Forprosjektrapport Kommunereform

SKATE*: Forprosjektrapport Kommunereform Systemer, prosesser og informasjon knyttet til grunndataregistrene konsekvenser for kommuner, etater og statlige virksomheter *) SKATE - Styring og Koordinering Av Tjenester i E-Forvaltning Versjon 1.0

Innhold 1 Sammendrag... 3 1.1 Bakgrunn... 3 De nasjonale fellesregistrene... 3 Etatene... 3 Kommunene... 4 Leverandørene... 4 Rapportens fokus... 4 Forutsetninger... 4 1.2 Utfordringer... 5 Manglende kunnskap... 5 Tidsvinduet er kort... 5 Manglende koordinering... 5 Umiddelbare tiltak må til... 5 1.3 Anbefalte tiltak... 5 Arkitektur og samordning... 7 Felles nasjonalt program... 7 2 Deltagere / Bidragsytere... 9 3 Bakgrunn / Mandat / Tidslinje... 10 Hovedmålene med dette forprosjektet:... 10 4 Utfordringsbildet... 11 5 Prosjektleveranse... 15 5.1 Prosesser og avhengigheter... 16 5.2 Systemer og registre... 21 5.2.1 Løsninger og muligheter... 22 5.2.2 Tilbakemelding fra deltagerne... 23 5.3 Informasjonbehov... 29 2

1 Sammendrag 1.1 Bakgrunn I mai 2014 ble kommunereformforslaget fra Regjeringen lagt frem (Jfr. Kommuneproposisjonen 2015 (Prop. 95 S)). Proposisjonen beskriver ikke problemstillinger knyttet til IKT, verken i kommunene eller i staten, til tross for flere eksempler fra nyere tid på reformer som forsinkes og fordyres av IKT-utfordringer. Med erfaring fra tidligere kommunesammenslåinger har Statens kartverk tatt initiativ, med oppfølging i Skate, til et arbeid for å beskrive og foreslå tiltak knyttet til noen av de IKT-utfordringene som følger av en større kommunereform. IKT-utfordringer som følger av kommunereformen er i hovedsak knyttet til: Volumet av endringer o Volumutfordringen gjelder spesielt ved antall samtidige sammenslåinger. Strukturelle endringer i dataene o Strukturelle endringer påvirker særlig integrasjoner og informasjonsutveksling mellom samhandlende systemer og vil kunne få konsekvenser over lang tid. Prosessen for informasjonsflyt er kompleks og flyter fra registrene til etater til kommunene og tilbake til registrene. Derfor vil konsekvensene for endringer kunne vise seg i svært mange IKT-løsninger, både lokalt i kommuner og sentralt i statlige virksomheter. De nasjonale fellesregistrene skal være Norges autoritative databaser over folk, virksomheter og eiendommer inklusive adresser. Alle registrene må sørge for at både eksisterende og nye kommuner kan sameksistere i overgangsperioden. Norge har i dag tre offisielle fellesregistre Folkeregisteret, Enhetsregisteret og Matrikkelen (i tillegg til kontakt- og reservasjonsregisteret). Folkeregisteret har begrenset med ressurser (3 personer) til å håndtere endringer. Moderniseringen av Folkeregisteret vil kunne sammenfalle i tid med kommunesammenslåingen, men er helt sentral for å håndtere tilgang og tilgjengeliggjøring av data på en god måte. Matrikkelen skal samkjøres med Grunnboka og forbedring av nødvendig datakvalitet er beregnet til 400-600 ukesverk ved en halvering av antall kommuner. Det er ulikt hvordan disse registrene avgir informasjon til sine brukere. Hvorvidt disse registrene kan samordne seg og potensielt tilrettelegge for at kommunene skal få en enklere overgang må vurderes. Etatene bruker data fra registrene og må håndtere overgangsperioden med nye kommunenumre opp mot registrene, men også internt i egne fagsystemer som benytter kommunenummer, adresser og gårds- og bruksnumre. Disse fagsystemene må også håndtere overgangsperioden. 3

Kommunene både mottar data og avgir data til registrene. Internt i fagsystemer er mye hardkodet eller koblet via leverandører. Det er ikke uvanlig at en kommune håndterer i snitt omtrent 50 integrasjoner bare til Matrikkelen. Overlapp mellom systemer til de kommunene som slåes sammen vil måtte håndtere nye kommunenumre samtidig. Dette kan dreie seg om hundrevis av løsninger på en gang. Når to(eller tre) kommuner blir til èn, endres kommunenummer, hvilke adresser som hører til kommunene, koblingen mellom kommuner og personer og dermed personens kobling til for eksempel ett Nav-kontor. Disse forholdene er lagret på en måte som ikke enkelt lar seg endre i flere av fagsystemene og relasjonene mellom de forskjellige elementene må manuelt endres i hvert tilfelle. Leverandørene er en aktiv part i overføringen av data mellom registrene og kommunene spesielt, men også til etatene. Hvorvidt håndteringen av kommuneendringene kan overlates til leverandørene uten en felles tilnærming er hittil ikke vurdert, så vidt arbeidsgruppens medlemmer er kjent med. Rapportens fokus De nasjonale fellesregistrene står sentralt i denne kartleggingen fordi endringer i disse registrene berører alle virksomheter i offentlig sektor. Både kommunene og etatene har behov for koordinering opp mot de nasjonale registrene i forberedelse-, gjennomførings- og vedlikeholdsfasen av sammenslåingene. Registrene selv har alle behov for å håndtere overgangsperioden med gamle og nye kommuner. Rapporten tar utgangspunkt i det ansvar statlige virksomheter har for gjennomføringen av reformen. De kommunale utfordringene pekes på, men KS igangsetter eget FoU-prosjekt i 2015 for å utrede utfordringer i kommunene. Denne rapporten omfatter ikke utfordringer ved interne og generelle kommunale systemsammenslåinger, men peker på viktigheten av å koordinere med tilpasningene som kommunene må gjøre ved gjennomføringen av kommunesammenslåingen. Kartverket har flere erfaringer fra de siste års kommunesammenslåinger og har som registeretat kunnskap om mange av «følgefeilene» som kan komme. Kartverket tester en teknisk løsning for å håndtere overgangsperioden med gamle og nye kommuner og de andre registrene har behov for en slik løsning. Derfor tok Kartverket opp et initiativ i 2013 for å utrede hva en stor strukturendring kan innebære på IKT-siden. Gruppen for Styring og Koordinering Av Tjenester i E- Forvaltning (Skate) er sentrale for å løfte denne problemstillingen videre og evaluere hva som skal gjøres med funn og tiltak. Forutsetninger Prosjektet har hatt følgende forutsetninger på bakgrunn av Kommuneproposisjonen Det skal gå minimum ett og ett halvt år fra endringer vedtas i Statsråd til de skal gjennomføres. Gjennomføringstidspunkt gjelder pr. 1.januar 4

Kommunestruktur og kommunenummer blir formelt besluttet av Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD). Statistisk sentralbyrå (SSB) utøver denne myndigheten og gjør kommunenummer og grunnkretsnummer tilgjengelig etter at beslutning er tatt Kommunene må ha god tid på seg til å gjøre alle nødvendige tilpasninger/endringer blant annet i Matrikkelen forut for gjennomføringen 1.2 Utfordringer Manglende kunnskap Funn fra forprosjektet viser manglende kunnskap i forvaltningen om sammenhenger og utfordringer som følge av de eksisterende sammenhengene mellom felleskomponentene Folkeregisteret, Enhetsregisteret og Matrikkelen, og flere offentlige systemer, brukere og tjenesteområder, knyttet til kommunereformforslaget fra Regjeringen (Jfr. Kommuneproposisjonen 2015 (Prop. 95 S)). Tidsvinduet er kort Proposisjonen legger opp til tre ikrafttredelsesdatoer: - 1.1.2018-1.1.2019-1.1.2020 Regjeringen har også åpnet for at kommuner som ønsker det selv kan gjennomføre en kommunesammenslåing allerede 1.1 2017. Tidsvinduet for å gjennomføre forberedelser og nødvendige tilpasninger vil da være betydelig forkortet. Manglende koordinering Det mangler overordnet nasjonal koordinering mellom fellesløsningene ved sammenslåingen og det er stor variasjon i tilknytningsbehov og tilbudte løsninger til brukerne av fellesregistrene. I tillegg er det sterk direkte knytning mellom registre og lokale løsninger generelt. Dette påvirker ikke kun kommunene, men også statlige etater. Det er i hovedsak kommunene selv som signaliserer dette problemet. NAV og Helse har omfattende og komplekse interne systemer som er med på å komplisere bildet ytterligere. Umiddelbare tiltak må til Det vil derfor være krevende å gjennomføre en kommunereform i den størrelsesorden og innen den tidshorisont som regjeringen har lagt opp til. Dette innebærer at kommunereformen kun lar seg gjennomføre under visse forutsetninger og at umiddelbare tiltak må iverksettes. Det er en forutsetning for reformens suksess at gjennomføringen av kommunereformen prioriteres av alle impliserte parter slik at det settes av tilstrekkelig ressurser til å gjennomføre endringene i IKT-løsningene. 1.3 Anbefalte tiltak Forprosjektet anbefaler at det igangsettes umiddelbare tiltak. Anbefalingene forutsetter at man kan benytte tidsvinduet frem til den foreslåtte oppstarten av reformen. 5

Vi mener at de viktigste tiltakene er som følger: Reformen må tas opp i etatsstyringsdialogen mellom de berørte virksomhetene og respektive departement med sikte på at nødvendige tiltak i forbindelse med reformen prioriteres allerede fra 2015. Etablere et nasjonalt program som belyser konsekvenser av kommunereformen relatert til bruk og tilknytning til de nasjonale fellesregistrene. a. Programmet må koordinere statlige virksomheter b. Programmet må koordinere tett med KS sitt FoU-prosjekt som kjører fra 2015 for å utrede kommunenes IKT-relatert behov ved kommunesammenslåing. Programmet må fremskaffe felles kunnskapsgrunnlag og avklare en del viktige problemstillinger. Noen av disse er: a. Kartverket har under utvikling en løsning som muliggjør at ny kommunestruktur, adresser, gårds- og bruksnumre etc. kan gjøres tilgjengelig kort tid etter at formell beslutning om endring er tatt (heretter kalt referanseregistret). Denne løsningen er ved ulike anledninger forankret med de mest sentrale deltagerne i Skate. b. Vurdere Kartverkets referansemodell som en felles arkitekturtilnærming, inkludert distribusjonsløsning. c. Programmet må utrede konsekvenser, kapasitetsutfordringer og presise kost- og tidsestimater i samarbeid med alle berørte parter for å utnytte den felles løsningen (Referanseregisteret) distribuert fra Kartverket. Dette for innspill i budsjettprosessen. d. KS iverksetter egen FoU i 2015: Kommunereformen - digitale konsekvenser for kommunesektoren. Utredningen vil også levere sjekkliste eller veileder for hvordan kommunesektoren skal forberede seg til kommunereformen og hvilke hovedaktiviteter de må gjennomføre. Resultatene kan deles med programmet. Programmet kan vurdere å utarbeide sentrale prinsipper og anbefalinger for konverteringen og samordning med de statlige etatene. e. Gjennomføre relevante risikoanalyser som også omfatter kompleksiteten i arbeidet. f. Utrede alternative tidsløp for nødvendige tilpasninger fram mot de fire ikrafttredelsesdatoene (gjennomføringsdatoer henholdsvis 1.1.2017, 2018, 2019, 2020) rettet mot statlige fellesløsninger for øvrig. g. Utrede hvilke prinsipper og kriterier som skal legges til grunn for navn og kommunenummer, mellom annet hvorvidt kommunesammenslåinger kan baseres på gjenbruk av største kommunes kommunenummer. Programmet bør arbeide videre med å utarbeide prosessplaner som grunnlag for gjennomføring av kommunesammenslåing. Disse vil også kunne gi grunnlag for mer presise tids- og kostnadsestimater. 6

Programmet bør arbeide med å utarbeide tids- og kostnadsestimater for aktørene som berøres. Programmet bør lage oversikt over relevante krav av betydning for, eller som følge av, reformprosessen som kommuner kan benytte overfor leverandørene ved utskifting av relevante systemer. Grensesnitt mot fellesregistrene og håndteringen av tilpasningene til disse kan være et slikt krav. Utarbeide kommunikasjonsstrategi og plan som ivaretar informasjonsbehovet til alle identifiserte målgrupper i ulike kanaler. Arkitektur og samordning Det bør være en forutsetning at kommunereformprogrammet også innebærer et arkitekturarbeid som sikrer en samordnet og fleksibel arkitektur mellom de ulike felleskomponentene (jfr. blant annet Veikart-arbeidet til SKATE). Arkitekturarbeidet må hensynta felles kommunal IKT-arkitektur. Kostnadsestimater må utarbeides som en del av kommende program og aktiviteter. Felles nasjonalt program Forprosjektet forslår at KMD etablerer, og finansierer, et nasjonalt operativt program med hovedformål å koordinere og samordne aktiviteter for å realisere reformen. Kartverket kan stille seg til rådighet for et slikt oppdrag. Aktivitetene kan kategoriseres i følgende fire områder: Prosesser og avhengigheter. Arbeidsgruppen har utarbeidet utkastet til et prosesskart som dekker allerede kjente praktiske oppgaver ved sammenslåing av kommuner i forbindelse med registerendringer i offentlig forvaltning. Kartverket kan ta ansvar for å videreutvikle den overordnede prosess- og avhengighetsskissen med aktiviteter og tidsrammer. Systemer og registre. Kartverket vil som nevnt utvikle en ny løsning (referansemodell) for å distribuere de nye matrikkelstrukturene til alle involverte parter. Denne vil bli basert på samme arkitektur som Matrikkelen benytter i dag. Alle berørte partner må etablere interne prosjekter for å nyttiggjøre seg denne løsningen. Forprosjektet foreslår at oppfølging av dette legges til den nasjonale operative programlederen nevnt tidligere. Videre må det etableres interne prosjekter hos alle berørte parter som har fagsystemer og andre løsninger som må nedres grunnet ny kommunestruktur. Det nasjonale programmet skal ikke involvere seg i disse interne prosjektene. Kommunene. Det anbefales sterkt at KMD, i samarbeid med KS, initierer nødvendige utredninger og etablerer initiativer for å harmonisere/konsolidere aktuelle administrative systemer i de berørte kommunene. Forprosjektet har også adressert dette til KS for videre oppfølging. KS iverksetter eget FoUprosjekt i 2015 for å kartlegge digitale konsekvenser for kommunene ved en kommunereform. Det nasjonale programmet må koordinere med dette tiltaket. 7

Informasjon. Forprosjektet foreslår at det etableres en -1- nettbasert løsning som skal tilby all relevant informasjon fortløpende etter at beslutninger om sammenslåing er tatt. Målgrupper er både allmenheten generelt, kommuner og statlige funksjoner. Forprosjektet foreslår at Kartverket arbeider sammen med KMD med målsetning om å etablere en totalløsning basert på forslaget i denne rapporten. 8

2 Deltagere / Bidragsytere Torunn Robøle Skatteetaten Teamleder DSF Thor Granlund Skatteetaten Tjenesteeier, Folkeregisteret Marte Vidnes Jensen NAV Seksjonssjef IKT planlegging Ole Dyrnes NAV Seniorrådgiver IKT planlegging Solrun Hoem Brønnøysundregistrene Rådgiver/systemkoordinator Jan Ole Furseth SSB Seniorrådgiver Coen Hendriks SSB Seniorrådgiver Henning Hartvedt SSB Seniorrådgiver Vidar Holmane Difi Seniorrådgiver Pia Jøsendal Difi Seniorrådgiver Frode Wold Posten Seniorrådgiver Ellen Karin Toft-Larsen KS Spesialrådgiver Line Richardsen KS Fagleder Digitalisering Gunnar Urtegaard Arkivverket Avdelingsdirektør Øyvind Meling Kirkerådet Seksjonsleder IKT Per Tanggaard Kirkerådet Seniorrådgiver Lars Elsrud Kartverket Avdelingsdirektør Matrikkelen Unn Disch Kihle Kartverket Seksjonssjef Matrikkelen Laila Sveen Kartverket Overingeniør Anne Marie Tollefsen Kartverket Overingeniør Olav Petter Aarrestad Kartverket IT Direktør Helsedirektoratet har deltatt på noen møter. Deres bidrag vil etter avtale bli gitt i evalueringen/høringen. 9

3 Bakgrunn / Mandat / Tidslinje Kommunereformforslaget fra Regjeringen (Kommuneproposisjonen 2015 (Prop. 95 S)) innebærer en større strukturendring av kommunene i Norge. Kartverket fremmet derfor i November-møtet 2013 et forslag for gruppen for Styring og Koordinering Av Tjenester i E-Forvaltning (SKATE) om å gjennomføre et forprosjekt for å avklare hvilke konsekvenser en større endring i kommunestrukturen vil få for felleskomponentene Folkeregisteret, Enhetsregisteret og Matrikkelen. Forslaget er basert på de erfaringer Kartverket har gjort ved enkeltsammenslåinger av kommuner de siste årene. Erfaringen tilsier at det er manglende oversikt og tildels forståelse både blant kommuner, etater og funksjoner omkring helheten: 1. Kompleksitet 2. Sammenhenger 3. Koordinering Det var antatt at endringen av kommunestrukturen hovedsakelig vil skje i perioden 2018 til 2020. Vi er nå kjent med at en rekke kommuner vurderer et frivillig tidligere tidsløp med start i 2017. Det er derfor viktig å forberede strukturendringene i kommuner og statlige etater så raskt som mulig. Hovedmålene med dette forprosjektet: Avdekke avhengigheter og utfordringer mellom felleskomponentene Folkeregisteret, Enhetsregisteret og Matrikkelen og tjenesteleverandører Gjøre registereiere og etater forberedt på en større kommunereform Gjøre KMD kjent med omfanget av utfordringene knyttet til kommunereformen, ikke bare for kommunene, men også hos statlige virksomheter Anbefale tiltak hos registereiere og tjenesteleverandører med fokus på forberedelser til gjennomføringen Forprosjektet har hatt god oppslutning fra relevante deltagerne (se deltagerliste) i SKATE. Vi har i tillegg valgt å ta med en flere andre etater og virksomheter som har kontaktet forprosjektet med ønske om å delta. Arbeidet er gjennomført i form av arbeidsmøter og bidrag fra de medvirkende. Etter ønske fra deltagerne vil det bli gjennomført en kvalitetssikring/forankringsrunde av forstudierapporten høsten 2014. Den foreløpige rapporten vil også bli presentert for KMD samt Samarbeidsforum for Enhetsregistret. Endelig rapport vil bli fremlagt medio november. Rapporten skal presenteres for SKATE i novembermøtet 2014. Kartverket har ledet forprosjektet. De medvirkende etater har dekket egne kostnader. Andre initiativer, utredninger og prosjekter som omhandler overlappende eller lignende utfordringer er hensyntatt gjennom samarbeid, koordinering og dialog. Dette prosjektet har blant annet snakket med: 10

Veikart-prosjektet, som utreder behov omkring fremtidig bruk og videreutvikling av felleskomponentene. Brønnøysundregistrenes utredning av informasjonsforvaltning (SERES), som ser på behov omkring felles informasjonsforvaltning og bruk av felles metadataregister. Moderniseringen av Folkeregisteret 4 Utfordringsbildet Sammenkoblingen mellom løsningene er tett Kommunestrukturen er en integrert del av den tekniske infrastrukturen i kommuner og etater og endringer i kommunestrukturen medfører derfor behov for endringer i tekniske løsninger og organisatoriske og administrative prosesser. Alle kommuner er avhengig av å utveksle informasjon med andre offentlige virksomheter både lokalt og sentralt. Endringer i denne utvekslingen har over tid vist seg å by på utfordringer som er krevende å håndtere både for kommunene og for statlige virksomheter. Sentrale elementer i informasjonsutvekslingen er felleskomponentene. Disse er tilknyttet alle kommuner i Norge. Store endringer i både innhold og struktur i fellesregistrene gjør at alle tilknyttede systemer må oppdateres tilsvarende. Siden disse dataene er i daglig bruk, er utfordringen at man må kunne gjennomføre store endringer samtidig som driften opprettholdes. Årsaken til at store endringer er komplisert er at fellesløsningene og lokale løsninger i nesten hvert eneste tilfelle er svært tett koblet. Ofte er data hardkodet i løsningene og endringer må gjøres for hvert enkelt dataelement. Strukturelle endringer vil da kreve tilpasninger for alle disse koblingene. I tillegg er en rekke statlige funksjoner tett knyttet til den strukturen kommunene er delt opp i, det vil si kommunenummer og geografisk inndeling. Kartverket selv har eksemplifisert noe av utfordringen man står ovenfor: Det er ikke uvanlig med omtrent femti -50- integrasjoner (ref. KS), eller koblinger, per kommune, bare til Matrikkelen for å dekke ulike informasjonsbehov. Når antallet ganges med antall kommuner ser man raskt den systemutfordringen som oppstår i tillegg til at det ikke finnes noen felles oversikt over hvordan informasjonen flyter. Denne utfordringen består av to primære situasjoner som kan oppstå: - Det ene gjelder i stor grad den manglende muligheten for fleksibel distribusjon (spredning/bruk) av dataene. - Det andre gjelder gjennomsiktigheten og gjenbruken av tilgjengelig informasjon og tjenester. Det er i altfor liten grad standardiserte prosesser, formater og tjenester som kan gjenbrukes og dermed økes kompleksiteten på grunn av de mange variantene som oppstår for å løse tilnærmet like informasjonsbehov. Ved en kommunereform har man potensielt muligheten til å tilrettelegge for å bedre samordne grensesnittene. 11

Kommunenummer er i seg selv en utfordring Kommunenummer benyttes utstrakt som nøkkel eller som identifikator i en rekke offentlige registre, systemer og løsninger for å sammenstille informasjon. Korrekt sammenstilt informasjon er avgjørende for forvaltningen og publikums tillit til, og bruk av, løsningene. Konsekvensene av kompleksiteten ved identifikatorendringer må ikke undervurderes. Ved en større strukturell omlegging vil det være avgjørende at systemene og dataene kan benyttes umiddelbart i det operasjonelle og at dataene har meget god kvalitet. Dette fordrer god tid til forberedelser og testing av systemene. Det eksisterer ulike oppfatninger om gjenbruk og utfordringer innen enkelte nummerserier, ikke minst kommunenummer. Disse bør identifiseres og avklares for å unngå uventede utfordringer. Datakvalitet og ulik bruk av løsninger Den autoritative kilde for eiendomsinformasjon og fysiske adresser finnes i Matrikkelen som Kartverket forvalter. Matrikkelen inneholder også kommunenummer som en del av identifikatoren. De fysiske adressene distribueres som kopi fra Matrikkelen til Folkeregisteret og Enhetsregisteret, som så utfyller Matrikkelen med ytterligere informasjon, som igjen distribueres til andre virksomheter. Dermed er ikke registerinformasjonen lik den opprinnelige kilden, noe som gjør at de forskjellige systemene ikke er synkrone til enhver tid. Kort oppsummert fører dette til at data fra ett register benyttes i lokale løsninger via andre registre og er dermed utenfor kontrollen til det opprinnelige registeret. Oppdateringsfrekvensen fra de nasjonale fellesregistrene til de lokale løsningene er satt opp forskjellig, avhengig av ulike behov for oppdaterte data og det finnes ingen felles tilnærming for å håndtere dette og dele kunnskap eller løsninger på tvers av alle fellesregistrene. Dette bidrar også til at de forskjellige systemene ikke er synkrone til enhver tid. I dag legges data inn i Matrikkelen av sertifiserte aktører, primært fra kommunene selv. Kartverket fører Grunnboka og etablerer overenstemmelse mellom Matrikkel og Grunnbok. Man har foreløpig estimert dette arbeidet til 400-600 ukesverk for en halvering av antall kommuner. Kartverket har identifisert et betydelig forbedringspotensial av datakvalitet som kan utbedres i forbindelse med kommunereformen. Dette er i tilknytning til Matrikkelen og Grunnbok. Noe av årsaken er historisk og skriver seg fra konverteringen til ett felles Matrikkel-register og uoverensstemmelser mellom flere versjoner. Dagens tilstand gjør kommunereformen til en utfordring og må tas hensyn til i planleggingen. 12

Arkiv og forvaltningsreform Gode kommunale arkiver er en forutsetning for at kommunen skal kunne utføre sine lovpålagte oppgaver. Kommunene har ansvaret for viktige samfunnsoppgaver som barnehage, skole, barnevern, helse- og omsorgstjenester og dokumentasjonen av disse tjenestene finnes hovedsakelig i digital form og løsninger for bevaring må derfor være på plass den dagen nye kommuner er etablert. Kommunale arkiv inneholder store mengder rettighetsinformasjon, som enkeltpersoner trenger for å dokumentere skolegang, sosiale ytelser m.m. Kommunale arkiver er også en viktig kilde til kunnskap om samfunnet og til lokal identitet. Erfaringer fra tidligere kommunesammenslåinger viser at det har vært lite fokus på disse systemene underveis i prosessene. I en digital tid vil manglende fokus på dette få større konsekvenser og kunne gi ekstrakostnader for kommunene. En gjennomsnittlig kommune har 180-200 ulike fagsystemer, mens store kommuner kan ha opptil 600 fagsystemer. Kommunal saksbehandling blir i økende grad digitalisert, og IKT har endret seg fra å være en støttefunksjon til å bli en integrert del av saksbehandlingen. Det samme gjelder for arkiv. Det er viktig at ledelsen i kommunen, som planlegger prosessen og forvalter kommunens økonomi, sørger for at håndtering av kommunens dokumentasjon blir en integrert del av prosessen i forbindelse med forvaltningsreform. Arkivkompetansen i norske kommuner varierer, og det er derfor nødvendig med nasjonal koordinering på dette området. De fleste kommuner og fylkeskommuner er tilsluttet interkommunale arkivordninger som yter tjenester til eierkommunene, inkludert elektroniske systemer og bevaring av disse. En forvaltningsreform vil også berøre selve organiseringen av det kommunale arkivlandskapet. Tidsperspektivet for forberedelse og gjennomføring er ulikt fra ulike hold Matrikkelinformasjon er ved tidligere sammenslåinger blitt distribuert til sluttbrukere ved årsskiftet (31. desember) enten direkte fra Kartverket eller via Folkeregisteret. Dette gir imidlertid de mottagende parter svært kort tid til å prosessere endringene i lokale systemer før bruk. Dette fordi kommuneendringen trer i kraft fra 1. januar og endringen kan derfor ikke skje så lenge gammel kommunestruktur er gjeldende og ny må være på plass når offentlige funksjoner åpner 2. januar. I tillegg til endringene som må gjøres på register- og distribusjonssiden er det tilsvarende utfordringer i tjenesteleverandørenes systemer og prosesser. Disse må forberedes til å benytte nye strukturer. Det foreligger store kapasitetsmessige utfordringer i de lokale systemene ved en reform som omfatter et stort antall 13

kommuner/innbyggere/enheter. Spesielt NAV og kommunene har et betydelig arbeid foran seg i forhold til større endringer i kommunestrukturen. Endringstidspunkt er et annet sentralt element. For noen av de store deltagerne (NAV og SSB) er dette helt avgjørende. NAV må ha sine systemer klar til første arbeidsdag etter årsskiftet. SSB må ha situasjonen før og etter endringen for å kunne dokumentere effekter av endringen i de berørte statistikkene. For andre deltagere er det større fleksibilitet, det vil si, at endringen kan gjennomføres over hele året. Det er foreløpig ikke avklart om noen av kommunenes systemer er avhengig av endringstidspunkt på samme måte som NAV og SSB. Distribusjonsmønster av data fra hhv Folkeregisteret og Matrikkelen Det må understrekes at dette bildet viser en meget forenklet prinsippskisse på hvordan distribusjonen av data skjer i dag og viser ikke den underliggende meget komplekse situasjonen hos brukerne av dataene. Utfordringene oppsummert Registrene er i praksis ikke autorative fordi de komplementeres med ytterligere informasjon av andre grunndataregistre for så å videreformidles til sluttbrukere (kommuner, etater og så videre) 14

Omfang av kommuner som eventuelt slås sammen samtidig, dersom vanlig drift skal opprettholdes, ansees være ekstremt utfordrende teknisk, ressursmessig og forvaltningsmessig (antall fra 428 -> 100) Det er klare begrensinger i dag for hvor mange det vil være mulig å håndtere samtidig Det er kort tid til rådighet for oppdatering av registre/systemer i henhold til ny kommunestruktur uten en god løsning for testing (oppdateringen skal skje feilfritt i løpet av en nyttårshelg) Usikkerhet om kompleksitet ved kommunesammenslutning. Vi er ikke garantert at det blir en-til-en sammenslåing av kommuner. Hva dersom flere skal slås sammen, eller en kommune deles i to og splittes? Kostnader; hvem bærer kostnadene i verdikjeden mellom felleskomponenter og tjenesteleverandørene? Hvem deltar i en slik prosess og hvem er berørte parter av endringer i kommunestrukturen? Modernisert folkeregister kommer etter planen i 2018/19 og dette skjer midt under reformperioden Hvem har det overordnede ansvaret for at alle involverte aktører, både statlige og kommunale klarer å gjennomføre prosessene? Hvem skal koordinere prosessen? Det er viktig å benytte denne muligheten til å gjøre stegvis forbedring nasjonalt som vil danne grunnlag for en helhetlig fremtidsrettet løsning for alle fellesregistrene ved å samarbeide med Veikart-arbeidet til SKATE. Det er risiko for å gjenskape samordningsutfordringene man har i dag dersom alle tilpasser seg på hver sin kant for å håndtere kommunereformen. Endringsevne må bygges opp over tid og kan planlegges inn ved å ha felles målbilder for tiden etter kommunereform. Utfordringene som er adressert her er også adressert i det pågående arbeidet om Veikartet for felleskomponentene i regi av SKATE. Kommunesektoren kan ha betydelige utfordringer både innenfor de strukturelle endringene og de individuelle systemporteføljene. Matrikkelinformasjon er avgjørende for flere av kommunenes saksbehandlingssystemer og må vies stor oppmerksomhet i de kommende prosjektene. (ref. kap. 6). I tillegg anbefales kommunene at tiden frem til gjennomføring må benyttes til å planlegge for eventuelle nyanskaffelser eller harmonisering/konsolidering av andre administrative systemer i de berørte kommunene. Videre har tidligere sammenslåinger vist manglende kunnskap om verdikjeden, forvaltningen av felleskomponentene, nødvendig tidsløp og detaljert informasjon om hva en kommuneendring medfører både sentralt og lokalt. 5 Prosjektleveranse Prosjektet har i rapporten hatt som forutsetning at det er fattet formell beslutning om endringer av ny kommunestruktur og at gjennomføringstidspunktet er satt til å være 1.januar hvert år mellom (2017), 2018, 2019 og 2020. Det har kommet meget 15

tydelige tilbakemeldinger fra flere deltagere om at dette er et absolutt krav. Dette er også innstillingen i Kommuneproposisjonen. Forutsetninger: Alle endringer skal gjelde fra 1. januar. Hendelsesdato/gyldighetsdato for endringene skal være 1. januar og ikke 31. desember jfr. også at endringer vedtas av Kongen i Statsråd og at det er lovbestemt at det skal gjelde fra 1. januar. Det skal gå minimum ett og ett halvt år fra endringer vedtas i Statsråd til de skal gjennomføres. Forut for dette vedtaket pågår det en relativt omfattende prosess i berørte kommuner som omfatter bl.a. folkeavstemninger og politiske vedtak i henhold til Stortingsproposisjonen. Kommunestruktur og kommunenummer blir formelt besluttet av KMD. Statistisk sentralbyrå (SSB)utøver denne myndigheten og gjør kommunenummer og grunnkretsnummer tilgjengelig etter at beslutning er tatt. Forprosjektet er kjent med at det er ulike oppfatninger om gjenbruk av navn og kommunenummer. Det er derfor viktig at det er ryddighet omkring navn/kommunenummer gjennom gode, tydelige og omforente kriterier og forskrifter. Det er SSB som har ansvaret for oppdatering av enhetsstrukturen for offentlig forvaltning i Enhetsregisteret. Det omfatter alle konsekvenser ved endringer som følger av kommunereformen. Kommunene må ha god nok tid til å gjøre alle nødvendige tilpasninger/endringer bl.a. i Matrikkelen forut for gjennomføringen Forprosjektrapporten inneholder anbefalinger og forslag til tiltak innenfor følgende hovedområder: 5.1 Prosesser og avhengigheter - Hvilke oppgaver inngår i en kommunesammenslåingsprosess? Hvem er involvert i disse oppgavene? 5.2 Systemer og registre Hvilke systemer og registre blir påvirket og hvordan påvirkes de av en kommunesammenslåing? 5.3 Informasjonsbehov Hvem må vite hva om det som skal skje? 5.1 Prosesser og avhengigheter Arbeidsgruppen har sett det som formålstjenlig å utarbeide et prosesskart som dekker kjente praktiske oppgaver på IKT-området som må ivaretas ved kommuneendringer. Prosesskartet dekker perioden fra beslutning er tatt frem til at kommuneendringen er gjennomført. Oversikten er generisk og dekke ulike scenarioer sett ut fra størrelse, antall involverte og type kommuner involvert. Diagrammet under viser kommunesammenslåingen fra vedtak til gjennomføring. 16

Nødvendige beslutninger eller avklaringer må tas før man kan forberede en endring. Dette innebærer at alt beslutningsgrunnlag må frem så tidlig som mulig i prosessen. Deretter skal endringen gjennomføres (i) først i produksjon/drift, (ii) for så å gjennomføres hos eksterne aktører for å kunne fullføres. Figur 1 Overordnet prosess fra vedtak til gjennomført kommuneendring Flytdiagrammer med tilhørende rutinebeskrivelser /sjekklister skal utvikles videre der dette er relevant. Det anbefales at dette arbeidet inkluderes i de kommende hovedprosjektene innenfor hvert ansvarsområde. Samtlige parter vil bidra med relevant informasjon ut fra deres krav og behov. Forprosjektet ser en stor nytteverdi i dette arbeidet også utover det aktuelle temaet. Forprosjektet er kjent med at Difi skal lage en samhandlingsarkitektur for offentlig sektor som inneholder en fremtidsbilde av hvordan de ulike fellesløsningene samarbeider og dekker de behovene som det samlede offentlige har for informasjon. Dette arbeidet er i startfasen, men skal involvere aktører i det offentlige og private. I så tilfelle må et samarbeid vurderes. Forprosjektet foreslår at Kartverket får ansvaret for oppfølging og koordinering av involverte parter og den praktiske gjennomføringen knyttet til de tidligere nevnte leveranseområder (Ref. kapittel 1.3). 17

1.7.2015 1.8.2015 1.9.2015 1.10.2015 1.11.2015 1.12.2015 1.1.2016 1.2.2016 1.3.2016 1.4.2016 1.5.2016 1.6.2016 1.7.2016 1.8.2016 1.9.2016 1.10.2016 1.11.2016 1.12.2016 1.2.2017 1.3.2017 1.4.2017 1.5.2017 1.6.2017 1.7.2017 Merk: gjennomføringsår må settes manuelt inn i celle U3, deretter benyttes dette til automatisk å beregne de andre tisdpuniktene i tabellen. Her er gjennomføringsår satt til 2017 som et eksempel Ansvarlig etat Tidsplan før kommuneendring Måneder før gjennomføringstidspunkt Sett inn år her 18 17 16 15 14 13 12 11 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 2017 1 2 3 4 5 6 Gjennom føring 1. januar Måneder etter gjennomføringstidspunkt Delprosess 1: Ta beslutninger Beslutte tidspunkt for gjennomføring KMD X Beslutte kommunenr KMD X Beslutte kommunenavn KMD X Beslutte ny gårdsnr-serie Kommunene X Beslutte grunnkretsnummer SSB X Bestemme organisasjonsnummer for ny kommune SSB Vedta nye adressenavn der det er like Kommunene X Fastsette nye vegnavn der kommunene har like Kommunene Beslutte om adressekoder skal endres Kommunene X Beslutte organisasjonsnr X Beslutte om tverrfagligkoordinerende gruppe skal opprettes X Bestemme valgkretser Kommunene Bestemme soknegrenser Bispedømmerådet X Bestemme postnummergrenser Posten Bestemme skolekretser Kommunene Bestemme adressekoder Kommunene Bestemme kommunegrenseendring Fylkesmannen X X X X X X X X X X X Bestemme ny struktur for de nye kommunene SSB X X X X X X X X X X X Bestemme skatteøre + + SKD Figur 2 - Delprosess 1 - Ta beslutninger. Tidsplan for kommuneendring og alle tilknyttede oppgaver Under arbeid Frist nærmer seg Frist 18

1.7.2015 1.8.2015 1.9.2015 1.10.2015 1.11.2015 1.12.2015 1.1.2016 1.2.2016 1.3.2016 1.4.2016 1.5.2016 1.6.2016 1.7.2016 1.8.2016 1.9.2016 1.10.2016 1.11.2016 1.12.2016 1.2.2017 1.3.2017 1.4.2017 1.5.2017 1.6.2017 1.7.2017 Merk: gjennomføringsår må settes manuelt inn i celle U3, deretter benyttes dette til automatisk å beregne de andre tisdpuniktene i tabellen. Her er gjennomføringsår satt til 2017 som et eksempel Ansvarlig etat Tidsplan før kommuneendring Måneder før gjennomføringstidspunkt Sett inn år her 18 17 16 15 14 13 12 11 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 2017 1 2 3 4 5 6 Gjennom føring 1. januar Måneder etter gjennomføringstidspunkt Delprosess 2:Gjøre avklaringer Utrede alle systemer hvor kommunen bruker offentlige registre Avklare om teknisk løsning er god nok Avklare når de forskjellige dataleverandørenetidligst kan levere aktuelle data Kartlegge hvilke registre som oppdateres manuelt Avklare konsekvenser i forhold til volum og dataomfang Avklare tilhørighet til tingrett og kommuneavis Produsere endringslogg Kommunene Kommunene Figur 3 - Delprosess 2 - Gjøre avklaringer. Tidsplan for kommuneendring og alle tilknyttede oppgaver Under arbeid Frist nærmer seg Frist 19

1.7.2015 1.8.2015 1.9.2015 1.10.2015 1.11.2015 1.12.2015 1.1.2016 1.2.2016 1.3.2016 1.4.2016 1.5.2016 1.6.2016 1.7.2016 1.8.2016 1.9.2016 1.10.2016 1.11.2016 1.12.2016 1.2.2017 1.3.2017 1.4.2017 1.5.2017 1.6.2017 1.7.2017 Merk: gjennomføringsår må settes manuelt inn i celle U3, deretter benyttes dette til automatisk å beregne de andre tisdpuniktene i tabellen. Her er gjennomføringsår satt til 2017 som et eksempel Ansvarlig etat Tidsplan før kommuneendring Måneder før gjennomføringstidspunkt Sett inn år her 18 17 16 15 14 13 12 11 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 2017 1 2 3 4 5 6 Gjennom føring 1. januar Måneder etter gjennomføringstidspunkt Delprosess 3:Forberede kommuneendringen i registrene og utføre feilretting Inngå alle juridiske avtaler på nytt Samarbeide med leverandørende om tilpassing av program Anskaffe nye systemer der 2 eller flere kommuner har ulike løsninger Rette avvik mellom matrikkel og tinglysing Kartverket Beskrive og oppdatere ny struktur i Enhetsregisteret for berørte kommuner SSB Slu tt Figur 4 - Delprosess 3: Forberede registre - Tidsplan for kommuneendring og alle tilknyttede oppgaver Under arbeid Frist nærmer seg Frist 20

1.7.2015 1.8.2015 1.9.2015 1.10.2015 1.11.2015 1.12.2015 1.1.2016 1.2.2016 1.3.2016 1.4.2016 1.5.2016 1.6.2016 1.7.2016 1.8.2016 1.9.2016 1.10.2016 1.11.2016 1.12.2016 1.2.2017 1.3.2017 1.4.2017 1.5.2017 1.6.2017 1.7.2017 Merk: gjennomføringsår må settes manuelt inn i celle U3, deretter benyttes dette til automatisk å beregne de andre tisdpuniktene i tabellen. Her er gjennomføringsår satt til 2017 som et eksempel Ansvarlig etat Tidsplan før kommuneendring Måneder før gjennomføringstidspunkt Sett inn år her 18 17 16 15 14 13 12 11 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 2017 1 2 3 4 5 6 Gjennom føring 1. januar Måneder etter gjennomføringstidspunkt Delprosess 4: Gjennomføre kommuneendringen Tilgjengeliggjøre konverteringstabell for adresser Kartverket Endre kommuner/adresser på den bosatte befokningen i folkeregisteret / ordne interne registre SKD X Oppdatere felles kommunetabell, internt BR Oppdatere adresser uten vegadresse-id i egen maskinell jobb BR Mottak av referansefil fra Kartverket BR Innlesing av referansefil fra Kartverket BR Distribuere endret fil for bosatte til eksterne aktører : Posten, NAV osv. SKD X Konvertere alle systemer Kommunene X Oppdatere postnummer og distribuere endringer til andre Posten X Figur 5 - Delprosess 4 - Gjennomføre hos eksterne aktører. Tidsplan for kommuneendring og alle tilknyttede oppgaver Under arbeid Frist nærmer seg Frist Da tidslinjen for når aktivitetene må starte er avhengig av de involverte kommunenes størrelse og antall / kompleksitet, har vi valgt ikke å markere tidspunkt for en del aktiviteter. Siden listen er et forslag og ikke er uttømmende vil den bli evaluert videre i et eventuelt hovedprosjekt. 5.2 Systemer og registre Felleskomponentene som primært berøres av endringen og er del av dette forprosjektet: Matrikkelen Enhetsregisteret Folkeregisteret 21

Tidligere kommunesammenslåinger har, som nevnt, bydd på betydelige utfordringer for å få gjennomført de strukturelle endringene innenfor det tilgjengelige tidsrommet. Det er i altfor liten grad standardiserte prosesser, formater og tjenester som kan gjenbrukes og dermed økes kompleksiteten på grunn av de mange variantene som oppstår for å løse tilnærmet like informasjonsbehov. I tillegg vil mangel på fleksibilitet føre til unødvendig tett og direkte kobling mellom informasjon og tjenesten og de to parter som skal utveksle informasjon. For hver enkelt som setter opp en tilkobling, ser det greit ut, men når skalaen blir større og endringene skjer hurtigere, vil kompleksiteten hindre endringsdyktigheten. Man har tidligere benyttet en parameterfil sendt ut fra Kartverket for å beskrive endringene fra og til. Denne er så brukt for å forberede endringer i de respektive lokale systemene. På gjennomføringstidspunkt er Kartverkets ordinære distribusjonsløsning blitt brukt da datamengdene har vært svært begrenset. En slik «fil-løsning» er imidlertid ikke en gjenbrukbar løsning som kan benyttes ved større endringsscenarioer. En rekke av de involverte partene har ved flere anledninger diskutert hvordan man skal tilnærme seg en mer fleksibel og robust løsning. Selv om det tekniske ikke bør stå frem som en av de største utfordringene i kommuneendringene kan det fort bli etterslep i etterkant som stadig vil skape utfordringer jfr. NAV. Derfor ansees den tekniske løsningen som viktig for å klare en smidig overgang. 5.2.1 Løsninger og muligheter Det er flere elementer som kan benyttes for å skape en løsning, men det er vanskelig å si hvordan man kan tenke seg å skape en helhetlig tilnærming til fellesregistrene og samtidig løse en nært forestående endring. En kommunereform bør sees på som en mulighet til å ta en stegvis tilnærming til bedre koordinering mellom fellesløsningene siden flere initiativ viser til at det her er stor gevinst å hente. Kommunereformen er kun et eksempel på at dette kan gjøres annerledes. Kartverket har under utvikling en løsning som muliggjør at ny kommunestruktur, adresser, gårds- og bruksnumre etc. kan gjøres tilgjengelig kort tid etter at formell beslutning om endring er tatt (heretter kalt Referanseregistret). I tillegg vil det bli generert en «link-fil» med utgåtte adresser og nye adresser for etater som bare trenger slik informasjon. Referanseregisteret blir å forstå som en kopi av matrikkelen, men med nye kommunegrenser og andre relevante grenser. Dette gjør at de forskjellige brukerne av Matrikkelen kan gjøre forberedelser, teste hele verdikjeden samt sine lokale systemer og innarbeide nye strukturer ut fra egne behov og systemkrav. Denne fremtidige strukturen kan også benyttes i kartløsninger til å visualiser hvordan de nye grensene vil bli og ved det rette eventuelle feil og misforståelser. Det 22

forutsetter at det etableres kommunikasjon direkte mot Kartverket og Referanseregisteret. I tillegg vil dette muliggjøre at de forskjellige brukerne kan gjennomføre endringen før eller etter nyttår ut fra hva som passer den enkeltes interne behov, krav og prosesser. Tegningen under (Figur 6) viser prinsippskissen for hvordan kartverkets datamodell for kommunereformen er planlagt. Det er bred enighet om denne modellen. Imidlertid har få lagt opp til å benytte denne løsningen så langt. Hvis man kommer til enighet om felles bruk av denne løsningen også for å forberede lokale systemer og til testing / verifisering av verdikjeden vil Kartverket utvikle løsningen til automatisert drift. I tillegg vil det bli tatt kopi av status ved midnatt 31/12 som referanseoversikt. Figur 6 - Ny løsning tilbudt fra Kartverket TD = Tinglysningsdivisjonen i Kartverket Deltagende parter har alle gjort vurderinger av problemstillingene en står ovenfor og har vurdert konsekvensene for bruk av løsningen og tidslinjen for en slik tilnærming. I det neste kapitlet er partenes vurderinger tatt inn. 5.2.2 Tilbakemelding fra deltagerne Tilbakemeldingene viser svært ulike utfordringer ved en større kommunestrukturendring. 23

NAV: Basert på de erfaringene NAV har høstet fra tidligere sammenslåinger av nabokommuner, har vi klarlagt noen forhold som har betydning for etaten: NAV har omfattende utfordringer knyttet til systemer og informasjonsutveksling ved kommuneendringer, og blant deltagerne i forprosjekt Kommunereform har NAV den aller største utfordringen. Det er i NAV mange berørte systemer, høy kompleksitet og behov for et lengre løp for å kunne gjennomføre en kommunesammenslåing. NAV har avhengigheter mot følgende eksterne registre: Matrikkelen (SK), Kommuneoversikt (SSB) og Enhetsregisteret (BR), Folkeregisteret (SKD) og Poststedregisteret (Posten). På grunnlag av disse oppdateres grunndata i NAV s egne basissystemer. I NAV pågår det til enhver tid en rekke større og mindre prosjekter og leveranser og endringstakten er meget høy. Antall utviklingstimer ligger på rundt 400.000 pr. år og det er et stramt løp i forhold til test og produksjonssettinger av forvaltning og utvikling. Eventuelle kommunesammenslåinger vil komme i tillegg til eksisterende utviklingsprosjekter. Siden en kommunesammenslåing påvirker de samme kjernesystemene og verdikjedene som mange av de andre prosjektene som pågår er det derfor nødvendig å tilpasse leveranseløpet noe som medfører at systemtilpasninger ved en kommunesammenslåing strekker seg ut over store deler av året. NAV har behov for tidlig avklaring av hvilke(t) kommunenummer som er de nye og hva som er de nye kommunegrensene (hvilke personer som blir berørt av endringen). Det er behov for avklaring av dette senest 1 år før iverksettelse. NAV vil vurdere hvordan man kan ta i bruk Kartverket sin løsning for midlertidig kommunestruktur for å kunne gjøre større endringer i kommunestrukturen. En «normal» kommunesammenslåing (to mindre kommuner) vil ha ett kostnadsomfang i størrelsesorden på ca. 4-5 millioner og dette inkluderer ikke kostnader relatert til driftsmessige endringer ute i den enkelte kommune. Forhold som størrelse og kompleksitet på kommune som skal slås sammen slik som større byer med bydeler vil kunne øke kostnadsomfanget betydelig. Det samme vil gjelde for sammenslåinger på tvers av fylkesgrenser. NAV har et pågående arbeid for å kartlegge hvilke krav den kommende kommunereformen vil stille til etatens IKT-systemer, samt avdekke hvilke tiltak som må gjøres for å forenkle selve gjennomføringen av reformen, både i forhold til eksisterende og fremtidige løsninger. SSB: SSB har følgende forutsetninger med den kommende kommunereformen, men ser ikke noen store utfordringer utover dette: 24

SSB mener å kunne motta endringsdata fra omverden og inn til SSB tilnærmet uavhengig av omfang Referansefilen (linkfilen) må mottas i god tid og senest 1. november, spesielt ved større endringer noe som gir SSB god tid på å få alle endringer på plass uansett omfang. Linkfilen med utgåtte og nye adresser må mottas første halvdel av januar. Begge tilrettelagt av Kartverket. SSB ser ikke behov for å måtte utvikle nye systemløsninger og heller ikke at det å gjennomføre endringer av større omfang generer økte utviklingskostnader. Det er viktig at data som SSB mottar fra andre etater utover grunndata og geodata er synkrone og må følges opp som en del av arbeidet med prosessbeskrivelsen og avklaring av avhengigheter. Alle mikrodata SSB mottar vil kunne kjøres på enhetsnivå mot de statistiske populasjonsregistrene. SSB registrerer organisasjonsnummer for den nye kommunen når kommunen/kommunene har behov for det nye organisasjonsnummeret. Saken godkjennes og distribueres med en gang, men med påtegning om at organisasjonsnummer er foreløpig til datoen for kommuneendringen Ved sammenslåing av kommuner og tildeling av et nytt kommunenummer, registreres den nye kommunen med et nytt organisasjonsnummer. Ved innlemming av en eller flere mindre kommuner i en større kommune som beholder sitt kommunenummer, videreføres organisasjonsnummeret fra kommunen som beholder sitt kommunenummer SSB kan bidra med retningslinjer knyttet til avvikling og etablering av nye kommunenummer, men trenger ikke ha forvalteransvaret om prosessgjennomgangen tilsier at det er mer hensiktsmessig om rollen legges til en annen Brønnøysundregistrene: Systemutfordringer: Brønnøysundregistrene må lage en ny løsning for innlesing og oppdatering fra Kartverket sin skyggeløsning som går utenfor endringsloggen. Innholdet i referansefilen må gi de samme opplysningene som mottas via endringsloggen. Brønnøysundregistrene må ha opplysninger om veiadresse-id, husnummer, bokstav, vegnavn og postnummer, slik de blir etter gjennomføring av kommunesammenslåingen. Problem vil oppstå dersom det samtidig skjer endring av vegnavn, husnummer (+ bokstav) eller postnummer samtidig med en kommuneendring. Dersom 25

denne endringen i referansefilen ikke mottas som endring på veiadresse-id med nytt husnummer, bokstav, vegnavn og postnummer må endringene likevel leses inn ved å bruke endringsloggen. Dette fører til ytelsesproblemer der hvor store kommuner er involvert i sammenslåingen. Systemet vil ikke klare å lese inn endringene i løpet av ett døgn. Systemet har en begrensning på oppdatering av mengde data internt. Øvre grense for innlesing av batch input saker er 10 000 pr. døgn. Her må nærmere analyse foretas for å se om det faktisk er mulig å redusere kravet til generering av sak for å ivareta hensyn til historikk og kunngjøringer for enheter registrert i Foretaksregisteret. For de enhetene som ikke har adresser med tildelt vegadresse-id før kommunesammenslåingen kjøres inn må disse oppdateres med en egen jobb som vasker kommunenummer på de enhetene. I følge forskriften til enhetsregisterloven kan det foretas en foreløpig tildeling av organisasjonsnummer når det foreligger tungtveiende grunner som tilsier en rask innføring i et tilknyttet register og det ikke er tid til å avvente Enhetsregisterets ordinære saksbehandling i forbindelse med tildeling av organisasjonsnummer. Dette betyr i vår sammenheng at organisasjonsnummer kan tildeles i god tid før tidspunktet for gjennomføring av kommunesammenslåing Brønnøysundregistrene støtter forslaget om gjenbruk av den største kommunens kommunenummer med tanke på mengde endringer av enheter/foretak til kommunevask. De siste kommuneendringene har vært gjennomført med iverksettingsdato 1. januar. Med en større kommuneendringsprosess i Norge foretrekker Brønnøysundregistrene at kommuneendringer gjennomføres på ulike tidspunkt i løpet av året. Slik vil en redusere risikofaktoren gjennom å sikre at det er tilgjengelig kapasitet og kompetanse. (Det er senere avklart fra KMD at dette ikke vil være mulig. NAV og SSB har tidligere spilt inn at dette ikke kan gjennomføres). Skatteetaten/Folkeregisteret: Folkeregisteret benyttes i en rekke av de offentlige og private brukernes systemer og løsninger. Folkeregisteret vil ta i bruk Kartverket sin løsning for skyggestruktur (Referanseregisteret) hvis det blir mange og store kommuner som slås sammen samtidig. Folkeregisteret vil da kunne distribuere endringene til brukerne ved nyttår. Det er ikke identifisert noen praktiske begrensninger i distribusjonen av endringer. For Skatteetaten / Folkeregisteret er det en forutsetning at nytt kommunenummer tildeles ikke gjenbrukes. Hvis dette ikke er mulig må dette utredes. Folkeregisteret ser ikke økonomiske konsekvenser ut over ordinær drift/forvaltning. 26