REGLER FOR KONKURRANSEGJENNOMFØRING KONKURRANSEGRUNNLAGET FORSKRIFTENS DEL III ÅPEN ANBUDSKONKURRANSE

Transkript

1 REGLER FOR KONKURRANSEGJENNOMFØRING KONKURRANSEGRUNNLAGET FORSKRIFTENS DEL III ÅPEN ANBUDSKONKURRANSE Saksnummer:

2 Innholdsfortegnelse 1 Om oppdragsgiver 1.1 Kort om anskaffelsen 1.2 Splitting av leveransen 1.3 Absolutte krav til bilene 2 INSTRUKS TIL TILBYDER 2.1 Konkurransen består av følgende dokumenter 2.2 Kommunikasjon 2.3 Kunngjøring 2.4 Regler for konkurransen 2.5 Anskaffelsesprosedyre 2.6 Kontrakstverdi / volum 2.7 Oppdragsgivers forbehold 2.8 Rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget 2.9 Konfidensialitet - Offentlighet 2.10 Tilbudsfrist 2.11 Tidsplan 2.12 Kostnader ved utarbeidelse av tilbud 2.13 Vedståelsesfrist 2.14 Tilbyders generelle plikter 2.15 Kontraktsbetingelser 2.16 Kvalifikasjonskrav 2.17 Tildelingskriterier 2.18 Forbehold og avvik 2.19 Alternative tilbud 2.20 Språk 3 INNLEVERING, FORMAT OG INNHOLD 3.1 Innlevering av tilbud 3.2 Tilbudets utforming ved levering 4 ÅPNING AV TILBUDENE 5 AVVISNING AV TILBUD 6 AVLYSNING AV KONKURRANSEN OG TOTALFORKASTELSE 7 SANKSJONSMULIGHETER VED IKKE-OPPFYLLELSE

3 1 OM OPPDRAGSGIVER Vågan kommune i Lofoten er oppdragsgiver for hele oppdraget. 1.1 Kort om anskaffelsen Anskaffelsen består av to hoveddeler: Leasing av biler og biladministrasjon. Nedenfor følger en kort beskrivelse av de ulike delene av anskaffelsen. Leasing av biler: Vågan kommune skal lease 35 stk tjenestebiler. 9 biler skal ha firehjulstrekk og disse må være hybridbiler. 12 biler til skal være hybridbiler (fortrinnsvis diesel, og én av disse må være personbil). 11 av bilene må være el-biler, hvorav 1 av disse må være personbil. De resterende el-bilene kan enten være personbiler eller varebiler. 1 bil må være 7-seter og 2 biler må være 9-seter. Drivstoffet på 7- og 9-seteren er valgfritt (kan også være fossilt drivstoff, se likevel forbehold punkt 2.7). Fordeling av biler: Antall biler Drivstoff 2WD eller 4WD Type bil 9 biler Hybrid 4WD Vare- eller personbil 11 biler Hybrid 2WD Vare- eller personbil 1 bil Hybrid 2WD Personbil 10 biler El-bil 2WD Vare- eller personbil 1 bil El-bil 2WD Personbil 1 bil Valgfritt 2WD 7-seter 2 biler Valgfritt 2WD 9-seter Primært skal bilene dekke behovet for egentransport, og innebærer at bilene må ha en ergonomisk utforming som gjør at dette behovet tilfredsstilles likt for alle. Det være seg sittestilling, førermiljø, gode siktforhold til alle sider osv. Dette i tillegg til en størst mulig grad av fremkommelighet uansett føre og årstid. El-bilene skal i all hovedsak brukes i Svolvær og har en gjennomsnittlig daglig kjørelengde på ca 30 km. Disse bilene er for kommunens hjemmetjeneste og småbiler er derfor gode nok for dette bruksformålet. Ni av bilene i konkurransen må utstyres med firehjulstrekk pga vanskelig fremkommelighet for tjenesten på vinteren. Konkurransen gjennomføres med en kjørelengde på km pr.år for hybridbilene og km for el-bilene. Det kan i midlertid bli aktuelt å justere kjørelengden på enkelte biler til km, km, km eller km pr. år. Det forutsettes en forholdsvis lineær sammenheng mellom kr/km for de ulike kjørelengdene. Det kan bli aktuelt med prøvekjøring som en del av evalueringen av tilbudene. Dersom det blir aktuelt vil prøvekjøring bli gjort av en brukergruppe i kommunen. Det må derfor stilles med rett modell og type på avtalt plass i Vågan kommune for prøvekjøring. Eventuell prøvekjøring gjøres uten vederlag for leverandørene. Opsjon: Oppdragsgiver har opsjon på inntil 5 biler på samme vilkår i avtaleperioden. Oppdragsgiver kan i avtaleperioden selv velge om og når eventuelt denne opsjonen skal benyttes.

4 Biladministrasjon: Kommunen ønsker ved denne konkurransen tilbud på biladministrasjon. Dette innebærer at tilbyder sørger for bilholdet/driften av leasingbilene med ytelser som innkalling til service, byttebil/erstatningsbiler ved service, dekkskifte, dekkhotell, drivstoffkort m.m. Tilbyder må oppgi og beskrive vilkårene for dette i tilbudet, samt oppgi hva det vil koste pr. bil eller km. Informasjon om biladministrasjon må gis som vedlegg merket "Betingelser biladministrasjon". Pris oppgis på biladministrasjon skal gis på følgende måte: én pris på biladministrasjon for 11 el-biler per år, samt én pris på biladministrasjon for de resterende antall biler i konkurransen. Disse to prisene skal også summeres av tilbyder slik at en totalpris for alle bilene fremkommer. Vågan kommune er opptatt av å sikre effektivitet i den kommunale tjenestedriften. På grunn av at kommunens tjenester er lokalisert innad i Vågan kommune, og spesielt konsentrert til Kabelvåg/Svolvær-området, er det en fordel for tilbudet på biladministrasjon at service m.m. skal skje i umiddelbar nærhet av Kabelvåg/Svolvær. Dette for at bilene raskt skal komme inn til service og erstatningsbil kan hentes umiddelbart. Dersom service m.m. ikke skal skje i Kabelvåg/Svolvær-området må tilbyder legge frem en alternativ løsning for biladministrasjonen som fremmer effektivitet i den kommunale driften og som er en likegod løsning som service i Kabelvåg/Svolvær. Hvor effektivt og godt biladministrasjonen tenkes løst vil bli en del av vurderingen for tildelingskriteriet «Kvalitet på kjøretøy og tjenester». 1.2 Splitting av leveransen / deltilbud Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å splitte opp leveransen slik at el-biler og hybridbiler kan tas ut av hovedleveransen og tildeles separat. Dersom oppdragsgiver mottar deltilbud vil evaluering av el-biler eller hybridbiler bli gjort slik at man ivaretar hensynet til den for oppdragsgiver totalt sett mest økonomisk fordelaktige løsningen. Tilbyderne kan dermed ikke ta forbehold om at tilbudet bare gjelder dersom man vinner både anbudet for leasing av hybridbiler og el-biler. Dette medfører at dersom det leveres tilbud fra én leverandør på alle 35 bilene i konkurransen, kan Oppdragsgiver velge å inngå avtale om hybridbiler med denne leverandøren og avtale om el-biler med en annen leverandør, eller omvendt. Det må merkes klart på forsiden i tilbudsbrevet om leveransen gjelder enten: «Tilbud på leasing av biler»; «Tilbud på leasing av el-biler»; eller «Tilbud på leasing av hybridbiler». 1.3 Absolutte krav til bilene Sikkerhet: Det er et krav at samtlige biler i konkurransen har scoret minimum 4 av 5 stjerner i Euro NCAPs sikkerhetstest. Dette dokumenteres med utskrift fra Euro NCAPs hjemmesider eller link til dette. Rekkevidde for el-biler: Det er et krav om at el-bilene har en minimum faktisk rekkevidde på 60 kilometer under dårlige forhold. Leverandør må garantere rekkevidden ved vinterladning/fylling, under utfordrende nordiske kjøreforhold som kulde og hvor bruk av varmeapparat er nødvendig. Nye biler: Alle biler som leveres i konkurransen skal være nye. Fri levering: Alle biler skal leveres til Vågan kommune uten ekstra kostnad i henhold til angitte frister i punkt 2.15, underpunkt 3. Hjul: Alle biler skal leveres med komplett sommer- og vinterhjul. Partikkelfilter: Dersom det tilbys dieselbiler, skal disse ha partikkelfilter.

5 2 INSTRUKS TIL TILBYDER Tilbudet skal utarbeides i henhold til retningslinjene gitt i forespørselsdokumentene, som består av: - Dette konkurransegrunnlag - Vedlegg 1 prisskjema med miljø og kvalitet Kunngjøringsskjema Doffin / TED 2.1 Konkurransen består av følgende dokumenter. 1. Dette dokumentet (konkurransegrunnlaget) 2. Vedlegg 1 Prisark 3. Vedlegg 2 Definisjon av normal slitasje (vil senere bli tatt med i kontrakten) 2.2 Kommunikasjon Kontaktperson for oppdragsgiver i forbindelse med denne konkurransen er innkjøpsrådgiver/jurist Trygve Eriksen. All kommunikasjon i prosessen skal skje til følgende e-postadresse: trygve.eriksen@vagan.kommune.no. Dersom det er spørsmål ved konkurransen som angår alle tilbydere vil oppdragsgiver besvare dette anonymisert ved å gi svaret som en tilleggsinformasjon. Tilbydere plikter å gi oppdragsgiver e-postadressen til deres kontaktperson. Henvendelser mottatt senere enn 5 arbeidsdager før innleveringsfristen for tilbudet vil ikke bli besvart. 2.3 Kunngjøring Anskaffelsen er kunngjort på Doffin.no/TED. 2.4 Regler for konkurransen Anskaffelsen omfattes av lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999, samt forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april Anskaffelsen er beregnet til over EØS-terskelverdi og skal følge forskriftens Del I og Del III. 2.5 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen skal foretas etter prosedyren Åpen anbudskonkurranse. 2.6 Kontrakstverdi / volum Anskaffelsens kontraktsverdi er estimert til å ligge over EØS terskelverdi. 2.7 Oppdragsgivers forbehold Oppdragsgiver tar forbehold om endelig godkjenning av formannskapet i Vågan kommune for leasing av tre av bilene i konkurransen. Dette gjelder bilene som ikke er el- eller hybridbiler (to 9-setere og én 7-seter). Bakgrunnen for at slik godkjenning må foreligge er at kommunestyret har vedtatt at alle biler kommunen leaser eller kjøper må være el- eller hybridbiler, og at unntak krever godkjenning av formannskapet. Dersom slik godkjenning ikke gis av formannskapet vil konkurransen bli oppdatert på Doffin.no/TED snarest. 2.8 Rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har Oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Rettelser, suppleringer eller endringer vil bli sendt til alle som har levert tilbud eller meldt sin interesse for konkurransen. Opplysninger som Oppdragsgiver gir på forespørsel av en Tilbyder, vil umiddelbart bli sendt til alle de øvrige i anonymisert form. Opplysninger om rettelser, suppleringer og endringer kunngjøres elektronisk via Doffin.no/TED.

6 Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles til oppdragsgiver via den oppgitte e-postadressen. 2.9 Konfidensialitet Offentlighet Konfidensialitet: Tilbyder skal behandle alle opplysninger han får kjennskap til gjennom forespørselen og under utarbeidelsen av tilbud som konfidensielle. Forespørselsdokumentene skal betraktes som fortrolige og skal oppbevares deretter. Tilbyder skal ikke offentlig kommentere denne forespørsel uten først å ha innhentet Oppdragsgivers skriftlige samtykke. Offentlighet: Leverandørene skal levere en utgave av tilbudet hvor det som anses å være forretningshemmeligheter er sladdet. Ved begjæring om innsyn skal oppdragsgiver uavhengig av dette vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet Tilbudsfrist Tilbudsfristen er: kl. 12:00:00 Tilbyder har risiko for at Tilbudet er levert innen fristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist Tidsplan Tilbudsfrist: kl (jf. FOA 19-1 (4)) Tilbudsåpning: kl Evaluering Estimert dato for tildeling: Tidspunktene etter tilbudsfrist er kun veiledende Kostnader ved utarbeidelse av tilbud Tilbyder bærer selv alle kostnader relatert til Tilbudet og deltakelsen i konkurransen Vedståelsesfrist Tilbudet skal være gyldig til: kl. 12:00: Tilbyders generelle plikter Tilbyder plikter å sette seg inn i samtlige dokumenter omfattet av forespørselen og selv sikre at han har mottatt og har tilgang til all relevant informasjon forbundet med forespørselen. Der hvor Tilbyder oppdager feil, utelatelser, inkonsekvens eller andre mangler i forespørselsdokumentene, plikter Tilbyder straks å gjøre Oppdragsgiver oppmerksom på dette Kontraktsbetingelser KONTRAKTSVILKÅR Generelle kvalifikasjonskrav og mål til leverandøren. Generelt avkrever kommunen at det arbeidet som vil bli utført av leverandør er iht gjeldende lover, forskrifter og andre myndighetskrav og som minimum vil bli utført i samsvar med krav til kompetanse, nøyaktighet og faglig dyktighet som er vanlig i bransjen. Evalueringen av om en leverandør er kvalifisert eller ikke kvalifisert foretas på grunnlag av den dokumentasjon som er avkrevd.

7 1. Avtalens varighet og inngåelse av kontrakter. Avtalens varighet er 3 - tre år med opsjon på 1 - ett år på samme vilkår. Prisen kan variere med den km.lengde som blir avtalt på bilene, dersom det velges ulik km.lengde. Det tas forbehold om at leveransen kan bli splittet på flere kontrakter alt etter bilmodeller, løsning på km. lengde etc. 2. Leie 2.1. Prisregulering. Leiepriser er basert på flytende rente. Fastsetting av flytende rente i finansieringsavtalen skal skje med basis i gjennomsnittlig NIBOR foregående kvartal (3 måneder NIBOR). Leverandøren benytter [MÅ oppgis hvilket finansieringsselskap som er tenkt benyttet, samt vedlegge informasjon om dette firmaet og betingelser som er knyttet til finansieringen]. Leieprisen er gitt som et fast månedsbeløp gjennom hele avtaleperioden. Utleier kan kreve leieprisen regulert med 1 måneds skriftlig varsel på grunnlag av endring i statlige avgifter eller endrede forsikringsvilkår. Disse forhold skal dokumenteres Faktura. Betalingsbetingelser Faktura sendes til: Vågan kommune, Postboks 802, 8305 Svolvær og merkes «Leasing av biler [navn på leverandør]. Ingen fakturagebyr eller andre tillegg skal tilkomme. 3. Levering Bilene skal leveres senest innen Imidlertid skal det være litt senere leveranse på tre biler. Dette gjelder de to 9-seterne som skal leveres i henholdsvis mars og august 2016 og 1 stk el-bil (personbil) som skal leveres i juli I forbindelse med innlevering av eksisterende bilflåte kan det måtte justeres litt på hvor mange biler som leveres om gangen. Dette klarlegges i avropet. Dersom leverandøren får leveringsproblemer for kontraktsfestede biltyper i avtaleperioden, skal likeverdig biltype skaffes til veie til avtalefestet pris. Leier forbeholder seg retten til å heve kontrakten dersom bekreftet leveringstid ikke overholdes. Alle leveringer under denne avtale er DDP (Delivered Duty Paid) den enkelte virksomhet og etter avtale Ikke rettidig levering. Hvis levering av bilene er forsinket og leverandøren ikke løser forsinket levering gjennom avhjelp, reguleres forsinkelsen av forsinket levering og dagmulkt Endringer Dersom det blir endringer i produktvalget eller andre forhold etter kontraktsinngåelse, skal det først sendes et skriftlig forslag med begrunnelse av endringene/endringsmelding til kommunen for godkjenning. Endringene er ikke gyldige uten godkjenning av kommunen. 4. Vedlikehold av motorvognen Periodisk service, nødvendig vedlikehold og reparasjon av skader ved normal bruk og slitasje, inkludert dekk, skal foretas av utleier eller godkjent verksted. Kostnaden ved dette dekkes av utleier. Utleieren skal ha motorvognene for kontroll og eventuelle reparasjoner en gang årlig i leieperioden, enten ved eget verksted eller godkjent verksted. Utleier sørger for at motorvognen holdes forsvarlig ved like, og følger opp alle offentlige påbud og forskrifter vedrørende motorvognen. Kostnadene til dette bæres av utleier. Leietaker har rett til erstatningsbil mens arbeid pågår og denne skal leveres samtidig som motorvognen tas inn til kontroll. Erstatningsbilen skal være av samme type og like god eller bedre enn bilen som er inne til vedlikehold/skadet.

8 5. Skade på motorvognen Leietakeren er ansvarlig for og skal erstatte utleiers tap av eller skade (herunder unormal slitasje for eksempel som kollisjoner) på motorvognen som er oppstått mens den er i hans varetekt, og han har risikoen for den. Leietakeren skal umiddelbart underrette utleier og leverandøren om slike tap eller skader. Leietakeren plikter å betale løpende leie også for den tid motorvognen er ute av drift. Hvis utleieren finner at motorvognen skal repareres, skal utleier sørge for å utbedre skaden. Utleier plikter å holde leietaker med erstatningsbil av tilsvarende standard i perioder hvor leiebilen er ute av drift. Leietaker svarer ikke for utgifter i forbindelse med skader og slitasje som følge av normal bruk av motorvognen utover leiebeløpet. 6. Forsikringer Så lenge denne leieavtale gjelder, vil følgende forsikringer, som vil holde utleier skadesløs, tegnes for utleiers regning: 1. Full vognskadeforsikring (kasko), ansvar og førerulykke med leasingvilkår 2. Forsikring av evt. ekstrautstyr Hvis ikke annet er avtalt, skal forsikringene tegnes med minste egenandel. Forsikringen må i alle tilfeller omfatte utleiers interesser. Ansvaret for å ha tegnet forsikring påhviler under enhver omstendighet utleier. Det tas forbehold om leietakers rett til å tegne egen forsikring på leiebilene. 7. Avregning av overkjørte/underkjørte kilometer ved innlevering Etter at tilbakelevering av leieobjekt har funnet sted, skal eventuelle overkjørte/underkjørte km avregnes individuelt og samlet. Det skal benyttes flytende restverdimatrise ved tilbakelevering av bilene. Dersom nevnte sluttkilometerstand overstiger summen maks antall km alle biler, har leverandøren rett til å belaste kunden oppdragsgivers tilbudte overkjørt sats pr. km. Ved underkjøring skal oppdragsgiver godskrives tilbudt underkjøringssats pr. underkjørte km. 8. Tilbakelevering av motorvognen, taksering av påkost og belastning for verditap som følge av unormal slitasje Ved tilbakelevering har leverandøren anledning til å belaste kunden for erstatning av verditap som følge av unormal slitasje på bilene. Definisjon på normal og unormal slitasje følger som eget vedlegg til avtalen. 9. Overdragelse Avtalepartene kan ikke overdra sine rettigheter og forpliktelser etter denne avtale uten godkjennelse av den annen part. 10. Oppsigelse Ordinær avtaletid er tre år, samt ett års opsjon. Dersom ikke opsjonen benyttes utløper avtalen av seg selv etter tre år. Dersom opsjonen benyttes utløper avtalen av seg selv etter ett års opsjon, altså en total avtaletid på fire år. Oppsigelse skal skje skriftlig. Ved vesentlig mislighold av avtalen kan denne sies opp av begge parter med øyeblikkelig virkning. Leverandøren plikter å gi Oppdragsgiver melding etter to og et halvt år er gått om at avtalen utløper seks måneder frem i tid og om Oppdragsgiver ønsker å benytte opsjonen. 11. Lov og tvister Norsk lov gjelder for avtalen og for forhold som ikke er nevnt i den. Dersom det oppstår tvist i forbindelse med avtalen, skal tvisten forsøkes løst ved forhandlinger. Fører forhandlingene ikke fram, skal tvisten løses ved ordinær rettssak. At en tvist er brakt til avgjørelse ved ordinær rettssak, fritar i seg selv ikke partene fra å oppfylle sine forpliktelser ifølge avtalen. Verneting er Lofoten tingrett.

9 12. Endringer Alle avvik eller endringer fra denne avtalen må for å være gyldig, foreligge i skriftlig form undertegnet av partene Kvalifikasjonskrav Tilbydere må legge fylle ut og legge ved HMS-egenerklæring. Link til HMS-egenerklæring finnes her: Krav til tilbyders organisatoriske og juridiske stilling Firmaattest Krav til å fremlegge skatteattest for merverdiavgift (Nasjonale krav) Krav til å fremlegge skatteattest for skatt (Nasjonale krav) Krav til å fremlegge egenerklæring i samsvar med forskriftens vedlegg 2 om HMS (Nasjonale krav) Økonomisk og finansiell kapasitet Tilbyder skal ha økonomisk gjennomføringsevne til å håndtere en fireårs leasingavtale. Tilbyder må de tre siste årene ha hatt A-rating eller bedre hos AAA-soliditet og må vedlegge dokumentasjon på dette. Tekniske og faglige kvalifikasjoner Foretakets viktigste leveranser de siste 3 årene, inkludert deres verdi, tidspunkt og mottaker (gjelder vare- og tjenestekontrakter) Andre kvalifikasjonskrav (Merk: Vises ikke på utlysingsskjema) Dersom det skal inngås kontrakt med underleverandører hvor kontraktssummen for den enkelte kontrakt overstiger kr eks MVA skal det vedlegges skatteattester og HMS egenerklæring for underleverandøren. Kravene til underleverandører er de samme som til leverandøren. Leverandøren må derfor beskrive og navngi underleverandører Tildelingskriterier De innkomne tilbud vil bli evaluert etter hva som er økonomisk mest fordelaktig for oppdragsgiver basert på følgende kriterier: 1 Pris 70 % Pris vil bli beregnet som en totalpris for leasingpris på bilene for hele avtaleperioden på fire år (tre år + 1 års opsjon) + pris for biladministrasjon i hele perioden. Prisene oppgis i det vedlagte prisskjemaet (vedlegg 1 - prisskjema). Prisene skal dekke minstekravene til bilenes egenskaper, krav til utstyr, service og øvrige tjenester som er beskrevet i punkt 1.1 og 1.3. VIKTIG! Prisene skal oppgis eks mva pr bil. Prisskjemaet multipliserer selv antall kjøretøy. NB: Per tiden er det moms på leasing av el-biler, men dette forventes endret etter uttalelse fra ESA. Fra det tidspunktet momsfritak eventuelt innføres vil dette gjenspeiles i leasingavtalen, slik at moms da ikke kan kreves for el-biler. NB2: Pris vil bli beregnet ut fra hva som utgjør den rimeligste kostnaden per bil for Oppdragsgiver. Dersom to biler er helt lik i pris, men kommunen kan få tilbake moms på den ene bilen, vil denne komme gunstigst ut i prisvurderingen.

10 Prisskjemaet leveres som DOK02 - priser (både som EXCEL-fil og PDF fil). 2 Kvalitet på kjøretøy og tjenester 15 % Legg ved teknisk dokumentasjon og brosjyrer som beskriver funksjonalitet og utstyr. Denne dokumentasjonen vil danne deler av grunnlaget for vurdering av kvalitet. Tekniske og funksjonelle krav til kjøretøyet Under fanen kvalitet i prisarket er det anledning til å beskrive hvilken utrustning utover minstekravet som er inkludert i prisen for hver enkelt bilgruppe. I tillegg til opplistet utrustning kan tilbyder selv legge til ytterligere informasjon om kjøretøyene. Når det gjelder motorstørrelser, stilles det ikke krav om minimumsstyrke. Det som imidlertid avkreves er at motorene er effektive, smidige i bruk og avgir minst mulig utslipp. Eventuelle dieselbiler skal ha partikkelfilter. Oppgi i prisskjemaet under biltype hvilket motoralternativ (effekt/slagvolum/drivstoff) som er valgt. Det vil telle positivt i vurderingen at alle hybridbiler som tilbys er dieselbiler. Bakgrunnen for dette er at bilene primært skal brukes til litt lengre kjøring enn bykjøring og at det i en av sonene til hjemmetjenesten er mulighet for å fylle diesel og ikke bensin. Dersom det tilbys plug-in-hybrider vil oppgitt rekkevidde for den elektriske motoren på bilen ha betydning for evalueringen. Rekkevidde for hybridene generelt vil ha betydning for vurderingen. Fyll ut fanen KVALITET i vedlegg 1. Vedlagte brosjyrer og annen relevant tilleggsinformasjon merkes med DOK 3.[nr] kvalitet [bilens navn] Biladministrasjon Hvilke tjenester og hvilket servicenivå er inkludert i leasingprisen? Hvor ofte skal service skje, på hvor kort varsel kan erstatningsbil foreligge, er dekkskifte inkludert, dekkhotell, hvor langt er det til nærmeste servicested etc.? Beskriv i et eget vedlegg merket "Biladministrasjon" (DOK 4). Innholdet i denne beskrivelsen vil danne grunnlaget for vurderingen av biladministrasjonen. 3 Miljø 15 % Besvar spørsmål og oppgi utslipps- og forbruksdata i vedlegg 1 - prisskjema Vær nøye med utfyllingen av prisskjemaet. Oppgi utslipp og forbruk i henhold til oppgitte enheter (gr/km og liter/mil). Oppgi korrekte bilbetegnelser slik at disse lett lar seg finne i brosjyrer og tekniske beskrivelser. Beregning av tildelingskriteriene: Beste pris, det vil si laveste totalpris for avtaleperioden (her regnes en avtaleperiode på fire år), vil få beste score på tildelingskriteriet «pris» i konkurransen. For tildelingskriteriene «kvalitet på kjøretøy og tjenester» og «miljø» vil hver av disse telle 15 % og det vil være mulig å oppnå score fra 1-10 for disse kriteriene. Beste score vil settes til den som har høyest score i konkurransen, slik at denne ikke nødvendigvis regnes ut fra beste mulige score som er Forbehold og avvik Eventuelle forbehold/avvik må tydelig fremgå i Tilbudsbrevet. Forbehold skal være klart og entydig angitt slik at oppdragsgiver kan vurdere disse uten kontakt med tilbyder. Forbehold som ikke lar seg kostnadsberegne, vil kunne føre til at Tilbudet anses som ufullstendig og kan bli avvist.

11 2.19 Alternative tilbud Oppdragsgiver godtar ikke alternative tilbud Språk Samtlige dokumenter, og annen kommunikasjon knyttet til Tilbudet skal være på norsk. Det er adgang til levere vedlegg/dokumentasjon på engelsk, svensk eller dansk der hvor dokumentasjon ikke finnes på norsk. Vedlegg på øvrige språk skal følges av autorisert oversettelse til ett av de tillatte språk, primært norsk. 3 INNLEVERING, FORMAT OG INNHOLD 3.1 Innlevering av tilbud Tilbud skal leveres enten ved personlig oppmøte hos Vågan eiendom KF, Kongsvatnveien 15, 2. etasje, 8300 Svolvær eller til postadresse Vågan eiendom KF, Postboks 802, 8305 Svolvær. Tilbudet skal merkes «Tilbud på leasing av biler Vågan kommune» For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Det anbefales at tilbudet leveres i god tid før fristens utløp, f.eks. minimum 1 time før tilbudsfristens utløp. Skulle det komme tilleggsinformasjon fra oppdragsgiver som fører til at du ønsker å endre tilbudet ditt før tilbudsfristen utgår, kan du levere tilbud på nytt helt inntil tilbudsfristen utgår. Det sist leverte tilbudet regnes som det endelige tilbudet. Det skal leveres både en elektronisk (eksempelvis minnepenn) og papirversjon av tilbudet. 3.2 Tilbudets utforming ved levering Etterspurte dokumenter skal legges ved tilbudet etter følgende struktur og innhold: NB! Vennligst lever dokumentene med de filnavn som står i denne tabellen. DOK 1. Tilbudsbrev Hvor det klart fremgår hvem tilbyder er med korrekt kontaktinformasjon Hvilke bilmodeller som tilbys Om det er tatt forbehold, og hvordan disse er priset. DOK 2 Prisskjema leveres både som excel og PDF fil DOK 3.[nr] KVALITET [oppgi navn/type bil] Teknisk dokumentasjon som viser: Beskrivelse og teknisk informasjon om de tilbudte bilmodellene Informasjon om utslipp og forbruk DOK 4 Beskrivelse av biladministrasjon 4 ÅPNING AV TILBUDENE Åpning av tilbudene finner sted umiddelbart etter tilbudsfrist. Ved åpningen vil det være to personer fra oppdragsgiver til stede. Åpningen er ikke offentlig. 5 AVVISNING AV TILBUD Tilbud som er ufullstendige, uklare, ikke tilfredsstiller kravene til tilbudets utforming, inneholder vesentlige forbehold mot kontraktsvilkår, vesentlige avvik fra kravspesifikasjonen, eller som er levert for sent vil bli avvist. Tilbyder som får sitt tilbud avvist vil få skriftlig melding om dette med angivelse av grunnen til avvisning.

12 6 AVLYSNING AV KONKURRANSEN OG TOTALFORKASTELSE Kommunen forbeholder seg retten til erstatningsfritt å avlyse konkurransen på et hvert tidspunkt, samt ha fri adgang til erstatningsfritt å forkaste samtlige tilbud. Dersom samtlige tilbud forkastes eller konkurransen avlyses, vil kommunen gi leverandørene melding om dette snarest mulig. 7 SANKSJONSMULIGHETER VED MISLIGHOLD Det vil i kontrakten som undertegnes med vinneren av konkurransen bli tatt med diverse sanksjonsmuligheter ved ikke-oppfyllelse fra leverandørens side. Disse sanksjonsmulighetene inkluderer, men er ikke begrenset til, dagbøter, prisavslag, heving og erstatning.