Tilsyn - NAMSOS HELSESTASJON

VÅL1rA Arbeidstilsynet v mr, un I 18.06.2014 DERES DATODERES VAR SAKSBEFIANDLER Tone Orekåsa, tlf. 95280453 REFERANSE 3C av I NAMSOS KOMMUNE Albert Meyersg 12 7800 NAMSOS HELSE OG OMSORG Tilsyn NAMSOS HELSESTASJON Vi viser til tilsynet hos virksomheten den 21.05.2014. Hensikten med tilsynet Hensikten med tilsynet var å rette spesiell oppmerksomhet mot hvordan ledelse, verneombud og tillitsvalgte samarbeider for å få til gode arbeidsbetingelser og et helsefremmende arbeidsmiljø. Tema i tilsynet var blant annet: 9 91,Zb000000 Fordeling av roller, oppgaver, ansvar og myndighet i helse, miljø og sikkerhetsarbeidet (HMSarbeidet) Kartlegging, risikovurdering, plan og tiltak Vurdering av konsekvenser for arbeidsmiljøet ved endring og omstilling Bruk av midlertidige ansatte, vikarer og innleid arbeidskraft Arbeidstidsordninger Opplæring for å løse virksomhetens oppgaver Håndtering av vold og trusler Smittevern Bruk av godkjent bedriftshelsetjeneste Oppsummering av tilsynet Kontrollen ble utført på/ved: Carl Gulbransons gate 4 7800 NAMSOS Til stede fra virksomheten: Hanne Lingen (Avd.leder Namsos helsestasjon), Anita Iversen (Rådgiver Helse og Omsorg), Betty Saugstad (verneombud), Inge Kvaale (Hovedtillitsvalgt Delta), Karin E Sinnes (Hovedtillitsvalgt/Leder Fagforbundet avd 94), Heidi Hestmark (Tilitsvalgt Fysioterapiforbundet), Lotte Fossland (Tillitsvalgt Norsk Psykologforening) og Gøran Larssen (Hovedtillitsvalgt FO Namsos Kommune). Til stede fra Arbeidstilsynet: Tone Orekåsa (seniorinspektør). Generelt/Organisering POSTADRESSE EPOST TELEFON ORGANISASJONSNR Postboks 4720 Sluppen post@arbeidstilsynet.no 815 48 222 974761211 7468 Trondheim INTERNETT TELEFAKS Norge www.arbeidstilsynet.no 73 19 97 01

raer.4 Tilsynet var meldt på forhånd og ble gjennomført som et møte i lokalene til Familiens hus/helsestasjonen. Daglig leder, verneombud og tillitsvalgte var godt forberedt til tilsynet og etterspurt dokumentasjon ble lagt frem. Arbeidstilsynet ga en kort gjennomgang av satsningen mot helse og sosial sektoren og det ble gitt veiledning i de generelle kravene til arbeidsmiljø i Arbeidsmiljøloven. Videre hadde arbeidsgiver en presentasjon av Namsos Helsestasjon, om blant annet organisering og utfordringer de opplever. Namsos Helsestasjon er organisert under Namsos Helse og omsorg og avdeling for helsefremming og forebygging. De er samlokalisert med PPtjenesten og barnevern med blant annet felles venterom og møterom. Samlokaliseringen har benevnelsen Familiens hus. Det er 23 ansatte som består av leger, helsesøstre, sykepleiere, psykologer, familieterapeut, fysioterapeut, ungdomskontakter og helsesekretær. Tilbudet omfatter blant annet helsesøstertjenester for barn fra 06 år, skolehelsetjenesten og helsetjeneste for flyktninger ved asylmottak. Videre har Ungdomskontaktene utadrettet opplæring/informasjon for ungdom. Flere ansatte ved helsestasjonen kan ha funksjoner og oppgaver utover ordinær arbeidstid, eks. foreldremøter. Avdelingslederne for tjenestene(ppt, Barnevern, Helsestasjon) i familiens hus har faste møter en gang i uka. I tilsynet opplyses det at det er et nært samarbeid mellom de ulike enhetene. Vernetjenesten/bedriftshelsetjenesten Helsestasjonen har verneombud som har gjennomført lovbestemt opplæring. I tilsynet beskriver verneombudet hvordan verneombudet blir tatt med på råd i forbindelse med arbeidsmiljøspørsmål. Det gis eksempel om informasjon og veiledning, systematiske vernerunder med skjema som sendes ut til alle ansatte. Vemeombudet har også vært involvert i en stillingsendring. I tilsynet ble det gitt veiledning omkring verneombudets oppgaver og rolle. Se våre nettsider for mer informasjon. Namsos Kommune har tilknyttet seg Aktimed bedriftshelsetjeneste, som er en godkjent bedriftshelsetjeneste. Det foreligger ikke en egen plan for aktivitet og samarbeid, kun en sentral avtale. Det går frem i tilsynet at bedriftshelsetjenesten brukes av virksomheten, blant annet til arbeidsplassvurdering og ved sykefraværsoppfølging. Vi gjør oppmerksom på at sentrale periodevise planer med bedriftshelsetjenesten også må gjenspeile aktivitet og bistand på lokalt nivå. Viser forøvrig til våre nettsider og arbeidsgivers bruk av bedriftshelsetjenesten som først og fremst skal være av forebyggende karakter og basert på risikovurdering av arbeidsmiljøet. Det opplyses imidlertid at Namsos Kommune er igang med å innføre et nytt system som skal ivareta Helse, miljø og sikkerheten for ansatte i kommunen. Det opplyses om at alle sentrale og lokale rutiner og planer vil inngå i systemet. Det går frem i tilsynet at ansatte er noe usikker på hva dette vil innebære for de. Arbeidstilsynet vil vise til kommunens egen rutine for omstilling/endring for hvordan ansatte blir ivaretatt i slike prosesser. 0: zr

IÅUTA Arbeidstid Vi får opplyst om at alle ansatte har arbeidsavtaler. I tilsynet opplyses det om at arbeidstidsordningen drøftes og vurderes om den er fult forsvarlig for arbeidstakerne. Dette gjøres ikke gjennom formelle møter, men leder sier i tilsynet at dette tas ofte opp og at det blir tilrettelagt for hver enkelt. Opplæring og kompetanseutvikling I tilsynet går det frem at leder for helsestasjonen har kompetanse og opplæring for og ivareta ansattes arbeidsmiljø. Videre går det frem at det gjennomføres internopplæring for alle ansatte og informasjon og kompetanse fra eksterne kurs deles. Utfordringer Namsos kommune har gjennomført en omorganisering fra det å være 3 nivå til 2 nivå kommune. Det opplyses i tilsynet at det i seg selv ikke har påvirket Helsestasjonen. Men det går frem at Namsos kommune skal spare penger og det har medført til at helsestasjonen skal spare et årsverk. I tilsynet blir det sagt at dette skal skje uten at ansatte skal bli oppsagt. Namsos kommune har en prosess på dette og informasjon er gitt i allmøter. I,Z17000000 9179 Namsos helsestasjon har ulike utfordringer, men det går frem i tilsynet at det jobbes systematisk for å forbedre forhold i arbeidsmiljøet. Eksempel som gis i tilsynet er virksomhetens arbeid med sykefravær hvor en ser en klar nedgang i fraværet. Det snakkes også i tilsynet om utfordringer rundt høyt arbeidspress og andre belastninger. Videre i tilsynet kommer det frem at enkelte ansatte har opplevd truende adferd hos brukere av Familiens hus. Medvirkning Namsos Helsestasjon har flere arenaer hvor ansatte har anledning til å medvirke i forhold til sitt eget arbeidsmiljø. Det nevnes personalmøter, medarbeidersamtaler og møter med eget arbeidsmiljøtema. Arbeidsplassen har valgt verneombud som er gjort kjent til de ansatte og det er lagt til rette for aktive tillitsvalgte. Systematisk HMS arbeid Virksomhetens systematiske HMS arbeide foregår ved å gjennomføre vernerunde og medarbeidersamtale. I tilsynet går det frem at Helsestasjonen ikke har gjennomført kartlegging og risikovurdering av arbeidsplassen.videre kommer det i tilsynet frem forhold (fare for vold og trusler)det ikke er gjort tiltak i mot eller at tiltak kommer frem i en plan. Det vil bli gitt pålegg om dette. Vold og trusler 6 3 481209

Helsestasjonen er en del av Familiens hus og har venterom felles med de andre tjenestene. 1 tilsynet går det frem at det har vært episoder som har vært ubehagelige. Det nevnes blandt annet konflikter med foreldre, bekymringsmeldinger som helsestasjonen gir til barnevern, er situasjoner som leder, verneombud og tillitsvalgte opplyser er sårbare.videre blir det nevnt i tilsynet at problematikken rundt ansattes sikkerhet i forbindelse med helsetjenesten for asylsøkerne, kan være utfordrende. Det går frem at virksomheten ikke har rutine for hvordan vold, trusler og andre uheldige belastninger skal forebygges, meldes, håndteres og følges opp. Det er heller ikke gitt opplæring i forhold til vold og trusler. Det gis pålegg på dette. Smittevern og biologiske faktorer Ved helsestasjonen har de en særlig god kompetanse på smittevern. Det går frem i tilsynet at det er satset på opplæring blandt ansatte og nedskrevne rutiner i kvalitetssystemet følges. Helsestasjonen har også et særlig ansvar for å gi råd og veiledning til andre i kommunen. Helsestasjonen har en egen smittevernsansvarlig som har ansvar for at miljøundersøkelser og oppfølging gjennomføres. Tiltak rundt smitte ved asylmottaket følges opp av ansvarlig smittevernslege i kommunen. Varsel om pålegg Dette er et varsel om at vi vurderer å gi pålegg til virksomheten. Hvis dere mener at beskrivelsen ikke er korrekt eller har kommentarer til de pålegg og frister som er varslet, ber vi om skriftlig tilbakemelding senest 20.08.2014. Dere vil deretter motta et eget brev om den videre oppfølgingen. Pålegg HMSarbeid kartlegging og risikovurdering Arbeidsgiver skal kartlegge de farer og problemer som kan påvirke arbeidstakemes fysiske eller psykiske helse og sikkerhet. På bakgrunn av kartleggingen skal arbeidsgiver vurdere risikoen for skade eller fare for arbeidstakerne. Dette skal gjøres i samarbeid med verneombud/ansattes representant. Vilkår: Kopi av kartlegging og risikovurdering Beskrivelse av hvordan verneombud/ansattes representant har medvirket Hjemmel: arbeidsmiljøloven 31 andre ledd bokstav c og 41 første ledd og forskrift om organisering, ledelse og medvirkning 71

/.42rA Arbeidsgiver skal sørge for at arbeidsmiljøet i virksomheten er fullt forsvarlig ut fra en enkeltvis og samlet vurdering av faktorer i arbeidsmiljøet som kan innvirke på arbeidstakernes fysiske og psykiske helse og velferd. Arbeidsgiver skal kartlegge farer og problemer og på denne bakgrunn vurdere risikoen for skade på eller fare for arbeidstakernes helse og sikkerhet. Kartleggingen skal omfatte de faktorer som kan påvirke arbeidstakernes fysiske eller psykiske helse og sikkerhet. Risikovurdering skal gjentas regelmessig og foretas i samarbeid med arbeidstakerne eller deres representanter. Risikovurderingen skal dokumenteres i den form og omfang som er nødvendig på bakgrunn av virksomhetens art, aktiviteter, risikoforhold og størrelse og oppbevares slik at opplysningene kan anvendes på et senere tidspunkt. Dette følger av arbeidsmiljøloven 31 andre ledd bokstav c og 41 første ledd, jf. forskrift om organisering, ledelse og medvirkning 71. Under tilsynet kom det frem at arbeidsgiver ikke har gjennomført kartlegging eller risikovurdering. Det foreligger brudd på bestemmelsene om kartlegging og risikovurdering. Pålegg HMSarbeid tiltak og plan Arbeidsgiver skal iverksette tiltak og/eller utarbeide plan for å redusere risikoforholdene j virksomheten. Tiltakene skal bygge på en gjennomført kartlegging og risikovurdering. Verneombud/ansattes representant skal medvirke i utarbeidelsen av tiltak og/eller plan. Z991Z17000000 Vilkår: Oversikt over gjennomførte tiltak og/eller Plan med frist for gjennomføring av tiltak Beskrivelse av hvordan verneombud/ansattes representant har medvirket Hjemmel: arbeidsmiljøloven 31 første ledd og andre ledd bokstav c og 41 første ledd og forskrift om systematisk helse, miljø og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) 5 andre ledd nr. 6 Arbeidsgiver skal sørge for at arbeidsmiljøet i virksomheten er fullt forsvarlig ut fra en enkeltvis og samlet vurdering av faktorer i arbeidsmiljøet som kan innvirke på arbeidstakernes fysiske og psykiske helse og velferd. For å redusere risikoen i arbeidet, skal arbeidsgiver iverksette tiltak 6 4 481209

VÅL1rA og/eller utarbeide plan. Tiltakene og/eller plan må bygge på en gjennomført kartlegging og risikovurdering. Arbeidstakerne og deres tillitsvalgte skal medvirke i utarbeidelsen av tiltak og/eller plan. Dette følger av arbeidsmiljøloven 31 første ledd og andre ledd bokstav c og 41 første ledd, jf. internkontrollforskriften 5 andre ledd nr. 6. Å sørge for et godt og sikkert arbeidsmiljø skal inngå som en del av den ordinære styringen av virksomheten. Arbeidet skal planlegges og organiseres slik at kravene i arbeidsmiljøloven blir ivaretatt. Arbeid med helse, miljø og sikkerhet skal skje på alle plan i virksomheten. Under tilsynet kunne ikke arbeidsgiver vise til gjennomførte tiltak og/eller fremlegge en tidfestet plan for å redusere risikoen i arbeidet. Det foreligger brudd på bestemmelsene om tiltak og plan. Pålegg Vold og trusler tiltak og plan Arbeidsgiver skal iverksette tiltak og/eller utarbeide plan for så langt det er mulig å beskytte arbeidstakerne mot vold, trusler og andre uheldige belastninger som følge av kontakt med andre. Dette skal gjøres i samarbeid med verneombud/ansattes representant. oversikt over gjennomførte tiltak og/eller plan med frist for gjennomføring av tiltak beskrivelse av hvordan vernombud/ansattes representant har medvirket Hjemmel: arbeidsmiljøloven 43 fjerde ledd og 31 første ledd og andre ledd bokstav c og forskrift om systematisk helse, miljø og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) 5 andre ledd nr. 6 Arbeidstaker skal, så langt det er mulig, beskyttes mot vold, trusler og uheldige belastninger som følge av kontakt med andre. I virksomheter der det er risiko for vold, trusler eller andre uheldige belastninger som følge av kontakt med andre, skal arbeidsgiver utarbeide planer og iverksette tiltak for å forebygge og beskytte arbeidstakerne mot denne type belastninger. Arbeidsgiver skal utarbeide tiltak i samarbeid med arbeidstakerne og deres tillitsvalgte. Dette følger av arbeidsmiljøloven 43 fierde ledd og 31 første ledd og andre ledd bokstav c og internkontrollforskriften 5 andre ledd nr. 6. Under tilsynet kom det frem at arbeidstakere kan bli utsatt for vold, trusler eller andre uheldige belastninger i sin arbeidssituasjon. Arbeidsgiver og de ansatte kunne ikke vise til at det var

1/4LirA utarbeidet planer og iverksatt tiltak for å forebygge og beskytte arbeidstakeme så langt det er mulig mot vold, trusler eller andre uheldige belastninger som følge av kontakt med andre. Det foreligger bmdd på bestemmelsen om å utarbeidelse planer og iverksette tiltak for å beskytte arbeidstakere mot vold, trusler og andre uheldige belastninger som følge av kontakt med andre. Pålegg Vold og trusler rutiner Arbeidsgiver skal iverksette rutiner for hvordan vold, trusler og andre uheldige belastninger skal forebygges, meldes, håndteres og følges opp. Verneombud/ansattes representant skal medvirke i å utarbeide rutinene. Vilkår: Kopi av rutinene Beskrivelse av hvordan rutinene er iverksatt Beskrivelse av hvordan verneombud/ansattes representant har medvirket Hjemmel: arbeidsmiljøloven 43 fjerde ledd og 31 første ledd og andre ledd bokstav e og forskrift om systematisk helse, miljø og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) 5 andre ledd nr. 7 I,Z17000000 699 Arbeidstaker skal, så langt det er mulig, beskyttes mot vold, trusler og uheldige belastninger som følge av kontakt med andre. I virksomheter der vold og trusler er en potensiell fare, skal arbeidsgiver iverksette rutiner for hvordan vold og trusselsituasjoner skal forebygges, meldes, håndteres og følges opp. Dette skal gjøres i samarbeid med arbeidstakerne og deres tillitsvalgte. Dette følger av arbeidsmiljøloven 43 fjerde ledd og 31 første ledd og andre ledd bokstav e og internkontrollforskriften 5 andre ledd nr. 7. Under tilsynet kom det frem at arbeidstakerne kan utsettes for vold, trusler og andre uheldige belastninger som følge av kontakt med andre. Det ble opplyst at virksomheten ikke har iverksatt rutiner som sikrer at vold, trussel og andre situasjoner som innebærer uheldige belastninger, forebygges, håndteres, meldes og følges opp. Det foreligger brudd på bestemmelsen om rutiner for vold og trusler.

VA@rAd Pålegg Informasjon og opplæring for å ivareta sikkerheten Arbeidsgiver skal sørge for at arbeidstakerne gjøres kjent med ulykkes og helsefare som kan være forbundet med arbeidet, og gis den opplæring, øvelse og instruksjon som er nødvendig for å ivareta sikkerheten på arbeidsplassen. Vilkår: Skriftlig bekreftelse på at informasjon og opplæring er gitt Oversikt over innholdet i informasjonen og opplæringen Beskrivelse av hvordan arbeidsgiver sikrer fremtidig informasjon og opplæring Hjemmel: arbeidsmiljøloven 32 første ledd bokstav a og forskrift om organisering, ledelse og medvirkning 81 og 91 Arbeidsgiver skal sørge for at arbeidstakerne gjøres kjent med ulykkes og helsefare som kan være forbundet med arbeidet, og gi den opplæring, øvelse og instruksjon som er nødvendig for å ivareta sikkerheten på arbeidsplassen. Informasjon og opplæring skal gjentas når det er nødvendig og gis på et språk som arbeidstakerne forstår. Dette følger av arbeidsmiljøloven 32 første ledd bokstav a, jf. forskrift om organisering, ledelse og medvirkning 81 og 91. Under tilsynet kom det frem at arbeidstaker ikke har fått informasjon og opplæring, øvelse og instruksjon for å ivareta sikkerheten på arbeidsplassen. Det foreligger brudd på bestemmelsene om informasjon og opplæring. Informasjon til verneombudet Verneombudet skal gjøres kjent med vedtak fra Arbeidstilsynet, jf. arbeidsmiljøloven 62 sjette ledd og 186 åttende ledd. Vi har sendt en egen kopi av dette brevet til verneombudet. Hvis virksomheten ikke har verneombud, skal arbeidsgiveren gi kopien til representanten for de ansatte. Har dere behov for mer informasjon? Dere finner mer informasjon om Arbeidstilsynet og om regelverket på www.arbeidstilsynet.no, eller dere kan kontakte oss på telefon 815 48 222. Dersom dere har spørsmål til saken, kontakt saksbehandler, oppgi referansenummer. CN

IrClrA Med hilsen Arbeidstilsynet Trond Reinseth tilsynsleder Tone Orekåsa (sign.) seniormspektør (sign.) Dette brevet er godkjent elektronisk i Arbeidstilsynet og har derfor ingen signatur. Kopi til: Virksomhetens verneombud NAMSOS HELSESTASJON, Postboks 333 Sentrum, 7801 NAMSOS CL91,3170001.00 6 6 481209