VEDLEGG 1 - OPPDRAGSGIVERS KRAVSPESIFIKASJON Innholdsfortegnelse

Transkript

1 VEDLEGG 1 - OPPDRAGSGIVERS KRAVSPESIFIKASJON Innholdsfortegnelse 1 Overordnet målsetting Generelle krav Leie Type biler som anbudsinnbydelsen omfatter Bilgruppene Anskaffelsens omfang og levering Informasjon om bilene Opplæring Tilleggstjenester Service- og vedlikehold av bilene Service og vedlikehold Bilvask som opsjon Omlegging og oppbevaring av hjul Forsikring Drivstoff 2-kortsystem Brukerhåndbok Definisjon av normal og unormal slitasje Pris Rutiner for tilbakelevering Statistikk biladministrasjonssystem Fakturering og betaling... 6 Side 1 av 6

2 1 Overordnet målsetting Oppegård kommune skal inngå leieavtale på flere biler. tillegg til billeien skal det inngås avtale om tilleggstjenester i form av dekkhotell, dekkskift, vask og kort for fylling av drivstoff. 2 Generelle krav Bilene og tjenestene knyttet til bilholdet må tilfredsstille de offisielle krav i henhold til lover, forskrifter m.v. Bilene skal ha god kjørekomfort, være driftssikre og økonomiske i bruk, ha god sikkerhet for brukerne og være oversiktlige med hensyn til parkering/god sikt bakover i bilen. Tilleggstjenestene rundt bilholdet skal bidra til at brukerne kan nytte mest mulig av sin arbeidstid til sine hovedoppgaver. 3 Leie Leverandør skal ha eiendomsretten til bilene i leietiden - Oppdragsgiver betaler kun for bruken av bilene. Når leietiden er over skal Leverandør organisere det nødvendige ifm. tilbakeleveringen. Leieperioden er 4 år. 4 Type biler som anbudsinnbydelsen omfatter Gruppe 1: Elbil med plass til minimum 2 personer, bilen skal være liten Gruppe 2: Elbil, med plass til 4-5 personer Gruppe 3: stasjonsvogn, fortrinnsvis hybridbil, med plass til inntil 5 personer Gruppe 4: stasjonsvogn, med plass til 7 personer Samtlige biler skal leveres med hvit / lysgrå/sølvgrå lakk. Det skal være dekor/logo på førerdøren ved levering, og størrelsen skal være omtrent 15 cm x 40 cm (høyoppløselig pdf.fil fås hos Oppdragsgiver) 4.1 Bilgruppene 1 4 Bilene vil Gruppe i all hovedsak Antall bli benyttet Bilens innad funksjonalitet i kommunen. Virksomhet Kjørelengde Gruppe 1 13 El-bil med plass til 2 Hjemmetjenesten personer og et mindre lasteareal. Det er viktig at bilen er liten og enkel å parkere der det er liten plass. Gruppe 2 1 El-bil med plass til min. 2 Omsorgsboligene personer og et mindre lasteareal Gruppe 2 1 El-bil med plass til 2 IKT personer og noe lasteareal Gruppe 2 1 El-bil med plass til 4-5 Avlastningsbolig personer Gruppe 2 2 El-bil med plass til 4-5 Psykisk helse personer Gruppe 3 1 Fortrinnsvis hybridbil, Barnevern stasjonsvogn Gruppe 4 2 Bil med fossilt brennstoff, stasjonsvogn med plass til 7 personer Barnevern Se Vedlegg 2 Krav og prisskjema for nærmere spesifikasjoner. Side 2 av 6

3 5 Anskaffelsens omfang og levering Det er planlagt leaset totalt 21 biler. Samtlige biler skal leveres kostnadsfritt på det enkelte brukersted etter nærmere avtale (alle innenfor Oppegård kommune). Fakturaene skal fordeles på de aktuelle virksomhetene. 6 Informasjon om bilene Det skal vedlegges brosjyremateriell med bilde og beskrivelser av bilene som tilbys innenfor de angitte bilgruppene. Standardutstyr som fremkommer i brosjyrene som likevel ikke vil være standardutstyr i Norge skal strykes. 7 Opplæring Leverandøren skal forestå nødvendig opplæring og demonstrasjon av bilene ved hvert brukersted samt foreta en gjennomgang av alle rutiner som har betydning for drift og oppfølging av kontrakten (der hvor det kun er en til to brukere kan dette skje sammen med en større gruppe). Det skal oppnevnes kontaktperson for brukergrupper av biler, evt. den enkelte bil der dette anses fornuftig. Kontaktpersonene fra Oppdragsgiver oppgis etter nærmere avtale. I løpet av avtalens første halvår skal Leverandøren gi et enkelt kurs til brukerne i økokjøring (hvordan kjøre økonomisk og miljøvennlig) og skadeforebyggende kjøring. I tillegg skal det gis ett oppfriskningskurs etter ca 18 mnd. Oppdragsgiver vil organisere dette ved å samle brukerne i egne lokaler to ganger ved hvert av kursene i ca. 1 2 timer. 8 Tilleggstjenester Oppdragsgiver har behov for tilleggstjenester til bilene som skal anskaffes, jf. punktene under. Dette for at brukerne ved de enkelte brukerstedene skal bruke mest mulig av sin arbeidstid til sine hovedoppgaver, samt at Oppdragsgiver skal ha et enkelt og oversiktlig bilhold. Denne skal omfatte henting av bilene for gjennomføring av service og dekkskift, med samtidig levering av tilsvarende erstatningsbil. Alt dette skal være inkludert i leieprisen. Videre ska tilleggstjenestene omfatte avtale om vask og fylling av drivstoff som må kunne gjøres i Oppegård kommune. Vask og drivstoff skal faktureres etterskuddsvis etter faktisk bruk. Leverandøren må også kunne foreta reparasjoner og skadeoppretting med henting og levering av skadet bil og erstatningsbil. Ved skader som skyldes forhold hos oppdragsgiver forutsettes dette dekket av forsikringen med egenandel jf. pkt Eventuelle forhold på Oppdragsgivers side som ikke dekkes kan faktureres særskilt. Oppdragsgiver skal prioriteres i denne sammenheng, og reparasjoner skal foretas uten ugrunnet opphold. Med mindre leverandøren kan dokumentere at reparasjon ikke kan utføres raskere, skal leverandøren dekke kostnadene til leiebil utover 14 dager selv om skaden skyldes forhold på oppdragsgivers side. 8.1 Service- og vedlikehold av bilene Service og vedlikehold Det skal foretas nødvendig service og vedlikehold i henhold til servicehefte (som følge av normal slitasje i avtaleperioden). Bilene skal innkalles til rutinemessig service og vedlikehold i henhold til fabrikkens krav for å opprettholde garantivilkårene. Leverandøren skal hente og levere biler før og etterutført service/vedlikehold. Ved driftsstans og rutinemessig service skal det stilles erstatningsbil Side 3 av 6

4 til rådighet. Alle kostnader til dette skal være inkludert i leien, så som bruk av deler, olje, arbeid, erstatningsbil samt henting og levering av både leiebilene og erstatningsbilene. Ved driftstans som skyldes forhold på oppdragsgivers side kan dette faktureres særskilt Bilvask som opsjon Leverandøren skal tilby leverandør for rutinemessig normal vask utvendig og lettvask innvendig. I normal vask utvendig ligger også nødvendig polering. Med lettvask innvendig menes; nødvendig støvtørking, støvsuging, vask av matter, vinduspuss og lignende. Bilene må kunne leveres av de ansatte etter avtale på et sted i rimelig nærhet og innenfor en radius på 10 km. Dersom kommunen får egen ordning for bilvask, skal det være mulig å gå vekk fra tilbyders vaskeordning. Vask skal prises som en sum pr. måned basert på gjennomsnittet for de 4 årene bilene leies. I tilbudet skal denne regnes inn i månedlige faste utgifter, men i praksis skal denne belastes «bensin»kortet da dette gir oss anledning til å hoppe over, evt. utsette, en månedlig vask hvis denne ikke anses å være nødvendig. 8.2 Omlegging og oppbevaring av hjul Det skal foretas sesongmessig omlegging, vask og oppbevaring av hjul til bilene, som skal være inkludert i leieprisen. Leverandøren skal stå for organiseringen ved omleggingen, samt stille med erstatningsbil når bilene hentes for omlegging. 8.3 Forsikring Forsikringen skal omfatte ansvar, kasko, veihjelp og leiebil ved erstatningsmessig kaskoskade. Det skal oppgis årlig forsikringspremie pr. bil. Egenandel skal være kr. Dersom informasjon nevnt nedenfor kan virke inn på forsikringsavtalen vil vi gjøre tilbyder oppmerksom på følgende forhold: - Brukerne er hovedsakelig over 25 år - Ikke anledning til å røyke i bilene. - Bilene vil stå på kommunens ubevoktede parkeringsplasser. Skadestatistikk for gjeldende avtale er inntatt som vedlegg 3. Denne omfatter totalt 21 biler. Forsikring skal legges inn i leieprisen som en månedlig kostnad i vedlegg 2, men kan når bilene er satt i drift betales som en årlig premie for seg hvis dette er mer hensiktsmessig. 8.4 Drivstoff 2-kortsystem Anskaffelsen omfatter drivstoff til bilene som går på fossilt brensel. Det skal likevel benyttes drivstoffkort (tilsvarende 2-kortsystem) for samtlige biler kilometerstand skal tastes inn for hver fylling. Tilbyder skal oppgi rabatt i ører pr. liter på pumpepris. Rabatten og selskapene rabatten er knyttet opp mot, skal oppgis på Vedlegg 3 Krav og prisskjema jf Vedlegg 5. Foruten drivstoff skal kortene også kunne benyttes til kjøp av såkalte «kjør-videre-produkter» som for eksempel spylervæske, låsspray m.m., dvs. relevante produkter i forhold til bilhold, i tillegg til bilvask. Kortet er også aktuelt for elbilene selv om de ikke fyller drivstoff. Drivstoffkortet skal imidlertid være sperret for varer som tobakk, røyk, brus og andre lignende kioskvarer. Kjøp av «kjørvidere-produkter» skal belastes det enkelte kort på lik linje med drivstoffutgifter. Side 4 av 6

5 Brukere av drivstoffkort oppgis etter nærmere avtale. Utgifter til drivstoff skal angis i prisskjemaet som rabatt på bensin pr liter. Drivstoff skal belastes drivstoffkortet og betales etterskuddsvis. Drivstofforbruk og annet bruk av drivstoffkort faktureres månedlig etterskuddsvis etter faktisk forbruk. 8.5 Brukerhåndbok Valgte leverandør skal i samarbeid med Oppdragsgiver utarbeide en brukerhåndbok. Leverandøren skal sørge for kostnader ved produksjon av boken, og distribusjon av boken til de ulike brukerstedene. Håndboken skal være enkelt utformet og bør bl.a. inneholde følgende: - Rutine for håndtering av skader - Skademelding for motorkjøretøy (skjema) - Oppgjørsskjema ved tilbakelevering av biler - Oversikt over biladministrasjonsordningens kontaktpersoner - Evt. andre relevante opplysninger 8.6 Definisjon av normal og unormal slitasje Normal slitasje defineres som følgende (listen er ikke uttømmende): små bulker som ikke er veldig synlig eller er mindre enn et kronestykke, slitasje i seter etter vanlig bruk, riper som ikke er for dype og kortere enn 10 centimeter og som kan fjernes ved vanlig polering, riper som ikke er synlige i normalt dagslys på en meters avstand er å anse som normal slitasje sommerdekk med mønsterdybde mindre enn 1,6 millimeter dype, vinterdekk med mønsterdybde mindre enn 3 millimeter, piggdekk med mindre enn 50 % av piggene. Hakk eller riper i felg som ikke innebærer skader gjennom til grunnmaterialet eller er en deformasjon av felgen Plastskader som er kortere enn 10 centimeter, Riper som kan fjernes ved vanlig polering og riper som ikke er synlig i normalt dagslys på en meters avstand Steinsprutskade i karosseri som lager hakk i lakken uten å gå gjennom lakken Riper og annen slitasje på dashbord eller midtkonsoll som følger av normal bruk og som ikke er et resultat av at utstyr er blitt fastmontert av kommunen Flekker på interiør som kan fjernes med vanlig rengjøring, det vil si alle flekker og merker som ikke innebærer sprekker, brennmerker eller skitt som ikke lar seg fjerne med vanlig rengjøring Unormal slitasje er det som ikke faller inn under definisjonen av normal slitasje. 9 Pris Prisene skal oppgis i NOK ekskl. mva. Prisene oppgis på vedlagte skjemaer, jf. Vedlegg 3 Krav og prisskjema. Side 5 av 6

6 Prisene skal være faste i avtaleperioden. I prisene skal alt være inkludert, jf. Vedlegg 3. Jf. også pkt. 8.3 Forsikring i denne sammenheng. Pris for over-/underkjørte kilometer skal oppgis i Vedlegg 3. Kjørelengde pr. bil skal ved innlevering ikke praktiseres som et bilregnskap for den enkelte bil, men ses samlet for alle bilene i hele perioden. Oppdragsgiver skal betale for overkjørte kilometer etter at det er trukket fra 5% på overkjørte kilometer samlet for alle bilene for hele perioden. Leverandør skal tilsvarende betale for underkjørte kilometer etter at det er trukket fra 5 % på underkjørte kilometer samlet for alle bilene for hele perioden Veiledende prisliste for tilbudte biler, gjeldende på det tidspunktet tilbudsfristen går ut, skal vedlegges sammen med brosjyremateriellet - det skal markeres for tilbudte bilmodell/er i prislisten, jf. pkt. 6 Informasjon om bilene. 10 Rutiner for tilbakelevering Beskriv rutine for tilbakelevering etter endt leieperiode. Legg ved evt. skjemaer som benyttes ifm. tilbakelevering. Oppdragsgivers definisjon av slitasje skal legges til grunn ved tilbakelevering av bilene, jf. pkt 8.6 Definisjon av normal og unormal slitasje. 11 Statistikk biladministrasjonssystem På forespørsel skal Leverandør uten omkostninger for Oppdragsgiver utarbeide statistikk. Statistikken skal representere forbruk pr. bil og bilene samlet, bl.a. i forhold til forbruk av drivstoff og bilrekvisita. Det skal også gis statistikk over skader. Andre aktuelle opplysninger basert på tilgjengelige data skal kunne avtales. Statistikken skal utarbeides for de perioder Oppdragsgiver ønsker. De som har internettbasert biladministrasjonssystem skal legge ved beskrivelse av slikt system, samt evt. mulighet for Oppdragsgivers til å hente informasjon fra systemet. 12 Fakturering og betaling Fakturering skal skje månedlig i form av faktura i EHF-format pr brukersted med underbilag, jf. pkt 4.1. Nødvendig informasjon vedr. fakturering av det enkelte brukersted må fremgå av fakturaen. Det skal være adskilte fakturaer for de ulike grupper kjøretøy. Fakturaen skal inneholde: -Spesifiseringer etter Oppdragsgivers ønske, som for eksempel kostnad pr. bil, -brukersted/kostnadssted, biltype, reg.nr, fakturaperiode -Månedlig leie basert på tilbudsprisene -Spesifikasjon av mva. Fakturering for drivstoffkort skal inneholde opplysninger med informasjon om dato og tid, drivstoffkort, varelinjer og beløp pr varelinje. Øvrige krav il faktura vil følge etter nærmere avtale. Side 6 av 6