Rådmannsutvalget i Lister.

Transkript

1 Rådmannsutvalget i Lister. Referat Møtested Hægebostad Ansvar for oppfølgning Møtetidspunkt Klokken Tilstede Leder Dunsæd - Kvinesdal Kommune Norman Udland - Lyngdal Christina Ødegård Sirdal August Salvesen Farsund Forfall Tone Marie Nybø Solheim Flekkefjord Ivan Sagebakken Hægebostad Sak 13/01 Helsenettverk Lister Status, delavtaler, ansettelser, prosjektaktivitet Farsund kommune har valgt å trekke seg ut av Helsenettverk Lister. Arbeidsutvalget hadde dette oppe til behandling den , og fattet følgende vedtak: Arbeidsutvalget: Farsund kommune vil ved utmelding kun ha observatørstatus i Helsenettverket Referat Inger Marethe orienterte om status: Ansettelser: 6 søkere til samhandlingskoordinator, alle kvalifiserte. Tilsettelse i løpet av uken, lokalisert til Flekkefjord. Velferdsteknologi og telemedisin: har fått midler fra «saman om ein bedre kommune», det gjør det mulig å ansette 1,4 årsverk. Psykisk helse og rus. Ett årsverk. Stor konferanse i Falun i mars om «velferdsteknologi og bygg/kontrahering/miljø», Norman sender rundt program til rådmennene. Inger-Marethe

2 Delavtaler: Overordna samarbeidsavtale revidert i november. Kom ikke i mål om delavtale 5, som omhandler epikriser. Uenigheten går på kvalitetssikring mht epikriser, kommunen vil at denne skal følge pasienten på vei ut fra sykehuset, ikke sendes i ettertid. Man vurderer nasjonal tvisteløsningsnemnd. Også uenighet om varslingstidspunkt mht tilbakesending av pasienter ; ønskelig med hverdager mellom Sykehuset ønsker Vedrørende helsenettverk Lister og Farsund. Farsund betaler for samhandlingskoordinator kr ,- men er ikke med i de to satsingsområdene. Helsenettverket ser nærmere på hvordan møtene organiseres. Sak 13/02 Miljøfyrtårn i Lister Alle kommunene i Lister er medlem i ordninga Miljøfyrtårn. Det starta etter følgende enstemmige vedtak i Listerrådet 11. mai 2009: Listerrådet anbefaler at kommunene i regionen gjør følgende vedtak: Liv Birkeland Kommunene kjøper medlemskap i Stiftelsen Miljøfyrtårn. Kommunene vil på sikt jobbe aktivt for å medvirke til sertifisering av små og mellomstore bedrifter i kommunen og i egne kommunale virksomheter. De 4 store kommunene i regionen legger til rette for utdanning av en sertifisør pr. kommune. Arbeidet i Listerrådets Miljøvernprosjekt og med energi- og klimaplana var bakgrunnen for vedtaket og for at Miljøfyrtårn blei ansett som et egna virkemiddel. Siden vedtaket har Kvinesdal og Flekkefjord utdanna hver sin sertifisør. Disse har hatt et 1-2 oppdrag i året. Hver sertifisering krever et par dagsverk og virksomheten som blir sertifisert betaler om lag kr 5000 for tjenesten. Sertifisørene melder at de synes oppgaven er interessant, men relativt tidkrevende, særlig fordi oppdragene er så pass sjeldne. Og det er ofte problematisk å legge vekk sine ordinære oppgaver i kommunen for sertifiseringsoppdrag som vanskelig kan planlegges. Ved utgangen av 2012 var det 9 godkjente Miljøfyrtårn-virksomheter i Lister. Ingen av disse ligger i Kvinesdal eller Hægebostad. Kvinesdal kommune har satt i gang kartlegging for Miljøfyrtårnsertifisering av rådhuset. I Flekkefjord har det vært samtaler med ansatte i kommunale barnehager for å gjøre det samme der. Alle kommunene betaler en lisens på kr 2365 (inntil 5000 innbyggere) eller kr 4725 for medlemskap i

3 ordninga, til sammen kr Vurdering Det kan stilles spørsmål ved kommunenes oppfølging av vedtaket fra 11. mai 2009, jf at Lyngdal og Farsund ikke har sertifisører og det relativt beskjedne antallet sertifiserte bedrifter. Ingen av kommunene har så langt sertifiserte kommunale avdelinger/virksomheter. Miljøfyrtårn er ei anerkjent ordning hvor stadig flere kommuner engasjerer seg. Kristiansand er i særklasse, men kanskje mer relevant for Lister er det at eksempelvis Søgne kommune nå arbeider godt og målretta med Miljøfyrtårn. Konklusjonen fra arbeidet med internkontroll ytre miljø i Lister er at Miljøfyrtårn er et egna verktøy for bedre miljøstyring og kontroll i kommunen. Når to eller flere kommunene inngår skriftlig avtale om regionalt samarbeid om Miljøfyrtårn-ordninga, oppnås 40 % reduksjon på lisenskostnad. Med begrunnelse i energi- og klimaplan må kommunene i Lister skru opp aktivitetsnivået innen Miljøfyrtårnsertifisering. For å sertifisere virksomheter i Lister er det nødvendig med minst 2 sertifisører. For å bygge solid kompetanse hos sertifisørene, er det gunstig at oppdragene ikke fordeles på for mange. Dersom kommunene ønsker ei fornya satsing på arbeidet med Miljøfyrtårnsertifisering er det mulig å organisere dette som et prosjekt og undersøke mulighetene for ekstern finansiering av dette. Forslag til vedtak Kommunene i Lister inngår en skriftlig avtale om samarbeid for fornya satsing på ordninga Miljøfyrtårnsertifisering. Det avsettes ressurser til å følge opp denne avtalen. Konkrete tiltak kan være: 25 % stillingsressurs som internkonsulent til å fremme og legge til rette for ordninga i kommunene og for konkret sertifisering av enheter. Kursing av 2 nye sertifisører fra Lyngdal og Farsund. Rådmannsutvalget anbefaler at man man holder det på dagens nivå. Er Sak 13/03 Listerorganisasjonene ny organisering På bakgrunn av en intern evaluering er det laget en innstilling til styrene i de tre selskapene. Svein gir en orientering om prosessen så langt. Saken tas til etterretning. Svein Sak 13/04 Interkommunalt botilbud, veien videre? Se vedlagte notat om modeller for interkommunalt botilbud av Maria S-O Mortensen og Christine Svindland Fagforum Psykisk helse og Rus

4 Fagforum psykisk helse anbefaler at det blir nedsatt en arbeidsgruppe for interesserte kommuner som kan arbeide videre med å finne et hensiktsmessig botilbud for Lister. Konklusjon: Lyngdal, Kvinesdal, Flekkefjord og Sirdal* blir med i en arbeidsgruppe. Farsund, og Hægebostad vil komme tilbake til saken. *jfr e-post Sak 13/05 Foreløpig rapport vedr. interkommunalt samarbeid på skatt. Prosjektgruppa som ble nedsatt fikk i oppdrag å utarbeide rapport som omhandler både skatteoppkreverfunksjonen og arbeidsgiverkontrollen. Av hensyn til å unngå videre forsinkelser med å komme i gang med arbeidsgiverkontrollen sender vi over den del av arbeidet som dreier seg om arbeidsgiverkontrollen: (se vedlegg). - Bakgrunn og mandat - Føringer vedr. vertskommunesamarbeid - Oppdaterte faktaopplysninger fra kommunene på hele skatteområdet - Nærmere vurderinger aktuelle for arbeidsgiverkontrollen - Konkret avtale alle kommuner må vedta og signere Det vises til kontakt underveis mht. å avklare mandatet (rapporten side 2) Vi følger opp og fullfører arbeidet over nyttår, slik at mulighetene for felles skatteoppkreverfunksjon blir gjennomgått tilsvarende. Når rapporten ikke leveres samlet, er det flere grunner: - For det første er trykket fra Skatt sør stort for å få ordningen på plass. Flere kommuner har problemer med å levere arbeidsgiverkontroller i stort nok omfang. - For det andre innføres det nytt og pålagt elektronisk hjelpesystem for arbeidsgiverkontroll i Det er viktig at nye personer kommer inn i dette fra oppstart,

5 samtidig som noe av den innleide arbeidskraft heller ikke vil kunne benytte de nye systemer. Prosjektgruppa forholder seg til rådmannsutvalget som vi forutsetter tar saken videre. Den samarbeidsavtale en måtte gå for, må godkjennes av den enkelte kommune. Vi er spørrende til om det er nødvendig med nytt vedtak i Listerrådet, og om det ikke like godt kan gå fra rådmannsutvalget direkte til den enkelte kommune for å spare tid. Vennlig hilsen Dag Ivar Staurseth leder av prosjektgruppa Avtalen blir sendt ut Avtalen må etter alt å dømme politisk behandles. Kan kanskje variere mellom kommunen. Sak 13/06 Beredskapsgruppe Lister Ansatte med ansvar for beredskap i kommunene i Lister møter ofte kolleger fra nabokommuner i møter og i konkret samarbeid. Kommunene benytter en del felles tjenester, slik som delvis felles brannvesen (unntatt Sirdal og Flekkefjord), akuttmedisinsk tjeneste fra Sørlandets sykehus og rådgivning og tilsyn fra Fylkesmannen i Vest-Agder. Gjennom slike møtepunkt oppstår uformelle nettverk. Det finnes også noen formelle avtaler om samarbeid mellom noen kommuner. Under arbeidet med ROS Lister kom det fram et ønske om et mer formalisert nettverk for beredskap i Lister. Ønsket kom dels fra kommunenes beredskapsansvarlige og dels fra eksterne aktører som kunne ønske seg et koordinert kontaktpunkt for regionen. Det har bakgrunn i ulike behov: Faglig støtte og utvikling Felles øvelser Informasjonsflyt Felles kurs Kontaktpunkt for regionen Operativ gruppe ved kritiske situasjoner i regionen

6 Sak 13/07 Sak 13/08 Representasjon av regionen i eksterne grupper, råd etc Vurdering På avslutningsmøtet for arbeidet med ROS Lister uttrykte de beredskapsansvarlige i kommunene ønske om en tydeligere struktur for samarbeidet om beredskap i Lister. Å opprette et formelt beredskapsnettverk med en leder/kontaktperson og knytte dette til rådmannsutvalget, svarer sannsynligvis til dette ønsket. Også representant for Fylkesmannens avdeling for samfunnssikkerhet og beredskap støtta denne tanken. Forslag til vedtak Rådmannsutvalget i Lister oppretter Beredskapsgruppe Lister. Den består av beredskapskoordinatorer i Lister. Gruppa velger sjøl en leder/kontaktperson og rapporterer til rådmannsutvalget ved behov. Gruppas hovedoppgave er å sikre beredskapen i Lister gjennom samarbeid, koordinering og god informasjonsflyt. Rådmannsutvalget slutter seg til forslaget. Felles grafisk profil i Lister? På et møte i personalnettverket før jul, ble det drøftet ulike muligheter for felles profilering av regionen i rekrutteringssaker. Det ble ytret ønske om å utarbeide et forslag til en felles Lister-profil som m.a. kunne benyttes ved utlysing av ledige stillinger. Referat Positivt at det blir laget en grafisk profil for Listersamarbeidet. Mandat til arbeidsgruppe som skal vurdere enhet for plan og analyse Bakgrunn Rådmannsutvalget har nedsatt ei arbeidsgruppe for å vurdere mulig etablering av en enhet for plan og analyse i Lister. 3. januar hadde denne gruppa sitt første møte. Gruppa diskuterte behovet for et tydelig mandat for arbeidet. I referatet står det: Det er enighet i gruppa om at den trenger et tydeligere mandat enn det som framgår av Listerrådets vedtak. Liv fikk i oppgave å utarbeide et mandat med utgangspunkt i de tre første kulepunktene i forslag til mandat i prosjektnotatet «Plan- og analysekontor i Lister». Dette skal legges fram Svein Svein

7 for godkjenning hos rådmannsutvalget. Forslaget følger: Gi en oversikt over bemanning, kompetanse, politisk og administrativ organisering av plan- og byggesaksbehandlingen i kommunen i Lister. Foreslå hvilke oppgaver, myndighet og bemanning (årsverk) som skal knyttes til et samarbeid på planog analyseområdet. Arbeidsgruppa står fritt til å vurdere overføring av andre oppgaver enn plan- og byggesaksbehandling. Gruppa kan fremme flere alternative forslag. Foreslå hvilken kompetanse som bør knyttes til et samarbeid innen plan og analyse. Dersom flere modeller presenteres, må det framgå av forslagene hvilken kompetanse som bør knyttes til de ulike modellene. Arbeidet skal være ferdig i løpet av mai Forslag til vedtak Rådmannsutvalget vedtar følgende mandat for arbeidsgruppa som skal vurdere mulighetene for etablering av en enhet for plan og analyse i Lister: Gi en oversikt over bemanning, kompetanse, politisk og administrativ organisering av plan- og byggesaksbehandlingen i kommunen i Lister. Foreslå hvilke oppgaver, myndighet og bemanning (årsverk) som skal knyttes til et samarbeid på planog analyseområdet. Arbeidsgruppa står fritt til å vurdere overføring av andre oppgaver enn plan- og byggesaksbehandling. Gruppa kan fremme flere alternative forslag. Foreslå hvilken kompetanse som bør knyttes til et samarbeid innen plan og analyse. Dersom flere modeller presenteres, må det framgå av forslagene hvilken kompetanse som bør knyttes til de ulike modellene. Arbeidet skal være ferdig i løpet av mai Sak 13/09 Rådmannsutvalget slutter seg til forslaget til vedtak. EKommunestrategi-prosjektet har nylig passert en viktig milepæl: fredag 7. desember bestemte nemlig Styringsgruppa for DDV (de 11 rådmennene og 1

8 tillitsvalgt) seg for å gå inn for etableringen av "Nye DDV" med oppstart 1. januar De 11 kommunene, som til sammen utgjør DDV, er derfor et godt skritt nærmere etableringen av en felles IKT-strategienhet og et felles IKTdriftssenter! Nå gjenstår det litt finpussing av planene, samt utarbeidelse av en samarbeidsavtale og vedtekter for de nye enhetene. I et møte 18. januar skal Styringsgruppa legge siste hånd på planene. Når Styringsgruppa har sluttført sin behandling av saken, er det kommunestyrene i den enkelte DDV-kommune som tar den endelige avgjørelsen om kommunen skal bli med i det utvidede samarbeidet innenfor rammene av DDV. Spm: Bør denne opp som sak i Listerrådet? Legger det opp som sak i Listerrådet førstkommende. Blir presentert i Listertinget Sak 13/10 Revisjon videre fremdrift? Kostnadene med kommunerevisjon kan synes relativt store. Saken blir oversendt arbeidsutvalget. Rådmennene er innstilt på å få utarbeidet en vurdering av kostnadene ved revisjon, for om mulig å vurdere rimeligere alternativ. Rådmannsutvalget ønsker en tilbakemelding fra Arbeidsutvalget om det er enighet om å gjennomføre dette? Sak 13/11 Saken var oppe i arbeidsutvalget med følgende konklusjon: Arbeidsutvalget slutter seg til innstillingen fra rådmennene. Man forutsetter at rådmennene i hver kommune sørger for at kontrollutvalget blir orientert om dette. Det blir hentet inn bakgrunnsdata for å sammenligne priser, saken tas opp på neste rådmannsutvalg. Handlingsprogram for oppfølging av Regionplan Agder 2020 perioden , ( se vedlegg) Referat fra rådmannsgruppen Tatt til etterretning Svein/

9 Eventuelt 13/12 Flekkefjord sykehus, kan regionen bidra til å videreutvikle tjenestilbudet på sykehuset? Jfr Jan Roger Olsen Rådmannsutvalget ber helsenettverket se nærmere på om det er områder regionen kan være med å bidra til å støtte opp om sykehuset. Ber om en tilbakemelding til rådmannsutvalget Eventuelt 13/13 Endringer av møtetidspunkt: Dagsamling den 24 april utsettes til den 26 april, Svein lager en ny innkalling. Rådmannsmøte flyttes fra 12 til 22 mars, Svein lager ny innkalling Arbeidsutvalg Listerting Rådmannsutvalg Arbeidsutvalg Listerråd Kvinesdal Svein Vangen Daglig leder