Proplan Time -Enkel webbasert timeregistrering Timeregistrering -En ressurskrevende prosess? De ansatte fører sine timer manuelt i timelister. Misforståelser i forbindelse med føring. Ansatte glemmer rutinen. Utsetter føringen Lønnsmedarbeider mottar timelister som ofte inneholder feil. Disse må kvalitetssikres og tastes inn i lønnsystemet. Tastefeil. Lønnsmedarbeider misforstår håndskrevet føring. Avdelingsleder må godkjenne. Har ikke kontroll over total tid og ser ikke at timer mangler. Det er vanskelig å huske tidsfrister for godkjennelse Den ansatte eller avdelingsleder mottar purringer ved for sen innlevering eller godkjenning. Lønnsmedarbeider må bruke unødvendig tid på purreaktivitet. Lønnsavdelingen bruker tid på å kvalitetssikre data og kontrollere opplysninger før lønn utbetales. Manuelle feil i forbindelse med kontroll. Den ansatte mottar lønn men synes det er vanskelig å kontrollere at utbetalingen er korrekt. Må dobbeltsjekke med kopi av skrevet timeliste. 1
Det finnes en enklere løsning Proplan Time er: Webbasert Rollestyrt Konfigurerbart Enkelt For medarbeideren Registrering på WEB eller PDA Den ansatte trenger ikke være på kontoret Full oversikt over timene, overtid, ferie, fravær osv. Motivasjon for den ansatte. Lettere å holde kontroll på egne timer. Fakturerbare timer går ikke tapt. Kopieringsfunksjon Medarbeidere som jobber mye likt i perioder kan benytte seg av funksjonen for kopiering av timelister til fremtidige uker. Tidsstemplingsmodul Ved benyttelse av tidsstempling går data rett inn i timeregistreringssystemet. Den ansatte slipper føring. 2
For prosjektlederen Ansatte kan føre timer mot prosjekt Når timene er ført kan prosjektleder umiddelbart få oppdatert prosjektrapport gir god prosjektkontroll Kontinuerlig sammenlikning av estimert tidsbruk og faktisk tidsbruk En rekke standardrapporter er inkludert Kan integreres med ERP system Muliggjør effektiv kostnadskontroll Attestering Attestering av timer og fakturagrunnlag gjøres med et par tastetrykk Tilgangsstyring Prosjektleder kan definere hvilke medarbeider som kan føre timer på hvilke prosjekter med brukergrupper gir god kontroll og eliminerer feilføringer For avdelingslederen Godkjenning av ukelister på WEB Rask oversikt og kontroll Statusbilde på alle medarbeidere som skal godkjennes Automatiske påminnelser Bruker får automatisk beskjed om godkjennelse Avdelingsleder får automatisk påminnelse om status og godkjenningsfrister Enkel meldingshåndtering for kommunikasjon mellom bruker, leder og administrasjon Summeringskontroll av arbeidstimer og overtid/tillegg Oppnår god avvikskontroll kan oppdage feil tidlig i prosessen Summeringskontroll av ferie/fravær Enkel planlegging av ferieavvikling og bemanning 3
For ekstern godkjenner Ekstern godkjenning er mulig En ekstern person som f. eks en kunde kan godkjenne timelister Nyttig funksjonalitet ved f. eks utleie av arbeidskraft For lønnsmedarbeideren Mottar timedata rett i lønnssystemet Unngår manuell inntasting av timelister Back office modul for hurtigtasting av timelister Fleksible purre- og meldingsrutiner Tidsbesparende funksjonalitet Automatiske prosesser Integrasjon med lønns- og økonomisystem Rapportmuligheter Kontroll på eksport til lønns- og økonomisystem Eksport til excel for videre analyse 4
For regnskapsmedarbeideren Overføring til prosjektregnskap og ordre til fakturering Automatiske prosesser Kontrollmuligheter Spesialrapporter Mange standardrapporter og mulighet for spesialrapporter gir god oversikt Import til excel muliggjør videre analyse Oppsummering hele prosessen Timeregistrering WEB PDA Stempling Hurtigtasting Proplan Time Attestering Godkjenning Oversikt Resultat Rapportering Lønnssystem Økonomisystem 5
Interessant? -La Proplan veilede deg Visjon: Å skape bedre lønnsomhet for kundene gjennom ekte engasjement! Utviklings- /designverktøy Bransjeløsninger CRM Lønn ERP regnskap/logistikk/ time/rapportering EDI Integrasjon Dokumentsenter Fagsystemer Bank Netthandel AltInn Skreddersøm 6