Versjonsbrev - versjon 1.15.

Versjonsbrev - versjon 1.15. Generelt... 3 Viktig... 3 Partner i Helsenettet... 3 Kryptering av database... 3 Arkivering hos Riksarkivet... 3 Søk på pasient... 4 Nytt søkevindu... 4 Online Booking(Nyhet)... 4 Kommunikasjon(Nyhet)... 5 SMS via helsenett... 6 PKI bestilling... 6 Personalia... 6 Personalia tilknytning... 6 Arbeidsgiver og bi-arbeidsgiver(nyhet)... 6 Innkallingslogg(Nyhet)... 7 Personalia Notat(Nyhet)... 7 Planlegger... 8 Timeoversikt... 8 Oppgjørsbildet... 8 Journal... 9 Generelt... 9 Tilgangsstyring... 9 Basisinformasjon med tilgangsstyring(nyhet)... 10 Logg... 10 Grunnleggende dokumenttilgang... 11 Medisiner... 11 Spirometri... 11 Regnskap... 11 Betalingsterminal... 12 Faktura... 13 Skanning... 13 Integrasjoner... 13 Bedriftshelse... 14 Aktiviteter i Bedriftsjournal... 14 Periodevis Plan... 15 Virksomheter med HELFO- refusjon... 15 Blanketter... 15 Rehabilitering... 16 1

Personalia/Serier... 16 Serieinformasjon... 16 Regnskap... 16 Rapportmodulen... 16 Ytelseskalkulator... 17 Rombooking... 17 NPR... 17 Dokumentasjon... 18 Oversikten viser endringer og nye funksjoner først for hver modul, deretter for ulike typer virksomheter. Endringsloggen gjelder fra offentlig versjon 1.14.9 til versjon 1.15. 2

Generelt Viktig Når vi lanserer en ny versjon av Extensor 05, så er det svært viktig at versjonsbrevet blir lest før dere oppdaterer. Versjonsbrevet inneholder informasjon om ny funksjonalitet og eventuelle endringer av oppsettet som må gjøres før en går i gang. Vi forbedrer til enhver tid Extensor 05, og dette medfører at vi også endrer på informasjonssikkerheten. Derfor vil vi av og til være nødt til å endre tilgangen til moduler(eller deler av den), slik at vi kan øke sikkerheten. Tilgangsstyring i brukerkontoer, og nye funksjoner vil derfor medføre at systemadministrator må se over at oppsettet for brukerne oppfyller de retningslinjene som gjelder for virksomheten. Partner i Helsenettet Extensor AS ble ultimo april i år partner i Norsk Helsenett. I den forbindelse har vi nå mulighet til å gi support/fjernstyre alle som er innenfor helsenettet. Dette må gjøres via programmet Netop, som er det eneste programmet som er per dags dato godkjent til bruk innenfor helsenettet. Netop fjernstyringen kan bestilles hos oss ved å sende en mail til salg@extensor.no. Kostnaden for programmet er kr 1100,- + kr 940 = 2040,- (eks mva). Kr 1100,- er pris for lisens og kr 940,- er pris for installasjon og en kort brukeropplæring. Det vil tilkomme en årlig vedlikeholdskostnad på kr 480,- (eks mva) fra år 2. Kryptering av database NB! Dette kravet gjelder bare bærbare datamaskiner. I henhold til Norm for Informasjonssikkerhet i Helsesektoren, knyttet til oppbevaring og behandling av personopplysninger, tilbyr vi nå en mulighet for kryptering av databasen. Dette medfører at databasen krypteres ved avslutting av Extensor, og sikrer dermed personopplysningene i henhold til normen. Ta kontakt med Extensor for mer informasjon om denne løsningen, eller send en e-post til oss på support@extensor.no. Arkivering hos Riksarkivet Extensor har utviklet et eget program for uttrekk av data fra databasen. Programmet eksporterer alle data i alle tabeller til godkjente arkiveringsfiler iht de krav som Riksarkivet har knyttet til dette. Ta kontakt for mer informasjon om dette produktet på support@extensor.no. 3

Søk på pasient Nytt søkevindu Vi har valgt å lage et søkevindu som skal håndtere alt fra enkle søk på pasienter til mere avanserte søk som omhandler grupper pasienter. Vi har også gjort det mulig å trekke ut resultatet for behandling av søkeresultat i Excel og tekstfil. Alle søk som man lager kan man lagre slik at man kan åpne de ved en senere anledning og bruke de på nytt igjen. For de mest avanserte brukerne kan man også lage sine egne sql-script for å få til ganske avanserte søk. For å aktivere det nye søkevinduet, høyreklikk på så vil en endre mellom gammel og ny søk funksjonalitet. For å deaktivere, høyreklikk. For å starte et søk trykker man F10 eller på knappen når man står i hovedbildet til Extensor. Når man åpner søkevinduet første gang vil man få opp et søkevindu som er klargjort for et standard pasientsøk, slik at det bare er å begynne å skrive søkeord i feltet for det som vist under. Les mer om det nye søkevinduet her: www.extensor.no/download/brukermanual/nyheter/nyttpasientsøk.pdf Online Booking(Nyhet) Vi er nå klar til presentere vår online booking. Løsningen har mange funksjoner og er hel integrert med planleggeren til Extensor. 4

Les mer om løsningen her: www.extensor.no/download/brukermanual/nyheter/extensor-onlinebooking.pdf Ta kontakt for mer informasjon om pris og tjenester på salg@extensor.no. Kommunikasjon(Nyhet) Det er laget en helt ny kommunikasjon modul. Her kan en laste inn eposter, edi meldinger, sms. En kan også sende interne eposter for sensitiv informasjon. Mulighet til å knytte eposter til pasienter. Ta kontakt for informasjon om pris og funksjonalitet på salg@extensor.no. 5

SMS via helsenett Vi har i forbindelse med ny leverandør av SMS tjenester nå fått mulighet til å sende SMS i helsenettet. Vi har pr nå støtte for to leverandører av SMS tjenester. På sikt planlegger vi å fase ut den gamle løsningen. For mer informasjon om den nye tjenesten og priser, ta kontakt med oss på salg@extensor.no. PKI bestilling Du kan nå bestille både Virksomhetssertifikat og Personlig sertifikat(smartkort) hos oss. Extensor er forhandler for Buypass, som er godkjent av Post- og teletilsynet som offisiell sertifikatutsteder. For å kunne sende elektronisk sykemelding og HELFO oppgjør, kreves det at klinikken er tilknyttet Norsk Helsenett. Virksomhetssertifikat identifiserer organisasjonen som meldingen blir sendt fra. For å kunne gjøre dette, må en ha virksomhetssertifikat installert. Klinikken kan da sende ebxml meldinger til mottaker. Personlig sertifikat identifiserer personen som sender meldingen. Til dette kreves smartkort og smartkortleser. Dette er din personlige signatur. Må brukes for å kunne sende sykemelding og elektronisk oppgjørsmelding til HELFO. Ta kontakt for mer informasjon om pris og tjenester på salg@extensor.no. Personalia Personalia tilknytning I dette skjermbildet vil man kunne registrere inn arbeidsgivere for en pasient. Vi har lagt opp til at det skal kunne registreres inn 2 arbeidsgivere. Her kan man i tillegg registrere inn andre tilknytninger som: Forsikringsselskap Helseregion Nav-region Annet Arbeidsgiver og bi-arbeidsgiver(nyhet) Under arbeidsgiver skal man registrere inn opplysninger som funksjon/tittel som pasienten har og når man startet i jobben. Ved å velge en annen arbeidsgiver i nedtrekkslisten oppdateres adresseinformasjonen om den valgte arbeidsgiveren. For å se detaljer om arbeidsgiver kan man trykke på ved siden av nedtrekkslisten. Da åpnes bedriftsdetaljene i et eget skjema. Det samme kan man på bi-arbeidsgiver. Når hovedarbeidsgiver byttes ut og dette lagres vil det logges og man kan slå opp på dette på Historikk-knappen som er plassert ved under arbeidsgiver. For bi-arbeidsgiver logges ikke i denne versjonen. For å nullstille et valg i en nedtrekksliste så velger man [Ingen] i listen. 6

Innkallingslogg(Nyhet) Det nå lagt til en innkallingslogg. Denne lagrer en kopi av brevet sendt til pasient. På denne måten sikrer vi også at ved endringer av malen, så blir ikke brev som er sendt til pasient endret. Det logges også sms og e-post sendt til pasient via innkallingsmodulen. Innkallingsloggen finner en under personalia. NB! Det er viktig å legge merke til at hvis en endrer på en innkallings mal, så vil denne endringen også påvirke innkallingsloggen hvis endringen skjer samme dag som brev er sendt. Altså endringer innenfor samme dag, vil medføre endringer også i innkallingslogg. Endring ved datoskifte vil ikke påvirke innkallingslogg. Personalia Notat(Nyhet) Dette er en ny funksjon, som medfører at en kan skrive notater i personalia. Det er også mulighet til å markere notat som viktig, og da vil det sprette opp et vindu ved aktivering av pasient i pasientutvalget. På samme måte som Cave. Må aktiveres i brukerkontoer for å få tilgang. 7

Her er det mulighet å legge inn tekst som ikke er pasientsensitivt. Merknaden spretter opp i øvre del av vinduet når man klikker på en pasient med merknad. (Som CAVE). Forutsetningen for sprett opp er at man har angitt at den skal brukes som advarsel. Man kan fjerne merknader som en selv har lagt inn. I brukerkonto angir man hvilke brukere som skal ha tilgang til merknaden. Merknaden vil sprette opp kun for de som har tilgang. Planlegger Timeoversikt Det er nå lagt inn filter i timeoversikten T i planleggeren. Viser bare fremmøtte, og tar bort alle timene som ikke er markert som ankommet i planleggeren. Filteret tar også bort rene faktura timer. Dette krever at en bruker funksjonen marker som ankommet i planleggeren(høyreklikk på time) Oppgjørsbildet Det er gjort endringer i oppgjørsbildet i planleggeren. Det er nå slik at en vil få dette vinduet uansett om det er betaling til en behandler eller flere. Det er også gjort 8

endringer på måten dette håndterer denne situasjonen. Avhaking av konsultasjoner vil medføre at beløpet for betaling endrer seg. En kan også skrive direkte i betatalingskolonnen. Det ligger automatikk i system i forhold til betaling av konsultasjoner, og eventuelt innbetaling av beløp som avviker fra beregnet. Den haker av konsultasjoner som ikke blir dekt, hvis det betales for lite. Journal Generelt Viser nå primær og sekundær diagnose, samt våre diagnoser under journal-diagnose. Korrekt dato settes på endringer som gjøres. Mulighet for egendefinert periode i sammendrag. Mulighet for å knytte notater til serier. Lagrer på serie i behandling eller siste ferdige. Nytt skjema lagt til for rus rehabilitering. TSB-skjema må fylles ut for innsending til NPR for rus rehabiliteringssenter. Ligger under snarveier i sammendrag. Nyhet. Tilgangsstyring på mal-redigering. Under brukerkontoer må en hake av for hvem som skal ha tilgang til å endre maler. Oppfrisking av diettlisten ved skifte av pasient. Cave knyttet til serie. Viser nå Cave som laget på pasienter i behandling og ferdig. Venteliste Cave vises ikke. Diagnose synlig i notat vinduet. Tilgangsstyring Det er nå aktivert logging på sammendrag i journalen. Det logges at en person har åpnet journalsammendraget på en pasient, i tillegg til selve notatene. Loggen er tilgjengelig under systemadm, administrator: 9

Basisinformasjon med tilgangsstyring(nyhet) Basisinformasjon er nå utvidet til å bruke rettigheter i forhold til om en bruker kan lese og skrive til notatgruppene. Hvis en bruker har rettigheter til å skrive og lese et notat så vil notatet kolonnen Har tilgang være avkrysset. Hvis avkrysningen er tydelig (svart) så har man alle rettigheter, det være seg sletting eller endring. Dette har man kun hvis man har opprettet basisinformasjonen. Hvis avkrysningen er svak (grå) så har man kun skriverettigheter. Dette er hvis brukeren som skrevet basisinformasjonen har gitt rettigheter til andre å kunne lese/skrive på informasjonen. Hvis en bruker ikke har tilgang til et dokument så vil avkrysningsfeltet Har tilgang ikke være avkrysset. Hvis man velger dette dokumentet, og ikke har tilgang, vil notatene være blokkert av teksten [INGEN TILGANG] (som vist i skjermbildet under) Logg Hvis man har tilgang til å lagre endringer vil det hver gang man lagrer opprettes en logg som viser hvordan basisinformasjonen så ut før man lagret. Slik kan må gå tilbake og se hvem som har gjort endringer og hvilke endringer som har vært gjort. Hvis det finnes en logg over endringer vil knappen oppe i høyre hjørne være tilgjengelig. Når man trykker på denne knappen åpnes et vindu hvor man kan se alle endringer som er gjort og hvem som har gjort de. 10

Dette vinduet er bygget opp på samme måte som registrering av basisinformasjon, bortsett fra at man ikke kan endre informasjonen, samt at listen til venstre viser hvem som har oppdatert og når det er oppdatert i synkende rekkefølge. Grunnleggende dokumenttilgang Dette styres gjennom Fellesadmin => Brukerkontoer => Dokumenttilgang. Medisiner Mulighet for å angi/overstyre seponeringsdato og startdato for medisin. Endret adm. av fra oss til helsepersonell slik at det er synlig at pasienten trenger hjelp til medisinering. Spirometri Referanse verdier hentes nå fra selve apparatets måling. Dermed unngår vi differanse i målinger. En kan overstyre dette ved å klikke på oppsett knappen i selve spriromodulen. Da vil følgende vindu sprette opp: Hvis det er haket av så vil referanse verdiene hentes fra apparat. Dette gjelder Sprirare og Spiro2000. Regnskap Endret reskontro slik at det ikke lengre viser slettede varesalg fra regningskort. Mulighet til å velge varelinjer fra ordrer, slik at en kan lage faktura på noen av produktene. Sigma tegnet er tilbake ved delt betaling på flere behandlere. Innbetaling på flere konsultasjoner hos flere behandler er nå endret. Logikken er endret slik at det er lettere å se hva som skal betales, og hvor innbetalt beløp blir plassert. Ved kreditering av faktura, blir ikke konsultasjon og produkter lengre samlet under konsultasjon. 11

Fjernet kredit konto i registrering av nye produkter i produkt/vareregistrering. Dette kan kun gjøres under konto mapping under administrer enheter i regnskap. Betalingsfrist er nå satt til 14 dager etter purredato når purredato er angitt. Standard beløp for purring er satt til 61 kr, som er ny maks sats. Dette kan endres i administrer enheter i regnskap. Nyhet. Mulighet til å velge informasjon som kommer med på faktura. Dette gjøres i systemadm, administrator og overskriften regnskap. Betalingsterminal PayEx bankterminal gav meldingen teknisk feil ved bruk av enkelte kort. Det er gjort utbedringer ved å endre formatet på transaksjonsnumre slik at Extensor 05 nå oppfyller kravene fra Teller. Det er lagt inn offline løsning mot Extensor database. For å håndtere at tilkobling mot Extensor databasen er mistet i betalingsøyeblikket, så legge transaksjonen i ei offline mappe. Når tilkoblingen mot databasen er ok, så sendes offline transaksjonen til Extensor databasen. Bankenes Standardiseringskontor(BSK) har vedtatt at det fra 1.september ikke skal være mulig å bruke magnetstripe ved bruk av Bank Axept-kort. Les mer her www.extensor.no/download/chip_magstripe_juni_2011.pdf 12

Faktura Ny layout på Ny ut faktura: Her kan en bestemme bilagstype: Oppe til høyre kan en søke direkte på bilagsnummer eller fakturanummer. For medlemsavgift, så har en mulighet til å legge til hvilken måned faktura tilhører ved å klikke på denne knappen (kun synlig når en markerer medlemsavgift faktura) Da får en opp dette vinduet: Her kan en velge år og måned for medlemsavgift, samtidig kan en legge til flere måneder. Summen på faktura endrer seg ikke. Skanning Ved skanning av flersidige dokumenter legges dokumentene seg nå i korrekt rekkefølge. Integrasjoner Det er laget integrasjon mot Visma Business. Det er laget integrasjon mot Visma Global. Det er laget integrasjon mot InfoEasy. Det er laget integrasjon til Fürst Forum. En kan nå rekvirere direkte fra Extensor inn til Fürst Forum, hvor en har tilgang til alle prøvene. 13

Ta kontakt for mer informasjon om denne løsningen support@extensor.no. Bedriftshelse Tilknytning i Personalia har blitt skrevet om, og har nå mulighet for å registrere to arbeidsgivere; Hovedarbeidsgiver og Biarbeidsgiver. Rettet feil med at notater i bedriftsjournal hentet fra maler på en spesiell måte ble skrevet over. Notatoversikt oppfriskes nå automatisk også ved bytte av bedrift. Påminnelser om helsekontroll via aktivitet og tilknyttet i personalia. Må ha avdeling for å registrere VO/HMS/KP Forbedret pasientsøk(se eget punkt) Aktiviteter i Bedriftsjournal Den kategorien som er satt på planleggeravtale samsvarer nå med bedriftsaktivitetens navn. Rettet opp årsak til feilmelding som oppsto når man i Aktiviteter forsøkte å filtrere på Timenedtelling Øverste linje i Bedriftsjournal/Aktiviteter viser nå planlagt tid, utført tid og disponibel tid. Planlagt tid flyttes automatisk til utført til etter man har åpnet og trykket lagre. Klokkeslettet forsvinner når aktivitet aktiveres Planlagt tid i visning - utført tid når man åpner aktivitet Feilmelding på filtrering av Timetelling Saldo stemmer ikke i bedriftsjournal Bytte plassering av "Bedriftsjournal" og "Kundenavn" Filtrering av Bedriftsoversikt fungerer 14

Periodevis Plan Periodevis Plan er utskrifts visning av Aktiviteter. Vi har i versjon 1.15. gjort flere layout forbedringer. Herunder: Plass til mer tekst om aktiviteten. Flyttet/ endret på streker som var i veien "Ansvarlig" vises med initialer/brukernavn. Ansatte er nå mulig å skrive inn som egendefinert felt. Hente ikke lengre fra antall ansatte i Bedriftsopplysninger. Vår ref. er fjernet, erstattet av Virksomhetens ansvarlig i Bedriftsopplysninger. Virksomheter med HELFO- refusjon Nytt HELFO oppgjør. Dette kan aktiveres i system adm./oppsett Oppgjøret sendes inn som XML-fil, og ikke som tekst-fil. Det er ikke behov for innsending av henvisning for fysioterapeuter ved bruk av det nye HELFO oppgjøret. Det er mulig å endre tilbake til gammelt oppgjør, men det gamle oppgjøret vil fases ut. Videreutvikling på det gamle oppgjøret vil ikke bli utført. For mer informasjon angående bruk av det nye HELFO oppgjøret kan brukermanualen lastes ned her: www.extensor.no/download/brukermanual/okonomi_regnskap/nytt-helfo-regnskap.pdf Blanketter Ny sykemeldingsblankett. Fra og med 1.7.2011 vil denne blanketten være gjeldende. Dette vil automatisk bli endret i systemet. Første gang en lager ny sykemelding etter 1.7.2011, blir den nye blanketten aktivert. Det er 15

mulighet for overstyring av dette valget manuelt i system adm/administrasjon Endringene på sykemeldingen er i forhold til aktiv sykemelding, og endring av elektronisk innsending til Helfo på xml formatet. Ny henvisning til fysioterapi. NAV 05-08.05 Henvisning til fysioterapi endret 01.2009 Utskrift av sykemelding. Nå kan en velge antall og hvilke sider en ønsker å skrive ut. Epikrise. Innhenting av primærdiagnose som aktuell behandler har registrert på pasienten. Siste side lagt til for ortopedisk hjelpemidler. Dette er ei informasjonsside. Oppfriske visning av nyopprettede maler. Når en lagrer en mal, vil den være synlig i oversikten over tilgjengelige maler. Utskrifts dato på sykemelding endres ikke ved senere utskrift. Rehabilitering Personalia/Serier Sletteknappen er kun synlig i generelt. Forbedret sammenslåing av pasienter. Slettet pasient er slettet. Nyhet. Innkallingslogg. Kopi av SMS, epost, brev som er sendt fra innkallingsmodulen. Nyhet. Notat i personalia. Må aktiveres i brukerkontoer for å få tilgang. Notat kan markeres som viktig, det vil da komme fra som pop up vindu. På samme måte som Cave. Serieinformasjon Regnskap Diagnosekodens beskrivelse er nå begrenset til 150 tegn for å unngå feilmelding. Mulighet til å legge inn to ulike serier med forskjellig status. Oppdatert NPR kodeskjema. Ytelsesavtaler og koder oppdateres ved oppdatering av Extensor. Nytt felt lagt inn. Henvisning mottatt. Dette feltet skal brukes for å registrere når den fysiske henvisningen er mottatt. Dette gjelder også den elektroniske. Brukes til venteliste rapportering. Tekst for lakennummer er nå synlig. Ved betaling av flere konsultasjoner, så kommer det et nytt vindu opp. Dette registrerer beløpene fordelt på konsultasjonene. Det ligger automatikk i at systemet forsøker å betale hele konsultasjoner. Slik at restbeløp blir stående på en konsultasjon, hvis ikke hele utestående blir betalt. Dette gjelder også ved oppgjør på flere behandlere. Tiltak og diagnosekode lagres på konsultasjonsnivå i planleggeren. Nyhet. Produktoversikten er endret. Rapportmodulen Rapport for vedlegg samlefaktura HELFO. Rapport ligger på nett. Endring i brannlisten. Tar også med personer uten serie, men med rombooking. Eksport til Excel lagt inn. Nyhet. Lagt inn mulighet for summering i rapport. Nyhet. Høyreklikk på kolonneoverskrift, nye muligheter for sum, antall, skjule. 16

Nyhet. Sql skript generator laget. Nå kan en generere skript og rapporter. Nyhet. Bunntekst med dato, tidspunkt og utskrevet av kommer på utskriften. Endring av tilpass kolonner. Zoom kan brukes. Endring i rapporten Liste med Pasienter med Cave som ligger på nett. Tilpasning av layout på rapportene, farge på linjer osv. TSB skjema lagt inn. For registrering av tverrfaglig spesialisert behandling for rusmisbruk. Snarveien i journalsammendrag finner du tilgangen til skjemaet. Ytelseskalkulator Trekker fra en dag, som er reisedag. Lagt inn Vis alle tillegg til Vis egne under avtaler Husker innstillinger/verdier til neste gang Filteret Henvendelser er nå fjernet. Hovedavtaler vises ikke som standard Egendefinert dato på per i dag Rombooking Ved flytting av pasient til nytt rom under oppholdet, så oppdateres informasjonen i info knappen i toppmenyen. NPR NCMP og NCSP er nå korrekt i forhold til oppsett. I gruppeoversikten i planleggeren vises nå diagnose og tiltak. Endring av NPR rapport på dagpasienter. Den tar nå med ei linje per avtale satt i planleggeren. Krav til at det er satt oppholdstype lik 2 på serie. Gruppetimer kommer også på egen linje for dagpasienter. NPR Behandlerkrav melding er ferdig fra vår side, venter på endelig tilbakemelding på eventuelle endringer fra NPR og andre organer i forhold til rehabilitering. Lagt til avkrysning for en linje per rombooking i NPR rapporten. Det vil medføre at det er mulig å rapportere flere rombookinger(opphold) på en serie. 17

Dokumentasjon Her en noen linker for nedlasting av dokumentasjon: Veiledning Dag- og polikliniske pasienter www.extensor.no/download/brukermanual/rehab/veiledning Dag- og polikliniske pasienter.pdf Administrering av Ytelsesavtaler www.extensor.no/download/brukermanual/rehab/ytelses Avtaleadministrasjon 21.01.2011.pdf Gruppeaktivitet www.extensor.no/download/brukermanual/rehab/gruppeaktiviteter.pdf NPR veiledning for utfylling www.extensor.no/download/brukermanual/rehab/veiledning til utfylling av NPR.pdf Bodø 30/6 2011 18