HMS-seksjonen Styresak 34/2012 Orienteringssak: Arbeidsmiljø og strategi for å få ned sykefravær Saksbehandler: Per-Ingve Norheim Saksnr.: 2008/3602 Dato: 11.05.2012 Dokumenter i saken: Trykt vedlegg: Ikke trykt vedlegg: Tabellarisk oversikt over sykefravær per klinikk/stabsavdeling DocMap-dokumentene: RL0364: NLSHs basisdokument, PR1435:Mål for arbeid med HMS, PR21119: HMS-systemet i NLSH, PR21122: HMShandlingsplan NLSH Bakgrunn Det er mange faktorer og forhold som påvirker arbeidsmiljø og hvordan den enkelte, enheten, avdelingen, klinikken eller foretaket opplever arbeidsmiljøet og hva som skal til for å gjøre det bedre. Tilsvarende er det mange forhold knyttet både til arbeid og fritid som har betydning for sykefravær. I denne saken gis en kortfattet beskrivelse som illustrerer en del av Nordlandssykehusets arbeid med forbedring av arbeidsmiljø generelt og reduksjon av sykefravær spesielt. Mål og visjon Mål og strategi/tiltak for dette arbeidet er basert på lov, avtaleverk, oppdragsdokument, policy fra eier m. v. Det ligger til grunn for foretakets egne styrende dokument hvor f. eks. basisdokumentet og HMS-planene med tilhørende beskrivelser er sentral. Som ikke trykte vedlegg er referert til en del andre dokument i Docmap som også har betydning for arbeidet med arbeidsmiljø og sykefravær. De beskriver blant annet krav til utvikling av mål og tiltak relatert til arbeidet med HMS og herunder arbeidet med arbeidsmiljø og sykefravær innbefattet Inkluderende arbeidsliv (IA). Nordlandssykehusets visjon er nedfelt i NLSHs basisdokument som følger: Vi skal skape et sykehus preget av samarbeid, læring og trivsel! Videre er det formulert mål i basisdokumentet som direkte eller indirekte henspeiler på arbeidsmiljø: All virksomhet skal utøves med respekt og god service i et godt arbeidsmiljø. Ledere og ansatte i Nordlandssykehuset skal i samarbeid utvikle et godt arbeidsmiljø. Vi skal behandle hverandre med gjensidig respekt. Lederne skal bidra til faglig og personlig utvikling for sine medarbeidere. Åpenhet og gode kommunikasjonsveier skal vektlegges. Ledelsen skal samarbeide med tillitsvalgte og verneombud. Vi skal ha en personalpolitikk som har Styresak 34/2012 Møtedato: 23. mai 2012 1
fokus på å rekruttere, utvikle og beholde gode medarbeidere. Personalet skal gis forutsetninger til å møte omstillinger og sykehuset skal etablere ordninger som ivaretar den enkelte i slike faser. Evnen til utvikling og endring er en av våre viktigste egenskaper. De som er i kontakt med oss skal sitte igjen med følgende inntrykk: 1. Personalet utviser respekt, gir trygghet og har høy faglig kvalitet. 2. Sykehuset legger til rette for at ansatte skal vedlikeholde og utvikle seg faglig. Arenaer for utvikling av arbeidsmiljø I tillegg til den daglige arbeidssituasjonen og andre mer eller mindre formelle arenaer som kan være viktige for kollegialt fellesskap og psykososialt arbeidsmiljø, skal det være formelle informasjonsog kommunikasjonskanaler som skal bidra til å sikre både forsvarlig drift og fullt forsvarlig arbeidsmiljø. Som eksempler på slike arenaer nevnes personalmøter, ledergrupper på ulike nivå, KVAM-grupper, informasjons-/drøftingsmøter, AMU- og styremøter. Videre representerer intranettet og Pulsen inngangsportal til ulike IKT-verktøy som har betydning for informasjon og kommunikasjon i foretaket. Tiltaksarbeid handlingsplaner Det vises til egen styresak om HMS-handlingsplan 2012 for NLSH som illustrerer hovedaktivitetene i HMS-arbeidet for inneværende år. Sentralt står løpende/årlige tiltak som opplæring av ansatte og ledere, samarbeid med tillitsvalgte/verneombud, forbedring av meldekultur og avviksbehandling, handlingsplan for bedriftshelsetjenesten, oppfølging av God vakt, orden og renhold og reduksjon av ulemper og bedring av arbeidsmiljø som påvirkes av utbyggingsprosjektet i Sentrum. Sistnevnte angår mange ansatte i ulike faser de nærmeste årene og gis høy prioritet i foretakets og de mest berørte klinikkenes HMS-arbeid i tiden fremover. Særskilt kartlegging av arbeidsmiljø Som ledd i det årlige og obligatoriske HMS-arbeidet, skal arbeidsmiljøet overvåkes og kartlegges både for den enkelte og for enheten/avdelingen, blant annet gjennom medarbeidersamtaler og vernerunder. Tiltak for forbedring basert på funn/observasjoner etter kartlegging planlegges og gjennomføres i samarbeid med ansatte og ansattes representanter. Ved særskilt behov gjennomføres mer omfattende kartlegging, f. eks. med bistand fra bedriftshelsetjenesten. I 2010 og 2011 ble det gjennomført en stor og omfattende kartlegging av alle enheter/klinikker/stabsavdelinger i foretaket i form av en medarbeidertilfredshetsundersøkelse. Undersøkelsen ble brukt i forbindelse med Arbeidstilsynets God vakt-kampanje, og da spesielt med noen spørsmål/indikatorer som kunne bidra til å belyse ansattes opplevelse av forholdet mellom oppgaver og ressurser. Undersøkelsen bidro også generelt sett til et bredere grunnlag for å finne og prioritere områdene med størst behov for arbeidsmiljømessig forbedring ved den enkelte enhet. Resultater fra undersøkelsen og oppfølgende arbeid er beskrevet tidligere i AMU-saker og behandlet i flere omganger i klinikk-/stabssjefenes KVAM-grupper. Det pågår nå et arbeid i regi av Helse Nord for å utvikle en felles medarbeiderundersøkelse til bruk i alle HF i Helse Nords område. For de delene av sykehusdriften Sentrum som berøres mest av byggeprosjektet, er det etablert hyppig, regelmessig overvåking av arbeidsmiljøet i form av vernerunder hver 14. dag. Lederopplæring Den enkelte leder har i utgangspunktet stor mulighet til å påvirke utvikling av arbeidsmiljø for sin del av virksomheten. Det gjelder både utvikling av fysisk og organisatorisk/psykososialt arbeidsmiljø. Derfor har opplæring knyttet til organisasjon og ledelse gjennom flere år vært sentralt også for arbeidet relatert til arbeidsmiljø. Styresak 34/2012 Møtedato: 23. mai 2012 2
Ansattes medvirkning For å lykkes på dette området er det avgjørende og ha god medvirkning og involvering av ansatte og ansattes representanter i form av tillitsvalgte og vernetjeneste. Det er etablert arenaer/møteplasser på alle nivå i foretaket for at dette samspillet skal fungere så godt som mulig. Hovedavtalen og Arbeidsmiljøloven legger grunnleggende føringer for dette og det er inngått lokale avtaler med organisasjonene og vernetjenesten om blant annet frikjøp av tid for tillitsvalgte, hovedverneombud og koordinerende verneombud for henholdsvis NLSH Lofoten og Vesterålen. God vakt og Verdibasert hverdag Av større prosjekt/kampanjer, er det Arbeidstilsynets God vakt-kampanje som har preget NLSHs arbeid med arbeidsmiljø og HMS mest de siste årene. Kampanjen er avsluttet fra Arbeidstilsynets side. NLSH har likevel utfordringer på flere områder som har vært fokusert i denne tiden. Det gjenstår f. eks. en del arbeid for å bedre balansen mellom oppgaver og ressurser og stabilisere den innenfor et akseptabelt risikonivå. Med stigende alder i befolkningen og økende etterspørsel etter foretakets tjenester, kombinert vanskeligere tilgang på ressurser, vil dette fortsatt kunne representere en betydelig utfordring i årene som kommer. Prosjektet verdibasert hverdag initiert av Helse Nord er nylig avsluttet. Det har vært gjennomført i NLSH for hele foretaket over en periode på et par år. Mange avdelinger/enheter har lagt ned betydelig arbeid med prosjektet og engasjert en stor del av sine ansatte. Det pågår fortsatt aktiviteter og oppfølgende arbeid i flere deler av virksomheten selv etter at den formelle delen av prosjektet er avsluttet. Prosjektet har hatt fokus både på hvordan vi forholder oss til hverandre og til pasienter og brukere. Sykefravær Resultatmålet for sykefravær har siden tidlig etablering av helseforetaket vært at fraværet ikke skal være høyere enn 7,5 %. Til tross for iherdig arbeid med ulike tiltak over lengre tid, har vi aldri klart å nå målet helt. Dette gjelder for foretaket samlet sett. Flere avdelinger ligger derimot ofte eller i lengre perioder innenfor måltallet. Fraværet har variert fra periode til periode mellom rundt regnet ca. 8 9 %. Perioder med forholdsvis lavt fravær har vist seg vanskelig å stabilisere over tid. Det har ikke vært mulig å dokumentere klare årsakssammenhenger til hva som har dratt resultatet i den ene eller andre retning. Nedenfor følger to tabeller som viser samlet sykefraværsprosent for foretaket som helhet. Tabell 1 illustrer fraværet for hver enkelt måned i 2011 og hittil i 2012. Tabell 2 illustrer akkumulert fravær for foretaket for de samme perioder. Styresak 34/2012 Møtedato: 23. mai 2012 3
Tabell 1 - Månedlig sykefravær 11,00 % 10,00 % 9,00 % 8,00 % 7,00 % 6,00 % 5,00 % 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 2012 8,40 % 8,77 % 2011 9,19 % 9,37 % 9,01 % 7,95 % 8,29 % 7,92 % 9,87 % 8,52 % 7,77 % 7,89 % 7,69 % 8,41 % 9,40 % Tabell 2 - Akkumulert sykefravær 9,20 % 9,00 % 8,80 % 8,60 % 8,40 % 8,20 % 8,00 % 7,80 % 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 2012 8,40 % 8,58 % 2011 9,19 % 9,28 % 9,18 % 8,88 % 8,76 % 8,62 % 8,73 % 8,71 % 8,60 % 8,52 % 8,44 % 8,44 % Tabell 2 viser at fraværet for hele året 2011 var på 8,44%. Siste halvår 2011 registreres en markert nedgang som så langt i år ser ut til å holde seg. Nedgangen kan henge sammen med endringer av forskriftene til NAV og Arbeidsmiljøloven som trådte i kraft fra 01.07.2011. Endringene innebærer blant annet strengere krav til systematisk oppfølging av den sykmeldte og rapportering/dialogmøter med NAV/sykemelder og obligatorisk deltagelse fra bedriftshelsetjenesten. Tiltak/strategier Arbeidet med IA og sykefravær inngår som del av den enkelte enhets- og foretakets HMS-arbeid. Mål og hovedaktiviteter skal være knyttet opp mot aktuell HMS-handlingsplan. Den enkelte klinikk/stabsavdeling skal ha utviklet egne mål og tiltak for sitt IA-arbeid. Det arbeides med å lage en samlet oversikt over hvordan dette fremstår for alle klinikkene og foretaket i et felles plandokument for arbeidet med IA. Styresak 34/2012 Møtedato: 23. mai 2012 4
Nedenfor følger kort beskrivelse fra to av klinikkene og fra Senter for drift og eiendom for å illustrere hvordan klinikkene ivaretar dette: Fra Hode- og bevegelsesklinikken: Vi har utarbeidet en samlet HMS/IA-plan. Denne revideres årlig i utvidet KVAM og status for sykefravær og tiltak tas opp på hvert KVAM-gruppemøte. Det er også tema i ledergruppemøter. Det jobbes etter HMS/IA-planverk med tett oppfølging og tilrettelegging. Enhetsledere har i stor grad deltatt på IA-kurs i regi av NAV og vi har også nyttiggjort oss muligheten for enhetsvise kurs med fokus på arbeidsmiljø og friskfaktorer og utarbeidelse av tiltaksplaner i denne sammenheng. HBEV har internt via kvalitetsprosjektet, satt fokus på arbeid med verdier, verdibasert hverdag, kultur og medarbeiderskap. Ledere følger prosedyrer for oppfølging av sykefravær og gjennomfører dialogmøter. Vi har per tiden et sykefravær på ca. 7,5 % - mest langtidssykefravær. Vi har som mål å komme under 7,5 % - helst med god margin. Vår strategi er å fortsette med tett oppfølging og tilrettelegging og ha et forløpende fokus på sykefravær og inkludering. Gode tiltak og ideer spres på tvers i klinikken. Fra Psykiatri-/rusklinikken: Vår IA-handlingsplan er en del av vår HMS-handlingsplan. Oppsummert status for klinikkens arbeid med sykefravær: Fast punkt i klinikkens månedlige driftsmøter med avdelings-, seksjons- og enhetsledere. Fast punkt i klinikkens KVAM-gruppemøter. Aktiv tilbakemelding fra ledere og fra IA-konsulent, IA-konsulent melder at klinikkens ledere jobber godt i henhold til gjeldende retningslinjer. Strategisk arbeid for å redusere sykefravær er svært utfordrende i en tid der vil legger ned virksomhet og forsøker å innplassere overtallige. Vår ledere har konstant fokus på denne problemstillingen. Budsjettiltak og moderniseringsprosess er faktorer som skaper stor uro i vår organisasjon. Styresak 34/2012 Møtedato: 23. mai 2012 5
Fra Senter for drift og eiendom: Dokumentasjonen finnes i Docmap, MS0261 Virksomhetsplan 2011 2013 og SJ3911 Virksomhetsplan 2011 2013. 1. Plandokumenter (MS0261 Virksomhetsplan 2011 2013) som beskriver mål og tiltak/strategi for arbeidet med IA i D & E. Mål/ Strategi (Før sykdom - forebyggende arbeid) Ved sykdom/ Sykemelding/ oppfølging Dokumentert i virksomhetsplan 2011 2013. Månedlige ledermøter m/ rapportering, Avdelings- og IA oppfølging, ref IA på nav.no seksjonsmøter. Etterlevelse av HMS handlingsplaner. Oppfølging av den som er blitt syk. 4 stk KVAM møter per år der sykefravær og IA er tema. Bruke IA-konsulenten ift IA ordningen i NLSH HF. MS0261 Virksomhetsplan 2011 2013: Verdigrunnlag for Drift og Eiendom, Lederfokus innenfor våre 5 styringsperspektiver, D&E NLSH HF har fastsatt 10 punkter for bedret ledelse, Medarbeiderfokus og vårt Styringsperspektiv Organisasjon/ personell. SJ3911 Virksomhetsplan 2011 2013, Sykefravær er et eget punkt der maks grense på 7,5 % følges opp med tiltak. 2. En kort oppsummert status for D & Es arbeid med sykefravær per nå og en generell redegjørelse for arbeid/strategi med å redusere sykefraværet. For en av enhetene som har høyt sykefravær, har det de siste par årene vært iverksatt en rekke fysiske tiltak, hva angår lokaliteter og kontorutstyr, dette for å bedre arbeidsmiljøet og å tilrettelegge for et lavere sykefravær. Videre ble det i 2010 gjennomført en kartlegging i regi av bedriftshelsetjenesten, foreslåtte tiltak som følge av denne er fulgt opp i etterkant. Pr. dato gjennomføres et relativt omfattende friskfaktorprogram hvor alle fast ansatte ved enheten deltar, dette i regi av ekstern veileder og Sollanprogrammet. Dette programmet vil bli avsluttet i løpet av sommeren 2012, og forventes å gi en betydelig positiv effekt i forhold til bl.a. sykefravær. Ansvarsforhold og støtte Hver linjeleder har ansvar for arbeid med HMS og IA innenfor for sin del av virksomheten. Mange får bistand i dette fra rådgivere, assisterende linjeledere og nærmeste leder i egen klinikk. I tillegg til dette understøttes arbeidet av Personalavdelingen ved HMS-seksjonen og gjennom samarbeid med NAV og bedriftshelsetjenesten. IA-konsulenten ved HMS-seksjonen bruker det meste av sin tid til støtte og rådgivning både til ansatte og ledere for best mulig oppfølging av sykmeldte og reduksjon av sykefravær. Direktørens vurdering Arbeidet med å redusere sykefravær i NLSH har hittil ikke nådd målet for sykefravær lavere enn 7,6 % for helseforetaket som helhet. Perioder med forholdsvis lavt fravær har vist seg vanskelig å stabilisere over lengre tid. Mange avdelinger ligger likevel innenfor, og til dels betydelig innenfor målsettingen. Siste halvår viser en positiv utvikling hvor sykefraværet er redusert og kommet nærmere måltallet. Vi vil arbeide videre med sikte på å redusere dette ytterligere og forhåpentligvis kunne stabilisere det på et tilfredsstillende nivå. Arbeidet med tiltak skal videreutvikles som del av foretakets samlede HMS- og IA-strategi. Styresak 34/2012 Møtedato: 23. mai 2012 6
Innstilling: Styret inviteres til å gjøre følgende Vedtak: 1. Styret tar saken om arbeidsmiljø og strategi for å få ned sykefravær til orientering. Avstemming: Vedtak: Styresak 34/2012 Møtedato: 23. mai 2012 7
Vedlegg Tabellarisk oversikt over sykefravær per klinikk-/stabsavdeling Forklaring til forkortelser av navn brukt på klinikk/avdeling/senter i tabellene: AKUM - Akuttmedisinsk klinikk DIAG - Diagnostisk klinikk DTEK - Senter for drift og eiendom FAGA - Fagavdelingen HBEV - Klinikk for hode og bevegelse KBARN - Klinikk for kvinne og barn KIROT - Kirurgisk-/ortopedisk klinikk MED - Medisinsk klinikk PERS - Personalavdelingen PHR Psykisk helse- og rusklinikken PREH - Prehospital klinikk ØKON - Økonomiavdelingen Styresak 34/2012 Møtedato: 23. mai 2012 8