1. Styringsgruppes forslag til ekommunestrategi og skisse til organisering av IKT-samarbeidet i Det Digitale Vestre Agder m/vedlegg 2. Samarbeidsavtale for IKT-samarbeidet i Det Digitale Vestre Agder 3. Vedtekter for DDV Strategi 4. Vedtekter for DDV Drift 5. Fagforbundets innspill vedr. organisering av DDV (brev 7.12.12) (Fagforbundet v/kristin Vinsjevik representerte de ansatte i Styringsgruppa for ekommunestrategi-prosjektet). Ytterligere informasjon finnes på prosjektportalen http://ddv.ekommuner.no. Bakgrunn Historikk og dagens situasjon IKT-samarbeidet innenfor Det Digitale Vestre Agder (DDV) ble startet for litt over 10 år siden av kommunene Mandal, Lindesnes, Kvinesdal, Sirdal, Hægebostad, Åseral, Audnedal og Marnardal. Etter hvert ble også kommunene Lyngdal, Farsund og Flekkefjord med i samarbeidet, som nå altså består av de 11 kommunene lengst vest i Agder. Rådmennene i kommunene er styringsgruppe for samarbeidet, mens IKT-lederne i kommunene utgjør DDVs IKT-faglige forum. Samarbeidet har utviklet seg skrittvis og omfatter nå bl.a.: - Drifting av enkelte av kommunenes IKT- løsninger - En del felles innkjøp, implementeringsprosjekter og opplæring
- Nettverk og sikkerhet - e-post (Exchange) - Sak/arkiv-løsning - Kommunale nettsider Samarbeidet er lite formalisert, og har til en viss grad vært basert på samarbeid fra sak til sak: for noen IKT-løsninger er et utvalg av kommunene med, for andre er alle med. Mye av samarbeidet har vært basert på velvilje og dugnad. Felles drifting i DDV skjer i dag i Kvinesdal, Mandal og IDIVA (lokalisert til Åseral). Det er også en del IKT-samarbeid mellom de 11 kommunene utenom DDV: enten mellom to eller flere kommuner direkte, eller gjennom det interkommunale samarbeidet i IDIVA. Samarbeidet har pågått så pass lenge fordi kommunene mener at de gjennom samarbeidet kan ta ut følgende gevinster: - Rimeligere innkjøp - Rimeligere samordnet opplæring - Større driftssikkerhet - Bedre sikkerhet i forhold til hacking og virus - Sterkere posisjon i forhold til leverandører - Redusert tidsbruk i den enkelte kommune - Tilgang til gode dataverktøy - IKT-forum (IKT-lederne) i DDV har hatt et felles fagforum Ingen kommuner har til nå «meldt seg ut» av samarbeidet i DDV. IKT-utfordringer i kommunene og i DDV Høsten 2010 bestemte DDVs styringsgruppa at det skulle gjennomføres et «ekommunestrategiprosjekt». Denne beslutningen hadde sin bakgrunn i at det var utfordringer på IKT-feltet i den enkelte kommune, og fordi IKT-samarbeidet innenfor DDV nå hadde fått et slikt omfang at det var behov for å jobbe mer langsiktig. Flere av kommunene opplever en eller flere av følgende utfordringer på IKT-området: Det er vanskelig å holde tritt med utviklingen. Det er vanskelig å rekruttere og beholde fagfolk. IKT-miljøet i mindre kommuner blir ofte for små til at de oppfattes som interessante. Kommunen er sårbar ved oppsigelser, vakanser, el.l. Styringsgruppa opplever bl.a. følgende utfordringer i samarbeidet i DDV: Samarbeidet er litt uforutsigbart og prosjekter kan «dukke opp» utenom budsjettprosessen. Samarbeidet skjer «fra sak til sak» og er lite formalisert. IKT-samarbeidet gjennom DDV er bare ett av mange IKT-samarbeid mellom kommunen i DDV. Dagens styringsform er tungdrevet. Gjennomføring av tiltak forutsetter i praksis at alle kommunene må være enige og skaffe sin andel av finansieringen. For å svare på bl.a. disse utfordringene ble det bestemt å gjennomføre ekommunestrategi-prosjektet i DDV.
ekommunestrategi-prosjektet Høsten 2011 ble prosjektorganisasjonen for ekommunestrategi-prosjektet etablert og arbeidet igangsatt. Første etappe av arbeidet var fra oktober 2011 til april 2012 da de 5 arbeidsgruppene gikk gjennom sine respektive ansvarsområder og utarbeidet sine delrapporter. Med bakgrunn delrapportene overtok Prosjektgruppa stafettpinnen i april og kom i juni med sitt forslag til Styringsgruppa. Deretter har velferd oppvekst Styringsgruppa tatt den siste etappen med justeringer, detaljutredninger og tilrettelegging, og legger nå fram sitt forslag for det enkelte kommunestyre. Det ble tidlig i prosjektet klart at det ville være behov for et sterkere «fundament» formelt, organisatorisk og økonomisk, dersom kommunenes ambisjoner skulle kunne oppfylles. Derfor er Styringsgruppas forslag 2-delt: både forslag til ekommunestrategi og forslag til ny organisering av IKT-samarbeidet i DDV. Kort fortalt har ekommunestrategi-prosjektet utredet hvordan IKT-samarbeidet i DDV best mulig kan Gi en tidsriktig og best mulig service til innbyggere og andre brukere Bidra til effektiv kommunal tjenesteproduksjon Legge til rette for interkommunalt samarbeid på flere fagfelt Styringsgruppen Arbeidsutvalg Prosjektleder Prosjektgruppen Arb. gruppe tekniske tjenester info og tjenestetorg IKT infrastruktur Videre er det utredet hvordan samarbeidet bør organiseres best mulig, og hvordan det kan formaliseres og utvides. Styringsgruppas forslag Nedenfor oppsummeres kort Styringsgruppas forslag overfor kommunestyrene. For detaljert beskrivelse henvises det til det vedlagte forslaget. Organisering Skissen til høyre viser forslaget til organiseringen av samarbeidet i Nye DDV. For de 2 enhetene DDV Strategi og DDV Styring vil det være egne vedtekter. For hele samarbeidet er det utarbeidet en samarbeidsavtale. (Jfr. vedlagte forslag til vedtekter og samarbeidsavtale). Nedenfor beskrives ansvar og oppgaver for de forskjellige delene av samarbeidsorganisasjonen. Den enkelte kommune i DDV-samarbeidet/kommunestyret Det er kommunens ledelse som til en hver tid skal ivareta kommunens interesser i forhold til samarbeidet i henhold til kommunestyrets vedtak og føringer. DDV Styring
DDV Styring består av DDV-kommunenes rådmenn og er DDV-samarbeidets overordnede ledelse. DDV Styring vil ikke ha egne ansatte eller økonomi/regnskap. Dette vil bli ivaretatt av DDV Strategi. DDV Strategi DDV Strategi ivaretar den daglige administrative ledelse av samarbeidet, og blir det administrative «limet» i samarbeidet. DDV Strategi står også for prosjektledelse av interkommunale prosjekter som vil påvirke IKT-driften. DDV Strategi står for bestilling og forvaltning av kommunenes IKT-løsninger, og skal også være en ressurs i det strategiske utviklingsarbeidet. DDV Drift DDV Drift skal i hovedsak ivareta de operative oppgavene innenfor IKT-drift og brukerstøtte (1.linje). Den samlede bemanningen i DDV Drift og DDV Strategi forutsettes å være innenfor rammen av dagens totale bemanning av IKT-Driften i DDV-kommunene (ca. 30,5 årsverk). Fagenhetene i DDV-kommunene Å benytte den samme programvaren på tvers i alle kommunene gir gevinster i form av rimelige innkjøps-, kundestøtte- og vedlikeholdsavtaler. Det forenkler driften vesentlig, og effektiviserer tjenesteproduksjonen. Å benytte den samme programvaren åpner gode muligheter for at det kan utvikles faglig samarbeid mellom kommunene. Det er her de virkelig store gevinstmulighetene ved etableringen av nye DDV ligger! Økonomi Økonomisk forutsigbarhet er en av de fordelene en håper på å oppnå ved å etablere en større IKTorganisasjon i DDV. Som et grunnleggende prinsipp bør det budsjetteres med en årlig ramme for investeringer, slik at kommunene unngår uventede og/eller store variasjoner i de økonomiske overføringene til DDV. Ved å etablere enhetene i Nye DDV etter reglene i Kommuneloven 27, og da som selvstendig rettssubjekt, kan selskapet foreta låneopptak i egen regi. Det er gjort en relativt omfattende økonomisk kartlegging og beregning av dagens situasjon og foreslått framtidig organisering (Nye DDV). For disse beregningene henvises det til Styringsgruppas forslag m/vedlegg. Nedenfor oppsummeres noen hovedpunkter og resultatet av beregningene. En viktig forutsetning for beregningen er at en forventer at effektiviseringsgevinsten i Nye DDV er tilstrekkelig til at det ikke blir en økning i antall ansatte, mens det antas at det vil være behov for en økning i bemanningen på 5 % pr. år dersom kommunene skal fortsette med dagens organisering. I den grafiske fremstillingen nedenfor er følgende medtatt: Lønnskostnader og sosiale utgifter Overføringer mellom kommunene og bruk av eksterne konsulenter Kontorhold for samlokalisering Lisensutgifter for samordning av programmer Etablering av felles driftssenter og sikkerhetsinstallasjon. Løpende utgifter til oppgradering av programvare og driftsutstyr. Følgende er ikke medtatt: Fortsatt kontorhold i den enkelte kommune. Organisatoriske kostnader i kommunene ved endring/oppgradering/utskiftning av programvare/utstyr.
Gevinster i form av faglig effektivisering/kvalitetsforbedring som følge av interkommunalt samarbeid. Gevinster i form av faglig effektivisering/kvalitetsforbedring ved bruk av bedre IKT-verktøy og bedre brukerstøtte i kommunene. 50 000 000 40 000 000 30 000 000 20 000 000 10 000 000 - DDV Strategi og DDV Drift Personell, overføringer, oppstart, løpende oppgradering (ikke justert for lønns- og prisvekst) År 1 År 2 År 3 År 4 År 5 År 6 År 7 År 8 År 9 År 10 År 11 År 12 Dagens situasjon med 5 % kapasitetsøkning i året Nye DDV (DDV Strategi og DDV Drift) Framstillingen over er for alle kommunene / hele Nye DDV samlet. For den enkelte kommune vil tallene variere ut fra dagens bemanning og tjenestenivå. Tallene for vår kommune framkommer senere i saksutredningen. Et fagfelt i stadig endring Beregningene over baserer seg i hovedsak på videreføring av IKT-driften etter dagens hoved metode: nemlig egen drift av fagløsninger. IKT-bransjen er i rask utvikling, og vi må forvente at nye tilbud og endrede driftsformer også vil medføre store endringer i måten DDV Drift vil levere sine tjenester på. Selv om «skytjenester» (nettbaserte tjenester) til nå har spilt en relativt beskjeden rolle (globalt ca. 3 % ved utgangen av 2012), er dette en form for IKT-leveranse i rask vekst (anslått vekst fra 2011 til 2012: 20 %). Når det gjelder kommunal IKT-drift og skytjenester har en til nå sett mest på løsninger for kontorstøtte, og en del norske kommuner har nylig tatt i bruk sky-tjenester på dette området. IKTforum i DDV gjennomfører nå et prosjekt for å utrede om en ved kommende oppgradering av bl.a. e- post for DDV-kommunene, skal flytte disse tjenestene «i skyen». Ettersom flere leverandører tilbyr sine fagløsninger levert som skyløsninger, kan vi påregnes vesentlige endringer i måtene kommunene organiserer sine IKT-funksjoner på. Hovedutfordringene blir å få ulike fagsystemer stil å spille sammen «i skyen». Eksempler på utfordringer er der kommunens fagsystemer skal være «underleverandører» av data inn til kommunens arkivløsning eller økonomiløsning. For å løse slike utfordringer, og håndtere andre endrede tekniske rammevilkår, er det avgjørende at DDV-kommunene har en handlekraftig og kompetent IKT-organisasjon. Kostnadsfordeling mellom kommunene Til nå i DDV-samarbeidet har kostnadsfordeling mellom kommunene vært avtalt fra prosjekt til prosjekt. I noen tilfeller er kostnadene vært splittet i 2 like store deler, hvorav halvparten ble likt fordelt mellom kommunene, mens den andre halvparten ble fordelt etter folketallet. I andre tilfeller har det vært benyttet andre fordelingsnøkler, eller det har vært en lik fordeling.
Det er svært varierende praksis i etablerte interkommunale samarbeid for hvordan kostnader fordeles. I henhold til Styringsgruppas forslag kommunene yte tilskudd til DDV Strategi og DDV Drift etter 2 modeller: a) Fast fordeling b) Fordeling etter bruk/uttak Når det gjelder modell a) Fast fordeling, så har det vært uenighet mellom kommunene om hvordan fordelingsnøkkelen skal være. Flertallet har besluttet at denne modellen beregnes slik: 30 % av kostnadene deles likt på kommunene 70 % av kostnadene fordeles etter antall PC-er og tynnklienter i kommunene Det er DDV Styring som etter forslag fra styrene i DDV Strategi og DDV Drift avgjør hvilke tjenester som skal finansieres av kommunene etter den ene eller den andre fordelingsnøkkelen. Stort sett vil følgende gjelde: Avtaleverk DDV Strategi Det meste av budsjettet fordeles etter nøkkel a) Fast fordeling. Unntakene er der en eller flere kommuner får konsulent- eller prosjektbistand som går utover det som samarbeidet har bestemt som et tilbud til samtlige kommuner. DDV Drift DDV Drift definerer og leverer et standardnivå på sine tjenester «DDV Basis». DDV Basis tilbys og leveres alle DDV-kommunene innenfor rammen av avtalt kostnadsfordeling a) Fast fordeling. De av kommunene som innenfor ett eller flere områder ønsker tjenester og/eller løsninger utover DDV Basis, skal tilbys dette gjennom en utvidet leveranse «DDV Pluss». DDV Drift beskriver og prissetter forskjellige tjenestepakker som kommunene kan bestille som DDV Pluss. DDV Pluss godtgjøres av kommunen etter kostnadsnøkkel b) Fordeling etter bruk/uttak. Det er kommunestyrene i hver av kommunene som avgjør om kommunen skal delta i samarbeidet i Nye DDV. Tilsvarende er det også kommunestyrene som godkjenner avtaleverket som er samarbeidets formelle fundament. Samarbeidsavtale for IKT-samarbeidet i Det Digitale Vestre Agder beskriver hvordan den enkelte kommune overlater ansvaret for det meste av sine IKT-faglige funksjoner til samarbeidet, og påtar seg forpliktelser til å bidra i samarbeidet faglig og økonomisk. Videre beskriver avtalen målsettinger og virkemidler, organisering, økonomiske forhold, samt angir hvordan samarbeidet administreres og styres. Samarbeidsavtalen forutsetter at det etableres 2 selvstendige styrer/enheter; DDV Strategi og DDV Drift, og at disse etableres med egne vedtekter/styrer. Både Vedtekter for DDV Strategi og Vedtekter for DDV Drift beskriver disse enhetenes formelle grunnlag, oppgaver, ansvar og myndighet innenfor sin del av Nye DDV. I vedtektene refereres det hyppig til Samarbeidsavtalen for detaljerte beskrivelser av forskjellige forhold. Ved å utforme
Samarbeidsavtalen og vedtektene på denne måten kan en ha to relativt kortfattede vedtekter, og én mer beskrivende samarbeidsavtale. Kommuner som ikke blir med over i Nye DDV DDV-samarbeidet har etablert mange felles løsninger for sin IKT-drift. Når nye DDV etableres vil de kommunene som velger å gå ut av samarbeidet måtte finne alternative løsninger. Det er utarbeidet en oversikt over hvilke løsninger som er etablert som fellesløsninger, og denne viser at mange fagløsninger, samt en del infrastruktur i dag administreres og driftes av DDV eller andre samarbeidsløsninger etablert mellom kommunene som inngår i DDV. Kommuner som velger å stå utenfor Nye DDV må derfor enten selv ivareta infrastruktur og drifting av løsningene det har vært samarbeidet om, eller de må kjøpe tilsvarende tjenester fra andre. Det er ikke lagt opp til at det skal være mulig å være «delvis med» i Nye DDV i form av tjenestekjøp ell. Kommuner som velger å stå utenfor Nye DDV må legge en strategi for hvordan de skal forholde seg til endringer i forbindelse med: Avtaler om programvarelisenser og andre avtaler inngått av IKT-samarbeidene Drift av løsninger som i dag driftes av andre enn kommunene Felles tekniske installasjoner innenfor sikkerhet, fellesservere, mv. Ut over de rent juridiske, praktiske og tekniske forholdene, bør kommuner som velger å stå utenfor samarbeidet i Nye DDV, gjøre en vurdering av hvordan fraværet av felles teknisk infrastruktur/løsninger vil påvirke det faglige samarbeidet med nabokommuner som inngår i Nye DDV. Rådmannens vurdering (Prosjektleder kan ved behov bidra med talloppsett for enkelt-kommuner) Forslag til vedtak Saken legges fram for kommunestyret med følgende forslag til vedtak: 1. <Kommunenavn> ønsker å delta i samarbeidet i Nye DDV slik det framgår av Styringsgruppes forslag til ekommunestrategi og skisse til organisering av IKT-samarbeidet i Det Digitale Vestre Agder. 2. Følgende avtaler / vedtekter godkjennes: - Samarbeidsavtale for IKT-samarbeidet i Det Digitale Vestre Agder - Vedtekter for DDV Strategi - Vedtekter for DDV Drift