Samarbeidsavtale om Biladministrasjon mellom

Transkript

1 Samarbeidsavtale om Biladministrasjon mellom foretaksreg. og AS Vinmonopolet foretaksreg

2 1. Generelt Denne Samarbeidsavtale omhandler leie og administrasjon av inntil biler til AS Vinmonopolet, foretaksnr , heretter kalt Leietaker. Volumangivelsen er kun retningsgivende og forplikter ikke Vinmonopolet. Vinmonopolet har i tillegg opsjon på ytterligere uttak av flere personbiler innenfor samme kontraksvarighet og betingelser. er et forretningsområde i som er spesialister på biladministrasjon., foretaksnummer, er den juridisk ansvarlige part i avtalen. Gjennom denne samarbeidsavtale skal avlaste Leietaker for arbeid med bilhold innenfor de rammer avtalen beskriver. Det utarbeides og signeres en separat Leieavtale, jfr. Vedlegg -, for den enkelte bil som leiefinansieres. Denne Samarbeidsavtale rangerer foran den separate Leieavtale for hver enkelt bil. Leietaker er ansvarlig for at den enkelte bilbruker følger bestemmelsene i denne avtale og den enkelte bils leieavtale. Leietaker aksepterer at den enkelte bruker av leiebilene kan akseptere leveranse av bilen og undertegne på leveringsbeviset med bindende virkning for Leietaker. 2. Avtalens innhold Leietaker kan velge bil og utstyr fra de forhandlere som til enhver tid er godkjent av og som har leverandøravtale med. Opplysninger om dette fås ved henvendelse til. Dersom Leietaker har ønske om levering fra en spesifikk forhandler, vil søke å oppfylle dette dersom den aktuelle forhandler tilfredsstiller de krav stiller til generelle vilkår og godkjennelse av kreditt. Bil og utstyr vil fremgå av leveringsbevis og leieavtale som utstedes for hver enkelt bil. De kostnader som er inkludert i den månedlige leie fremkommer ved spesifikasjon i 1 i Leieavtalen som er tilknyttet den enkelte bil. Standard leieavtale er vedlagt som eksempel til denne avtale. Bilkostnader som ikke er dekket gjennom den avtalte månedsleie kan faktureres til for å inkluderes i den månedlige samlefaktura til Leietaker, jfr. Leieavtalen 3, 14 c og 18. Administrasjonskostnaden er avtalt til kr. + mva per bil per måned for biler som finansieres i og kr. for biler som Leietaker eier, eventuelt leaser fra andre selskaper. Etableringsgebyr er avtalt til kr. 0,- + mva per kontrakt. kan endre administrasjonskostnad i takt med endringer i Konsumprisindeksen. Følgende standard elementer er inkludert i den enkelte leieavtale; Renter Avskrivning Etableringsgebyr Årsavgifter Administrasjonskostnader Frakt / leveringsomkostninger innen Oslo Service i.h.h til serviceheftet 2

3 Følgende tilleggsytelser skal inkluderes SERVICE / VEDLIKEHOLD Nye biler skal inkludere Serviceavtale eller Service- og vedlikeholdsavtale i den månedlige leie, jfr. Leieavtalen 14. Servicedekning spesifiseres av leietaker ved hver enkelt bestilling. (Dersom Service- og vedlikeholdsavtale er tilgjengelig for det kjøretøy som skal bestilles, skal dette velges.) ERSTATNINGSBIL V/ SERVICE Nye avtaler skal inkludere erstatningsbil v/ service. Dette gjelder ved servicer i.h.h til bilens servicehefte. ASSISTANSE Nye avtaler skal inkludere Assistanse. Jfr. Leieavtalen 16. DEKKAVTALE / DEKKHOTELL Alle biler skal utstyres med 2 sett hjul. tilbyr følgende dekkløsninger, jfr. Leieavtalen 15. i. Dekkavtale Omfatter anskaffelse av vinterdekk på felg og utskifting av slitte dekk. Inkluderer også Dekkhotell. ii. Dekk-kjøp Omfatter anskaffelse av vinterdekk på felg. Omlegging, oppbevaring og slitasje er ikke inkludert. iii. Dekkhotell Omfatter sesongomlegging, rengjøring, tilstandskontroll og oppbevaring av dekk. Dekkavtale/Dekk-kjøp/Dekkhotell er valgt som standard for biler som bestiller under denne rammeavtale. Eventuelle avvik skal spesifiseres særskilt ved bestilling. DRIVSTOFFKORT drivstoffkort er avtalt som hovedkort. Leietaker kan velge inntil 2 drivstoffkort per kjøretøy. Tilleggskort er. Leietaker oppnår de rabatter som til enhver tid tilbyr. Gjeldende rabatter og betingelser er opplyst i anbudsbesvarelse av Endringer i rabatter vil meddeles skriftlig fra. For kontroll og rapportering forutsettes at Leietaker benytter km-kort, hvor bruker taster bilens km-stand ved hver drivstoff-fylling. Opplysninger gitt ved bruk av drivstoffkortene vil bli overført fra oljeselskapet til som grunnlag for fakturering og bilregnskap. Tap av drivstoffkort eller PIN kode skal umiddelbart meddeles oljeselskapet eller. BOMPENGEABONNEMENT kan inkludere bompengeabonnoment i den månedlige leie. Jfr. Leieavtalen 17. Dette gjelder i de tilfeller det kan tegne forhåndsbetalt abonnement knyttet til hver enkelt bil, og at abonnementkostnadene kan faktureres til. FORSIKRING Gjennom denne avtale kan forsikring inkluderes. Dette gjelder etter nærmere avtale mellom partene. Dersom Leietaker skal benytte eget forsikringsselskap, er Leietaker pliktig til å forsikre bilene for ansvar, kasko og for utleiers interesse (3.mannsinteresse/leasingdekning), jfr. Leieavtalen Bestilling har utviklet et internettbasert bestillingssystem; Leietaker vil få brukernavn og passord til systemet. Gjennom pålogging vil Leietaker få tilgang til et eget område i løsningen kalt Mitt. Mitt benyttes til å leieberegne og bestille biler basert på de betingelser som er avtalt i denne avtale. 3

4 Det foretas èn bestilling og etableres èn leieavtale for hver bil som skal leiefinansieres under denne avtale. Leietaker er inneforstått med at vil bestille biler, utstyr og tjenester hos leverandør(er) med bindende virkning for Leitaker på grunnlag av forpliktende bestilling gjennom Mitt / 4. Drift av eksisterende bilpark kan også administrere Leietakers eksisterende biler. Dette gjelder for bilene Leietaker eier og eventuelt leaser hos andre finansieringsselskaper. Biler som skal administreres, men ikke finansieres av, skal spesifiseres i et eget skjema. Skjemet spesifiserer også de retningslinjer som gjelder for administrasjon av eksisterende biler. 5. Justering av kjørelengde under leieforholdet Leietaker tilbys gjennom denne avtale kilometerberegning etter intervall. Leietaker betaler derfor kun for reelt kjørte kilometer. Ved over/underkjørte kilometer etter endt leieperiode gjelder den enkelte leieavtales betingelser. 6. Tilbakelevering og tilstand ved tilbakelevering Ved leieavtalens utløp eller ved oppsigelse leveres bilen tilbake til den adresse som oppgir. vil videreselge bilen. Leietaker har ikke, mot eller uten vederlag, rett til å bli eier av kjøretøyet og utstyret. Leietaker er ansvarlig for tilbakelevering av bilen til riktig tid, og for skader eller unormal slitasje som er påført denne før tilbakelevering. Normal og unormal slitasje er definert i Leieavtalens 2 og 12. Leietaker vil motta varsel fra om sted og tid for tilbakelevering. Det anbefales at en representant for leietaker er tilstede ved tilbakelevering. Dersom det ikke oppnås enighet om omfanget av en eventuell erstatning for unormal slitasje, vil denne bli å fastsette ved takst av uavhengig takstorgan (NAF) for Leietakers regning. 7. Rapportering og fakturering Variable bilkostnader belastes månedlig, etterskuddsvis etter hvert som de påløper og inngår i samlet fakturering til Leietaker. Alle kostnader kontrolleres før betaling til leverandør. Faktura inneholdende avtalt månedsleie og betalte, variable kostnader sendes Leietaker medio hver måned, med forfall den 15. i den påfølgende måned. Den månedlige dokumentasjon fra har følgende innhold: Samlegiro, inneholdende samlet beløp som skal betales. Samlefaktura Betalingsoversikt (regnskapsspesifikasjoner) Bilregnskap, gruppert på biler, referanser og kostnadsgrupper Grunnlag for riktig rapportering er kilometertasting ved drivstoffylling. Uriktig tasting forringer rapportkvaliteten. Bilregnskap og bilregnskapsrapporter distribueres til Leietaker på papir/via pålogging til s internettbaserte rapportsystem. I de tilfeller levering av bil(ene) skjer på en annen dato enn den 1. i måneden vil det tilkomme interimleie som utgjør forholdsmessig andel av månedsleien, jfr Leieavtalens 3. 4

5 8. Reklamasjoner Eventuelle reklamasjoner kan fremsettes overfor eller leverandør av bilen. forholder seg til leverandør iht den enkelte Leieavtales 9. Dersom evt reklamasjoner ikke er avgjort før samlegiro forfaller til betaling, skal avtalt beløp under leieavtalene betales som forutsatt. 9. Bøter og gebyrer Dersom, som eier av bilen, mottar krav om gebyrer eller bøter som følge av bilens bruk f.eks. parkeringsbøter, belastes tilleggsgebyr med kr 100,- ved videreforsendelse til Leietaker og kr 350,- dersom beløpet blir forskuttert av. Bøter som ikke betales innen forfall, blir også pålagt et tilleggsgebyr fra utsteder. 10. Sikkerhet har eiendomsretten til bilene og har rett til å tinglyse leieavtalene. Ved leasing uten restverdi vil eventuelle omkostninger til tinglysning innkalkuleres i månedsleien. Ved leieperiodens utløp vil videreselge bilen. Dersom det påløper krav om tilbakeføring av avgift i hht merverdiavgiftsl. 14 (pt. ved leieperioder kortere enn 36 mnd) er Leietaker forpliktet til å refundere dette beløpet inkl. eventuell merverdiavgift til. Beløpet forfaller til betaling ved leieperiodens opphør, uansett grunn. 11. Økonomi og fullmakter Leietaker forplikter seg til å holde oppdatert om selskapets økonomiske utvikling og oversende årsregnskap til. skal til enhver tid holdes oppdatert på hvilke personer som har fullmakt til å forplikte Leietaker under denne Samarbeidsavtale. Dersom Leietakers kredittverdighet etter vurdering ikke er tilfredstillende, kan til enhver tid avslå forespørsler om nye leieavtaler. Dersom Leietakers økonomiske stilling blir vesentlig dårligere enn det som er lagt til grunn ved inngåelse av denne samarbeidsavtalen, har rett til å justere leiebetingelsene også for løpende avtaler. Leietaker skal til enhver tid holde oppdatert om hvilke personer som er gitt fullmakt til å signere leasingavtaler på enkeltbiler tatt ut under denne Samarbeidsavtale. Skjema i vedlegg XX kan benyttes. Av hensyn til legitimasjonskontroll skal det forelegges bekreftet kopi av legitimasjon for fullmaktshavere. 12. Endringer Samarbeidsavtalens omfang kan utvides etter avtale mellom partene. forbeholder seg retten til å gjøre endringer i biladministrasjonsløsningen som ledd i tilpasning til markedskrav og offentlige reguleringer, herunder endringer i systemløsninger og dokumenter som benyttes. Videre har rett til å skifte leverandører som leverer varer og/eller yter tjenester som benyttes i biladministrasjonsløsningen eller til bilene som omfattes av løsningen. vil varsle Leietaker skriftlig ved endringer som berører s leveranse til Leietaker, med mindre disse er av mindre, forvaltningsmessig karakter. 13. Samarbeidsavtalens varighet Samarbeidsavtalen gjelder fra til og med, med opsjon for ytterligere utvidelse til og med. forbeholder seg rett til å vurdere inngåelse av nye leieavtaler, samt til å frikoble alle tilleggstjenester på eksisterende leieavtaler i oppsigelsesperioden. Med tilleggstjenester menes service, årsavgift, 5

6 redningstjeneste, forsikring, drivstoffkort og andre variable kostnader. Forøvrig vil oppsigelse av avtalen ikke innvirke på partenes rettigheter og forpliktelser etter allerede inngåtte leieavtaler., den AS Vinmonopolet, nn tittel nn tittel 6

7 Vedleggsliste 1. Leieavtale 2. Leveringsbevis 3. Kontaktpersoner 4. Fullmaktsskjema 7

8 Vedlegg 1 Leieavtale og Vedlegg 2 - Leveringsbevis (Eksempel printes fra fil og legges ved rammeavtalen) 8

9 Vedlegg III Kontaktpersoner Kontaktpersoner Kontraktsansvarlig: Ansvarlig for oppfølgingsmøter og spørsmål eller endringer rundt samarbeidsavtalen Daglig kontaktansvarlig: Bestilling, etablering, drift, endring og avslutning av leieavtaler. Leverandørfaktura samlefaktura og bilregnskap Kontaktperson AS Vinmonopolet Navn Adresse Telefon Telefax e-post 9

10 Vedlegg IV. Fullmaktskjema Vi bekrefter herved at: Navn Pers.nummer Signaturprøve på vegne av AS VINMONOPOLET, foretaksnummer , har fullmakt til å undertegne leieavtaler mellom / og AS VINMONOPOLET. Bekreftet: Sted, dato Signaturberettiget 10