Tinn kommune Kontrollutvalget Møteprotokoll fra Tinn kommune - kontrollutvalget Møtedato: 27.09.2011 Møtested: Møteleder: Formannskapsalen Ingar Hovden Forfall: Medlem Kjell Jarl Midtlyng meldt forfall vara innkalt Medlem Jorunn Elnes Meldt forfall vara ved feil ikke innkalt Varamedlem Vivi Nilsen Innkalt for Grete Vestby i sak 39/11 meldt forfall Til stede: Leder Ingar Hovden Nestleder Grete Vestby sak 39/11 inhabil Medlem Berit Rongsjord Varamedlem Nils Hegard Sekretær Marianne Lundeberg Oppdragsrevisor Elizabeth Kasin TKR IKS Berit Dalvik sak: 32 33/11 Rådmann Rune Lødøen sak: 31-32-33-34-35-37-38/11 Økonomisjef Ann Merete Haugen sak: 34/11 BTV region Petter Hoen sak: 34/11 Innkallingen ble godkjent. Saklisten ble godkjent. Møteprotokollen fra møte 08.06.2011 ble godkjent. Sakene ble behandlet slik: 31 32 35 33 34 37 38 40 39/11 Leder Ingar Hovden Sekretær Marianne Lundeberg Temark Postboks 83 3833 BØ Telefon 90114543 (dir.) E-post: Internett: Foretaksregisteret: Bankkonto: postmottak@temark.no www.temark.no 987 993 766 5083 05 41508
SAKLISTE Sak nr. Arkivsaknr. 31/11 11/413 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA 08.06.2011 32/11 10/444 TINN ENERGI AS 33/11 11/15 BESTILLING AV SELSKAPSKONTROLL 34/11 11/443 BANKAVTALE - TINN KOMMUNE 35/11 11/440 EIERSKAPSSTRATEGI/ EIERMELDING I TINN KOMMUNE 36/11 11/439 ORIENTERING FRA REVISOR 37/11 11/4 BESTILLING AV OVERORDNA ANALYSE - PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON 2012-2015 38/11 11/415 BUDSJETT 2012 FOR KONTROLL OG TILSYNSVIRKSOMHETEN I TINN KOMMUNE 39/11 11/414 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER 27.09.2011 40/11 11/142 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT NR 726010 - GJENNOMFØRINGSEVNE I TEKNISK ENHET I TINN KOMMUNE Side 2 av 8
Sak nr. 31/11 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA 08.06.2011 Møteprotokoll fra 08.06.2011 godkjennes. Møteprotokoll fra 08.06.2011 ble lagt fram for godkjenning i møtet. Møteprotokoll fra 08.06.2011 godkjennes. Sak nr. 32/11 TINN ENERGI AS Rådmann Rune Lødøen, Berit Dalvik fra Telemark kommunerevisjon IKS og leder av utvalget Ingar Hovden orienterte kontrollutvalget om status i saken. Berit Rongsjord habilitet ble behandlet før orienteringene. Kontrollutvalget erklærer henne habil. Brevet fra Bystrøm som er vedlegg i innkallingen, arkiveres i saken. Sak nr. 33/11 BESTILLING AV SELSKAPSKONTROLL Kontrollutvalget avbestiller selskapskontroll av Hardangervidda senter AS fra Telemark kommunerevisjon IKS. Nytt utvalg behandler plan for selskapskontroll og bestemmer neste prosjekt i planen. Kontrollutvalget fant det hensiktsmessig å utsette bestillingen av selskapskontroll til neste kontrollutvalg. Av budsjettmessige forhold og i vente på at eierstrategi/eiermelding i Tinn kommune er kommet lengre for hvert enkelt selskap. Side 3 av 8
Kontrollutvalget bestiller en generell selskapskontroll av Hardangervidda senter AS fra Telemark kommunerevisjon IKS. Sak nr. 34/11 BANKAVTALE - TINN KOMMUNE Rådmann Rune Lødøen, Økonomisjef Ann Merete Haugen og Petter Hoen fra BTV samarbeidet orienterte kontrollutvalget om kommunens nye bankavtale i møtet. Økonomisjef Ann Merete Haugen sender informasjon om totalregnestykket for avtalen til kontrollutvalget pr. epost. Denne informasjonen er unntatt offentligheten. Sak nr. 35/11 EIERSKAPSSTRATEGI/ EIERMELDING I TINN KOMMUNE Rådmann Rune Lødøen orienterte kontrollutvalget om status på eierskapsstrategi/eiermelding i Tinn kommune. Saken følges opp i det nye kontrollutvalget når den endelige eiermeldingen er ferdig. Rådmann orienterer kontrollutvalget. Sak nr. 36/11 ORIENTERING FRA REVISOR Side 4 av 8
Oppdragsrevisor Elizabeth Kasin informerte kontrollutvalget om revisjon sin planleggingen av revisjon i Tinn kommune for 2011. Revisor lukket saken etter Offentlighetsloven 13 jf. Kommunelovens 78-7. Sak nr. 37/11 BESTILLING AV OVERORDNA ANALYSE - PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON 2012-2015 Forslag 2: Kontrollutvalget i Tinn kommune har følgende innspill til Plan for forvaltningsrevisjon 2012 2015: Grunnskolen i Tinn. Målsettinger, kvalitetsutviklingsplanen, ressursbruk, omdømme. Eiendomsforvaltning Kontrollutvalget mottok et tilbud fra Telemark kommunerevisjon IKS om overordnet analyse plan for forvaltningsrevisjon 2012 2015. Kontrollutvalget fattet vedtak om bestilling av en slik overordna analyse i møte 19.01.2011 sak 2/11. Vedlagt følger brev fra kommunerevisjonen med ønske om innspill til planen fra sittende kontrollutvalg. Forskrift for kontrollutvalg 10 krever at kontrollutvalget skal lage en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. En slik plan skal utarbeides minst en gang i valgperioden. Planen skal bygge på en overordnet analyse av kommunens virksomhet. Med utgangspunkt i vurderinger av risiko- og vesentlighet, skal analysen sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon. Det er kommunestyret som vedtar planen etter innstilling fra kontrollutvalget, men kommunestyret kan delegere til kontrollutvalget å endre planen i planperioden Forslag 1: Ingen merknader. Forslag 2: Kontrollutvalet i Tinn kommune har følgende innspill til Plan for forvaltningsrevisjon 2012 2015: Sak nr. 38/11 BUDSJETT 2012 FOR KONTROLL OG TILSYNSVIRKSOMHETEN I TINN KOMMUNE Kontrollutvalget innstiller følgende til Kommunestyret: Side 5 av 8
Kommunestyret vedtar framlegg til budsjett for 2012 for Kontroll og tilsynsvirksomheten i Tinn Kommune med en ramme på kr 1 092 000. Kontrollutvalgets budsjett følger budsjettsaken til kommunestyret via formannsskapet. Behandlinga i Tinn kommune kontrollutvalget Ved nye opplysninger gitt fra sekretariatet i møtet ble forslag til vedtak endret. Budsjettet er økt med 3% som er KRD sin tilrådning til økning pr. dagsdato. Tar forbehold om korrigering om deflatoren blir endret. Selskapskontroll endret til 100 000,- etter erfaring fra tidligere kontroller. Tallene er avrundet. Forskrift om kontrollutvalg 18 sier følgende om budsjettbehandlingen: Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge formannskapets innstilling til kommunestyret. Kontrollutvalget fremmer med dette en sak om budsjett for kontrollutvalgets virksomhet og kjøp av revisjons- og kontrollutvalgstjenester for 2012 i Tinn kommune. Sekretariatet har utarbeidet et framlegg til budsjett for kontroll og tilsynsvirksomheten i Tinn Kommune for 2012. Kontrollutvalget sitt budsjett vil inneholde utgiftene til selve driften av utvalget, samt utgiftene knyttet til kjøp av sekretariatstjenester for kontrollutvalget og kjøp av revisjonstjenester. Budsjettforslaget er basert delvis på erfaringstall og delvis på anslag. Det er viktig å ha eksakte regnskapstall å forholde seg til når man skal budsjettere. For å kunne få en nøyaktig fremstilling av regnskapstallene for kontrollutvalget, må alle utgifter føres på tjeneste 1100 Kontroll og revisjon. Det vil da bli enklere å synliggjøre hva som blir satt av til kontroll- og tilsynsvirksomhet i kommunen, enklere å ha løpende kontroll med kontrollutvalgets utgifter. Vurdering fra sekretariatet Det er svært viktig at det settes av tilstrekkelig med midler til kontrollutvalgets virksomhet. Det å sørge for god kontroll og tilsyn av den kommunale virksomheten er høyaktuelt, og kommunestyret har et ansvar i å sørge for at det bevilges nok ressurser til dette. Det er blant annet viktig med ressurser til at medlemmene får delta på ulike kurs og seminarer for å holde seg oppdatert og få påfyll faglig sett. Det er viktig med god kontakt og erfaringsutveksling mellom kontrollutvalgsmedlemmer. Deltakelse på fylkesvise og regionale samlinger er viktig i denne sammenhengen. En post som godtgjøring/tapt arbeidsfortjeneste avhenger både av aktiviteten i utvalget og hvilket godtgjøringsnivå kommunen ligger på. Budsjettet er sett i forhold til Tinn kommunes reglement for godtgjøring til folkevalgte. Det er tatt høyde for 5 kontrollutvalgsmøter i året og deltakelse på kurs/konferanser. Tinn kommune har valgt å delta i to interkommunale selskaper for å løse kontroll og tilsynsoppgavene. Dette er Telemark Kommunerevisjon IKS (TKR) for revisjonsoppgaver og Telemark Kontrollutvalgssekretariat IKS (Temark) for sekretariatsoppgaver. Sekretariatstjenester Tinn kommune er medeier i Telemark Kontrollutvalgssekretariat IKS (Temark). Kostnader i selskapet blir fordelt etter eierbrøk/ kommunestørrelse, og budsjett for virksomheten blir fastlagt av representantskapet. Side 6 av 8
Revisjonstjenester Tinn kommune er medeier i Telemark Kommunerevisjon IKS (TKR). Kostnader i selskapet blir fordelt etter eierbrøk/kommunestørrelse, og budsjett for virksomheten blir fastlagt av representantskapet. Eget brev om daflator som blir lagt til grunn blir sendt ut til kommunene. Selskapskontroll og andre tjenester Kjøp av tjenester omfatter også selskapskontroll og eventuelt andre tjenester. Det er viktig at det bevilges nok penger til å gjennomføre tilstrekkelig antall selskapskontroller. Med andre tjenester menes eventuelt bruk av ekstern bistand i form av f.eks. privat revisjon, advokat, ekstern konsulent etc. Dette er tjenester som fort kan bli dyre om man skulle få bruk for dem. Budsjettet kan spesifiseres som følger: Tjeneste: 1100 KONTROLL OG REVISJON Beskrivelse Budsj 2011 Budsj.2012 1 Godtgjørelse til folkevalgte, tapt arbeidsfortj. kr 61 500 kr 63 400 2 Arbeidsgiveravgift kr 8 200 kr 8 400 3 Møteutgifter, bevertning, reise kr 15 375 kr 15 900 4 Opplæring/kurs/andre møter kr 56 375 kr 58 000 5 Kjøp av tjenester kr 891 125 kr 941 000 a. Revisjon (TKR) kr 694 000 kr 715 000 b. Sekretariat (Temark) kr 122 000 kr 126 000 c. Selskapskontroll og andre tjenester kr 70 000 kr 100 000 6 Kontingenter og abonnement kr 5 125 kr 5 300 Totalutgifter Kr 1 032 575 kr 1 092 000 Konklusjon: Kontrollutvalgets sekretariat foreslår en budsjettramme på kr 1 092 000 for kontrollutvalget for 2012, dette inkluderer også kjøp av revisjons- og sekretariatstjenester. Vi anser dette for å være en nøktern budsjettering, samtidig som vi mener dette gir et realistisk bilde av forventede utgifter for kontrollutvalgets virksomhet i kommende år. Budsjettet er økt med 3% som er KRD sin tilrådning til økning. Skulle det oppstå situasjoner som nevnt over der det blir behov for ekstraordinære granskninger/rapporter, og der det er nødvendig å hente inn ekstern kompetanse, kan behovet for tilleggsbevilgninger til Kontroll- og tilsynsvirksomheten oppstå. Dette er i så tilfelle en sak for kommunestyret. Kontrollutvalget innstiller følgende til Kommunestyret: Kommunestyret vedtar framlegg til budsjett for 2012 for Kontroll og tilsynsvirksomheten i Tinn Kommune med en ramme på kr 1 032 575. Kontrollutvalgets budsjett følger budsjettsaken til kommunestyret via formannsskapet. Sak nr. 39/11 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER 27.09.2011 Side 7 av 8
Sakene tas til orientering. Innkommet brev Kirkelige Fellesråd Da et av medlemmene ble inhabil i sak 30/11 i møtet 08.06.2011 og det var bare tre medlemmer tilstede i møtet, utsettes saken til neste møte. Slik at utvalget blir vedtaksdyktig i saken. Vara innkalles for Grete Vestby i saken. Vara for Grete Vestby var innkallet men kunne ikke møte. Kontrollutvalget var vedtaksdyktige med 4 medlemmer. Kontrollutvalget vurderte at saken ikke har noe i kontrollutvalget å gjøre. Dette er en privatrettslig sak mellom partene. Eventuelt Ingen saker. Sakene tas til orientering. Sak nr. 40/11 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT NR 726010 - GJENNOMFØRINGSEVNE I TEKNISK ENHET I TINN KOMMUNE Rådmann Rune Lødøen redgjorde for hva som er gjort med anbefalingene i forvaltningsrapport nr 726010 Gjennomføringsevne i Teknisk enhet i Tinn kommune. Rådmann leverte skriftlig svar på alle punktene i anbefalingene i rapporten. Brevet arkiveres i saken. Brevet kommer som referatsak i kommunestyret. Side 8 av 8