Personec Lønn 12.3.1 Pr. 03.12.2012 Aditro AS, Postboks 23, N-2622 Gran, Tlf.: 09102, Faks: 815 09102, www.aditro.no Side 1 av 30
Innhold 1 Personec Lønn 12.3.1... 3 1.1 Hovedfunksjonalitet i versjonen... 3 1.2 Endringer fra 12.3.0 til 12.3.1... 3 1.3 Nye menypunkt... 6 1.4 Oppgradering Personec Lønn... 6 1.5 Databaseendringer Personec Lønn... 7 1.6 Databaseendringer Neptune Meny... 7 1.7 Integrasjoner... 7 1.8 HR Kompatibilitet... 7 1.9 Endringer tekniske krav... 7 1.10 Lagring av person med orgenhet fram i tid... 7 1.11 Fakta... 8 2 Nyheter i versjon 12.3.0... 9 2.1 eskattekort... 9 2.2 Årsoppgjør 2012...13 2.3 Bilde på ansatt...14 2.4 Personec Lønn Oppfølging...15 2.5 Nye muligheter i jobbkø...17 2.6 Excel-støtte...17 2.7 Nye rapporter...18 2.8 Jubileumslister i Lønnspanelet...20 2.9 Personec Lønn Web...22 2.10 Visning av tabeller...23 3 Endringer i versjon 12.3.0...24 3.1 Fravær...24 3.2 Lønn...25 3.3 Pensjon...26 3.4 Personec Lønn Web...26 3.5 Rapporter...26 3.6 Årsavslutning...27 3.7 Generelt...27 3.8 Systemadministrasjon...28 3.9 Nye regnskapsformat...28 3.10 System...28 3.11 Neptune Meny versjon 7.2.3.2...28 4 Teknisk...28 4.1 Databasetabeller...28 4.2 Tabellendringer...29 4.3 Tekniske endringer...29 5 Open Source Software...29 6 Last ned produktnotatet i pdf-format...30 Aditro AS, Postboks 23, N-2622 Gran, Tlf.: 09102, Faks: 815 09102, www.aditro.no Side 2 av 30
1 Personec Lønn 12.3.1 1.1 Hovedfunksjonalitet i versjonen I Personec Lønn 12.3.1 finner du bl.a. følgende: eskattekort Endring i håndtering av skattekort Bilde på ansatt Dokumenthåndtering i Personec Lønn Oppfølging Nye muligheter i jobbkø Jubileumsliste i lønnspanel Fri lønnsrapport i Personec Lønn Web Da mange av våre kunder ikke har oppgradert siden versjon 12.0.0, tar vi med en oversikt over de viktigste nyhetene i versjonene før 12.3.0. 12.1.0 Personec Lønn Oppfølging på web Nye muligheter for utplukk i Fri Lønnsrapport Mulig å sende mail fra pålogget bruker 12.2.0 Tidsstyring av kontoelement, stilling og organisasjon Ny funksjonalitet i Personec Lønn Oppfølging Nye muligheter for brukerstyrt kontering Dobbelt så mange forenklede utplukk i Fri Lønnsrapport For fullstendig oversikt, se de komplette produktnotatene her: Personec Lønn 12.2.0 Personec Lønn 12.1.0 1.2 Endringer fra 12.3.0 til 12.3.1 All håndtering av skattekort er endret i denne versjonen. Følgende er endret: Skatteinformasjon fra myndighetene lagres i tabellen TaxInfo Skatteinformasjon er personlig, og ikke lenger mulig å lagre på Ansatt. Vedlikehold av skattekortinformasjon er endret på grunn av dette. Import av skattekort, både gammelt og nytt format, lagres til tabellen TaxInfo. Den gyldige skatteinformasjonen blir oppdatert fra TaxInfo til Personal. o Skatteinformasjonen i Personal er ikke mulig å vedlikeholde, dette gjøres i fanen Skatt på person o Skattekortinformasjon som er mottatt fra myndighetene er ikke mulig å vedlikeholde. Du kjenner igjen disse ved at de har en SkatteID ulik 0. SkatteID mottatt elektronisk vil være på 7 siffer, hvor de 4 første er Aditro AS, Postboks 23, N-2622 Gran, Tlf.: 09102, Faks: 815 09102, www.aditro.no Side 3 av 30
skatteåret informasjonen gjelder for, og de 3 siste er et løpenummer. Skattekort mottatt på gammelt format vil alltid ha SkattID åååå000. o Dersom du oppretter skattekortinformasjon selv, vil slike linjer alltid ha SkatteID = 0. På slike linjer kan du vedlikeholde alle felt, og disse kan også slettes. Noe skatteinformasjon skal fortsatt vedlikeholdes fra fanen Lønn. Dette er: o Skattetype o Frikortbeløp o Overstyrt skatteprosent ( hvis den ansatte ønsker å bli trukket en høyere prosent enn det vedkommende har fått på skattekortet) Den ansatte vil bli trukket den høyeste prosentsatsen, uansett om den finnes her eller på den gyldige skattekortinformasjonen. o Tilleggstrekk i kroner Feltet for frikortbeløp er ikke avhengig av skattetype lenger. Reduksjon av fribeløp er ikke endret, men for at den ansatte skal benytte frikort, må det være en gyldig forekomst i fane Skatt med forskuddsform = 4. Frikortbeløp blir nullstilt ved årsskiftet som før. Feltene Tabell, Prosent, År og Skattekommune er kun visningsfelt i fane lønn, for ansatte som ikke har gyldig skattekortinformasjon per idag, vil informasjon som fantes på den ansatte på oppgraderingstidspunktet vises her. For å få oversikt over hva som finnes av skattekortinformasjon, må du se i fanen skatt. I fanen skatt kan du se feltene som vedlikeholdes i fanen lønn, men disse er ikke mulig å vedlikeholde fra fane skatt: Aditro AS, Postboks 23, N-2622 Gran, Tlf.: 09102, Faks: 815 09102, www.aditro.no Side 4 av 30
Skattetypen, (tidligere omtalt som Forskuddstrekk type), finnes nå kun på person, mens forskuddsform lagres i skatteinformasjon (TaxInfo). Skattetypen kan ha disse verdiene: Forskuddsform kan ha disse verdiene: Skattetypen kan overstyres på person. For å vite hvilken skattetype som blir benyttet i skatteberegningen, kan denne tabellen være til hjelp: Person skattetype TaxInfo Forskuddsform Tabell Tabell Tabell Prosent Tabell Prosent Tabell Prosent Prosent Prosent Prosent Prosent Tabell Frikort Frikort Prosent Frikort Frikort Skatt blir beregnet etter Fra myndighetene får vi kun forskuddsform, dvs om det skal benyttes tabell- eller prosent-trekk. Personec Lønn må holde rede på hvilken skattetype som skal benyttes. Hvis det ikke er registrert skatteprosent verken på person eller i fanen Skatt, vil vedkommende bli trukket 50% skatt. I utgangspunktet skal det ikke være mulig å få andre verdier enn 1,2 eller 4 i forskuddsform. Dersom du på en eller annen måte har fått inn en ugyldig verdi i forskuddsform, vil det bli trukket prosent. Dersom du endrer forskuddsform på en manuelt registrert linje, og denne endringen ikke stemmer overens med vil du få beskjed om at det er avvik. Det er fullt tillat å ha avvik mellom forskuddsform og skattetype, så det skjer ingen oppdatering. Det er kun informasjon. Aditro AS, Postboks 23, N-2622 Gran, Tlf.: 09102, Faks: 815 09102, www.aditro.no Side 5 av 30
Import av personer og skatteopplysninger Ved import av personer med tilhørende skattekort-opplysninger, er det kun de feltene som kan vedlikeholdes i Personopplysninger som er mulig å importere. Dette gjelder feltene skattetype, overstyrt trekkprosent, tilleggstrekk og frikortbeløp. Import av skattekortopplysninger ivaretas av skattekort-rutinene, blir oppdatert i TaxInfo, og blir speilet derfra til Person. Vi anbefaler våre kunder om å sjekke sitt integrasjons-oppsett og fjerne eventuell import av skattekort-opplysninger. Personec Lønn eier skattekortopplysningene, disse kommer fra myndighetene og må importeres riktig. Frikort Frikort må fortsatt vedlikeholdes manuelt som opplyst i produktnotatet til versjon 12.3.0. Frikort registreres i fanen Skatt, og selve frikortbeløpet registreres som før i fanen lønn. Funksjonaliteten rundt reduksjon av frikortbeløpet er ikke endret. PL Web Det er rettet og tilpasset i funksjonaliteten rundt skatt også i PL Web. Det er ikke mulig å legge til/vedlikeholde skattekort i denne versjonen av PL Web, dette må gjøres i windows-versjonen av Personec Lønn. Funksjonene i fanen Skatt i windows vil bli utviklet i en senere versjon. Informasjonen videre i dette dokumentet er for versjon 12.3.0. 1.3 Nye menypunkt Versjonen inneholder nytt menypunkt for Skattekort. 1.4 Oppgradering Personec Lønn Oppgradering bør utføres av teknisk personell som kjenner til databaser og Personec Lønn s oppbygging og virkemåte. Dersom du er i tvil om du har den nødvendige kompetansen, ta kontakt med Aditro s Service Desk på telefon 09102 for teknisk bistand. Dersom du oppgraderer fra versjon 12.2.x, behøver du ikke å lese resten av dette avsnittet, gå til kapittel 1.4. Dersom du oppgraderer fra versjoner tidligere enn 12.2.x, må du være oppmerksom på følgende: Oppgraderingen baserer seg på at du har versjon 12.0.x/12.1.x installert. Dersom du kjører versjon eldre enn 12.0.x, vennligst les beskrivelsen om oppgradering til 12.0.0. Les oppgraderingsbeskrivelsen før du starter oppgraderingen som du finner i området X:\Personec\PL\ReadMe, hvor X=installasjons-disk. Vær oppmerksom på at selve oppgraderingen er to-delt, og det er relativt mange informasjoner som skal oppdateres/dannes grunnet den nye tidsstyringen. Fase 1 kjøres under selve database-oppgraderingen, denne tar 5-6 timer på en Oraclebase med ca 30.000 ansatte. På en SQL Server database med ca 10.000 ansatte tok denne 1,5 time. Fase 2 startes når den første klienten logger seg på, og denne delen tar omtrent like lang tid som fase 1 på begge plattformer. Ved oppgradering må du passe på at det ikke er Aditro AS, Postboks 23, N-2622 Gran, Tlf.: 09102, Faks: 815 09102, www.aditro.no Side 6 av 30
planlagte jobber som stopper databasen midt under oppgraderingen. Vi anbefaler sterkt at du passer på å ha en fersk backup av basen før oppgraderingen startes. 1.5 Databaseendringer Personec Lønn Personec Lønn 12.3.1 inneholder oppgradering av programmer og database. 1.6 Databaseendringer Neptune Meny Med Personec Lønn versjon 12.3.1 medfølger Neptune meny versjon 7.2.3.2. Oppgradering av menyen er valgfri i denne versjonen, men vil bli påkrevet i en senere versjon av Personec Lønn. 1.7 Integrasjoner Dersom du må oppgradere Neptune, må du også oppgradere Travel og HR. Hvis du er i tvil om du må oppgradere, kontakt support for å få siste informasjon om dette. Det er ingen strukturelle endringer i integrasjonene. Se eget avsnitt i dette dokumentet om Import og Eksport. OBS! Du kan ikke kjøre på tidligere versjon enn Personec HR 2009.1.1. 1.8 HR Kompatibilitet Versjon 14.0.1.4 Dersom du kjører Personec HR versjon 14.0.1.4, må du aktivisere systemparameteren for dette. Integrasjoner til og fra versjon 14.0.1.4 vil feile hvis denne systemparameteren ikke er aktivert. Kontakt Software Support eller teknisk support for å få script som må kjøres i denne forbindelse. Versjon 2009.x Versjon 2009.x av HR kjører på.net 2.0, mens Personec Lønn versjon 12.3.0 benytter.net 4.0. For at disse to skal kunne kjøre sammen må det spesielle grep til, kontakt kundestøtte for hjelp. 1.9 Endringer tekniske krav Det er ingen endringer i tekniske krav fra versjon 12.x.x til 12.3.1. Du kan lese/hente ned hele dokumentet TekniskeKrav_Personec_Lønn_v12 x_no_v1_0.pdf her. 1.10 Lagring av person med orgenhet fram i tid Du må være oppmerksom på at dersom du oppretter en person og denne skal begynne fram i tid, må du opprette en organisasjonstilhørighet med dato idag eller tidligere. Det er ikke mulig å lagre organisasjonstilhørighet fram i tid hvis du ikke har en tilhørighet som er gyldig idag. Årsaken til dette er at Personec Lønn forholder seg til tilgang,(sikkerhet), på organisasjon, og dersom du ikke har en organisasjon som er gyldig idag, har du ingen tilgang til personen. Aditro AS, Postboks 23, N-2622 Gran, Tlf.: 09102, Faks: 815 09102, www.aditro.no Side 7 av 30
1.11 Fakta Du må oppdatert Fakta samtidig med denne versjonen av Personec Lønn. Etter at versjonen er installert, må du kjøre initiering av alle Unit s. Initiering gjøres fra System Vedlikehold Fakta: Aditro AS, Postboks 23, N-2622 Gran, Tlf.: 09102, Faks: 815 09102, www.aditro.no Side 8 av 30
2 Nyheter i versjon 12.3.0 2.1 eskattekort Ordningen med eskattekort er frivillig i 2013, men blir obligatorisk for alle i 2014. I overgangsåret 2013 vil begge funksjonene bli vedlikeholdt, men den gamle måten vil bli fjernet før årsoppgjørsversjonen neste høst. Siden Personec Lønn foreløpig ikke har noen funksjon for å hente filer direkte i Altinn, må du laste ned fil fra innlogging i Altinn. Utklipp fra Lex Aditro om ordningen: 13. november fastsatte Finansdepartementet forskrift om frivillig prøveordning for elektronisk skattekort for inntektsåret 2013. Arbeidsgivere kan etter den nye forskriften innhente skattekort elektronisk fra Skatteetaten. Arbeidsgivere som blir med i ordningen vil fortløpende varsles dersom det blir foretatt endring av skattekort for ansatte som det er innhentet elektronisk skattekort for. Skattekort for skattytere med fribeløpskort og skattytere med skjermet adresse er ikke en del av prøveordningen. De ansatte må levere papirutgaven av skattekortet til sin arbeidsgiver, selv om arbeidsgiveren deltar i den frivillige ordningen for elektronisk skattekort i 2013. Dersom skattyter ikke har levert skattekort på papir og arbeidsgiver heller ikke på annen måte har fått avklart hvorvidt han skal trekke etter tabell eller prosent (om bedriften er hovedarbeidsgiver eller biarbeidsgiver), skal arbeidsgiver trekke etter prosent. Lenke til hele forskriften I forbindelse med innføring av eskattekort og den løpende oppdateringen dette gir mulighet for, har vi laget en ny funksjon under Lønnsadministrasjon Skattekort. Her finner du de nødvendige funksjonene for å be om skattekort fra Altinn, motta oppdaterte kort og importere disse. Funksjonen er inndelt i 2 faner: Sending og Mottak. Bestillingsbildet for sending ser slik ut: Aditro AS, Postboks 23, N-2622 Gran, Tlf.: 09102, Faks: 815 09102, www.aditro.no Side 9 av 30
Når du ber om skattekortopplysninger for et firma vil organisasjonsnummer fra Firmaopplysninger bli fylt ut. Navn, mobilnummer og epost-adresse blir hentet fra pålogget brukers informasjon i Neptune. Hvis det ikke ligger riktig informasjon der, kan du endre dette før innsending. Denne informasjonen lagres, og hentes neste gang du starter funksjonen. Årstall i skattekort blir fylt ut etter disse reglene: I desember får du lov til å velge inneværende og neste år. I januar kan du velge inneværende og foregående år, mens resten av året er verdien alltid inneværende år. Dersom du forsøker å sende til Altinn uten at alle feltene er fylt ut, får du melding om dette, f.eks at det mangler telefonnummer: Øverst i høyre hjørne i skjermbilde finner du en lenke til dokumentasjonen på web. Denne vil vise dokumentet Tema_Elektronisk_Dialog.pdf fra internett. Første gang du sender forespørsel får du melding om at systemet er satt opp til å bruke Altinn1, og at det vil bli endret til Altinn2. Dette er korrekt oppførsel, endringen til å kjøre mot Altinn2 kan settes tilbake dersom det skulle bli behov for det. Aditro AS, Postboks 23, N-2622 Gran, Tlf.: 09102, Faks: 815 09102, www.aditro.no Side 10 av 30
Etter at du har svart ja her, får du beskjed om at data er klar til å sendes til Altinn, deretter er det vanlig kommunikasjon med Altinn som gjelder. Når du har forespurt på skattekortopplysninger med Altinn2, og parameteren for dette er satt, vil mottaks-funksjonen endres til å bruke Altinn2. Filen med data du mottar fra Altinn2 kan du kalle hva som helst, derfor kan du nå angi filnavn, og ikke bare sti til område. XXX NYTT BILDE Etter at du har valgt filen du ønsker å importere kontrolleres innholdet i denne, og du får opp en oversikt over hvilke organisasjonsnummer, og hvor mange personer som finnes på hvert organisasjonsnummer i filen. Du må kontrollere at organisasjonsnumrene er de du ønsker å importere. Under ajourhold person har det kommet en ny fane Skatt - for skatteinformasjon: Du finner fortsatt skatteopplysninger under Lønnsfanen, men de fleste av disse skal ikke vedlikeholdes her lenger, det er kun visning av aktuell skattekortinformasjon. Vær oppmerksom på at informasjonen som vises her vil være avhengig av dato. I overgangen mellom år kan du få vist skattekortinformasjon for 2012 selv om du har hentet og importert skattekort for 2013. Informasjonen vil vise gyldig skattekortinformasjon på aktuell dato. For å få oversikt over alle skattekort som ligger inne, må du gå til fanen Skatt. Aditro AS, Postboks 23, N-2622 Gran, Tlf.: 09102, Faks: 815 09102, www.aditro.no Side 11 av 30
Legg merke til at skattekortinformasjon nå har blitt tidsstyrt, og har en gyldig fradato, (utskriftsdato fra Altinn). Dersom du er biarbeidsgiver skal du sette skattetype 0 - prosenttrekk, og lønnsberegningen vil benytte prosent-trekk. Eskattekort har ikke løsning for frikort i 2013, dette skal være på plass i 2014. Hvis arbeidstakeren har et skattekort med forskuddsform 4 Frikort, skal restbeløp legges inn i feltet for rest frikort på Lønnsfanen. Skattetype på person har ingen betydning for bruk av fribeløp, det er forskuddsform 4 i fanen skatt som styrer dette. Utover dette er det kun disse feltene som er mulig å vedlikeholde fra Lønnsfanen: Svalbardavlønning Bekreftet levert Tilleggstrekk Overstyrt skatteprosent Sjømannsfradrag Offshore-kode MVL I og med at skattekort nå blir en naturlig del av lønnskjøringen er det også mulig å komme til skattekort-funksjonen fra Lønnsadministrasjon. Knappen Skattekort starter skattekort-funksjonen ut fra indikatoren om du har tatt i bruk Altinn2 eller fortsatt benytter Altinn1. Aditro AS, Postboks 23, N-2622 Gran, Tlf.: 09102, Faks: 815 09102, www.aditro.no Side 12 av 30
Vær oppmerksom på at funksjonen Bekreft skattekort ikke har betydning for skatteberegningen lenger. Dersom skattekort er mottatt blir det beregnet skatt i henhold til skattekortet, uavhengig av om det er bekreftet. Dvs Bekreft skattekort kan benyttes for å holde oversikt over hvem som har levert for de kundene som ønsker det, men det har altså ingen konsekvens for selve skatteberegningen. 2.2 Årsoppgjør 2012 Ledetekster for Lønns- og trekkoppgaven Er oppdatert og oppdateres i systemet ved å gå inn på Årsoppgjør Ledetekster Oppdater. Det er ikke nødvendig å oppdatere ledetekstene for hvert enkelt firma når du kjører flere firma. Tabellen er felles for alle firma i databasen. Det er kun kode 210, Uførepensjon til personer mellom 67 og 70 år, som er ny i år. Det er ingen koder som er fjernet. Kommuner Kan oppdateres fra vedlagt fil under Systemadministrasjon Systemrutiner Oppdatering Oppdater kommuner fra fil på fellesområdet. Oppgaver for lån og renter Skatteetaten ønsker at flest mulig sender denne innrapporteringen via Altinn. Filformatet er nytt i år, og når du under Årsavslutning Rapporter Oppgave for lån og renter haker av for Dann transaksjoner til Altinn, vil vi nå danne en xml-fil i tillegg til blanketten. Du kan deretter logge deg på Altinn.no og legge denne filen som vedlegg til skjema RF 1301 Ligningsoppgaver som vedlegg. Det vil fortsatt være mulig å levere papiroppgaver og oppgaver på maskinlesbart medium. Du finner mer opplysninger om innrapportering av innskudd, renter og lån på www.skatteetaten.no. Vær oppmerksom på at denne rapporten må kjøres FØR første periode lukkes i nytt år for å få korrekt saldo på rapporten. Aditro AS, Postboks 23, N-2622 Gran, Tlf.: 09102, Faks: 815 09102, www.aditro.no Side 13 av 30
Lønns- og trekkoppgaver Det er ingen endringer i blanketten. Dersom du benytter fortrykt blankett må denne gjelde for 2012. Avstemmingsrapporter Noen mindre korreksjoner er gjort for å gjøre rapportene mer brukervennlige. 2.3 Bilde på ansatt Det er nå mulig å legge inn bilder på de ansatte. Bildet vises i vedlikehold personopplysninger, og vises også i søk, både i Windows og i PL Web. Du vedlikeholder bildet i Vedlikehold personopplysninger: Når du høyreklikker over silhuetten, vil du få valget Legg til bilde hvis det ikke er bilde der fra før, hvis det er det, kan du oppdatere eller slette bildet. Ved sletting er det bare koblingen som blir fjernet, det fysiske bildet må du slette fra en windows utforsker. Vi anbefaler å samle alle ansattbilder i en egen mappe, og identifisere dem ved f.eks firmanr + ansattnr. Søk på ansatt fra Windows: I Personec Lønn Web ser det sånn ut: Aditro AS, Postboks 23, N-2622 Gran, Tlf.: 09102, Faks: 815 09102, www.aditro.no Side 14 av 30
2.4 Personec Lønn Oppfølging Personec Lønn Oppfølging kjører kun på web, denne funksjonaliteten vil ikke bli tilgjengelig på windows-funksjonen Fraværsoppfølging. Ny dokumenthåndtering I denne versjonen er det gjort endringer på dokumenthåndteringen i Personec Lønn Oppfølging, for at denne skal bli enklere å bruke. Når du nå trykker på Lag nytt dokument opplysningene du vil ha inn., vil du få opp en popup der du fyller ut de Aditro AS, Postboks 23, N-2622 Gran, Tlf.: 09102, Faks: 815 09102, www.aditro.no Side 15 av 30
Trykk deretter Lagre dokument. Hvis du ønsker å se det ferdige dokumentet, eventuelt for utskrift, trykk Last ned dokument. Hvis du ønsker å gjøre endringer i et dokument du har laget, trykker du knappen for å Endre dokument. Du kan da gjøre de ønskede endringer og lagre. Alle utgaver av dokumentet vil du finne igjen under Vis versjonshistorikk for dokument : Hvis du ønsker å laste opp ditt eget oppfølgingsdokument i stedet for å opprette det i Personec Lønn Oppfølging, bruker du knappen Last opp nytt dokument. Aditro AS, Postboks 23, N-2622 Gran, Tlf.: 09102, Faks: 815 09102, www.aditro.no Side 16 av 30
2.5 Nye muligheter i jobbkø Nå kan du gjøre mer på jobbkø. Det er nå mulig å: Kjøre flere jobber som faste jobber Sjekke om fil finnes før jobbkø startes Importere personer Importere transaksjoner Sammenligne importerte data med grunnlaget, f.eks o Lage en fri lønnsrapport med den samme definisjonen som importfilen Få automatisk varsel på epost/arbeidsbok/sms ved avvik Et eksempel på definisjon av en import-prosess: 2.6 Excel-støtte Personec Lønn støtter nå xlsx-formatet i Excel, og det betyr at du kan lage rapporter med inntil 1 million rader og 16384 kolonner i en eksport. Vær oppmerksom på at filer som kommer fra internet, dvs Personec Lønn Web, kan bli oppfattet som skumle, derfor vil de fleste måtte tillate redigering i Excel-arket etter nedlasting. I excel med pivotering vil ovenstående rapportdata kunne arte seg slik: Aditro AS, Postboks 23, N-2622 Gran, Tlf.: 09102, Faks: 815 09102, www.aditro.no Side 17 av 30
2.7 Nye rapporter Fraværsstatistikk Fraværsstatistikk som kan kjøres for firma totalt, eller per organisasjonsenhet eller samlebegrep for flere enheter. Du finner de nye rapportene her: Fravær Rapportering Utskrifter Rapporter Fravær fast-/timelønn Rapporten spesifiseres per kjønn og ansattgruppe hvor ansattgruppe er Arbeider eller Funksjonærer. I bestilling angis periodeintervall for rapportering samt nivå for ønsket rapportering. Rapporten kan kjøres på følgende nivå Aditro AS, Postboks 23, N-2622 Gran, Tlf.: 09102, Faks: 815 09102, www.aditro.no Side 18 av 30
0-Totalrapport for firma 1-Orgenhet 2-Gruppe frifelt 1 på orgenhet 3-Region frifelt 2 på orgenhet Nivå 1 til 3 gir mulighet for utplukk. Ved valg av ett utplukk skrives beskrivende tekst for utplukk i heading på rapporten. Første gang rapporten kjøres, må du angi bestillingsparametre for Lønnsarter for beregning av arbeidede timer Ansattstatus for arbeidere og funksjonærer Verdier lagres som systemparametre og hentes frem ved senere bestilling. Rapportering skjer til regneark og har følgende beregninger Mulige dagsverk beregnes slik: Funksjonærer: Arbeidsdager i perioden justert med stillingsprosent og redusert med dagsverk fra registrert ferie og andre fravær. Ferie og andre fravær er fraværsarter merket med RTV-kode 10 og 12. Arbeidere: Faktiske dagsverk og registrert eget sykefravær og barns sykdom. Andre typer fravær inngår ikke i beregning av mulige dagsverk. Sykefraværsprosent beregnes for eget sykefravær i forhold til mulige dagsverk. Barns sykdom og annet fravær inngår ikke i beregning. Registrert ferie reduserer mulige dagsverk, men inngår ikke i rapporten. Rapporten er kundespesifisert. Sysselsettingsstatistikk Kan kjøres per orgenhet eller samlebegrep for flere enheter. Rapporten finnes under Rapporter Andre rapporter, har navnet Gjennomsnittlig antall ansatte, og blir ikke synlig der før den frie systemparameteren AntSysStat er satt til 1. Aditro AS, Postboks 23, N-2622 Gran, Tlf.: 09102, Faks: 815 09102, www.aditro.no Side 19 av 30
2.8 Jubileumslister i Lønnspanelet Jubileumslister Nå kan du få vist hvilke ansatte som har jubileum i lønnspanelet. Funksjonen finner du på høyre side i Lønnspanelet: Du setter opp dine lister ved å skrive et navn på listen i den tomme boksen, klikke på plusstegnet, velge mal, velge firma og lagre. Du kan velge om listen skal være synlig hver gang du er i lønnspanelet eller om du ønsker å skjule listen og heller vise den når du har behov for det. Disse malene finnes per idag: Bursdager denne uken Bursdager idag Bursdager hvor en ansatt blir et rundt 5-år de neste X måneder, fra og med Y år gammel Ansatte som har jobbet et rundt 10-år i firmaet innen de neste X måneder, fra og med Y år i firmaet Ansatte som har jobbet et rundt 5-år i firmaet innen de neste X måneder, fra og med Y år i firmaet Når du har valgt mal kan du også velge hvilken farge du ønsker at forekomster av disse jubileumene skal ha: Aditro AS, Postboks 23, N-2622 Gran, Tlf.: 09102, Faks: 815 09102, www.aditro.no Side 20 av 30
Som nevnt tidligere er det nå mulig å knytte bilde opp til den ansatte. Under Innstillinger kan du velge om du vil skjule ansattbilder. Visning av bilder kan ta mye plass i lønnspanelet, det er bare å prøve seg fram. Jubileumslister er personlige, og koblet til pålogget bruker. Et eksempel på hvordan en jubileumsliste over bursdager kan se ut: Den samme listen med visning av ansattbilder blir slik: Aditro AS, Postboks 23, N-2622 Gran, Tlf.: 09102, Faks: 815 09102, www.aditro.no Side 21 av 30
Søk i lønnspanelet søker også i jubileumslister, du kan f.eks søke på han og vil da få opp informasjon både fra menyen, Ofte Stilte Spørsmål + alle i jubileumslista: 2.9 Personec Lønn Web Personec Lønn Web har blitt tilført ny funksjonalitet, spesielt Fri Lønnsrapport. Hurtigliste 5 siste ansatte Nå vises de 5 siste valgte også i Personec Lønn Web: Aditro AS, Postboks 23, N-2622 Gran, Tlf.: 09102, Faks: 815 09102, www.aditro.no Side 22 av 30
Fri Lønnsrapport, egendefinerte filter Det er nå mulig å lage sine egne filter og lagre disse også i PL Web. Funksjonaliteten er akkurat lik som windows-versjonen. Grafisk presentasjon av Fri Lønnsrapport Det er nå tilnærmet samme funksjonalitet for grafisk presentasjon av rapporter også i PL Web. Excel med pivotering Det er nå mulig å eksportere resultat fra rapporten direkte til en pivotering i Excel. 2.10 Visning av tabeller Det er nå mulig å få en pop-out i alle tabell-visninger i Personec Lønn. Når du står inne i en tabell, kan du høyreklikke, og velge Pop-out. Det som skjer da er at du får opp et eget vindu som du kan skalere etter det aktuelle behovet. Her har du alle vanlige funksjoner som sortering, skjule kolonner osv. Valgene du gjør vil bli husket til neste gang du starter en pop-out fra den samme funksjonen. Aditro AS, Postboks 23, N-2622 Gran, Tlf.: 09102, Faks: 815 09102, www.aditro.no Side 23 av 30
Etter at du har valgt pop-out i registrering av lønnstransaksjoner, får du opp dette vinduet: 3 Endringer i versjon 12.3.0 3.1 Fravær Dette er endret i fravær: Mottak av refusjon 24409 Rettet feil ved bruk av knappen Vis fil, filen ble slettet. Forskjellig behandling av fullført dato 25555 Ved generering av fraværsoppfølging ble det samme fraværet vist Aditro AS, Postboks 23, N-2622 Gran, Tlf.: 09102, Faks: 815 09102, www.aditro.no Side 24 av 30
3.2 Lønn forskjellig i Personec Lønn Fraværsoppfølging, (Windows), og Personec Lønn Oppfølging. Det er foretatt noen korreksjoner og forbedringer her: Bekreft skattekort og beregning av skatt Funksjonen Bekreft skattekort har ikke betydning for skatteberegningen lenger. Dersom skattekort er mottatt, (dvs skatteår på person er korrekt), blir det beregnet skatt i henhold til skattekortet, uavhengig av om det er bekreftet eller ikke. Bekreft skattekort kan benyttes for å holde oversikt over hvem som har levert for de kundene som ønsker det, men det har altså ingen konsekvens for selve skatteberegningen. Mulig å velge utplukk på kontrollslipper 3170 Det er nå mulig å velge utplukk også på kontrollslipper. Lønnsstatistikk SST 11068 - Lønnsstatistikk SST - ansatte med 0 i perioden ble rapportert i fil, disse blir ikke med lenger. Utbetal sluttoppgjør ekstra uke 2887 Lønnsberegning, ved utbetaling av sluttoppgjør ekstra uke ble det ikke kontrollert mot det som er avsatt. Bytte av ansattforhold 19301 Ved bytte av ansattforhold får du nå spørsmål om arv av faste transaksjoner fra det gamle ansattforholdet. AA-register, korrekt utmelding 22465 Ansatte uten timer og med sluttdato ble ikke utmeldt korrekt. Forespørsel slipp 23298 Ved utskrift av lønnsslipper med flere sider, kom adressen to ganger fra og med side 2. Dette gjaldt personer som ikke har gate- eller veiadresse. Utbetaling av månedlige ytelser 23959 Årlig rapportering til skattedirektoratet av utbetalte pensjonsytelser som ikke skal rapporteres i ordinær lønns- og trekkoppgave. Bankliste med utbetalingstransaksjoner 26732 Ved danning av bankliste med utbetalingstransaksjoner manglet det kid på første trekkeier i enkelte tilfeller. Etterbetaling og endring av sats 34570 Ved kjøring av etterbetaling på tidligere etterbetalt transaksjon ble sats endret på faste transaksjoner. Ved etterbetalt transaksjon ble etterbetalt beløp feil oppdatert i etterbetalingstransaksjon. Feilen oppstod i enkelte tilfeller når historisk transaksjon var delberegnet. Aditro AS, Postboks 23, N-2622 Gran, Tlf.: 09102, Faks: 815 09102, www.aditro.no Side 25 av 30
3.3 Pensjon Det er foretatt noen korreksjoner i pensjonsrapporteringen: OTP rapportering 48010 Ved danning av OTP rapportering feilet rapporten grunnet forskjellig lengde på stillingsbeskrivelse i tabellene. Pensjonsrapportering Vital 23786 Det ble feil stillingsprosent på pensjonsrapporteringen til Vital. Dersom en ansatt byttet stillingsprosent flere ganger i løpet av perioden ble gjennomsnittlig stillingsprosent beregnet for høy. Det ble ikke tatt høyde for at ansattforholdet ble avsluttet i perioden. 3.4 Personec Lønn Web Det er foretatt noen korreksjoner i Personec Lønn Web: Hent neste ansatt 48548 Dersom en bruker hadde begrenset tilgang og brukte hent neste ansatt-knappen ble ikke neste ansatt hentet fram. Lagring av ukemal 13850 Dersom beskrivelse for ukemal var for lang, feilet lagring. Fri lønnsrapport og forenklet utplukk 14492 Kjøring av fri lønnsrapport i PL Web fungerte ulikt Personec Lønn mht om du måtte velge noe i forenklet utplukk eller ikke. Nå må bruker velge noe i forenklet utlpukk også i PL Web. Kalenderrapport fravær 18305 Hvis du valgte hele året fikk du bare uke 1 til 36. Nå får du det du har bedt om. Lagring av fagforening 23997 Ved lagring av fagforening ble annen informasjon blanket ut. Landkode ble borte fra poststed. Lagringsrutinen er endret slik at det nå lagres korrekt. Fri lønnsrapport og eksport til Excel 48572 Ved lagring til xlsx-format fra Fri lønnsrapport ble det oppfattet som uleselige data i Excel. Dette er rettet. 3.5 Rapporter Endringer i rapporter og rapportkjøringer: SSB - Fraværsstatistikk 13790 Når statistikken ble kjørt med utplukk ble det dannet tomme meldinger til Altinn. Alfabetisk fagforeningsliste 11069 Alfabetisk fagforeningsliste er nå mulig å sende som vedlegg til epost. Totalrapport ambulerende virksomhet 15118 Det er foretatt noen mindre justeringer av rapporten. Informasjonsside Fri Lønnsrapport 20234 Ved danning av fri lønnsrapport har du nå fått muligheten til å få skrevet ut hvilke kriterier som er benyttet ved danning av rapporten. Aditro AS, Postboks 23, N-2622 Gran, Tlf.: 09102, Faks: 815 09102, www.aditro.no Side 26 av 30
Ved utskrift til papir/forhåndsvisning blir kjørekriteriene vist på den/de første sidene. Ved utskrift til Excel vil disse bli skrevet til en egen arkfane. Sikkerhetsrapportering 22232 Kjøring av sikkerhetsrapport feilet dersom det ble foretatt utvalg av brukere. Det er nå mulig å velge bruker(e). Timelønnede på feriepengelisten 23590 Timelønnede kom ikke med navn på feriepengelista, det gjør de nå. Visning av grafikk i Fri Lønnsrapport 23711 Det er rettet en feil i den grafiske visningen av Fri Lønnsrapport. Det var ikke mulig å velge noe annet enn kakediagram. 3.6 Årsavslutning Dette er endret og rettet i årsavslutning: Innberetning under grense 22509 Ved innberetning av beløp i kode 212-A ble beløpet feilaktig oppgitt på listen. Dette er nå rettet. 3.7 Generelt Dette er endret og rettet i generelle funksjoner: Mottak av skattekort 14357 ved mottak av skattekort ble det brukt feil funksjon for å oppgi sti til katalog. Dette resulterte i feilaktige meldinger til brukeren, nå benyttes riktig funksjon. 14358 Rettet feil forslag til år ved import. Det ble konsekvent brukt årstall fra idag + 1 år. Hent kontakter fra Outlook i distribusjonslister 18676 Det er nå mulig å hente kontakter fra Outlook og bruke disse i definisjon av distribusjonslister. Noen begrensninger i denne versjonen som vil bli rettet så snart som mulig: - Du kan ikke ha startet outlook før du prøver å hente kontakter derfra. Tekstkode VAL 24072 Tekstkode VAL Valuta ble ikke opprettet under oppgradering til 12.2. Den opprettes nå med 3 alfanumeriske tegn. Endring av datatype 41324 Dersom du endret datatype på en verdi som blir lagret i tabellen HistoricFieldValues, ble ikke denne tabellen oppdatert med den nye datatypen. Dette er nå rettet. Søk på ansatt 14111 Dersom bruker var definert med veldig begrenset tilgang, og forsøkte å søke på ansatte, stoppet applikasjonen ukontrollert. Nå vises en kontrollert feilmelding at bruker ikke har tilgang til å søke. Aditro AS, Postboks 23, N-2622 Gran, Tlf.: 09102, Faks: 815 09102, www.aditro.no Side 27 av 30
3.8 Systemadministrasjon Det er gjort noen endringer i systemadministrasjon: Test at SMS sending fungerer 20238 Det er nå mulig å sjekke at oppsettet på sms sending fungerer. Bruk av proxy autentisering 25544 Det er nå mulig å sette opp proxy med autentisering for bruk av Altinn, RSS feeds osv. Oppsettet av proxy finnes i en egen fane under System vedlikehold Systemparameter Proxy innstillinger: Rapportdefinisjoner Altinn 3428 rapportdefinisjoner for Altinn er nå flyttet fra Altinn arbeidsbok til en egen fane i System vedlikehold. Vedlikehold av brukerinformasjon er fortsatt i Altinn arbeidsbok, denne er personlig og koblet til pålogget bruker. 3.9 Nye regnskapsformat Nye regnskapsformater lagt til i denne versjonen: 136 SAP for Nycomed 138 Visma Business for Hapro 139 Xledger for PBL 3.10 System Det er ingen systemmessige endringer i denne versjonen. 3.11 Neptune Meny versjon 7.2.3.2 Denne versjonen av Neptune Meny er med sammen med setup. Dette er en valgfri oppgradering, men vi anbefaler våre kunder å oppgradere. Versjonen har nå støtte for flere Active Directory strukturer, i tillegg til generelle rettinger og forbedringer. Vær oppmerksom på at oppgradering av Neptune Database må kjøres fra en lokal stasjon, denne kan ikke kjøres fra en nettverks-stasjon. 4 Teknisk 4.1 Databasetabeller I Personec Lønn 12.3.0 er disse nye tabellene lagt til, (tabeller som slutter på _Lng har med Aditro Window og språk å gjøre): TaxInfo EmployeeImage TaskNotification Aditro AS, Postboks 23, N-2622 Gran, Tlf.: 09102, Faks: 815 09102, www.aditro.no Side 28 av 30
TaskNotificationRecipient Organisasjon_Lng Regulativ_Lng TekstKode_Lng LoennArt_Lng FravaerArt_Lng KonteringKode_Lng DictionaryDL_Lng RapportDefHode_Lng RapportDefDetalj_Lng Stilling_Lng SystemParameter_Lng TaxInfoFinland AltinnRepSchLogiFile AltinnTaxCardData 4.2 Tabellendringer Det er tabellendringer i Personec Lønn 12.3.1: TekstKode LoennArt FravaerArt CompanyInfo ForskUtbetaling companyinfo nettomellom 4.3 Tekniske endringer Endringer på installasjonspakken Fra og med versjon 12.1.0 er det tatt i bruk en ny versjon av Installshield. 5 Open Source Software Personec Lønn med modulene Web og Fakta benytter følgende Open Source Software (komponenter). Leverandør Produkt Lisens Ben Lowery HttpCompressionModule Authors Mike Krueger SharpZipLib componen GPL incl. exception Sun Sun Proj. XML parser Sun ProjX www.free.org JfreeChart LGPL Aditro AS, Postboks 23, N-2622 Gran, Tlf.: 09102, Faks: 815 09102, www.aditro.no Side 29 av 30
Mer detaljerte lovbetingelser for disse komponentene ligger lagret på katalogen x:\personec\no\pl\readme\ og heter Personec_Lønn_Web_legal_notice.txt og Personec_Lønn_Fakta_legal_notice.txt (hvor x:\ erstattes med aktuelt stasjonsnavn) 6 Last ned produktnotatet i pdf-format Aditro AS, Postboks 23, N-2622 Gran, Tlf.: 09102, Faks: 815 09102, www.aditro.no Side 30 av 30