Tromsø Kommune [Infrastruktur i helse og omsorgsbygg] - Delprosjekt 3 i forprosjekt velferdsteknologi 1.2.2013 1.3.2014 Teknisk tilrettelegging for bruk av velferdsteknologiske løsninger i Tromsø kommunes helse og omsorgsbygg. Rapport som beskriver kartlegging og utbedringsbehov.
Delprosjektrapport D3 Skrevet av: Ingebjørg Riise, prosjektleder forprosjekt Velferdsteknologi feb.2013 til feb.2014 Innhold 1. Innledning... 2 2. Avklaringer om ønsket standard... 3 2.1 Beskrivelse av ønsket standard... 3 2.2 Byggeprogrammet... 3 3. Kartleggingen... 4 3.1 Oversikt og prioritering av bygg... 4 3.2 Kartleggingsmetode... 5 4. Rapport fra kartleggingen og kalkulerte utbedringskostnader... 6 4.1 Resultat kartlegging... 6 4.2 Kostnadsberegning... 7 5. Andre problemstillinger behandlet i delprosjektet... 8 5.1 Intern organisering og ansvarsfordeling... 8 5.2 Sambandsforbindelse... 8 5.3 Integrasjon og samkjøring av tekniske funksjoner... 9 Tilleggsdokument: (kan utleveres på forespørsel)... 9 1. Teknisk bygg standard Helse og omsorgsbygg... 9 2. Bygg oversikt... 9 3. Kartleggings mal... 9 4. Matrise «Velferdsbygg» byggeprogram... 9 1
1. Innledning Fra prosjektplanen: Kommunes helse og omsorgsbygg er viktige arenaer for å ta i bruk ulik teknologi. Bygningsmassen har et stort spenn i alder og teknisk kvalitet, og i mange bygg er data infrastrukturen mangelfull eller dårlig. Det mangler trådløst nett i nesten samtlige bygg, og det finnes eksempler på bygg med teknologiske installasjoner som ikke fungerer etter intensjonene. Det skal derfor gjennomføres en teknisk kartlegging på bakgrunn av beskrevne behov i det enkelte bygg. Det er budsjettert investeringsmidler slik at utbedringene kan starte i løpet av året. Kartleggingen skal resultere i en rapport som beskriver utbedringsbehovene, herunder spesielt hva som må til for å kunne ta i bruk hensiktsmessig teknologi for og fremme beboernes trygghet og egenmestring. Delprosjektet er også forankret i kommunens økonomiplan: «Gjennom tilrettelegging av IT infrastruktur og helhetlige digitale systemer som støtter rutinene innen planlegging, drift og elektronisk samhandling, vil man på sikt oppnå gevinster i form av redusert tidsbruk til administrasjon og dokumentasjon i tjenesten. Gode it systemer er en nøkkel i effektivisering av arbeidsprosesser for å frigjøre mer tid til direkte brukerrettede tjenester». For økonomiplanperioden 2013 2016 er det budsjettert med årlige investeringsmidler for å komme i gang med en planmessig oppgradering og utvidelse av basisinfrastruktur. Utvidelsen består i hovedsak av datakabling til alle pasientrom/leiligheter. Målet er å komme bort fra egne kabler for ulike tekniske systemer til å benytte felles kabling for alle system. En planmessig oppgradering er kostnadskrevende at det må gjennomføres over tid. For 2013 og 2014 er det avsatt tilsammen kr. 2 539 000 i investeringsbudsjettet til en gradvis start på utbedringene. Midlene går til intern datakabling, trådløsbaser og nettverkselektronikk. Hvor mange bygg man klarer å dekke med disse midlene avhenger av omfanget av kartlagte behov samt størrelsen på investeringstilskudd fra Husbanken. Ifølge husbankens retningslinjer for investeringstilskudd til omsorgsboligformål finnes det en mulighet for å søke om tilskudd inntil 40 % for tiltak tilknyttet omsorgsteknologi i eksisterende bygningsmasse [Jfr. veileder HB 8.C.8, pkt. 2 og 2.1]. Kommunen ønsker å benytte denne muligheten for hjelp til finansiering av prosjektet og vil søke om tilskudd for hvert enkelt bygg. 2
Dette delprosjektet har vært det mest tidkrevende i hele forprosjektet i den forstand at de interne prosessene har tatt mye tid, og det er arbeidskrevende å komme fra kartlegging via utarbeidelse av anbud og til gjennomføring av utbedringer. Opprinnelig framdriftsplan hvor vi beregnet å være ferdig med kartlegging av alle bygg innen oktober 2013 sprakk fullstendig. Et eksternt firma har til nå (april 2014) gjennomført kartlegging i 6 bygg. Forsinkelsen skyldes hovedsakelig kapasitets begrensninger hos firmaet som gjennomfører kartleggingen, men etter hvert har vi også sett at det vil være ugunstig ha «gamle» kartlegginger når selve utbedringen vil strekke seg over flere år. På bakgrunn av de kartlegginger som til nå er gjennomført, og utbedringer gjennomført på første bygg, har vi derfor utarbeidet en stipulert kostnad for fortsettelsen. 2. Avklaringer om ønsket standard En arbeidsgruppe med representant fra eiendomsavdelingen, it senteret, lokal it konsulent og prosjektleder startet opp arbeidet med å planlegge prosess og aktiviteter i delprosjektet. En prosess som i starten, og også underveis har avdekket mange spørsmål som vi ikke hadde klare svar på. Før vi kunne starte med å kartlegge byggene måtte vi bestemmer oss for ønsket framtidig teknologi standard. Det igjen måtte bygge på en kartlegging av hvilke funksjoner vi ønsker at byggene skal inneholde. Vi startet med å utforme en enkel behovsbeskrivelse ut fra ansatte og brukeres behov i ulike typer av bygg. Det ble innhentet innspill fra enhetene og prosjektgruppa. Denne ble senere konkretisert i dokumentet «Teknisk bygg standard Helse og omsorgsbygg» se pkt. 2.1. som igjen danner grunnlag for forslag til «velferdsfunksjoner» i kommunens byggeprogram se pkt. 2.2. 2.1 Beskrivelse av ønsket standard I prosjektsamarbeidet med eiendomsavdelinga ble det etterlyst nærmere konkretisering og beskrivelse av standardene. Den enkle funksjonsbeskrivelsen var ikke god nok og ble derfor innarbeidet i et dokument kalt «Teknisk bygg standard Helse og omsorgsbygg». Dette dokumentet er å betrakte som et arbeidsdokument for eiendomsavdelingas videre innarbeidelse av standarden i kommunens overordnede byggeprogram, se neste avsnitt. Dokumentet beskriver i kapittel 2 mål for smarthus og velferdsteknologi i helse og omsorgsbyggene, og funksjonelle krav til system for smarthus og velferdsteknologi. 2.2 Byggeprogrammet Kommunens Byggeprogram beskriver kommunenes tekniske og funksjonelle standard for kommunale bygg. Til byggeprogrammet er det utviklet et eget matriseverktøy som grunnlag for kravspesifikasjon og internkontroll. Matrisen viser en samlet oversikt over alle funksjoner som skal være standardinstallasjoner i ulike bygg. Som følge av vår beskrivelse jfr. pkt 2.1., utvidet eiendomsavdelingen dette verktøyet med et eget kapittel for «velferdsbygg». Kapittel for velferdsbygg inneholder pr. idag til sammen 84 punkter, men vil måtte utvikles videre etter hvert som vi får mere erfaring fra konkrete byggeprosjekt som f.eks. Otium bo og velferdssenter. 3
Fig.1: Et lite utsnitt av matrise byggeprogram velferdsbygg 3. Kartleggingen 3.1 Oversikt og prioritering av bygg Oversikt over kommunale helse og omsorgsbygg hentet vi fra underlagsdokumentene i den nylig avsluttede «Strategi for utvikling av eiendommer til helse og omsorg». I strategiarbeidet ble det gjort en grundig kartlegging av alle bygg samt vurderinger av byggenes framtidige funksjon og eventuelle ombygging/saneringsbehov. Dette grunnlaget kunne vi gjenbruke, noe som forenklet vår jobb med å velge hvilke bygg som kunne inkluderes i teknologikartleggingen. Mens den foran nevnte boligstrategien hadde kartlagt nærmere 50 små og store lokasjoner som brukes til helse og omsorg, skulle vi konsentrere oss om boliger (omsorgsboliger og sykehjem), og endte da opp med en liste på 27 bygg. Vi utelot da de som er planlagt ombygd eller sanert i nær framtid. Fibertilknytning som kriterium. Neste kriterium for utvelgelse ble en oversikt over hvilke av byggene som hadde bredbåndsforbindelse. Kommunen har i dag bygd ut fibernett til alle sykehjem og større omsorgsboligbygg. Av de mindre omsorgsboligene; er det imidlertid bare 5 boliger som har fiberaksess. Hele 11 bo og service senter og mindre boliger med personalbase har ikke fiber. Av disse er det distriktene som er verst stilt, men også 6 sentrumsnære døgnbemannede bygg mangler fiber. Byggene har stort sett 2Mb sambandsforbindelse (Nordix, Nordic Connect, Multiaksess) noe som holder greit til høyst nødvendig forbindelse til administrativt bruk via stasjonære PC er, men som ikke gir muligheter for å planlegge utvidet bruk av trådløse nett og velferdsteknologiske løsninger. Ved å trekke fra bygg uten god nok forbindelse samt to bygg som inngår i pågående byggeprosjekt sto vi igjen med en liste på 13 små og store helse og omsorgsbygg. 4
I ettertid har også Havtun bo og servicesenter på Brensholmen skiftet plass på lista fordi de fikk fibertilknytning i mars 2014. Oversikten ble lagt fram for styringsgruppa i prosjektet som gjorde vedtak om at de store omsorgsboligbyggene må prioriteres først fordi det er her man ser for seg at velferdsteknologiske løsninger kan gi størst effekt både for beboere og drift av tjenesten. 3.2 Kartleggingsmetode Hensikten med å gjennomføre en slik kartlegging er å skaffe oss en oversikt over eksisterende tekniske status for datakabling, og grunnlag for et kostnadsestimat på hva en oppgradering vil koste. Dette blir et viktig grunnlag for budsjettplanlegging og beslutning om strategi. I starten av prosjektet innhentet vi informasjon fra flere andre kommuner som enten har gjennomført eller planlegger å gjennomføre samme type arbeid. Det mest inspirerende eksemplet fant vi hos Oslo kommune Sykehjemsetaten som fra 2007 har gjennomført en planmessig oppgradering til framtidsrettet teknologistandard i sine sykehjemsbygg. Parallelt med prosessen omkring å avklare standarder, definerte vi hva som skulle inngå i kartleggingen. En diskusjon om mulighetene for en omfattende rydding og samling av all FTV dokumentasjon for alle bygg ble forlatt p.g.a. tidsaspektet. Det ble gjort en pilotkartlegging på et bygg hvor både eksternt firma, Eiendom og IT senter og lokalt personell deltok. Ut fra denne bestemte man så en mal for hvilken informasjon som skulle inngå i kartleggingen. Kartleggingen ble bestilt hos eksternt firma. Det som blir kontrollert: 1. Plassering av datarom og etasje fordelinger. 2. Kabel type kontakter og føringsveier. 3. Antall punkt på kontor 4. Kvalitet på kabling med måleresultater. 5. Merking og dokumentering av nett. 6. Strøm til elektronikk og UPS 7. Sikring av datarom og etasjefordelinger. 8. Generell om byggets data- nett. For hvert av byggene leveres følgende dokumenter: Nettverksrapport med anbefalinger (pkt. 1-8 ovenfor) Teknisk spesifikasjon eksisterende nettverk Plantegning som viser eksisterende datanettverk og behov for nye punkter Bilder fra bygget; fordelinger, føringsveier, diverse installasjoner Prisoverslag oppgradering av datanettverk For å beregne behov for antall trådløssendere i byggene bruker it senteret en egen programvare. Programmet mates med plantegninger av byggene og trådløspunktene beregnes og tegnes inn i plantegningene. 5
4. Rapport fra kartleggingen og kalkulerte utbedringskostnader 4.1 Resultat kartlegging Rapportene fra kartleggingen viser sålangt at vi har betydelige utbedringsbehov på de fleste bygg hvis vi skal oppnå målet om en framtidsrettet standard. Nettverksrapportene beskriver hva som kan gjenbrukes og hva som må skiftes ut, og beskriver også behovet for utvidelse med nødstrøm i fordelerskap, ekstra strøm og lufting som blir en konsekvens av utvidet kabling. «Vi anbefaler en løsning som fokuserer på ytelsen i hele den installerte kanalen, isteden for enkeltkomponentenes ytelse. Dette er en bedre løsning, da den inkluderer alle komponentene som inngår i et kablingssystem, for å transportere et signal fra server til arbeidsplassutstyr. Det utstedes samtidig en garanti for den totale signalkvaliteten. Sitat fra rapport. I tabellen under framkommer de kartlagte kostnadene for 5 bygg. Ved gjennomføring av det enkelte utbedringsprosjekt må det også medregnes kostnader til utarbeidelse av anbudsdokumenter og oppfølging og kontroll av leveransen. Tabell 1: Bygg Heracleum bo og servicesenter Mortensnes omsorgsboliger og sykehjem Laureng bo og servicesenter Seminaret bo- og Rehabiliteringssenter Estimerte kostnader (u/moms) jfr. Kartleggingsrapport Datakabling (rom, leil., fordelerskap) Nettverks elektronikk (trådløsb, svitsj) div. bygnings arb. (betong - boring mm) UPS til fordeler inkl. ekstra strøm Adm. anbud Totalt 557 740 296 427 7 000 44 880 60657 966 704 501 165 318 202 10 000 40 000 55000 924 367 245 400 104 600 17 000 40 000 35000 442 000 408 224 128 000 11 000 40 000 45000 632 224 Kvaløysletta sykehjem og hjemmetjeneste Omsorgstj. Jadevegen 472 500* 87600 10 000 40 000 35000 645 100* Ikke estimert SUM for de 4 øverste bygg 2 965 295 Forklaring*: bare administrasjon hjemmetjeneste og sykehjem +trådløsnett. Pasientrom ikke kalkulert pga. planlagt ombygging. De fem første byggene er store betongbygg, mens det siste bygget Omsorgstjenesten Jadevegen består av to mindre en etasjes trehus. Her viser det seg at det oppstår bygningsmessige utfordringer med å finne plass til nye kabelføringer, dette må kartlegges nærmere og det er derfor besluttet å avvente beregning av kostnader. I rapporten fra Jadevegen står det blant annet: Datanett er forlagt i mini kanaler og datauttak er på vegg montert. Det er ikke kapasitet for utvidelse av datanett i eksisterende føringsveier.? 6
Mulighet for å føre kabling over himling sammen med ventilasjon er ikke undersøkt da det ikke ser ut til å være mange luker i himlingen. Det vil være behov for mye kanallegging i hele bygget ved installasjon av nytt nettverk, dette blir utfordrende da det er mye vinkler på tak og vegger i korridorer.» Samme problemstilling som for Jadevegen vil vi mest sannsynlig også få ved 4-5 av de andre mindre omsorgsboligene som ikke er kartlagt ennå. Dersom det vurderes at de bygningsmessige forholdene ikke ligger til rette for kabling til alle leiligheter kan alternativet være å vurdere trådløse løsninger som nest beste standard. For Kvaløysletta sykehjem vil man ikke kunne søke Husbank tilskudd da det foreløpig ikke inkluderer oppgradering for bruk av velferdsteknologi. 4.2 Kostnadsberegning Gjennomsnittlig kostnad pr. boenhet (rom/leil.) i de fire første byggene ligger mellom kr. 6800 og kr.15 000, dyrest for de eldste byggene. Dette gir en gjennomsnittlig kostnad totalt for disse 287 boenhetene kr. 10 400. En måte å beregne kostnader for de gjenstående 8 byggene som ikke er kartlagt, er å bruke denne gjennomsnittskostnaden og gange med antall boenheter. Gjenstående 8 bygg + Jadevegen inneholder tilsammen 198 boenheter. Ved bruk av gjennomsnittspris vil dette utgjøre kr. 2 059 200 i utbedringskostnader. En av usikkerhetsfaktorene i forhold til om kostnadsestimatet holder, ligger i eventuelle bygningsmessige utfordringer som i eksempelet Jadevegen. Ellers er det grunn til å tro at estimatet vil holde da flertallet av boenhetene er i 8-11 år gamle bygg, noe som betyr at utskiftingsbehovet er mindre. Tabell 2:* Kostnad for 13 inkluderte bygg fra tbl.1 Kvaløysletta sykehjem Andre bygg som vil få behov i perioden 2-3 Netto estimert utbedrings kostnad Tilskudd fra Husbanken Maks.40 % (NB usikker innvilgning) Kommunal egenandel hvis 40 % tilskudd Vedtatt investerings budsjett for 2013 og 2014 Økonomiplan behov 2015 2016 med tilskudd Økonomiplan behov 2015 2016 uten tilskudd 5 024 495 2 009 798 3 014 697 2 539 000 475 697 2 485 495 645 100 0 645 100 645 100 645 100 600 000 240 000 360 000 360 000 600 000 Sykesignalanlegg 1200 000 0? 1 200 000 1 200 000 1 200 000 for 2-3 bygg SUM 2 680 797 4 930 595 *Estimerte kostnader som grunnlag for budsjettering resten av økonomiplanperioden Tabellen viser at det forutsatt maks investeringstilskudd fra Husbanken nesten er mulig å gjennomføre utbedringene i alle 13 inkluderte bygg innenfor det investeringsbudsjettet som er 7
vedtatt, det trengs en tilleggsbudsjett på 475 697. Tilskudd fra Husbanken ble innvilget som omsøkt på første bygg. Det må søkes for hvert bygg, og det gis ingen forhåndstilsagn. Vi har valgt også å synliggjøre utgifter til en utvidelse til 2-3 av de byggene som pr. i dag ikke har fiber eller som skal ombygges. Fiberutbygging i ytterdistrikt og ombyggingsprosjekt er ikke mulig og tidfeste, men vi anslår at det i denne økonomiplanperioden kan gjelde 2-3 bygg. Videre vet vi at vi har behov for å skifte ut gamle sykesignalanlegg til ny teknologi etter hvert som sykehjemmene blir oppgradert. Behovet er akutt på to av institusjonene, og utgiftene så omfattende at det er svært vanskelig å dekke innenfor enhetenes eksisterende driftsbudsjetter. Nyere sykesignalanlegg inkluderer funksjonalitet for bruk av velferdsteknologi, men det er usikkert om det er mulig å få tilskudd fra Husbanken til denne utskiftingen. 5. Andre problemstillinger behandlet i delprosjektet Som et resultat av kartlegging og det interne samarbeidet på tvers av Eiendomsavdeling, IT-senter og prosjektgruppa har prosessen medført større bevissthet omkring konsekvenser og forutsettinger ved en større utrulling og bruk av fibernett i helse og omsorgsbyggene. Vi er inne på et tankesett for bruk av ny teknologi som er nytt for organisasjonen, og som må medføre en gjennomgang hvor man både utarbeider strategier og klargjør ansvarslinjer. 5.1 Intern organisering og ansvarsfordeling Ansvarslinjene er i dag slik at eiendom har ansvar for bygget fram til ferdigstillelse. I ettertid har de driftsansvar for de sentrale driftssystemene (SD systemer) og datanett. Brukerutstyr og andre installasjoner som f.eks. sykesignal, er det resultatenheten som bruker bygget som får ansvar for, både oppgraderinger og vedlikehold. Det finnes ikke sentral kompetanse på f.eks. sykesignal i dag. Kompetansen er spredt på det enkelte bygg, tidligere hos stedlig vaktmester. Nå som vaktmestertjenestene er blitt mere sentralisert, er enhetene i stor grad er avhengig av å bruke eksterne firma ved behov for feilretting og vedlikehold. Kommunen har ikke rammeavtaler for leveranse og vedlikehold av sykesignalanlegg. Konsekvensen er at alle har forskjellige system og vedlikeholdsavtaler. Ved utvidet bruk av velferdsteknologi vil det være helt nødvendig å samle og bygge opp kompetanse for å oppnå funksjonell drift og integrerte systemer. Kommunen trenger kompetanse sentralt for både bygg relatert og brukerrelatert funksjonalitet. Spørsmålet er hvor ansvaret skal plasseres. Selv om man velger å inngå rammeavtale for vedlikehold med eksterne, vil det være behov for sentral kompetanse som kan sikre integrasjoner og samkjøring av systemer og kompetanse på kravspesifisering og utarbeidelse av anbud. 5.2 Sambandsforbindelse En annen problemstilling som prosjektet har avdekket er om robusthet og sikkerhet i kommunens fibernett er god nok til sikker drift av IP alarmsystemer som er viktige for liv og helse. Kommunen inngår i et sameie for deler av det fibernettet som benyttes til helsebygg. Det ble påpekt at det mangler UPS (nødstrøm) på flere av nodene i fibernettet. Det er igangsatt et «nødstrøms prosjekt» som skal utbedre dette. Noen sykehjem er koblet på «endenoder» som går ut fra en «hoved node» i 8
andre bygg (f.eks. skole, kulturskole). Disse byggene er ikke 24/7 «bemannet» noe som kompliserer feilvarsling og adkomst for feilretting når noe skjer. Vårt datanett er i utgangspunktet et administrativt nett som ikke er tilstrekkelig designet for 24/7 drift. Før implementering av ip alarm systemer i alle helsebygg, må det lages en strategi for hvordan vi kan sikre redundans ved nettutfall. It senterets nettverksansvarlige har i forbindelse med installasjon av ip alarmer i første bygg designet et eget internt IP nett for trafikk i og mellom helsebygg. Det er tatt høyde for framtidig utvidelse til alle bygg i fibernettet. Alarmer i første bygg skal ha IP nett som hovedføringsvei med mobilnett (GSM) som reserveløsning (redundans). Mobildekning inne i husene er i mange tilfeller et problem. Her må det også vurderes og ta i bruk system som forsterker signalene. Det foreligger ikke plan for hvordan man skal sikre framtidig fiberaksess til de 6 omsorgsbyggene på øya som ikke har det i dag. Prosjektet for fiberutbygging i distriktene går sin gang. Utvidet internettkapasitet på kommunens nett fra 100 Mb/s til f.eks 1 Gb/s ligger i planene til IT senteret. 5.3 Integrasjon og samkjøring av tekniske funksjoner For å få til en rasjonell implementering av velferdsteknologi må vi sørge for systemer som gjør at informasjonen kommer fram til riktig person til riktig tid. Det må etableres mottak for håndtering av varsler og alarmer, og det må utvikles driftstjenester for sikker drift og support. Kommunens sentrale driftsanlegg (SD) er godt utbygd i alle kommunale bygg med integrasjon mot et felles toppsystem (Clear Skada). Som del av velferdsteknologiprosjektet ønsker vi å teste om de velferdsteknologiske løsningene både i omsorgsboliger, sykehjem og i private hjem kan mottas og administreres i felles plattform/ toppsystem. Koblingen mellom tekniske driftsanlegg og velferdsteknologiske løsninger i bygg er tettere enn man tror. Vi ønsker å se på hvilke synergier vi kan oppnå ved å se disse ulike formålene i sammenheng. Tilleggsdokument: (kan utleveres på forespørsel) 1. Teknisk bygg standard Helse og omsorgsbygg 2. Bygg oversikt 3. Kartleggings mal 4. Matrise «Velferdsbygg» byggeprogram 9