Bilag 1A - Oppdragsgivers kravspesifikasjon administrasjon av oppdragsgivers bilpark

Transkript

1 Bilag 1A - Oppdragsgivers kravspesifikasjon administrasjon av oppdragsgivers bilpark I dette bilaget har IVAR beskrevet kravene til biladministrasjonstjenesten. Bilaget er utformet på en slik måte at det skal bli klart for tilbyder/leverandør hvilke tjenesters om skal anskaffes, og hvilke løsninger Oppdragsgiver henholdsvis krever og ønsker at Leverandøren skal svare på under punkt 5 nedenfor. Leverandør skal også gi sin løsningsbeskrivelse på punktene i Bilag 2 i «Konkurransegrunnlagets Del III, Bilag» 1 Anskaffelsen gjelder Anskaffelsen gjelder administrasjon, oppfølging av service/reparasjoner og aktuelle tjeneste-/produktleveranser (dekk, drivstoff, bilpleie etc) for å sikre drift av IVAR IKS sin bilpark. Oppdragsgivers bilpark består av 82 biler. 72 egeneide, og 10 leasede kjøretøy. IVAR IKS kjøper i hovedsak bilene og eier dem selv, men denne anskaffelsen skal også gjelde avtale på leasing/leie dersom oppdragsgiver ønsker å anskaffe nye biler på leasing-/leieavtaler. (Krav til leasing/leie er beskrevet i eget bilag, bilag 1 B) 2 Oppdragsgivers organisering av bilflåten i dag IVAR IKS har i hovedsak kjøpt bilene selv, og eid dem. Oppdragsgivers ansatte har fulgt opp bilene i forhold til administrasjon og alt som skal til for å sikre drift av bilene. Bilparken til IVAR består av flere typer merker og årsmodeller fra 2000 til (IVAR har 1 lastebil, MAN 1996 modell) Service/reparasjoner og anskaffelser av bilrelaterte tjenester og produkter har skjedd hos mange forskjellige leverandører. Toyota Sørvest avd Stavanger har vært hovedleverandør av driftsrelaterte tjenesteleveranser som vedlikehold, service-/reparasjoner, bilpleie og dekkskift/hotell. Bilene er forsikrtet hos Tryg forsikring. De leasede kjøretøyene er leaset hos ulike leverandører. Parafer / Side 1 av 15

2 3 Fremtidig organisering av bilparken IVARs bilpark framkommer av vedlagt exelark (Vedlegg 2). Det er i dag begrenset oversikt over det enkelte kjøretøys kostnader m.m. Gjennom avtale med Biladministrator ønsker IVAR å sikre at bilene får nødvendig oppfølging i forhold til drift og driftssikkerhet, samt skaffe oss bedre oversikt over bilparken, kostnader m.m. Oppdragsgiver ønsker at ny leverandør minimum må kunne levere tjenester og produkter som beskrevet i dette bilaget. Oppdragsgiver ønsker i tillegg å videreutvikle tjenesten for å optimalisere bilparken med hensyn på valg av leasing eller kjøp, antall biler og biltyper, reduksjon i CO2 ved bruk av biogass m.m. Oppdragsgiver ønsker effektive rapporteringsrutiner som bla. avviksrapporter direkte til bilansvarlige og kontraktsansvarlig. I tillegg er målet at den mer detaljerte oversikten over bilparken skal bidra til å gjøre det lettere å gjøre fremtidige beregninger av bilpark, behov, «beste løsning» og kostnader m.m. Merk at graden av oppfølging/tjenesteleveranser fra Biladministrator rundt den enkelte bil kan variere. Noen avdelinger og/eller bilbrukere ønsker å følge opp bilene mest mulig selv, mens andre har behov for mer komplett oppfølging av Biladministrator i tråd med alle kravene i kravspesifikasjonen. Behovet for praktisk oppfølging er størst for bilene som er lokalisert i «bilpoolordningen» ved hovedkontoret til IVAR IKS på Mariero. Dette dreier seg om ca. 15 biler. Ute på anleggene til IVAR vil det derimot være varierende behov for praktisk oppfølging av bilene fra Biladministrator. Noen ønsker i størt mulig grad selv å sørge for at bilene får nødvendig service/reparasjon, vask og dekkskift, mens andre ønsker deler av denne oppfølgingen fra Biladministrator. Biladministrator skal uansett utføre de rene administrative oppgavene for hele bilparken til IVAR IKS. (drivstoffkort, bombrikker, dekkleveranser, samlefaktura for alle bilenes kostnader) 4 Tabell De spesifikasjoner som fremgår av tabellen danner grunnlaget for Leverandørens løsningsforslag, jf. Punkt 5. Leverandør må gi en utfyllende beskrivelse av hvordan de oppgitte krav og ønsker vil bli oppfylt, og det er viktig at denne er presis og entydig. Spesifikasjonens krav og ønsker er prioritert som følger: Prioritet A = Kravspesifikasjon som beskriver de absolutte krav som tjenestene/produktene må oppfylle, jf. avvisningsbestemmelsene i FOA 11-11/ Parafer / Side 2 av 15

3 Prioritet Ø = Viktige egenskaper som ønskes oppfylt. Graden av oppfyllelse vurderes i forhold til tildelingskriteriene, og resultatet vil inngå i oppdragsgivers endelig evaluering. Ved utfylling av punkt 5 skal Leverandøren sette kryss (X) i kolonne for "ja" eller "nei" under Leverandørens besvarelse. Henvisning til relevant dokumentasjon og evt. ytterligere kommentarer skal gjøres i kolonnen Kommentar 5 Leverandørens besvarelse 1 Implementering av avtale 1.1 A Biladministrator må i samarbeid med IVAR sette seg inn bilparkens status og alle forhold som må på plass for å sikre en biladministrasjonsordning i hht til målene i denne avtalen. Valgt leverandør vil ha ansvar for å koordinere nåværende ordninger mot ny ordning. 1.2 A Biladministrator skal i korthet beskrive et forslag til implementeringsplan, oppgi hvilken informasjon som er nødvendig for å overta og utøve biladministrasjonstjenesten. Parafer / Side 3 av 15

4 2 Krav til tjenesten 2.1 Service, vedlikehold og vask 2.2 A Biladministrator skal ha ansvaret for at bilene blir innkalt til service og vedlikehold ved aktuelle serviceintervaller som fabrikantene har beskrevet, samt ved nødvendig behov for vedlikehold/reparasjoner utenom serviceintervallene. 2.3 A Hvis bilen ikke har vært på service innen tidsfrist skal biladministrator ha rutiner for purring og/eller avklare med IVAR hvorfor service ikke ønskes utført. 2.4 A Biladministrator skal håndtere henvendelser fra bilbrukere ved problemer / stans. 2.5 A Biladministrator har forhåndsgodkjennings- og oppfølgingsansvar av kostnader fra verksted ved servicer og reparasjoner. Beløpsgrense blir man enige om ved signering av kontrakt. 2.6 A Biladministrator skal besørge ordning med bilpleie, vask innvendig og utvendig. Pris oppgis i bilag 3 A. Ordningen skal videre koordineres av Biladministrator slik at bilene som blir meldt inn i Parafer / Side 4 av 15

5 ordningen blir vasket innvendig og utvendig annenhver måned, etter en forhåndavtalt plan som biladministrator og IVAR blir enig om ved kontraksoppstart. IVAR evt Biladministrator legger inn «vaskeplanen» i Outlookkalenderen til bilene. I tillegg til den eventuelt fastlagte vaskeordningen annenhver måned, skal det også ved sporadisk behov kunne bestilles bilpleie. Bilene skal også kunne vaskes med bruk av drivstoffkort i automater på bensinstasjoner. (Mer om krav til drivstoffkortordningen lenge nede i kravspesifikasjonen) 3 Hente- og bringetjeneste 3.1 A Biladministrator skal ved behov hente og levere bil hos Oppdragsgiver ved service-/reparasjonsarbeid, vedlikehold og dekkskift. Biladministrator har ansvar for at det er etablert en slik ordning, og kostnaden skal dekkes i hht leverandørens tilbud/pris på «hente-/bringetjeneste». Pris oppgis i bilag 3 A. 4 Erstatningsbil 4.1 Ø Biladministrator skal ha ansvar for å ordne med erstatningsbil ved service/verkstedopphold dersom dette er avtalt/bestilt. Parafer / Side 5 av 15

6 5 Vedlikehold, garantiarbeid og selvforskyldte skader utenom serviceintervallene: 5.1 A I samarbeid med bilansvarlig hos Oppdragsgiver skal biladministrator ha ansvar for bestilling/koordinering av reparasjonsarbeid som må utføres på bilene. Biladministrator skal ha oversikt over vedlikehold, garantiarbeid og skader. 5.2 A Biladministrator har ansvar for forhåndsgodkjennings- og oppfølgingsansvar av kostnader fra verksted ved alle typer utførte reparasjoner. Beløpsgrenser blir man enig om ved signering av kontrakt 6 Dekk, dekkskift og dekkhotell 6.1 A Biladministrator skal håndtere innkalling til skifte av dekk, både i vår og høstsesong. Det er viktig at dekkskiftet ikke i vesentlig grad går utover IVARs tjenesteproduksjon. 6.2 A Biladministrator skal besørge dekkhotell og ha oversikt over hvor alle dekkene lagres. 6.3 A Biladministrator avklarer med bilansvarlig og forestår eventuelt kjøp av nye dekk ved behov. Parafer / Side 6 av 15

7 6.4 A Biladministrator besørger levering av nye dekk i hht til tilbudte priser. Rabatt på kjøp av dekk oppgis i bilag 3A. 7 Drivstoffkort: 7.1 A Biladministrator skal administrere drivstoffkortene som oppdragsgiver skal bruke, og organisere alt som denne tjenesten innebærer. 7.2 A Biladministrator skal tilby drivstoffkort som kan brukes på et nett av stasjoner som gir bruker mulighet til å fylle drivstoff der hvor bilene kjøres og parkeres. Det betyr at drivstoffleverandøren må ha god stasjonsdekning. 7.3 A Drivstoff som skal tilbys er bensin og diesel og andre produkter for drift av bil. Rabatter oppgis i bilag 3A 7.5 A Oppdragsgiver skal ha drivstoffkort til hver bil hvor man må registrere kilometer ved hver fylling. Drivstoffkortet skal begrense kjøpet til disse produktene. 7.6 Ø Biladministrator skal forklare eventuell løsning med forbruksstatistikk: * Er det tilgjengelig løsning med nettbasert Parafer / Side 7 av 15

8 rapporteringsverktøy med bl.a synliggjøring/varsel ved avvik, snittforbruk pr bil, osv. * Eventuelle muligheter i leverandørens (nettbaserte) verktøy skal beskrives. 8 Profilering av biler - Opsjon 8.1 Ø Bilene skal profileres med merking i henhold til spesifikasjon fra oppdragsgiver. Nødvendig merkemateriell besørges og bekostes av leverandør og monteres av leverandøren i forbindelse med klargjøring av bilene. Standard merking framkommer av vedlegg 4, og skal prises i bilag 3 A med en fast pris pr bil. Profileringen utføres i dag av firmaet Autograf. 9 Oversikt over kjørte kilometer: 9.1 A Biladministrator er ansvarlig for å holde oversikt på kjørelengden for alle oppdragsgivers biler. 10 Forsikring: 10.1 A Biladministrator skal administrere forsikring av kjøretøy; dvs inn- /utmelding og nødvendig oppfølging i forhold til forsikringsordningen A Biladministrator skal beskrive rutine for skademeldinger og hvordan skadeoppgjøret foretas. Parafer / Side 8 av 15

9 11 Kjøp av forsikring gjennom biladministrator hvis opsjon på dette benyttes: 11.1 Ø Biladministrator har ansvar for at alle bilene forsikres og ansvar for alle forsikringsoppgjør. Biladministrator skal administrere hele forsikringsordningen. Priser oppgis i bilag 3A. 12 Bombrikkeordning: 12.1 A Biladministrator skal administrere ordningene med bombrikker i alle IVARs biler A Biladministrator melder inn og ut biler i bombrikkeordningen A Ved salg av biler eller utløp av bilavtaler skal biladministrator melde ut biler av avtalen, evt endre til ny avtale på ny bil. Biladministrator har ansvar for at bombrikken eventuelt blir returnert til selskapet som administrer brikkeordningen A Eventuelt utlegg til depositum for autopassbrikken dekkes av biladministrator. Kostnadene i for bindelse med dette skal dekkes av administrasjonshonraret A Oppdragsgiver skal for alle bilene ha den gunstigste abonnementsordningen i bomringen på Nord Jæren. For tiden er dette såkalt «etterskuddsavtale 20 %». Parafer / Side 9 av 15

10 12.6 A Kun passeringer (etter gjeldende regler hos bompengeselskapet) skal belastes den enkelte bil hos oppdragsgiver Ø Biladministrator skal på forespørsel kunne levere rapporter på den enkelte bil for bompasseringer. Rapportene skal være i hht bompengeselskapets rapportdetaljer, og skal på forespørsel fra oppdragsgiver være tilgjengelig inntil 2 år etter passering. 13 Bøter/ekstra ordinære kostnader 13.1 Ø Biladministrator skal administrere parkeringsbøter, og fartsbøter fra fotobokser og lignende. Denne type bøter skal faktureres adskilt/på separat faktura slik at bruker av bilen blir direkte belastet for situasjonen som oppstod. Dette for at IVAR IKS ikke skal belastes for kostnaden. 14 IVAR IKSs egeneide biler og biler finansiert av andre (leasingavtaler) 14.1 A Biladministrator skal kunne administrere oppdragsgivers egeneide og fremmedfinansierte biler (leasingavtaler) som det er ønskelig skal omfattes av ordningen. Parafer / Side 10 av 15

11 15 Salg av oppdragsgivers egeneide biler 15.1 Ø Biladministrator skal kunne administrere salg av egeneide biler, dersom ikke IVAR selv velger å foreta avhendingen. Bilene skal takseres før salg og minimums salgssum skal godkjennes av oppdragsgiver. Tjenesten avsluttes ved oppgjør og at bilen er registrert på ny eier. Pris for bilsalgtjenesten oppgis i bilag 3A. (Bilens salgssum tilfaller IVAR) 16 Krav til fakturering 16.1 A Biladministrator fakturerer IVAR for alle bilenes driftskostnader. Eventuelt tillegg i prisen for fakturaer som viderefaktureres gjennom Biladministrator skal oppgis som prosenttillegg i bilag 3 A A Biladministrator sender en faktura pr mnd spesifisert med detaljert utgiftsoversikt pr bil. Videre skal bilene framkomme på fakturaen pr avdeling eller pr. kostnadssted/ansvar. Avklarer dette nærmere ved eventuell kontraktsinngåelse Ø Biladministrator sender fakturaer med påført kontostreng for enkelt å kunne belaste riktig kostnadssted/ansvar i IVARs fakturabehandling. Parafer / Side 11 av 15

12 17 Rapporteringsløsning 17.1 Ø Biladministrator skal på forespørsel fra bilansvarlige/økonomiansvarlige eller kontraktsansvarlig lage rapporter for den enkelte bil, og hele bilparken til oppdragsgiver. Ber om kort orientering i kommentarfeltet om Biladministrators rapportløsning i forhold til muligheten for ulike tilpasninger av rapporter, samt eventuell mulighet for web-basert løsning. 18 Årsrapport: 18.1 Ø Denne rapporten skal i utgangspunktet inneholde Biladministrator sin vurdering om hvordan oppdragsgiver forvalter avtalen. Den skal omhandle status, omfang og utvikling av bilparken. Totalkostnader og utviklingen. Det er også ønskelig at rapporten inneholder anbefalinger for f.eks. endring av bilpark, områder og anbefalte satsingsområder. 19 Avviksrapporter: 19.1 Ø Biladministrator skal sende avviksrapporter (f.eks. push-mail) til bilansvarlige og kontraktsansvarlig. Disse avviksrapportene skal kun omhandle den del av bilparken den enkelte bilansvarlige er ansvarlig for. Avviksrapporter til kontraktsansvarlig skal Parafer / Side 12 av 15

13 leveres på hele bilparken. Kravet til rapportene er at avvik er lett å identifisere for oppdragsgiver. Avviksrapporter kan være: - Unormalt høyt drivstofforbruk - Fylling av mer drivstoff enn tanken på bilen inneholder - Ikke foretatt service - Ikke foretatt dekkskift - Unormalt høy/lav kilometer - Bompasseringer utenfor IVAR regionen Biladministrator oppfordres til å komme med andre aktuell avviksrapporter. 20 Opplæring 20.1 Ø Biladministrator skal avholde kurs i forbindelse med opplæring til bilansvarlige/kontraksansvarlig i bruk av eventuelt rapportsystem. Beskriv rutiner for hvordan opplæring skal foregå A Biladministrator skal med jevne mellomrom være med på møter med bilansvarlige og store brukere hos oppdragsgiver. Beskriv rutiner og hvilke fokusområder som kan være tema. 21 Anskaffelse av nye biler 21.1 A Biladministrator skal ved behov og på forespørsel fra IVAR rådgi og kunne gi tilbud på leasing/leie av biler. Parafer / Side 13 av 15

14 21.2 Ø Biladministrator skal ved behov bistå med råd i anskaffelsen av nye biler, samt bistå i leveringen slik at bilen blir levert til avtalt sted og tidspunkt A Biladministrator skal implementre nyanskaffede biler i biladministrasjonsordningen 21.4 A Når biladministrator får beskjed om at oppdragsgiver har anskaffet ny bil, skal biladministrator sørge for at det blir gitt nødvendig informasjon om drift av bilen, samt drivstoffkort, bompengebrikke m.m 22 Analyseverktøy: 22.1 Ø Oppdragsgiver har behov for å kunne planlegge utviklingen av bilparken. Tar man f.eks. utgangspunkt i eksisterende bilpark med kjørelengder/kostnader/ m.m. og endrer bilvalg i grupper for å se hvordan f.eks. kostnader endrer seg over tid. Beskriv eventuelle verktøy dere kan tilby. 22 Administrasjonshonorar: 22.1 A Alle krav listet over skal inngå i administrasjonshonoraret. Pris på administrasjonshonoraret er oppgitt i bilag 3A. Parafer / Side 14 av 15

15 23 Forsikring OPSJON 23.1 Ø Oppdragsgiver ønsker tilbud på forsikring av bilparken. Lik premie for alle bilene. Biler under 3,5 tonn Gjennomsnittlig kjørelengde over km Ulike sjåfører Ansvar: Forsikringssum: Egenandel: Ansvar kr ,- Kasko kr ,- Leiebil tilknyttet kasko Redning Fører og passasjerulykke Personskade Tingskade kr Premiene forutsettes fast og uten individuell bonus-/malus beregning, slik at premiens størrelse kun er avhengig av avtalt egenandel. Premien skal inkludere alle kostnader, inkl. skade-behandling og personskadeavgift Ø Priser på forsikring oppgis i 3A. Parafer / Side 15 av 15