Innspill på organisasjonsmodeller Fra arbeidsgruppe FoU-administrasjon 5. april 2013 ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ Innledning: Arbeidsgruppen FoU-administrasjon (AG-FoU) har så langt i fusjonsarbeidet hatt hovedfokus på de arbeidsoppgaver en FoU-seksjon bør ivareta. Resultatet av diskusjonene har medført utarbeidelse av et «kakediagram» som synliggjør de sentrale ansvarsområdene som foreslås lagt innunder en FoU og Innovasjon (FoUI) direktør. Det har vært sentralt i prosessen å ha en god dialog med arbeidsgruppen for Ekstern Finansiert Virksomhet (AG-EFV) med bakgrunn i at det er identifisert noen overlappende interesse- og fagområder i gruppenes mandater og daglige arbeidsområder. I tillegg til gjensidig informasjonsutveksling har det derfor blitt arrangert fellesmøter for å diskutere en best mulig organisering og ressursutnyttelse av den nye høgskolens FoUI-virksomhet. Det har også blitt gjennomført en studiereise til Universitet i Agder for å høre deres erfaringer rundt FoUI-organisering og behov for kompetanse og ressurser. AG-FoU og AG-EFV har likhetstrekk i synspunkter og anbefalinger mht. en fremtidig organisasjonsmodell. Vi har derfor valgt å argumentere vår anbefaling til organisering av høgskolens FoUI-virksomhet ved å bygge på modellen fra AG-EFV. Vårt forslag til organisasjonsmodell for FoUIdirektør med ansvarsområder og fordeling av ressurser og lederstøtte i den nye organisasjonen er begrunnet ut ifra de identifiserte områdene en FoUI-direktør med tilhørende FoU-seksjon bør ivareta. AG-FoU sitt forslag skiller seg derfor noe fra AG-EFV sin organisasjonsmodell mht. blant annet plasseringen av en EV-koordinator. 1) Forslag til organisering av FoU-virksomheten I henhold til direktørenes forslag til organisering (utsendt 14. mars) plasseres «all» Ekstern Virksomhet under en FoU- (og EV) -direktør. Slik vi tolker dette vil en slik modell i lys av dagens organisering bety at den nye direktøren vil kunne få tillagt seg ansvarsområder som: 1. IPR, kommersialisering, 1.linjetjeneste og samarbeidsavtaler/kontrakter 2. Oppdrags- og bidragsforskning mot næringsliv og offentlig sektor 3. Utvikling av verktøy for prosjekthåndtering/prosjektoppfølging m.m. 4. Prosjektgjennomføring av FoU-prosjekter 5. Ekstern finansiert etter- og videreutdannings (EVU) aktiviteter AG-FoU mener at dette blir et for bredt ansvarsområde for en direktør, og det er også naturlig at etter- og videreutdanning ligger under Utdanning i og med at også Prorektor for utdanning skal i samarbeid med fakultetene ha hovedansvar for høgskolens etter- og videreutdanningsvirksomhet (jf. mandat i styresak 17/13). I tillegg vil en slik organisering vanskeliggjøre samspillet med andre adm. direktører og fakultetenes egne aktiviteter. I tråd med forslaget på overordnet organisasjonsmodell (Figur 1) og FoUI «kakediagrammet» (Figur 2) anbefaler vi at: AG-FoU innspill HiBV organisering 5. april 2013 Side 1
FoU- og Innovasjon samles under en FoUI-direktør med ansvar for FoUI-seksjonen som også inkluderer rådgiver(e) med ansvar for kommersialiseringsaktiviteter, samarbeidsavtaler og kontrakter (jf. pkt. 1 over). Biblioteket legges innunder FoUI-direktør som foreslått. Se mer om FoUI-direktørens foreslåtte ansvarsområder under del 2. En EV-koordinator foreslås innsatt under FoUI-direktør med ansvar for oppfølging og kontakt med fakultetenes oppdragsvirksomhet, utarbeidelse av prosjektoversikter og analyse og utvikling av verktøy for prosjekthåndtering og oppfølging (jf. pkt. 2 og 3 over). Vi foreslår at EV-koordinatoren blir en felles ressurs med Utdanning *. Ansvaret for oppdragsvirksomheten legges til fakultetene med sine oppdragsledere. EVkoordinator (og FoUI-seksjon) gir støtte ved behov (jf. pkt. 2). All FoUI-støttetjenesteressurser foreslås lagt i linje under FoUI-direktør, herunder også FoU-rådgivere på fakultetene. Dette er medarbeidere som i dag også har administrative arbeidsoppgaver knyttet til ph.d utdanninger. Hvis dette er vanskelig å gjennomføre og lite ønsket fra fakultetene må det arbeides for en tettere kobling og samhandling enn i dag mellom FoUI-seksjon og fakultetenes egne FoU-rådgivere (se del 4). FoUI-direktør gis ansvar for ekstern samhandling for å mobilisere og legge til rette for samarbeid med næringsliv, offentlig sektor og eksternt virkemiddelapparat (jf. pkt. 1 og 2) Ansvaret for prosjektgjennomføring legges på det enkelte fakultet (jf. pkt. 4). Alle prosjekter som igangsettes bør medføre etablering av prosjektgruppe som inkluderer ressurser fra både Økonomi og FoUI. Ekstern finansiert etter- og videreutdannings (EVU) plasseres under Utdanning (jf. pkt. 5) Figur 1. Forslag til overordnet organisasjonsmodell; basert på AG-EFV sitt utkast til modell. * AG-FoU anbefaler at en EV-koordinator legges innunder en FoUI-direktør. Vi ser at det er flere alternative modeller for plassering av en slik ressurs med bakgrunn i både bredde og generiske karakter av høgskolenes AG-FoU innspill HiBV organisering 5. april 2013 Side 2
EV-virksomhet (se over, pkt. 1-5). En EV-koordinator kan også alternativt plasseres som Stab-funksjon under Høgskoledirektør, Stab-funksjon under Utdanning, eller som ny rådgiver i FoUI-seksjonen. Bakgrunnen for å argumentere en EV-koordinator i linje under FoUI- direktør i tett samspill med Utdanning er at oppgaver tilknyttet FoU-oversikter og analyse, oversikt og kontakt med fakultetenes oppdragsvirksomhet har stor betydning og relevans for strategisk lederstøtte, ekstern samhandling og kommersialisering m.m. innen FoUI. I tillegg vil et tett samarbeid med Utdanning om EV-funksjonen føre til god ressursforvaltning innen overlappende kompetanseområder og en mulighet for styrket samarbeid om flere typer oppdragsprosjekter. Økt samarbeid mellom FoUI og Utdanning vil være helt nødvending for å styrke forskningsbasert utdanning og generere nye prosjekter med både et forsknings- og utdanningsperspektiv. 2) Forslag til ansvarsområder for FoUI-direktør med FoUI-seksjon Den nye høgskolen har universitetsambisjon og dette vil kreve en FoUI-virksomhet med større andel ekstern finansiering, høy kvalitet i forskning og utdanning, og en FoUI-aktivitet i samspill med regionens behov og forventinger. Dette resulterer i at en FoUI-seksjon må ivareta mange funksjoner og områder. AG-FoU har identifisert de mest sentrale områdene og skissert disse i et såkalt «kakediagram» (Figur 2). Diagrammet viser også hvilke områder vi forventer vil kreve størst ressursinnsats av FoUI-direktør/seksjon. FoUI-seksjonen skal først og fremst være en service, støtte og rådgivingsenhet for fakultetenes prosjekt- og søknadssarbeid. Samtidig må seksjonen også være sentral i driften av høgskolens FoUI-virksomhet gjennom å gi nødvendig strategisk og administrativ lederstøtte og ha et overordnet ansvar for institusjonens eksterne samhandling med næringsliv, offentlig sektor og regionale/nasjonale/internasjonale finansieringskilder. I tillegg vil en FoUIseksjon i tett dialog med fakultetene ha ansvar og oppgaver innen områder som forskerutdanning (ph.d.), kommersialisering, forskningsetikk og formidling m.m. Ved å plassere en EV-koordinator under FoUI-direktør i samarbeid med Utdanning vil organisasjonen også få ekstra støtte til prosjekthåndtering og utarbeidelse/utvikling av analyser og verktøy, men også kunne tilby fakultetene bedre støttefunksjoner mht. oppdragsvirksomhet og prosjektgjennomføring. Internasjonalt samarbeid er en integrert del av en FoUI-direktørs ansvarsområde med bakgrunn i at «all» FoU-aktivitet kan sees på som internasjonal, og det er kunstig å skille mellom nasjonal og internasjonal forskning i dag. Ikke bare kommer en større og større andel av de eksterne midlene til å bli utlyst på den internasjonale arena - regionale og nasjonale finansieringskilder krever også høy kvalitet i det internasjonale prosjektsamarbeidet. I henhold til plattformdokumentet (s. 20) ønsker også en fusjonert høgskole i større grad flerfibrede samarbeid med internasjonale institusjoner der studentutveksling, ansattutveksling og utdanningssamarbeid tilknyttes faglig samarbeid. Det vil derfor være av stor betydning i en ny organisasjon at det legges til rette for bedre koblinger og nye samarbeidsarenaer mellom Internasjonalt kontor under direktør for utdanning og FoUI-seksjon under FoUI-direktør. Ett tettere samarbeid og en større samhandling mellom studentutveksling, utdanning og FoU vil også åpne for nye muligheter for prosjektsamarbeid med både internasjonale forsknings- og utdanningsmiljøer og regionalt næringsliv og offentlig sektor. Etableringen av en vellykket FoUI-seksjon vil kreve godt samarbeid, koordinering og samspill med fakultetenes egne ressurser, behov og forventninger. Vårt arbeid med FoUI-områder er derfor spilt inn til gruppen for faglig organisering i fusjonsarbeidet. Sentralt i den videre prosess for AG-FoU blir å forankre og tilpasse en FoUI-seksjons ansvar og rolle med ønsker fra fakultetsledelse og fagmiljøer. AG-FoU innspill HiBV organisering 5. april 2013 Side 3
Figur 2. FoUI-seksjons forventede ansvarsoppgaver for 2014. Perspektiv: Internasjonalt * Nasjonalt * Regionalt Målgruppe: Enkeltforskere * Forskergrupper * Institutt * Fakultet * Høyskolens ledelse 3) Organisasjonsmodell for FoUI-direktør Som beskrevet tidligere foreslår vi en FoUI-seksjon og EV-koordinator underlagt en FoUI-direktør med ansvarsområder som beskrevet i del 1 og 2. I tillegg foreslår vi at direktøren får linjeansvar for bibliotekene i den nye høgskolen. Se Figur 3. FoUI-seksjonen og EV-koordinator funksjon foreslås å bestå av rådgivere med kompetanse som dekker virksomhetsområdene under FoUI-direktør. Status for administrative FoU-medarbeidere i dag (inkluderer ikke ressurser i SeUt i dag): HiVe: HiBu: Prorektor med linjeansvar for FoU Forskningssjef Seniorrådgiver FoU Rådgiver FoU EU-koordinator (50%, resten VFK) EU-rådgiver / internasjonalisering (50%) I tillegg kommer tre FoU-rådgivere med administrative arbeidsoppgaver også knyttet opp mot ph.d utdanninger - disse sitter ute på fakultetene (TEKMAR og HUT (HiVe) og Fakultet for Helsevitenskap (HiBu)). Plattformdokumentet viser til moderasjon i antall nye administrative stillinger de neste 5 år. I kontrast til dette er det allikevel en tydelig beskrevet målsetting og ambisjon om at FoUIvirksomheten må styrkes både kvalitativt og kvantitativt for å nå hovedmålene til en ny fusjonert høgskolen (s. 9). I tillegg skal ekstern forskningsfinansiering og internasjonalt samarbeid økes og det AG-FoU innspill HiBV organisering 5. april 2013 Side 4
må fremmes kvalitet på publikasjoner, patenter og tilrettelegging for kommersialisering av innovative ideer (s. 11). Alle de nevnte områdene vil en FoUI-direktør og tilhørende seksjon i samarbeid med fakultetene ha ansvar for å oppnå. En ny fusjonert høgskole må også tilpasse seg den nye virkeligheten med økende nasjonal og internasjonal konkurranse om forskningsmidler og utfordringen med å rekruttere de beste hodene jf. plafformdokumentet s. 7 der det står mer utadrettet samfunnskontakt og forventninger om økte eksterne inntekter er noen av forholdene som stiller store krav til administrativ kompetanse. En FoUI-virksomhet ved en høyere utdanning og forskningsinstitusjon vil derfor kreve høy spisskompetanse innen flere områder som ikke bør parallelt og enkeltvis bygges opp på fakultetene, men i stedet videreutvikles som fellesressurs for organisasjonen. For å kunne nå universitetsambisjonen og målsettingene i plattformdokumentet vil det derfor være behov for en gradvis økning i administrative stillinger tilknyttet FoUI-direktør de neste 5 år. Med bakgrunn i dagens ressurssituasjon og oppgavene definert i «kakediagrammet» vil FoUIseksjonen ved HiBV fra 2014 som et minimum ha behov for, i tillegg til FoUI-direktør, følgende stillinger (Figur 3): 2-3 (senior)rådgivere 1-2 EU rådgivere 1 rådgiver for IPR, kommersialisering med førstelinjetjeneste og kontraktskompetanse (vil kreve omorganisering av eksisterende personressurser) EV-koordinator (vil kreve omorganisering av eksisterende personressurser) Figur 3. Forslag til organisering under FoUI-direktør AG-FoU innspill HiBV organisering 5. april 2013 Side 5
4) Omfang av fakultetsvis stab/lederstøtte. Plattformdokumentet anbefaler gjennomgående fagadministrativt ansvar og linjeføring; Fagadministrative team rapporterer til respektive fagdirektør/adm. direktør Fagdirektør/adm. dir er ansvarlig for å dekke behov for adm. tjenester og støttetjenester overfor fakultet/institutt/studiested Vi foreslår at de tre FoU-rådgiverne som i dag sitter ute på fakultetene rapporterer til FoUI-direktør, men med arbeidssted på fakultetet. Med bakgrunn i ønske om best mulig samspill, koordinering, kompetanseutvikling av medarbeidere og ressursutnyttelse mellom fellestjenester og fakultet vil det være viktig at FoU-administrative ressurser på fakultetene i større grad involveres og blir en del av et felles FoUI-team for høgskolen. I tråd med dette bør det også vurderes om FoUI-seksjonens rådgivere i større grad skal være synlig og mer tilgjengelig på fakultetene enn de er i dag. Med bakgrunn i HiBV sin kommende organisering av studiesteder/campus, personalressurser innen FoUI og ansvarsområder foreslått under FoUI-direktør, mener vi at det ikke er formålstjenlig per i dag med egne FoU-administrative støttetjenester på campus (ut over oppdragsledere og FoUrådgivere på de enkelte fakultet). AG-FoU 5. April 2013 AG-FoU innspill HiBV organisering 5. april 2013 Side 6