Bakgrunn I denne saken fremmes forslag til HMS-handlingsplan for NLSH HF 2012 basert på prosedyre PR21122.

Transkript

1 HMS-seksjonen AMUsak nr. 26/2012 HMS-handlingsplan 2012 for NLSH Saksbehandler: Per-Ingve Norheim Saksnr.: 2009/490 Dato: Dokumenter i saken som trykte vedlegg: HMS-handlingsplan for NLSH 2012 Utkvittering av HMS-handlingsplan for NLSH 2011 Rapporter med vedlegg fra 7 klinikksjefer, 2 sentersjefer og 3 stabssjefer Ref. ikke trykte vedlegg: AMU sakene 3/2012, 6/2012, 11/2012 og 17/2012 AMU sak 36/2011 Docmap PR21122 Saksbehandlers kommentar: Bakgrunn I denne saken fremmes forslag til HMS-handlingsplan for NLSH HF 2012 basert på prosedyre PR Planen inneholder en rekke tiltak/handlinger og har vært gjennom en omfattende prosess med utredning og møter med ansatte, ledere, bedriftshelsetjenesten, plangruppen for HMShandlingsplanen, HMS-utvalget og direktørens ledergruppe. Etter behandling i AMU vil den bli fremmet som orienteringssak til styret. For å gjøre planverket oversiktlig, er det delt inn i 4 hovedkategorier. Hvert tiltak/handling er benevnt som HA (hovedaktivitet) og gitt eget nummer og navn som indikerer hva aktiviteten er knyttet til. Kategoriene er som følger: HA A: løpende/regelmessige/faste/årlige handlinger HA B: henvisning til andre plandokument som direkte eller indirekte er forbundet med HMShandlingsplanen HA C: handling/tiltak basert på funn/observasjoner/risikovurderinger/avviksmeldinger m.v. HA D: handling/tiltak av langsiktig/strategisk art Kategori HA A omfatter handlinger knyttet til: AMU og underutvalg Informasjon/drøfting/samarbeidsmøter med HVO og foretakstillitsvalgte Arbeid med reduksjon av sykefravær AMU sak nr 26/2012 Møtedato: 21. mai

2 Opplæring/kurs; introduksjon nyansatte, HMS grunnkurs, lederopplæring, brannvern, Redusere/forebygge AML brudd, arbeidsplan og turnus, Gat, Docmap, hjerte-/lungeredning, smittevern med mer Forbedring av meldekultur og avviksbehandling Oppfølging av tidligere avvik gitt av Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap, DSB Årlig oppdatering av stoffkartotek Kategori HA B omfatter handlinger knyttet til: Bistand fra bedriftshelsetjenesten; egen årsplan for 2012 Handlingsplan knyttet til sykehusdriften som berøres av byggeprosjektet Sentrum Avtalen om Inkluderende arbeidsliv, IA Plan for internrevisjon Ledelsens gjennomgang Vern av ytre miljø - miljøsertifisering Kategori HA C omfatter handlinger knyttet til: o Oppfølging av God vakt o Ta i bruk system for elektronisk behandling av personskader o Utarbeide stillingsbeskrivelser for alle ansatte o Redusere/kutte papirdokument i en elektronisk basert arbeidsflyt o Riktig arbeidsflyt basert på bruk av IKT-verktøy o Orden og renhold o Lukke 2 avvik knyttet til prosedyrer for håndtering av kjemikalier Kategori HA D omfatter aktivitet knyttet til: Revidere HMS-strategi Tilrettelegging for gravide arbeidstakere Forbedre system for stoffkartotek Oppdatering av beredskapsplan Evaluere/forbedre modellen for AKAN Utkvittering av plan for 2011 overføring til 2012 HMS-planen for 2011 blir utkvittert i denne saken ved at tiltak som ikke er gjennomført i 2011 i tilstrekkelig grad blir overført til planen for Flere tiltak knyttet til bedre balanse mellom oppgaver og ressurser videreføres og følges opp i De fleste tiltak kategorisert som HA A er av løpende, regelmessig art og videreføres til Risikobildet i foretaket Planen inneholder tiltak blant annet relatert til opplæring, kartlegging og overvåkning av arbeidsmiljøet og tiltak som fremgår særskilt etter kartlegging/vurdering av risikobildet i foretaket. Risikobildet siste år har vært preget av mangelfull balanse mellom oppgaver og ressurser, særskilt belyst og bearbeidet gjennom God vakt, og risiko og ulemper for sykehusdriften som berøres av byggeprosjektet Sentrum. Arbeid med tiltak for å redusere risiko og ulemper knyttet til byggeprosjektet gis høy prioritet og blir beskrevet i en eksklusiv HMS-plan for dette formålet under kategori HA B. Klinikkenes, sentrenes og stabsavdelingenes HMS-handlingsplaner Det vises til vedlagte oversikt som viser status for klinikkenes og stabsavdelingenes arbeid med HMS-planene. Fra noen av klinikkene har det tatt forholdsvis lang tid å få frem denne oversikten, og det mangler tilbakemelding fra Prehospital klinikk. AMU sak nr 26/2012 Møtedato: 21. mai

3 HMS-arbeidet skal gjennomføres systematisk, med kontinuitet og etter en årshjulsmodell hvor utvikling av tiltak i handlingsplanen skal være samordnet med budsjettarbeidet og vedtatt parallelt med budsjettet. Det ser ut til at flere klinikker har et forbedringspotensial mht å følge modellen. Dette bør forbedres. Det fremgår av klinikk-/stabs-/sentersjefenes tilbakemelding at det er svært få saker som er løftet opp fra deres ansvarsområder for behandling hos direktør eller hos Senter for drift og eiendom. God vakt I forbindelse med evalueringen av gjennomførte tiltak for å redusere risiko knyttet til balanse mellom oppgaver og ressurser, jamfør AMU-sak 36/2011, kom det frem at det fortsatt var flere enheter/avdelinger i NLSH med forhøyet risiko for ubalanse mellom oppgaver og ressurser. Det vises spesielt til AMUs vedtak pkt. 3 som følger: AMU er tilfreds med det omfattende arbeidet som er gjort for å evaluere gjennomførte tiltak. På dette grunnlag finner AMU å kunne anmode Arbeidstilsynet om å lukke pålegg 4. AMU legger til grunn at ny statusrapport sendes uoppfordret til Arbeidstilsynet etter at HMS-handlingsplanene for 2012 er vedtatt. Dette gjelder spesielt for de enhetene/avdelingene som fortsatt ligger innenfor rød risikosone. Det vises til vedlegg fra klinikksjefene som beskriver status for de aktuelle enheter/avdelinger og hvordan dette er håndtert i klinikkenes HMS-planer for Det generelle inntrykket herfra er at balansen mellom oppgaver og ressurser har bedret seg betydelig for de aller fleste enhetene som har beveget seg i retning fra rød til gul/grønn risikosone. Noen enheter er likevel fortsatt betraktet med forhøyet risiko og oppfølgende tiltak er tatt med i HMS-handlingsplanene for disse enhetene. På foretaksnivå nevnes følgende hovedaktiviteter som videreføres for å avslutte eller repetere påbegynte tiltak/prosjekt som er ført opp blant annet for å bedre balansen mellom oppgaver og ressurser: HA 4A: Opplæring bl. a. relatert til arbeidsplan og turnus, reduksjon og forbygging av AML-brudd m.v. HA 1C: God vakt HA 3C: Stillingsbeskrivelser HA 4C: Redusere papirbasert dokumentflyt HA 5C: Arbeidsflyt IKT Av andre sentrale prosjekt som i stor grad vil påvirke driftssituasjonen og arbeidsmiljøet, inkludert balansen mellom oppgaver og ressurser, nevnes etablering av ny observasjonspost, omlegging av kirurgi til mer poliklinikk/dagbehandling, omstilling og modernisering Psykisk helse og rusklinikken og ulike endringer knyttet til gjennomføring av samhandlingsreformen. Det gjennomføres risikovurderinger og utvikles egne planer for risikoreduserende tiltak for alle de store prosjektene. Gjennomføring av samhandlingsreformen har så langt bevirket til en betydelig reduksjon i antall utskrivningsklare pasienter og korridordøgn. Byggeprosjektet Sentrum En stor del av sykehusdriften i Sentrum vil i ulike perioder bli betydelig berørt av byggeprosjektet. Ansatte og pasienter vil i ulike perioder kunne oppleve betydelige plager i form av støy, vibrasjoner, støv, hyppige flytteprosesser m. v.. Flere tiltak er under utvikling og implementering AMU sak nr 26/2012 Møtedato: 21. mai

4 for å redusere plagene, øke sikkerheten og gjennomføre byggingen så hensynsfullt som mulig både for ansatte og pasienter. For å lette oversikten og forenkle den løpende oppdateringen av denne delen av HMS-planen, er det laget et eget oppsett under HA kategori B. AMU blir løpende involvert i utvikling og oppdatering av planen, sist i forbindelse med behandling av AMUsak 17/2012. Forbedringstiltak er under etablering blant annet på følgende hovedområder: Informasjon og kommunikasjon Løpende overvåking av arbeidsmiljø - vernerunder Renhold og orden Aktiv medvirkning fra bedriftshelsetjenesten og bruk av helsefremmende tiltak Risikovurderinger for klinikkene Bedre system for avvikshåndtering Sykefravær og inkluderende arbeidsmiljø, IA HA 3B tar sikte på å samle en oversikt over klinikkenes og øvrige avdelingers arbeid med IA i et felles plandokument som skal gi en oversikt over mål og tiltak/strategier knyttet til arbeidet med IA både på klinikk og foretaksnivå. NLSH har ikke en slik samlet oversikt per nå. HA 3A illustrer plan for en mer regelmessig rapportering og behandling av sykefravær i AMU. I dette inngår utvikling av et nærere samspill mellom klinikkenes arbeid med sykefravær opp mot KVAM-gruppene sine og AMU. Bedriftshelsetjenesten HA 1B henspeiler til handlingsplanen for bedriftshelsetjenesten. Planen ble vedtatt av AMU 20. februar som AMUsak 6/2012. Den ble da utvidet for å dekke nye hovedaktiviteter som i særdeleshet er rettet mot å bistå til HMS-arbeid utløst av byggeprosjektet Sentrum. Konklusjon - innstilling til vedtak HMS-handlingsplanene til NLSH er forholdsvis omfattende og preges nå spesielt av forhøyet risiko og ulemper for sykehusdriften Sentrum utløst av byggeprosjektet. Ulike tiltak er iverksatt og under planlegging for å redusere ulempene og bedre miljø og sikkerhet for ansatte og pasienter. De siste par årene har det vært arbeidet særskilt med tiltak for å bedre balanse mellom oppgaver og ressurser relatert til Arbeidstilsynets God vakt kampanje. Siste gjennomgang viser en vesentlig forbedring for de fleste enheter/avdelinger som for ett år siden ble vurdert med for høy risiko for ubalanse mellom oppgaver og ressurser. Oppmerksomheten opprettholdes for denne problemstillingen, og det videreføres tiltak i handlingsplanene både på enhets og foretaksnivå for ytterligere å redusere og stabilisere risiko knyttet til balanse mellom oppgaver og ressurser til et akseptabelt nivå. Ny status for dette arbeidet oversendes Arbeidstilsynet vedlagt HMShandlingsplanene for foretaket og de aktuelle enhetene/avdelingene som tilhørte rød risikosone i starten av HMS-handlingsplanene skal fungere som dynamisk verktøy hvor justering og oppdatering av innholdet kan skje løpende. Det understrekes at planarbeidet skal gjennomføres systematisk, med kontinuitet og etter en årshjulsmodell hvor utvikling av tiltak skal være koordinert med budsjettarbeidet og vedtatt parallelt med budsjettet. Flere klinikker og stabsavdelinger har rom for forbedring med hensyn på hvordan denne prosessen gjennomføres. AMU anbefales å gjøre følgende AMU sak nr 26/2012 Møtedato: 21. mai

5 vedtak: 1. AMU anbefaler direktøren å vedta vedlagte HMS-handlingsplan 2012 for NLSH. Planen skal være åpen for løpende justering og oppdatering. 2. Arbeid med tiltak for å redusere ulemper og bedre miljø og sikkerhet for ansatte og pasienter skal prioriteres for de som berøres særskilt av byggeprosjektet Sentrum. 3. AMU er tilfreds med at balansen mellom oppgaver og ressurser har bedret seg for de fleste enheter/avdelinger som for ett år siden ble betraktet i rød risikosone med hensyn til balanse mellom oppgaver og ressurser. Arbeidet videreføres for å forbedre og stabilisere balansen mellom oppgaver og ressurser til et akseptabelt risikonivå for alle enheter/avdelinger i helseforetaket. Tilråding : Avstemming : Vedtak : AMU sak nr 26/2012 Møtedato: 21. mai

6 (per ) VEDLEGG til AMU Status for arbeid med klinikkenes/sentrenes/stabsavdelingenes HMShandlingsplaner 2012 Fra Prehospital klinikk: Ikke mottatt svar Fra Senter for Utbygging: 1. a) Er HMS-handlingsplanene vedtatt i samsvar med prosedyre PR 21122? JA 2. a) Er HMS-handlingsplanene lagt inn i Docmap for alle enhetene i klinikken/stabsavdelingen/senteret? b) Hvis nei, - når er dette planlagt gjennomført? Blir oversendt Anne Rokke for innføring i Docmap uke a) Har klinikkverneombudet gitt sin tilslutning til HMS-handlingsplanene i samsvar med gjeldende prosedyre? JA 4. a) Er det i planen oppført tiltak/behov for tiltak som ligger utenfor klinikk-/stabs-/sentersjefs ansvars-/budsjettområde? Nei 5. a) Er det andre særskilte forhold vedrørende HMS-handlingsplanene som AMU/direktør bør orienteres om? Nei AMU sak nr 26/2012 Møtedato: 21. mai

7 Fra Senter for drift og eiendom: Nr Spørsmål Status Status/ Kommentar/ Tiltak 1 Er HMS-handlingsplanene vedtatt i samsvar med prosedyre PR 21122? b) Hvis nei, - når er planlagt tidspunkt for dette? Nei. Vi har HMS planer i dag og disse blir fulgt, men de er ikke i tråd med PR I slutten av juni 2012 skal alle staber og avdelinger ha sine HMS handlingsplan iht. PR Det forberedende arbeidet med HMS planer blir en egen sak i KVAM møte den 31. mai Ansvarlig person for at planene er iht. og lagt inn i 2 Er HMS-handlingsplanene lagt inn i Docmap for alle enhetene i klinikken/stabsavdelingen/senteret? b) Hvis nei, - når er dette planlagt gjennomført? Nei. Docmap er K. O. Osnes. Per i dag er de internt i avdelingene, HMS planene legges inn ila 1uken i juli Ansvarlig person er K. O. Osnes. 3 Har klinikkverneombudet gitt sin tilslutning til HMS-handlingsplanene i samsvar med gjeldende prosedyre? b) Hvis nei, - ønskes en kort redegjørelse for hva uenigheten består i og hvordan denne er planlagt håndtert. 4 Er det i planen oppført tiltak/behov for tiltak som ligger utenfor klinikk-/stabs-/sentersjefs ansvars- /budsjettområde? b) Hvis ja, - er dette behandlet av direktør eller oversendt direktør for behandling? Kort redegjørelse for hva saken dreier seg om. 5 Er det andre særskilte forhold vedrørende HMShandlingsplanene som AMU/direktør bør orienteres om? b) Kort redegjørelse dersom svaret er ja på spørsmål 5 a) Nei. Nei. Nei. Det er ingen uenigheter. Det ble valgt nytt verneombud/ nye verneombud for en tid tilbake og han/ henne har ikke utført en gjennomgang av eksisterende HMS planer. Disse vil bli informert og vil få planene for en gjennomgang i midten av juni Ingen. Ingen. AMU sak nr 26/2012 Møtedato: 21. mai

8 Fra Fagavdelingen: 1. a) Er HMS-handlingsplanene vedtatt i samsvar med prosedyre PR 21122? JA b) Hvis nei, - når er planlagt tidspunkt for dette? 2. a) Er HMS-handlingsplanene lagt inn i Docmap for alle enhetene i klinikken/stabsavdelingen/senteret? JA 3. a) Har klinikkverneombudet gitt sin tilslutning til HMS-handlingsplanene i samsvar med gjeldende prosedyre? JA 4. a) Er det i planen oppført tiltak/behov for tiltak som ligger utenfor klinikk-/stabs- /sentersjefs ansvars-/budsjettområde? NEI 5. a) Er det andre særskilte forhold vedrørende HMS-handlingsplanene som AMU/direktør bør orienteres om? NEI Fra Personalavdelingen: 1. a) Er HMS-handlingsplanene vedtatt i samsvar med prosedyre PR 21122? Nei b) Hvis nei, - når er planlagt tidspunkt for dette? Innen utgangen av april a) Er HMS-handlingsplanene lagt inn i Docmap for alle enhetene i klinikken/stabsavdelingen/senteret? Ikke for 2012 b) Hvis nei, - når er dette planlagt gjennomført? Umiddelbart etter behandling i KVAM gruppe ultimo april 3. a) Har klinikkverneombudet gitt sin tilslutning til HMS-handlingsplanene i samsvar med gjeldende prosedyre?, hittil i planprosessen AMU sak nr 26/2012 Møtedato: 21. mai

9 b) Hvis nei, - ønskes en kort redegjørelse for hva uenigheten består i og hvordan denne er planlagt håndtert. 4. a) Er det i planen oppført tiltak/behov for tiltak som ligger utenfor klinikk-/stabs-/sentersjefs ansvars-/budsjettområde? b) Hvis ja, - er dette behandlet av direktør eller oversendt direktør for behandling? Kort redegjørelse for hva saken dreier seg om. Behov for nærmere vurdering og eventuelt utbedring av arbeidslokaler mht inneklima. Saken er oversendt Senter for Drift og eiendom for videre behandling basert på observasjoner/funn fremkommet etter gjennomført vernerunde i avdelingens arbeidslokaler. 5. a) Er det andre særskilte forhold vedrørende HMS-handlingsplanene som AMU/direktør bør orienteres om? b) Kort redegjørelse dersom svaret er ja på spørsmål 5 a). Personalavdelingen har vært og er inne i en krevende arbeidssituasjon med bakgrunn i høyt fravær og ekstra arbeidsoppgaver knyttet blant annet til byggeprosjektet Sentrum, Arbeidsplanprosjektet og innføring av nytt HR-system. Fra Kir./ort. Klinikk: 1. a) Er HMS-handlingsplanene vedtatt i samsvar med prosedyre PR21122? JA 2. a) Er HMS-handlingsplanene lagt inn i Docmap for alle enhetene i klinikken/stabsavdelingen/senteret? JA 3. a) Har klinikkverneombudet gitt sin tilslutning til HMS-handlingsplanene i samsvar med gjeldende prosedyre? JA 4. a) Er det i planen oppført tiltak/behov for tiltak som ligger utenfor klinikk-/stabs-/sentersjefs ansvars-/budsjettområde? NEI 5. a) Er det andre særskilte forhold vedrørende HMS-handlingsplanene som AMU/direktør bør orienteres om? NEI AMU sak nr 26/2012 Møtedato: 21. mai

10 Fra Medisinsk klinikk: 1. Medisinsk klinikk har splittet opp KVAM møtene på lokasjoner. Det er gjennomført KVAM Lofoten og KVAM Bodø skal gjennomføres 28. mars og KVAM Vesterålen 18. april. Det oversendes en framlegg for HMS plan for 2012 som har vært behandlet i Lofoten, men ikke i Bodø og Vesterålen. 2. Handlingsplan er lagt og skal legges inn i Docmap. 3. Det følger av saksbehandlingen i pkt 1 4. Medisinsk klinikk har tidligere meddelt at lukking av avvik i God Vakt ikke kan gjøres uten eksterne tiltak. Eksterne tiltak er bare delvis gjennomført (Samhandlingsreform) men viktige deler ikke er gjennomført (Obs post) Sannsynligvis kan flere røde felt bli grønn, men ikke alle. 5. Nei AMU sak nr 26/2012 Møtedato: 21. mai

11 Fra Klinikk for hode og bevegelse: Spørsmål/sjekkliste 1 Er HMS-handlingsplanene vedtatt i samsvar med prosedyre PR 21122? b) Hvis nei, - når er planlagt tidspunkt for dette? 2 Er HMS-handlingsplanene lagt inn i Docmap for alle enhetene i klinikken/stabsavdelingen/senteret? b) Hvis nei, - når er dette planlagt gjennomført? Status /Nei Kommentar KVAM møte 3 Har klinikkverneombudet gitt sin tilslutning til HMShandlingsplanene i samsvar med gjeldende prosedyre? b) Hvis nei, - ønskes en kort redegjørelse for hva uenigheten består i og hvordan denne er planlagt håndtert. Deltatt på KVAM + møte med verneombudene (4 pers.) 1 gang pr. md. 4 Er det i planen oppført tiltak/behov for tiltak som ligger utenfor klinikk-/stabs-/sentersjefs ansvars- /budsjettområde? b) Hvis ja, - er dette behandlet av direktør eller oversendt direktør for behandling? Kort redegjørelse for hva saken dreier seg om. 5 Er det andre særskilte forhold vedrørende HMShandlingsplanene som AMU/direktør bør orienteres om? b) Kort redegjørelse dersom svaret er ja på spørsmål 5 a) Fagtema/foredrag skal diskuteres med seksjon for kunnskapsbygging Ikke oversendt direktør HMS inngår som en del av prosjekt; Kvalitetsforbedring i Hode- og bevegelsesklinikken Erfaringer fra prosjekt vil ha overføringsverdi til direktør/andre klinikker Fra Akuttmedisinsk klinikk: 1. a) Er HMS-handlingsplanene vedtatt i samsvar med prosedyre PR 21122? HMS-handlingsplan 2012 er vedtatt i samsvar med prosedyre PR a) Er HMS-handlingsplanene lagt inn i Docmap for alle enhetene i klinikken/stabsavdelingen/senteret? HMS-handlingsplan for 2012 for AKUM ligger i DocMap. HMS-handlingsplan er lagt inn ved noen enheter/avdelinger, men er ikke gjennomført hos alle. b) Hvis nei, - når er dette planlagt gjennomført? AMU sak nr 26/2012 Møtedato: 21. mai

12 Det planlegges lagt inn innen ny revisjon mai a) Har klinikkverneombudet gitt sin tilslutning til HMS-handlingsplanene i samsvar med gjeldende prosedyre? Klinikkverneombudet har ikke gitt ytterligere kommentarer etter å ha lest høringen og derved gitt sin tilslutning til at HMS-planen er i samsvar med gjeldende prosedyre. 4. a) Er det i planen oppført tiltak/behov for tiltak som ligger utenfor klinikk-/stabs-/sentersjefs ansvars-/budsjettområde? Nei. 5. a) Er det andre særskilte forhold vedrørende HMS-handlingsplanene som AMU/direktør bør orienteres om? Nei Fra Klinikk for kvinne og barn: 1. a) Er HMS-handlingsplanene vedtatt i samsvar med prosedyre PR 21122? Det står her hva handlingsplanen skal beskrive. Vi har nok ikke fulgt dette punktvis, da mye av dette er vurderinger som gjøres i forkant og som danner grunnlaget for planen. Ellers ok. 2. a) Er HMS-handlingsplanene lagt inn i Docmap for alle enhetene i klinikken/stabsavdelingen/senteret? 3. a) Har klinikkverneombudet gitt sin tilslutning til HMS-handlingsplanene i samsvar med gjeldende prosedyre? b) Hvis nei, - ønskes en kort redegjørelse for hva uenigheten består i og hvordan denne er planlagt håndtert. 4. a) Er det i planen oppført tiltak/behov for tiltak som ligger utenfor klinikk-/stabs-/sentersjefs ansvars-/budsjettområde? b) Hvis ja, - er dette behandlet av direktør eller oversendt direktør for behandling? Kort redegjørelse for hva saken dreier seg om. dette er kjent. Det gjelder utbygging, Drift og eiendom, organisering av Medisinsk kontortjeneste, og Seksjon for kunnskapsbygging. AMU sak nr 26/2012 Møtedato: 21. mai

13 5. a) Er det andre særskilte forhold vedrørende HMS-handlingsplanene som AMU/direktør bør orienteres om? Ikke utover det som er nevnt i pkt. 4. Fra Diagnostisk klinikk: 1. a) Er HMS-handlingsplanene vedtatt i samsvar med prosedyre PR 21122? Arbeidet igangsatt, men ikke sluttført. b) Hvis nei, - når er planlagt tidspunkt for dette? Utvidet KVAM-møte 15. mars 2. a) Er HMS-handlingsplanene lagt inn i Docmap for alle enhetene i klinikken/stabsavdelingen/senteret? Laboratoriemedisinsk avdeling: på alle nivå, i enhetene innarbeidet i årsplan. SJ4820 HMS-Årsplan Laboratoriemedisinsk avdeling Bildediagnostisk avdeling: Alle enheter har utarbeidet egne HMS-planer for I tillegg er det utarbeidet på avdelingsnivå PB0765 HMS-plan 2012 Bildediagnostisk avdeling Planene har vært drøftet på ledermøter og personalmøter, men dessverre ikke gjennomført alle rutiner når det gjelder høring og varsling før utgivelse. Klinikknivå Arbeidet igangsatt PB0771 Årshjul Diagnostisk klinikk 2012 i Docmap Radiologene vil ha planer ferdig innen 15. mars det samme gjelder kontortjenesten Diagnostisk klinikk og seksjon for smittevern. b) Hvis nei, - når er dette planlagt gjennomført? 15. mars 3. a) Har klinikkverneombudet gitt sin tilslutning til HMS-handlingsplanene i samsvar med gjeldende prosedyre?, så langt i prosessen. 4. a) Er det i planen oppført tiltak/behov for tiltak som ligger utenfor klinikk-/stabs-/sentersjefs ansvars-/budsjettområde? Laboratoriemedisinsk avdelig: Solskjerming i O-fløy b) Hvis ja, - er dette behandlet av direktør eller oversendt direktør for behandling? Kort redegjørelse for hva saken dreier seg om. Avklart med teknisk avdeling. AMU sak nr 26/2012 Møtedato: 21. mai

14 5. a) Er det andre særskilte forhold vedrørende HMS-handlingsplanene som AMU/direktør bør orienteres om? Tiltak 7 i SKJ4820: Vurdere tilskudd til godt fottøy for ansatte som må gå mye i forbindelse med jobb, spesielt forverret gjennom riving av K-fløy og harde gulv i O-fløy. Ønskelig at NLSH utarbeider retningslinjer for hvor ofte DHLA/minianne kurs må gjennomføres for ulike personellgrupper. Finner ikke dette i Docmap? b) Kort redegjørelse dersom svaret er ja på spørsmål 5 a). Se a) Fra Psykisk helse- og rusklinikken: 1. a) Er HMS-handlingsplanene vedtatt i samsvar med prosedyre PR 21122? 2. a) Er HMS-handlingsplanene lagt inn i Docmap for alle enhetene i klinikken/stabsavdelingen/senteret? Nei b) Hvis nei, - når er dette planlagt gjennomført? Klinikkens handlingsplan er på plass, vi må brukeri avdelingsledermøtet til å etterspørre. 3. a) Har klinikkverneombudet gitt sin tilslutning til HMS-handlingsplanene i samsvar med gjeldende prosedyre? Klinikkplanen ja/øvrige: må avd/enheter/klinikkverneombud svare for. 4. a) Er det i planen oppført tiltak/behov for tiltak som ligger utenfor klinikk-/stabs-/sentersjefs ansvars-/budsjettområde?, overfallsalarmer ved akuttenhet Sør og for leger i forvakt. b) Hvis ja, - er dette behandlet av direktør eller oversendt direktør for behandling? Kort redegjørelse for hva saken dreier seg om. Behovet er redegjort for i budsjettprosessene de siste årene. 5. a) Er det andre særskilte forhold vedrørende HMS-handlingsplanene som AMU/direktør bør orienteres om? Nei AMU sak nr 26/2012 Møtedato: 21. mai

15 Fra Økonomiavdelingen: 1. a) Er HMS-handlingsplanene vedtatt i samsvar med prosedyre PR 21122? b) Hvis nei, - når er planlagt tidspunkt for dette? Jeg har innkalt til møte/drøfting fredag a) Er HMS-handlingsplanene lagt inn i Docmap for alle enhetene i klinikken/stabsavdelingen/senteret? b) Hvis nei, - når er dette planlagt gjennomført? Legges inn i DocMap i etterkant av behandling/drøfting i utvidet KVAM gruppe den a) Har klinikkverneombudet gitt sin tilslutning til HMS-handlingsplanene i samsvar med gjeldende prosedyre? Klinikkverneombudet har nettopp fått handlingsplanen til gjennomlesing, så jeg har ikke rukket å få noen tilbakemelding enda. Vedkommende er også innkalt til møtet i neste uke, så etter dette møtet vil jeg vite om det er noen uenigheter. 4. a) Er det i planen oppført tiltak/behov for tiltak som ligger utenfor klinikk-/stabs-/sentersjefs ansvars-/budsjettområde? Nei 5. a) Er det andre særskilte forhold vedrørende HMS-handlingsplanene som AMU/direktør bør orienteres om? Nei ingen spesielle forhold AMU sak nr 26/2012 Møtedato: 21. mai

16 God vakt; status for arbeid med tiltak for å bedre balanse mellom oppgaver og ressurser Fra Prehospital klinikk: Ikke mottatt svar fra Prehospital klinikk Fra Medisinsk klinikk: I tabellen under er områdene som kom i rød sone listet opp. Spørsmålene ble gjennomgått på KVAM møtene i medisinsk klinikk Bodø, Lofoten og Vesterålen i mars/ april Der var klinikksjef, klinikkoverlege, ledere, tillitsvalgte og verneombud til stede. Avd. Lofoten Forbedringsområde Tiltak Utført Er arbeidstempo og arbeidsmengde belastende? Kan du selv bestemme arbeidstempo? Lofoten har vi fått økning av bemanning på sykepleiesiden for å klare av den økte dialyseaktiviteten Ansettelser av spl. er gjort Ut fra dette er de nå i grønn sone Ny utfordring: Vi må gå gjennom samarbeidet med psykisk helse og rus klinikk som etter hvert trekker store pleieressurser fra somatikk Beskrivelse av situasjonen oversendes Klinikksjefen som tar det videre til T.Grønnlund Vesterålen Er arbeidsmengden belastende? Kan du selv bestemme arbeidstempo? Har fått økt sykepleierbemanning i forhold til den økte dialyseaktiviteten. Ansettelser gjort. De mener å være kommet i grønn sone. Bodø sengeområde Er arbeidstempoet belastende? Er arbeidsmengden belastende? Kan du selv bestemme arbeidstempoet? Vi ser at samhandlingsreformen har gitt gevinst i forhold til antall liggedager for utskrivingsklare pasienter og noen færre korridorpas. For øvrig er vi avhengig av den nye OBS enheten for å få ned arbeidsmengden. Selv om vi har færre utskrivingsklare pas. har vi hatt mye overbelegg/ korridorpas. Vi har hatt et tungt belegg og mange terminale pas. Fortsatt i rød sone AMU sak nr 26/2012 Møtedato: 21. mai

17 Den er ikke kommet i gang enda. Dialysen Er arbeidsmengden din belastende? Leger Er arbeidstempoet belastende? Er arbeidsmengden belastende? Kan du selv bestemme arbeidstempoet? Dialysen har fått økt sine stillinger i forhold til den økte aktiviteten som var i Tiltakene her var alle stillinger besatt og reduksjon i pas. aktivitet Aktiviteten fortsetter å øke ca 10 % de tre siste mnd. Oppleves ikke lettere. Fortsatt rød sone Vi har to overleger i langtidssykemeldding. Flere LIS sluttet og det har tatt for lang tid å få nye inn. Dette øker belastningen på de som er igjen. Aktiviteten er ikke redusert. Det har vært mange svært dårlige og terminale pas. Ingen endring. Fortsatt rød sone Hilsen Kirsten Johansen Rådgiver Referent AMU sak nr 26/2012 Møtedato: 21. mai

18 Fra Klinikk for hode og bevegelse: I januar 2011 ble det gjennomført en større Questback undersøkelse på 3 av enhetene. Spesielt viste tilbakemeldingene fra sengeposten AB4 at det var noen forhold som det måtte vurderes spesielle tiltak i forhold til. Arbeidet er systematisert i tabell/handlingsplan. En for høy andel av sykefraværet kan relateres til arbeidssituasjonen. Forhold som kan medføre risiko For mange opplever at den fysiske arbeidsbelastningen er for høy, og at arbeidstempoet er belastende Tiltak Etablere et ekstra rom med skylleromsfunksjon Etablere et medisinrom ekstra. Frist for gjennomføring Ble gjennomført juli 2011 Ansv. Evy Bergli Kvitt Ok For mange som gir tilbakemelding på at de får arbeidsoppgaver uten tilstrekkelige hjelpemidler og ressurser, En for høy andel av sykefraværet kan relateres til arbeidssituasjonen. Div. små justeringer i bruk av rom/ arbeidsstasjon Evaluering av funksjonalitet og brukererfaring med de nye lokalene. (egen evaluering) Foreta endring/ombygging og/eller innkjøp av hjelpemidler Fokus på HMS og IA Tilrettelegging av turnus Gi større faglig trygghet gjennom arbeidet med fagutvikling (kurs, fagsamlinger etc.) Fått anskaffet en del hjelpemidler og utstyr Personalressurs tilpasses driften AMU sak nr 26/2012 Møtedato: 21. mai

19 Forbedringsområde Tiltak Utført Forbedre alarmsystemet Div. justeringer er utført i henhold til fargevalg på knappene, informasjon, lengre snorer og tilgjengelighet på rom og bad. Mindre risiko for forveksling og misforståelser. Festeanordning på alarmknapp er utbedret Det meste av tiltak er utført. Noe gjenstår på rutiner for ettersyn og vedlikehold ved slitasje på personsøkere Få skjermet arbeidsstasjonene Tilgang på flere og lett tilgjengelig telefoner for svaring av callinger/foreta callinger på andre Betydelig skriverestanse polikliniske epikriser Anskaffe hylleanordning og skjerming av PC Ta i bruk muligheten om bruk av callingfunksjon på pasientalarmsystemet Opprydding i restanser Se på logistikk/arbeidsflyt/ personelressurs Det arbeides fortsatt med utbedring av dette systemet. Ny frist 10.mars 2012 Svært få restanser pr. dato. Arbeider med å etablere bedre systemer og dimensjonering av personellressurs knyttet til prosjektarbeid som sluttføres 1. mai Andre forbedringer Internkontrollsystem lagt inn i Docmap, faste KVAM møter (4 ganger pr. år), Etablert ordning med klinikkverneombud i tillegg til de 4 enhetsverneombud, Faste møter med disse (1 gang pr md.), En generell HMS handlingsplan og en egen plan knyttet til ivaretakelse av arbeidsmiljøet i forbindelse med den omfattende byggeaktiviteten ved sykehuset. AMU sak nr 26/2012 Møtedato: 21. mai

20 Spørsmål/sjekkliste 1 Er HMS-handlingsplanene vedtatt i samsvar med prosedyre PR 21122? b) Hvis nei, - når er planlagt tidspunkt for dette? 2 Er HMS-handlingsplanene lagt inn i Docmap for alle enhetene i klinikken/stabsavdelingen/senteret? b) Hvis nei, - når er dette planlagt gjennomført? Status /Nei Kommentar KVAM møte 3 Har klinikkverneombudet gitt sin tilslutning til HMShandlingsplanene i samsvar med gjeldende prosedyre? b) Hvis nei, - ønskes en kort redegjørelse for hva uenigheten består i og hvordan denne er planlagt håndtert. Deltatt på KVAM + møte med verneombudene (4 pers.) 1 gang pr. md. 4 Er det i planen oppført tiltak/behov for tiltak som ligger utenfor klinikk-/stabs-/sentersjefs ansvars- /budsjettområde? b) Hvis ja, - er dette behandlet av direktør eller oversendt direktør for behandling? Kort redegjørelse for hva saken dreier seg om. 5 Er det andre særskilte forhold vedrørende HMShandlingsplanene som AMU/direktør bør orienteres om? b) Kort redegjørelse dersom svaret er ja på spørsmål 5 a) Fagtema/foredrag skal diskuteres med seksjon for kunnskapsbygging Ikke oversendt direktør HMS inngår som en del av prosjekt; Kvalitetsforbedring i Hode- og bevegelsesklinikken Erfaringer fra prosjekt vil ha overføringsverdi til direktør/andre klinikker AMU sak nr 26/2012 Møtedato: 21. mai

21 Fra Akuttmedisinsk klinikk: Direktør Paul Martin Strand Her Sted/Dato: Bodø, 28. februar 2012 Lukking av pålegg 4 fra God vakt evaluering av tiltak AKUM gjennomgikk HMS-handlingsplan God vakt i møte utvidet KVAM-gruppe den Ved fargesetting av risikonivå viste resultatet i forbindelse med arbeidsmiljøundersøkelsen i 2011 at 1 enhet i AKUM var rød og hadde uakseptabel balanse mellom oppgaver og ressurser, mot 4 ved forrige medarbeiderundersøkelse. 4 enheter var gule og de resterende var grønn. Ved revisjon og gjennomgang av HMS-handlingsplan God vakt kom det frem at det for de fleste problemstillinger og funn som ble avdekket i arbeidsmiljøundersøkelsen 2011 var satt i gang tiltak. Langt de fleste er ved revideringen for 2012 lukket. Følgende pågående prosjekter i Nordlandssykehuset vil bidra til at tiltak som det kontinuerlig må jobbes med kan påvirke resultatet av God vakt positivt: Verdibasert hverdag Prosjekt modernisering kirurgiske pasientforløp Prosjekt aktivitetsbasert arbeidsplanlegging Prosjekt Digital arbeidsflyt AKUM Felles innføring av kliniske systemer, EPJ og PAS. Som vi har kommentert i tidligere brev, og som også fremgår av HMS-handlingsplan God vakt påvirker den nær forestående utbygging av Nordlandssykehuset effekten av ønskete tiltak ved at noe ikke er mulig å gjennomføre slik enhetene er utformet i dag. Lederne i AKUM har fortsatt stor oppmerksomhet rettet mot sykefraværsoppfølging I det videre vil tiltak som må følges opp innarbeid enhetenes og klinikkens tiltaksplan. Ref.: Redigert HMS-handlingsplan God vakt 2012 DocMap MS0228 Mvh. Jørgen Hansen Klinikksjef Randi Marie Larsen Ass. klinikksjef AMU sak nr 26/2012 Møtedato: 21. mai

22 Fra Klinikk for kvinne og barn: Kvinne-/barn klinikken gjennomgikk HMS-handlingsplan God vakt i utvidet KVAM-gruppemøte 30 januar Ved Kvinne /barn-klinikken hadde vi 4 enheter som etter gjennomgang i 2011 ble kategorisert som røde. Ledergruppa Fødeenenheten i Bodø Leger Pediatri Medisinsk kontortjeneste Det ble utarbeidet planer for den enkelte enhet. Planene er i stor grad gjennomført. Ved revisjon og gjennomgang av HMS-handlingsplan God vakt kom det frem at det er gjennomført tiltak i henhold til oppsatt plan og at dette i stor grad har vært vellykket. Eksempler på tiltak: Ledergruppa : tilsatt rådgiver Fødeenhet: nytt utstyr på plass, bemanning styrket i forbindelse med ny veileder et trygt fødetilbud Styrket renhold. Leger pediatri: etablert tertiærvakt Med. Kontortjeneste: flyttet i nye lokaler, prosjekt som ser på organisering Følgende pågående prosjekter i Nordlandssykehuset vil bidra til at tiltak som det kontinuerlig må jobbes med kan påvirke resultatet av God vakt positivt: Verdibasert hverdag er gjennomført for all enheter. Vi har erfart at det er mange utfordringer i forbindelse med utbyggingen og har iverksatt tiltak for å møte dette best mulig. Vi ser at utfordringene ikke blir mindre i de kommende fasene Nina missen Klinikksjef Vedlegg: HMS-handlingsplan for Føden 2011/2012 AMU sak nr 26/2012 Møtedato: 21. mai

23 Fra Diagnostisk klinikk: Tilbakemeldingen i denne saken fra DIAG er: Preanalytisk enhet har i budsjettet for 2012 fått tilført 4 nye stillinger. Nye IT-systemer er under innføring. Etter hvert som manuelle arbeidsoppgaver automatiseres gjennom disse nye ITsystemene, vil arbeidsbelastningen gradvis avta fra sommeren Det foreligger ingen særskilte handlingsplaner for dette. HMS-handlingsplanen for DIAG omfatter også denne problemstillingen. Ref.: HMS-handlingsplan Diagnostisk klinikk 2012 Docmap SJ1951 Mvh Terje Haug Klinikksjef AMU sak nr 26/2012 Møtedato: 21. mai