Notat Til: Elin Dolmseth Fra: Styret for Oppvekstforetak KF Deres referanse: Vår referanse: 2013/506-3-151 Saksbehandler: Anne Ellingsen Dato: 23.05.2013 BUDSJETT 2014 OG ØKONOMIPLAN 2014-2017, INNSPILL TIL STRATEGIKONFERANSEN Styret for Longyearbyen lokalstyre Oppvekstforetak KF behandlet i møte 13. mai 2013 PS 17/13 Økonomiplan 2014-2017 Forberedelser til strategikonferansen Styret fattet da følgende enstemmige vedtak: 1. Styret anbefaler gebyrer/fakturasatser i samsvar med daglig leders forslag. 2. Styret viser til gjennomført spørreundersøkelse og anbefaler at åpningstidene ved SFO blir utvidet fra skolestart 2013, med morgenåpent, samt heldagstilbud på skolens fridager med unntak av juli og planleggingsdagene. 3. Styret anbefaler at det opprettes en ekstra merkantil stilling ved Longyearbyen skole fra 1. januar 2014. 4. Styret ber om at det opprettes stilling for tospråklig assistent ved Longyearbyen skole. 5. Styret ber om at daglig leder beregner kostnadene knyttet til styrets prioriteringer, og i samarbeid med styreleder utarbeider en samlet presentasjon som sendes styremedlemmene for uttale før den forelegges strategikonferansen. RAMMER FOR UTARBEIDELSE AV BUDSJETT 2014 OG ØKONOMIPLAN 2014-2017 Styret har lagt føringene gitt i notat av 1.3.2013, Økonomiplan 2014-2017 forberedelse til strategikonferansen 2013, til grunn ved utarbeidelse av innspill til økonomiplan 2014-2017: - Gjeldende handlingsplan og økonomiplan legges til grunn. - Lønnsutgifter budsjetteres ikke på detaljnivå, men fremskrives basert på en forventet lønnsvekst på 3,5 %. - Øvrige driftsutgifter: Det antas en prisvekst fra 2013 til 2014 på 2 %. Utgiftspostene må imidlertid ta høyde for avtaler og evt andre kjente forhold som tilsier at 2 % ikke er rett prisvekst. Dersom man ser at man ikke klarer å gjennomføre samme nivå på driften i kommende år ved å øke driftsutgiftene med 2 % fra 2013 til 2014, må man forklare hva som eventuelt tas ut eller reduseres. Forklar også gjerne hva vi faktisk får utrettet for de midler vi har. - Inntekter framskrives 3 %, såfremt ikke andre planer / forhold skulle tilsi en annen framskrivningsprosent. - Eventuell økning av stillinger eller aktivitet skal ikke budsjetteres, men argumentasjon og beregning av kostnadene og forslag til inndekning skal legges ved driftsbudsjettet. - Investeringsbudsjettet bygger på allerede vedtatt investeringsbudsjett i gjeldende økonomiplan, samt eventuelle nye investeringstiltak som vi vet vil komme. Det skal være en finansieringsplan for hvert investeringstiltak. Likeledes skal eventuelle kapitalkostnader og/eller endrede drifts- og vedlikeholdskostnader som er en direkte følge av investeringen beskrives og tallfestes.
Side 2 av 6 - Realisme med tanke på muligheten for å gjennomføre drifts- og investeringstiltaket når gjennomføringstidspunkt foreslås. Tiltakene bør prioriteres. - Faktura- og gebyrsatser utarbeides basert på budsjettforslaget. STATUS PER MAI 2013 1 Generelt Styret for Longyearbyen lokalstyre Oppvekstforetak KF behandlet i møte 12.10.2012 forslag til budsjett for 2013, og vedtok da å søke om en netto driftsramme på kr.62.076.000,- og en investeringsramme på kr. 300.000,-. I arbeidet med budsjettforslaget ble det tatt utgangspunkt i barnetall per 1. september 2012, samt resultatene fra økonomisk rapport per 2. tertial. Alle kontoer ble vurdert, og det ble i samråd med enhetslederne foretatt reduksjoner/innsparinger på de områder det ble ansett som forsvarlig, samt lagt inn økte inntekter i form av egenbetaling for norsk og samfunnskunnskap for fremmedspråklige voksne, i tillegg til en betydelig økning av foreldrebetalingen for SFO og kulturskole. Fondsmidler ble også tatt inn. Målsettingen var å utarbeide et budsjettforslag innenfor gitt ramme, uten at dette skulle gå ut over kvaliteten og omfanget på tjenesten. Lokalstyret vedtok i sin budsjettbehandling 11.12.2012 en netto driftsramme til oppvekstforetaket på kr.61.876.000,-. Budsjettet for 2013 er meget stramt, og inneholder ikke noen buffer/fleksibilitet dersom barne- /elevtallet skulle øke, eller sammensetningen av barne-/elevgruppen endrer seg, f.eks. ved tilflytting av flere barn/elever med særskilte behov. Tertialrapport for perioden januar-april 2013 foreligger, og viser et mindreforbruk på ca. kr. 140.000,-. Med de store variasjoner en har i barne-/elevtallet i løpet av kalenderåret, er det på nåværende tidspunkt vanskelig å danne seg et bilde av hvilke rammer en vil ha behov for i 2014. Forslag til budsjett som nå er utarbeidet med utgangspunkt i barne- elevtall per dato, må derfor justeres til høsten i forhold til barne-/elevtall per oktober/november og tertialrapport per 2. tertial 2 Barnehager Longyearbyen lokalstyre har målsetting om full barnehagedekning. Dette er spesielt viktig i Longyearbyen hvor yrkesaktiviteten er ekstra høy. Pga. den store uforutsigbarheten knyttet til barnetall må vi til enhver tid ha tilgjengelige godkjente arealer for å oppnå denne målsettingen. Dersom eksisterende buffer (Formannshuset) ikke skulle strekke til, kan det bli nødvendig å bygge nye avdelinger knyttet til eksisterende barnehager før de langsiktige målsettingene i handlingsprogrammet om fremtidsrettede helhetsløsninger for skole og barnehagearealer lar seg realisere. 2008 2009 2010 2011 2012 Barn Plasser Barn Plasser Barn Plasser Barn Plasser Barn Plasser 0 år 35 27 30 30 19 2 1 år 36 72 29 58 23 46 36 72 31 46 2 år 27 54 35 70 28 56 29 58 34 68 3 år 20 20 27 27 28 28 28 28 25 25 4 år 30 30 22 22 23 23 36 36 30 27 5 år 30 30 28 28 17 17 28 28 34 34 Totalt 178 206 168 205 149 170 187 222 173 202 Longyearbyen lokalstyre klarer per dato å imøtekomme etterspørselen etter barnehageplasser. Barn under 3 år krever 2 barnehageplasser.
Side 3 av 6 25 barn i barnehagen er minoritetsspråklige. Flere barn i barnehagene har behov for stor grad av tilrettelegging, fra 50 % til 100 % oppdekking. Svingninger i barnetall fra halvår til halvår dokumenteres blant annet i forbindelse med hovedopptak for barnehagene. Etter en periode med økende etterspørsel etter barnehageplasser ser det nå ut til at vi går inn i et barnehageår med lavere kapasitetsbehov. Det betyr at det ikke vil bli barnehagedrift i Formannshuset høsten 2013. Vi må likevel ha disse lokalene i beredskap med tanke på eventuelt nytt oppsving i etterspørsel fra januar 2014. Slik det ser ut nå vil en kunne redusere bemanningen i barnehagene med en til 2 stillinger barnehageåret 2013/2014. 3 Longyearbyen skole 2007/2008 2008/2009 2009/2010 2010/2011 2011/2012 2012/2013 Grunnskole 197 213 230 219 226 230 Videregående 21 23 27 34 46 43 Kulturskole 72 95 120 113 113 92 SFO 50 60 70 72 72-75 65 Minoritetsspråklige i grunnskole og på videregående avd. 27 32 40 35 41 35 Antall barn i grunnskolen og på videregående har økt de siste årene. Det vil bli en ytterligere økning i grunnskolen fra august 2013 da et kull på 35 barn overføres fra barnehagen til 1. trinn. Antallet minoritetsspråklige elever i grunnskolen og på videregående stiger, selv om en ser en viss variasjon fra år til år. Det har også over tid vært en økning i antall barn / elever med stort behov for særskilt tilrettelegging. Longyearbyen skole er en kompleks organisasjon med ansvar for grunnskoledrift, videregående avdeling, skolefritidsordning og norsk og samfunnskunnskap for fremmedspråklige voksne. I tillegg tilbyr skolen byens befolkning tilrettelegging for, og organisering av privatisteksamen. Med sine 50-55 ansatte er skolen Longyearbyen lokalstyres største enhet. Skolen har i ca. 20 år hatt en merkantil stilling. I mellomtiden har antall elever og ansatte økt betydelig, og det er stilt strenge krav til oppfølging av arkiv- og økonomisystemer, samt dokumentasjon knyttet til elever. Høsten 2013 skal det innføres nytt fagsystem (Visma) ved skolen, noe som i en overgangsperiode på minimum ett år vil kreve ekstra innsats. I et samfunn med stor turnover er det spesielt viktig å ha kapasitet til skriftliggjøring av gode rutiner, noe en blant annet har fått en påminning om i forbindelse med Fylkesmannens tilsyn. Det må også nevnes at vikarinnkalling og den skriftlige oppfølgingen krever mye tid. Det anbefales derfor at det med virkning fra 1. januar 2014 opprettes en ekstra 100 % merkantil stilling ved Longyearbyen skole. 3a Grunnskolen Høyt elevtall kombinert med et betydelig behov for spesialundervisning utløser behov for 2 lærere på 6 trinn på grunnskolen. I budsjettet for 2013 var de tatt høyde for 2 lærere på 5 trinn. Slik det ser ut nå, vil det være behov for å øke den pedagogiske bemanningen ved skolen med en stilling i 2014. Fra august 2012 til april 2013 har to tospråklige lærlinger hatt praksis ved Longyearbyen skole. Dette har hatt en meget positiv virkning på opplæringssituasjonen for de minoritetsspråklige elevene. Med utgangspunkt i de gode erfaringene som er gjort, ønsker skolen oppretting av en stilling for tospråklig assisten knyttet til Norsk 2- undervisningen. Styret mener at dette vil være en god investering. 3b Videregående avdeling Innenfor eksisterende rammer vil avdelingen kunne gi følgende tilbud fra høsten 2013: Studiespesialiserende utdanningsprogram på Vg1- Vg2 og Vg3-nivå TIP Vg1 for 12 elever TIP Vg2 for 3 elever
Side 4 av 6 Den pågående evaluering av nåværende videregående opplæring vil ikke bli sluttført innen strategikonferansen. Det betyr at en må komme tilbake videre framdrift i evalueringsprosessen og ev. økonomiske konsekvenser av endringer i løpet av skoleåret 2013/2014. 3c Skolefritidsordningen Barnetallet i SFO har det siste året variert mellom 60 og 70. I april er det gjennomført en undersøkelse om tilfredshet med åpningstidene. Oppsummering av tilbakemeldingene viser at - 11 av 50 har behov for morgentilbud i SFO - 16 av 50 har behov for SFO-tilbud i juleferier - 22 av 50 har behov for SFO-tilbud i påskeferien - 29 av 50 har behov for SFO-tilbud i høst og vinterferier Som det framkommer av spørreskjemaet (se vedlegg), er det antydet en økt egenbetaling knyttet til utvidet tilbud. Netto årskostnad ved innføring av morgenåpent er beregnet til ca. kr. 50.000,- dersom 10 barn benytter seg av tilbudet. Ved økt antall brukere vil netto kostnad reduseres. Undersøkelsen viser at behovet for utvidede åpningstider har økt de siste årene, og at utvidelse av tilbudet kan være hensiktsmessig. 3d Norsk og samfunnskunnskap for fremmedspråklige voksne Tilbudet gis til fremmedspråklige arbeidssøkere som bor på Svalbard og som ønsker norskopplæring for å kvalifisere seg for arbeid. Tilbudet gis også per dato til langtidsstudenter ved UNIS. Høsten 2012 ble det innført egenbetaling for tilbudet, Dette har ført til et visst frafall. Egenbetalingen dekker ikke kostnadene ved tilbudet. Tilbudet er hjemlet i forskriftene til voksenopplæringen. Det er ikke gitt lokalpolitiske føringer for omfang og kvalitet på tilbudet. 4 Kulturskolen Per dato benytter mellom 90 og 100 barn seg av kulturskoletilbudet. Kulturskoleleder rapporterer direkte til daglig leder. Regnskapstallene viser at det er godt samsvar mellom behov og økonomiske rammer. 5 Lærlinger Per dato har vi to tospråklige lærlinger i oppvekstforetaket. Disse skal ta fagbrev i barne- og ungdomsarbeider- faget i august/september. Det anbefales at det gis rom for å ta inn minimum en lærling innenfor rammene for 2014. 6 Stillinger knyttet til oppvekstkontoret. Ved oppvekstkontoret er det per dato 3 stillinger; daglig leder, pedagogisk konsulent og PPT-rådgiver Det vises til SNU 2 som trolig vil medføre omorganisering. Det forutsettes likevel at antall stillinger opprettholdes og innarbeides i budsjettet for 2014. 7 Gebyrer For 2013 ble det vedtatt en betydelig økning av gebyrene. I tillegg ble det innført egenbetaling for fremmedspråklige voksne. Det foreslås en gjennomsnittlig økning på 3 % på kommende års gebyrer. Ev. endring av gebyrsatser utover dette for SFO må en se i sammenheng med endrede åpningstider. BEHOV I PERIODEN 2013-2017 Det vises til søknad om statstilskudd for perioden 2014-2017, med tabell og merknader hvor oppvekstsektorens behov er skissert:
Side 5 av 6 Budsjett Budsjett Budsjett Budsjett 2014 2015 2016 2017 Tiltak for utenlandske elever 500 000 500 000 500 000 500 000 Tiltak for fremmedspråklige voksne 200 000 200 000 200 000 200 000 Tiltak på videregående nivå 1 000 000 1 000 000 1 000 000 1 000 000 Økonomisk buffer med tanke på økning i barnetall (både skole og barnehage) Økte driftsutgifter som følge av utvidelse av SFOlokalene og ombygging ved skolen høsten 2012 Skoleutredning: skisseprosjekt og delplan (2014)* 5 000 000 Skoleutredning: detaljprosjekt og gjennomføring (2015-16)* Bygging av nye barnehageavdelinger, anslått 25 mill kr i lån. Tilskudd til dekning av årlige rente- og avdragsutgifter 4 000 000 4 000 000 4 000 000 4 000 000 500 000 500 000 500 000 500 000 2 500 000 2 500 000 2 500 000 Nye barnehageavdelinger: Personalutgifter 2 000 000 2 000 000 2 000 000 Nye barnehageavdelinger: Driftsutgifter 1 500 000 1 500 000 1 500 000 Sum tiltak innen skole og barnehage 11 200 000 12 200 000 12 200 000 12 200 000 * Tiltak merket med stjerne er tiltak som er under utredning / skal utredes. En kan på nåværende tidspunkt ikke stipulere kostnadene med tiltaket. Når det likevel er gitt et anslag på utgifter til skisseprosjekt/delplan skoleutredning er det fordi det administrativt er gjennomført foreløpige vurderinger knyttet til skisseprosjektet / delplanen. Longyearbyen lokalstyre v/ oppvekstsektoren er økonomisk sårbare for økning i barnetall, og bør ha en buffer som kan håndtere utgiftsvekst som følge av endringer i barnetallet, både i skole og barnehage. Ved stadig strammere budsjetter blir en slik buffer enda viktigere. Den ene av barnehagene våre (Longyearbyen barnehage) ligger i rasutsatt område, og er i tillegg ca. 40 år gammel. I handlingsprogram for 2013-2016 er følgende tiltak formulert: Utrede behovene ved Longyearbyen skole og barnehagene areal/bygningsmessig og pedagogisk. Lage delplan for skole- og idrettsområdet. I den forbindelse skal mulighetsstudie lyses ut på anbud i 2013. På sikt er det altså en målsetting om å erstatte Longyearbyen barnehage med et nytt bygg, muligens samlokalisert med skolen. BUDSJETT 2014 Budsjett 2014 Budsjett 2013 3 111 Felles foretak 4 174 395 4 056 000 3 321 Felles barnehage 956 575 929 000 3 324 Longyearbyen barnehage 8 016 295 8 550 000 3 325 Kullungen barnehage 6 248 060 6 057 000
Side 6 av 6 3 326 Polarflokken barnehage 7 347 140 7 120 000 3 221 Grunnskolen 29 431 970 27 992 000 3 222 Videregående avdeling 5 963 040 5 564 000 3 231 SFO 964 080 936 000 3 241 Norsk - fremmedspråklige voksne 507 410 490 000 3 451 Kulturskolen 944 610 912 000 3 871 Finansinntekter og kostnader - 751 900-730 000 Sum 63 801 675 61 876 000 I tabellen ovenfor har en tatt utgangspunkt i budsjett 2013, og justert dette i henhold til gitte føringer. Bunnlinja viser en økning på ca. 3,1 %. Nye tiltak er ikke tatt inn i budsjettforslaget. Det er heller ikke tatt høyde for økte kostander som følge av økning i «kommunale avgifter» og husleie utover 3 %. Innsparinger(kr. 800.000,-) på barnehager på grunn av antatt redusert barnetall, er påplusset skolen på grunn av forventet økt elevtall der, og fordelt med kr. 600.000,- på grunnskolen og kr. 200.000,- på videregående avdeling. NYE TILTAK (i henhold til styrevedtak av 13.5.2013) Det vises til tabell i søknad om statstilskudd 2014 gjengitt ovenfor. De nye tiltakene anbefalt av oppvekststyret sees i sammenheng med tiltak for utenlandske elever, og økonomisk buffer i denne søknaden: - Ny merkantil stilling, inkl. sosiale utgifter, ved Longyearbyen skole kr. 600.000,- - Tospråklig assistent ved skolen inkl. sosiale utgifter kr. 500.000,- - Utvidet tilbud ved SFO 1 t. pr. morgen x 2 ans., netto årskostnad ved 10 barn ca. kr. 50.000,- Vedlegg: 1 Særutskrift fra PS 17/13 2 Spørreundersøkelse SFO 3 Forslag - Gebyrsatser 2014
Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2013/506-1- Anne Ellingsen 04.05.2013 Økonomiplan 2014-2017 - Forberedelser til strategikonferansen Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Styret for Oppvekstforetak KF 17/13 13.05.2013 Styret for Oppvekstforetak KFs behandling - 13.05.2013 I forbindelse med forslag til gebyrsatser 2014, ble det stilt spørsmål om tilbudet om gjesteplasser i barnehagene burde tas ut. Styret konkluderte med at tilbudet bør opprettholdes. Styreleder Anita Johansen foreslo følgende tillegg: Styret ber om at det opprettes stilling for tospråklig assistent ved Longyearbyen skole. Daglig leders anbefaling med Johansens tilleggsforslag ble enstemmig vedtatt. (Johansens forslag blir dermed nytt pkt. 4 og opprinnelig pkt. 4 blir nytt pkt. 5.) Styret for Oppvekstforetak KFs vedtak - 13.05.2013 1. Styret anbefaler gebyrer/fakturasatser i samsvar med daglig leders forslag. 2. Styret viser til gjennomført spørreundersøkelse og anbefaler at åpningstidene ved SFO blir utvidet fra skolestart 2013, med morgenåpent, samt heldagstilbud på skolens fridager med unntak av juli og planleggingsdagene. 3. Styret anbefaler at det opprettes en ekstra merkantil stilling ved Longyearbyen skole fra 1. januar 2014. 4. Styret ber om at det opprettes stilling for tospråklig assistent ved Longyearbyen skole. 5. Styret ber om at daglig leder beregner kostnadene knyttet til styrets prioriteringer, og i samarbeid med styreleder utarbeider en samlet presentasjon som sendes styremedlemmene for uttale før den forelegges strategikonferansen. Anbefaling: 1. Styret anbefaler gebyrer/fakturasatser i samsvar med daglig leders forslag. 2. Styret viser til gjennomført spørreundersøkelse og anbefaler at åpningstidene ved SFO blir utvidet fra skolestart 2013, med morgenåpent, samt heldagstilbud på skolens fridager med unntak av juli og planleggingsdagene. 3. Styret anbefaler at det opprettes en ekstra merkantil stilling ved Longyearbyen skole fra 1. januar 2014. 4. Styret ber om at daglig leder beregner kostnadene knyttet til styrets prioriteringer, og i samarbeid med styreleder utarbeider en samlet presentasjon som sendes styremedlemmene for uttale før den forelegges strategikonferansen.
2013/506-1 Side 2 av 7 Saksopplysninger: I henhold til notat av 1.3.2013, Økonomiplan 2014-2017 forberedelse til strategikonferansen 2013, skal følgende forutsetninger legges til grunn ved utarbeidelse av innspill til økonomiplan 2014-2017: - Gjeldende handlingsplan og økonomiplan legges til grunn. - Lønnsutgifter budsjetteres ikke på detaljnivå, men fremskrives basert på en forventet lønnsvekst på 3,5 %. - Øvrige driftsutgifter: Det antas en prisvekst fra 2013 til 2014 på 2 %. Utgiftspostene må imidlertid ta høyde for avtaler og evt andre kjente forhold som tilsier at 2 % ikke er rett prisvekst. Dersom man ser at man ikke klarer å gjennomføre samme nivå på driften i kommende år ved å øke driftsutgiftene med 2 % fra 2013 til 2014, må man forklare hva som eventuelt tas ut eller reduseres. Forklar også gjerne hva vi faktisk får utrettet for de midler vi har. - Inntekter framskrives 3 %, såfremt ikke andre planer / forhold skulle tilsi en annen framskrivningsprosent. - Eventuell økning av stillinger eller aktivitet skal ikke budsjetteres, men argumentasjon og beregning av kostnadene og forslag til inndekning skal legges ved driftsbudsjettet. - Investeringsbudsjettet bygger på allerede vedtatt investeringsbudsjett i gjeldende økonomiplan, samt eventuelle nye investeringstiltak som vi vet vil komme. Det skal være en finansieringsplan for hvert investeringstiltak. Likeledes skal eventuelle kapitalkostnader og/eller endrede drifts- og vedlikeholdskostnader som er en direkte følge av investeringen beskrives og tallfestes. - Vær realistisk med tanke på muligheten for å gjennomføre drifts- og investeringstiltaket når gjennomføringstidspunkt foreslås. Tiltakene bør prioriteres. - Faktura- og gebyrsatser utarbeides basert på budsjettforslaget. Strategi/politikk Styret for Longyearbyen lokalstyre Oppvekstforetak KF har som formål å ivareta driften av oppvekstoppgavene i Longyearbyen i henhold til lover og forskrifter, samt andre føringer og vedtak fra sentrale og lokale myndigheter. Lokalstyret vedtar handlingsprogram, økonomiske rammer og vedtekter m.v. Det betyr at de politiske og strategiske føringer for oppvekststyrets drift legges av lokalstyret. I forbindelse med det årlige budsjettarbeidet, som forberedelse til strategikonferansen i juni, gis likevel styret anledning til å diskutere politikk og strategi, i den forstand at omfang og kvalitet på tjenestene vurderes og ev. nye investeringsbehov løftes fram. I en slik sammenheng er det naturlig at følgende temaer drøftes: - Kortsiktige og langsiktige målsettinger for oppvekstsektoren - Evaluering av de tjenestene som nå tilbys - Konsekvenser av befolknings/barnetallsutvikling med hensyn til kapasitets-/arealbehov og bemanning ved skolen og i barnehagene - Konsekvenser av internasjonalisering - Betydning av oppvekstsektorens tilbud for opprettholdelsen av et robust familiesamfunn
2013/506-1 Side 3 av 7 - Prioriteringer innenfor gitte rammer - Helårsvirkningen av tiltak/utvidet aktivitet, blant annet pålegg fra sentrale myndigheter, iverksatt i løpet av skoleåret 2013 - Mulige innsparinger - Konsekvensen av økte gebyrsatser- inntekter og utgifter STATUS PER MAI 2013 1 Generelt Styret for Longyearbyen lokalstyre Oppvekstforetak KF behandlet i møte 12.10.2012 forslag til budsjett for 2013, og vedtok da å søke om en netto driftsramme på kr.62.076.000,- og en investeringsramme på kr. 300.000,-. I arbeidet med budsjettforslaget ble det tatt utgangspunkt i barnetall per 1. september 2012, samt resultatene fra økonomisk rapport per 2. tertial. Alle kontoer ble vurdert, og det ble i samråd med enhetslederne foretatt reduksjoner/innsparinger på de områder det ble ansett som forsvarlig, samt lagt inn økte inntekter i form av egenbetaling for norsk og samfunnskunnskap for fremmedspråklige voksne, i tillegg til en betydelig økning av foreldrebetalingen for SFO og kulturskole. Fondsmidler ble også tatt inn. Målsettingen var å utarbeide et budsjettforslag innenfor gitt ramme, uten at dette skulle gå ut over kvaliteten og omfanget på tjenesten. Lokalstyret vedtok i sin budsjettbehandling 11.12.2012 en netto driftsramme til oppvekstforetaket på kr.61.876.000,-. Budsjettet for 2013 er meget stramt, og inneholder ikke noen buffer/fleksibilitet dersom barne- /elevtallet skulle øke, eller sammensetningen av barne-/elevgruppen endrer seg, f.eks. ved tilflytting av flere barn/elever med særskilte behov. Tertialrapport for perioden januar-april 2013 foreligger ennå ikke, men foreløpige prognoser viser et samlet merforbruk på i underkant av kr 300.000,-. Det er derfor viktig å følge nøye med på utviklingen, spesielt innenfor lønn- og pensjon, og eventuelt iverksette tiltak. Med de store variasjoner en har i barne-/elevtallet i løpet av kalenderåret, er det på nåværende tidspunkt vanskelig å danne seg et bilde av hvilke rammer en vil ha behov for i 2014. Det foreslås likevel at det utarbeides et forslag til budsjett med utgangspunkt i de opplysninger en per dato sitter på, og at det foretas justeringer i forhold til barne-/elevtall og tertialrapport i oktober/november. 2 Barnehager Longyearbyen lokalstyre har målsetting om full barnehagedekning. Dette er spesielt viktig i Longyearbyen hvor yrkesaktiviteten er ekstra høy. Pga. den store uforutsigbarheten knyttet til barnetall må vi til enhver tid ha tilgjengelige godkjente arealer for å oppnå denne målsettingen. Dersom eksisterende buffer (Formannshuset) ikke skulle strekke til, kan det bli nødvendig å bygge nye avdelinger knyttet til eksisterende barnehager før de langsiktige målsettingene i handlingsprogrammet om fremtidsrettede helhetsløsninger for skole og barnehagearealer lar seg realisere. 2008 2009 2010 2011 2012 Barn Plasser Barn Plasser Barn Plasser Barn Plasser Barn Plasser 0 år 35 27 30 30 19 2 1 år 36 72 29 58 23 46 36 72 31 46 2 år 27 54 35 70 28 56 29 58 34 68 3 år 20 20 27 27 28 28 28 28 25 25 4 år 30 30 22 22 23 23 36 36 30 27
2013/506-1 Side 4 av 7 5 år 30 30 28 28 17 17 28 28 34 34 Totalt 178 206 168 205 149 170 187 222 173 202 Longyearbyen lokalstyre klarer per dato å imøtekomme etterspørselen etter barnehageplasser. Barn under 3 år krever 2 barnehageplasser. 25 barn i barnehagen er minoritetsspråklige. Flere barn i barnehagene har behov for stor grad av tilrettelegging, fra 50 % til 100 % oppdekking. Svingninger i barnetall fra halvår til halvår dokumenteres blant annet i forbindelse med hovedopptak for barnehagene. Etter en periode med økende etterspørsel etter barnehageplasser ser det nå ut til at vi går inn i et barnehageår med lavere kapasitetsbehov. Det betyr at det ikke vil bli barnehagedrift i Formannshuset høsten 2013. Vi må likevel ha disse lokalene i beredskap med tanke på eventuelt nytt oppsving i etterspørsel fra januar 2014. Slik det ser ut nå vil en kunne redusere bemanningen i barnehagene med en til 2 stillinger. 3 Longyearbyen skole 2007/2008 2008/2009 2009/2010 2010/2011 2011/2012 2012/2013 Grunnskole 197 213 230 219 226 230 Videregående 21 23 27 34 46 43 Kulturskole 72 95 120 113 113 92 SFO 50 60 70 72 72-75 65 Minoritetsspråklige i grunnskole og på vg 27 32 40 35 41 35 Antall barn i grunnskolen og på videregående har økt. Det vil bli en ytterligere økning i grunnskolen fra august 2013 da et kull på 35 barn overføres fra barnehagen til 1. trinn. Antallet minoritetsspråklige elever i grunnskolen og på videregående stiger, selv om en ser en viss variasjon fra år til år. Det har også over tid vært en økning i antall barn / elever med stort behov for særskilt tilrettelegging. Longyearbyen skole er en kompleks organisasjon med ansvar for grunnskoledrift, videregående avdeling, skolefritidsordning og norsk og samfunnskunnskap for fremmedspråklige voksne. I tillegg tilbyr skolen byens befolkning tilrettelegging for, og organisering av privatisteksamen. Med sine 50 ansatte er skolen Longyearbyen lokalstyres største enhet. Skolen har i ca. 20 år hatt en merkantil stilling. I mellomtiden har antall elever og ansatte økt betydelig, og det er stilt strenge krav til oppfølging av arkiv- og økonomisystemer, samt dokumentasjon knyttet til elever. Høsten 2013 skal det innføres nytt fagsystem (Visma) ved skolen, noe som i en overgangsperiode på minimum ett år vil kreve ekstra innsats. I et samfunn med stor turnover er det spesielt viktig å ha kapasitet til skriftliggjøring av gode rutiner, noe en blant annet har fått en påminning om i forbindelse med Fylkesmannens tilsyn. Det må også nevnes at vikarinnkalling og den skriftlige oppfølgingen krever mye tid. Daglig leder anbefaler derfor at det med virkning fra 1. januar 2014 opprettes en ekstra 100 % merkantil stilling ved Longyearbyen skole. 3a Grunnskolen Høyt elevtall kombinert med et betydelig behov for spesialundervisning utløser behov for 2 lærere på 6 trinn på grunnskolen. I budsjettet for 2013 var de tatt høyde for 2 lærere på 5 trinn. Slik det ser ut nå, vil det være behov for å øke den pedagogiske bemanningen ved skolen med en stilling i 2014. Fra august 2012 til april 2013 har to tospråklige lærlinger hatt praksis ved Longyearbyen skole. Dette har hatt en meget positiv virkning på opplæringssituasjonen for de minoritetsspråklige elevene. Med utgangspunkt i de gode erfaringene som er gjort, ønsker skolen oppretting av en stilling for tospråklig assisten knyttet til Norsk 2- undervisningen. Daglig leder mener at dette vil være en god investering.
2013/506-1 Side 5 av 7 3b Videregående avdeling Innenfor eksisterende rammer vil avdelingen kunne gi følgende tilbud fra høsten 2013: Studiespesialiserende utdanningsprogram på Vg1- Vg2 og Vg3-nivå TIP Vg1 for 12 elever TIP Vg2 for 3 elever Den pågående evaluering av nåværende videregående opplæring vil ikke bli sluttført innen strategikonferansen. Det betyr at en må komme tilbake til økonomiske konsekvenser av eventuelle endringer i løpet av høsten 3c Skolefritidsordningen Barnetallet i SFO har det siste året variert mellom 60 og 70. I april er det gjennomført en undersøkelse om tilfredshet med åpningstidene. Oppsummering av tilbakemeldingene viser at - 11 av 50 har behov for morgentilbud i SFO - 16 av 50 har behov for SFO-tilbud i juleferier - 22 av 50 har behov for SFO-tilbud i påskeferien - 29 av 50 har behov for SFO-tilbud i høst og vinterferier Som det framkommer av spørreskjemaet (se vedlegg), er det antydet en økt egenbetaling knyttet til utvidet tilbud. Nettokostnader ved eventuell utvidelse er ennå ikke beregnet. Undersøkelsen viser at behovet for utvidede åpningstider har økt de siste årene, og at utvidelse av tilbudet bør vurderes. 3d Norsk og samfunnskunnskap for fremmedspråklige voksne Tilbudet gis til fremmedspråklige arbeidssøkere som bor på Svalbard og som ønsker norskopplæring for å kvalifisere seg for arbeid. Tilbudet gis også per dato til langtidsstudenter ved UNIS. Høsten 2012 ble det innført egenbetaling for tilbudet, Dette har ført til et visst frafall. Egenbetalingen dekker ikke kostnadene ved tilbudet. Tilbudet er hjemlet i forskriftene til voksenopplæringen. Det er ikke foretatt noen politisk føring for omfang og kvalitet på tilbudet. 4 Kulturskolen Per dato benytter mellom 90 og 100 barn seg av kulturskoletilbudet. Kulturskoleleder rapporterer direkte til daglig leder. Regnskapstallene viser at det er godt samsvar mellom behov og økonomiske rammer. 5 Lærlinger Per dato har vi to tospråklige lærlinger i oppvekstforetaket. Disse skal ta fagbrev i barne- og ungdomsarbeider- faget i august/september. Det anbefales at det gis rom for å ta inn minimum en lærling innenfor rammene for 2014. 6 Stillinger knyttet til oppvekstkontoret. Ved oppvekstkontoret er det per dato 3 stillinger; daglig leder, pedagogisk konsulent og PPT-rådgiver Det vises til SNU 2 som trolig vil medføre omorganisering. Det forutsettes likevel at antall stillinger opprettholdes og innarbeides i budsjettet for 2014. 7 Gebyrer For 2013 ble det vedtatt en betydelig økning av gebyrene. I tillegg ble det innført egenbetaling for fremmedspråklige voksne. Det foreslås en gjennomsnittlig økning på 3 % på kommende års gebyrer. Ev. endring av gebyrsatser utover dette for SFO må en se i sammenheng med endrede åpningstider BEHOV I PERIODEN 2013-2017
2013/506-1 Side 6 av 7 Det vises til søknad om statstilskudd for perioden 2014-2017, med tabell og merknader hvor oppvekstsektorens behov er skissert: Budsjett Budsjett Budsjett Budsjett 2014 2015 2016 2017 Tiltak for utenlandske elever 500 000 500 000 500 000 500 000 Tiltak for fremmedspråklige voksne 200 000 200 000 200 000 200 000 Tiltak på videregående nivå 1 000 000 1 000 000 1 000 000 1 000 000 Økonomisk buffer med tanke på økning i barnetall (både skole og barnehage) Økte driftsutgifter som følge av utvidelse av SFOlokalene og ombygging ved skolen høsten 2012 Skoleutredning: skisseprosjekt og delplan (2014)* 5 000 000 Skoleutredning: detaljprosjekt og gjennomføring (2015-16)* Bygging av nye barnehageavdelinger, anslått 25 mill kr i lån. Tilskudd til dekning av årlige rente- og avdragsutgifter 4 000 000 4 000 000 4 000 000 4 000 000 500 000 500 000 500 000 500 000 2 500 000 2 500 000 2 500 000 Nye barnehageavdelinger: Personalutgifter 2 000 000 2 000 000 2 000 000 Nye barnehageavdelinger: Driftsutgifter 1 500 000 1 500 000 1 500 000 Sum tiltak innen skole og barnehage 11 200 000 12 200 000 12 200 000 12 200 000 * Tiltak merket med stjerne er tiltak som er under utredning / skal utredes. En kan på nåværende tidspunkt ikke stipulere kostnadene med tiltaket. Når det likevel er gitt et anslag på utgifter til skisseprosjekt/delplan skoleutredning er det fordi at det administrativt er gjennomført foreløpige vurderinger knyttet til skisseprosjektet / delplanen. Vi er økonomisk sårbare for økning i barnetall, og vi bør ha en buffer som kan håndtere utgiftsvekst som følge av endringer i barnetallet, både i skole og barnehage. Ved stadig strammere budsjetter blir en slik buffer enda viktigere. Den ene av barnehagene våre (Longyearbyen barnehage) ligger i rasutsatt område, og er i tillegg ca. 40 år gammel. I handlingsprogram for 2013-2016 er følgende tiltak formulert: Utrede behovene ved Longyearbyen skole og barnehagene areal/bygningsmessig og pedagogisk. Lage delplan for skole- og idrettsområdet. I den forbindelse skal mulighetsstudie lyses ut på anbud i 2013. På sikt er det altså en målsetting om å erstatte Longyearbyen barnehage med et nytt bygg, muligens samlokalisert med skolen.
2013/506-1 Side 7 av 7 Vurdering: Generelt mener daglig leder at dagens tjenestetilbud innenfor oppvekstsektoren er tilnærmet riktig dimensjonert sett i forhold til det antall barn vi har på nåværende tidspunkt. Barne-/elevtallsvariasjonene utløser likevel behov for en ekstra buffer. Det vises i denne sammenheng til søknad om statstilskudd hvor behovet for en ekstra buffer med tanke på ytterligere barneelevtallsøkning blir understreket. Daglig leder viser også til begrunnelsen for en ekstra merkantil stilling ved Longyearbyen skole og anbefaler at denne opprettes fra 1. januar 2014. Spørreundersøkelsen om åpningstider i SFO viser at det er behov for vurdering av denne saken. Daglig leder vil anbefale at en i perioden fram til strategikonferansen utarbeider et kostnadsoverslag som viser netto kostnader ved morgenåpent SFO og SFO-tilbud på alle skolens fridager utenom juli. Vedlegg: 1 Økonomiplan 2014-2017 - forberedelse til strategikonferansen 2013 2 Spørreundersøkelse SFO - endelig versjon 3 Forslag - Gebyrsatser 2014 Andre vedlegg (ikke vedlagt): 1. Forslag til budsjett 2014 - deles ut og gjennomgås i styremøtet 13.5.2013 2 Beregning av nettokostnader knyttet til utvidet åpningstid i SFO deles ut og gjennomgås i styremøtet 13.5.2013
Rapport for skjema: Spørreundersøkelse vedr endringer i tilbud SFO Generert: 2013-05-02 08:44:23 Utvalg: Resultater fra og med 25.01.2013 til og med 01.05.2013 Jeg/vi har behov for morgentilbud i SFO i skoleåret 2013/14 fra kl.07.15 hver dag til en kostnad av kr 400,- pr.mnd Alternativ Antall svar Svar-andel Ja 11 22,0 % Nei 39 78,0 % 40 35 30 25 20 15 10 5 0 Ja Nei Jeg/vi har behov for SFO-tilbud i juleferier (170,- pr.dag) Alternativ Antall svar Svar-andel Ja 16 32,0 % Nei 34 68,0 % 35 30 25 20 15 10 5 0 Ja Nei Jeg/vi har behov for SFO-tilbud i påskeferier (170,- pr.dag) Spørreundersøkelse vedr endringer i tilbud SFO - side 1
Alternativ Antall svar Svar-andel Ja 22 44,0 % Nei 28 56,0 % 28 26 24 22 20 18 16 14 12 10 8 6 4 2 0 Ja Nei Jeg/vi har behov for SFO-tilbud i høst- og vinterferier (170,- pr.dag) Alternativ Antall svar Svar-andel Ja 29 58,0 % Nei 21 42,0 % 30 28 26 24 22 20 18 16 14 12 10 8 6 4 2 0 Ja Nei Spørreundersøkelse vedr endringer i tilbud SFO - side 2