Vedlegg 2 Kravspesifikasjon kjøp/leasing KONKURRANSEGRUNNLAG ÅPEN ANBUDSKONKURRANSE KJØP/LEASING OG ADMINISTRASJON AV BILER Vedlegg 2 Kravspesifikasjon kjøp/leasing av nye biler
Innholdsfortegnelse 20. Formål...3 21. krav:...3 21.1 Priser/rabatter...3 21.2 Oppdatering av informasjon og priser...3 21.3 Prisreguleringsprinsipper...4 21.4 Reduksjon av priser...4 22. Krav biler...4 22.1 Nye biler...4 22.1.1 Spesifikasjon kategori... 4 22.1.2 Personbil... 4 22.1.3 Varebil... 5 22.1.4 Lastebil... 5 22.1.5 Minibuss... 5 22.2 Krav for alle kategorier:...5 22.3 Generelle krav...6 22.3.1 Miljøprofil... 6 22.3.2 Dekk... 7 22.3.3 Registrering... 7 22.3.4 Erstatningsbil... 7 22.3.5 Skadeforebyggende tiltak... 7 22.3.6 Innbyttebil... 7 22.3.7 Nybilgaranti... 7 22.3.8 Avhending av egne biler... 7 23. Operasjonell leasing...9 23.1 Generelt om operasjonell leasing...9 23.2 Krav Leasing...9 23.3 Justering av kjørelengder...9 23.4 Fakturering...10 23.5 Avvikling av drift av enkeltbil/opphørsbetingelser...10 23.6 Avvikling av leasning...10 23.7 Påkosthåndtering...10 23.8 Innleveringsrutiner hva som er uttrykt som unormal slitasje...10 23.8.1 Generelt... 10 23.8.2 Karosseri hvor lakkering er påkrevd... 11 23.8.3 Hull i karosseri etter antenner / lysbjelker... 11 23.8.4 Skader i frontrute... 11 23.8.5 Dekkslitasje... 11 23.8.6 Generell slitasje... 11 23.8.7 Manglende utført service... 12 23.8.8 Ved uenighet... 12 Side 2 av 12
20. FORMÅL Formålet med denne delen av anskaffelsen er å få økonomisk mest fordelaktig anskaffelse/lease av biler for helseforetakene. Tilbyder vil få et godt bilde av hvilke biler som bør byttes ut og hvor mange som bør byttes ut gjennom informasjon om bilparken i Vedlegg 5 Oversikt over kjøretøypark. Generelt kan en si at hovedmengden av volumet vil være kjøretøy av typen person- og varebil. 21. KRAV: 21.1 Priser/rabatter Tilbudspriser skal inkludere alle kostnader forbundet med leveransen. Det skal ikke beregnes ekspedisjons- eller faktureringsgebyr. Tilbudsprisen skal inkludere nødvendig brukerutprøving/-opplæring, ferdig registrert, klargjort og for øvrig levering i henhold til lover og forskrifter. Det skal i tillegg angis en rabattsats i forhold til den til enhver tid gjeldende brutto prisliste som offisielt utgis av importør, eksklusive engangsavgifter og mva. Betingelsene skal være like for hele landet. Leverandøren kan ikke endre priser og betingelser etter at kjøretøyet er bestilt og fram til levering, hvis dette ikke er godkjent av kunde. Systemer for opparbeidelse av bonus aksepteres ikke. Hvis kampanjemodeller leveres i markedet til en gunstigere pris enn denne avtalen regulerer, skal disse betingelsene også gjelde for avrop på denne avtalen. Restverdi ved leasing: I restverdigrunnlaget skal følgende være inkludert; fabrikkmontert utstyr, evt. norskmontert utstyr, Ettermontert utstyr til kostnad av min: 5000 kr 21.2 Oppdatering av informasjon og priser I avtaleperioden skal nye og oppdaterte prislister oversendes Oppdragsgiver for godkjenning. Leverandøren er ansvarlig for utsendelse av nye prislister som er godkjent av Oppdragsgiver. I avteleperioden skal oppdaterte prislister, samt nødvendig produktinformasjon, forhandleroversikter, frakt- og restverditabeller og annen relevant informasjon knyttet til avtalen oversendes HINAS. Side 3 av 12
21.3 Prisreguleringsprinsipper Konkurransegrunnlag Bil Vedlegg 2 Prisene i denne avtalen er i utgangspunktet faste. Det aksepteres at det i løpet av avtaleperioden kan komme prisendringer (økning/reduksjon) knyttet til endringer i valutakurs og/eller endringer i de offentlige avgiftene (jfr. vedlegg 7a). 21.4 Reduksjon av priser En generell nedgang i priser for enkelte modeller eller segmenter skal komme Oppdragsgiver til gode umiddelbart ved ikraftsettelse. Oppdragsgiver forventer at informasjon om eventuelle reduksjoner i priser og/eller endringer i modellutvalg skal tilkomme Oppdragsgiver så raskt som mulig. 22. KRAV BILER I vedlegg 4 Prisutfyllingsskjema bil, er krav til bilene listet opp og de skal besvares i dette vedlegget, samt i en tekstlig del. Besvarelsen skal følge samme nummerering som kravspesifikasjonen. 22.1 Nye biler Målet er å gå over til økonomiske, miljøvennlige og driftssikre biler. 22.1.1 Spesifikasjon kategori Helseforetakene ligger spredt over et stort geografisk område. Det vil si at bruksområdet for en hvilken som helst bil vil være forskjellige fra sykehus til sykehus. Bruk av forskjellige biler pr. HF fremkommer av vedlegg 5 Oversikt over kjøretøyparken. Med kort- og langkjøring menes kjøring under eller over 15.000 km pr. år. 22.1.2 Personbil Kategori 1 Personbil, 3 og 5 dører, kortkjøring For de større sykehusene er behovet i stor grad, biler til bruk for pasient- og personaltransport. Størstedelen av dette gjøres internt på sykehusområdene og sykehusene seg i mellom. Bilene brukes også i mindre grad til transport av prøver til og fra de ulike helsestasjoner. Stasjonsvogner ville også være av interesse her for å dekke behov for person- og mindre varetransport Kategori 2 Personbil, 3 og 5 dører, langkjøring Mange sykehus vil ha behov for biler til pasient- og personell transport over noe lengre distanser, da mange helseforetak (HF) dekker et større geografisk område. Biler som brukes i denne kategorien bør også ha mulighet til å laste bilen med en del varer, prøver, pakker, post og lignende. Kategori 3 Personbil miljøvennlig el.bil Bil som skal dekke kategori 1, men drevet av strøm. Side 4 av 12
Kategori 4 Personbil miljøvennlig hybrid Bil som skal dekke kategori 1 og 2, men som er en hybridbil Konkurransegrunnlag Bil Vedlegg 2 22.1.3 Varebil Kategori 5 Varebil m/ lasterom 3 m3 Denne typen biler brukes i hovedsak til transport av prøver til og fra helsestasjoner, noe post og fordeling av varer fra lager internt på sykehusområdene. Det bes presisere tilleggskostnad for laster vil utgjøre. Kategori 6 Varebil m/lasterom 5-7 m3 Denne type biler brukes til transport av medisiner, post internt, større pakker og lagervarer. Det bes presisere tilleggskostnad for laster vil utgjøre. Kategori 7 Varebil Miljøvennlig, el.bil eller hybrid Varebil av typen el. Bil eller hybrid som kan dekke bruksområdene for kategori 5 og 6. 22.1.4 Lastebil Kategori 8 Lastebil Inntil 7,5 tonn Denne typen brukes til transport av mat, tøy, varer fra sentrallager samt gass og dialyse. Dette er typisk skapbiler med løftelem. Kategori 9 Lastebil Over 7,5 tonn Brukes i mindre grad 22.1.5 Minibuss Kategori 10 Minibuss inntil 10 seter Kategori 11 Minibuss inntil 14 seter Kategori 12 Minibuss inntil 14 seter tilrettelagt for rullestolbrukere Kategori 13 Minibuss inntil 17 seter Kategori 14 Minibuss inntil 17 seter tilrettelagt for rullestolbrukere 22.2 Krav for alle kategorier: Tilbyder bes om å oppgi hvilke typer og hvilket merke bil som anbefales innenfor hver kategori. Det skal oppgis maksimum 3 biler pr kategori. Det skal oppgis pris på rimeligste registrerbare modell som selges i Norge med radio/cd, servostyring, ABS bremser og minimum 2 airbags som standard. I tillegg skal volummodellen i hvert segment (biltype) oppgis. Alle biler skal oppgis med tilleggspris for alle opsjoner som tilleggs- og ekstrautstyr. For lastebil og varebil m/lukket godsrom skal ryggekamera være inkludert i prisen. Bruk Vedlegg 4 - Prisutfyllingsskjema bil, for spesifisering av pris og teknisk utstyr. Dette vil danne grunnlag for hoveddelen av evalueringen: Kategori Merke Side 5 av 12
Modell Drivstoff Motorstørrelse/ betegnelse Klimaanlegg: Oppgi type Sentrallås Forbruk/Utslipp: Her ønsker vi sammenlignbare tall mellom leverandørene. Vi ønsker tall relatert til bransjestandard, gjerne i henhold til regulering 101 fra UN/ECE og/eller tall fra andre uavhengige tester. Forbruk v/by-kjøring Forbruk v/ landeveis-kjøring Utslipp av CO 2 i gram pr km Utslipp av NO x i gram pr km Sikkerhetspoeng ihht NCAP Garantitid/kjørelengde Prosentvis gjenvinnbarhet Henvisning til besvarelsens informasjon om kjøretøyet Henvisning til nettside med informasjon om kjøretøy Tillegg for navigasjonsutstyr, automatgir og batterilader til lastebilene skal spesifiseres Hver kategori kan ha ekstra behov for utstyr/oppsett. Tilbyder bes beskrive hvordan dette best kan løses. Tilbyder bes om å bruke informasjon om dagens bilpark i vedlegg 5- Oversikt over kjøretøyparken for å komme frem til hva som vil være aktuelt å tilby innenfor hver kategori. 22.3 Generelle krav 22.3.1 Miljøprofil Oppdragsgiver vil i denne anskaffelsen evaluere følgende krav til kjøretøyene for utslipp og forbruk: Maksimalt forbruk av drivstoff pr. mil for de forespurte kjøretøyklasser Maksimalt utslipp for CO2 pr. km. for de forespurte kjøretøyklasser Maksimalt utslipp for NOx pr. km. for de forespurte kjøretøyklasser Vi ber tilbyder om å oppgi om de kan levere kjøretøy med gassdrift. Dette spesifiseres innen de kjøretøyklasser som er nevnt over. Det må oppgis om kan dette leveres fra fabrikk eller leverandør og hvilke kostnader dette medfører. Helse- og omsorgsdepartementet har stilt krav til helseforetakene om å innføre miljøledelse. Dette innebærer at alle anskaffelser skal tilstrebe en miljøprofil. Tilbyder må beskrive egen miljøprofil og hvordan tilbudet ivaretar miljøhensyn. Spesielt er oppdragsgiver interessert i løsninger med miljøvennlig drivstoff, og tilbyder bes beskrive hvordan dette blir ivaretatt for hver kategori nye biler. Tilbyderne skal beskrive hvordan de kan bidra til at de enkelte kjøretøyene til det daglige bruk blir benyttet på en så miljøvennlig og effektiv måte som mulig (kursing, veiledning og lignende). Side 6 av 12
22.3.2 Dekk Kjøretøyet skal leveres med 4 stk. godkjente dekk av god kvalitet på felg. Leveres bilen med felger av stål, skal 4 stk. originale kapsler medfølge/være montert. Kjøretøyet skal utstyres med reservehjul eller tilsvarende løsning for avhjelp ved punktering. Eventuelle ekstra dekk (vinterhjul) bestilles separat. Vinterdekk prises separat som sett à 4 stk. pr. modell for pigg- og piggfrie dekk. Det skal oppgis om disse er på stål- eller aluminiumsfelger. Eventuelle separat bestilte dekk skal leveres komplett montert og ferdig avbalansert. I tilfeller hvor hjulbolter/muttere fra kjøretøyets original hjul ikke kan benyttes skal bolter/muttere inngå i prisen. 22.3.3 Registrering Alle kjøretøy skal leveres ferdig registrert og kjøreklar med full tank, og utstyrt med matter på gulv (foran og bak). 22.3.4 Erstatningsbil Tilbyder skal beskrive sin ordning med erstatningsbiler og beskrive de ekstrakostnader oppdragsgiver vil få med å ta i bruk en slik ordning. 22.3.5 Skadeforebyggende tiltak Tilbyder skal opplyse om hvilke erfaringer han har med skadeforebyggende tiltak, samt hvilke forslag til tiltak tilbyderen har. 22.3.6 Innbyttebil Ved kjøp av ny bil skal innbyttebil, uansett merke kunne leveres. Hvis det oppstår uenighet om innbyttepris, skal pris fastsettes ved forhandlinger. Kunden kan for egen regning la NAF vurdere bilen og fastsette innbyttepris. Ved prisfastsettelse skal det legges avgjørende vekt på NAFs prisfastsettelse. 22.3.7 Nybilgaranti Garantitiden gjelder fra registreringsdato. Det skal oppgis garanti på minimum 3 år eller minimum 50 000 km. Garantien skal gjelde inntil den første av betingelsene er oppnådd. Tilbyderen skal også beskrive innhold i garantien og hvilke eventuelle forutsetninger for at garantien skal gjelde. I avtaleperioden skal garantivilkårene ikke på noe tidspunkt være dårligere (skal være bedre) for etatene enn det tilbyderen til enhver tid tilbyr markedet for øvrig. 22.3.8 Avhending av egne biler Tilbyder skal utførlig forklare hvordan avhending av en bil etter endt driftsperiode vil foregå og hvilke kostnader som kan påregnes ved dette. Ved evt. salg av biler må det komme klart frem: Side 7 av 12
restverdi av bilen hvilke kostnader salget vil påføre oppdragsgiver (for eksempel konsultasjons/rådgivingskostnader) hvordan bilen takseres og pris for skadetaksering hvordan bilen planlegges solgt hvordan gevinst/tap fordeles mellom tilbyder og oppdragsgiver Side 8 av 12
23. OPERASJONELL LEASING 23.1 Generelt om operasjonell leasing Leasing i tradisjonell forstand er ikke tillatt for helseforetakene. Operasjonell leasing (=operasjonell leie) er derimot tillatt. Operasjonell leasing betyr at leasingbetalingene ikke dekker hele det beløp som er investert av leasingselskapet - det er forutsatt at objektet har en restverdi ved leasingtidens utløp som kan realiseres ved salg eller ny utleasing. Oppdragsgiver ønsker tilbud på en slik løsning innen bilsegmentet. Helse Midt-Norge har en generell rammeavtale på operasjonell leasing som kan benyttes ved all leasing. Det tas derfor forbehold om at Helse Midt- Norge vil kunne benytte seg av avtalen. 23.2 Krav Leasing Leasingpris spesifiseres for 36 og 48 måneder. En restverditabell på bakgrunn av leasingperiode og totale kjørelengder skal leveres med tilbudet. Restverditabellene gjelder uavkortet, uavhengig av tilbudet/avtalen om bilkjøp. Endring av leasingperioden og/eller kjørelengde kan skje i hele avtaleperioden. Oppdragsgiver ønsker tilbud på følgende elementer som føres inn i vedlegg 4- Prisutfyllingsskjema: Rentenivå oppgi påslag i forhold til NIBOR Reguleringsprinsipper for rente Fakturaomkostninger Etableringskostnader Eventuell spesifisering av andre kostnader/gebyrer I tillegg ønsker vi en skriftlig beskrivelse av systemets rapporteringsmuligheter Restverdien for de ulike tilbudte modellene spesifiseres av biltilbyder. I tillegg til overstående vil følgende kriterier bl.a. inngå ved evaluering av tilbudene: 23.3 Justering av kjørelengder Det skal gjøres en rekalkulering av pris årlig basert på antall km kjørt pr bil i perioden. Dette skal også gjøres i forbindelse med opphør av operasjonell leasingavtale etter endt leasingperiode. Det antall kilometer som er kjørt for mye eventuelt for lite ihht. avtale debiteres/krediteres etter følgende kostnadsmodell: Differanse mellom estimert antall km og faktisk antall km X Sats for over-/ underkjøring Satsene for over- /underkjøring skal spesifiseres av i prisskjema Eksempel: Estimert km 20.000, faktisk km 30.000, differanse km 10.000 vil føre til ekstra fakturering på (Sats for over-/underkjøring) X 10.000 km Side 9 av 12
23.4 Fakturering Konkurransegrunnlag Bil Vedlegg 2 Vi skal ha en samlefaktura pr bil som sluses via biladministrasjonssystemet. 23.5 Avvikling av drift av enkeltbil/opphørsbetingelser Tilbyder skal utførlig forklare hvordan avvikling av en avtale etter endt driftsperiode for en bil vil foregå og hvilke kostnader som kan påregnes ved dette. Følgende punkter skal beskrives: beregning og grunnlag for restverdi av bilen hvilke kostnader salget vil påføre oppdragsgiver hvordan bilen takseres og pris for skadetaksering hvordan bilen planlegges solgt hvordan gevinst/tap fordeles mellom tilbyder og oppdragsgiver Det er også viktig for oppdragsgiver at bilene som legges under leasing-løsningen vil kunne rulleres internt for å sikre en mest mulig optimal drift. Tilbyder bes beskrive hvordan dette kan gjennomføres og belyse evt. ekstrakostnader dette vil påføre. Viser det seg at en bil blir brukt minimalt, vil oppdragsgiver enkelte ganger ønske å avvikle leasingordningen for denne bilen dersom det ikke er mulig å rullere internt. Tilbyder bes beskrive hvordan dette kan gjennomføres og belyse evt. ekstrakostnader dette vil påføre. 23.6 Avvikling av leasning Tilbyder ber redegjøre for rutiner rundt avvikling av leasingløsninger ved opphør av kontrakt. Tilbyder må redegjøre for hvilke økonomiske konsekvenser oppdragsgiver vil pådra seg ved en eventuell avvikling. 23.7 Påkosthåndtering Tilbyder skal beskrive prosedyrer for påkosthåndtering. 23.8 Innleveringsrutiner hva som er uttrykt som unormal slitasje I forbindelse med innlevering av kjøretøy som har vært leaset, er det behov for å presisere hva som menes med unormal slitasje. Nedenfor følger en oversikt over de krav som gjelder fra Oppdragsgivers side. 23.8.1 Generelt Etter mottatt melding om innlevering fra Leasingselskapet skal bilen klargjøres for innlevering. En representant fra Kunden skal gå sammen med forhandler for å besiktige bilen. Det skal oppnås enighet om hva som kan aksepteres som avvik. Avviket skal noteres på forhandlerens takstskjema hvor partene kvitterer. Forhandler skal deretter sende kopi av skjema om tilstand, kilometerstand og tilbakeleveringsdato til kundens oppgitte adresse Side 10 av 12
Kunden er forpliktet til å erstatte leverandørens tap på biler leverandøren har stilt restverdigaranti for og som er unormalt mye slitt ved tilbakelevering. Ved vurdering av hva som er å anse som unormal slitasje legges følgende kriterier til grunn: 23.8.2 Karosseri hvor lakkering er påkrevd I de tilfeller hvor det er skader i karosseri og hvor lakkering er påkrevd for å hindre rustdannelser ved kostnadsvurdering skal følgende legges til grunn: For varebil Det skal kun lakkeres over flaten til den aktuelle skade. For personbil Lakkering til nærmeste skjøt kan finne sted. Karosseriskader ellers Alminnelig utbedring (oppretting) finner sted, dog ikke for helt beskjedne skader, f.eks. parkeringsbulker, småbulker i dører, riper som kan rubbes bort Fargeforskjeller som fremkommer ved fjerning av merking m.v. anses ikke som unormal slitasje. 23.8.3 Hull i karosseri etter antenner / lysbjelker Hull i karosseri etter antenner / lysbjelker anses som normal slitasje. 23.8.4 Skader i frontrute Skader som ikke aksepteres av Trafikktilsynet anses som unormal slitasje. 23.8.5 Dekkslitasje Slitasje som ikke aksepteres av Trafikktilsynet anses som unormal slitasje. 23.8.6 Generell slitasje For varebiler Det kan legges til grunn at varebiler forutsettes brukt på en måte som medfører at de blir slitt, ikke minst innvendig. Det kan således ikke kreves kompensasjon for rifter, riper og andre forhold som springer ut av den bruk som er å forvente for disse bilene, herunder mindre hull i innredninger og seter. For personbiler Bakrommet i personbiler/stasjonsvogn vil også få ovennevnte betingelser. Innredningen og setene i person- og stasjonsvognene skal være i alminnelig god stand under hensyn til bilens alder, kjørelengde og vanlig bruk. Utskiftning av innredningsenheter eller hele seter kan kun kreves hvor utbedringer av aktuelle skader blir klart tilfredsstillende rent utseendemessig. Hull etter fastmontert utstyr innvendig ansees som normal slitasje. Side 11 av 12
23.8.7 Manglende utført service Om det skyldes forhold etaten har ansvaret for, kan det foretas en skjønnsmessig beregning av det eventuelle verditap som skyldes den manglende service. Verditapet anses som unormal slitasje. Det kan imidlertid ikke beregnes noe verditap om kun en service er uteblitt. 23.8.8 Ved uenighet Om partene ikke blir enige om hva som er å anse som unormal slitasje og verdifastsettelsen av dette, skal dette vurderes og fastsettes av uavhengige takstmenn som partene blir enige om å benytte, eventuelt av NAF. Ved vurderingen skal takstmannen legge ovennevnte kriterier til grunn. Takstutgiftene skal deles mellom partene. Side 12 av 12