Møteinnkalling Formannskapet 12.01.2016 Formannskapssalen, Melhus rådhus 2.etg 10.00 Forfall meldes til telefon 72 85 80 00 eller servicesenteret@melhus.kommune.no Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Tilleggssaksliste 8/16 16/113 Åpent Sagauka 2016 - tilleggsbevilling Melhus kommune, 11.01.2016 Gunnar Krogstad møteleder Mari Grongstad møtesekretær
Sak 8/16 Sagauka 2016 - tilleggsbevilling Arkivsaksnummer 16/113 Saksansvarlig: Jan Erik Landrø Formannskapet 12.01.2016 PS 8/16 Rådmannens forslag til vedtak 1. Melhus kommunestyre bevilger ytterligere kr 150.000,- til Sagauka i 2016. Bevilgningen finansieres over disposisjonsfondet. 2. Melhus kommunestyret ber om en evaluering av Sagauka 2016 innen utgangen av september 2016. Vedlegg: 1. Budsjett Andre dokumenter i saken som ikke er vedlagt: Saksutredning: Styringsgruppen i Sagauka ber Melhus kommunestyre om en ekstrabevilgning på kr 150.000 til gjennomføringen av Sagauka 2016. I kommunestyremøte 15.12.15 ble det vedtatt et totalbudsjett på kr 300.000 for Sagauka 2016. Sagaukas arbeid høsten 2015 er utført ut fra de økonomiske rammene som ble gitt i økonomi og handlingsplanen i 2014. Budsjettet for 2016 tar utgangspunkt i regnskap fra Sagauka 2015. Et kutt i dette budsjettet resulterer i et underskudd på ca. kr 150.000. Sagauka er et sterkt bidrag til å realisere de store ressursene som ligger i kommunes kulturarv. Gjennom Sagauka bygger vi kommunens omdømme, og vi formidler kunnskap og opplevelser, spesielt til nye generasjoner. Sagauka har frem til nå vært et godt initiativ, men det jobbes nå med å strukturere arbeidet og tenke langsiktig strategi. Dette krever kompetanse og erfaring, og ikke minst ressurser. Det ble høsten 2015 ansatt en egen leder for Saguka, og det ble videre valgt en egen styringsgruppe. Leder har brukt høsten til å utarbeide organisasjonskart, strategiplan, budsjett mm, samtidig som det er arbeidet med program for 2016. Budsjettet er delt inn i 4 hovedoverskrifter: administrasjon (koordinering av arbeidet gjennom leder og prosjektledere) produksjon (transport, teknikk, leie av arenaer osv.) markedsføring (bannere, osv.) og program (honorar til utøvere, utgifter i utvikling av programinnhold). Ett punkt er tatt ut av budsjettet (investering i salgsboder). Lønn til leder må derimot inn på budsjettet. Budsjettet slik det nå fremstår, er et meget edruelig budsjett som er svært lavt sammenlignet med tilsvarende arrangement.
Det må kommenteres følgende: Det finnes ingen egen bufferpost i budsjettet. Dette er ellers alltid med i slike budsjett. Særlig arrangement utendørs er sårbare, og ved eksempelvis dårlig vær kan det bli nødvendig med ekstra tiltak som gir kostnader. Utgifter til markedsføring er lave sammenlignet med tilsvarende arrangement. Det er verken satt av penger til annonser, utvikling av profil, eller design av trykksaker. Kostnadene knyttet til administrasjon produksjon og markedsføring lander allerede over 300.000. Dette betyr at det per i dag ikke finnes midler til noe programarbeid. Det er allerede inngått avtaler med flere aktører. Dersom disse avtalene må kanselleres må vi likevel regne med å betale ut deler av honorar. Det vil ikke minst være omdømmemessig uheldig dersom vi må kansellere avtaler. Styringsgruppen hadde sitt første møte 7.1.2016, og ble da orientert om høstens arbeid. En samlet styringsgruppe ønsker ut fra det foreliggende budsjettet å be om en ekstrabevilgning. Styringsgruppen er ikke fremmed for å jobbe med å skaffe midler fra det private markedet. Dette krever imidlertid tid og ressurser vi på det nåværende tidspunktet ikke har. Sponsormidler er også en usikker inntektskilde, og Sagauka må ha en økonomisk garanti i bunnen. Sponsorsamarbeid kan komme som et tillegg og øke handlingsrommet for Sagauka. Frivilligheten har også tidligere vært tatt opp som en ressurs. Det frivillige og det profesjonelle kulturlivet har et gjensidig avhengighetsforhold. Vi klarer oss ikke med bare en av delene. Skal Sagauka bli det arrangementet den har potensiale til, må vi også her ha en kombinasjon av frivillighet og profesjon. Den frivillige innsatsen er allerede til stede i Sagauka, men den synes per i dag ikke i budsjettet. Frivilligheten er representert i styret, på programsiden bidrar blant annet Prestegårdslåna, og representanter fra Melhus Historielag, og under gjennomføring vil det bli behov for ytterligere frivillige. Vi må likevel ha som grunnlag at et slikt arrangement ledes profesjonelt for at vi skal få en god økonomisk oversikt, forutsigbarhet for alle medvirkende parter, og mulighet til å utvikle dette som et prosjekt som etter hvert kan bygge kommunens positive omdømme også utenfor kommunegrensen. For å regne frivillig innsats om til økonomisk verdi ganger vi en normal timesats med antall timer hver person har jobbet. Dette vil vi kunne synliggjøre etter endt arrangement. Til eksempel utgjorde den frivillige innsatsen ved oppsettingen av operaen Thora kr 2 508 800. Første programpost i Sagauka er klar og skal offentliggjøres i Trønderbladet førstkommende lørdag. Før vi kan gjøre dette må vi vite at vi har dekning på budsjett. Dersom det ikke er dekning må Sagauka avlyses. Av denne årsaken haster det for styringsgruppen å få en avklaring på den økonomiske situasjonen. Tidligere behandlinger og vedtak
Melhus kommune Sagauka 2016 - tilleggsbevilling Saksansvarlig Jan Erik Landrø Arkivsak 16/113 Rådmannens forslag til vedtak: ::: &&& Sett inn innstillingen under denne linja &&& 1. Melhus kommunestyre bevilger ytterligere kr 150.000,- til Sagauka i 2016. Bevilgningen finansieres over disposisjonsfondet. 2. Melhus kommunestyret ber om en evaluering av Sagauka 2016 innen utgangen av september 2016. ::: &&& Sett inn innstillingen over denne linja &&&... &&& Sett inn saksutredningen under denne linja &&& Vedlegg: 1. Budsjett Andre dokumenter i saken som ikke er vedlagt: Saksutredning: Styringsgruppen i Sagauka ber Melhus kommunestyre om en ekstrabevilgning på kr 150.000 til gjennomføringen av Sagauka 2016. I kommunestyremøte 15.12.15 ble det vedtatt et totalbudsjett på kr 300.000 for Sagauka 2016. Sagaukas arbeid høsten 2015 er utført ut fra de økonomiske rammene som ble gitt i økonomi og handlingsplanen i 2014. Budsjettet for 2016 tar utgangspunkt i regnskap fra Sagauka 2015. Et kutt i dette budsjettet resulterer i et underskudd på ca. kr 150.000. Sagauka er et sterkt bidrag til å realisere de store ressursene som ligger i kommunes kulturarv. Gjennom Sagauka bygger vi kommunens omdømme, og vi formidler kunnskap og opplevelser, spesielt til nye generasjoner. Sagauka har frem til nå vært et godt initiativ, men det jobbes nå med å strukturere arbeidet og tenke langsiktig strategi. Dette krever kompetanse og erfaring, og ikke minst ressurser. Det ble høsten 2015 ansatt en egen leder for Saguka, og det ble videre valgt en egen styringsgruppe. Leder har brukt høsten til å utarbeide organisasjonskart, strategiplan, budsjett mm, samtidig som det er arbeidet med program for 2016. Budsjettet er delt inn i 4 hovedoverskrifter: administrasjon (koordinering av arbeidet gjennom leder og prosjektledere) produksjon (transport, teknikk, leie av arenaer osv.) markedsføring (bannere, osv.) og program (honorar til utøvere, utgifter i utvikling av programinnhold). Ett punkt er tatt ut av budsjettet (investering i salgsboder). Lønn til leder må derimot inn på budsjettet. Budsjettet slik det nå fremstår, er et meget edruelig budsjett som er svært lavt sammenlignet med tilsvarende arrangement. Det må kommenteres følgende:
Saksnummer 16/113-1 Side 2/2 Det finnes ingen egen bufferpost i budsjettet. Dette er ellers alltid med i slike budsjett. Særlig arrangement utendørs er sårbare, og ved eksempelvis dårlig vær kan det bli nødvendig med ekstra tiltak som gir kostnader. Utgifter til markedsføring er lave sammenlignet med tilsvarende arrangement. Det er verken satt av penger til annonser, utvikling av profil, eller design av trykksaker. Kostnadene knyttet til administrasjon produksjon og markedsføring lander allerede over 300.000. Dette betyr at det per i dag ikke finnes midler til noe programarbeid. Det er allerede inngått avtaler med flere aktører. Dersom disse avtalene må kanselleres må vi likevel regne med å betale ut deler av honorar. Det vil ikke minst være omdømmemessig uheldig dersom vi må kansellere avtaler. Styringsgruppen hadde sitt første møte 7.1.2016, og ble da orientert om høstens arbeid. En samlet styringsgruppe ønsker ut fra det foreliggende budsjettet å be om en ekstrabevilgning. Styringsgruppen er ikke fremmed for å jobbe med å skaffe midler fra det private markedet. Dette krever imidlertid tid og ressurser vi på det nåværende tidspunktet ikke har. Sponsormidler er også en usikker inntektskilde, og Sagauka må ha en økonomisk garanti i bunnen. Sponsorsamarbeid kan komme som et tillegg og øke handlingsrommet for Sagauka. Frivilligheten har også tidligere vært tatt opp som en ressurs. Det frivillige og det profesjonelle kulturlivet har et gjensidig avhengighetsforhold. Vi klarer oss ikke med bare en av delene. Skal Sagauka bli det arrangementet den har potensiale til, må vi også her ha en kombinasjon av frivillighet og profesjon. Den frivillige innsatsen er allerede til stede i Sagauka, men den synes per i dag ikke i budsjettet. Frivilligheten er representert i styret, på programsiden bidrar blant annet Prestegårdslåna, og representanter fra Melhus Historielag, og under gjennomføring vil det bli behov for ytterligere frivillige. Vi må likevel ha som grunnlag at et slikt arrangement ledes profesjonelt for at vi skal få en god økonomisk oversikt, forutsigbarhet for alle medvirkende parter, og mulighet til å utvikle dette som et prosjekt som etter hvert kan bygge kommunens positive omdømme også utenfor kommunegrensen. For å regne frivillig innsats om til økonomisk verdi ganger vi en normal timesats med antall timer hver person har jobbet. Dette vil vi kunne synliggjøre etter endt arrangement. Til eksempel utgjorde den frivillige innsatsen ved oppsettingen av operaen Thora kr 2 508 800. Første programpost i Sagauka er klar og skal offentliggjøres i Trønderbladet førstkommende lørdag. Før vi kan gjøre dette må vi vite at vi har dekning på budsjett. Dersom det ikke er dekning må Sagauka avlyses. Av denne årsaken haster det for styringsgruppen å få en avklaring på den økonomiske situasjonen.... &&& Sett inn saksutredningen over denne linja &&&
Hva Spesifisert Konto Kontotekst Prosjektnr. Budsjettert Merknad Administrasjon Lønn leder 10300 110000 Lønn prosjektledere Prosjektleder program 10301 15000 Prosjektleder program 18000 Prosjektleder program 10000 Prosjektleder program 4000 Arrangementsansvarlig 20000 Adm. pleie 11151 500 Reisekostnader 11600 Totalt 177500 Produksjonskostnader Leie av teknisk utstyr 13700 48500 Transport Busser skoleprosjekt 13700 70000 Blomster og rekvisitter 1500 Leie av arena 4000 Totalt 124000 Markedsføring Transport lift Bannere i miljøgata 11400 4000 Utskifting av bannere Bannere i miljøgata 11401 4000 Plakater Trykking 5000 Avisbilag Trønderbladet 11499 22000 Totalt 35000 Program Honorar Utøvere rettet mot barn og unge 12700 50000 Honorar foredrag 10000 Adm. Pleie 11151 500 Reisekostnader artister 11799 15000 Opphold 11799 2000 Totalt 117500 Inntekt Budsjett Sagauka 2016 Konsert Billettpris kr 150,- x 160 publikum -24000 Totalt -24000 TOTALT 430000